HR Retail: Честная карьера в ритейле Название команды

HR Retail: Честная карьера в ритейле
Название команды: Государственный Университет Управления
Город: Москва
Работу над проектом ведут:
Капитан
команды:
Члены команды:
Куратор проекта:
Амбросимова Маргарита, студентка 1-ого курса Государственного
университета управления, группа подготовки «Коммерция»
Перегудова Анна, студентка 1-ого курса Государственного университета
управления, группа подготовки «Торговое дело»
Жигалкина Анастасия, студентка 1-ого курса Государственного
университета управления, группа подготовки «Торговое дело»
Воробьев Константин, студент 1-ого курса Государственного
университета управления, группа подготовки «Коммерция»
Воскресенский Мстислав, доцент кафедры предпринимательства
Государственного университета управления, к.э.н., куратор групп
подготовки «Торговое дело» и «Коммерция»
Суть конкурсного проекта:
Аннотация
Проект HR Retail: Честная карьера в ритейле - это автоматизированная отраслевая
система (Веб-сайт, информационный аналог трудовой книжки), содержащая информацию обо
всех линейных сотрудниках, работающих в розничных сетях.
На Веб-ресурсе находится
информация о сотрудниках, их успехах и достижения, так же и о взысканиях и неудачах. Вебресурс позволяет эффективно и оперативно проверять и сравнивать информация о работнике, с
целью стимулирования сотрудников быть более эффективными и сокращения воровства среди
персонала (за счет прозрачности данных о сотрудниках). На Веб-ресурс будет организован
авторизированный доступ всех сотрудников Отделов кадров всех розничных сетей России.
Контроль над работой системы осуществляет и гарантом объективности ее работы является АКОРТ
и Минпромторг РФ. Можно сказать, что будет создано Национальное бюро карьерных историй (на
подобии существующего в банковской сфере Национального бюро кредитных историй) с той
разницей, что предметом истории станут не финансовые данные (где брал кредиты и как отдавал
их), а карьерная история (где и как работал). Быть честным теперь выгодно! Проект
одобрен специалистами отдела кадров X5 Retail Group (имеется официальный отзыв),
рентабельность посчитана.
1. Постановка задачи.
В конце 2011 года заместитель главы Министерства здравоохранения и социального
развития РФ Александр Сафонов заявил, что трудовые книжки – пережиток советского
прошлого и их нужно упразднить. Трудовых книжек, действительно, не существует ни в одной
стране мира, в том виде, в котором они существуют у нас. Они морально устарели и не
отражают реального положения дел с профессиональной карьерой сотрудника, в
основном служат инструментом начисления пенсий, к тому дублирующим функции
Страхового свидетельства ПФР РФ. Главная функция трудовых книжек - наблюдение за
стажем работы, но с начала ведения персонифицированного учета необходимость в наличии и
ведении трудовых книжек отпадает.
Существующая трудовая книжка действительно устарела и больше не выполняет свои
функции. Не редкость когда сотрудник увольняется за нерадивую работу, нарушения
дисциплины, или за более серьезные проступки (воровство, например). При этом отдел кадров
оформляет это как обычное увольнение с записью в трудовой книжке «Уволен по собственному
желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» из-за сложностей в
оформлении инцидентов. Обратная ситуация, когда сотрудник качественно выполняет свои
обязанности, успешен и трудолюбив, а информация об этом часто также не находит своего
отражения в трудовой книжке.
Получается, что в большинстве случаев отдел кадров вынужден брать на работу
сотрудника, основываясь на данных, представленных в резюме, внесенных туда самим
соискателем. Проверка этих данных занимает уйму времени, часто осложняется нежеланием или
отсутствием времени у бывших работодателей комментировать карьеру своего экс-служащего.
Для работников такое положение вещей так же невыгодно. Нередки случаи, когда бывшие
сослуживцы - руководители и ответственные сотрудники отдела кадров - так же уже не работают
в компании. В таком случае подтвердить или опровергнуть данные представляемые в резюме
вообще не представляется возможным.
Получается, что универсальной отраслевой системы контроля и оценки сотрудников
торговой отрасли не существует. Получается, что отдел кадров часто приглашает на работу не
специалиста, а «кота в мешке», работника же ничего не удерживает от возможности нарушать
трудовую дисциплину (Устроюсь в другой компании!), а успешные сотрудники на собеседование
вынуждены нести кипу дипломов, сертификатов и рекомендательных писем, подлинность которых
трудно проверить. Мы решили исправить сложившееся положение вещей.
2. Описание проекта
Мы представляем проект автоматизированной отраслевой системы (Веб-сайт,
информационный аналог трудовой книжки) целью которой станет хранение,
возможность оперативно отследить и подтвердить профессиональную квалификацию
сотрудников, работающих в сфере розничной торговли.
Теперь очень просто оценить карьерный пусть специалиста, посмотреть все его успехи и
неудачи, получить обратную связь от бывших руководителей, система позволяет выбирать и
оценивать потенциальных кандидатов он-лайн.
Рисунок 1
Общая схема формирования Базы данных
К системе получат доступ сотрудники отделов кадров всех розничных сетей РФ под
контролем АКОРТ и Минпромторг РФ. В проекте используется Унифицированная Электронная
Карта (УЭК), которая позволит создать универсальную базу данных по всем сотрудникам,
работающим в отрасли. УЭК будет введена с 1 января 2013 года на основании Федерального
закона от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и
муниципальных услуг». Работники также получат возможность доступа в систему, но без
возможности ее редактирования.
Регистрация в системе является обязательной для всех линейных сотрудников
отрасли, внесение объективной и субъективной информации осуществляется отделами
кадров и самими сотрудниками. Контроль над работой системы осуществляет и
гарантом объективности ее работы является АКОРТ и Минпромторг РФ.
3. Анализ конкурентоспособности проекта
Рисунок 1
Внешний вид Веб-сайта проекта (Желтое, зеленое и красное поле)
Данные работника вносятся единожды при трудоустройстве на первом месте работы и
сохраняются в течение всей жизни (Желтое поле Веб-сайта).
Создание проекта позволяет Отделам кадров розничных сетей :



