Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный государственный медицинский университет»

Государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный государственный медицинский университет»
Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации
УТВЕРЖДЕНО
решением Ученого совета
протокол №
от «___»________________ 2012 г.
Положение о порядке формирования,
ведения и хранения личных дел студентов СГМУ
Архангельск
2012
1. Общие положения
1.1. Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
студентов (далее – Положение) является локальным нормативным актом
государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального
образования "Северный государственный медицинский университет" Министерства
здравоохранения и социального развития Российской Федерации (далее – СГМУ, вуз,
университет) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и
хранению личных дел студентов СГМУ (далее – обучающихся).
1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с:
– Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";
– Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном
образовании» от 22.08.1996 № 125-ФЗ (с дополнениями и изменениями);
– Порядком приема граждан в имеющие государственную аккредитацию
образовательные учреждения высшего профессионального образования;
– Порядком перевода студентов из одного высшего учебного заведения Российской
Федерации в другое, утвержденным приказом Минобразования России от 24.02.1998
№ 501 (с изменениями и дополнениями от 26.03.2001 № 1272);
– Порядком перевода студентов из одного среднего специального учебного заведения
в другое среднее специальное учебное заведение и из высшего учебного заведения в
среднее специальное учебное заведение, утвержденным приказом Минобразования
России от 20.12.1999 № 1239;
– Положением об итоговой государственной аттестации выпускников высших
учебных заведений Российской Федерации, утвержденным приказом Минобразования
России от 25.03.2003 № 1155;
– Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о высшем
профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков
документов, утвержденной приказом Минобрнауки РФ от 10.03.2005 № 65;
– Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о среднем
профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков
документов, утвержденной Приказом Минобрнауки РФ от 09.03.2007 № 80;
– Уставом СГМУ;
– Правилами приема в СГМУ.
1.3. Положение обязательно к применению во всех структурных
подразделениях СГМУ, ответственных за формирование, ведение и хранение личных
дел студентов (приемная комиссия, отдел по работе со студентами, выпускниками и
работодателями, деканаты факультетов). В обеспечении документооборота
ответственные подразделения обязаны соблюдать установленные настоящим
Положением сроки (Приложение 1).
1.4. Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающихся,
относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.
При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать
следующие требования:
– не сообщать персональные данные обучающихся третьей стороне без письменного
согласия обучающихся, за исключением случаев, когда это необходимо в целях
предупреждения угрозы жизни и здоровью студента, а также в других случаях,
предусмотренных законодательством;
– не сообщать персональные данные студента в коммерческих целях без его
письменного согласия;
– предупредить лиц, получающих персональные данные обучающихся, о том, что эти
данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и
требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица,
получающие персональные данные студента, обязаны соблюдать режим
конфиденциальности;
– разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально
уполномоченным лицам вуза, при этом указанные лица должны иметь право получать
только те персональные данные обучающихся, которые необходимы для выполнения
конкретных функций;
– не запрашивать информацию о состоянии здоровья студента, за исключением тех
сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения обучающимися
образовательных услуг.
1.5. Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть выданы
по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в
том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры,
миграционной службы и других.
Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем
запрашиваемой информации.
Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения
соответствующего разрешения от ректора университета.
При выдаче оригинала документов в дело вкладывается копия выдаваемого
документа, при этом в описи документов делается соответствующая запись.
1.6. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и
защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную, материальную,
гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке,
установленном федеральными законами.
Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением
требований также возлагается на руководителей структурных подразделений.
2. Состав документов личного дела
2.1. Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения об
обучающемся в университете. Каждое личное дело формируется в отдельной папке.
На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество, дата поступления,
факультет.
2.2. В состав личного дела студента входят следующие документы:
 заявление на имя ректора о приеме в СГМУ;
 документ об образовании государственного образца (оригинал);
 экзаменационный лист;
 карточка абитуриента;
 свидетельство о результатах ЕГЭ (оригинал);
 учебная карточка студента (вкладывается при отчислении);
 выписка из приказа (номер и дата приказа) о зачислении, копии приказов о
переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту;
 заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в
том числе заверенная копия трудовой книжки (для студентов, обучающихся по
заочной форме обучения), академическая справка или диплом о неполном
высшем или среднем образовании, выданные другими образовательными
учреждениями;
 студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);
 обходной лист (вкладывается при отчислении);
 копия академической справки или диплома о неполном высшем образовании,
выданных СГМУ;
 копия диплома и приложения к нему, выданные СГМУ;
 опись документов, имеющихся в личном деле.
2.3. При заверке копий документов, приобщаемых в личное дело, выполняется
заверительная надпись: «Копия верна», подпись, должность работника, инициалы и
фамилия работника, дата подписи, с печатью структурного подразделения,
заверяющего документ.
