Занятие 4 5

Тема 4. Алгоритм создания презентации.
Задание.
С учетом материала Темы 3 Правила представления текстовой информации,
создайте презентацию материала тем 4 и 5.
Создание презентации включает в себя следующие этапы:
 Планирование презентации:
- определение целей и задач презентации;
- определение целевого и количественного состава аудитории;
- определение времени, которое займет презентация, определение срока проведения
презентации;
- составление плана презентации;
 Подготовка презентации:
- выбор средств представления для презентации;
- выбор помощников;
- составление сметы презентации;
- составление доклада для презентации;
- подготовка интерактивных упражнений;
- подготовка к вопросам аудитории;
 Представление презентации
- оформление презентации
- выбор помещения для презентации;
- оформление помещения для презентации;
- подготовка памятных подарков и сувениров;
- подготовка раздаточных материалов;
- подготовка фуршета;
- репетиция презентации;
- презентация;
- определение эффективности презентации.
Пройдя последовательно все этапы, вы сможете провести презентацию. Как вы понимаете,
не все вышеуказанные пункты могут пригодиться. Например, при подготовке
презентации-письма нет необходимости беспокоиться о помещении либо банкете. В
случае презентации с помощью Интернета или презентации-выставки практически
бесполезно размышлять о количественном составе аудитории. Однако, как уже было
сказано выше, если вы научитесь создавать презентацию-доклад, остальные виды
презентации освоятся вами гораздо легче — они фактически являются частными случаями
презентации-доклада.
Тема 5. Первый этап создания презентации: Определение целей и задач
презентации
Правильное определение целей и задач презентации — основа успеха. Если же цели и
задачи сформулированы неверно, то естественным образом они окажутся
недостижимыми. Рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью такого
инструмента, как презентация.
С помощью презентации можно:
-
донести что-либо до аудитории;
убедить в чем-либо аудиторию;
заинтересовать аудиторию своим товаром;
-
научить чему-либо аудиторию (к примеру, пользоваться новой моделью какой-либо
техники);
сформировать у аудитории определенный уровень знаний о продукте (товаре, услуге,
идее);
сформировать у аудитории и поддержать определенный образ компании,
предлагающей продукты (товары, услуги, идеи);
сформировать у аудитории определенные потребности и предложить способ их
удовлетворения;
отыскать среди аудитории покупателя, партнера или спонсора;
стимулировать у аудитории работу мысли в требуемом направлении.
Как вы понимаете, если перед вами стоит задача заинтересовать аудиторию своим
товаром, то не следует ее решать так, как решалась бы задача о стимулировании мысли. В
первом случае речь идет о продажах, во втором — о мозговом штурме. Собственно
говоря, задача сама диктует методы решения. Главное — не забывать прислушиваться к
этой диктовке.
Любопытнее всего то, что многие желающие провести презентацию верно определяют
задачу, но, когда дело доходит до определения цели презентации, отчего-то начинают
смущаться. К примеру, если человеку, представляющему компанию по производству
пылесосов, задать вопрос о цели презентации, то вполне можно услышать, что его
компания с момента ее создания мечтала об улучшении экологической ситуации во всем
мире и именно с этой целью занимается презентацией производимого ею оборудования
для чистки ковров. Но ведь это в корне неверно! Можно допустить (и даже с большой
долей вероятности), что изначальная задача компании заключается именно в уменьшении
общего количества грязи в помещениях всего мира. Однако цель презентации будет
совершенно другой. Компания просто желает продать как можно больше своего товара.
В фильме «Чародеи» был приведен прекрасный рецепт для прохождения сквозь стену:
чтобы пройти сквозь стену, требуется видеть цель и не замечать препятствия. Обратите
внимание, в первую очередь – видеть цель. Если же вы, подготавливая презентацию, не
сможете ясно увидеть ее цель, то вместо прохождения сквозь стену предрассудков,
внушенных представлений, стереотипов и конкурентных товаров, существующих в
сознании каждого человека, вашей будущей аудитории, вы добавите к этой стене еще
один ряд кирпичей, не достигнув своей цели.
