НИМ 1

НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
«АССОЦИАЦИЯ МОСКОВСКИХ ВУЗОВ»
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА, МОЛОДЕЖИ И ТУРИЗМА
НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ МАТЕРИАЛ
Проектирование баз данных Microsoft Access
Состав научно-образовательного коллектива:
Новоселов Михаил Алексеевич, руководитель, заведующий кафедрой
информационных технологий
Булычев Георгий Гавриилович, доктор физ.-мат. наук профессор кафедры
информационных технологий,
МОСКВА – 2011
ВВЕДЕНИЕ
Исторически сложилось так, что компьютерная техника используется
для вычислений и для хранения больших массивов данных.
Численные расчеты появились раньше и способствовали развитию
методов численного решения сложных математических задач, развитию
языков программирования, ориентированных на решение вычислительных
задач.
Хранение больших массивов данных является одной из основных задач
любой информационной системы. Структурированная информация хранится
в базах и банках данных.
Современной формой информационных систем являются банки
данных.
Банк данных - совокупность баз данных, программных и языковых
средства,
предназначенных
использования
для
информационных
централизованного
ресурсов
с
накопления
помощью
и
электронных
вычислительных машин.
Банки данных включают в свой состав следующие составляющие:
- систему управления базами данных (СУБД);
- одну или несколько баз данных (БД);
- набор прикладных программ (приложений БД).
СУБД представляет собой совокупность языковых и программных
средств, предназначенных для создания, ведениями использования БД.
СУБД включает в себя таблицы базы данных и программную оболочку,
с помощью которой осуществляется взаимодействие с таблицами базы
данных. Программная оболочка может быть интегрирована с таблицами в
одном приложении (например, Microsoft Access), либо разрабатываться
автономно на каком-либо языке программирования (например, Borland
Delphi), представляет собой самостоятельное приложение (программу).
Второй вариант представляет больше возможностей по манипулированию
базами данных, но более сложен в исполнении – необходимо знать языки
2
программирования.
Следует отметить, что исторически для системы управления базой
данных сложились три языка:
1) язык описания данных (ЯОД), называемый также языком описания
схем, - для построения структуры («шапки») таблиц БД; описание типов
данных для полей (столбцов) таблиц
2) язык манипулирования данными (ЯМД) - для заполнения БД
данными и операций обновления (запись, удаление, модификация);
3) язык запросов - язык поиска наборов величин в таблицах баз данных
в соответствии с заданной совокупностью критериев поиска и выдачи
затребованных данных без изменения содержимого таблиц БД.
В
настоящее
время
функции
всех
трех
языков
выполняет
непроцедурный (декларативный) язык структурированных запросов SQL
(Structured query language).
По
способу
доступа
СУБД
разделяют
на
персональные
и
многопользовательские.
Персональная
СУБД
(однопользовательские)
обеспечивает
возможность создания локальных БД, работающих на одном компьютере. К
персональным СУБД относятся Paradox, FoxPro, MS Access и другие.
Многопользовательские СУБД позволяют создавать информационные
системы,
функционирующие
в
архитектуре
"клиент-сервер".
К
многопользовательским СУБД относятся Oracle, Informix, MS SQL-Server и
другие. Такие СУБД структурно включают в себя сервер баз данных,
подключенный к сети, который способен одновременно отвечать на запросы
с клиентских программ, расположенных на других компьютерах в сети.
MS Access 2000 и более новые версии обеспечивают также
возможность многопользовательского доступа к данным.
3
БАЗЫ ДАННЫХ
База
данных
определенной
(БД)
-
структуры,
с
совокупность
которыми
взаимосвязанных
могут
работать
данных
прикладные
программы.
Термин БД иногда трактуется также
в широком смысле слова и
обозначает не только саму БД, но и приложения, обрабатывающие ее данные,
хотя тогда это уже будет СУБД.
В зависимость от месторасположения базы данных и приложения,
которое взаимодействует с базой данных, выделяют локальные и удаленные
базы данных (рис. 1.).
БАЗЫ ДАННЫХ
(Совокупность взаимосвязанных данных)
в зависимости от расположения приложения и БД
Удаленные
Локальные
(приложения и БД на 1 комп.)
Файл-сервер
Клиент-сервер
Рис 1.
