о договорной работе ПОЛОЖЕНИЕ 2012 г.

Приложение №1
к Положению о Закупке
товаров, работ, услуг
ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе
2012 г.
РАЗДЕЛ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение устанавливает общие правила подготовки, согласования,
подписания, контроля и хранения договорной документации ОАО «Алтайкрайэнерго» (далее
«Общества»). Данным положением руководствуются все структурные подразделения Общества
при заключении договоров, подписываемых Генеральным директором ОАО «Алтайкрайэнерго».
1.2. Общество заключает договоры, как с юридическими, так и с физическими лицами.
1.3. Договоры заключаются с целью
хозяйственной деятельности Общества.
правового
и
организационного
обеспечения
1.4. Действие настоящего положения не распространяется на трудовые договоры (контракты),
договоры энергоснабжения и дополнительные соглашения к ним, на иные дополнительные
соглашения и соглашения о порядке расчетов по договорам энергоснабжения, а так же договоры о
предоставлении займов сотрудникам Общества, кредитные договоры.
РАЗДЕЛ 2. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА ДОГОВОРА
2.1. Под подготовкой проекта договора подразумевается его разработка (если проект
разрабатывается в ОАО «Алтайкрайэнерго») или оформление (если проект договора разработан
контрагентом).
Разработка проекта договора осуществляется юридическим отделом Общества по
письменной заявке подразделения (отдела, службы) Общества, инициирующего заключение
договора, оформленной на имя Генерального директора. Форма заявки разрабатывается
юридическим отделом Общества.
Оформление проекта договора, разработанного контрагентом, осуществляется куратором
договора и включает в себя заполнение проекта в части, оставленной контрагентом на усмотрение
Общества как стороны по договору.
К договорной документации относятся непосредственно договор, а также документы,
являющиеся его неотъемлемой частью: протокол согласования цены договора, сметы (с
расшифровками статей затрат), спецификации, программы работ (технические задания),
календарные планы, дополнительные соглашения, акты, протоколы и другие документы,
отражающие взаимоотношение сторон по договору.
2.1.1. Обязательные элементы содержания договора:
-вид договора;
-дата и место заключения договора;
-стороны по договору;
-должность, Ф.И.О. представителей сторон, основания их полномочий с приложением
доверенностей или копий учредительных документов;
-ссылка на лицензию для лицензируемых видов деятельности, с приложением ее копии;
-предмет договора (наименование товара или услуг, количество, сорт, ассортимент и т.д.);
-цена договора;
-порядок расчетов;
-права сторон;
-обязанности сторон;
-сроки выполнения обязательств;
-имущественные права сторон или авторские права;
-ответственность сторон;
-особые условия;
-срок действия договора;
-порядок изменения и расторжения договора;
-указание приложений к договору, являющихся его неотъемлемой частью;
-юридические, почтовые адреса и банковские реквизиты сторон;
-подписи сторон;
-печати сторон.
2.1.2. Для заключения договора потенциальный контрагент должен приложить к проекту
договора следующие документы:
1) копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
2) копия справки комитета государственной статистики о присвоении кодов;
3) копия справки налоговой инспекции о постановке на учет;
4) карточка с образцами подписей и оттиском печати;
5) копия протокола (приказа) о назначении единоличного исполнительного органа
(директора) Общества;
6) копии учредительных документов (устав, положение, учредительный договор);
7) копия лицензии, если деятельность, осуществляемая по договору, подлежит
лицензированию в соответствие с действующим законодательством РФ;
8) экономическое обоснование цены договора (расчет стоимости товаров, работ, услуг).
2.1.3. Подготовленный проект договора с перечнем документов, указанных в п. 2.1.2.
передается руководителем отделения Общества, инициировавшего заключение договора,
Генеральному директору Общества со служебной запиской. В служебной записке должна быть
обоснована необходимость заключения договора и просьба заключить договор на условиях
прилагаемого макета либо обоснованные предложения о заключении договора на иных условиях.
При этом проект должен быть завизирован руководителем инициирующего подразделения (если
инициатором является отделение Общества, проект визируется также юрисконсультом отделения
Общества) в порядке, предусмотренном в п. 4.1.1., п. 4.2. настоящего положения.
РАЗДЕЛ 3. СОПРОВОЖДЕНИЕ ПРОЕКТА ДОГОВОРА
3.1. Хозяйственный договор сопровождается куратором договора.
