Положение о порядке заключения, регистрации
реклама
ПОЛОЖЕНИЕ ______________________________________ ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ, ХРАНЕНИЯ, ИСПОЛНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРОВ В ОБЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ИРКУТСКАЯ ЭЛЕКТРОСЕТЕВАЯ КОМПАНИЯ» УТВЕРЖДАЮ Директор ________________ Б.Н.Каратаев __________ 2008 года (дата) Наименование подразделения разработчика Ведущий юрисконсульт Введено в действие приказом ООО «ИЭСК» от № ООО «ИЭСК» Содержание Введение ................................................................................................................................................. 3 1. Область применения ..................................................................................................................... 3 2. Термины и определения ............................................................................................................... 3 3. Общие положения ......................................................................................................................... 4 4. Компетенция органов управления и должностных лиц Общества по совершению сделок Обществом .............................................................................................................................................. 4 5. Порядок заключения договоров в Обществе ............................................................................. 5 6. Требования к оформлению договоров, заключаемым Обществом .......................................... 8 7. Порядок согласования (визирования) и подписания договоров ............................................ 10 8. Регистрация, хранение и выдача договоров ............................................................................. 11 9. Контроль за заключением и исполнением договоров ............................................................. 13 10. Действия при несоблюдении условий договора ...................................................................... 13 11. Анализ ведения договорной работы и выработка рекомендаций .......................................... 13 12. Ответственность .......................................................................................................................... 13 Приложение 1 Перечень документов представляемых контрагентом для заключения договора 15 Приложение 2 Перечень отделов, служб, ответственных за выдачу документов Общества, необходимых при заключении договоров ......................................................................................... 16 Приложение 3 Лист согласования ..................................................................................................... 17 Приложение 4 Лист замечаний и дополнений к договору.............................................................. 17 Приложение 5 Компетенция должностных лиц Общества по подписанию договоров ................ 18 Приложение 6 Обязанности и ответственность работников и должностных лиц Общества при создании, корректировке, согласовании и подписании договоров ................................................. 22 Приложение 7 Лист регистрации изменений 24 2 ООО «ИЭСК» Введение Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Уставом общества с ограниченной ответственностью «Иркутская Электросетевая компания» (далее по тексту – Общество, ООО «ИЭСК»), СТП 001.044.007-2005 «Порядок заключения, регистрации, хранения, исполнения и расторжения договоров», введенный в действие приказом ОАО «Иркутскэнерго» от 27.07.2005 № 318. 1.Область применения 1.1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок заключения, регистрации, хранения, исполнения и расторжения в Обществе договоров (соглашений, контрактов) гражданско-правового характера, кроме случаев, прямо предусмотренных в настоящем Положении. 1.2. Настоящее Положение регулирует деятельность должностных лиц и специалистов Общества в части заключения, изменения, исполнения и расторжения Договоров, с учетом того, что процедура принятия решения о совершении/одобрении сделок Общества Общим собранием участников Общества регламентирована действующим законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и Уставом Общества. 1.3. Настоящее Положение распространяется на все подразделения Общества. 2.Термины и определения Сделка – действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Договор (соглашение, контракт, дополнительное соглашение к договору, соглашению, контракту) – сделка в виде соглашения двух и более лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Оферта – адресованное Обществу либо Обществом соответствующее требованиям действующего законодательства РФ предложение, выражающее намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Заключение договора – направление оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. В контексте настоящего Положения заключение договора подразумевает под собой процесс, включающий в себя принятие решения об акцепте оферты, согласование условий договора сторонами, согласование (визирование) договора должностными лицами и специалистами Общества и подписание договора. Парафирование договора - проставление подписей уполномоченных представителей сторон договора на каждом листе договора. Публичный договор - договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится. Протокол разногласий к проекту договора; Протокол согласования разногласий к проекту договора – акцепт оферты на иных условиях. Документ, составляемый в процессе 3 ООО «ИЭСК» согласования сторонами условий договора. Контрагент – юридическое или физическое лицо, являющееся стороной по договору с Обществом. Исполнитель – работник Исполнительной дирекции (далее по тексту – ИД) или филиала, непосредственно отвечающий за сбор информации о контрагенте, подготовку проекта договора, его заключение, согласование, исполнение. Куратор - работник службы, отдела ИД. Куратор назначается решением уполномоченного лица Общества, принявшего решение о заключении договора, либо по его поручению подчиненным ему должностным лицом Общества в случае, если: - договор касается деятельности филиала; - непосредственный Исполнитель по договору находится в филиале. Юридическая служба – ведущий юрисконсульт, юрисконсульт ИД, юрисконсульты филиала. Уполномоченное лицо Общества – директор, технический директор, заместитель – директора по финансам и экономике, заместитель директора по капитальному строительству, заместитель директора по безопасности и режиму, руководитель филиала, имеющие право заключать договоры от имени Общества. Специалист - сотрудник Общества, привлекаемый для дачи консультаций, заключений по договору в соответствии со своей компетенцией. 3.