Локальные базы данных записываются на том же компьютере, что и
приложения, которые взаимодействуют с базами данных (например, Paradox,
Microsoft Access). Таким образом, создаются однопользовательские СУБД.
Файл-серверная архитектура предполагает наличие в сети сервера, на
котором хранятся файлы. В соответствии с запросами пользователей файлы с
файл-сервера передаются на рабочие станции пользователей, где и
4
осуществляется основная часть обработки данных. Сервер выполняет в
основном только роль хранилища файлов, не участвуя в обработке самих
данных. После завершения работы пользователи копируют файлы с
обработанными данными обратно на сервер, откуда их могут взять и
обработать другие пользователи. Недостаток: при одновременном обращении
множества пользователей к одним и тем же данным производительность
работы резко падает, т.к. необходимо дождаться пока пользователь,
работающий с данными завершит работу. В противном случае возможно
затирание исправлений сделанных одним пользователем, изменениями
других пользователей.
В основе концепции клиент-сервер лежит идея о том, что помимо
хранения файлов БД, сервер должен выполнять основную часть обработки
данных. Пользователи обращаются к серверу с помощью специального языка
структурированных запросов (SQL, Structed Query Language), на котором
описывается список задач, выполняемых сервером. Запросы принимаются
сервером и порождают процессы обработки данных. В ответ пользователь
получает уже отработанный набор данных. Технология клиент-сервер
позволяет избежать передачи по сети огромных объемов информации,
переложив всю обработку на
сервер. Такой подход также позволяет
избежать конфликтов при редактировании одних и тех же данных
множеством пользователей.
Трехуровневая архитектура («Тонкий клиент» - сервер приложений сервер базы данных) функционирует в Интранет- и Интернет-сетях..
Клиентская
часть
("тонкий
клиент"),
взаимодействующая
с
пользователем, представляет собой HTML-страницу в Web-браузере либо
Windows-приложение,
взаимодействующее
с
Web-сервисами.
Вся
программная логика вынесена на сервер приложений, который обеспечивает
формирование запросов к базе данных, передаваемых на выполнение серверу
баз
данных.
Сервер
приложений
может
специализированной программой (рис. 2).
5
быть
Web-сервером
или
Сервер баз
данных
”Тонкий клиент”Web- или Windowsприложение (Webбраузер
Сервер
приложений
Рис. 2. Схема работы с БД в трехуровневой архитектуре
Распределенная БД располагается на нескольких компьютерах.
Информация
дублироваться.
на
этих
Для
компьютерах
управления
может
такими
БД
пересекаться
предназначена
и
даже
система
управления распределенными БД. Система скрывает от пользователей
обращения к данным, расположенным на других компьютерах. Для
пользователя все выглядит так, как будто вся информация находится на
одном сервере.
Краткая история развития баз данных
До появления СУБД все данные в компьютерных системах хранились в
виде отдельных файлов.
Система управления файлами (СУФ), которая обычно являлась частью
операционной системы, следила за именами файлов и их расположением. В
системах управления файлами “ничего не знали” о внутреннем строении
файлов
данных
(их
структуры).
Эту
информацию
имели
только
программы, работавшие с этими данными. Такой подход приводил к тому,
что даже при незначительных изменениях в структуре файла данных
приходилось изменять все приложения, использовавшие этот файл. Со
временем количество и объем файлов росли, на разработку новых
приложений требовалось все больше и больше усилий.
Проблемы с сопровождением больших систем, основанных на файлов
привели в конце 60-х к появлению созданию СУБД. Идея СУБД заключалась
в изъятии определения структуры файлов данных из приложений,
работающих с ними.
Первые СУБД имели иерархическую структуру (иерархические
6
СУБД). Поскольку СУБД применялись в основном в экономике, а их
применение было связано с планированием производства, то такая
структура наиболее полно отвечала нуждам промышленных предприятий.
Например, на строительство жилого комплекса необходимо знать, сколько
потребуется
закупить
строительных
материалов,
необходимо
иметь
представление о том, из чего состоит дом, затем из каких частей состоят его
составляющие, в доме есть служебные помещения (туалет, ванная комната),
для них необходимы трубы, фаянс и краны, трубы в свою очередь делятся на
водопроводные, отопления и канализационные.
