Булюлина Елена Владимировна. Методы архивоведения и
реклама
Методы архивоведения и смежных научных дисциплин. Документоведение, разрабатывающее изучающее способы закономерности создания документов, образования принципы документов и организации документооборота и построения систем документации, имеет ряд общих теоретических вопросов с архивоведением, прежде всего в области организации документов, экспертизы ценности и способов раскрытия содержания документов. В отличие от документоведения, архивоведение изучает не оперативную, а ретроспективную документную информацию, т.е. созданную в прошлом. Наиболее эффективным при изучении делопроизводственной документации является знакомство со всем комплексом документов по тому или иному вопросу. Из комплексов взаимосвязанных документов составляются системы документации, в которых отражаются не отдельные факты, а последовательность фактов в их многочисленных связях. Чаще всего возможность изучения комплекса документов представляется при исследовании архивных фондов, отложившихся в деятельности конкретных учреждений и их систем. При этом используются методы архивоведения, источниковедения, истории государственных учреждений. Исследователь, изучающий ретроспективную документную информацию, должен владеть архивно-эвристическим методом. Остановимся на нем более подробно. Архивная эвристика – это направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации и основные приемы атрибуции документа.* Для того, чтобы найти ретроспективную документную информацию по интересующей теме, проблеме, исследователь должен четко представлять последовательность, или этапы, этого поиска. 1) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие необходимую информацию; 2) поиск на межархивном уровне, на котором необходимо установить, в каком архиве могут храниться фонды и документы по интересующей исследователя теме; 3) поиск на уровне архива, при этом в архиве устанавливаются номера и названия фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы; 4) поиск на уровне фонда, когда устанавливаются номера необходимых описей и единиц хранения (дел); 5) поиск на уровне дела – отыскивается необходимый документ, документная информация. * Атрибуция документа – установление особых характеристик документа: автора, адресата, времени и места его создания, вида, подлинности, места хранения и т.д. Прежде чем обращаться к архивным документам, необходимо обстоятельно изучить библиографию Предварительное по изучение теме исследования библиографии и по опубликованные теме источники. исследования позволит сориентироваться в изучении источников и отборе существенно новых документов из значительно большего числа уже известных и мало существенных, а также учесть опыт критического анализа использованных предшественниками архивных материалов. Прежде всего исследователю необходимо определить, какие организации и/или лица имели отношение к изучаемой проблеме, то есть установить фондообразователей, в фондах которых может быть обнаружена необходимая информация. Основной группой фондообразователей, документы которых хранятся в государственных архивах, являются государственные учреждения, организации и предприятия. Представление о системе, структуре и функциях тех или иных государственных учреждений, действовавших на определенной территории в определенный хронологический период, можно получить, руководствуясь данными истории государственных учреждений.* Сведения о составе, структуре и деятельности государственных учреждений исследователь может получить, помимо указанных учебников и учебных пособий, в различного рода справочниках. Так, по истории государственных учреждений России периода до 1917 г. можно найти сведения в Энциклопедическом словаре Ф.А.Брокгауза и И.А.Ефрона. Все изменения в личном составе чиновников России, состав и структура центральных и местных учреждений отражались в издаваемом с 1765 г. до 1916 г. ежегодном справочнике «Адрес-календарь. Общая роспись начальствующих и прочих должностных лиц по всем управлениям Российской империи на … год». В губерниях с 1860-х гг. издавались ежегодные «Памятные книжки». 1 Ерошкин, Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. – 3-е изд., перераб. и доп. / Н.П.Ерошкин. – М.: изд-во «Высшая школа»,1983; Коржихина, Т.П. Советское государство и его учреждения. Ноябрь 1917 – декабрь 1991: учебник / Т.П.Коржихина. – М.: РГГУ, 1995; Архипова, Т.Г. Государственность современной России: учебное пособие / Т.Г.Архипова, РГГУ. – М.: б/и, 2003; Архипова, Т.Г. Современная организация государственных учреждений России: Учебник / Т.Г.Архипова, Е.П.Малышева. – М.: РГГУ, 2006; Булюлина, Е.В. Государственные учреждения Царицынской-Сталинградской губернии 1918-1928 гг.: учебное пособие / Е.В.Булюлина. – Волгоград: изд-во ВолГУ, 2002; Булюлина, Е.В. Государственные учреждения Сталинграда. 