Общие положения 3.1. Работа по заключению договоров гражданско-правового характера в Обществе строится на принципах: - сочетания централизации полномочий с делегированием руководителям филиалов прав на заключение договоров, касающихся оперативной деятельности филиалов; - разделения работы по ведению договорной работы по функциональным направлениям деятельности Общества; - взаимовыгодного сотрудничества с контрагентами Общества; - своевременного заключения договоров на условиях, максимально удовлетворяющих хозяйственные нужды и экономические интересы Общества и максимальной защищенности интересов Общества; - соответствия договоров действующему законодательству; - финансового планирования и оптимизации налоговых платежей; - контроля за исполнением обязательств по заключённым договорам; - применения установленных законодательством и договором мер правового воздействия к нарушителям договорных обязательств; - обязательного ведения маркетинговых исследований рынков товаров (работ, услуг); - персональной ответственности должностных лиц Общества за организацию и ведение работы по заключению договоров в подведомственных подразделениях в соответствии с правилами, установленными настоящим положением, - доказательности выбора оптимального предложения. 4. Компетенция органов управления и должностных лиц Общества по совершению сделок Обществом 4.1. К исключительной компетенции Общего собрания участников относится: 4 ООО «ИЭСК» 4.1.1. принятие решений о совершении Обществом сделки, в совершении которой имеется заинтересованность; 4.1.2. принятие решений о совершении крупной сделки согласно статье 46 федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»; 4.1.3. принятие решений о совершении сделок или несколько взаимосвязанных сделок, связанных с приобретением, отчуждением, возможностью отчуждения Обществом прямо или косвенно, имущества, стоимость которого превышает сумму, эквивалентную 100 000 (сто тысяч) долларов США. 4.1.4. принятие решений о совершении Обществом сделок или несколько взаимосвязанных сделок, связанных с отчуждением (приобретением) или возможностью отчуждения прямо или косвенно недвижимого имущества Общества; 4.1.5. принятие решений о совершении финансовых сделок (в том числе: заем, кредит, поручительство, привлечение банковской гарантии), влекущих увеличение общего объема финансовых обязательств Общества над суммой, эквивалентной 8 000 000 (восемь миллионов) долларов США; 4.2. Решение о совершении Обществом сделок принимается директором в отношении сделок, не относящихся к исключительной компетенции Общего собрания акционеров, Директор вправе делегировать на основании выданной доверенности свои полномочия в части принятия решения о совершении сделок Обществом и заключения (подписания) договоров от имени Общества иным уполномоченным лицам с правом подписания документов, связанных с заключением, изменением, расторжением и исполнением договоров. 4.3. Выбор контрагентов осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством 5. Порядок заключения договоров в Обществе 5.1 Решение о заключении договора в Обществе принимают: - Директор; - Технический директор; - Заместитель директора по экономике и финансам; - Заместитель директора по капитальному строительству; - Заместитель директора по безопасности и режиму; - Директор филиала; Полномочия лиц, указанных в настоящем пункте, по принятию решения о заключении договоров определяются настоящим Положением (Приложение № 5). Настоящее Положение является основанием для выдачи доверенности указанным лицам на право подписания договоров. Если для заключения договора необходимо решение Общего собрания участников Общества о совершении/одобрении сделки, договор заключается при условии принятия такого решения. 5.2 Решение о заключении договора принимается лицами, указанными в пункте 5.1 Положения по собственной инициативе либо по предложению других должностных лиц Общества. В последнем случае предложение должно быть оформлено в форме служебной записки. Предложение о совершении сделки должно содержать: - пояснительную записку, содержащую следующие сведения: информацию о необходимости совершения данной сделки; информацию о лице (лицах), с которыми предполагается заключить договор; обоснование цены (стоимость товаров, работ, услуг) сделки; - проект договора со всеми приложениями, касающимися отношений сторон по договору, как указанными в проекте договора, так и не указанными в нем. 5.3. Договоры от имени Общества заключает (подписывает) директор Общества или иное лицо, уполномоченное им, с учетом ограничений, установленных Уставом Общества и настоящим Положением. 5 ООО «ИЭСК» 5.4. Заключение договора может осуществляться посредством: - акцепта оферты, направленной Обществу; - направлением Обществом другому лицу (лицам) оферты на заключение договора. 5.5. Оферта на заключение договора, поступившая в адрес Общества, а также оферта, направленная Обществом, подлежит обязательной регистрации секретарем-референтом ИД. 5.6. Оферта, поступившая в адрес Общества, передается на рассмотрение соответствующего уполномоченного лица Общества. 5.7. Уполномоченное лицо Общества по результатам рассмотрения оферты: - самостоятельно принимает решение о возможности заключении договора на основании данной оферты либо отклонении оферты и назначает куратора или исполнителя (далее «Исполнитель») для оформления договора в установленном настоящим Положением порядке; - принимает решение о проведении торгов (при этом определяет форму проведения торгов – аукцион или конкурс), если в соответствии с действующим законодательством для заключения договора необходимо проведение торгов. 5.8. Решение уполномоченного лица Общества оформляется в виде письменного указания. В контексте настоящего Положения виза/резолюция, проставленная на документе, рассматривается в качестве письменного указания. 5.9. В случае заключения договоров, связанных с обеспечением деятельности филиала (исполнение которых осуществляется филиалом), подписание которых в соответствии с Положением не отнесено к компетенции руководителей филиалов, в ИД Общества назначается куратор, а в филиале непосредственный Исполнитель. Куратор осуществляет контроль за исполнением обязанностей непосредственным исполнителем, в том числе, обоснованности выполнения работ, оказания услуг; обоснованности заключения договоров с указанными контрагентами; наличия смет, калькуляций; соответствия рыночным ценам стоимости сделки; обоснованности авансирования; сроков выполнения работ; готовит заключение по корректировке заключенных договоров и предложения по заключению аналогичных договоров на новый срок; осуществляет оформление договора в ИД Общества, формирует дело для передачи в бухгалтерию ИД. Ответственность за надлежащее исполнение непосредственным исполнителем обязанностей, предусмотренных настоящим Положением, по договорам, указанным в п. 5.9. возлагается на руководителя филиала и куратора. 