Маршрутная карта

«Маршрутная
карта»
документооборота
между
страхователями,
Отделением, Управлениями и Отделами Новгородской области в процессе
заблаговременной подготовки документов для назначения пенсий разработана в
целях
оптимизации
работы
в соответствии
электронного информационного взаимодействия
с Порядком
организации
Отделения, Управлений и
Отделов ПФР в Новгородской области по представлению документов,
необходимых для назначения пенсий, утвержденным приказом ГУ-ОПФР по
Новгородской области от 18.11.2013 № 01-05/218 (далее – Порядок).
Маршрутная карта
документооборота между страхователями, Отделением, Управлениями и
Отделами Новгородской области в процессе заблаговременной подготовки
документов для назначения пенсий
№
п/п
1
2
Наименование работ
Представление страхователями:
- документов, необходимых для
назначения
пенсии
(Приложение 1 Порядка),
- согласия ЗЛ на обработку
персональных данных,
- анкеты ЗЛ
Регистрация обращения в ПТК
КС
Ответственная
сторона
Страхователь
Срок
Примечания
исполнения
Не позднее,
чем за 9
месяцев до
возникновен
ия права на
пенсию
Специалисты
Управлений,
Отделов ПФР
Не позднее 5
рабочих
дней со дня
получения
посылки
Не позднее
10 рабочих
дней со дня
получения
посылки
3
Формирование
макета
электронного выплатного дела
(далее макет ЭВД или ЭВД)
Специалисты
Управлений,
Отделов ПФР
4
Анализ принятых документов и
информирование страхователя о
необходимости уведомления ЗЛ
по
вопросу
невключения
определенных периодов работы
в страховой
стаж для
Специалисты
Управлений,
Отделов ПФР
Не позднее
14 рабочих
дней со дня
получения
посылки
5
6
исчисления размера пенсии
(Приложение 3 Порядка)
Направление
расписки
о
получении электронных образов
документов, необходимых для
назначения
пенсии
и
уведомления
ЗЛ
о
необходимости представления
недостающих документов
Проверка макета ЭВД
Специалисты
Управлений,
Отделов ПФР
Не позднее
14 рабочих
дней со дня
получения
посылки
Ответственный
за этап
«Проверка
макета» в схеме
ПТК КС
«Заблаговременная подготовка
назначения
пенсии
региональная»
Не позднее,
чем за месяц
до
возникновен
ия права на
пенсию
К п.1
Отделение ПФР организует обмен документами, необходимыми для
назначения пенсий, со страхователями в электронной форме, предусмотренный
Порядком, на основании соглашения «Об обмене электронными документами в
системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным
каналам связи», заключенного между страхователем и ГУ-Отделением ПФР по
Новгородской области.
Передача информации в соответствии с Порядком осуществляется по
телекоммуникационным каналам связи, предусмотренным соглашением в
пункте 1.4 Порядка, с использованием усиленной квалифицированной
электронной подписи (далее – ЭП) в соответствии с требованием к защите
персональных
данных,
установленным
законодательством
Российской
Федерации.
Страхователи представляют в Управления и Отделы ПФР в электронной
форме для проведения заблаговременной работы в отношении застрахованных
лиц, выходящих на пенсию, электронные образы документов, подписанные ЭП
уполномоченного сотрудника страхователя, согласно Приложению 1 Порядка
не позднее, чем за 9 месяцев до возникновения права на пенсию.
На каждого сотрудника, выходящего на пенсию, страхователь формирует
отдельный пакет документов (отдельную посылку) с указанием Ф.И.О. и адреса
регистрации (например, макет ЭВД Петров И.И., г. В.Новгород, ул. Попова,
5-25). Если адрес регистрации страхователя в органах ПФР не совпадает с
адресом регистрации гражданина - специалист Отделения переправляет макет
ЭВД по защищенным каналам (VipNet «Деловая почта») в Управление, Отдел,
соответствующие регистрации гражданина.
