Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух» Как оформить личное дело гражданского служащего Н.З. Ковязина заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России Личное дело гражданского служащего должна вести кадровая служба государственного органа. В личное дело вносятся персональные данные гражданского служащего и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Об этом сказано в пункте 10 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. Внимание! Государственные органы (операторы), которые занимаются обработкой персональных данных, должны соблюдать меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ. В частности, для выполнения таких обязанностей следует назначить ответственных за организацию обработки персональных данных из числа служащих данного органа. Кроме того, в целях внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных установленным требованиям операторы должны организовать периодические проверки условий обработки персональных данных. Полный список мер приведен в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 21 марта 2012 г. № 211. Персональные данные кадровая служба должна получать лично у гражданского служащего. В случае необходимости получения данных у третьей стороны следует заранее известить гражданского служащего о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации, а также получить его письменное согласие. Об этом сказано в пункте 2 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. В личное дело гражданского служащего включаются следующие документы: 1. Письменное заявление о поступлении на гражданскую службу (замещении должности гражданской службы). 2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета с приложением фотографии. Форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р. 3. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса). 4. Копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния. 5. Копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы. 6. Копии документов о профессиональном образовании, переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются). 7. Копии решений о награждении государственными наградами, почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются). 8. Копию акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы. 9. Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта. 10. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности. 11. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу). 12. Копию акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении. 13. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период. 14. Экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы. 15. Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга). 16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва. 17. Копии решений о поощрении, а также о наложении на гражданского служащего дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены. 18. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении от замещаемой должности. 19. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну (если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений). 20. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего. 21. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования. 22. Копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по местожительству на территории России (ИНН). 23. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования. 24. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению. 25. Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указанные справки составляются кадровой службой. Кроме того, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего (если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела), а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами. Такой порядок установлен пунктами 16, 17 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. Представитель нанимателя не вправе приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные. В частности: о его политических, религиозных и иных убеждениях; частной жизни; членстве в общественных объединениях (в т. ч. в профессиональных союзах). Об этом сказано в пункте 3 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. Персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета гражданских служащих, являются персонифицированными. В случаях, установленных федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами, относятся к сведениям, составляющим государственную тайну. В иных случаях – к сведениям конфиденциального характера. Об этом сказано в пункте 5 статьи 14 Закона от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ. Документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Кроме того, учетные данные гражданских служащих кадровая служба должна хранить на электронных носителях и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа и копирования. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на гражданскую службу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о назначении на должность гражданской службы. В процессе прохождения службы личное дело пополняется другими документами. Ситуация: должна ли кадровая служба государственного органа знакомить гражданского служащего с его личным делом Да, должна. Основные обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, установлены Положением, утвержденным Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. В подпункте «ж» пункта 19 данного положения сказано, что кадровая служба обязана не реже одного раза в год знакомить гражданских служащих с документами их личных дел. Кроме того, проводить ознакомление с личными делами нужно: по просьбе гражданского служащего; в иных случаях, предусмотренных законодательством. При переводе гражданского служащего на должность в другой государственный орган его личное дело передайте по новому месту прохождения гражданской службы (п. 21 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609). При назначении гражданского служащего на государственную должность его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения государственной должности (п. 22 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609). Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих, назначенных на государственные должности), кадровая служба должна хранить в течение 10 лет со дня их увольнения. По истечении данного срока личные дела передайте в архив. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, вновь поступит на гражданскую службу, его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, храните в соответствии с требованиями, установленными Законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1. Об этом сказано в пункте 23 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. Внимание! За нарушение установленного порядка ведения и хранения личных дел, а также за разглашение конфиденциальных сведений, сведений, составляющих государственную тайну (содержащихся в личных делах), гражданские служащие могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности. Такие сведения относятся к информации с ограниченным доступом. Поэтому суд по представлению прокурора может оштрафовать должностное лицо, виновное в их разглашении. Размер штрафа – от 4000 до 5000 руб. Это следует из части 5 статьи 20 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, статьи 13.14, части 1 статьи 23.1, части 1 статьи 28.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Гражданского служащего, разгласившего сведения, являющиеся персональными данными (служебной или конфиденциальной информацией), могут привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения (п. 5 ч. 1 ст. 57, подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). За разглашение сведений, содержащих государственную тайну, гражданский служащий может быть привлечен к уголовной ответственности (ст. 283 УК РФ). Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»