5.10. Все необходимые действия для заключения договора в порядке, определенном настоящим Положением, либо подготовки отказа от заключения договора в случаях, когда необходимость письменного отказа предусмотрена действующим законодательством РФ и условиями оферты, осуществляются Исполнителем по договору. 5.11. Под необходимыми для заключения договора действиями Исполнителя в контексте настоящего Положения понимается последовательная реализация совокупности следующих мероприятий: 5.11.1. В случае если заключение договора осуществляется посредством проведения торгов (ст. ст. 447 – 448 ГК РФ) - совершение всех действий и подготовка документов, необходимых для проведения торгов в соответствии с действующим законодательством и стандартами Общества; 5.11.2. Сбор заверенных контрагентом, нотариусом либо органом, выдавшим документ, копий документов, подтверждающих правоспособность юридического лица, право заниматься видами деятельности, для которых требуется лицензия (специальное разрешение), если такой вид деятельности является предметом договора; полномочия представителя стороны по договору (лица, подписавшего договор) и иных документов (Приложение 1). Сбор указанных документов осуществляется посредством направления запроса стороне по договору или в государственный орган, в обязанности которого входит предоставление вышеуказанных документов. 5.11.3. Получение в соответствующих подразделениях ИД (Приложение 2) и направление стороне по договору запрашиваемых документов. 6 ООО «ИЭСК» При заключении договоров с ОАО «Иркутскэнерго», дочерними и зависимыми обществами ОАО «Иркутскэнерго» и ООО «ИЭСК» стороны обмениваются заверенными ими копиями документов, необходимых для заключения договора. 5.11.4. Направление запроса в службу по безопасности и режиму относительно контрагента по договору (кроме договоров, которые заключаются по решению центральной конкурсной комиссии или с дочерними обществами ОАО «Иркутскэнерго») в следующих случаях: - договор является конфиденциальным; - договор заключается с контрагентом впервые; - договором предусмотрена обязанность Общества по предварительной оплате товаров (работ, услуг); - сумма договора свыше 2 000 000 (двух миллионов) рублей; - по распоряжению уполномоченного лица Общества. Заключение службы по безопасности и режиму относительно контрагента по договору (финансово-экономическое состояние, деловая репутация и т.п.) должно быть представлено исполнителю в десятидневный срок с даты запроса исполнителя. При наличии отрицательного заключения решение о заключении договора принимается директором Общества. Для формирования базы данных контрагентов Исполнитель направляет на имя заместителя директора по безопасности и режиму по электронной почте карточку основных сведений о контрагенте, в которой указывается полное и сокращенное наименование контрагента, дата государственной регистрации, Ф.И.О. руководителя полностью, сведения об учредителях (для юридических лиц – наименование, ИНН, адрес; для физических лиц – Ф.И.О. полностью, адрес), номера телефонов, факсов; юридический и почтовый адрес, ИНН, код ОКПО, перечень действующих расчетных счетов с указанием наименования и местонахождения банков, БИК, сведения о дате сдачи последней бухгалтерской отчетности, а также предмет, сумму и срок договора. 5.11.5. Подготовка проекта договора (при необходимости) в соответствии с обязательными требованиями к содержанию договоров, заключаемых Обществом, указанными в разделе 6 настоящего Положения; 5.11.6. Согласование (визирование) проекта договора в порядке, предусмотренном разделом 7 настоящего Положения; 5.11.7. Оформление проекта договора, протокола разногласий к договору, протокола согласования разногласий с учетом представленных при визировании замечаний со стороны отделов, служб и должностных лиц Общества. 5.11.8. В случае если решение о совершении/одобрении сделки отнесено Уставом Общества к компетенции Общего собрания участников Общества (п.п. 4.1 настоящего Положения), Исполнитель организует направление в секретариат Правления ОАО «Иркутскэнерго» и секретариат Совета директоров ОАО «Иркутскэнерго» следующих документов: - ходатайство о вынесении вопроса на рассмотрение соответствующего органа управления Общества; - проект договора; - проект решения Правления или Совета директоров о заключении (одобрении) данного договора; - пояснительную записку о необходимости заключения (одобрения) данного договора, заключений специалистов по данному договору, иных информационных материалов, необходимых для принятия решения о совершении (одобрении) сделки. 5.11.9. В случаях, предусмотренных п.6.5 настоящего Положения, парафирование договора; 5.11.10. Представление договора на подпись уполномоченному лицу не позднее одного рабочего дня со дня получения всех необходимых виз; 5.11.11 Регистрацию у секретаря-референта 7 ООО «ИЭСК» 5.11.12. Передачу на скрепление подписи лица, подписавшего договор, главной печатью Общества; 5.11.13. В течение двух рабочих дней направление контрагенту заказной почтой с уведомлением о вручении надлежащим образом оформленного договора со всеми приложениями к нему вместе с сопроводительным письмом (через секретаря- референта) или вручение оформленного договора с приложениями контрагенту под расписку; 5.11.14. Направление в филиал Исполнителем в течение одного рабочего дня копии договора, заключаемого в ИД и непосредственно касающегося деятельности филиала; 5.11.15. Передачу подлинного экземпляра договора на хранение в бухгалтерию ИД в порядке, предусмотренном разделом 8 настоящего Положения, за исключением договоров технологического присоединения и договоров аренды земельных участков, которые передаются на хранение в филиалы Общества; 5.11.16. Передачу материалов по исполнению договора в бухгалтерию ИД после исполнения всех обязательств по договору. 5.12. Действия по заключению договора, указанные в п.п.5.11.1 – 5.11.12 настоящего Положения Исполнитель по договору обязан осуществить не позднее семи рабочих дней со дня назначения его Исполнителем по договору (если иной срок не установлен действующим законодательством или уполномоченным лицом Общества). 5.13. Специалисты по запросу Исполнителя договора обязаны давать консультации, заключения по вопросам своей компетенции на всех этапах подготовки, заключения, исполнения договоров. 