Куратор договора – лицо, сопровождающее договор от стадии подготовки проекта договора
до исполнения обязательств по договору. Куратор договора назначается Генеральным директором
или заместителем Генерального директора, в ведении которого находятся вопросы, регулируемые
заключаемым договором.
При возникновении споров о подведомственности договора, куратор назначается
Заместителем директора по правовым вопросам (при наличии в штате такого руководящего
работника), или Генеральным директором.
На последнем листе проекта договора куратор указывает свою фамилию и должность.
В целях исключения случаев подмены текстов договоров недобросовестными
контрагентами, куратор договора ставит визу на каждом листе проекта договора, а на
последней странице договора ставит отметку: «Печать на каждом листе договора».
3.2. Оформленный проект договора, подлежащего подписанию Генеральным директором
Общества, с листом замечаний (Приложение № 1 к настоящему Положению), передается
куратором в отделы (службы) Общества, указанные в разделе 4 настоящего Положения, для
согласования (визирования).
В случае несоответствия проекта договора требованиям, содержащимся в п. 2.1.
настоящего Положения, лица, указанные в разделе 4 настоящего Положения, вправе не
принимать на рассмотрение представленный куратором проект договора.
РАЗДЕЛ 4. СОГЛАСОВАНИЕ (ВИЗИРОВАНИЕ) ПРОЕКТА ДОГОВОРА
Настоящий раздел регламентирует порядок визирования проектов договоров в Обществе и
определяет круг вопросов, за которые несут ответственность визирующие лица.
4.1. Проект договора визируется в следующей последовательности:
4.1.1. Начальник (руководитель) подразделения, инициировавшего заключение
договора:
- определяет необходимость заключения данного договора исходя из хозяйственных нужд;
- составляет Программу работ (Техническое задание) и Календарный план;
- проверяет проект договора на соответствие его вида предмету договора, Программе работ
(Техническому заданию), Календарному плану;
* -проверяет содержание проекта договора на соответствие пункту 2.1.1. настоящего
положения;
* -проверяет наличие представленных контрагентом документов, указанных в п. 2.1.2.
настоящего положения;
* -проверяет наличие всех приложений к проекту договора и правильность их оформления;
-непосредственно контактирует с контрагентом – исполнителем проекта договора по всем
возникающим вопросам и замечаниям;
-контролирует сроки исполнения договоров.
________
* (Прим.) если инициатором договора является отделение Общества, визирование договора в
рамках отмеченных действий производится также юрисконсультом отделения Общества.
4.1.2. Куратор договора:
- проверяет соблюдение инициатором договора п. 4.1.1. настоящего положения;
- проверяет необходимость заключения договора на указанных в проекте условиях;
- заполняет отсутствующие в проекте договора реквизиты;
- передает проект договора, с пакетом прилагаемых документов и листом замечаний в
отделы (службы) филиала для согласования (визирования);
-контролирует прохождение проекта договора процедуры согласования и подписания в
соответствии с настоящим положением;
-контактирует с контрагентом и лицами, участвующими в процессе согласования проекта
договора по всем возникающим вопросам и замечаниям.
4.1.3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам:
-определяет источник финансирования договора и статью затрат Плановой сметы расходов;
-фиксирует дополнительные доходы и расходы;
-проверяет правомерность отнесения расходов на себестоимость или прибыль Общества;
-проверяет соответствие цены договора предмету договора;
-согласовывает условия, размеры, порядок предоплаты и оплаты (прямыми денежными
платежами, ценными бумагами или взаимозачетами) с целью формирования планов бюджетов и
денежных потоков;
-проверяет договоры с точки зрения финансовых рисков;
-проверяет расчет цены договора с учетом предоставленного экономического обоснования;
4.1.4. Главный бухгалтер (его заместитель):
-проверяет возможность оприходования основных средств и нематериальных активов;
-проверяет соблюдение налогового законодательства, в том числе правомерность наличия
(отсутствия) НДС;
-контролирует учет расходов по источникам затрат;
-при создании в результате реализации договора основных средств и/или нематериальных
активов осуществляет их учет в соответствии с действующим законодательством по
бухгалтерскому учету и отчетности;
-проверяет правильность указанных в договоре банковских реквизитов Общества.
4.1.5. Юридический отдел:
- договор, цена которого менее 10 000 рублей, визируется только юрисконсультом
юридического отдела. Начальник юридического отдела визирует договор, если его цена более
10 000 рублей.