3. Формирование личных дел
3.1. На каждого поступающего в СГМУ работники Приемной комиссии заводят
личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с
указанием полного перечня всех сданных им документов.
3.2. Все сведения об абитуриенте работниками Приемной комиссии заносятся в
базу данных.
3.3. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов и
заполнение базы данных возлагается на технических секретарей Приемной комиссии
по формам обучения. Ответственный секретарь Приемной комиссии осуществляет
контроль за правильностью формирования и полнотой содержания личных дел и базы
данных.
3.4. Личные дела зачисленных абитуриентов Приемная комиссия передает
согласно приказам о зачислении в отдел по работе со студентами, выпускниками и
работодателями или соответствующие деканаты в течение трех дней после окончания
приемной кампании.
3.5. К моменту передачи личного дела обучающегося из Приемной комиссии в
отдел по работе со студентами, выпускниками и работодателями либо на факультет
оно должно содержать следующие документы: заявление абитуриента (по
установленной в вузе форме), документ об образовании государственного образца,
свидетельство о результатах ЕГЭ, карточка абитуриента, экзаменационный лист,
направление и целевой договор (для студентов, поступивших по целевому приему),
документы, подтверждающие статус сироты или ребенка, оставшегося без попечения
родителей, фотографии, копия трудовой книжки (для студентов заочного отделения),
опись принятых документов.
3.6. При зачислении студента на первый или последующие курсы для
продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого вуза, в его
личном деле дополнительно должны быть предусмотрены следующие документы:
– академическая справка (или диплом о неполном высшем образовании), выданная
высшим или средним учебным заведением, в котором студент обучался ранее, с
указанием номера приказа об отчислении;
– расхождение учебных планов.
4. Ведение личных дел в период обучения
4.1. Во время обучения студентов ответственность за ведение их личных дел
возлагается на сотрудников отдела по работе со студентами, выпускниками и
работодателями и сотрудников факультетов, в должностные обязанности которых
входит работа с личными делами.
4.2. Студенческие билеты для студентов очного отделения выписываются
специалистом по кадрам отдела по работе со студентами, выпускниками и
работодателями, для студентов факультета менеджмента и студентов заочного
отделения – сотрудники факультетов, на которых возложена данная обязанность.
На деканаты возлагается оформление зачетных книжек. Зачетные книжки
подписываются деканом факультета и проректором по учебно-воспитательной работе
(с использованием факсимильного воспроизведения подписи) и заверяются печатью
деканата. Студенческие билеты подписываются ректором (с использованием
факсимильного воспроизведения подписи) и заверяются печатью СГМУ, перевод с
курса на курс заверяется подписью декана факультета и печатью деканата.
Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента
присваивается один и тот же унифицированный номер. В случае утраты
студенческого билета или зачетной книжки студенту выдается новый документ с
отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного.
При отчислении студента из университета студенческий билет и зачетная
книжка сдаются в деканат для передачи в отдел по работе со студентами,
выпускниками и работодателями для приобщения в личное дело.
4.3. При переводе студента внутри вуза с одной основной образовательной
программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях
студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие
исправления, заверенные печатью принимающего деканата.
4.4. При восстановлении студента, отчисленного из СГМУ, продолжается
ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело студента включается
заявление на восстановление с визой декана факультета, копия приказа о
восстановлении, служебное распоряжение по ликвидации разницы в учебных планах.
Студенту выдается зачетная книжка и студенческий билет, имеющиеся в личном деле.
4.5. На каждого обучающегося всех форм обучения деканатами заводится
учебная карточка студента по установленной форме, которая заполняется на
протяжении всего срока обучения студента в вузе. В учебную карточку вносятся все
экзамены и зачеты, сданные студентом согласно учебному плану.
По окончании обучения или выбытии студента из СГМУ учебная карточка
приобщается в личное дело студента.
4.6. Во время обучения в личное дело студента подшиваются:
– копии приказов по данному студенту о переводе с одной образовательной
программы на другую, из другого вуза, предоставлении академического отпуска,
поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения;
– подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения
(при получении);
– копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании
(выданных по заявлению студента без его отчисления);
– служебное распоряжение о перезачете дисциплин для обучающихся в сокращенные
сроки.
Личные заявления и служебные распоряжения должны иметь резолюцию
декана факультета и при необходимости проректора по учебно-воспитательной работе
(ректора).
4.7. При отчислении обучающегося из СГМУ в личное дело вносятся:
– копия приказа об отчислении;
– учебная карточки студента;
– студенческий билет и зачетная книжка;
– копия академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при
досрочном отчислении);
– копия документа об образовании, полученного в СГМУ и приложение к нему (при
отчислении в связи с окончанием обучения);
– копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент
зачисления в СГМУ (в случае, если в деле хранился подлинник).