5.14. Публичные договоры: Исполнитель несет ответственность за своевременное заключение публичного договора в соответствии с действующим законодательством РФ. 6. Требования к оформлению договоров, заключаемым Обществом 6.1. Каждый договор должен содержать: - полное наименование сторон (в соответствии с учредительными документами); - исчерпывающие сведения о лице, подписавшем договор от имени юридического лица (должность; фамилия, имя, отчество; ссылка на документ, подтверждающий полномочия на подписание договора: устав, доверенность с указанием даты и номера, решение органа управления юридического лица о совершении/одобрении сделки, согласно компетенции данного органа в соответствии с законом и уставом юридического лица); - реквизиты лицензии (иные документы): серия, номер, наименование органа выдавшего документ, в случае, если осуществляемая во исполнение обязательств по договору деятельность подлежит лицензированию или иному специальному регулированию; - предмет договора; - обязательства сторон и сроки их исполнения; - требования к качеству и комплектности товара, продукции; - указание цены договора (стоимости товаров, работ, услуг) или способы ее определения, порядок расчетов, сроки выставления счетов-фактур, сроки предоставления актов приемапередачи, актов выполненных работ (оказанных услуг); - условия, регламентирующие обеспечение исполнения обязательств контрагентами; - нормы, регламентирующие ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору; - условие о том, что уступка права требования может быть произведена только с согласия Общества; - раздел об обстоятельствах непреодолимой силы; - порядок разрешения споров; - срок действия и порядок изменения, расторжения договора; - ссылку на наличие приложений к договору с указанием номера и наименования приложения; 8 ООО «ИЭСК» - юридические адреса и реквизиты сторон; - подписи лиц, подписавших договор с расшифровкой этой подписи; печать стороны; - другие условия, которые стороны по договору считают необходимым включить в договор, а также условия, которые в соответствии с законодательством являются существенными условиями данного договора. 6.2. Если Обществом осуществлен акцепт оферты на иных условиях (протокол разногласий к проекту договора), то перед подписью уполномоченного лица Общества, к компетенции которого относится подписание данного договора, проставляется надпись «С протоколом разногласий», а в протоколе указывается, что до урегулирования разногласий договор считается незаключенным. Кроме того, указывается, что стороны путем подписания протокола разногласий подтверждают достижение между ними согласия по всем пунктам договора в редакции Общества. В данном случае Исполнитель при направлении проекта договора лицу, направившему оферту, в сопроводительном письме указывает, что проект договора подписан с протоколом разногласий. 6.3. В обязательном порядке, в качестве приложений к договору (далее по тексту «Приложение») в тексте договора должны быть указаны любые документы, в том числе справки, расчеты, технические задания, сметы и т.п., на которые имеется ссылка по тексту договора. В договоре должно быть указано, что все приложения являются неотъемлемой частью договора. Приложения должны быть подписаны уполномоченными представителями обеих сторон и содержать ссылку на документы, подтверждающие полномочия лиц, подписавших приложение. Данное правило не относится к документам, изготовленным и выданным компетентными специализированными органами/организациями, которые имеют юридическую силу и обязательны для сторон и третьих лиц без наличия подписей сторон договора, проектно-сметная документация, выполненная юридическими и физическими лицами, имеющими лицензию на данный вид деятельности, утвержденная в установленном Обществом порядке. В верхнем правом углу каждое приложение должно содержать следующую ссылку: « Приложение ____ к договору от «___»________г. № _______». 6.4. Все имеющиеся по тексту исправления, кроме преамбулы договора, должны быть оговорены сторонами, при этом не допускается исправление цены, общей суммы договора. Расположение реквизитов сторон, подписей уполномоченных представителей сторон на отдельном листе договора не допускается. 6.5. Договор, состоящий из двух и более страниц, должен быть парафирован (подпись лица, уполномоченного на подписание договора, проставляется на каждом листе договора) в случае наличия одного из ниже перечисленных условий: -договор подлежит одобрению органами управления Общества; -предметом договора является купля-продажа, аренда, безвозмездное пользование недвижимостью; -заключение кредитного договора; -заключение конфиденциального договора; Договор, состоящий из двух и более страниц должен быть прошит и пронумерован. 6.6. К конфиденциальным договорам относятся: -договоры, согласно перечню сведений, составляющих коммерческую тайну Общества, утвержденному внутренними документами Общества, -договоры по указанию уполномоченных лиц Общества; -договоры по соглашению с контрагентом. Основанием для заключения договора о неразглашении сведений, содержащих коммерческую тайну, является соответствующая резолюция на письменном запросе в адрес директора или лица, исполняющего его обязанности. 6.6.1. Запросы, приходящие в адрес филиалов и касающиеся выдачи сведений, составляющих коммерческую тайну, направляются на имя директора. 6.6.2. Договоры, относящиеся к коммерческой тайне или договоры о неразглашении 9 ООО «ИЭСК» конфиденциальной информации, помимо общего порядка подготовки проекта договора, его согласования и подписания подлежат учету в службе по безопасности и режиму ИД. 6.7. Изменение, дополнение, досрочное расторжение договора оформляется дополнительным соглашением. При заключении, регистрации дополнительных соглашений применяется аналогичный порядок, предусмотренный настоящим стандартом для договоров. Подлинные дополнительные соглашения передаются в бухгалтерию ИД без формирования отдельного дела и хранятся в деле с подлинным договором. 7. Порядок согласования (визирования) и подписания договоров 7.1. Согласование и визирование договоров должно производиться в порядке, предусмотренном настоящим Положением. 7.1.1. Созданную и согласованную с руководителем подразделения электронную версию проекта договора Исполнитель по электронной почте отправляет должностным лицам, согласующим проект договора, для анализа и выработки замечаний. 7.1.2. Согласование проекта договора или подготовка замечаний (Приложение 4) к нему производится в срок не позднее одного рабочего дня с момента поступления проекта договора к должностному лицу. Замечания направляются Исполнителю. 7.1.3. В случае необходимости получения дополнительных материалов, пояснений к проекту договора, установленный подпунктом 7.1.2 срок, по согласованию с уполномоченным лицом Общества, увеличивается для получения дополнительных материалов, пояснений, но не более чем на 7 рабочих дней, с обязательным уведомлением об этом Исполнителя. 7.1.4. При отсутствии листа замечаний и дополнений к договору от должностного лица в установленные сроки, проект договора считается согласованным без замечаний. 7.1.5. После согласования Исполнителем с соответствующими должностными лицами полученных замечаний, замечания к проекту договора при визировании его на бумажном носителе рассматриваются уполномоченным лицом. 