Рис. 3
Для хранения данных, имеющих такую структуру была разработана
иерархическая модель данных. В такой модели каждая запись представляет
собой конкретный строительный узел. Между записями существуют
отношения предок/потомок, связывающие каждый конкретный узел с его
составляющими.
Одной из наиболее популярных иерархических СУБД была Information
Managment System (IMS) от компании IBM, появившаяся в 1986 году, в
которой использовалось отношение “предок - потомок” (что позволяло
делать заключения «А является частью Б» или «А принадлежит Б»).
Если структура данных оказывалась сложнее, чем традиционная
иерархия, то простота организации иерархической базы данных становилась
7
ее недостатком. Например, если рассмотреть работу вуза, то один студент
может участвовать в нескольких отношениях ”предок – потомок”: с
кафедрой, с распределением на практику, поликлиникой. Однако
иерархия допускает наличие только одного отношения между ее записями. В
связи с этим для таких приложений была разработана сетевая модель
данных, допускавшая множественные отношения типа предок/потомок.
Такие отношения назывались множествами.
ВУЗ
Деканат
Поликлиника
Отдел практики
Студент
Студент
Школа
Студент
Рис. 4
С точки зрения программиста, доступ к сетевой базе данных был очень
схож с доступом к иерархической базе данных:
приходилось искать
информацию в базе данных последовательно перебирая множество
записей.
Недостатки сетевых и иерархических СУБД привели к повышению
интереса к новой реляционной модели данных, описанной доктором Эдгаром
Коддом в 1970 году. Реляционная модель была попыткой упростить
структуру базы данных. В ней отсутствовали явные указатели на предков и
потомков, а все данные были представлены в виде простых таблиц,
разбитых на строки и столбцы, на пересечении которых находятся данные.
У каждой таблицы есть определенное имя, описывающее ее содержимое.
Между таблицами существуют связи.
Модели представления данных в БД
Ядром любой БД является модель данных.
Модели представления данных в БД:
8
- иерархическая,
- сетевая,
- реляционная.
В иерархической модели данные представляются в виде древовидной
(иерархической) структуры. Каждый соподчиненый уровень имеет одного
родителя (отн.предок-потомки) .
Корневым называется тип, который имеет подчиненные типы и сам
не является подтипом. Подчиненный тип (подтип) является потомком по
отношению к типу, который выступает для него в роли предка (родителя).
Потомки одного и того же типа являются близнецами по отношению друг к
другу.
Примером может быть структура каталогов Windows.
Подобная организация данных удобна для работы с иерархически
упорядоченной информацией, однако при оперировании данными со
сложными логическими связями иерархическая модель оказывается слишком
громоздкой.
Сетевая модель
Сетевая модель данных позволяет отображать разнообразные
взаимосвязи элементов данных в виде произвольного графа, обобщая тем
самым иерархическую модель данных.
Каждый соподчиненый уровень имеет много родителей, между
объектами
могут
быть
произвольные
связи,
(отн.предки-потомки),
например, IDMS для IBM.
Недостатком иерархической и сетевой модели является сложность
организации больших объемов информации, структура разрабатывается на
этапе проектирования и не может быть изменена на этапе взаимодействия с
БД.
Реляционная модель
Реляционная модель опирается на систему понятий реляционной
алгебры, важнейшими из которых являются таблица, строка, столбец,
9
отношение и первичный ключ.
Реляционная модель основывается на понятии отношение (relation).
Отношение представляет собой множество элементов во взаимосвязанных
таблицах.
Таблица отражает объект реального мира – сущность, а каждая строка
– экземпляр сущности. Сущность есть объект любой природы, данные о
котором хранятся в базе данных. Данные о сущности хранятся в отношении
(в таблице).
Каждая строка таблицы имеет одинаковую структуру и состоит из
полей. Строкам таблицы соответствуют кортежи, а столбцам - атрибуты
отношения. Порядок следования строк в таблице не определен, строки не
имеют имен.
Атрибуты представляют собой свойства, характеризующие сущность.
В структуре таблицы каждый атрибут именуется и ему соответствует
заголовок некоторого столбца таблицы.
Первичным ключом (ключом отношения, ключевым атрибутом)
называется атрибут отношения, однозначно идентифицирующий каждый из
его кортежей (повторы не допускаются). Поле или комбинация полей,
данные которых однозначно определяют запись таблицы (автоинкремент).