– оформленный обходной лист;
– опись документов.
5. Хранение личных дел
5.1. В период поступления и обучения студента в СГМУ его личное дело
хранится в отделе по работе со студентами, выпускниками и работодателями. Личные
дела студентов-заочников хранятся в соответствующих деканатах.
Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и
хранение личных дел обучающихся и его непосредственные руководители.
5.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося также имеют
ректор, проректор по учебно-воспитательной или научно-инновационной работе,
сотрудники учебного управления, юридической службы, приемной комиссии,
секретари и методисты факультетов.
Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной
записки с резолюцией проректора по учебно-воспитательной работе.
5.3. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения
руководителя структурного подразделения, в котором хранится личное дело, и
уведомления сотрудника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копий
имеющихся документов.
5.4. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником,
ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного
дела и формируется новое личное дело.
5.5. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных
до окончания нормативного срока обучения в СГМУ, производит специалист по
кадрам отдела по работе со студентами, выпускниками и работодателями (на
факультете менеджмента и в деканатах заочного обучения – лица, назначенные
деканом), выполняя следующие операции:
 подшивку (вложение) в личное дело следующих документов:
– полностью заполненную учебную карточку студента;
– приказ об отчислении или его копия;
– копию документа об образовании;
– оформленный обходной лист;
– студенческий билет;
– зачетную книжку;
 выдачу документа государственного образца об образовании, представленного
при поступлении в СГМУ, под подпись студента с сохранением в личном деле
копии данного документа;
 закрытие (в том числе подшивка) личного дела;
 хранение личного дела до передачи его в архив СГМУ;
 составление описи (Приложение 2) на передачу личных дел в архив СГМУ;
 передача личных дел в архив СГМУ.
Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных в
связи с окончанием СГМУ, производит специалист по кадрам отдела по работе со
студентами, выпускниками и работодателями (на факультете менеджмента и в
деканатах заочного обучения – лица, назначенные деканом), выполняя следующие
операции:
- подшивку (вложение) в личное дело документов в связи с отчислением:
– полностью заполненную учебную карточку студента;
– выписку из приказа об окончании обучения в университете;
– копию диплома с приложением;
– оформленный обходной лист;
– студенческий билет;
– зачетную книжку.
 выдачу документа об образовании, представленного при поступлении в СГМУ,
под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;
 закрытие (в том числе подшивка) личного дела;
 хранение личного дела до передачи его в архив СГМУ;
 составление описи (Приложение 2) на передачу личных дел в архив СГМУ;
 передачу личных дел в архив СГМУ.
Приложение 1
Сроки производства и передачи документации
в личное дело студента
№
Виды работ с
документами
1.
Оформление личного дела
абитуриента
Передача личных дел
зачисленных абитуриентов
в отдел по работе со
студентами, выпускниками
и работодателями и
соответствующие деканаты
Оформление личного дела
студента, присвоение
номеров
2.
3.
4.
Оформление студенческих
билетов
5.
Оформление зачетных
книжек
Внесение анкетных данных
в учебную карточку
студента
Внесение результатов
промежуточной аттестации
в учебную карточку
Внесение результатов
итоговой государственной
аттестации в учебную
карточку
Внесение итоговых записей
в учебную карточку в
случае досрочного
отчисления или отчисления
в связи с окончанием
обучения
Подготовка личного дела к
сдаче в архив: проверка
комплектности документов,
полноты и правильности их
заполнения
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Прием личных дел в архив
Ответственный
исполнитель
Приемная комиссия
Приемная комиссия
Отдел по работе со
студентами,
выпускниками и
работодателями,
соответствующие
деканаты
Отдел по работе со
студентами,
выпускниками и
работодателями,
соответствующие
деканаты
Деканат
Деканат
Сроки производства
В период работы
приемной комиссии
В течение трех дней
после окончания
приемной кампании
Сентябрь
Сентябрь
Не позднее 1 месяца до
начала сессии
1 месяц после
зачисления
Деканат
2 месяца после
окончания сессии
Деканат
В течение недели после
окончания итоговой
государственной
аттестации
В течение недели после
отчисления или
окончания обучения
Отдел по работе со
студентами,
выпускниками и
работодателями,
соответствующие
деканаты
Отдел по работе со
студентами,
выпускниками и
работодателями,
соответствующие
деканаты
Архив
Сентябрь-ноябрь
Приложение 2
ОПИСЬ
дел, сдаваемых в архив от__________________________ СГМУ за 20___ - 20___ гг.
№
п\п
1.
№ по
номенклатуре дел
Заголовки
единиц хранения
2.
3.
4.
5.
Дела в количестве 00 (ноль ноль) единиц
сдал секретарь
«
»
20
г.
20
г.
принял архивариус
«
»
Подпись руководителя
структурного подразделения
Крайние
даты
Кол-во
листов