1 министерство связи и массовых коммуникаций российской

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минкомсвязь России)
Проект
ПРАВИЛА ВИЗУАЛЬНОГО ОТОБРАЖЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДПИСАННЫХ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ,
ПРИ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ МЕЖДУ СОБОЙ И АППАРАТОМ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок визуального
отображения электронных документов, подписанных электронной подписью,
при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти (далее ФОИВ) между собой и с Аппаратом Правительства Российской Федерации
(далее - АП РФ) с использованием их информационных систем.
2. Действие настоящих Правил распространяется на ФОИВ и АП РФ,
реализующих обмен электронными документами во исполнение пункта 2
постановления Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г.
№ 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в
органах государственной власти».
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
3. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
копия
электронного
документа
–
документ,
полностью
воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в
электронной форме;
оригинал электронного документа – электронный документ,
подписанный электронной подписью должностного лица - подписанта
документа;
отображение
электронного
документа
–
форма
внешнего
представления электронного документа, содержащая реквизиты документа,
подписанного электронной подписью (включая текст документа),
регистрационные данные документа (присвоенные документу после его
подписания при регистрации в информационной системе) и сведения о
сертификате электронной подписи должностного лица (органа власти),
подписавшего документ;
реквизит электронного документа – элемент оформления электронного
документа;
форма внешнего представления – воспроизведение электронного
документа на экране дисплея, на бумажном носителе или ином аналогичном
носителе в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия
человеком форме;
3
юридически значимая копия электронного документа – копия
электронного документа, удостоверенная электронной подписью лица,
обладающего полномочиями на удостоверение такого документа.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют
понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ПРИЗНАКИ ВИЗУАЛЬНОГО ОТОБРАЖЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДПИСАННЫХ ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОДПИСЬЮ
4. Электронные документы при визуальном отображении содержат
следующие отличительные признаки:
а) отметка о создании электронного документа;
б) сведения об электронной подписи (штамп подписи) или
электронных подписях (штампы подписей), которой (которыми)
подписан электронный документ.
5. Отметка о создании электронного документа включает заключенный
в скобки текст «Документ создан в электронной форме. Оригинал находится
в …» и наименование органа власти, в котором находится оригинал
электронного документа.
Пример отметки о создании документа в электронной форме без
предварительного документирования на бумажном носителе приведен на
рисунке 1.
(Документ создан в электронной форме.
Оригинал находится в Минкомсвязи России)
Рис.1 Пример отметки о создании электронного документа.
6. Сведения об электронной подписи (штамп подписи), которой
подписан электронный документ, содержат следующие элементы:
а) граница штампа подписи;
б) эмблема федерального органа исполнительной власти, при наличии
(необязательный элемент);
в) отметка о подписании документа;
4
г) сведения о сертификате электронной подписи, использованном при
подписании электронного документа: номер сертификата, владелец
сертификата, срок действия сертификата.
7. Граница штампа подписи служит для визуального разграничения
сведений об электронной подписи от других элементов электронного
документа и прочих штампов подписей.
8. Эмблема федерального органа исполнительной власти является
необязательным элементом штампа подписи и включается в штамп подписи
по решению федеральных органов исполнительной власти.
9. Эмблема федерального органа исполнительной власти (при наличии)
располагается в верхней части штампа подписи левее отметки о факте
подписания электронного документа электронной подписью.
10. Отметка о подписании документа содержит текст «ДОКУМЕНТ
ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ» и располагается в верхней
части штампа подписи справа от эмблемы федерального органа
исполнительной власти (при наличии) и выравнивается по центру области.
11. Сведения о сертификате электронной подписи, использованном при
подписании электронного документа, располагаются в нижней части штампа
подписи и содержат следующие элементы:
а) номер сертификата электронной подписи;
б) владелец сертификата электронной подписи;
в) срок действия сертификата электронной подписи.
Элементы
сведений
о
сертификате
электронной подписи,
использованном при подписании электронного документа, располагаются на
отдельных строках друг под другом.
12. Элемент «Номер сертификата электронной подписи» содержит
текст «Сертификат» и номер сертификата усиленной квалифицированной
электронной подписи, которым подписан электронный документ.
13. Элемент «Владелец сертификата электронной подписи» содержит
текст «Владелец», фамилию, имя и отчество владельца сертификата в
именительном падеже.
14. Элемент «Срок действия сертификата электронной подписи»
содержит текст «Действителен с», дату начала действия сертификата, текст
«по» и дату окончания действия сертификата.
5
15. Сведения об электронной подписи (штампы подписи), которой
подписан электронный документ, при визуальном отображении электронного
документа размещаются на месте личной подписи и должны отделяться от
других элементов электронного документа. Размер штампа подписи должен
соответствовать размеру области личной подписи электронного документа.
При подписании (согласовании, утверждении) электронного документа
несколькими должностными лицами штампы подписи размещаются на месте
личных подписей всех должностных лиц.
16. Текст, выводимый на штамп подписи при визуальном отображении
электронного документа, подписанного электронной подписью, должен
допускать масштабирование, быть четким для прочтения, в том числе при
увеличении масштаба.
Примеры штампов подписи, использующихся при визуальном
отображении электронных документов, приведены на рисунках 2 и 3.
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат 1a111aaa000000000011
Владелец Николаев Николай Николаевич
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
Рис.2 Пример штампа подписи с эмблемой органа власти.