Целостность данных. Используется для установления связи с подчиненными
таблицами, а также для сортировки.
Поскольку не всякой таблице можно поставить в соответствие
отношение, рассмотрим условия, выполнение которых позволяет таблицу
считать отношением.
1. Все строки таблицы должны быть уникальны, т. е. не может быть
строк с одинаковыми первичными ключами.
2. Имена столбцов таблицы должны быть различны, а значения их
простыми, т. е. недопустима группа значений в одном столбце одной строки.
3. Все строки одной таблицы должны иметь одну структуру,
соответствующую именам и типам столбцов.
10
4. Порядок размещения строк в таблице может быть произвольным.
Индексирование
Под индексом понимают средство ускорения операции поиска записей
в таблице, а следовательно, и других операций, использующих поиск:
извлечение, модификация, сортировка и т. д. Таблицу, для которой
используется индекс, называют индексированной.
Индекс выполняет роль оглавления таблицы, просмотр которого
предшествует обращению к записям таблицы. В некоторых системах,
например Paradox, индексы хранятся в индексных файлах, хранимых
отдельно от табличных файлов.
В отличие от ключа, допускает повторы.
Транзакция
–
выполнение
последовательности
операций
манипулирования данными в БД. Транзакция либо выполняется, либо не
выполняется вообще.
Связывание таблиц
При проектировании БД информацию размещают в нескольких
таблицах с целью уйти от повторяющихся записей.
Многие СУБД при связывании таблиц автоматически выполняют
контроль целостности вводимых в базу данных в соответствии с
установленными связями. В конечном итоге это повышает достоверность
хранимой в БД информации.
Кроме того, установление связи между таблицами облегчает доступ к
данным (поиск, просмотр, редактирование, выборка и подготовка отчетов).
Основные виды связи таблиц
Между таблицами могут устанавливаться бинарные (между двумя
таблицами), тернарные (между тремя таблицами) и, в общем случае, n-арные
связи. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся бинарные связи.
При связывании двух таблиц выделяют основную и дополнительную
(подчиненную) таблицы. Логическое связывание таблиц производится с
помощью ключа связи.
11
Суть связывания состоит в установлении соответствия полей связи
основной и дополнительной таблиц. Поля связи основной таблицы
определяются ключевыми. В качестве полей связи подчиненной таблицы
также могут использоваться ключевые поля.
Между основной и дополнительной таблицами могут устанавливаться
следующие четыре основные вида связи (рис. 5):
один - один (1:1);
один - много (1:М);
много - один (М:1);
много - много (М:М или M:N).
Рис. 5.
Связь один-к-одному связывает две таблицы по их ключевым полям.
Это может применяться в тех случаях, когда для одного ключевого поля
существует два больших блока информации, отличающиеся по смыслу.
Например, успеваемость студента (первый блок) и его паспортные данные
(второй блок). В этом случае создаются две таблицы и затем они
связываются по ключевому полю, предположим, по номеру зачетки. При
этом одной записи в таблице-потомке соответствует одна запись в таблицепредке.
12
Связь
один-ко-многим
является
самой
распространенной
в
реляционных базах данных. Приведем простой пример. Пусть имеется база
данных торговой компании в которой хранятся данные по отпуску товара.
Можно создать несколько таблиц: таблица-справочник о товарах (название,
единицы измерения. цена за единицу и т. д.), таблица-справочник клиентов и
так далее. Одной записи в таблице-справочнике может соответствовать
несколько записей в таблице учета отпуска товаров. Например, одному
клиенту соответствует несколько заказов, произведенных им. При этом
таблица-справочник является предком (родительской таблицей), а таблица
учета отпуска товара является потомком (дочерней таблицей). В связи
участвуют ключевое поле родительской таблицы и не ключевое поле
дочерней.
Связь многие-ко-многим также используется достаточно часто.
Приведем такой пример: пусть при учете отпуска товара записывается
информация о менеджере, отпустившем товар. Поскольку клиент делает
заказ в разное время, то он может оформить заказ у разных менеджеров, а
каждый менеджер может отпустить товар нескольким клиентам. Таким
образом, одной
записи
из
таблицы-справочника
менеджеров может
соответствовать несколько записей из таблицы-справочника клиентов и
одновременно наоборот, одной записи из таблицы-справочника клиентов
может
соответствовать
несколько
записей
в
таблице-справочнике
менеджеров. Согласно теории реляционных баз данных для хранения
взаимосвязи "многие-ко-многим" требуются три объекта: по одному для
каждой сущности и один для хранения связей между ними (промежуточный
объект).