7.1.6. Согласование договора оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на листе согласования. (Приложение 3). 7.1.7. Согласованный проект договора должен быть завизирован не позднее следующего рабочего дня с момента поступления проекта договора к визирующему лицу. 7.2. Проект договора визируется: директором филиала в случае, если договор заключается по его инициативе (направление проекта договора филиалом в ИД); -техническим директором; -заместителем директора - по экономике и финансам; -заместителем директора по капитальному строительству; -главным бухгалтером; -заместителем директора по безопасности и режиму; -ведущим юрисконсультом. 7.3. Уполномоченное лицо Общества вправе определить дополнительный перечень лиц, визирующих проект договора. 7.4. При заключении отдельных договоров приказом (распоряжением) директора может быть создана рабочая группа из руководителей и специалистов управлений, отделов, служб Общества для подготовки или рассмотрения проекта договора. 7.5. При согласовании договоров специалисты управлений, отделов, служб проводят следующую работу и несут ответственность за ее результаты: 7.6. Директор филиала, технический директор, заместитель директора по капитальному строительству, если договор заключается по их направлению и /или инициативе: 10 ООО «ИЭСК» -проверяет наличие смет, проектно-сметной документации, спецификаций, ГОСТов, ТУ и др.; -согласовывает сметы на строительство, ремонт и реконструкцию основного оборудования; -несет ответственность за соответствие цен по договору рыночным, соблюдение лимита затрат; -проверяет правильность банковских реквизитов контрагента; -согласовывает физические объемы выполняемых работ; -проверяет условия договора, касающиеся наименования продукции, ее количества и качества, сроков, порядок приемки продукции по количеству и качеству, условия транспортировки, правильность заполнения отгрузочных реквизитов, а также другие условия в пределах своей компетенции. Главный бухгалтер: -проводит оценку налоговых рисков; -проверяет соответствие условий договора определенному источнику и бюджетной статье; -проверяет соответствие договора учётной политике Общества; -определяет балансовую стоимость активов, стоимость собственного капитала, стоимость имущества, стоимость основных производственных средств и нематериальных активов контрагента в целях соблюдения законодательства о совершении крупных сделок, антимонопольного законодательства, законодательства об естественных монополиях, по запросу исполнителя или юридической службы Общества с представлением баланса контрагента. Заместитель директора по экономике и финансам: -проверяет принадлежность договора его статье бюджета; -определяет наличие лимита затрат по статье бюджета; -выборочно проверяет наличие смет, ПСД, уровень цен, физические объемы; -согласовывает условия оплаты, сроки оплаты; -проверяет правильность банковских реквизитов Общества; -проводит оценку финансовых рисков. Заместитель директора по безопасности и режиму: -проверяет финансово-экономическое состояние контрагента, его деловую репутацию. Юридическая служба: -проводит правовую экспертизу учредительных документов контрагента по договору, условий договора на соответствие его действующему законодательству и оценку неблагоприятных юридических последствий для Общества; -вырабатывает рекомендации по выбору типа договора и его структуре; -проводит проверку необходимости получения решения Правления или Совета директоров Общества для заключения договора. 7.7. Виза специалиста без указания на имеющиеся замечания в проекте договора, иного документа, переданного на экспертизу, подтверждает соответствие документа требованиям данного специалиста. 7.8. Сотрудник юридической службы в листе согласования, визирует проект договора последним, а также ставит свою подпись на каждой странице договора (экземпляра Общества) с обратной стороны листа. Визирование договоров, подписание которых отнесено к компетенции директора филиала, осуществляется только сотрудниками соответствующего филиала. 7.9. В случае возникновения у исполнителя в процессе визирования проекта договора сомнений в обоснованности замечаний специалистов Общества, проект договора с замечаниями передается на рассмотрение их руководителям. 7.10. Исполнитель в срок не более одного рабочего дней после завершения согласования передает договор на подпись уполномоченному лицу. 8. Регистрация, хранение и выдача договоров 8.1. Секретарь-референт ИД осуществляет: 8.1.1. Регистрацию договоров, дополнительных соглашений и документов к ним; 11 ООО «ИЭСК» 8.1.2. Регистрация осуществляется после подписания договора уполномоченным лицом Общества, перед проставлением печати на подпись лица подписавшего договор. Для регистрации исполнителем предъявляются все экземпляры договора. 8.1.3. Регистрация осуществляется путем проставления штампа, содержащего регистрационный номер договора, дату регистрации. Штамп проставляется на нижнем или верхнем поле, свободном от текста, на первом листе договора (на экземпляре Общества). В исключительных случаях (отсутствие свободных мест на договоре) штамп проставляется на листе согласования. 8.2 Бухгалтерия ИД осуществляет: 8.2.1. Заверку печатью договоров подписанных руководителем; 8.2.2. Хранение подлинников заключенных договоров, дополнительных соглашений; 8.2.3. Доступ к договорной документации: 8.2.3.1. Беспрепятственным доступом (с выдачей расписки) к оригинальной договорной документации обладают директор, технический директор, заместитель директора по экономике и финансам, заместитель директора по капитальному строительству, заместитель директора по безопасности и режиму, главный бухгалтер, ведущий юрисконсульт. 8.2.3.2. Доступ иных лиц к договорной документации, включая получение подлинников договоров и дополнительных соглашений во временное пользование, осуществляется по указанию уполномоченного лица Общества на основании письменного запроса (служебной записки) за подписью руководителя подразделения. 8.2.4. Оригиналы договора и сопутствующих документов могут быть извлечены из мест хранения только в целях предоставления в суд (в том числе арбитражный и третейский) либо по запросу органов государственной власти, а также кратковременно, с выдачей обязательной расписки для санкционированного копирования. 8.3. Исполнитель: 8.3.1. В течение пяти рабочих дней с момента подписания договора сторонами формирует дело, в состав которого входит подлинный экземпляр договора и документы к нему (лист согласования, протоколы разногласий и согласования, листы замечаний специалистов, приложения к договору, за исключением проектно-сметной документации, чертежей); 8.3.2. Составляет внутреннюю опись документов дела; 8.3.3. Оформляет обложку дела; 8.3.4. Передает дело в бухгалтерию ИД для хранения. 