Настройка отпускного стажа

АО «БАРС Груп»
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА
«БАРС.БЮДЖЕТ–ЗАРПЛАТА И КАДРЫ»
НАСТРОЙКА ОТПУСКНОГО СТАЖА
2014
Версия 1.0
1. РАСЧЕТ ОТПУСКНОГО СТАЖА
1.1. Настройка расчета отпускного стажа
Для работы с отпусками, необходимо сначала настроить расчет отпускного стажа.
Для настройки расчета отпускного стажа следует открыть: Справочники –> Настройка
расчета отпускного стажа.
Рис. 1. Настройка расчета отпускного стажа
С помощью нажатия на кнопку
следует добавить новую настройку, указав дату,
с которой она начинает действовать. Дату окончания действия настройки указывать
необязательно. При этом также заполняются следующие поля:

Периоды, исключаемы из стажа – выбирается: Пособие до 3-х лет, Отпуск без
сохранения ЗП, и другие виды отпусков, больничных, пособий, которые не
входят в Отпускной стаж. На них будет сдвинут отпускной стаж.

Отпуска, рассчитанные с даты приема – это отпуска, которые положены
сотруднику. В основном это Ежегодный отпуск. Но в некоторых учреждениях –
Дополнительный отпуск. И если он обязателен, то его необходимо выбрать в
этом поле.

Дополнительные отпуска по стажу работы – заполняется для государственных
и муниципальных служащих, у которых количество дней дополнительного
отпуска зависит от стажа работы.

Пропорциональный расчет количества дней отпуска – необходимо заполнить
для правильного расчета дней отпуска при увольнении сотрудника. Есть
возможность указать один вид отпуска по разным должностям, с разным
количеством отпусков (например: воспитатель – 36 дней ежегодный отпуск,
секретарь – 28 дней ежегодный отпуск).
1.2. Отпускной стаж
После настройки расчета отпускного стажа, необходимо всем сотрудникам
добавить отпуска, рассчитываемые с даты приема. Для этого следует открыть: Кадры –
> Сотрудники –> вкладка «Отпускной стаж».
Рис. 2. Карточка сотрудника
Верхняя таблица
Сотрудникам принятым после настройки расчета отпускного стажа, виды отпусков
добавятся автоматически – таким сотрудникам добавлять ничего не требуется.
Если в Системе сначала приняли сотрудников, а потом настроили расчет
отпускного стажа (п. 1.1), то виды отпусков необходимо добавить вручную. При этом
количество дней отпуска за рабочий период по конкретному виду отпуска
настраивается в справочнике должностей. Но здесь существует возможность заполнить
данное поле и вручную.
Так же при переходе на программный продукт БАРС. Бюджет-онлайн необходимо
ввести остатки на дату перехода, и количество дней положенное по конкретному виду
отпуска.
Рис. 3. Редактирование расчета
Нижняя таблица
Нижняя таблица отпускного стажа заполняется на основании Приказов и Реестра
отпусков.
Если есть приказ и есть запись в Реестре отпусков, то в отпускной стаж попадают
данные из приказа, количество дней не удваивается. Если нет приказа, а есть только
запись в Реестре отпусков, то она тоже отразится в Отпускном стаже.
Графа «Положено дней» – попадают данные из верхней таблицы из графы
«Количество дней отпуска за рабочий период».
Графа «Использованные дни» – попадают приказы, либо записи из Реестра
отпусков, по всем видам отпуска, кроме компенсации.
Графа «Денежная компенсация» – попадают приказы, либо записи из Реестра
отпусков по виду отпуска – Компенсация.
После добавления отпусков в верхней таблице на вкладке «Отпускной стаж»,
можно рассчитать Отпускной стаж сотрудника, проставив дату, на которую необходимо
рассчитать отпускной стаж и нажав на кнопку
. Но есть возможность и
автоматического расчета отпускного стажа по всем сотрудникам: Кадры –> Сотрудники
–> кнопка
–> Рассчитать отпускной стаж. В этом случае следует указать список
сотрудников для расчета и дату, на которую будет произведен расчет:
Рис. 4. Автоматический расчет отпускного стажа
1.3. График отпусков
Перед заведением отпусков необходимо в начале года добавить и утвердить
График отпусков. Для того чтобы добавить график отпусков необходимо открыть
График отпусков (Приказы –> График отпусков), в поле «Период» нажать на кнопку
и в открывшемся окне «График отпусков» нажать на кнопку :
,
Рис. 5. График отпусков
В открывшемся окне следует ввести номер и год, на который создается график
отпусков. Затем следует нажать кнопку «Сохранить», после чего новый график отпусков
появится списке:
Рис. 6. Список графиков отпусков
Далее необходимо выбрать добавленный график в поле «Период»:
Рис. 7. Поле «Период»
После этого нажатием кнопки
следует добавить сотрудников и заполнить поля:
Вид отпуска, Количество дней и Плановая дата отпуска.
Рис. 8. Заполнение графика отпусков
После заполнения всего списка сотрудников, необходимо в поле «Период» нажать
кнопку
, в открывшемся окне установить курсор на нужный график, нажать на кнопку
и выбрать пункт [Утвердить график].
Рис. 9. Утверждение графика отпусков
Необходимо заполнить Дату составления (дата должна быть не раньше, чем за 14
дней до начала года, в котором график будет использоваться). Далее нажать на кнопку
«Утвердить». После этого график отпусков будет утвержден, и его можно использовать
в Приказах об отпуске.
1.4. Приказ об отпуске
Приказы об отпуске добавляются в разделе: Приказы –> Приказы об отпусках –>
Приказ об отпуске. Для создания приказа необходимо нажать на кнопку
в левой
части окна, после чего открывается окно приказа об отпуске. В один приказ можно
добавить нескольких сотрудников. Для добавления сотрудника в приказ следует нажать
кнопку
. Приказ может быть сформирован на основании заявления, либо по графику
отпусков.
Рис. 10. Окно приказа об отпуске
Приказ об отпуске по заявлению
Если нажать кнопку
и выбрать приказ «По заявлению» открывается форма
заполнения приказа по заявлению работника.
Рис. 11. Заполнение приказа об отпуске по заявлению
В открывшейся форме необходимо указать ФИО сотрудника, которому
оформляется отпуск (выбирается из реестра сотрудников). В таблице «Содержание» с
помощью нажатия кнопки
следует добавить отпуск.
Рис. 12. Добавление отпуска
Поля, подлежащие заполнению:

