Рекомендации по организации и проведению адаптации

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Департамента
экологической безопасности,
природопользования и защиты
населения Республики Марий Эл
от 28 мая 2012 г. № 141
РЕКОМЕНДАЦИИ
по организации и проведению адаптации государственных
гражданских служащих Республики Марий Эл в Департаменте
экологической безопасности, природопользования и защиты
населения Республики Марий Эл
Раздел I. Адаптация государственных гражданских служащих
1. Общие положения
1.1. Профессиональная и социально-психологическая адаптация
(далее – адаптация) выступает важным составным элементом системы
подготовки кадров и является регулятором связи между
профессиональными
качествами
государственных
гражданских
служащих и государственным органом.
Адаптация персонала – это взаимное приспособление
государственного гражданского служащего и государственного органа,
основывающееся
на
постепенном
освоении
государственным
гражданским служащим служебных обязанностей врабатываемости
сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационноэкономических условиях профессиональной служебной деятельности.
1.2. При поступлении впервые на государственную гражданскую
службу Республики Марий Эл государственный гражданский служащий
(далее – гражданский служащий) проходит адаптацию.
1.3. Проблема адаптации в основном распространяется на вопросы
связанные с управлением, документооборотом, профессиональными
коммуникациями, компьютерными технологиями и программными
продуктами, правовыми аспектами государственного и муниципального
управления, бюджетным законодательством, инновациями, и не зависит
от установления испытания.
2. Наставничество, как метод адаптации
2.1. Основными методами адаптации в Департаменте является
наставничество;
2
Кроме того, в целях ускорения адаптационных процессов могут
также использоваться инструктаж на рабочем месте, обучение без
отрыва от служебной деятельности и с отрывом от служебной
деятельности, метод постепенного усложнения заданий в сочетании с
контролем и конструктивным анализом ошибок, допущенных при
выполнении заданий, и др.
2.2. Наставничество на государственной гражданской службе – это
система мероприятий, направленных на развитие профессиональных
компетенций и системы ценностных ориентаций гражданского
служащего, способ передачи знаний и навыков, практического обучения
и приобщения к служебной культуре.
2.3.
Наставничество
в
соответствии
с
настоящими
рекомендациями распространяется в отношении гражданских служащих,
назначаемых на должности государственной гражданской службы
руководителем Департамента.
2.4. В качестве наставников могут выступать как руководители
структурных подразделений, так и гражданские служащие, имеющие
необходимый профессиональный опыт и знания, и положительно
зарекомендовавшие себя.
Раздел II. Организация наставничества
1. Общие положения
1.1. Выбор наставника осуществляет руководитель структурного
подразделения
Департамента
экологической
безопасности,
природопользования и защиты населения Республики Марий Эл (далее –
Департамент) совместно с руководителем кадровой службы и
заместителем руководителя Департамента, курирующим деятельность
структурного подразделения.
1.2. Наставник – это государственный гражданской служащий
Департамента, задачей которого является введение вновь принятого
государственного гражданского служащего (далее – гражданский
служащий) в должность.
1.3. Наставник должен обладать следующими качествами:
высокий уровень профессиональной компетенции;
способность и готовность делиться своим опытом;
умение доходчиво объяснять информацию;
обладание
системным
представлением
о
деятельности
Департамента и структурного подразделения;
знание традиций и правил корпоративной культуры;
развитые коммуникативные навыки, гибкость в общении;
умение определить индивидуальный подход к человеку.
3
2. Обязанности наставника
Наставник обязан:
2.1. Своевременно и качественно разработать программу
адаптации гражданского служащего.
2.2. Проводить процедуру наставничества в соответствии с
программой адаптации гражданского служащего.
2.3. Ознакомить гражданского служащего с расположением
структурных подразделений в Департаменте.
2.4.
Разъяснить
гражданскому
служащему
специфику
структурного
подразделения:
цели,
задачи
подразделения,
организационную
структуру,
взаимодействие
с
другими
подразделениями,
организациями,
находящимися
в
ведении
Департамента.