Промежуточный
объект
будет
содержать
идентификаторы
связанных объектов. На приведенном рисунке для связи между двумя
таблицами-справочниками используется третья (рис. 6).
13
Рис. 6
Реляционная алгебра
Поскольку в реляционной БД каждая таблица является отношением,
действия над таблицами базируются на операциях реляционной алгебры
(рис.7). Исключения составляют создание и заполнение таблиц.
В теории реляционной алгебры отношение рассматривается как
множество, строки таблицы- кортежами, столбцы – атрибутами. Над
отношениями (таблицами) выполняются традиционные операции теории
множеств:
1. Выборка - создание нового отношения путем отбора в него строк
исходного отношения по определенному условию.
2. Проекция – создание новой таблицы путем выборки столбцов
предыдущий таблиц.
3. Объединение - создание новой таблицы путем объединения всех
кортежей исходных таблиц.
4. Пересечение – создание новой таблицы путем отбора общих
кортежей исходных таблиц.
5. Разность - создание новой таблицы путем отбора отсутствующих
кортежей во второй таблице.
Проектирование баз данных. Нормализация
Процесс проектирования БД в немалой степени зависит от опыта и
интуиции разработчика, т. е. является творческим. Базы данных хранят
огромное количество информации, поэтому могут занимать много места в
памяти
компьютера,
в
связи
с
чем
14
возникает
необходимость
их
оптимизации. Для этих целей были разработаны определенные правила
создания структуры БД – нормальные формы. Процесс приведения БД к
нормальной форме называется нормализацией. Нормализация – формальный
аппарат ограничений на создание таблиц.
Позволяет
- устранить дублирование,
- обеспечивает непротиворечивость хранимых данных.
Всего существует семь нормальных форм, но мы рассмотрим только
три из них.
Первая нормальная форма (1НФ) требует, чтобы каждое поле
таблицы БД было неделимым и не содержало повторяющихся групп.
Неделимость поля означает, что содержащаяся в нем информация не
должна делиться на более мелкие.
Пример 1: поле ФИО можно разделить на три отдельных поля
Фамилия, Имя, Отчество.
Пример 2: нельзя использовать поле Адрес, нужно использовать набор
полей: Улица, Номер дома, Квартира, Город.
Предположим в БД существует поле Адрес, тогда как найти всех
людей, живущих на определенной улице. Необходимо писать специальную
конструкцию на языке запросов для анализа каждой записи, что чрезвычайно
замедлит поиск. При разделении поля пишется фильтр по полю и
отыскиваются необходимые записи.
Пример 1.4. Приведение таблицы к 1НФ.
Неприведенная
ФИО
Тетради
Карандаши
Иванов Иван Иванович
Петров Петр Петрович
15
10
15
Ручки
Ластики
Приведенная к 1НФ
Фамилия
Имя
Отчество
Канц. тов.
Кол-во
Иванов
Иван
Иванович
Карандаши
15
Петров
Петр
Петрович
Тетради
10
Вторая нормальная форма (2НФ) требует, чтобы все поля таблицы
зависели от первичного ключа, то есть чтобы первичный ключ однозначно
определял запись и не был избыточен. Те поля, которые зависят только от
части первичного ключа должны быть выделены в отдельные таблицы.
Предположим у нас есть таблица для отпуска товара по накладным. Эту
таблицу мы должны привести ко второй нормальной форме. Рассмотрим это
только схематично (рис. 7):
Рис.7.
Первичным ключом здесь являются поля Дата и Номер. Поля: Счет, Город
и Телефон – зависят только от поля Покупатель, но не от первичного
ключа, поэтому их можно выделить в отдельную таблицу под названием
16
Клиенты. Таким образом, мы привели БД Накладные ко второй нормальной
форме.
Третья нормальная форма (3НФ) требует, чтобы в таблице не имелось
транзитивных зависимостей между неключевыми полями, т. е. чтобы
значение любого поля, не входящего в первичный ключ, не зависело от
значения другого поля, также не входящего в первичный ключ (рис. 8).
