МЕТОДИКА ПОДГОТОВКИ ВЫСТУПЛЕНИЙ И ДОКЛАДОВ И.М. Суслова, профессор кафедры управления Академии переподготовки

МЕТОДИКА ПОДГОТОВКИ ВЫСТУПЛЕНИЙ И ДОКЛАДОВ
И.М. Суслова,
профессор кафедры управления Академии переподготовки
работников искусства, культуры и туризма (АПРИКТ)
Современному руководителю часто приходится выступать: на совещаниях, обсуждениях,
дискуссиях, собраниях, конференциях. Различен объем доклада, разнообразна аудитория
слушателей. Удачным считается выступление, когда удается убедить аудиторию в
правильности выбранного курса, привлечь внимание к новой идее, высказать мнение по
насущной проблеме, сообщить необходимую информацию. Такое выступление приносит
руководителю ощущение силы, гордости, удовлетворенности.
Круг литературы, посвященной ораторскому искусству, необычайно широк. «От Ромула
до наших дней» обсуждаются методы ведения публичного спора, организации дискуссии,
убеждения оппонентов, тем не менее многим кажется, что умение говорить - это талант,
дарованный свыше. Однако Дейл Карнеги, имя которого известно во всем мире,
утверждает и доказывает, «что работа и практика избавят... от страха перед аудиторией и
принесут... уверенность в себе и неизменную смелость».
Исходя из того, что выступления - необходимая и повседневная обязанность
руководителя, поставим перед собой исключительно прагматическую задачу:
• понять значение различных факторов в организации публичного выступления;
• трезво и реалистично взглянуть на привычные стандарты в формах и средствах
воздействия на слушателей;
• предостеречь от возможных ошибок.
Организация публичного выступления
Начнем с банального вопроса: читать ли доклад по бумажке? Фактически все пособия
дают на него отрицательный ответ, аргументированный вескими доводами: при чтении
затрудняется контакт со слушателями, они начинают сомневаться в компетенции оратора
и его знании предмета выступления. Однако практика показывает, что лишь очень
опытные и талантливые ораторы могут обойтись тезисами; более того, наиболее
ответственные документы, где важна каждая формулировка, должны быть зачитаны.
Для многих полный текст выступления, написанный в период подготовки, - с абзацами,
запятыми, тире и двоеточиями - превращается в беспроигрышное психологическое
средство обретения уверенности. С таким текстом легко работать: регламентировать
время выступления, при необходимости сокращать его, расставлять акценты,
подчеркивать удачные мысли, выделять абзацами главные идеи. Желательно, чтобы
выступающий всегда имел подробный текст, даже если он не потребуется
непосредственно при докладе. С практикой и опытом к докладчику непременно придет
умение свободного изложения с элементами импровизации и остроумия.
Многие пособия рекомендуют сначала составить план доклада. Однако практика
показывает, что это нецелесообразно, так как в этом случае план становится
формализованным средством, связывающим свободное течение мысли. Эффективную
подготовку к докладу обеспечивает метод «морфологического ящика», или, как его еще
называют, «анализ проблемного поля».
Метод заключается в следующем: лист бумаги делится на столбцы и строки, первому
левому столбцу дается заглавие «Элементы», остальным - «Составные части», в шапке название темы, которая будет освещена в выступлении.
Приведем пример. Допустим, на конференции в областном управлении культуры,
посвященной внедрению маркетинга, предполагается доклад заведующей Домом
культуры на тему «Формирование комплекса маркетинга в учреждениях культуры». Эта
проблема включает как организационные, так и содержательные элементы:
• «Программа»;
• «Слушатели»;
• «Зал»;
• «Визуальные средства»;
• «Композиция доклада» и т. д.
Данная методика совершенно не требует упорядоченности, жесткой систематизации, зато
она наглядно выявляет вопросы, требующие внимания и разрешения. Так, элемент
«Программа» определяет жанр выступления:
• проблемный доклад, вводящий в новую тему;
• отчет о проделанном;
• информационное сообщение;
• полемический вызов;
• обмен опытом.
В рассматриваемом примере это - обмен опытом по внедрению комплекса маркетинга в
Доме культуры.
Помимо определения жанра доклада, этот элемент должен содержать такие записи, как:
«предварительное ознакомление», «когда я выступаю», «регламент выступления»,
«докладчики», «предыдущий докладчик». Каждая из них имеет значение и позволяет
докладчику чувствовать себя на трибуне уверенно.
Элемент «Слушатели» возник из тех соображений, что для выступающего важно, состоит
ли аудитория из его коллег, или она разнородна, т. е. наряду с руководителями областного
управления культуры и сотрудниками учреждений культуры в зале присутствуют и
приглашенные специалисты столичных организаций, преподаватели вузов культуры.
Также составными частями этого элемента, очевидно, должны быть:
• число слушателей (одно дело выступать перед десятью коллегами, и совсем
иное - перед большой аудиторией);
• профессиональный, квалификационный, даже возрастной состав аудитории.
