УВЯЗКА РЕСУРСОВ АВК С МАТЕРИАЛАМИ (ТМЦ),

УВЯЗКА РЕСУРСОВ АВК С МАТЕРИАЛАМИ (ТМЦ),
ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫМИ В БУХГАЛТЕРИИ
Для определения себестоимости выполненных строительных работ
необходимо, чтобы ресурсам, задействованным в каждом Акте КБ-2в и поисковые
образы которых (ПО) приняты согласно НСИ АВК-5, были поставлены в
соответствие конкретные материалы, изделия и конструкции (иными словами,
товарно-материальные ценности - ТМЦ), уложенные в дело в отчетном периоде и
учтенные в бухгалтерском программном комплексе.
Под увязкой программного комплекса АВК-5 с бухгалтерским программным
комплексом (любым, в том числе и широко распространенным 1С) подразумевается
установление соответствия между учтенными в Акте КБ-2в ресурсами АВК и между
ТМЦ, зафиксированными в 1С. Такая увязка необходима для расчета фактической
стоимости ресурсов (материалов, изделий и конструкций) в составе себестоимости
сооружаемого объекта, а также для учета и контроля их расходов.
1. Экран Ф360-3 «Список материалов, изделий и конструкций материалов
АВК, подлежащих увязке»
1.1 Увязка производится из Списка объектов стройки (экран Ф146-3) обращением
в закладке «Сервис» к пункту меню «Увязка ресурсов-материалов объекта с
данными из бухгалтерии».
1.2 Экранный «Список материалов, изделий и конструкций материалов АВК,
подлежащих увязке» (экран Ф360-3) может быть отсортирован по:
- поисковому образу,
- наименованию,
- убыванию стоимости.
1.3 Здесь же (экран Ф360-3) этот Список может быть пропущен через
«Фильтрацию», задаваемую пользователем. Для отмены результатов работы
Фильтра достаточно очистить его.
1.4 В этом же экране (экран Ф360-3) приведена кнопка «Сортировка выходных
документов», позволяющая выдавать их в желаемом порядке следования
строк.
1.5 В экране Ф360-3 «Список материалов, изделий и конструкций, подлежащих
увязке» пользователю доступны следующие пункты меню:
- Редактирование увязки, увязка выделенных позиций
- Отказ от результатов текущей увязки данных
- Ввод информации о ТМЦ
- Создание файла для бухгалтерии
- Начать/Закончить выделение
- Прекратить начатое выделение
- Отказаться от выделения
- Восстановление всех расходов и цен, предшествовавших увязке
- Выход
2. Экран Ф360-3 «Ввод информации о ТМЦ»
2.1 В экране Ф360-3 «Список материалов, изделий и конструкций, подлежащих
увязке» пользователю доступен следующий пункт меню:
- Ввод информации о ТМЦ
По умолчанию программа обращается к папке Date. Пользователь указывает
на файл, полученный из бухгалтерии и содержащий данные обо всех ТМЦ,
числящихся в подотчете у Ответственного Исполнителя на момент окончания
текущего отчетного периода. Программа проверяет структуру указанного
пользователем файла, и вводит информацию о ТМЦ, если файл не содержит
синтаксических ошибок.
2.2 Если после ввода информации о ТМЦ и выполнении увязки для отдельных
ресурсов АВК, произведен новый ввод информации о ТМЦ, то в экране Ф360-3
вся информация о выполненной ранее увязке аннулируется. Однако, следует
иметь в виду, что в самой программе все запомненные изменения
предыдущей увязки будут сохранены. Для того чтобы их сбросить и
восстановить состояние ресурсов АВК, предшествующее первой увязке,
необходимо выполнить пункт меню «Восстановление всех расходов и цен,
предшествовавших увязке».
3. Экран Ф360-3 «Автоматическая увязка ресурсов»
3.1 Увязка производится для всех ресурсов, предварительно выделенных
пользователем клавишей Insert – Insert и обращении к
пункту меню
«Редактирование увязки, увязка выделенных позиций» (при этом программа
последовательно пытается выполнить автоматическую увязку для каждого
выделенного материала). Автоматически может быть увязан такой ресурс
АВК, для которого программа самостоятельно находит соответствующие ему
ТМЦ, отображенные в экране «Список строк файла с информацией о ТМЦ»
(экран Ф363-3).
3.2 Все ТМЦ, выбранные для увязки определенного материала АВК, можно
видеть в соответствующем ему экране «Таблица увязки» (экран Ф361-3).
Если программой не выбрана ни одна из ТМЦ, данный экран пуст. Увязка в этом
случае производится пользователем в автоматизированном режиме.
