Особенности функционально-ориентированной организации

М И Н И СТ ЕР С ТВ О С Е ЛЬС КО ГО ХО З ЯЙ С Т В А Р Ф
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ – МСХА
имени К.А. ТИМИРЯЗЕВА
(ФГБОУ ВПО РГАУ - МСХА имени К.А. Тимирязева)
ЛУКЬЯНОВ Б.В.
МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Лекция 2. Процессное управление организацией
Направление 080500.62 «Бизнес-информатика»
Курс III
Семестр V
МСХА 2013
1
2.1
Организация
распределением
Управление организацией
группа
-
работников
ответственности,
и
необходимых
полномочий
и
средств
с
взаимоотношений,
преследующая достижение определенных целей посредством выполнения
определенных действий.
Организации подразделяют на два вида: учреждения и предприятия.
Цели
организации
определяются
ее
миссией
и
достигаются
посредством выполнения определенных процессов
Система управления (СУ) организацией включает в себя совокупность
всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а
также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.
Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на
производительность работника, группы или организации в целом для
наилучших
результатов
с
позиций
достижения
поставленной
цели.
Управлять предприятием - значит вести предприятие к его цели, извлекая
максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении
ресурсов.
Процесс
управления
предусматривает
согласованные
действия,
которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или
набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий
должен
существовать
специальный
орган,
реализующий
функцию
управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и
управляемая части.
Схема взаимодействия между ними на примере
предприятия показана на рисунке 2.1.
В
управляющую
часть
входит
дирекция,
менеджеры
и
информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего
звена.
Эту
часть
организации
принято
называть
административно-
управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом
управляющей части является информация.
2
Рисунок 2.1 - Взаимодействие управляющей и управляемой частей
организации
А - управляющая информация, Б - информация об исполнении.
На уровне управляющей части принимаются управленческие решения
как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического
обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения
поставленной цели.
Управляемая
часть
это
-
различные
производственные
и
функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного
процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее
выходом, зависит от типа организации. Так, например, если речь идет о
предприятии по переработке молока, то на вход управляемой части
поступает сырое молоко, а на выходе будут продукты переработки молока:
сметана, масло, сыр и т. п.
2.2. Функциональное управление
Большинство организаций сегодня построены по функциям и уровням
иерархии,
что
предопределяет
применение
в
них
функционального
управления.
Функциональное управление — управление, в процессе которого
каждый функциональный руководитель ведает исполнением определенного
круга функций, работ (производственных, технологических, финансовых,
проектных, информационных и т.п.).
Особенность функциональной структуры заключается в том, что при
сохранении
единоначалия,
по
отдельным
функциям
управления
3
формируются специальные подразделения, работники которых обладают
знаниями и навыками работы в данной области управления (рисунок 2.2).
Рисунок 2.2 – Схема функционального управления
Функциональное управление характерно для устоявшихся крупных
организаций. Организационная структура такой компании строится на основе
группировки по функциям: Финансы, Снабжение, Производство и т.д. При
функциональном управлении соблюдаются четкие иерархические связи
между организационными единицами, каждая из которых находится в своем
функциональном колодце (рисунок 2.2). Поток задач, которые решаются в
рамках «функционального колодца», начинается с верхнего уровня. С
4
нижних уровней наверх идет поток информации, на верхнем уровне
руководители определяют, как решать задачу и спускают вниз задачи по всей
иерархии. Горизонтальные связи между сотрудниками при такой схеме
управления практически отсутствуют.
Особенности функционально-ориентированной организации:
1. Строгая вертикальная иерархия управления
2. Жесткое разделение труда по специфике выполняемых действий
3. Управление, ориентированное на выполнение однородных действий.
При
функционально
организованном
управлении
возникают
противоречия между функциональными отделами и производственными
процессами организации (рисунок 2.3), заключающиеся в том, что
функционирование
организации
осуществляется
через
процессы,
а
управление – через функциональные отделы. При этом каждый отдел
управляет только частью процесса, а сквозное
управление процессом
отсутствует. Руководство верхнего уровня управляет функциональными
подразделениями
исходя
из
целей
организации,
реализуемых
производственными процессами.
Функциональной структуре присущи следующие недостатки:
1. Невозможность быстрой реакции на изменения в силу самой природы
вертикальной иерархии.
2. Торможение инноваций – защита от изменений.
3. Нет ориентации на клиента; главный потребитель результатов труда
сотрудника – вышестоящий начальник.
Это означает, что каждый
сознательно или подсознательно старается удовлетворить требования
начальника, а не запросы коллеги из соседнего подразделения, а тем
более клиента.
4. Нет заинтересованности работающих в конечном результате – системы
оценки их труда оторваны от результативности работы предприятия в
целом; их видение происходящего часто не выходит за рамки
подразделения.
5
5. Рост накладных расходов – сначала процесс разбивается на множество
операций, а затем «склеивается» через управленческий аппарат.
6. Каждое подразделение – обособленный островок методов управления и
автоматизации.
Рисунок 2.3 – Противоречия между функциональным управлением и
процессами организации
2.3.
Процессное управление
Устранить недостатки функционального управления позволяет переход
на процессное управление, схема которого приведена на рисунке 2.4.
Процессы, являются сутью деятельности организации.
Процессный
менеджмент
подход
–
применяемых
это
систематическая
организацией
идентификация
процессов,
и
и
особенно
взаимодействия таких процессов ( стандарт ИСО 9000).