упростить процесс поиска, оформления на работу и проверки соискателя, сократить затраты,
связанные с проверками профессиональных навыков и опыта соискателей;
системно отделить успешных работников от нерадивых. Теперь выбор конкретного сотрудника на
должность – это не случайное совпадение, не результат проведения дорогостоящих тестов и
оплаченных
кадровым
агентствам
комиссионных,
а
автоматизированный
анализ
структурированных, объективных и подтвержденных данных о сотруднике, полученных из анкет,
хранящихся на специализированном Веб-ресурсе и доступных онлайн;
ввести действенный инструмент мотивации для действующих сотрудников. Теперь успешный
сотрудник имеет возможность через отдел кадров фиксировать свои успехи и достижения, а
нерадивый находится под угрозой испортить свою репутацию в глазах всего профессионального
сообщества на всю жизнь.
Создание проекта позволяет добросовестному работнику (Зеленое поле Веб-сайта):

зафиксировать все свои успехи и достижения в системе с возможностью оперативного доступа
для просмотра менеджерам по персоналу всей отрасли. Успешному соискателю теперь нет
необходимости рассылать свои резюме и просить рекомендации, все это находится теперь на Вебресурсе.
Создание проекта преграждает дорогу нерадивым работникам (Красное поле Вебсайта):

а также система будет поднимать качество работы нерадивых сотрудников. Негативная
информация может попасть на Веб-ресурс и влиять на трудоустройство и дальнейшую карьеру.
Нарушать дисциплину и воровать теперь стало не выгодно!
Таблица 1
Сравнительный
анализ
существующих
форм
профессионального опыта сотрудника и качества исполнения им работы.
учета
Носители
информации
Трудовая книжка
Положительные черты
Отрицательные черты






Персонифицированный

учёт




Личные данные (Ф.И.О)

Обязательность ведения
Фиксация времени работы
Информация о местах работы
Информация о занимаемых должностях
Информация о карьерном росте
Личные данные(ИНН,фактический адрес и 
адрес регистрации,номер ПФР)
Обязательность ведения