Анализ очерченного элементом «Слушатели» проблемного поля позволит выбрать стиль,
тональность выступления, продумать терминологию и другие содержательные моменты.
Неслучаен также и элемент «Зал». Выступление в большом зале на трибуне с микрофоном
имеет определенные плюсы: можно разложить записи, микрофон позволит не напрягать
голос. Но некоторые люди совершенно теряются на трибуне, поскольку такое
выступление требует определенных навыков. А самое главное, выступление с трибуны
кардинально отличается от доклада в небольшом зале и тем более от выступления за
круглым столом. Именно поэтому составные части элемента «Зал» требуют
внимательного предварительного изучения и анализа.
Элемент «Композициядоклада»- один из важнейших, т. к. служит залогом хорошего
содержания выступления. Составными частями его могут быть: «разделы выступления с
наименованиями», «интригующее начало», «кульминация», «подытоживающее
заключение».
Все, что возникает в проблемном поле, может быть и не понадобится из-за невозможности
реализации. Могут возникнуть повторы, дублирование, даже противоречия. Все это легко
вычеркнуть, одновременно выделив квадраты, содержащие ключевые слова, для
составления оптимального варианта доклада.
Существенным моментом подготовки выступает элемент «Подбор материалов для
доклада». Не следует понимать под материалом традиционный набор фактов, данных,
конкретной информации. Сюда должны входить мысли, идеи, побуждения, остроумные
замечания по теме.
Понятно, что для подготовки доклада необходимо выделить достаточно протяженный
отрезок времени, в течение которого можно читать, делать выписки, размышлять,
вспоминать, наблюдать, пока на помощь не придет подсознание и не подскажет ценные
мысли, предложения, удачные словесные обороты. Для придания дополнительной
уверенности необходимо иметь резерв информации, то есть больше материалов, чем
требуется непосредственно для доклада.
К сожалению, нередки случаи, когда руководитель, едва ознакомившись с новым
направлением деятельности, уже готов пропагандировать его на совещании, тем самым
заведомо предопределяя неуспех его внедрения. Только после того, как сложилось четкое
представление о содержании доклада и он хорошо продуман, собрано достаточно
материала, уместно составить план, который сделает речь выступающего упорядоченной,
логически связанной, последовательной.
Как видно, самое большое значение придается тщательной, выверенной подготовке
доклада, той черновой организаторской работе, которая, как репетиция театрального
спектакля, определяет успех самого выступления. Известный русский юрист А.Ф. Кони
утверждал, что сила волнения докладчика обратно пропорциональна времени,
затраченному на подготовку выступления.
Аналогия с театром родилась здесь не случайно. Поведение докладчика сродни игре
артиста на сцене.
Вопреки распространенным представлениям о том, что главным в докладе является
содержание, Д. Карнеги свидетельствует: дело не столько в том, что вы говорите, сколько
в том, как вы говорите. 8 этом главная особенность публичного выступления.
Доклад, произнесенный в невыразительной монотонной манере, совершенно не
воспринимается слушателями. Еще одно остроумное высказывание по этому поводу
принадлежит лорду Морли: «В речи имеют значение три вещи: кто говорит, как говорит и
что говорит. Из этих трех вещей наименьшее значение имеет третья».
Воздействие на слушателей
В создании привлекательного для аудитории имиджа существенную роль играют
следующие факторы: визуальность, установление и поддержание контакта с аудиторией,
умение улавливать настроение людей, язык выступления.
Визуальность обозначает внешнюю привлекательность личности выступающего,
основной составляющей которой является манера поведения оратора.
«Хорошие манеры»докладчика - это непосредственность и естественность, как в личной
беседе, актерская аффектация акцентов, эмоциональная искренность. Это особенно важно
при выступлениях перед большой аудиторией.
Необходимо помнить, что первоначальное, достаточно стойкое впечатление о человеке
складывается в первые полторы минуты его выступления.
Что касается мимики и жестов, то здесь недопустима ни одна из крайностей. Так, их
полное отсутствие создает впечатление скованности, зажатости, неуверенности
докладчика в себе. (Однако замечено, что чем выше профессионализм и социальный
статус человека, тем более он сдержан в мимике и жестах). Не нужно судорожно
цепляться за трибуну или стул; пританцовывание на месте, переступание с ноги на ногу,
постукивание пальцами выдает нервозное состояние. Все это воспринимается негативно,
тогда как естественная манера поведения производит наиболее благоприятное
впечатление.
Спокойная речь характерна для знающего, уверенного в себе человека. Но нужно избегать
монотонности, повышать голос на важных положениях доклада.
Установление и поддержание контакта с аудиторией. Перед началом выступления
необходима психологическая пауза в 15-20 секунд. Ее отсутствие осложняет установление
контакта с аудиторией.