1929-1940 годы: учебное пособие / Е.В.Булюлина. – Волгоград: изд-во ВолГУ, 2005. 2 Сведения о высших и центральных государственных учреждениях Российской империи XIX – начала XX вв. можно получить из справочника «Высшие и центральные государственные учреждения России. 1801-1917 гг.» Т.1-4. (Спб.: Наука, 1998-2004), который содержит систематизированную информацию о сети, компетенции, функциях, структуре и руководящем составе этих учреждений, а также сведения о месте хранения соответствующих архивных фондов или комплексов документов. Уникальным изданием является словарь-справочник «Государственность России. Конец XV в. – февраль 1917 г.». Кн.1-5. (М.: Наука, 1996-2005 ). Он включает статьи, содержащие сведения об истории создания, функционировании, структуре, штатах, условиях преобразования и ликвидации государственных и церковных учреждений всех уровней государственной власти и управления – высших, центральных и местных, сословных органов и органов местного самоуправления, единиц административнотерриториального, церковного и ведомственного деления с момента образования Русского централизованного государства, до февральской революции 1917 г. Книга 5 посвящена чинам, должностям, званиям, титулам, духовным санам. Информацию о государственных учреждениях советского и постсоветского периодов можно найти в следующих справочниках: Россия: Энциклопедический справочник / Подгот. Сидорова Л.П. – М., 1998; Государственная власть в СССР. Высшие органы власти и управления и их руководители. 1923-1991.: Историко-биографический справочник. – М., 1999; Правительство России и федеральные органы исполнительной власти: Структурный справочник. – М., 1995; Кожевникова, Г. Арбитражные суды России: Структурно-биографический справочник / Г.Кожевникова, К.Листратов. – М., 2000; Кожевникова, Г. Силовые структуры России: Структурно-биографический справочник. – 2-е изд. / Г.Кожевникова, П.Газухин. – М., 2000; и др. Как правило, документы по теме, интересующей исследователя, могли образоваться в деятельности целого комплекса учреждений, предприятий и лиц. Изучение документов необходимо начинать с главных фондообразователей. После того, как установлены фондообразователи, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователя информацию, следует установить, в каких архивах хранятся или могут храниться эти материалы. Для этого необходимо иметь представление о сети архивов в России. 3 Большая часть документов Архивного фонда РФ хранится в федеральных государственных архивах, государственных архивах и центрах документации субъектов РФ и муниципальных архивах. В каждом субъекте РФ имеется республиканский, краевой или областной государственный архив и государственный архив (центр документации), созданный на основе бывшего партийного архива (в разных регионах они носят различные названия – центр документации новейшей истории, государственный архив социально-политической истории и др.). Во многих регионах имеются государственные архивы документов по личному составу. В муниципальных образованиях имеются муниципальные архивы (архивные отделы администраций муниципальных образований). Наконец, архивные документы могут храниться в ведомственных и негосударственных архивах. Ведомственные архивы – это архивы организаций, хранящие документы этих организаций и организующие их использование. К негосударственным архивам относятся архивы общественных объединений, религиозных организаций (с момента отделения церкви от государства), частных лиц, а также негосударственные исторические архивы (Центр документации «Народный архив», Архив НИПЦ «Мемориал», Библиотека-фонд «Русское зарубежье», Архив НПЦ «Холокост» и др.). Для того, чтобы получить представление о составе и содержании фондов того или иного архива, необходимо воспользоваться межархивными справочниками, такими, как: «Архивы России. Москва и Санкт-Петербург: Справочник-обозрение и библиографический указатель / Федер. арх. служба России» (1997), «Архивные документы в музеях и библиотеках Российской Федерации» (2001), «Документы Государственного архивного фонда СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых фондах» (1991), «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник» (1994) и др. Каждый федеральный архив и большая часть государственных архивов субъектов РФ имеют путеводитель – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах данного архива. Информацию о путеводителях и других справочниках можно найти на официальном сайте Федерального архивного агентства «Архивы России» (www.rusarchives.ru). Следующим этапом поиска ретроспективной документной информации является выяснение номеров и названий конкретных архивных фондов, хранящих нужные документы. В этом исследователю помогает система научно-справочного аппарата (НСА) 4 архива – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных фондов. К архивным справочникам относятся: путеводитель, обзор, указатель, архивный каталог, архивная опись, база данных. Каждый из этих типов справочников имеет свои виды и разновидности. Они построены на единой научно-методической основе в целях эффективного использования архивных документов и архивной информации. Однако в каждом архиве система НСА имеет свои особенности – определенный набор архивных справочников. Методика работы с архивными справочниками рассматривается в курсе «Архивоведение».