8.3.5. Работает с копией договора и формирует дело, в котором организует учет и хранение всех документов, предоставленных контрагентом по запросу, всей внешней и внутренней переписки, имеющей отношение к исполняемому договору; 8.3.6. В течение 15-ти календарных дней, по окончанию исполнения договора, непосредственный Исполнитель формирует дело в состав которого входят все документы, предоставленные контрагентом по запросу, вся внешняя и внутренняя переписка, имеющая отношение к исполняемому договору и передает на хранение в бухгалтерию ИД. 8.4. Подлинники договоров, подписание которых отнесено к компетенции руководителей филиалов, хранятся в филиале в порядке, предусмотренном внутренним документом филиала. 8.5. Внутри каждого направления деятельности Общества может быть организован собственный электронный учет (регистрация) всех договоров (оферт) соответствующего направления. 8.6. Хранение договоров и всех относящихся к ним документов (документов по заключению, исполнению, расторжению договора и т.п.) осуществляется в течение 10-ти лет после их исполнения. 8.7. Регистрация и хранение договоров, отнесенных к конфиденциальным, осуществляется ответственным за конфиденциальное делопроизводство. 12 ООО «ИЭСК» 9. Контроль за заключением и исполнением договоров 9.1. Спорные вопросы, возникающие при визировании договоров, разрешаются (и принимается окончательное решение) директором. 9.2. Контроль за заключением и исполнением договоров осуществляют заместители директора Общества. 9.3. Контроль за заключением и исполнением договоров, отнесенных настоящим Положением и другими внутренними документами Общества к компетенции руководителей филиалов, осуществляют руководители филиалов. Контроль за исполнением финансовых обязательств по договорам осуществляет заместитель директора по экономике и финансам. 9.4. Начальник отдела, службы организует учет находящихся в отделе, службе договоров, формирует базу данных по контрагентам и договорам, контролирует сроки прохождения договоров в своем отделе, службе и в других отделах, службах. 9.5. Учет выполнения обязательств по договору ведется соответствующими отделами, службами на основании данных, полученных от филиалов, на основании приходных, расходных и других документов, счетов на получаемые материальные ценности, актов выполненных работ и т.п., копии или подлинники которых хранятся у исполнителя. 10. Действия при несоблюдении условий договора 10.1. В случае несоблюдения условий договора контрагентом Исполнитель принимает меры для устранения нарушений: предпринимает встречи с ответственными работниками контрагента с целью поиска выходов из конфликтной ситуации; запрашивает информацию о причинах неисполнения или ненадлежащего исполнения условий договора путем направления официального запроса; в случае невозможности добровольного исполнения обязательств контрагентом по согласованию с руководителем подразделения готовит претензию. 10.2. В случае невозможности добровольного исполнения обязательств контрагентом, Исполнитель докладывает непосредственному руководителю о необходимости применения мер для принудительного исполнения договора в порядке, предусмотренном договором и (или) законодательством. 11. Анализ ведения договорной работы и выработка рекомендаций 11.1. На основании данных учета выполнения обязательств по договорам заместителями директора, руководителями филиалов, начальниками отделов, служб (в пределах их компетенции) ежегодно в январе месяце следующего за отчетным годом проводится анализ договорной работы, результатом которого являются внесение предложений в настоящее Положение, подготовка запросов о разработке типовых форм договоров, методических рекомендаций. 11.2. Юридическая служба филиала и ИД, на основании документов с учетом изменений действующего законодательства, подготавливает методические рекомендации о порядке заключения отдельных видов договоров, улучшении организации договорной работы, типовые формы отдельных видов договоров, которые размещаются на портале Общества. 12. Ответственность 12.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих обязанностей при заключении и исполнении договоров, настоящего Положения работники Общества несут ответственность в соответствии с действующим законодательством и Положениями о премировании в филиалах и ИД. 13 ООО «ИЭСК» СОГЛАСОВАНО: Структурное подразделение, должность Технический директор Подпись Фамилия И.О. В.Н. Ермолов Заместитель директора по экономике и финансам А.Б. Хвостов Заместитель директора по капитальному строительству Н.А. Любочкин Заместитель директора по безопасности и режиму В.Г. Силин Главный бухгалтер Начальник ОУП Дата Т.И. Бакотина Н.П. Тутеволь РАЗРАБОТЧИК: Ведущий юрисконсульт Г.А. Снегирева 14 ООО «ИЭСК» Приложение 1 Перечень документов, представляемых контрагентом для заключения договора 1. В обязательном порядке контрагентом представляются следующие документы: 1.1. от юридического лица: - копии учредительных документов; - копия свидетельства о государственной регистрации; - копия свидетельства о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 01 июля 2002 года; - копии документов, удостоверяющих полномочия лица, подписывающего договоры со стороны контрагента (протокол собрания участников об избрании директором; приказ о назначении директора или иного лица, имеющего на основании устава или доверенности совершать сделки; документ, определяющий полномочия посредника: агентский договор или договор поручения, доверенность и т.д.); - копия баланса на последнюю отчетную дату с отметкой налогового органа, (при заключении договоров купли-продажи, дарения, мены имущества, займа, кредита, залога, поручительства, уступке требования, переводе долга, внесении вклада в уставный капитал); - копия лицензии и иные документы, подтверждающие право стороны по договору на осуществление деятельности, являющейся предметом договора; - копия решения уполномоченного органа управления о заключении договора; - копия уведомления налогового органа о переходе контрагента на упрощенную систему налогообложения. 1.2 от физического лица - предпринимателя, действующего без образования юридического лица, главы фермерского хозяйства: - паспортные данные (Ф.И.О., место выдачи, место регистрации); - нотариально удостоверенная копия свидетельства о регистрации в качестве предпринимателя без образования юридического лица; - копия уведомления налогового органа о переходе контрагента на упрощенную систему налогообложения. 2. По требованию Дирекции по безопасности и режиму, юридической службой могут быть дополнительно затребованы: 2.1 от юридического лица: - Паспортные данные лиц, действующих по доверенности; - копия свидетельства о постановке на налоговый учёт в качестве налогоплательщика; - копия банковской карточки с образцами подписей; - перечень действующих расчетных счетов; - копия письма обслуживающего банка, подтверждающего наличие расчётного счёта и подтверждение того, что на расчётном счёте имеется движение денежных средств; - копии документов (договоров, свидетельств) о наличии права собственности на недвижимое или иное имущество, в случае, когда контрагент предлагает заложить таковое в качестве обеспечения исполнения обязательств. 