- проверяет наличие документов контрагентов, предусмотренных п. 2.1.2. настоящего
положения;
- проверяет проект договора на соответствие действующему законодательству и локальным
актам Общества;
- проверяет на наличие всех виз согласно настоящему Положению;
- при наличии замечаний к проекту договора у лиц, указанных в п. 4.1. настоящего
положения, по согласованию с заместителем директора по правовым вопросам, готовит протокол
разногласий.
4.1.6. Заместитель директора по правовым вопросам (при существовании в штате
такого руководящего работника)
- заместитель генерального директора по правовым вопросам визирует договоры, цена
которого превышает 50 000рублей.
- проверяет проект договора на соответствие действующему законодательству и локальным
актам Общества;
- контролирует выполнение юридическим отделом обязанностей, установленных п. 4.1.6.
настоящего Положения.
4.2. Визирование проекта договора лицами, указанными в п. 4.1. настоящего положения,
осуществляется на последнем листе экземпляра проекта договора. Лицо, завизировавшее проект
договора, обязано указать свою должность, фамилию и инициалы, а также дату визирования
проекта договора. Спецификации, сметы, технические задания, календарные планы, оформленные
в качестве приложений к проекту договора, а также иные приложения к проекту договора
визируются только теми должностными лицами, к компетенции которых относится право
определять их содержание.
4.3. При несогласии визирующего лица с отдельными условиями договора его замечания
излагаются на отдельном листе замечаний, форма которого предусмотрена в Приложении № 1 к
настоящему положению. При этом на проекте договора, рядом с визой делается отметка
«замечания прилагаются». Замечания излагаются в виде предлагаемой редакции пункта проекта
договора, с которым визирующее лицо не согласно либо которым оно хотело бы дополнить проект
договора.
4.4. Согласование (визирование проектов) договоров осуществляется в следующие сроки:
На изучение, внесение замечаний и визирование проекта договора отводится в целом не
более десяти рабочих дней, соответственно каждому визирующему лицу предоставляется не более
1 рабочего дня юридическому отделу 3 рабочих дня.
Для проектов договоров с грифом "срочно" за подписью Генерального директора или его
заместителей, отводится не более 3 рабочих дней, соответственно каждому визирующему лицу
предоставляется не более 2 рабочих часов юридическому отделу 1 рабочий день.
4.5. В случаях оформления к ранее заключенному договору дополнительных соглашений, а
также соглашений о внесении изменений и дополнений в договор, согласование (визирование)
указанных документов осуществляется в порядке, предусмотренном настоящим положением для
проектов договоров с обязательным приложением копии основного договора.
4.6. При заключении договора с разногласиями, подготовленный протокол разногласий
вместе с проектом договора передается куратору для согласования (визирования) в порядке,
определенном настоящим положением для визирования проектов договоров.
Протокол согласования разногласий, поступивший Предприятию от контрагента в ответ на
подготовленный Предприятием протокол разногласий, передается на подпись руководителю
только после согласования (визирования) поступившего документа в порядке, предусмотренном
настоящим положением для визирования проектов договоров (с обязательным приложением
проекта договора и протокола разногласий к нему).
В случае невозможности устранения замечаний посредством протокола разногласий,
юридический отдел готовит заключение, которое затем вместе с проектом договора передает
куратору для устранения обозначенных в заключение замечаний. После устранения всех
замечаний, куратор согласовывает (визирует) проект договора с теми должностными лицами,
которыми были высказаны замечания к проекту договора. При большом количестве разногласий
по существенным условиям договора, проект договора возвращается контрагенту с предложением
заключить договор на условиях ОАО «Алтайкрайэнерго».
РАЗДЕЛ 5. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА ДОГОВОРА К ПОДПИСАНИЮ.
ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА
5.1. Согласованный проект договора в количестве экземпляров, необходимом для его
заключения с имеющимися приложениями, протоколом разногласий, не позднее одного рабочего
дня со дня его получения куратором от юридического отдела передается для подписания
Генеральным директором.
5.2. Генеральный директор подписывает все экземпляры договора, приложения к договору,
протоколы и указывает дату подписания.
РАЗДЕЛ 6. РЕГИСТРАЦИЯ, РАССЫЛКА ДОГОВОРОВ И ИХ ХРАНЕНИЕ
6.1. Все экземпляры подписанного сторонами и заверенного печатями сторон договора
(дополнения, приложения к договору, в том числе акты приема-передачи) подписанные сторонами
передаются куратором в юридический отдел.