3.3 При успешной автоматической увязке в исходном экране Ф360-3 в графе
«ТМЦ-всего» будет отображено суммарное эквивалентное количество и
стоимость всех ТМЦ, соответствующих ресурсу АВК. В графе «Коэффициент
учета расходов» - соотношение количеств ТМЦ и ресурса АВК. Изначально
этот Коэффициент окрашен в зеленый цвет, что говорит о том, что результаты
увязки ресурса еще не учтены в позициях локальных смет Акта КБ-2в.
3.4 При автоматической увязке этот коэффициент не превышает 1,0 (он может
оказаться меньшим единицы, если суммарного эквивалентного количества
отобранных программой ТМЦ оказалось меньше, чем исходное количества
ресурса АВК).
При автоматизированной увязке (если количество ТМЦ
уточнено самим пользователем), этот коэффициент может быть меньше,
равен и больше единицы.
4. Экран Ф361-3 «Таблица увязки»
4.1 Если автоматической увязки не произошло, то для этого ресурса открывается
экран Ф361-3, в котором пользователь в автоматизированном режиме
выполнит увязку (т. е., выполнит ее в режиме редактирования) через экран
Ф360-3 «Список материалов, изделий и конструкций, подлежащих увязке»
пункт меню:
Редактирование увязки, увязка выделенных позиций
4.2 Экран Ф361-3 содержит в своей верхней части данные об увязываемом
ресурсе АВК:
- шифр;
- номер варианта;
- единица измерения;
- количество;
- наименование.
4.3 Над таблицей приведены и количественные результаты увязки ресурса:
- Итого по графе 10 (суммарное эквивалентное количество ТМЦ);
- Коэффициент учета расходов.
4.4 В разделе таблицы «Фактические данные о ТМЦ (бухгалтерия)» приведены
поступившие из бухгалтерии строительной фирмы реквизиты ТМЦ,
отобранных для увязки данного ресурса АВК:
- код;
- наименование;
- единица измерения;
- отпускная цена, грн.; эта цена является расчетной, она
определена как частное от деления стоимости ТМЦ на его
количество, числящееся в подотчете у ОИ; количество знаков
после запятой в расчетной цене ТМЦ не ограничивается;
- доступное количество; это количество может быть меньшим,
чем числящееся в бухгалтерии, если данная ТМЦ уже была
задействована для увязки другого ресурса АВК и оставшееся ее
количество не равно нулю; речь здесь идет о фактическом, а не
эквивалентном, количестве ТМЦ.
4.5 В экране Ф361-3 доступны и следующие пункты меню:
- добавить ТМЦ;
- удалить;
- переместить;
- пункты по выделению строк;
- выход;
4.6 По пункту «Добавить ТМЦ» производится обращение к экрану Ф363-3
«Список строк файла с информацией о ТМЦ». Здесь пользователь
самостоятельно указывает на подходящую для увязки строку-ТМЦ. Данная
строка «переносится» в экран Ф361-3.
4.7 Число в графе «Коэффициент единиц измерения», если программа не
смогла его определить самостоятельно,
должно быть внесено
пользователем. К примеру, если в АВК расход белил цинковых – в тоннах, а в
бухгалтерии - в 10-ти килограммовых банках, то это число (соотношение АВК
с ТМЦ) равно:
1000 : 10 = 100.
4.8 Если пользователь не согласен с Коэффициентом единиц измерения,
определенным программой, он может его переназначить; например, ситуация
при замене одного класса арматуры эквивалентной по прочности арматурой
другого класса, имеющейся на складе. Здесь обе единицы измерения (тонны)
совпадают, и программа автоматически назначит КЕИ = 1, что может быть
уточнено пользователем - через соотношение расчетных сопротивлений
арматуры разных классов.
4.9 Как только окажется заполненной графа 7 (Коэффициент единиц измерения),
автоматически заполняются данные результата увязки (графы 8 – 11). Если
для увязки отобрано несколько ресурсов, то количественная увязка для
расходов каждой ТМЦ производится в таблице сверху - вниз (1-я строка, 2-я и
т. д.). Если эквивалентного количества конкретной рассматриваемой ТМЦ не
хватает, пользователь самостоятельно добавляет через экран Ф363-3 строкуТМЦ.
4.10
Если увязано все количество ресурса АВК и расход его совпал с
суммарным эквивалентным увязанным количеством (итог графы 10), то
расположенный над таблицей «Коэффициент учета расходов» равен 1.