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат 1a000aaa000000000011
Владелец Петров Петр Петрович
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
Рис.3 Пример штампа подписи без эмблемы органа власти.
6
IV. ОСОБЕННОСТИ СОЗДАНИЯ И ВИЗУАЛЬНОГО ОТОБРАЖЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДПИСАННЫХ ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОДПИСЬЮ
17. Создание документов в электронной форме осуществляется в
информационных системах органов власти.
18. Визуальное отображение электронных документов осуществляется
в информационных системах органов власти.
19. При визуальном отображении электронных документов
отображаются следующие реквизиты электронного документа, вносимые в
него после подписания электронной подписью:
а) отметка о создании электронного документа;
б) сведения об электронной подписи (штамп подписи) или
электронных подписях (штампы подписей), которой (которыми)
подписан электронный документ;
в) регистрационный номер документа;
г) дата регистрации документа;
д) иные реквизиты документа и элементы реквизитов документа,
значения которым присваиваются после подписания документа, при
наличии (необязательные элементы).
20. Отметка о создании электронного документа является составной
частью документа и вносится в проект электронного документа при его
создании.
21. Отметка о создании электронного документа при визуальном
отображении электронного документа размещается:
а) после реквизита «Подпись», если документ подписывается одним
должностным лицом и не содержит грифа утверждения;
б) перед подписями, если документ подписывается несколькими
должностными лицами и не содержит грифа утверждения;
в) после наименования документа при наличии грифа утверждения.
Примеры размещения отметок о создании электронного документа и
штампов подписей при различных вариантах размещения приведены на
рисунках 4 – 8.
7
(Наименование
должности)
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Н.Н. Николаев
Сертификат 1a111aaa000000000011
Владелец Николаев Николай Николаевич
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
(Документ создан в электронной форме. Оригинал находится в (наименование ОГВ))
Рис.4 Пример фрагмента визуального отображения электронного документа
органа власти.
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
П.П. Петров
Сертификат 1a000aaa000000000011
Владелец Петров Петр Петрович
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
(Документ создан в электронной форме. Оригинал находится в (наименование ОГВ))
Рис.5 Пример фрагмента визуального отображения электронного документа
должностного лица.
(Документ создан в электронной форме. Оригинал находится в (наименование ОГВ))
(Наименование должности и
наименование ОГВ)
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат 1a000aaa000000000011
Владелец Петров Петр Петрович
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
П.П. Петров
(Наименование должности и
наименование ОГВ)
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат 1a111aaa000000000011
Владелец Николаев Николай Николаевич
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
Н.Н. Николаев
Рис.6 Пример фрагмента визуального отображения электронного документа
при его подписании двумя должностными лицами.
8
(Документ создан в электронной форме. Оригинал находится в (наименование ОГВ))
От (наименование ОГВ):
(наименование должности)
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
И.И. Иванов
Сертификат 1a011aaa000000000011
Владелец Иванов Иван Иванович
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
От (наименование ОГВ):
(наименование должности)
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
А.А. Андреев
Сертификат 1a101aaa000000000011
Владелец Андреев Андрей Андреевич
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
От (наименование ОГВ):
(наименование должности)
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат 1a110aaa000000000011
Владелец Васильев Василий Васильевич
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
В.В. Васильев
Рис.7 Пример фрагмента визуального отображения электронного документа
при его подписании несколькими должностными лицами.
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности и
наименование ОГВ)
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат 1a000aaa000000000011
Владелец Петров Петр Петрович
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
П.П. Петров
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности и
наименование ОГВ)
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат 1a111aaa000000000011
Владелец Николаев Николай Николаевич
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
Н.Н. Николаев
НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
(Документ создан в электронной форме. Оригинал находится в (наименование ОГВ))
Рис.8 Пример фрагмента визуального отображения образца электронного
документа при наличии двух грифов утверждения.
22. Штамп подписи (штампы подписи), регистрационный номер
документа, дата документа, иные реквизиты документа и элементы
9
реквизитов документа, значения которым присваиваются после подписания
документа, выводятся в информационной системе органа власти при
визуальном отображении
электронного документа, подписанного
электронной подписью, по мере ввода данных реквизитов в электронный
документ.
23. Штампы подписи, размещаемые на месте личной подписи, после
подписания (согласования, утверждения) электронного документа
отображаются в информационной системе органа власти.
24. Регистрационный номер документа и дата документа при
визуальном отображении электронного документа размещаются средствами
информационной системы в полях, расположенных на местах
соответствующих реквизитов электронного документа. Регистрационный
номер документа и дата документа при визуальном отображении
электронного документа должны отделяться от других элементов
электронного документа.
25. Иные реквизиты документа и элементы реквизитов документа,
значения которым в соответствии с инструкциями по делопроизводству
присваиваются
после
подписания
документа,
формируются
в
информационной системе органа власти при регистрации электронного
документа и при визуальном отображении электронного документа
размещаются средствами информационной системы в полях, расположенных
на местах соответствующих реквизитов электронного документа. При
визуальном отображении электронного документа такие реквизиты
электронного документа должны отделяться от других элементов
электронного документа.
26. Файлы, содержащие копии отображений электронных документов,
формируются (при необходимости) после завершения процесса подписания
электронного документа и его регистрации в информационной системе
органа власти. Сведения о создании такого файла отражаются в
информационной системе органа власти.
__________________________