* Совокупность поисковых данных, которые позволяют найти нужный документ в архиве, называется архивным шифром. В государственных и муниципальных архивах он состоит из названия архива, номеров фонда, описи, дела. Точное установление архивного шифра – необходимое условие поиска. После того, как по путеводителю по фондам архива определены номера необходимых фондов и описей, предстоит определить последний элемент архивного шифра – номер единицы хранения (дела). Для этого необходимо последовательно просмотреть описи дел. Исследователь должен быть хорошо информирован о том, что представляют собой архивные описи. Архивная опись (опись дел и документов) – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются в делопроизводстве организации и в ведомственных архивах. В случае поступления в государственный архив неописанных документов, описи на них составляются в государственном архиве. Опись – самый главный архивный справочник, так как на ее основе составляются другие справочники системы НСА архива (путеводители, каталоги и др.). В государственных, муниципальных и ведомственных архивах принята единая форма описи. Опись представляет собой перечень заголовков дел, расположенных в порядке валовой нумерации. Порядковый номер единице хранения присваивают в соответствии со схемой систематизации документов внутри фонда. Каждое дело вносится в опись под определенным номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том получает самостоятельный номер. Описи снабжаются справочным аппаратом, в который входят: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (при необходимости); указатели. Исследователь должен * Булюлина, Е.В. Теория и методика архивоведения: учеб. пособие / Е.В.Булюлина; ВолГУ. – Волгоград: изд-во ВолГУ, 2006. – 148 с. 5 ознакомиться со справочным аппаратом описи, прежде всего, предисловием, в котором излагаются история фондообразователя, история фонда, характеристика состава и содержания документов, состав справочного аппарата к описи. К описи могут составляться указатели общие (предметный, именной, географический, хронологический) или специальные (указатель учреждений, улиц, периодических изданий и др.). Работа исследователя с описью сводится к последовательному просмотру заголовков дел и выписыванию номеров дел, которые предположительно могут иметь отношение к теме исследования. Трудность заключается в том, что не всегда даже правильно составленный заголовок дела будет совпадать с темой исследования. Очень часто отдельные дела будут содержать только некоторые документы по интересующему вопросу или лишь косвенно относиться к основному содержанию. К тому же, если опись была составлена в XIX – начале XX вв., она может быть не лишена серьезных недостатков: иметь глухие заголовки, не раскрывающие содержание документов («Разная переписка», «Дело о проверке торговли»), большое количество отсутствующих («выбывших») единиц хранения, описи могут быть рукописными или со слабоконтрастным («затухающим») машинописным текстом. Выявлять дела необходимо не только за конкретно интересующие годы, но и за более ранние и более поздние, так как, возможно, интересующая информация будет в делах, заведенных ранее или завершенных делопроизводством позднее. Отбирать надо не только дела, непосредственно касающиеся данной проблемы, но и дела, в которых можно предположить наличие близких по тематике документов. Выявление целесообразно начинать с основных структурных частей учреждения, документы которых наиболее полно отражают его деятельность. После изучения этих документов, возможно, надо будет повторно просмотреть опись для выявления дополнительных материалов. Изучение документов в единице хранения (деле) надо начинать с основных видов и разновидностей, так как они в большей степени отражают деятельность организации. Особое внимание необходимо уделить переписке, так как нередко в организациях встречается переписка по вопросам, совершенно не отраженным в приказах, отчетах и т.п. В этих случаях переписка является единственным источником по какому-либо конкретному вопросу. Во многих случаях переписка служит дополнением к основным видам документов. К сожалению, многие архивные фонды совершенно лишены переписки, так как долгое время ее значение недооценивалось, и она была уничтожена как документация временного срока хранения. 