2.2 от физического лица – предпринимателя, действующего без образования юридического лица, главы фермерского хозяйства: - Копии документов (договоров, свидетельств) о наличии права собственности на недвижимое или иное имущество, в случае, когда контрагент предлагает заложить таковое в качестве обеспечения исполнения обязательств. При наличии расчетного счета: - копия письма обслуживающего банка, подтверждающего наличие расчётного счёта и подтверждение того, что на расчётном счёте имеется движение денежных средств; - копия банковской карточки с образцом подписи. 15 ООО «ИЭСК» Приложение 2 Перечень отделов, служб, ответственных за выдачу документов Общества, необходимых при заключении договоров № п.п. 1. Наименование отдела, службы Ведущий юрисконсульт 2. Казначейство 3. Бухгалтерия 4 Отдел по управлению персоналом Производственнотехническая служба 5. Вид документа Копии Устава Общества, решения ФНС России о регистрации внесений изменений в Устав, свидетельства о государственной регистрации Общества, информационного письма Госкомстата, доверенностей, в том числе нотариально заверенных, список аффилированных лиц Общества, копии (выписки) решений Общего собрания, Совета директоров, копии (выписки) решения Правления Общества, сведения о директоре. Банковские реквизиты, копия банковской карточки с образцами подписей, в том числе нотариально заверенные. Копия баланса на последнюю отчетную дату с отметкой налогового органа, справка о балансовой стоимости активов с указанием стоимости имущества в процентном отношении к балансовой стоимости активов. Копии свидетельства о постановке на налоговый учет, в том числе нотариально заверенные Паспортные данные для оформления доверенностей, копии приказов. Копии лицензий 16 ООО «ИЭСК» Приложение 3 Лист согласования Код расходов Статья бюджета К договору ___________________ от «___» _____________________г. № __________ между _______________________________________________________________ и _______________________________________________________________________ Договор подписывает _____________________________ на основании _______________ № п\п Ф.И.О. 1 2 Должность Дата передачи Дата возврата 3 4 5 Подпись 6 1 Руководитель филиала или структурного подразделения, инициатора договора Наименование должности, Ф.И.О. исполнителя № телефона 1 2 Наличие аванса, предоплаты, размер Дата 3 4 Подпись 5 Приложение 4 Лист замечаний и дополнений к договору от «____»____________ № _________ № п\п Номер пункта по тексту договора Замечания и дополнения Наименование должности лица, согласующего договор, Ф.И.О., № телефона Подпись, дата Отметка о принятии замечаний (полностью, частично) или обоснование отказа Наименование должности руководителя подразделения, Ф.И.О., № телефона Подпись, дата Отметка о внесении замечаний в договор Наименование должности исполнителя, Ф.И.О., № телефона Подпись, дата 17 ООО «ИЭСК» Приложение 5 Компетенция должностных лиц Общества по подписанию договоров № п.п. 1. Наименование должности Директор ООО «ИЭСК» Подписывает следующие виды договоров: 1. Договоры, решение о принятии которых либо одобрение которых со стороны Общества, как контрагента по договору отнесено к компетенции Общего собрания участников Общества; 2. Договоры, соглашения, заключаемые с министерствами и ведомствами РФ, администрациями субъектов РФ, законодательными органами (кроме договоров, относящихся к обычной деятельности филиала); 3. Договор на оказание услуг по передаче электрической энергии; 4. Договоры безвозмездного имуществом; пользования недвижимым 5. Агентские договоры; 6. Договоры об осуществлении технологического присоединения к электрической сети; 7. Договоры на оказание услуг по повышению квалификации кадров; 8. Договоры целевого обучения; 9. Срочные трудовые договоры на руководителей ИД ООО «ИЭСК» и руководителей филиалов; 10. Договор оказания услуг по проведению аудита; 2. Технический директор ИД ООО «ИЭСК» 11. иные договоры. Договоры, за исключением договоров, требующих одобрения органов управления ООО «ИЭСК»: 1. Договор оказания энергии; услуг по сертификации электрической 2. Договоры по материально-техническому снабжению; 3. Договор оказания услуг по РДУ; 4. Договоры купли-продажи движимого имущества; 5. Договоры аренды, безвозмездного пользования энергетическим оборудованием; 6. Договоры аренды (субаренды) недвижимого имущества (кроме аренды земельных участков); 7. Договоры хранения; 8. Договоры на аттестацию санитарными лабораториями; рабочих 9. Договоры поручения, комиссии направлению деятельности; мест, по выполняемых функциональному 18 ООО «ИЭСК» 10. Договоры по обеспечению исполнения обязательств и прекращению обязательств по всем вышеуказанным договорам; 3. Заместитель по экономике и финансам ИД ООО «ИЭСК» Договоры, за исключением договоров, требующих одобрения органов управления ООО «ИЭСК»: 1. Кредитные договоры; 2. Договоры займа; 3. Договоры банковского вклада, банковского счета; 4. Договоры на расчетно-кассовое обслуживание; 5. Договоры страхования; 6. Договоры купли-продажи векселей, облигаций, депозитных сертификатов; 7. Договоры финансовой аренды; 8. Договоры залога Общества; недвижимого и движимого имущества 9. Договоры поручительства; 10. Договоры аренды (субаренды) земельных участков (кроме аренды (субаренды) земельных участков на период строительства); 11. Договоры о предоставлении работникам Общества жилищных субсидий за счет средств работодателя на получение кредита на жилье (кроме договоров компетенции директоров филиалов); 12. Договоры услуг (кроме договоров компетенции директоров филиалов); 13. Договоры поручения, комиссии направлению деятельности; по функциональному 14. Договоры по обеспечению исполнения обязательств прекращению обязательств по вышеуказанным договорам. 4. Заместитель директора по капитальному строительству ИД «ИЭСК» и Договоры, за исключением договоров, требующих одобрения органов управления ООО «ИЭСК»: 1. Договоры подряда на выполнение проектных, изыскательских, научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (кроме договоров компетенции директоров филиалов); 2. Договоры по приобретению либо отчуждению недвижимого имущества; 3. Договоры поручения, комиссии направлению деятельности; по функциональному 4. Договоры по обеспечению исполнения обязательств прекращению обязательств по вышеуказанным договорам. 