2.5. Ознакомить с порядком служебной деятельности, с
документооборотом и программным обеспечением, с традициями и
правилами поведения в Департаменте.
2.6. Консультировать гражданского служащего по текущим
вопросам.
2.7. Оказывать помощь гражданскому служащему в организации
его служебного места.
2.8. Корректно, позитивно осуществлять взаимодействие с
гражданским служащим.
2.9. Рационально распределять свое служебное время: совмещать
функции по основной должности с функциями наставничества за счет
рационального планирования служебного времени.
2.10. Быть последовательным в передаче необходимой
информации, знаний, опыта гражданскому служащему: от простого к
сложному, от общеизвестной информации к конфиденциальной.
2.11. Налаживать обратную связь с гражданским служащим,
контролировать степень освоения им необходимых знаний.
2.12. Осуществлять текущий контроль над работой гражданского
служащего, своевременно корректировать неправильные действия в
работе.
2.13. Проявлять заботу о гражданском служащем: обстоятельное
разъяснение вопросов, правил служебного поведения гражданских
служащих, правил антикоррупционного поведения.
2.14. Участвовать в формировании нетерпимого отношения к
проявлениям коррупции на службе и в быту.
2.15. Если в период адаптации гражданский служащий совершает
виновные действия или проявляет себя как некомпетентный сотрудник,
без заинтересованности в собственном обучении, наставник обязан
поставить в известность руководителя структурного подразделения и
руководителя кадровой службы.
4
2.16. За две недели до окончания срока адаптации представить в
кадровую службу отзыв о служебной деятельности гражданского
служащего.
3. Права наставника
Наставник имеет право:
3.1. Осуществлять деятельность согласно обязанностям
наставника.
3.2. На получение помощи при составлении индивидуальной
программы адаптации для гражданского служащего со стороны
руководителя кадровой службы и своего непосредственного
руководителя.
3.3. Вносить свои изменения в индивидуальную программу по
адаптации по согласованию со своим непосредственным руководителем
в связи с индивидуальными особенностями гражданского служащего
(уровень знаний, навыков, обучаемость и т.п.).
3.4. Обращаться по имеющимся вопросам, касающимся процесса
адаптации
гражданского
служащего,
к
непосредственному
руководителю и руководителю кадровой службы.
3.5. Требовать от гражданского служащего ответственного
выполнения поставленных задач.
3.6. Требовать от гражданского служащего
соблюдения
Служебного распорядка и Кодекса этики и служебного поведения.
4. Система материального поощрения наставника
4.1. Руководитель Департамента имеет право премировать наставника
по результатам успешного завершения процедуры адаптации.
Премия выплачивается по истечении 3 месяцев со дня завершения
адаптации.
4.2. Размер премии определяется заместителем руководителя
Департамента, курирующим соответствующее структурное подразделение,
по согласованию с руководителем Департамента.
5. Показатели успешной работы наставника
5.1. Успешное прохождение гражданским служащим испытательного
срока (если он устанавливался) в части полноты освоения служебных
функций.
5.2. Отсутствие дисциплинарных взысканий у гражданского
служащего.
5.3. Отсутствие нарушений гражданским служащим требований
должностного регламента, Служебного распорядка, Кодекса этики и
служебного поведения.
5
5.4. Соблюдения гражданским служащим сроков выполнения
поручений.
5.5. Отсутствие в отношении гражданского служащего обоснованных
жалоб и заявлений со стороны граждан и организаций.
5.6. Положительный отзыв гражданского служащего о работе
наставника.
Раздел III. Права, обязанности и ответственность
гражданского служащего в период адаптации
1. Права гражданского служащего в период адаптации
Основные права гражданского служащего регулируются статьей
14 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ
«О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Так же в период адаптации гражданский служащий имеет право:
1.1. На получение полной, достоверной информации, необходимой
для его служебной деятельности.