6 При изучении дела, представляющего собой переписку по одному вопросу, рекомендуется сначала ознакомиться с начальными и заключительными документами, чтобы сразу же составить общее представление о вопросе. При изучении планово-отчетной документации следует помнить, что документы сводного характера могли быть составлены на основании первичных документов нижестоящих организаций. При этом не всегда информация первичных документов полностью поглощается сводными. Исследователь в каждом конкретном случае решает, следует ли ему привлекать документы вышестоящих или подведомственных организаций. Исследователь должен всегда помнить о том, что архивные документы, как и любые другие источники, требуют критического отношения. При сообщении сведений, фактов, оценке этих сведений авторы документов могли руководствоваться конъюнктурными, ведомственными, личными соображениями. Они могли изложить известные им факты неполно или тенденциозно в силу различных причин, от недостаточной осведомленности до политической ангажированности. Для того, чтобы выяснить вопрос о достоверности источника, необходимо выявить максимальное количество документов по теме и рассматривать всю совокупность относящихся к интересующему вопросу фактов. Изучая документы, исследователь делает выписки. При этом ему необходимо точно указывать, из какого документа эти выписки сделаны. Для этого в выписке должны быть указаны название фонда, точный шифр документа (номера фонда, описи, дела, листа), краткий заголовок дела, дата и заголовок документа. Если предусмотрительно фиксировать все эти данные, то впоследствии можно будет не только установить, что представляет собой документ, из которого сделана выписка, но и выявить его связь с другими документами и делами по этому вопросу. Выписка из документа должна представлять собой точную цитату. Исключение из цитаты отдельных слов и фраз может привести к искажению содержания документа. Если все же оно допускается, то пропуски отмечаются отточием. Если в документе имеются сокращения или пропущенные слова, они могут быть раскрыты или включены в текст цитаты в квадратных скобках. Важным обстоятельством для исследователя является то, что в соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов (1998), он имеет право получать консультацию специалистов архива о составе и содержании документов по теме. Рассмотрим, как применялся архивно-эвристический метод при работе над темой «Документы, содержащие генеалогическую информацию, в Государственном архиве Волгоградской области (ГАВО)». Рамки темы позволили исключить второй этап поиска 7 архивных документов – поиск на межархивном уровне, так как изучалась генеалогическая информация, содержавшаяся в одном конкретном архиве. Необходимость в осуществлении других этапов поиска при этом не снималась. Самый главный вопрос, возникший перед исследователем, - в фондах каких учреждений могли отложиться документы, содержащие генеалогическую информацию. Прежде чем начать работу по определению необходимых фондов, студент ознакомился с методической и справочной литературой Справочно-информационного фонда (СИФ) ГАВО. Справочное пособие ВНИИДАД «Генеалогическая информация в государственных архивах России» (М.,2004) и методическое пособие по составлению родословных волгоградских архивистов «И моя семья должна принадлежать истории» (Волгоград, 2007) фондообразователей оказали и существенную разновидностей помощь документов, в определении содержащих круга интересующую информацию. Так как источником генеалогической информации может служить, по большому счету, любой документ, содержащий какие-либо сведения об отдельном лице (семье, роде), а такие документы могут содержаться в очень большом числе фондов, перед дипломником встала задача выявить основные и наиболее полные источники генеалогической информации. При этом он обращался к научно-справочному аппарату ГАВО. Определив, что наиболее информативными являются метрические книги с записями о рождении, бракосочетании и смерти, ревизские сказки, книги брачных обысков, студент сосредоточил свое внимание на описях дел конкретных фондов, при этом он изучил научно-справочный аппарат описей, прежде всего, предисловия к описям, содержащие ценные сведения по истории фондообразователей и фондов, составу и содержанию документов. Выявив по описям необходимые единицы хранения, студент приступил к изучению конкретных документов, содержащих генеалогическую информацию. Архивные документы представляют собой исторические источники, поэтому каждый изучающий архивные документы должен владеть методом источниковедческого анализа.* Практическое осуществление этого метода состоит из двух этапов. На первом этапе изучаются вопросы происхождения источников. Дается характеристика исторических условий возникновения источника. Любой документ, как продукт целенаправленной человеческой деятельности, вызван к жизни определенными * Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. Пособие / И.