5. Заместитель директора по безопасности и режиму ИД и Договоры, за исключением договоров, требующих одобрения органов управления ООО «ИЭСК»: 1. Договоры, отнесенные к коммерческой тайне, договоры о 19 ООО «ИЭСК» «ИЭСК» неразглашении конфиденциальной информации; 2. Договоры по обеспечению исполнения обязательств прекращению обязательств по вышеуказанным договорам. 6. Главный бухгалтер ИД «ИЭСК» Договоры, за исключением договоров, требующих одобрения органов управления ООО «ИЭСК»: 1. 2. 3. 7. 8. Начальник отдела управления персоналом ИД «ИЭСК» Директор филиала ООО «ИЭСК» и Договор оказания услуг по сопровождению программы расчета налога на имущество; Договор оказания услуг по предоставлению электр. каналов сдачи отчетности; Договоры по обеспечению исполнения обязательств и прекращению обязательств по всем вышеуказанным договорам. Договоры, за исключением договоров, требующих одобрения органов управления ООО «ИЭСК»: 1. Договоры, заключаемые с ВУЗами на производственной и преддипломной практики; прохождение 2. Договоры по обеспечению исполнения обязательств и прекращению обязательств по всем вышеуказанным договорам. Договоры, за исключением договоров, требующих одобрения органов управления ООО «ИЭСК»: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Договоры подряда и возмездного оказания услуг, при условии предварительного согласования директором ООО «ИЭСК договоров подряда, предметом которых является ремонт энергетического оборудования, осуществление деятельности по капитальному строительству на объекты, включенные в утвержденные годовой план и инвестиционную программу, с суммой каждого договора или совокупной стоимостью однородных (по предмету и контрагенту) договоров не подлежащих одобрению органов управления ООО «ИЭСК»; Договоры на выполнение научно-исследовательских, опытноконструкторских и технологических работ по воздушным линиям электропередачи и подстанциям напряжением до 35 киловольт включительно и мощностью до 5 мегаватт включительно при условии, что сумма каждого договора или совокупная стоимость однородных (по предмету и контрагенту) не превышает 1 000 000 (один миллион) рублей; Договоры на технологическое присоединение; Договоры на отпуск и потребление электрической и тепловой энергии; Договоры (соглашения) о выплате восстановительной стоимости зеленых насаждений и компенсационного озеленения; Договоры аренды (субаренды) земельных участков на период строительства объектов; 7. Договоры транспортной экспедиции и перевозки; 8. Договоры аренды транспортных средств, движимого имущества; 9. Договоры найма жилых помещений; 10. Договоры о предоставления работникам Общества жилищных субсидий за счет средств работодателя на получение кредита на 20 ООО «ИЭСК» жилье; 11. Договоры купли-продажи, поставки, мены, за исключением договоров, предметом которых является недвижимое имущество, при условии предварительного согласования директором ООО «ИЭСК»; 12. Договоры на проведение аварийных и плановых земляных работ; При условии, что сумма каждого договора или совокупной стоимостью однородных (по предмету и контрагенту) договоров не подлежит одобрению органами управления ООО «ИЭСК; 13. Договоры по обеспечению исполнения обязательств и прекращению обязательств по всем вышеуказанным договорам 21 ООО «ИЭСК» Приложение 6 Обязанности и ответственность работников и должностных лиц Общества при создании, корректировке, согласовании и подписании договоров 1. Общие положения об ответственности Лицо составляющее, визирующее или подписывающее договор несет дисциплинарную и (если оно является материально ответственным) материальную ответственность за исполнение обязанностей, закрепленных за ним в гл. 5-7 при составлении, визировании подписании договоров. В пределах полномочий, определенных доверенностями, соответствующие должностные лица, несут ответственность, вне зависимости от того подписывают они договор самостоятельно или передают для решения директору. Руководитель несет ответственность за организацию исполнения договоров в подчиненных подразделениях. 2. Обязанности исполнителя при составлении и корректировке договоров Исполнитель обязан обеспечивать максимальную защиту интересов Общества при составлении и последующей корректировке договоров, а именно: соответствие условий (цены, условия поставки, условия оплаты) договора текущей рыночной ситуации и интересам Общества; обоснованность выбора, контрагента, с точки зрения максимального учета интересов Общества; соответствие (техническое) товаров и услуг, приобретаемых по договору потребностям Общества; соответствие договоров закупок и подряда принятой ремонтной программе; правильность отнесения договора к соответствующей статье бюджета и не превышение выделенных лимитов; проверку истории взаимодействия с контрагентом, анализ качества исполнения контрагентом, своих предыдущих обязательств, наличие открытых договоров с данным контрагентом; учет возможных неблагоприятных последствий, которые может повлечь заключение договора; наличие и проверку документов, подтверждающих правоспособность контрагента (ов) и его (их) способность отвечать по обязательствам; наличие у лиц, подписывающих документы, со стороны контрагента соответствующих полномочий; соблюдение процедур, описанных настоящим стандартом, соблюдение правил и полномочий по подписанию и визированию договора. 3. Обязанности должностных лиц при подписании договоров Должностное лицо, принимающее решение о заключении договора обязано обеспечивать соблюдение интересов Общества, в частности: - соответствие условий и существа договора политике и стратегии Общества; - соответствие условий (цены, условия поставки, условия оплаты) договора текущей рыночной ситуации и интересам Общества; - обоснованность выбора контрагента, с точки зрения максимального учета интересов Общества; - соответствие (техническое) товаров и услуг, приобретаемых по договору потребностям 22 ООО «ИЭСК» - - Общества; соответствие договоров закупок и подряда принятой ремонтной программе, программе капитального строительства и политике технического перевооружения; правильность отнесения договора к соответствующей статье бюджета и не превышение выделенных лимитов; проверку истории взаимодействия с контрагентом, анализ качества исполнения контрагентом, своих предыдущих обязательств, наличие открытых договоров с данным контрагентом; учет возможных неблагоприятных последствий, которые может повлечь заключение договора; наличие и проверку документов, подтверждающих правоспособность контрагента (ов) и его (их) способность отвечать по обязательствам; наличие у лиц, подписывающих документы, со стороны контрагента соответствующих полномочий; соблюдение процедур, описанных настоящим положением, соблюдение правил и полномочий по подписанию и визированию договоров. 23 Приложение 7 Лист регистрации изменений № Дата внесения изменений ФИО Вносит должность основание подпись Визирует Примечания ФИО подпись 1 2 3 4 5 6 7 8 24