1.2. На доброжелательное, позитивное отношение наставника к
своей личности.
1.3. На внесение конструктивных изменений и предложений в
программу своей адаптации (представленные в письменной форме
руководителю кадровой службы и согласованные с наставником или
руководителем структурного подразделения).
1.4. На обращение с претензией (жалобой) к непосредственному
руководителю или руководителю кадровой службы на наставника по
поводу халатного исполнения последним своих обязанностей.
2. Обязанности гражданского служащего в период адаптации
Основные должностные обязанности гражданского служащего
регулируются статьей 15 Федерального закона от 27 июля 2004 года
№ 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской
Федерации».
Так же в период адаптации гражданский служащий обязан:
2.1. Своевременно и качественно выполнять задачи, поставленные
непосредственным руководителем и наставником.
2.2. Регулярно отчитываться о ходе выполнения поставленных
задач.
2.3. Консультироваться с наставником при принятии важных
решений или проявлении инициативы в служебной деятельности.
2.4. Проявлять инициативу для успешного прохождения адаптации
(задавать вопросы, читать специализированную литературу, принимать
участие в служебных и общественных мероприятиях и т.д.).
6
2.5. Соблюдать Служебный распорядок и Кодекс этики и
служебного поведения.
3. Ответственность гражданского служащего в период адаптации
Гражданский служащий в период адаптации несет персональную
ответственность:
3.1. За исполнение Служебного распорядка, Кодекса этики и
служебного поведения, соблюдение запретов и ограничений на
государственной гражданской службе.
3.2. За исполнение должностного регламента.
3.3. За ответственное отношение к своим обязанностям.
3.4. За неразглашение сведений, составляющих государственную
тайну, персональные данные гражданских служащих, работников и
граждан, служебную информацию, ставшие ему известными в период
прохождения гражданской службы.
4. Показатели эффективности гражданского служащего
4.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных
целей и задач в период адаптации.
4.2. Качественное и своевременное выполнение всех этапов
программы адаптации.
4.3. Отсутствие обоснованных жалоб со стороны граждан,
гражданских служащих и работников Департамента.
Раздел IV. Деятельность кадровой службы по организации и
проведению адаптации гражданского служащего
1. Общие положения
1.1. Кадровая служба в течение 10 рабочих дней с момента
назначения гражданского служащего на должность согласует срок
проведения мероприятий по адаптации (как правило, от 1месяца до 1
года) и назначение наставника, готовит проект приказа о назначении
наставника, обобщает материалы о ходе адаптации.
1.2. Руководитель кадровой службы организует проведение
собеседования с гражданским служащим по результатам ознакомления с
отзывом о служебной деятельности гражданского служащего в период
адаптации.
1.3. Кадровая служба приобщает к личному делу заключение об
итогах адаптации гражданского служащего.
1.4. Кадровая служба обеспечивает конфиденциальность
материалов прохождения адаптации гражданского служащего.
7
2. Обязанность руководителя кадровой службы в период
прохождения гражданским служащим адаптации
Руководитель кадровой службы в указанный период обязан:
2.1. Осуществлять промежуточный контроль методом проведения
собеседований, опросов гражданского служащего, гражданских
служащих и работников структурного подразделения, в котором
гражданский служащий проходит адаптацию, непосредственного
руководителя гражданского служащего и наставника о ходе выполнения
программы адаптации, сложностей в служебной деятельности,
складывающихся взаимоотношениях в коллективе.
2.2. В случае необходимости вносить предложения по внесению
изменений в программу адаптации и работу наставника.
2.3. Контролировать сроки прохождения этапов программы
адаптации.
2.4. Консультировать и оказывать помощь по реализации
программы адаптации в случае необходимости или обращении
наставника или гражданского служащего.