Н.Данилевский и др. – М.: РГГУ, 1998. – 720 с. 8 условиями, задачами, целями. Поэтому важно понять, что представляет собой та историческая социальная реальность, в которой он возник. Документ есть феномен определенной культуры: он возникает в конкретных условиях и вне их не может быть понят. Затем надо установить автора исторического источника. Делопроизводственные документы являются продуктом коллективного творчества, их автором являются учреждения. При изучении проблемы авторства в таком случае необходимо учитывать социальные цели руководителей и непосредственных исполнителей, принимавших участие в создании документа. Далее изучается текст исторического источника. Важно выяснить, имеются ли варианты текста, как соотносятся между собой черновые и окончательный варианты, первоначальный и последующий тексты. После изучения текста исследователь переходит к интерпретации источника, то есть устанавливает, что имел в виду автор, создавая текст источника, какой смысл он в него вкладывал. На втором этапе проводится анализ содержания источника. Основное внимание при этом уделяется полноте сведений источника и их достоверности. Исследователь должен всегда помнить о том, что архивные документы, как и любые другие источники, требуют критического отношения. При сообщении сведений, фактов, оценке этих сведений авторы документов могли руководствоваться конъюнктурными, ведомственными, личными соображениями. Они могли изложить известные им факты неполно или тенденциозно в силу различных причин, от недостаточной осведомленности до политической ангажированности. Для того, чтобы выяснить вопрос о достоверности источника, необходимо выявить максимальное количество документов по теме и рассматривать всю совокупность относящихся к интересующему вопросу фактов. Недопустимо проводить отбор источников, «подгоняя» их под заранее сложившуюся концепцию работы и отвергая те документы, которые «не укладываются» в русло заданной схемы. Особое значение вопросы критики источника, его достоверности имеют для исследователя, занимающегося проблемами политической истории. Требование изучения максимального круга источников для выяснения объективной картины является обязательным. В условиях плохой сохранности документов за некоторые периоды существенно дополнят источниковую базу материалы периодической печати. Например, в 1917 г. в периодической печати Царицына (газетах «Борьба» - органе большевиков, «Волго-Донской край» - либерально-буржуазного направления, «Рабочая мысль» - орган 9 меньшевиков, «Царицынский вестник» - городской орган печати, частное издание) были напечатаны резолюции, обращения, воззвания, постановления, наказы различных организаций, комитетов, органов местного самоуправления. Большая часть подлинников этих документов не сохранилась, и публикации в периодической печати являются их единственными экземплярами. Именно материалы местной периодической печати, а также публикация документа в сборнике «1917 год в Сталинградской губернии» (Сталинград, 1927) опровергают официальную версию событий ноября 1917 г. в Царицыне. В широко известном документе – обращении Царицынского исполкома Совета рабочих и солдатских депутатов к населению города от 29 октября (11 ноября) 1917 г. – говорится, что в связи с событиями в Петрограде, исполком Совета постановил организовать в Царицыне временный Революционный штаб и передать ему всю полноту власти. В состав штаба вошли, помимо членов Совета, представители от городской думы, земского собрания, Совета крестьянских депутатов, военнослужащих расквартированных в городе полков, партий меньшевиков, эсеров, Бунда, земельного комитета, порайонных комитетов ЮгоВосточной и Владикавказской железных дорог, союза судоходных служащих, почтовотелеграфных служащих, бюро профсоюзов и фабрично-заводских комитетов. Этот документ приводился в многочисленных публикациях, на него имеются ссылки во всех работах об установлении Советской власти в Царицыне. Однако в периодической печати и в сборнике 1927 г. приводится воззвание Комитета спасения революции (образованного меньшевиками и эсерами в ответ на захват власти большевиками 26 октября (8 ноября) в Царицыне), из которого следует, что ни одна из указанных в обращении исполкома Совета организаций, кроме полковых и фабрично-заводских комитетов, в Революционный штаб не вошла, эти организации, напротив, присоединились к Комитету спасения революции. Комитет в своем воззвании протестует «против обмана, который допущен исполкомом Совета» и объясняет его действия желанием привлечь на свою сторону жителей города, так как все перечисленные организации пользуются у горожан авторитетом. Приведем другой пример. Студент при работе над темой «Состав и содержание документов органов жандармерии Царицынского уезда. 