Памятка по составлению акта о выделении к уничтожению

Архивный отдел
администрации города Кемерово
ПАМЯТКА
по составлению акта
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Кемерово - 2011
2
Настоящая Памятка определяет порядок составления акта о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению, и предназначена для
ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение
документов и состояние архива в организациях – источниках
комплектования архивного отдела администрации города Кемерово
1. Общие положения
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и
составление акта о выделении их к уничтожению производятся после
составления описей на дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу. Описи и акт рассматриваются на заседании
экспертной комиссии (ЭК) организации одновременно.
Согласованный ЭК акт и описи утверждаются руководителем
организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией
(ЭПК) архивного учреждения описей дел постоянного хранения. С этого
момента организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный
акт.
Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока
их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов
необходимо соблюдать правило: дела включаются в акт об уничтожении,
если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в
котором составлен акт.
Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные
делопроизводством в 2007 году, могут быть включены в акт, который будет
составлен не ранее 1 января 2011 года.
2. Основные реквизиты акта
● наименование организации;
● наименование вида документа: «Акт»;
● дата акта;
● номер акта;
● место составления: город Кемерово;
● заголовок (стандартный: «о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению»);
● гриф утверждения (акт утверждается руководителем организации);
● вводная часть текста:
- в качестве основания указывается наименование перечня документов
с указанием сроков их хранения;
- номер фонда указывается, если организация уже сдавала дела в
государственный (муниципальный) архив, если нет – указывается
наименование организации. В случае если организация является источником
комплектования государственного (муниципального) архива, то акт должен
содержать и данные об утверждении (согласовании) описи дел с архивным
3
учреждением, а также о том, что работник архива внес изменения в учетные
документы.
● основная часть оформляется в виде таблицы:
- графа «№ п/п»: ведется валовая нумерация пунктов записей;
- графа «Заголовок дела или групповой заголовок дел» (пример
заполнения: «Приказы по личному составу о предоставлении отпусков,
командировании за 1991-1992 годы»);
- графа «Крайние даты дел»: даты дела или дел (пример: «1991-1995»);
- графа «Номера описей (номенклатур)» заполняется, если
уничтожаются дела, включенные в описи;
- в графу «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи»
включаются индексы дел, например, «02-04». Если трудно определить индекс
дела по номенклатуре (допустим, в соответствующем году она не
составлялась, либо индекс дела подвергался изменениям), то вносятся номера
дел по описи, если в предыдущей графе внесены номера описей;
- в графу «Количество дел» вносится общее количество дел данного
вида или с данным индексом;
- графа «Сроки хранения дела и номера статей по перечню» является
основной, то есть она фактически является основанием уничтожения дел;
- графа «Примечание» заполняется дополнительной информацией.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте отражены
дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения
указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки
однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим
заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
В итоговую запись акта вносится общее количество дел, подлежащих
уничтожению.
Акт подписывается лицом, его составившим.
Акт обязательно согласовывается с ЭК организации, о чем
составляется протокол заседания комиссии, дата и номер которого
указывается в грифе согласования акта.
Если документы организации подлежат передаче на архивное хранение
в государственный (муниципальный) архив, то акт вместе с описями дел
постоянного хранения и по личному составу передается на рассмотрение
ЭПК архивного учреждения.
3. Заключительный этап
После утверждения акта руководителем организации можно
приступать к физическому уничтожению документов, о чем в акте
заполняются соответствующие разделы. Как правило, документы либо
сжигают самостоятельно, либо вывозят в пункты приема вторичного сырья,
где в присутствии членов комиссии или сотрудника, ответственного за
обеспечение сохранности документов архива, документы подвергаются
4
переработке (об этом составляется приемо-сдаточная накладная, которая
хранится вместе с актом).
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности
руководителя
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
______________ № ___________
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
____________________________________________________________________
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № ____________
____________________________________________________________________
(название фонда, организации)
№
п/п
1
Заголовок Крайние Номера Индекс дела
дела или даты дел описей по номенклагрупповой
(номенктуре или
заголовок
латур)
№ дела по
дел
описи
2
3
4
5
Количество
дел
6
Сроки
хранения
дела и
номера
статей по
перечню
7
Итого __________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________ № _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
Примечание
8
5
ценности документов
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Документы в количестве ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ________________ кг сданы в ________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
№ __________
Наименование должности работника,
сдавшего документы
Подпись
Расшифровка подписи
Подпись
Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
(название организации)
от_________№_____