Закон психологии гласит: установка определяет восприятие, поэтому не нужно начинать
выступление с извинений по поводу своей ораторской неопытности или недостаточной
профессиональной компетентности. Наоборот, следует показать свои достоинства.
Хорошо, если оратор будет представлен слушателям.
Обязательно приветствие: если аудитория знакома, можно сказать о благоприятных
впечатлениях прошлой встречи; следует поблагодарить за возможность выступить именно
в этой аудитории и т. п.
Умение улавливать настроение людей выражается в ориентации на их ожидания.
Приемлем тон доверительный, уверенный, без морализации и назиданий, выражающий
уважительное отношение к людям. Опытный докладчик предпочитает сказать «вы,
конечно, уже знаете...», нежели «вы, конечно, еще не знаете...»; «вам, безусловно,
известно мнение...», чем «вряд ли вам известно мнение...» и т. п. Тональность доклада
указывает на внутреннюю культуру выступающего.
Язык выступления является визитной карточкой докладчика. Лаконичность, точность,
выразительность языка способствуют лучшему восприятию излагаемой проблематики. По
этой же причине фразы не должны быть длинными.
Для того чтобы удержать внимание слушателей в течение всего выступления, доклад
должен быть: содержательным, динамичным, доступным, композиционно и логически
организованным, соответствовать теме, месту и аудитории, акцентировать внимание на
главном, вызывать интерес.
Письменный доклад
Постулаты методики публичного выступления практически неприменимы в письменном
докладе. Если в устном изложении главное - «как», то в письменном на первый план
выступает «что», то есть содержание.
Разрабатывать идеи и предложения, отстаивать их перед вышестоящим начальством для
получения согласия - будничная обязанность руководителя. Управленческое решение
может быть разработано удачно, но изложено пространно и сложно, и тогда, скорее всего,
оно будет отвергнуто.
«Искусство составлять бумаги, которые не останутся без внимания» - так называется
раздел в книге Дона Фуллера, точно отражающий принципы составления письменных
докладов. Процитируем некоторые из них.
Доклад должен быть направлен на аргументацию основной идеи, поэтому требует:
• тщательного планирования;
• четкого видения перспективы.
В письменном докладе должны быть сбалансированы три элемента: адресат, содержание,
акценты, которые призваны дать однозначные ответы на вопросы:
• для кого предназначен доклад;
• что в нем должно содержаться;
• зачем его составили?
Так, ответ на вопрос «для кого?» определит подход к составлению доклада. Одно дело,
если документ о программе маркетинговых исследований, намечаемых в учреждении
культуры, адресован руководителю, внимательному и чуткому к новым идеям, и совсем
другое, когда руководитель сопротивляется любым инновациям. Встречаются и такие
начальники, которые видят в докладе не план развития организации, а лишь собственное
представление о том, как это должно быть. Происходит своеобразное рассогласование
направленности мышления автора и адресата.
Помимо сложных психологических нюансов, особенностей характера и восприятия
адресата, существуют чисто утилитарные причины, которые необходимо учитывать
автору доклада в силу иерархии подчинения. Это может быть неправильная оценка знаний
руководителя по проблеме, содержащейся в докладе: недооценка приведет к
поверхностности и неубедительности, переоценка - к непониманию доклада.
Вторая причина рассогласования кроется в заранее сформировавшемся «ношении
начальства как к докладчику, так и к его предложению. «Шкала отношений» весьма
широка - от полного доверия до полного неприятия, а между ними располагаются
поддержка, согласие, сомнение, безразличие, предубеждение, сопротивление.
Развернутое, подробное обоснование потребуется в ситуации, когда у адресата имеется
стойкое предубеждение против идей новатора.
Что касается формы представления материала, то здесь также требуется особый подход.
Иногда, желая представить солидный доклад, автор строит его «по всем правилам»,
включая помимо обширной содержательной части множество элементов: преамбулу,
формулировку целей, комментарии, примечания, резюме, таблицы, ссылки на источники.
Получив такой доклад, вышестоящий начальник из трех возможных вариантов прочитать до конца, передать помощнику или отбросить совсем - скорее всего выберет
последний.
Определяя форму доклада, нужно руководствоваться логикой восприятия адресата.
Поэтому необходимо:
• заинтересовать его четким заголовком, используя слова «интерес», «выгода», «убыток»;
• объяснить, зачем написан доклад, связав его с интересами и заботами адресата, уместна
фраза «если этого не сделать...»;
• предложить, что нужно сделать по мнению заявителя;
• изложить рекомендации;
• привести аргументы и доводы.
Выводы лучше привести в начале (!) доклада и лишь затем показать, как они получены.
Подытоживая все сказанное о методике подготовки выступлений и докладов, невозможно
удержаться от констатации общеизвестной истины, которая, к сожалению, осознается
далеко не всеми руководителями: только овладев искусством представлять свои идеи
публично, можно эффективно выполнять свои /правленческие функции.