1867-1917 гг.» изучал такой вид документов, как политические обзоры помощника начальника губернского жандармского управления по Царицынскому уезду. Для решения вопроса о достоверности источника ему пришлось изучить обстоятельства создания этих документов. Политические обзоры составлялись на основе агентурных донесений агентов наружного наблюдения (филеров), которые затем перепроверялись информацией агентов внутреннего наблюдения, или 10 секретных сотрудников (сексотов), внедряемых непосредственно в политические организации, на предприятия, в учреждения. Кроме того, студент учел то обстоятельство, что при составлении политических обзоров жандармские офицеры должны были преследовать две взаимоисключающие цели: с одной стороны, они не были заинтересованы в отражении обострения социально-политических отношений или усиления революционных настроений, чтобы у начальства не создалось впечатления, что власти уезда и жандармские чины плохо справляются со своими обязанностями; с другой стороны, нельзя было писать об отсутствии проблем и полной политической лояльности населения вверенного уезда, так как это приводило бы к мысли о не слишком обременительной службе жандармов, не позволяло бы просить увеличения штатов и жалования. Проанализировав источники, студент пришел к правильному выводу о том, что, несмотря на субъективизм, отсутствие статистических сведений и полной характеристики уезда, политические обзоры жандармов могут рассматриваться как достаточно достоверные. Хотя нельзя делать обобщающие выводы только на основании информации политических обзоров, тем не менее без обращения к этому виду источников невозможно изучить ряд проблем общественно-политической и социальной жизни уездного Царицына. Официальные документы как вид исторических источников воспроизводят систему государственного аппарата. Отечественными документоведами доказана зависимость делопроизводства от изменений системы государственных учреждений. Поэтому при анализе делопроизводственной документации применяется институциональный подход. (В архивоведческой литературе понятие метода и подхода, как правило, употребляют как единое понятие, в отдельных случаях подход рассматривается более узко, как взгляд, угол зрения). Институциональный подход (иногда его называют «госучрежденческий») заключается в изучении учреждения-фондообразователя, в процессе деятельности которого и были созданы документы, являющиеся предметом исследования. Предполагается изучение истории образования, реорганизаций и ликвидации учреждения, его задач и функций, структуры, направлений и методов деятельности, взаимоотношений с вышестоящими и подчиненными учреждениями. Без такого изучения невозможно понять изменения в организации документопотоков, системе видов и разновидностей документов, эволюции формы и содержания документа. Вначале необходимо выявить источники и литературу по истории и организации учреждения. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты (Указы Верховного Совета СССР и РСФСР, Президента РФ, постановления правительства и т.п.); правовые 11 акты и другие документы вышестоящего органа, которому подчиняется выбранное учреждение (положения, уставы, приказы, штатные расписания и др.); правовые акты и другие документы самого учреждения (приказы, положения, уставы и др.).Необходимо также использовать справочную литературу: энциклопедические словари, справочники по истории государственных учреждений, путеводители по фондам государственных архивов и др. Затем надо составить историческую справку об учреждении. Она в обязательном порядке должна содержать следующие сведения: 1. Название учреждения. Указывается полное и точное название, а также официально принятое сокращенное название учреждения, которое состоит из наименования учреждения и указания на его подведомственность. Название учреждения дается по законодательным и правовым актам (указам, постановлениям, уставам, положениям и т.п.). 2. Характеристику исторических условий, в которых возникло и действовало учреждение (кратко). 3. Дату возникновения учреждения со ссылкой на законодательный акт. При наличии нескольких документов разных органов (постановление правительства, приказ министерства) приводятся оба документа, но за основу берется дата постановления правительства. При отсутствии законодательных или правовых актов обязательно указывается, на основании каких документов была установлена дата возникновения учреждения. 4. Название учреждения-предшественника (если оно было). 5. Подчиненность учреждения и все ее изменения, если они были. Указывается непосредственная подчиненность. 6. Местонахождение учреждения. 7. Компетенция и функции учреждения, все их изменения с указанием дат изменений. Компетенция и функции учреждения указываются по соответствующим правовым актам (уставу, положению), при этом обязательно оговариваются случаи отсутствия этих документов. 