Рис. 8.
Типичным примером может служить связка полей: Баллы за
посещение, Баллы за активность. Дело в том, что значение поля Сумма
баллов зависит от этих полей. Значение поля Сумма баллов можно
вычислять в процессе создания отчета или запроса, но хранить его в Базе
данных вовсе не обязательно.
Нормализация таблиц позволяет устранить из них избыточную
информацию, что приводит к уменьшению размера базы данных.
СУБД MICROSOFT ACCESS
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из
разных источников, каждый из которых связан с определенным видом
деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные
знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из
разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы,
17
запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные,
получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных,
анализировать данные и печатать отчеты. В базе данных сведения из каждого
источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из
нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и
отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос.
Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько
записей,
выполнить
встроенные
или
специальные
вычисления.
Для
просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются
формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и
вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем
макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом
используется отчет. Для автоматического выполнения некоторых операций
используются макросы, содержащие набор из одной или более макрокоманд,
таких как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны
для автоматизации часто выполняемых задач. Набор процедур для обработки
событий пишется на языке Visual Basic.. В окне базы данных можно работать
со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует
выбрать соответствующую вкладку (например, "Таблицы"). С помощью
кнопок справа можно создавать и изменять существующие объекты.
На рисунке 9 представлена схема обмена данными с приложениями в
пакете Microsoft Office (двунаправленные стрелки – двусторонний обмен,
однонаправленные стрелки – передача данных в одну сторону).
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС ACCESS
Система меню, панели инструментов, типы окон
После загрузки Access появляется стартовое окно Access, содержащее
окно запуска, которое позволяет открыть существующую БД или создать
новую. Выполнение одной из предложенных операций вызывает главное
окно Access вида (рис. 10):
18
СУБД
Microsoft Access (MS Access)
*.mdb
MS Excel
MS Word
MS PowerPoint
Рис. 9.
Рис. 10 Главное окно MS Access
В строке заголовка отображается имя программы (Microsoft Access) и
19
содержатся кнопки для управления окном.
Строка меню содержит несколько пунктов меню. Перечень пунктов
меню и их содержание изменяются в зависимости от режимов работы
системы.
Панель инструментов представляет собой набор графических кнопок,
назначение которых – ускоренный вызов команд меню. Access
имеет
большое количество панелей инструментов, используемых в различных
режимах работы. Панели инструментов, соответствующие некоторому
режиму, выводятся на экран автоматически при переходе в этот режим или
устанавливаются командой: Вид / Панели инструментов
По мере работы пользователя, происходит настройка меню и панелей
инструментов таким образом, что в них отображаются только команды и
кнопки,
используемые
чаще
всего.
Для
поиска
команды,
которая
используется нечасто, или вообще не использовалась ранее, меню
отображается полностью щелчком по двойной стрелке в его нижней части.
Имеется возможность самому создавать и настраивать панели
инструментов, строки меню и контекстные меню, а также устанавливать
свойства, влияющие на их вид и работу, используя команду: Вид / Панели
инструментов / Настройка/
В строке состояния в левой части отображается информация о
текущем режиме работы системы, справа - индикаторы клавиатуры. Вывод
или отмена вывода данной строки осуществляется с помощью команды:
Сервис/Параметры - вкладка Вид
В рабочей области главного окна Access располагается окно БД,
состоящее из:
1. Строки заголовка окна БД, в которой всегда отображается имя
открытой БД (db1).
2. Панели объектов БД, находящейся в левой части окна БД и
позволяющей отображать в рабочей области окна БД объекты нужного типа.
На панель объектов можно помещать папки, в которых сгруппировать
20
объекты разных типов. По умолчанию размещается папка Избранное. Для
добавления новой папки на панель Группы
из контекстного меню этой
панели выбирается команда Новая группа и затем вводится имя папки.
3. Рабочей области окна БД, где изначально содержатся ярлыки,
служащие для создания новых объектов БД соответствующего типа. Их
можно отображать или скрывать, выполнив: Сервис / Параметры - вкладка
Вид - установить или снять флажок новые ярлыки объектов
Кнопки панели инструментов окна БД используются для работы с
текущим объектом БД (создания, открытия, изменения и др.).