Информация о месте работы
Информация о стаже работы
Информация о неоплачиваемом отпуске

Рекомендательное
письмо
Всесторонняя информация о человеке, но 
субъективная



Карта честной карьеры







Информация о местах работы человека

Информация о занимаемых им должностях
Информация о стаже работы
Информация о карьерном росте
Полная личностная информация о
работнике
Фиксация успехов и неудач, «взлетов» и
«падений»
Констатация фактической причины
увольнения
Неясность фактической
причины увольнения
Не указываются личностные
качества сотрудников
Указываются только те
персональные данные,
которые связаны с
начислением пенсии
Неясность фактической
причины увольнения
Необязательность ведения
Искаженная и некорректная
информация
Не всегда заполняется
работодателем в связи с
отсутствием лишнего времени
Вся информация
просматривается только через
Интернет
Таблица 2
Статистические данные.Опрос проводился членами команды среди
учащихся на веб-сайте Государственного университета управления, а также среди
сотрудников отдела кадров X5 Retail Group в мае 2012 года.
Студенты
Сотрудники отдела кадров
Хотели бы Вы упростить
процесс поиска нового места
работы?
нет
да
0
100
200
300
4. Анализ экономической эффективности проекта
Для расчета эффективности проекта рассмотрим данные 100 магазинов одной сети, где в
каждом из них работают в среднем 40 человек, и их среднемесячная заработная плата составляет
30 тыс. руб. на человека. При этом, около 2% работников, в силу низких профессиональных и
морально-этических качеств, не справляются со своими трудовыми обязанностями, чем наносят
вред (допуская воровство, мошенничество и т.д.) работе, и как следствие, приводят к снижению
экономических показателей. Таким образом, сеть, помимо прямых расходов от недостачи,
оплачивает
ежемесячно
«впустую»,
такие
расходы
можно
относить
к
экономически
необоснованным, убыточным.
ФОТ = 100 х 40 х 30 000 х2% = 2 400 000 руб.
Налоги с ФОТ = 2 400 000 х 30% = 720 000 руб.
Итого 2 400 000 + 720 000 = 3 120 000 руб.
Следовательно, сеть несет убыток в размере 3 120 000 руб/год.
Согласно отчету, проводимому британским центром исследований торговли (CRR) 1,6%
денежных средств от оборота розничной торговли России приходится на потери от воровства из
них 0,3% воруют сотрудники магазина. Используя эти статистические данные можно рассчитать
предполагаемые потери всей сети от воровства, мошенничества и недобросовестного отношения к
исполняемым обязанностям сотрудниками магазинов. Так, при ежемесячном обороте магазина в
среднем в размере 30 000 000 руб. (из расчета 1 000 000 руб/день), а ежемесячный оборот всей
розничной сети может составить порядка 3 000 000 000 руб. (100 маг. х 30 000 000 руб.), убыток
сети от воровства составит 3 000 000 000 х 0,3%= 9 000 000 руб.
Наш проект направлен на минимизацию процента воровства в розничной сети, поскольку
сотрудники будут мотивированы работать честно и добросовестно. Работникам, облеченным в
воровстве, непременно вносятся соответствующие записи на его странице в базе данных,
вследствие чего его будущие трудоустройство в другой розничной сети ставится под сомнение.
Благодаря проекту планируется снизить процент воровства с 0,3 до 0,2% (3 000 000 000 х 0,1%
= 3 000 000) денежных средств розничных сетей.
Таким образом, экономия денежных средств от оборота нашей розничной сети составляет:
0,3%-0,2% = 0,1% (3 000 000 руб./мес).
Кроме того, основной проблемой розничной сети остается высокая «текучесть» кадров.
Она отрицательно сказывается на результатах работы предприятия, не дает полноценно
сформироваться коллективу, а значит и корпоративному духу, что неизменно влечет за собой
снижение производственных показателей и эффективности работы.
При высокой «текучке» кадров магазины сети несут дополнительные расходы или