Раздел V. Оценка адаптации гражданского служащего
1. Цель оценки
Данная оценка необходима для принятия обоснованного решения
об окончании срока адаптации или его продлении, направлении
гражданского служащего на повышение квалификации или
профессиональную переподготовку, возможности поручения более
ответственных и сложных заданий для самостоятельной служебной
деятельности. Оценка проводится не позднее, чем за 14 рабочих дней до
окончания срока адаптации гражданского служащего.
2. Процедура оценки
2.1. По завершению срока адаптации руководитель структурного
подразделения в течение трех рабочих дней направляет заместителю
руководителя
Департамента,
координирующему
деятельность
структурного подразделения, где гражданский служащий замещает
должность гражданской службы, отзыв, который должен содержать
перечень основных мероприятий, в которых гражданский служащий
принимал участие, проекты документов, к разработке которых привлекался
гражданский служащий, оценку выполнения поставленных задач, оценку
усвоения должностных обязанностей, уровня квалификации и
потенциала (Приложение № 1).
После ознакомления с отзывом заместитель руководителя
Департамента, руководитель кадровой службы Департамента и
8
руководитель структурного подразделения в присутствии наставника в 10дневный срок проводят собеседование с гражданским служащим по
программе адаптации.
Отзыв на гражданского служащего, назначенного на должность
руководителя структурного подразделения, представляется руководителю
Департамента.
2.2. Гражданский служащий представляет отзыв о работе
наставника руководителю кадровой службы (Приложение № 2).
2.3. По
результатам
анализа
проведенного
опроса
и
представленных отзывов заместитель руководителя Департамента
составляет заключение об итогах адаптации, которое в течение трех
рабочих дней после его подписания представляется в кадровую
службу Департамента для приобщения к личному делу гражданского
служащего (Приложение № 3).
2.4. В случае установления гражданскому служащему испытания
при определении результатов испытания рассматривается заключение об
итогах адаптации.
2.5. В случае необходимости наставник ходатайствует перед
руководством Департамента о продлении срока адаптации.
______________
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к Рекомендациям по организации и
проведению адаптации государственных
гражданских служащих Департамента
экологической безопасности,
природопользования и защиты населения
Республики Марий Эл
ОТЗЫВ*
о служебной деятельности государственного гражданского
служащего в период адаптации
Содержание отзыва является конфиденциальным.
Ф.И.О. ________________________________________________________
Структурное подразделение______________________________________
Должность ____________________________________________________
Дата назначения на должность ___________________________________
Дата заполнения отзыва _________________________________________
Ф.И.О., должность наставника ____________________________________
______________________________________________________________
1. Степень выраженности личностных
государственного гражданского служащего:
№
п/п
Качества
и
качеств
Степень выраженности
Очень Сильно Средне Слабо Очень
сильно
слабо
1 Забота о внешнем виде
2 Ответственность,
дисциплинированность
3 Стремление самостоятельно повышать
свою квалификацию
*
деловых
Заполняется наставником по истечении срока адаптации.
2
4 Способность к обучению
5 Умение слушать и располагать к
общению
6 Тактичность
7 Умение легко и быстро налаживать
контакты с людьми
8 Активность в общении
9 Умение правильно строить отношения с
руководством
10 Умение правильно строить отношения с
коллегами
11 Самообладание, сдержанность в
напряженных ситуациях
12 Самокритичность, способность
признавать свои ошибки
13 Способность организовать свою работу
14 Работоспособность
15 Самостоятельность в работе
16 Готовность брать на себя
дополнительные нагрузки
17 Способность выполнять
обязанности временно
отсутствующего гражданского
служащего
18 Наличие умений, знаний, необходимых в
служебной деятельности
2. Оцените степень готовности гражданского служащего к
самостоятельному выполнению возложенных на него функций и
обязанностей:
полностью готов;
недостаточно подготовлен;
не готов.
