документ полностью - Управление государственного

УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО
РЕГУЛИРОВАНИЯ ЦЕН И ТАРИФОВ
РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ
АДЫГЭ РЕСПУБЛИКЭМ
УАСЭХЭМРЭ ТАРИФХЭМРЭ
ЯГЪЭНЭФЭНКIЭ И ГЪЭIОРЫШIАПI
 385000, г. Майкоп, ул. Пионерская, 199, тел. (8772)57-05-37, факс (8772) 57-05-37
ПРИКАЗ № _21-п_
от 16 августа 2010 года
г. Майкоп
В соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона от 27 июля
2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" и во исполнение статьи 42
Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной
гражданской службе Российской Федерации", Указа Президента Российской
Федерации от 30 мая 2005 года № 609 "Об утверждении Положения о
персональных данных государственного гражданского служащего Российской
Федерации и ведении его личного дела" приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по формированию, ведению, хранению,
передаче личных дел и учету персональных данных государственных
гражданских служащих Управления государственного регулирования цен и
тарифов Республики Адыгея (далее - Инструкция) согласно приложению.
2. Специалисту по кадровой работе Управления руководствоваться
положениями Инструкции при организации работы по обработке персональных
данных государственных гражданских служащих Управления государственного
регулирования цен и тарифов Республики Адыгея.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
И.о. Начальника Управления
Ю.М. Псеуш
Приложение
к приказу Управления
от 16 августа 2010 года № _____
Инструкция
по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету
персональных данных государственных гражданских служащих Управления
государственного регулирования цен и тарифов
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция по формированию, ведению, хранению,
передаче личных дел и учету персональных данных государственных
гражданских служащих Управления (далее - Инструкция) разработана в целях
повышения эффективности обработки персональных данных, нормативного
закрепления процесса формирования, ведения, хранения, передачи личных дел и
учета персональных данных государственных гражданских служащих
Управления (далее - персональные данные), установления общих требований к
организации работы по обработке персональных данных в Управлении (далее Управление).
2. Настоящей Инструкцией определяется порядок обработки персональных
данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение
(обновление, изменение), использование, уничтожение персональных данных.
3. Персональные данные, внесенные в личное дело государственного
гражданского служащего Республики Адыгея (далее - гражданский служащий),
относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений,
которые в установленных федеральными законами случаях могут быть
опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных
федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской
Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок
обработки персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим
государственную тайну.
5. Организация работы по формированию, ведению, хранению, передаче
личных дел и учету персональных данных осуществляется специалистом по
кадровой работе Управления совместно с консультантом по информационно –
аналитической работе.
6. Персональная ответственность за соблюдение требований,
установленных настоящей Инструкцией, обеспечение конфиденциальности
персональных данных, полноту и адекватность фактическим данным
информации, содержащейся в личном деле, возлагается на гражданского
служащего, обеспечивающего прием, перемещение и увольнение граждан,
подготовку приказов Управления по личному составу, а также гражданского
служащего, обеспечивающего обработку персональных данных, гражданского
служащего, осуществляющего автоматизированный учет персональных данных.
7. Персональные данные гражданского служащего, содержащиеся в
личном деле, должны использоваться только в служебных целях и в соответствии
с полномочиями гражданского служащего, работающего или знакомящегося с
этой информацией.
8. Ведение кадрового делопроизводства в Управлении осуществляется на
государственном языке Российской Федерации. В случае приобщения к
материалам личного дела документов, составленных на других языках,
обязательно прилагается нотариально заверенный перевод таких документов на
русский язык.
В случае приобщения к материалам личного дела документов об
образовании, полученном гражданином Российской Федерации за пределами
территории Российской Федерации, к указанным документам обязательно
прилагается подтверждение Управления образования и науки Российской
Федерации о соответствии такого образования образовательным стандартам,
установленным на территории Российской Федерации.
9. В случае ликвидации Управления личное дело гражданского служащего
передается на хранение в архив. Личное дело гражданского служащего,
переводимого на должность государственной гражданской службы в другой
государственный орган, передается в кадровую службу этого органа на основании
официального запроса.
II. Формирование личного дела гражданского служащего при поступлении
на государственную гражданскую службу
10. При формировании личного дела на специалиста по кадровой работе
возлагаются следующие обязанности:
- получать персональные данные лично у гражданина Российской
Федерации, поступающего на гражданскую службу;
- получать письменное согласие гражданина Российской Федерации на
получение персональных данных на указанного гражданина у третьей стороны,
предварительно сообщив ему о целях, предполагаемых источниках и способах
получения персональных данных;
- приобщать к личному делу следующие документы:
а) собственноручно заполненную и подписанную гражданином Российской
Федерации анкету по форме, утвержденной распоряжением Правительства
Российской Федерации от 26 мая 2005 г. N 667-р, с приложением фотографий;
б) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной
переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой
степени, ученого звания (если таковые имеются);
в) копию трудовой книжки, за исключением случаев, когда служебная
(трудовая) деятельность осуществляется впервые;
г) копию документа, подтверждающего прохождение военной или иной
службы;
д) копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации
актов гражданского состояния;
е) копию декларации о доходах гражданина и имуществе, принадлежащем
ему на праве собственности,;
ж) копию страхового свидетельства обязательного пенсионного
страхования;
з) копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
и) копию страхового медицинского полиса обязательного медицинского
страхования граждан;
к) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у
данного гражданина заболевания, препятствующего поступлению на
гражданскую службу или ее прохождению;
- заверять своей подписью соответствие представленных копий
документов их оригиналам;
- проверять наличие подписи кандидата на должность государственной
гражданской службы на анкете, справке о соблюдении ограничений, связанных с
замещением должности государственной гражданской службы, перед тем, как
приобщить указанные копии к личному делу;
- подтверждать своей подписью достоверность и полноту сведений,
указанных в анкете, справке о соблюдении гражданином ограничений, связанных
с
замещением
государственной
должности
Российской
Федерации,
государственной должности федеральной государственной службы (далее справка о соблюдении ограничений, связанных с гражданской службой), кадровой
справке, а также в копиях представленных документов;
- осуществлять ежегодное ознакомление гражданского служащего с
материалами его личного дела.