4.11
Если пользователь, редактируя графу 10 («Количество, фактически
процентуемое») ввел количество, при котором итоговое значение графы 10
превышает количество ресурса АВК, данный коэффициент будет больше 1.
4.12
Коэффициенты учета расходов будут автоматически учтены
программой при завершении текущего сеанса увязки (расходы ресурса во
всех позициях локальных смет будут умножены на этот Коэффициент).
4.13
Графа 11 показывает доступный расчетный остаток ТМЦ с учетом
увязки данного ресурса АВК. У пользователя, по его выбору, есть
возможность самостоятельно задать число в графе 11, что вызовет
автоматический расчет эквивалентного расхода ТМЦ (графа 10).
4.14
Каждая из строк ТМЦ, задействованных в увязке ресурса АВК, может
иметь свою эквивалентную расчетную цену. При завершении увязки в АВК-5
передается средневзвешенная эквивалентная цена, значение которой
учитывает эквивалентные количества и цены каждой из этих ТМЦ.
4.15
Если в результате увязки рассматриваемого ресурса АВК все
количество выбранной строки-МЦ будет задействовано, то при увязке другого
ресурса АВК в экране Ф363-3 данная строка ТМЦ будет с нулевым доступным
остатком. Если же для предшествовавших увязок задействовано не все
количество ТМЦ, то при увязке другого ресурса АВК доступный остаток ее
будет не нулевым и окрашен в синий цвет.
4.16
Пункт «Удалить» исключает из экрана Ф361-3 строку, на которой стоит
курсор или несколько выделенных строк этого экрана. В экране Ф363-3 при
этом производится восстановление ранее исключенных или уменьшенных
соответствующих количеств ТМЦ.
4.17
В экране Ф361-3 пункт меню «Переместить» позволяет изменить
порядок следования строк. Пользователь предварительно выделяет
перемещаемую строку (или группу строк), указывает курсором строку, над
которой должна быть помещена выделенная строка (строки), и обращается к
данному пункту меню.
4.18
Увязка ресурсов АВК с данными о ТМЦ должна выполняться после
ввода данных о процентуемых количествах и уточнения производственных
норм расхода материалов (ресурсов АВК).
5. Отказ от результатов текущей увязки данных
5.1 Для выделенных ресурсов в экране «Список материалов, изделий и
конструкций, подлежащих увязке» (Ф360-3) можно аннулировать
результаты увязки, выполненные в текущем сеансе увязки, но еще не
перенесенные в позиции локальных смет Акта КБ-2в. При выполнении
данного пункта меню «Отказ от результатов текущей увязки данных» для
выделенных строк (или для одиночной строки, на которой стоит курсор)
сбрасывается информация из графы «ТМЦ-всего» и «Коэффициент учета
расходов».
5.2 Для аннулирования всей ранее выполненной увязки всех ресурсов АВК
пользуются иным пунктом меню «Восстановление всех расходов и цен,
предшествовавших увязке».
5.3 В экране Ф360-3 после выполнения «Восстановления…» для всех
ресурсов АВК сбрасывается информация в графе «ТМЦ-всего», а в графе
«АВК5»
восстанавливаются
все
количества
и
стоимости,
предшествовавшие началу увязки.
6. Создание файла для бухгалтерии
6.1 В экране Ф360-3 «Список материалов, изделий и конструкций, подлежащих
увязке» пункт меню:
Создание файла для бухгалтерии
По умолчанию программа записывает этот результирующий файл увязки в
папку Date. Пользователь самостоятельно указывает имя файла и его расширение.
Содержание файла совпадает с выходным документом «Таблица ТМЦ,
израсходованных в отчетном периоде».
7. Список строк файла с информацией о ТМЦ
7.1 К экрану Ф363-3, содержащему «Список строк файла с информацией о
ТМЦ» пользователь обращается в режиме автоматизированной увязки по
пункту «Добавить ТМЦ» из экрана Ф361-3. Список строк в экране Ф363-3
отражает информацию о составе и количестве ТМЦ.
7.2 Список строк (экран Ф363-3) может быть также пропущен через Фильтр.
Например, введя слово «кирпич», можно преобразовать таблицу экрана так,
что в ней останутся только строки, содержащие это слово. Фильтровать
строки можно и по номеру и дате партии прихода, номеру склада, коду
партии.
7.3 Чтобы восстановить «отфильтрованный» экран, достаточно очистить все
заданные фильтры (кнопка «Очистить»).
7.4 Количество и стоимость каждой ТМЦ представлены парой чисел – доступное
и исходное.