Рекомендации
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Необходимость дополнительного обучения, повышения
квалификации (указать, какого)
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Наставник:__________________
(подпись)
____________________________
(фамилия, инициалы)
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к Рекомендациям по организации и
проведению адаптации государственных
гражданских служащих Департамента
экологической безопасности,
природопользования и защиты населения
Республики Марий Эл
ОТЗЫВ2
о работе наставника
______________________________________________________________
(фамилия, инициалы наставника)
______________________________________________________________
(фамилия, инициалы, должность гражданского служащего, структурное подразделение)
______________________________________________________________
Как часто наставник общался с Вами:
несколько раз в день;
один раз в день;
2-3 раза в неделю;
1 раз в неделю;
реже (сколько именно раз) ____ .
Как Вы оцениваете помощь
Департаментом:
отлично;
хорошо;
удовлетворительно;
плохо.
наставника
при
знакомстве
с
Разрабатывал ли Ваш наставник для Вас Программу адаптации:
да;
частично;
нет.
Давал ли Ваш наставник конкретные задания с определенным сроком
исполнения и предполагаемым конечным результатом:
часто;
иногда;
редко;
никогда.
2
Заполняется гражданским служащим по истечении срока адаптации.
2
Как часто наставник контролировал Вашу работу и
необходимую помощь:
часто;
иногда;
редко;
никогда.
оказывал
Помогал ли наставник выявлять и совместно устранять допущенные
ошибки в течение всего адаптационного периода:
да;
нет.
Как Вы оцениваете обучение навыкам работы (введение в должность,
знакомство
с
основными
обязанностями,
требованиями,
предъявляемыми к Вашей должности) Вашим наставником:
отлично;
хорошо;
удовлетворительно;
плохо.
Насколько хорошо, по Вашему мнению, предоставленная
информация соответствует Вашей будущей работе:
соответствует в высокой степени;
соответствует в некоторой мере;
соответствует слабо;
не соответствует.
Вам
Сможете ли Вы использовать и применить полученную информацию в
своей повседневной работе:
смогу использовать в высокой степени;
смогу использовать в некоторой степени;
изученный материал слабо применим в моей работе;
изученный материал неприменим в моей работе.
Оцените, пожалуйста, манеру преподавания (общение, качество
объяснения) наставника по 10-балльной шкале, где 10 - высшая оценка:
10 9
Излагает материал ясно,
доступно, последовательно
Разъясняет сложные места
Выделяет главные моменты
8
7
6
5
4
3
2
1
3
Умеет вызвать и поддержать интерес
к теме
Задает вопросы, побуждающие к
дискуссии
Разъясняет, как использовать
материал в работе
Обладает творческим подходом и
интересом к своему делу
Доброжелателен и тактичен по
отношению ко мне
Проявляет терпение
Располагает к себе высокой
эрудицией
Манера преподавания способствует
усвоению материала
Комментарии __________________________________________________
Дополнительный отзыв
1.
Кто из коллег структурного подразделения, кроме наставника,
особенно помог Вам в этот период?
______________________________________________________________
2.
Кто из сотрудников других структурных подразделений особенно
помог Вам в этот период?
______________________________________________________________
Комментарии, замечания, пожелания:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Гражданский служащий: _____________
(подпись)
_______________________
(фамилия, инициалы)
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к Рекомендациям по организации и
проведению адаптации государственных
гражданских служащих Департамента
экологической безопасности,
природопользования и защиты населения
Республики Марий Эл
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
об итогах адаптации
В отделе (управлении) ______________________________________
(наименование структурного подразделения)
за период профессиональной и социально-психологической адаптации
с « ____ » _____________ 20 __ г. по « ____ » ______________20 __ г.
___________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
приобрел следующие знания и навыки:
Знания, навыки
Комментарии
История создания Департамента
Теоретические знания нормативной
базы, регламентирующей деятельность
Департамента
Соблюдение служебной дисциплины
Отношения с коллективом
Вывод:
« ____ » ___________ 20 ___ г.
Руководитель структурного подразделения ________________________
(фамилия, инициалы, подпись)
Ознакомлен ___________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись)
______________