недополучение
доходов,
поскольку
часто
меняющийся
персонал
не
может
обеспечить
эффективное использование рабочего времени. Как правило, в течение первых месяцев работы у
сотрудников часть рабочего времени уходит на профессиональное должностное ориентирование,
обучение, ознакомление и изучение ассортимента и прочее, а не на непосредственное
эффективное выполнение работы.
Наш проект направлен на минимизацию расходов денежных средств, направленных на
заработную плату магазинов розничной сети, снижение темпов сменяемости кадров, мотивацию и
стимулирование сотрудников работать качественно и эффективно.
Для подбора персонала чаще всего используют помощь рекрутера.
Плата труда рекрутера обычно составляет определенных процент (чаще всего 10%) от
стоимости выполненного заказа. Стоимость выполненного заказа равна, как правило, одной
заработной плате подбираемого специалиста.
Текучка кадров розничной сети в среднем составляет 70% в год.
Следовательно, в течение года сеть заменит 2800 человек.
Расход на замену персонала: 2800х30000х0,1= 8 400 000 руб/год, т.е. 700 000 руб./мес.
Потери при адаптации составляют 9% денежных средств от заработной платы
первого
месяца, а именно 2800х30 000х0,09 = 7 560 000 руб./год , т.е. 630 000руб./мес.
Подводя итог, можно сказать, что потери розничной сети от высокой текучки кадров
составляют: 700 000 + 630 000=1 330 000 руб./мес.
Проект позволит сократить текучку кадров от 70% до 60%, т.е на 10% в год, тогда сеть
сэкономит:
400х30 000х0,1+400х30 000х0,09=1 200 000 + 1 080 000= 2 280 000руб/год, т.е.
190 000руб/мес.
Издержки на создание «базы данных»:
Первоначальные издержки:
разработка базы данных – 2 000 000руб.
внедрение системы – 1 500 000 руб.
закупка оргтехники в офис – 2 000 000 руб.
накладные расходы 15% - 825 000 руб.
Итого первоначальных издержек — 6 325 000 руб.
Ежемесячные постоянные издержки:
аренда офиса – 50 000 руб.
зарплата программистов (7 человек) – 420 000 руб.
зарплата администратора (2 человека) – 200 000 руб.
главный бухгалтер - 100 000 руб.
бухгалтер – 60 000 руб.
зарплата независимой комиссии (5 человек) – 500 000 руб.
накладные расходы 15 % - 199 500 руб.
Итого ежемесячных издержек —1 529 000 руб.
Учитывая,
что
эффективность
работы
«базы
данных»,
затраты
на
которую
мы
перечислили выше, позволит в итоге сэкономить 11 060 000 руб. (потери сетей с ФОТ с
начислениями 4 680 000 руб/мес + потери от воровства в размере 6 000 000 руб./мес. + потери
от высокой текучки кадров в размере 380 000 руб./мес.) можно сделать вывод о том, что наш
проект окупает себя в течение года.
Рассмотрим подробнее:
1)
Экономия = 3 120 000 + 3 000 000 + 190 000 = 6 310 000 руб./мес.
2)
Затраты за внедрение «базы данных» = 6 325 000 в первый месяц
= 1 529 000 в последующие месяцы
3)
Доход от внедрения «базы данных
= 6 310 000 — 6 325 000—1 529 000 = — 1 544
000 руб. в первый месяц
= 6 310 000 — 1 529 000 = 53 886 000 руб. в последующие месяцы
4)
Уровень рентабельности проекта составит:
в первый месяц = 6 310 000 / 7 854 000 = 0,80
в последующие месяцы = 6 310 000/ 1 529 000 = 4,12
Кроме достижения прямого экономического эффекта от внедрения «базы данных»,
необходимо отметить и другие положительные результаты. С одной стороны, персонал будет
заинтересован в получении положительных откликов (отзывов) о своей работе в «базе данных»
ответственно и эффективно используя свое рабочее время, а это есть мощный мотивирующий
фактор. С другой стороны, хороший мотивированный сотрудник обеспечивает повышение
эффективности работы самих сетей (магазинов). Кроме того, решается проблема с «текучкой»
кадров, очевидно, что темпы ее будут значительно ниже.
В целом, оценивая значимость нашего проекта, можно сделать вывод, что он своевремен,
целесообразен и экономически обоснован.