Вид отпуска – выбираются отпуска, которые могут быть начислены сотруднику.

Вид компенсации – поле активное, если в поле «Вид отпуска» выбран вид
«Компенсация». В этом поле выбирается вид отпуска, который компенсируется.

Период с – дата начала отпуска.

Количество дней – дни отпуска.

Период по – дата окончания отпуска. Для вида отпуска «Компенсация» данное
поле не активное.

Включать праздничные дни – установить «галочку», если необходимо чтобы
праздничные дни включались в отпуск, а не продлевали его эти дни.
После заполнения полей следует нажать на кнопку «Сохранить». Аналогичным
образом необходимо добавить в табличную часть и другие виды отпуска сотрудника,
если они у него есть.
Оставшиеся поля в приказе заполняются при необходимости. Поля
«Единовременное пособие в размере», «Возложить обязанности на» и «Доплата за
увеличение объема работы» используются при формировании печатных форм. После
заполнения всех полей следует нажать на кнопку «Сохранить».
После заполнения приказа его следует сохранить и зарегистрировать, нажав на
кнопку «Регистрация». После регистрации Приказа об отпуске – на каждый вид отпуска
формируется отдельная запись в Реестре отпусков.
Приказ об отпуске по графику отпусков
Если нажать кнопку
и выбрать приказ «По графику отпусков» открывается
список утвержденных графиков отпусков, в котором необходимо отметить сотрудника
(сотрудников), которого нужно отправить в отпуск и нажать на кнопку «Выбрать».
Рис. 13. График отпусков
После этого выбранные сотрудники отобразятся в окне приказа об отпуске. При
этом большая часть приказа будет уже заполнена, такие данные как: Сотрудник, Вид
отпуска, Период и Количество дней – заполняются автоматически. Остается только
заполнить дополнительные поля – если требуется.
Рис. 14. Приказ об отпуске
После заполнения приказа его следует сохранить и зарегистрировать, нажав на
кнопку «Регистрация». После регистрации Приказа об отпуске – на каждый вид отпуска
формируется отдельная запись в Реестре отпусков.
1.5. Приказ об отзыве из отпуска
Когда необходимо вызвать сотрудника из отпуска, например, по причине
служебной необходимости или болезни, используется архив «Приказ об отзыве из
отпуска» (Приказы –> Приказы об отпусках –> Приказ об отзыве из отпуска).
Рис. 15. Реестр приказов об отзыве из отпуска
Для создания приказа об отзыве из отпуска необходимо нажать кнопку
части окна. Открывается окно приказа об отзыве из отпуска.
в левой
Рис. 16. Заполнение приказа об отзыве из отпуска
В открывшемся окне приказа необходимо указать:

ФИО сотрудника.

причину отзыва из отпуска.

корректируемый отпуск – здесь выходит список зарегистрированных отпусков
из Реестра отпусков по ФИО выбранного сотрудника. В этом поле необходимо
выбрать отпуск, из которого производится отзыв.

