Оформление дел постоянного хранения

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Дела
постоянного
хранения
формируются
децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
в
университете
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
1. в дела помещаются только исполненные документы;
2. распределение документов между делами производится в точном
соответствии с номенклатурой дел;
3. группировка документов в составе дела осуществляется в пределах
календарного года, за исключением переходящих дел;
4. в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики
5. по объему дело не должно превышать 240 листов, а его толщина,
включая обложку (по корешку), - 4 см;
6. при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Т.1»,
«Т. 2» и т.д.;
7. документы
внутри
дела
располагаются
сверху
вниз
в
хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
Оформление дела включает в себя:
1. заполнение ранее незаполненных реквизитов обложки дела;
2. нумерацию листов;
3. составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела, формат
листа-заверителя А4 (210х297);
4. подшивку или переплет дела;
5. проверку полноты и правильности оформления дела.
Оформление дел производится лицами, ответственными за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях университета. Дела
структурных подразделений университета подлежат оформлению при их
заведении и по завершении соответствующего года.
Заполнение реквизитов обложки дела производится по установленной форме
(Приложение 1). При первичном оформлении сначала указываются наименование
университета и его непосредственная подчиненность, а также структурное
подразделение, в котором ведется данное дело. Наименование университета
указывается полностью, в именительном падеже, в соответствии с его
официальным полным наименованием, сокращенное наименование указывается в
скобках после полного наименования, а наименование структурного
подразделения – в соответствии с утвержденной организационной структурой
университета.
Простановка индекса дела предусматривает нанесение цифрового
обозначения дела в соответствии с номенклатурой дел. Для дел, состоящих из
нескольких томов (частей), указывается, кроме того, порядковый номер тома
(части).
Заголовок дела также указывается в соответствии с номенклатурой дел.
Заполняемая при первичном оформлении дата дела (тома, части) является датой
заведения дела, при этом число и год в составе даты обозначаются арабскими
цифрами, а название месяца – словом. При окончательном оформлении дела
указываются дата его окончания (закрытия), срок хранения, количество листов в
нем. Сведения о сроках хранения дела указываются в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел. Количество листов в деле указываются на
основании их нумерации. Нумерация выполняется в правом верхнем углу
каждого листа. При этом соблюдаются следующие правила:
1. нумерация листов в составе дел выполняется в возрастающем порядке;
2. листы дел в составе разных томов (частей) нумеруются в пределах
соответствующего тома (части);
3. лист-заверитель не нумеруется;
4. по окончании нумерации листов дела производится полистная
проверка ее правильности. При обнаружении ошибок (в частности,
пропусков или повторов номеров) неверно пронумерованные и все
последующие листы перенумеровываются.
По окончании процедуры нумерации листов на отдельном листе
оформляется заверительная надпись, где указываются сведения о количестве
листов в составе данного дела (Приложение 2). Заверительную надпись
подписывает ее составитель с указанием расшифровки подписи, должности и
даты составления.
Документы, составляющее дело, подшиваются в твердую обложку из
картона на четыре прокола (до 30 листов) или переплетаются (более 30 листов)
таким образом, чтобы текст, при открытии дела в любом месте можно было
свободно читать. В начало дела подшивается чистый лист, в конец – листзаверитель дела.
После выполнения всех перечисленных процедур в обязательном порядке
производится проверка полноты и правильности оформления дела. При этом
особое внимание следует обратить на полноту и правильность заполнения
реквизитов лицевой стороны обложки, содержание заверительной надписи.
Оформленные дела постоянного хранения передаются в архив университета
для последующей сдачи на постоянное хранение в Центральный государственный
архив Республики Мордовия.
До утверждения новой номенклатуры дел руководствоваться
номенклатурой дел 2003 г.
Наименование вышестоящей организации и Университета по годам:
1987 г. – 1990 г.
Министерство высшего и среднего специального образования РСФСР
Мордовский Ордена дружбы народов государственный университет имени Н.П.Огарева
1991 г. - 1992 г.
Государственный комитет РСФСР по делам науки и высшей школы
Мордовский Ордена дружбы народов государственный университет имени Н.П.Огарева
1993 г.
Министерство науки, высшей школы и технической политики Российской Федерации
Мордовский Ордена дружбы народов государственный университет имени Н.П.Огарева
1994 г. - 1996 г.
Государственный комитет Российской Федерации по высшему образованию
Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева
1997 г. – 1999 г.
Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации
Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева
2000 г. – 01.09.2002 г.
Министерство образования Российской Федерации
Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева
02.09.2002 г. – 2004 г.
Министерство образования Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева»
2005 г. – 2010 г.
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарёва»
01.01.2011 г.
Министерство образования и науки Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Мордовский государственный университет им. Н.П.Огарева»
с 18.07.2011 г.
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего
профессионального образования «Мордовский государственный университет им.
Н.П.Огарёва»
5 см
Приложение 1
Название вышестоящей организации (на момент ведения дела)
Полное название вуза (на момент ведения дела)
3 см
______________________________________
(наименование структурного подразделения, индекс подразделения)
______________________________________
(кафедра, индекс )
Дело №_индекс дела по номенклатуре__
Том____________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
(заголовок дела)
Начато: 00 января 0000 г.
Окончено: 00 декабря 0000 г.
На _(цифрами и прописью)__ листах
Хранить постоянно (или 75 лет)
Саранск 0000 г.
2 см
1,5 см
Приложение 2
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано __________________________ листов
(цифрами и прописью)
с № ___________________ по № __________________
в том числе:
литерные номера листов
________________________________________
пропущенные номера листов________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
Особенности физического состояния
и формирования дела
Номера листов
1
2
Наименование
должности
работника
Подпись
Расшифровка подписи