Для удобства сканированные документы необходимо сохранять в папке,
имеющей наименование, совпадающее с фамилией сотрудника. При этом
целесообразно электронные образы документов сохранять под названием
документа, изображение которого они содержат (например, образы трудовой
книжки называть – трудкн1, трудкн2 и т.д.).
Общие рекомендации при сканировании документов:
 Сканирование документов должно производиться с оригинала;
 Расширение 300 точек на дюйм (300dpi);
 Режим сканирования – цветной;
 Каждый документ должен быть отсканирован отдельно;
 В программе по сканированию документов обязательно проводить
обрезку изображения в предпросмотре, только после этого
производить сканирование;
 Сканирование документов проводится в формате .jpg (маленькие
буквы).
После
сканирования,
подготовки
всех
документов
страхователь
направляет электронные образы документов, необходимых для назначения
пенсии, по каналам связи только при наличии согласия работника на обработку
его
персональных
данных
и
заполненной
анкеты
«Проверь
себя!».
Ответственность за получение согласия физического лица в письменной форме
на обработку его персональных данных возлагается на страхователя.
Отсканированное согласие и анкета, также приобщаются к пакету документов,
направляемых в ПФР.
При представлении документов на нетрудоспособных членов семьи
застрахованного лица, достигших 18-летнего возраста, также необходимо
согласие указанных нетрудоспособных членов семьи на обработку их
персональных данных.
Если нетрудоспособные члены семьи не достигли совершеннолетия, то
согласие подается от имени их законных представителей.
В
случае
мотивированный
увольнения
отказ
работника
(уведомление)
о
страхователи
невозможности
направляют
представления
электронных образов документов, предусмотренных Приложением 1 Порядка,
на данного работника.
К п. 2
Не позднее 5-ти рабочих дней с момента получения посылки
специалист Управления, Отдела регистрирует обращение в ПТК КС, запускает
процесс «Заблаговременная подготовка назначения пенсии региональная».
К п. 3
Не позднее 10 рабочих дней с момента получения посылки на этапе
«Формирование макета» специалист Управления, Отдела формирует макет
ЭВД путем загрузки в ПТК КС электронных образов документов, необходимых
для назначения пенсии и полученных от страхователя.
К п. 4
В течение 14 рабочих дней с момента получения посылки специалист
Управления, Отдела анализирует принятые документы и информирует
страхователя о необходимости уведомления застрахованного лица по вопросу
невключения определенных периодов работы в страховой стаж для исчисления
размера пенсии путем направления ему формы уведомления застрахованного
лица (Приложение 3 Порядка). Уведомление подписывается ЭП специалиста
Управления или Отдела и направляется страхователю по каналам связи.
К п.5
Информация, представляемая в Управления и Отделы ПФР в
соответствии с разделом 3 Порядка, поступает, обрабатывается и
регистрируется с использованием программно-технического комплекса
«Бесконтактный прием информации», программно-технического комплекса
«Клиентская служба ПФР», программно-технического комплекса «Управление
пенсионной документацией».
Для передачи документов в электронном виде для проведения
заблаговременной работы по подготовке документов, необходимых для
назначения пенсий, на рабочие места специалистов Управлений и Отделов
ПФР, ответственных за проведение заблаговременной работы, необходимо
установить программное обеспечение АРМ «Прием ПФР», предназначенное
для обмена информацией. Поступившие документы в АРМ «Прием ПФР»
проходят проверку на достоверность электронной подписи в ПК БПИ.
Не позднее 14-го рабочего дня с момента получения посылки
ответственные специалисты формируют расписку о получении электронных
образов документов, необходимых для назначения пенсии, и направляют
страхователю для уведомления застрахованного лица о необходимости
предоставления недостающих документов (Приложение 2 Порядка). Расписка о
получении электронных образов документов подписывается ЭП специалиста
Управления или Отдела ПФР и направляется страхователю по каналам связи.
К п. 6
Не позднее, чем за месяц до возникновения права на пенсию макет
выплатного дела должен быть проверен, снят с этапа «Проверка макета» схемы
«Заблаговременная
подготовка
назначения
пенсии
региональная»
специалистом Управления или Отдела ПФР и передан в хранилище ПТК УПД.