Цель презентации напрямую определяется тем результатом, который Вы от нее
ожидаете.
Это самый ключевой вопрос – ради чего? Ради какого результата затеяна ваша
презентация?
Ради чего будут произноситься слова, показываться слайды, тратится и ваше время и
время ваших слушателей?
Увы, в большинстве случаев, ораторы плохо представляют себе ответ на этот вопрос.
И в итоге выступают
презентацией.
с
бессмысленной,
бесцельной,
безрезультативной
Увы, очень часто ораторы подменяют результат – средством для его достижения.
И в итоге считают, что их цель в том, чтобы проинформировать, убедить, изменить
точку зрения, вдохновить, обучить… и не только считают, но и действуют исходя из
этих псевдорезультатов.
О чем же стоит помнить, когда вы формулируете результат вашей презентации? Результат
- это действие!
Запомните очень простую формулу:
Результат презентации - это всегда действие!
Это ответ на вопрос: "Что должны сделать слушатели после вашей презентации?"
Когда политик выступает перед избирателями. Разве его цель в том, чтобы донести
информацию о том, какая у него предвыборная программа? Да нет же! Он хочет, чтобы
избиратели проголосовали за него на ближайших выборах!
А знакомство с предвыборной программой - это только средство, для достижения
этого результата. Он мог бы выбрать и другие средства: критиковать текущие
законы, хвастаться своими достижениями как общественного деятеля, обвинять
правительство в коррупции…
Но в любом случае, информирование, критика, хвастовство, обвинения – это лишь
средства, ведущие разными способами к одному и тому же результату.
Точно так же, когда предприниматель выступает перед кредитным советом банка, он
хочет получить вполне конкретный результат – чтобы банкиры выдали ему кредит.
А желание убедить, изменить точку зрения, вдохновить – это лишь средства.
Точно так же, когда продавец выступает перед покупателями, он всеми силами стремится
к вполне конкретному действию – чтобы покупатели купили его товар.
А рассказ о свойствах товара, сравнение товара с аналогичными продуктами
конкурентов, запугивание, мотивирование – это лишь средства.
Поэтому первый шаг, который вам необходимо сделать при создании презентации – это
понять, какой результат, вы хотите получить – какое, нужное вам действие, должны
сделать слушатели по итогам вашей презентации.
Результат презентации – это действия ваших слушателей!
Результат должен быть конкретным
Вам нужно получить кредит в банке. Устроит ли вас, если вам дадут $100? Вряд ли.
Устроит ли вас, если кредит вам дадут, но через полгода? Вряд ли. Устроит ли вас, если
кредит вам дадут, но под 100% годовых? Вряд ли. Устроит ли вас, если кредит вам дадут,
но только на 3 дня? Вряд ли.
Т.е. на самом деле вы хотите не просто получить кредит в банке, а хотите получить
кредит в размере 100 тысяч долларов, на 3 года, под 15% годовых в течение
ближайших 10 дней.
Конкретика важна! Потому что эта конкретика определяет то, какой будет ваша
презентация.
Презентация, когда вам требуется $1000 от банка, будет очень сильно отличаться от
презентации, когда вам требуется $10 миллионов. Презентация, когда кредит вам
нужен на 3 месяца, будет очень сильно отличаться от презентации, когда кредит вам
нужен на 30 лет.
Формулируйте результат максимально конкретно!
Результат должен быть выгоден слушателям
А зачем собственно это действие нужно самим слушателям? Что они выиграют,
приобретут, получат, если совершат это действие?
Это ключевые вопросы, которые мучают слушателя во время презентации: «Зачем
мне нужно то, что предлагает оратор? Где я смогу это применить в своей жизни?
Какую выгоду это может мне принести?»