6.2. После поступления заключенного договора юридический отдел совершает следующие
действия:
- заносит в Журнал регистрации договоров Общества наименование контрагента, предмет
договора, дату его подписания, регистрации, регистрационный номер, сумму договора и
проставляет на первой странице договора порядковый с начала года регистрационный номер (по
образцу: «№ 01/06 –ЮО», где 01 – условно, порядковый с начала года номер, 06 – сокращенно, год
заключения, ЮО – аббревиатура юридического отдела).
Дополнительным соглашениям к заключенным договорам отдельный регистрационный
номер юридическим отделом не присваивается. Информация о заключенных с соблюдением п. 3.5.
настоящего Положения дополнительных соглашениях заносится юридическим отделом в Журнал
регистрации договоров Общества, к соответствующему заключенному договору. На первой
странице дополнительного соглашения указывается номер договора, к которому заключено
соглашение и дата его регистрации.
-экземпляр договора (дополнительного соглашения) со всеми приложениями, протоколами
оставляет себе на хранение;
-передает куратору экземпляры контрагента для отправки последнему;
-делает копии договора (дополнительного соглашения) и передает их еженедельно (по
пятницам) через канцелярию Общества, ответственным за исполнение договора (подразделению,
инициировавшему заключение договора, бухгалтерии, планово-экономическому отделу,
подразделению-куратору, другим подразделениям, ответственным за отдельные договоры).
6.3. При поступлении в юридический отдел договоров, не прошедших, предусмотренной
настоящим положением процедуры согласования, но подписанных Генеральным директором
Общества, юридический отдел заносит их данные в журнал регистрации договоров без присвоения
регистрационного номера. При этом оригинал договора (экземпляр Общества) остаётся в
юридическом отделе, его копия и экземпляр контрагента передаются куратору со служебной
запиской об отказе в регистрации со ссылкой на несоблюдение указанного Положения. В
дальнейшем такие договоры регистрируются только при возвращении от куратора переданной
служебной записки с резолюцией Генерального директора Общества о регистрации договора.
Договор без регистрационного номера, проставленного юрисконсультом юридического
отдела, равно как дополнительное соглашение к договору без отметки юридического отдела, к
исполнению подразделениями Общества не принимаются.
6.4. Журнал регистрации договоров Общества используется для отслеживания места
нахождения оригиналов договоров и их копий, для работы по финансированию расходов
бюджетных центров, предоставления информации заинтересованным лицам о наличии и
количестве договоров Общества.
6.5. Юридический отдел по требованию руководства Общества, либо письменным запросам
руководителей структурных подразделений может выдавать:
- копии заключенных договоров и/или другой договорной документации;
- информацию согласно п. 5.2. настоящего положения.
Подлинные экземпляры договоров и иной договорной документации выдаются с
письменного разрешения заместителя директора по правовым вопросам (при наличии в штате
такого руководящего работника) или Генерального директора под роспись лицам прямо им
указанным.
РАЗДЕЛ 7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ
7.1. Контроль за исполнением договоров осуществляют:
- начальник (руководитель) подразделения, инициировавшего заключение договора;
- куратор договора;
- начальник планово-экономического отдела;
- главный бухгалтер;
- начальник юридического отдела.
РАЗДЕЛ 8. ОТЧЕТ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОГОВОРОВ
8.1. Сведения о перечне курируемых договоров и стадии их исполнения заносятся
кураторами в таблицу по форме, утвержденной Приложением № 2 к настоящему Положению.
8.2. В течение 5 дней по истечении срока действия договора (либо досрочного исполнения
или расторжения договора) куратор представляет в юридический отдел письменный отчет об
исполнении сторонами обязательств по договору с визами лиц, указанных в п. 4.1. настоящего
Положения. К отчету прилагаются документы, свидетельствующие об исполнении либо
неисполнении или ненадлежащем исполнении договора (акт приема-передачи, акт уклонения от
подписания акта приема-передачи, письма, претензии и др.). Документы, которые в соответствии с
договором являются приложением к договору (либо его неотъемлемой частью) предоставляются в
юридический отдел в подлинном виде.
8.3. При получении отчета об исполнении договора юридическим отделом делается отметка в
Журнале регистрации договоров Общества.
8.4. Перечень курируемых договоров по форме, утвержденной Приложением № 2 к
настоящему Положению, предоставляется кураторами в виде отчета по запросу руководства
Общества.
Генеральный директор
ОАО «Алтайкрайэнерго»
С.Ю.Набоко