8. Структура учреждения, ее изменения с указанием причин и дат изменений. Сведения могут быть приведены в тексте или даны в виде приложения (в зависимости от сложности сведений и частоты изменений). 9. Сеть подведомственных организаций и предприятий и их местонахождение, все изменения сети с указанием дат изменений. 12 10. Дата ликвидации или реорганизации учреждения со ссылкой на законодательные акты. 11. Название учреждения-преемника, если такое имеется. При изложении сведений по истории государственных учреждений необходимо давать точное наименование фактов образования, реорганизации или ликвидации учреждения в соответствии с формулировкой правовых актов: «создать», «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.д. Все данные по истории учреждения приводятся со ссылками на соответствующие документы. Если были использованы документы учреждения, находящиеся на хранении в государственном архиве, ссылки даются на архивные фонды. Ссылки на Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т.п. даются по официальным печатным изданиям: Собранию законодательства РФ, Ведомостям Верховного Совета СССР и т.п. Если какие-либо сведения были установлены не по законодательным и правовым актам, а по косвенным данным (печати, бланки, угловые штампы, титульные списки, переписка), это обязательно оговаривается. Если учреждение ликвидировано, то необходимо указывать сведения по истории учреждения за весь период его деятельности или оговорить хронологические рамки рассматриваемого периода. Применение данного метода позволяет выявить важные закономерности в образовании и функционировании документных систем. Так, например, при работе над темой «Изменения в документационном обеспечении деятельности органа исполнительной власти субъекта РФ в период проведения социально-экономических реформ. 1991-2001гг.» студентом были изучены обстоятельства создания, структура и деятельность Администрации Волгоградской области, что позволило сделать вывод о прямой зависимости роста документооборота от увеличения количества структурных подразделений, а состава управленческой документации - от компетенции органа власти, порядка разрешения вопросов, объема и характера взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями. При изучении некоторых проблем документоведения и архивоведения используется метод экспертных оценок. В ходе экспертной оценки документы сравниваются, сопоставляются и оцениваются на основании имеющихся критериев. Исходные выводы эксперты формулируют на основе обобщения профессионального опыта и имеющихся у них знаний. Особенно широкое применение этот метод находит в 13 экспертизе ценности документов.* Основные положения метода экспертных оценок нашли отражение в нормативных и методических документах по документоведению и архивному делу, таких, как Основные правила работы архивов организаций, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Перечень типовых управленческих документов, организаций, с указанием сроков хранения образующихся в деятельности и др. Эти нормативно-методические документы широко используются студентами при изучении экспертизы ценности документов, формирования дел, составления номенклатуры дел и комплектования архивов. В практике экспертизы ценности документов метод экспертных оценок реализуется как конкретный метод непосредственной экспертизы (метод полистного просмотра дел). При работе над темой «Оптимизация работы экспертных комиссий учреждений и организаций» студент принимал непосредственное участие в работе экспертной комиссии ОАО… На основании изучения дел, содержащих договоры о продаже и покупке акций акционерами, ЭК приняла решение об изменении срока хранения договоров с 5 лет ЭК (ст.28 Перечня типовых управленческих документов…М,2000) на «постоянно». Студент также участвовал в экспертизе ценности переписки по организационным вопросам деятельности организации с истекшим сроком хранения (5 лет ЭК), проводившейся ответственным за архив ОАО, в целях отбора на постоянное хранение некоторых дел, содержащих ценную информацию. Проблема отбора переписки, представляющей историческую ценность, решена не во всех организациях. Экспертное сообщество давно пришло к выводу, что при анализе переписки ее надо делить на две группы: по основным видам деятельности и по вспомогательным. Необходимо хранить не всю переписку, а отбирать те документы из переписки по основной деятельности, которые существенно дополняют информацию основных документов (приказов, планов, отчетов и т.п.). Кроме того, иногда в организациях встречается переписка по вопросам, совершенно не отраженным в основных документах. В таких случаях переписка является единственным источником по тому или иному вопросу. Поэтому необходимо уделять экспертизе ценности документов пристальное внимание и проводить полистный просмотр дел. _________________________________________________________________________ * Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Федер. арх. агентство; ВНИИДАД; сост.: М.