Если слушатель получает ответы на эти вопросы - то он с интересом слушает
выступление. Если нет - то выносит смертельный вердикт: «Мне это не нужно» и интерес
к презентации теряет.
Увы, очень часто оратор хорошо представляет, зачем ему нужно это действие, но мало
задумывается над выгодами слушателей. И в результате совершает две ошибки:
Или предлагает результат, который выгоден только ему, а сами слушателям
абсолютно не нужен.
Или предлагает результат, который может быть слушателям и выгоден, но ни
слушатели не могут так сразу эту выгоду увидеть, ни оратор не может сразу четко и
ясно показать эту выгоду слушателю.
Если ваш результат не выгоден слушателям, то стоит очень сильно задуматься, а
стоит ли вообще проводить презентацию?
Это только в анекдотах после красивой презентации мужик соглашается завести
дома козу или слона. В реальной жизни, как бы красиво вы не плясали перед
слушателями, если вы предлагаете им то, что им не нужно, то они этого не купят. А
если все-таки у вас и получится заставить слушателей сделать то, что им не выгодно,
то очень скоро это бумерангом вернется к вам обратно. И насколько сильно этот
бумеранг стукнет вас по голове предугадать сложно.
Поэтому если честный ответ на этот вопрос – «да ничем этот результат слушателю не
выгоден», то у вас есть повод порадоваться и задуматься.
Порадуйтесь тому, что еще на этапе подготовки вы обнаружили "критическую
ошибку". Это позволит вам сэкономить несколько дней и возможно несколько тысяч
долларов, которые бы вы истратили зря ради презентации заведомо обреченной на
провал.
И после этого задумайтесь над формулировкой нового результата, который будет
уже не в стиле "выиграл-проиграл", а ближе к стратегии "выиграл-выиграл".
Если же ваш результат выгоден слушателям - то это ваша задача, как оратора, суметь
ясно и четко показать им эту выгоду.
Не нужно перекладывать на слушателей работу по поиску выгод.
Слушатели не профессионалы, и могут просто своих выгод не найти. Слушатели не
любят напрягаться, и им может быть просто лень, что-либо искать. Слушатели не
внимательны, и могут просто не заметить даже очевидных своих выгод…
Сделайте за них эту работу. Представьте себя на их месте. Окажитесь в их шкуре.
Посмотрите на предлагаемый результат их глазами.
Зачем это может быть нужным? Почему стоит согласиться это сделать? Какую
выгоду можно получить от этого?
Сформулируйте краткие и понятные ответы на эти вопросы. И эти ответы помогут вам не
только объяснить слушателям "зачем им нужно то, что вы предлагаете", но и более
грамотно подобрать аргументы, факты, статистику, которые вы будете использовать во
время презентации.
Умейте объяснить слушателям, зачем им нужно то, что вы предлагаете!
Результат должен быть достижимым
Первый вопрос: а зависит ли результат от слушателей?
Политик может страстно хотеть, чтобы за него проголосовали. Даже сами слушатели
могут не менее страстно хотеть проголосовать за этого политика после его
пламенной речи. Но если это была речь перед школьниками, то она прошла впустую!
Потому что в данном случае результат не зависит от слушателей! Ну не позволяет
наше законодательство голосовать школьникам! Разумнее будет создать
презентацию в результате которой школьники принесут домой и покажут родителям
листовки этого политика или сделают что-то другое, но то, что от них реально
зависит!
Бессмысленно устраивать получасовую презентацию для продавца, с тем, чтобы он
принял обратно товар и вернул вам деньги, если от него не зависит решение этого
вопроса. Разумнее устроить более короткое одноминутное выступление, в результате
которого продавец скажет, к кому нужно обратиться для решения этого вопроса.
Убедитесь, что желаемый результат зависит от слушателей!
Второй вопрос: а не слишком ли многого вы хотите?