вид отпуска – заполняется автоматически на основании отпуска, выбранного в
поле «Корректируемый отпуск».

отозвать из отпуска с даты – это дата выхода на работу, после незавершенного
отпуска.

с последующим предоставлением неиспользованной части отпуска на –
заполняется количество дней отпуска, которое не было использовано и будет
перенесено.

календарных дней с – дата переноса оставшейся части отпуска.

дату, с которой нужно предоставить сотруднику неиспользованной части
ежегодного отпуска.

дату ознакомления.

основание отзыва.
После заполнения приказа его следует сохранить и зарегистрировать, нажав на
кнопку «Регистрация». После регистрации приказа, в Реестре отпусков появляются две
записи:

корректировка – где стоит период с датой начала старого отпуска и датой
окончания из приказа об отзыве из отпуска.

продолжение отпуска – с периодом из отзыва из отпуска, с новой датой и
оставшимся количеством дней.
1.6. Приказ о продлении отпуска
Когда необходимо отменить или перенести отпуск, не по служебной
необходимости, тогда используется архив «Приказ о продлении отпуска» (Приказы –>
Приказы об отпусках –> Приказ о продлении отпуска).
Рис. 17. Реестр приказов о продлении отпуска
Для создания приказа о продлении отпуска необходимо нажать кнопку
части окна. Открывается окно приказа о продлении отпуска.
в левой
Рис. 18. Заполнение приказа о продлении отпуска
В открывшемся окне приказа необходимо указать:

ФИО сотрудника, которому продлевается отпуск.

Продлеваемый отпуск – открывается список зарегистрированных отпусков в
Реестре отпусков по выбранному сотруднику.

Вид отпуска – заполняется автоматически, при выборе продлеваемого отпуска.

Создать корректировочную запись с датой окончания – дата окончания отпуска
выбранного в поле «Продлеваемый отпуск». В блоке «Продление» необходимо
указать дату, с которой продлевается отпуск и количество дней.

Дату окончания.
После заполнения приказа его следует сохранить и зарегистрировать, нажав на
кнопку «Регистрация». После регистрации приказа, в Реестре отпусков появляются две
записи:

корректировка – где стоит период с датой начала старого отпуска и датой
окончания из приказа о продлении отпуска.

продолжение отпуска – с периодом из продления отпуска, с новой датой и
оставшимся количеством дней.
1.7. Приказ об увольнении
В приказе об увольнении (Приказы –> Приказы об увольнении) есть «галочка» –
«Компенсация», если она установлена, то формируется приказ об отпуске с видом
отпуска – «Компенсация», датой увольнения и оставшейся частью неиспользованного
отпуска, в разрезе видов отпуска из Отпускного стажа.
1.8. Реестр отпусков
Все зарегистрированные Приказы об отпуске, Приказы об отзыве из отпуска и
Приказы о продлении отпуска отображаются в Реестре отпусков (Расчеты –> Реестр
отпусков) в разрезе видов отпуска (если в приказе об отпуске было два вида отпуска:
ежегодный и дополнительный, то в Реестре отпусков появятся две записи: ежегодный
отпуск и дополнительный отдельно).
Кроме того, что в Реестр отпусков автоматически попадают отпуска из приказов,
их можно добавить в Реестре отпусков и вручную, с помощью нажатия кнопки . При
этом открывается окно добавления нового отпуска:
Рис. 19. Окно добавления отпуска
В открывшемся окне необходимо заполнить поля:

Сотрудник – выбирается сотрудник, которому будет начислен отпуск.

Корректируемый отпуск – открывается список зарегистрированных отпусков по
выбранному сотруднику, для корректировки.

Вид отпуска – в случае заполнения поля «Корректируемый отпуск» данное
поле заполнится автоматически. Во всех остальных случаях необходимо
выбрать вид отпуска из справочника.

Вид компенсации – поле активно, когда в поле «Вид отпуска» выбран отпуск
«Компенсация». В этом случае в этом поле необходимо выбрать виды отпуска,
по которым будет сформирована компенсация.

Период с… и по… – указывается дата начала отпуска, количество дней и дата
окончания. При указании количества дней отпуска, дата окончания
заполняется автоматически. Когда в поле «Вид отпуска» выбран отпуск
«Компенсация» – дата окончания не активна.

Если необходимо учитывать в отпуске праздничные дни, то следует установить
флажок в поле «Включать праздничные дни».

Поле «Основание» заполняется фиктивным приказом. Если отпуск
сформирован на основании архива Приказа об отпуске, то в основании пишется
номер и дата приказа.
На вкладке «Расчет» необходимо выбрать алгоритм расчета отпускного и нажать
кнопку «Рассчитать». Далее отпускной следует зарегистрировать, после чего он
попадает в РПВ (Зарплата –> Расчетно-платежная ведомость).