Организация и ведение делопроизводства в суде

Организация и ведение делопроизводства в суде общей юрисдикции
Правовое регулирование организации судебного делопроизводства
Делопроизводство – это регулируемая правовыми нормами деятельность,
направленная на регистрацию, учет, движение судебных дел и других материалов,
справочно-информационный поиск и контроль исполнения документов, подготовку
материалов к последующему хранению и использованию.
Делопроизводство — важнейший вид деятельности любого суда, поскольку
эффективно организованное делопроизводство в суде способствует выполнению одной из
главных функций, возлагаемых на суды, — рассмотрению уголовных, гражданских,
административных дел в установленные законом сроки и принятию законных и
обоснованных решений, т.е. осуществлению правосудия.
Важно понимать, что от каждого документа, поступившего в суд, может зависеть
судьба человека. Утрата документа, несвоевременное исполнение либо направление его
ненадлежащему исполнителю могут повлечь нарушение охраняемых законом прав и
интересов граждан и организаций, что в условиях демократического правового
государства недопустимо. Данное обстоятельство не только умаляет авторитет судебной
власти, но и порождает недоверие граждан к суду.
Организация делопроизводства в суде имеет своей целью обеспечить соблюдение
процессуальных норм, исполнение приговоров, решений, определений и постановлений
суда, четкое и культурное обслуживание обращающихся в суд граждан, юридических лиц,
представителей учреждений и организаций, выполнение других функций суда,
Главной отличительной чертой судебного делопроизводства является то, что
требование создания, обработки, использования судебных документов базируется на
нормах закона Уголовно-процессуального и Гражданского процессуального кодексов
Российской Федерации, Кодекса об административных правонарушениях. В этих актах
содержатся основные правила, регламентирующие структуру поступающих и
создаваемых в суде документов, их обязательные реквизиты, схему движения дела в
зависимости от категории дела и порядка его рассмотрения, процессуальные сроки
рассмотрения, порядок обращения к исполнению судебных актов и т.д.
При организации и ведении судебного делопроизводства необходимо учитывать
основные требования к оформлению документов в обычном деловом документообороте
(ГОСТ Р 6.30—2003).
Государственный стандарт Российской Федерации распространяется на
организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации:
постановления,
распоряжения,
приказы, решения, протоколы, акты и другие документы, включенные в общероссийский
классификатор управленческой документации.
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов и требования к
оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с
воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов
Российской Федерации. Эти требования в полной мере относятся к документам общего
делопроизводства в суде (например, деловые письма, протоколы и решения собраний
судей, приказы по личному составу, акты проверок состояния делопроизводства в суде).
Основным
нормативно-методическим
документом,
определяющим
и
устанавливающим единую систему организации и порядок ведения судебного
делопроизводства в районных судах Российской Федерации, является Инструкция по
судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная приказом Судебного
департамента от 29 апреля 2003 г. № 36.
Инструкция устанавливает порядок учета и ведения документооборота районного
суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение
оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в
структурах районного суда, порядок хранения судебных дел, документации и передачи в
архив.
Положения Инструкции распространяется как на традиционное делопроизводство,
так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной,
компьютерной и электронной техники.
Создание Государственной автоматизированной системы (ГАС) «Правосудие»,
одной из подсистем которой является «Делопроизводство и статистика. Судимость»,
позволяет существенно упростить систему регистрации, архивирования и поиска
судебных документов. Ее введение предоставляет возможность избежать ведения в судах
многочисленных картотек и журналов.
Система делопроизводства в окружных (флотских) и гарнизонных военных судах,
установлена Руководством по делопроизводству в военных судах утвержденным приказом
заместителя Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде
Российской Федерации — начальника Главного управления обеспечения деятельности
военных судов от 28 ноября 2003 г. № 40.
Другим важным документом, регламентирующим порядок работы с судебными
документами, является Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных
судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования,
утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря
2005 г. № 157.
Инструкция устанавливает правила подготовки и оформления документов к
последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве
суда, методику отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к
уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.
Единый подход к классификации документов в суде обеспечивает номенклатура
дел.
Номенклатура
дел
–
оформленный
в
установленном
порядке
систематизированный перечень дел, оформляемых в судебном делопроизводстве, с
указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел служит основным учетным документом в судебном
делопроизводстве и необходима для организации информационно-поисковой системы,
облегчает отбор документов на государственное хранение. Она разрабатывается на основе
состава и содержания документации, которая образуется в деятельности судов при их
документировании. Сроки хранения дел определяются, исходя из научно-исторической и
практической ценности категорий документов и обязательно учитываются при
составлении
номенклатур.
При
составлении
номенклатуры
в
логической
последовательности по степени важности документации и вопросов перечисляются
наименования конкретных дел.
Каждому делу в номенклатуре определен срок хранения. При определении сроков
хранения дел, рассмотренных судами, подлежит руководствоваться Перечнем документов
федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от
01.06.2007 г. №70, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, (утв. Росархивом 06.10. 2000
г.)
В некоторых случаях к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК». Это означает,
что вопрос об оставлении данного дела на постоянное хранение или на срок,
установленный в номенклатуре, решается экспертно-проверочной комиссией.
Номенклатура дел утверждается председателем суда ежегодно с одновременным
согласованием с руководителем архивной службой субъекта. При текущих изменениях
структуры и состава дел в номенклатуры вносятся соответствующие изменения и
дополнения, которые также подлежат согласованию.
Важно: в номенклатуру дел не включаются категория документов с грифом «Для
служебного использования». Работа с этими документами определяется специальными
инструкциями и другими нормативными документами.