П.Жукова и др. – М, 2006. – 224 с. 14 Номинальный подход в документоведении и архивоведении как часть функционального анализа опирается на номинальный признак, т.е. признак вида и разновидности документа, свидетельствующий о его функциональном назначении, форме и характере информации. Понятия «вид документа» и «наименование документа» рассматриваются как близкие (согласно Краткому словарю архивной терминологии, «вид документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования»*). Наименование документа несет значительную информационную нагрузку. В ряде случаев оно указывает на авторство или происхождение документа, цель его создания, внешнюю и внутреннюю форму. От наименования или вида документа зависит количество, состав и расположение реквизитов, способ выражения содержания, структура текста. Учитывая это, документоведы и архивисты предприняли создание специального терминологического словаря, выясняющего состав информации, содержащейся в наименованиях документов.** Номинальный подход был применен студентом при подготовке дипломной работы по теме «Документы БТИ: делопроизводственный и архивный аспекты». Студент изучал комплекс документов, создаваемых органами технической инвентаризации. Деятельность бюро технической инвентаризации (БТИ) связана с подготовкой технических документов для осуществления сделок с недвижимостью гражданами или муниципальными организациями, а также с внесением изменений в уже существующую оценочную и учетно-техническую документацию по объектам учета после изменения режима собственности. Основную деятельность БТИ отражают документы инвентарного дела: технический паспорт, план земельного участка, поэтажный план основного строения, абрис земельного участка и др. Это техническая документация, отражающая результаты проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений. Студенту не приходилось ранее изучать научно-техническую документацию. Однако, руководствуясь номинальным подходом, он в состоянии представить себе целевое назначение, формуляр, юридическое значение документа. Так, наименование «паспорт» применяется не только к документу, удостоверяющему личность владельца, но и к документу, регистрирующему сооружение или изделие и содержащему его эксплуатационно-техническую характеристику; план – это, в том числе, чертеж, ____________________________________________________________________________________________________________________ * Краткий словарь архивной терминологии / Главархив СССР; ВНИИДАД. – М.-Л., 1968. – С. 14. ** Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив СССР; ВНИИДАД; ЦГАДА. – М., 1974. 15 содержащий уменьшенное точное изображение на горизонтальной плоскости проекции какого-нибудь предмета, части земной поверхности, сооружения; абрис – чертеж, выполненный от руки и т.д. Эти предварительные представления позволили осуществить первичную классификацию видов документов, с тем, чтобы применить к ним единую методику исследования. Все методы архивоведения и смежных научных дисциплин применяются во взаимодействии, комплексно. При комплексном применении методов основная задача заключается в том, чтобы обеспечить не чисто механическое соединение методов, а их синтез, взаимосвязь. Это соответствует требованию научной объективности. Литература: 1. Автократов,В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В.Н.Автократов. – М.: РГГУ, 2001. – 396 с. 2. Банасюкевич, В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации / В.Д.Банасюкевич // Советские архивы. – 1974. - № 4. – С.15-21. 3. Банасюкевич, В.Д. Вопросы формирования теории документоведения / В.Д.Банасюкевич, А.Н.Сокова // Развитие советского документоведения (19171981 гг.). – М., 1983. 4. Горелов, А.А. Социальные и методологические проблемы междисциплинарных исследований / А.А.Горелов // Вопросы философии. – 1985. - № 9. 5. Елпатьевский, А.В. Развитие научных исследований в области архивоведения и документоведения, их организация и проблематика / А.А.Елпатьевский // Из опыта организации научно-исследовательской работы в архивных учреждениях страны. – М., 1990. 6. Илизаров, Б.С. Роль документальных памятников в общественном развитии: теоретические вопросы использования архивных документов / Б.С. Илизаров. – М.: МГИАИ, 1987. – 88 с. 7. Ковальченко, И.Д. Методы источниковедческого исследования / И.Д.Ковальченко. – М., 1987. 8. Медушевская, О.М. Источниковедение и гуманитарная культура / О.М.Медушевская // Отечественные архивы. – 1992. - № 4. 9. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Федер. Арх. агентство; ВНИИДАД; сост.: М.П.Жукова, Н.А.Пучко, О.В.Усанова и др. – М.,2006. – 224 с. 16 17