7.5 После выхода из режима «Увязка ресурса» (из экрана Ф361-3 в экран Ф360-3)
в таблице Ф363-3 производится пересчет остатков ТМЦ, участвовавших в
предыдущих сеансах увязки, и приведение их в соответствие для каждого из
строк-ресурсов АВК экрана Ф361-3.
7.6 В экране доступны следующие пункты меню:
- выбрать;
- пункты выделения строк;
- выход.
7.7 По пунктам выделения строк Insert – Insert производится отбор строк для
пункта «Выбрать».
7.8 Пункт «Выход» возвращает в экран Ф361-3.
8. Выходной документ
«Таблица соответствия материалов АВК и ТМЦ»
8.1 Данная Таблица служит пояснением к «Итоговой ведомости ресурсов» и
Отчету М-29. Она показывает, какие уложенные в дело материалы (ТМЦ)
соответствуют ресурсам АВК.
8.2 В данной Таблице, в отличие от «Итоговой ведомости ресурсов», количества
израсходованных ТМЦ представлены не в эквивалентных единицах, а в
фактических, т. е. в тех, что зарегистрированы в бухгалтерии строительной
фирмы.
8.3 Один и тот же материал ТМЦ может быть увязан с разными ресурсами АВК.
Это – нормальная ситуация.
8.4 В таблице (во второй ее части) приведены также ресурсы АВК, которые были
задействованы в Акте КБ-2в, но по какой-то причине оказались не увязанными
с ТМЦ. Итоговая стоимость таких ресурсов отображена в данной таблице.
Вполне вероятно, что эти ресурсы АВК либо не были уложены в дело, либо
процесс увязки ресурсов не был завершен (либо имело место и то, и другое).
8.5 Порядок следования ресурсов АВК в этом выходном документе (выбор
режима сортировки данных) - по поисковому образу, наименованию, по
убыванию стоимости - задается в Экране Ф360-3 (Список объектов, Сервис,
пункт меню «Увязка данных бухгалтерии с ресурсами объекта»).
9. Выходной документ
«Таблица ТМЦ, израсходованных в отчетном периоде»
9.1 Данный выходной документ отображает итоговый выходной файл
результатов увязки, передаваемый в бухгалтерию одновременно с Актом КБ2в, Отчетом М-29 и документом «Таблица соответствия материалов АВК и
ТМЦ».
9.2 В данной Таблице представлены все ТМЦ, которые были указаны ОИ как
израсходованные в отчетном периоде и которые должны быть отнесены на
стоимость сооружаемого объекта и списаны с подотчета Ответственного
Исполнителя.
9.3 В данной Таблице количества израсходованных ТМЦ представлены не в
эквивалентных единицах, а в фактических, т. е. в тех, что зарегистрированы в
бухгалтерии строительной фирмы.
9.4 Порядок следования ТМЦ в этом выходном документе (выбор режима
сортировки данных) – по партии прихода, коду ТМЦ,
наименованию,
убыванию стоимости - задается в Экране Ф360-3 (Список объектов, Сервис,
пункт меню «Увязка данных бухгалтерии с ресурсами объекта»).
10 . Переход к следующему отчетному периоду
10.1
На основе, выполненной в текущем периоде увязки программа АВК-5 в
автоматическом режиме пополняет специальный объектный Справочник
соответствия наименований ТМЦ поисковым образам АВК. В этом
справочнике хранятся не только стандартные ПО АВК, но и вводимые
пользователем варианты наименований ресурсов АВК (т. н. «варианты цен»).
Если единицы измерения ТМЦ и соответствующего ресурса АВК не
совпадают, то в этом Справочнике запоминается и соответствующий
коэффициент единиц измерения. При увязке в последующем отчетном
периоде ресурсы АВК, отображенные в данном Справочнике, будут
увязываться автоматически.
10.2
Данный Справочник пополняется при каждой новой увязке ресурсов
АВК-5 с ТМЦ из 1С в отчетных периодах строительства. Речь идет об
организации автоматической «самообучаемости» программного комплекса
АВК-5 путем наполнения этого Справочника.
10.3
Наличие Справочника, по мере его наполнения, позволит устанавливать
соответствие ресурсов АВК записям ТМЦ не только в автоматизированном,
но и во все возрастающей степени в автоматическом режиме. Эта
автоматизация будет относиться уже и к увязке таких ресурсов АВК и ТМЦ, у
которых не совпадают наименования, но которые были увязаны между собой
в минувших отчетных периодах. При этом уровень автоматизации увязки
будет возрастать по мере выпуска Актов КБ-2, увязанных с записями ТМЦ, и
соответствующего пополнения данного Справочника.