Как говорится – слона едят по кусочкам. Если вы поставите перед собой сразу очень
большую, явно недостижимую цель, то вам или потребуется презентация на 1000 слайдов,
или еще лучше автомат Калашникова, как наиболее подходящее средство получить все и
сразу.
Если молодой человек захочет провести презентацию на одну минуту перед
незнакомой девушкой с тем, чтобы она сразу после его речи согласилась выйти за
него замуж, то, скорее всего его будет ждать неудача. Разумнее было бы поставить
более реалистичную цель: чтобы она дала свой номер телефона, или чтобы
согласилась посидеть-поболтать 10 минут в кафе.
Уговорить покупателя купить сразу же дорогостоящий набор кухонной посуды на
$10000 – крайне сложно. Разумнее создать презентацию, которая будет работать на
более реалистичную цель – чтобы у вас купили хотя бы одну сковородку или
кастрюлю из этого набора.
Разбивайте слишком большую цель на более мелкие, но зато реалистичные подцели!
Формулируйте результат кратко и красиво
Не гонитесь за десятью зайцами
Если одной презентацией вы хотите добиться сразу десяти действий от слушателей то одумайтесь. Насколько это реально? В большинстве случаев лучше сделать десять
разных презентаций, каждая из которых направлена на свою цель, чем одну
презентацию, направленную на большое количество целей.
Если жена хочет чтобы муж: "1. Поклеил обои, 2. Вынес мусор, 3. Починил
холодильник… 99. Почистил ковер", то она вряд ли будет требовать всех этих
действий в одной большой презентации. Как умная женщина она предпочтет
провести несколько десятков небольших презентаций, каждая из которых преследует
одну-две, максимум три цели.
Поэтому если вам не удается сформулировать результат кратко, потому что вы хотите
слишком многого от ваших слушателей, то умерьте аппетит. Сфокусируйтесь на
нескольких самых важных действиях, которых вы хотите добиться. Желательно, чтобы
они дополняли, а не противоречили друг другу.
Создайте красивую, лаконичную формулировку
Результат вашей презентации в чем-то подобен миссии компании. И точно так же как
крупные компании тратят иногда месяцы и десятки тысяч долларов на формулировку
своей миссии – не пожалейте времени на то чтобы кратко и лаконично сформулировать
результат своего выступления. Во время подготовки презентации вам придется сотни раз
обращаться к результату.
А этот статистический факт, он помогает приблизиться к результату?
А такое оформление слайда, помогает приблизиться к результату?
А эта история, помогает приблизиться к результату?
Поэтому если ваш результат сформулирован невнятно, запутанно, многословно – то
каждый раз вы будете спотыкаться и тратить время в попытках разобраться, как же это
связанно с результатом. Если же результат сформулирован красиво и лаконично, то вы и
сами лучше будете понимать цель, к которой идете, и облегчите себе работу во время
подготовки презентации.
Тест 30 секунд (60 слов)
Это своеобразный тест на лаконичность – расскажите о результате, который хотите
получить в течение 30 секунд. Или, как вариант, письменно сформулируйте результат
вашей презентации максимум в 60 словах. Если вам это удается, то все в порядке. Если
нет - попробуйте поискать более лаконичную формулировку результата.
Часто в литературе этот тест дается в виде следующей воображаемой ситуации: "Вы
едете в лифте с миллиардером, который в принципе готов вложить деньги в вашу
идею. Но у вас на общение есть только эти 30 секунд, пока вы едете с ним в лифте.
Как бы вы за 30 секунд презентовали свою идею?"
Когда вы пытаетесь так кратко изложить свой желаемый результат – он
выкристаллизовывается. Отбрасываются все ненужные слова, которые только
запутывают. Остается в чистом виде самая суть вашей презентации!!!
Формулируйте результат лаконично!
Подготовлено по материалам:
Сергей Шипунов, Руководитель и ведущий тренер
"Университета
Риторики
и
Ораторского
Мастерства"
Эльвира Вашкевич PowerPoint 2007. Эффективные
презентации на компьютере