При конструировании объектов БД пользователь имеет дело с окнами
конструкторов таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов. В окне
БД, из окон конструкторов таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц,
макросов открываются окна объектов БД, в которых просматриваются
созданные объекты. Задание определенных характеристик элементам
объектов БД происходит в окнах свойств. Вывод сообщений Access,
(например, предупреждений для пользователей) осуществляется в окнах
сообщений. Выполнение некоторых команд меню влечет появление
диалоговых окон.
В Access постоянно открытыми одновременно могут быть несколько
окон. Эти окна можно разместить так, как того требует конкретная рабочая
ситуация.
Типы данных, которые могут иметь поля в Microsoft Access
Типы данных полей, поддерживаемые в Microsoft Access, их
назначение и размеры (характеристика поля, определяющая, какие данные
могут сохраняться в поле. Например, в поле с типом «Текстовый» можно
вводить как текст, так и цифры, а в полях с типом «Числовой» допускается
хранение только числовых данных).
Текстовый
Текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа,
не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные
21
номера или почтовые индексы.
Сохраняет до 255 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет
максимальное количество знаков, которые можно ввести в поле.
Поле МЕМО
Длинный текст или числа, например, примечания или описания.
Сохраняет до 65 536 знаков.
Числовой
Данные,
используемые
для
математических
вычислений,
за
исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип
«Денежный»).
Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов; 16 байтов для кодов репликации
(GUID). Конкретный тип числового поля определяется значением свойства
Размер поля (FieldSize).
Дата/время
Значения дат и времени.
Сохраняет 8 байтов.
Денежный
Используется
для
денежных
значений
и
для
предотвращения
округления во время вычислений.
Сохраняет 8 байтов.
Счетчик
Автоматическая
вставка
уникальных
последовательных
(увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.
Сохраняет 4 байта; 16 байтов для кодов репликации (GUID).
Логический
Данные, принимающие только одно из двух возможных значений,
таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Значения Null (Null.
Значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и
запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. В Visual
Basic ключевое слово Null указывает значение Null. Некоторые поля, такие
22
как поля первичного ключа, не могут содержать значение Null.) не
допускаются.
Сохраняет 1 бит.
Поле объекта OLE
Объекты OLE (такие как документы Microsoft Word, электронные
таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в
двоичном формате), созданные в других программах, использующих
протокол
OLE
(OLE.
Технология
связи
программ,
позволяющая
приложениям совместно использовать данные. Все программы Microsoft
Office поддерживают технологию OLE, что позволяет совместно работать с
данными посредством внедрения и связывания объектов.).
Сохраняет до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска).
Гиперссылка (Цветной подчеркнутый текст или графический объект,
по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или вебстранице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на
группы новостей и сайты Gopher, Telnet и FTP.). Гиперссылка может иметь
вид пути UNC (Адрес UNC. Способ записи имени файла, который позволяет
задать его местоположение независимо от конкретного компьютера. Вместо
указания буквы диска и пути в адресе UNC используют синтаксис
\\Сервер\ОбщаяПапка\Путь\ИмяФайла.) либо адреса URL (URL-адрес. Адрес,
указывающий протокол (такой как HTTP или FTP) и расположение объекта,
документа, веб-страницы или другого ресурса в Интернете или интрасети,
например: http://www.microsoft.com/.).
Сохраняет до 64 000 знаков.
23
Рекомендуемая литература (основная):
1. Использование Microsoft Office Access 2003. Специальное издание. Р.
Дженнингс Изд-во «Вильямс» -2004.
2. Access 2003. Библия пользователя. Керри Н. Праг, Майкл Р. Ирвин,
Дженнифер Рирдон. Изд-во «Диалектика» - 2004.
3. Microsoft Access 2003. Самоучитель. Т.В.Тимошок. Изд-во «Вильямс»
- 2004.
Рекомендуемая литература (дополнительная):
1. Microsoft Office Access 2003. Шаг за шагом. Официальный учебный
курс. Изд-во Эконом. -2007.
2. Microsoft Office Access 2003. Новые горизонты. Изд-во «Питер» - 2003
г.
Другие источники:
Интернет сайт кафедры ИТ: http://it.sportedu.ru/
Сервер информационных ресурсов:http://stud.sportedu.ru/
24