11. Назначение на должность государственной гражданской службы
оформляется приказом Управления, проект которого подготавливается
специалистом.
12. К проекту приказа Управления о назначении гражданина на должность
государственной гражданской службы специалистом прилагаются:
а) письменное заявление гражданина Российской Федерации с просьбой о
поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной
гражданской службы Республики Адыгея;
б) проект служебного контракта.
13. Личное дело гражданского служащего, включающее экземпляр приказа
Управления о назначении гражданина Российской Федерации на должность
государственной гражданской службы, а также документы, указанные в
пунктах 10 и 12 настоящей Инструкции, передается специалистом гражданскому
служащему, осуществляющему автоматизированный учет персональных данных,
затем формируется в отдельной папке с приложением данных о работе после
заполнения личного дела (дополнение к личному делу), описи документов,
имеющихся в личном деле, и листа ознакомления гражданского служащего с
материалами личного дела.
14. В случае издания приказа Управления о назначении на должность
нескольких гражданских служащих (общего приказа) гражданским служащим,
осуществляющим учет персональных данных, формируется выписка из приказа
Управления.
III. Ведение и хранение личного дела гражданского служащего
15. Ведение личного дела гражданского служащего включает в себя
своевременное приобщение документов, дополнительно поступивших от
гражданского служащего, руководства Управления (приказы Управления и
основания для их издания).
16. Формирование и ведение личного дела осуществляет гражданский
служащий, обеспечивающий приобщение представленных документов к личному
делу гражданского служащего.
17. К личному делу гражданского служащего приобщаются документы,
указанные в пунктах 10 и 12 настоящей Инструкции, а также:
а) копии решений о награждении государственными наградами,
присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении
государственных премий (если таковые имеются);
б) копия приказа Управления о назначении на должность гражданской
службы и основание к приказу;
в) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных
дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения,
внесенные в служебный контракт, а также должностной регламент гражданского
служащего;
г) копии приказов Управления о переводе гражданского служащего на
иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной
должности гражданской службы и основания к приказам;
д) копии приказов Управления об установлении ежемесячной надбавки за
выслугу лет на гражданской службе и надбавки за особые условия гражданской
службы, других надбавок и основания к приказам;
е) письменное заявление гражданского служащего, протокол (выписка из
протокола) решения Начальника Управления по зачислению иных периодов
работы в стаж государственной службы, дающий право на ежемесячную надбавку
к должностному окладу за выслугу лет;
ж) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу);
з) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего
аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за
аттестационный период;
и) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его
знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности
присвоения ему классного чина государственной гражданской службы
Республики Адыгея;
к) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый
резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
л) копии приказов Управления о поощрении гражданского служащего, а
также о применении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены и
основания к приказам;
м) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об
отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской
службы;
н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,
составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если
исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы
связано с использованием таких сведений;
о) справка о соблюдении гражданином ограничений, связанных с
замещением должности государственной гражданской службы Республики
Адыгея в соответствии с действующим федеральным и республиканским
законодательством;
п)
копия
страхового свидетельства
обязательного
пенсионного
страхования;
р) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
с) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского
страхования граждан;
т) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у
гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу
или ее прохождению;
у) справка о результатах проверки достоверности и полноты
представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и
обязательствах имущественного характера;
ф) копия приказа Управления об освобождении гражданского служащего
от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного
контракта или его приостановлении и основание для приказа.
18. В личное дело гражданского служащего вносятся письменные
объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после
ознакомления с документами своего личного дела, а также документы,
подтверждающие изменение персональных данных гражданского служащего.
19. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные
документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации.
20. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего,
брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись
документов, имеющихся в личном деле. Документы подшиваются в
хронологическом порядке.
21. Личные дела сотрудников Управления, не являющихся гражданскими
служащими, комплектуются и ведутся аналогичным образом.
22. При увольнении гражданского служащего к его личному делу
приобщаются:
а) приказ Управления;
б) заявление гражданского служащего;
в) запрос на перевод в другую организацию, запрос на передачу личного
дела в другой орган государственной власти (при переводе).
24. Личное дело уволенного гражданского служащего оформляется
гражданским служащим, отвечающим за формирование, ведение и хранение
личного дела, для передачи в архив.
25. При переводе гражданского служащего на должность гражданской
службы в другой государственный орган его личное дело передается в
государственный орган по новому месту замещения должности гражданской
службы при наличии запроса с нового места гражданской службы.
26. При назначении гражданского служащего на государственную
должность Российской Федерации или государственную должность Республики
Адыгея его личное дело передается в государственный орган по новому месту
замещения должности гражданской службы при наличии запроса с нового места
гражданской службы.
27. Личные дела гражданских служащих хранятся в оборудованных
сигнализацией и опечатываемых помещениях.