Ко всем процессам организации относят понятие «бизнес-процесс»,
которым процессы, присущие
организациям, отделяют
от процессов,
относящихся к другим областям знания (математика , физика и т . д .) и
используемых совсем в другом контексте.
6
Рисунок 2.4 - Схема процессного управления
Процессный подход к управлению рассматривает организацию как сеть
связанных между собой бизнес-процессов, а не совокупность разрозненных
функций. Каждый бизнес-процесс представляется последовательностью
операций, которые нацелены на достижение определенного результата. В
отличие от функционального подхода к управлению, процессный подход
делает организацию ориентированной на результат. Каждый сотрудник четко
знает, какую работу, в какой срок и какого качества ему нужно выполнить,
для того чтобы бизнес-процесс, в котором он участвует, привел к желаемому
результату.
Таким образом, процессный подход позволяет увидеть, ради чего
совершаются все действия в компании и каков их вклад в результаты
7
деятельности всей компании. Каждый сотрудник четко знает свои функции и
их роль в реализации целей организации, где мотивация каждого четко
связана с тем, насколько он способствует выполнению миссии и стратегии
его организации.
Процессное управление – планомерная деятельность по формированию
целенаправленного поведения организации посредством выделения, описания
и менеджмента системы взаимосвязанных и взаимодополняющих процессов
организации.
Принципиальным отличием процессного подхода от функционального
является концентрированность на результате и оптимизации его достижения.
Выделение части деятельности как отдельного объекта - бизнес-процесса,
дает
возможность
регламентировать,
управлять
этим
оптимизировать,
объектом:
планировать
и
проектировать,
контролировать
показатели результативности и эффективности.
Таким образом, посредством управления всеми бизнес-процессами,
осуществляется управление деятельностью всей организации как системой
бизнес-процессов.
Выделяют следующие виды бизнес-процессов:
 Основные бизнес-процессы
 Бизнес-процессы управления
 Бизнес-процессы развития
 Вспомогательные бизнес-процессы
Характеристики видов бизнес-процессов:
Основные бизнес-процессы:
 Через эти процессы проходит основной продукт, они добавляют
продукту ценность
 Кросс-функциональны в рамках предприятия
 Взаимодействуют как с клиентами, так и с партнерами
Бизнес-процессы управления:
8
 Определяют целеполагание в функционировании организации
 Выполняют планирование процессов, контроль достижения
целей
 Обеспечивают анализ эффективности процессов и выработку
корректирующих воздействий
 Обеспечивают управление организацией как единой системой.
Бизнес-процессы развития:

Определяют тенденции и направления развития основных
процессов в зависимости от анализа и прогнозируемых
направлений развития организации.
Вспомогательные бизнес-процессы:
 Создают инфраструктуру организации
 Результаты вспомогательных бизнес-процессов используется в
основном бизнес-процессе
 С основным продуктом не взаимодействуют.
Общая схема связей бизнес-процессов организации приведена на
рисунке 2.5.
Рисунок 2.5 - Общая схема связей бизнес-процессов организации
2.4.
Определение бизнес-процессов предприятия
9
Для того чтобы выделить бизнес-процессы, необходимо выделить
действия, которые совершает организация по реализации своей миссии и
стратегии развития.
Обратимся к примеру выделения бизнес-процессов молочно-товарной
фермы (МТФ) при описании ее архитектуры, рассмотренном в дисциплине
«Архитектура предприятия».
Архитектура МТФ описана с использованием
модели Захмана,
представленной на рисунке 2.6.
Рисунок 2.6 - Модель архитектуры предприятия по Захману (схема
Захмана)
Миссия МТФ описана в ячейках «1/что» и «1/зачем (почему)».
Основные бизнес-процессы определены в ячейке «1/как».
МТФ содержит животных и посредством их эксплуатации и
управления их развитием, используя корма, производит молоко и товарный
скот. Своей основной продукцией ферма удовлетворяет запросы населения
на продукты питания, животноводческих предприятий и частных хозяйств на
ремонтный молодняк; молоко- и мясоперерабатывающих предприятий на
сырьё для своего производства.
10
Производство осуществляется путём конверсии корма в продукцию:
молоко, приплод, прирост массы животных. При этом соблюдаются нормы
содержания и эксплуатации животных, поддерживается оптимальная
структура стада по половозрастным группам в рамках имеющихся скотомест.
Концептуальная схема производства продукции на МТФ приведена на
рисунке 2.7.
Рисунок 2.7 - Концептуальная схема производства продукции
на МТФ
На рисунке 2.7 и далее используются следующие обозначения:
Информационная связь
Управленческое решение
Материальный поток
Информация
Задача управления
Информационный процесс
Технологический ресурс
11
Решение
Физический объект
Регулятор материальных потоков
На основании анализа миссии и технологии производства определены
основные бизнес-процессы МТФ:
Рисунок 2.8 - Основные бизнес-процессы производства продукции на МТФ
В соответствии с основными бизнес-процессами определены и бизнеспроцессы управления. Структурные схемы бизнес-процессов управления
приведены на рисунках 2.9 – 2.12.
Рисунок 2.9 – Структурная схема управления бизнес-процессом «Содержание
и эксплуатация животных»
12
Рисунок 2.10 - Структурная схема управления бизнес-процессом
«Кормление»
Рисунок 2.11 - Структурная схема управления бизнес-процессом
«Формирование и использование кормовой базы»
13
Рисунок 2.12 - Структурная схема управления бизнес-процессом «Оборот
стада»
14