Организация движения внутренних документов (на примере

МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ДОУ
Организация рационального движения
документов внутри ДОУ
1. Документ, как элемент организации деятельности
ДОУ.
Деятельность дошкольного образовательного учреждения неразрывно связана с документацией. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного
элемента организации деятельности ДОУ. Нельзя грамотно
составить документ, не имея представления о его структуре,
виде, назначении, классификации. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу ДОУ в целом. Документы в
учреждении циркулируют в большом количестве. Несомненно, каждый из них имеет свое назначение. Неотъемлемой частью документооборота учреждения являются входящие и исходящие документы, которые связывают учреждение с другими организациями и, конечно, с организациями власти. От правильного их движения зависит своевременность исполнения и эффективность работы ДОУ.
С помощью документации осуществляется:
 Планирование;
 Финансирование;
 Управление;
 Бухгалтерский учет;
 Отчетность.
Отобразив информацию, документ обеспечивает:
 Ее сохранность;
 Сбор (накопление);
 Многократное использование;
 Возможность передачи;
 Возможность обработки информации.
1.1. Технология работы с документом имеет следующий
порядок:
1. Прием и первичная обработка.
2. Предварительное рассмотрение и распределение.
3. Регистрация.
4. Контроль исполнения.
5. Информационно-справочная работа.
5. Отправка.
6. Систематизация (формирование дел).
7. Текущее хранение.
Документы имеют большое значение в управленческом
процессе ДОУ, так как они отражают ее работу, являются
аргументом в спорных ситуациях, любые решения принимаются на основе документов (н-р: издание приказов, распоряжений; планирование деятельности, отчетность и т. д.).
С целью организации и повышения эффективности работы с
документами принято распределение их по группам – классификация документов.
1.2. Условно документы можно разделить на следующие
группы:
- По способу документирования:
 Рукописные;
 Печатные;
 Электронные;
 Кино-, фото-, фоно- документы;
- По сфере использования:
 Организационно-распорядительные;
 Финансово-бухгалтерские;
 Научно-методические;
 Отчетно-статистические;
 По труду.
- По месту составления:
 Входящие;
 Исходящие;
 Внутренние.
- По грифу ограничения доступа:
 Открытые;
 С грифом ограничения доступа.
- По происхождению:
 Официальные (служебные);
 Личные (касающиеся интересов конкретного лица).
- По форме изложения:
 Индивидуальные;
 Трафаретные;
 Типовые.
- По срокам хранения:
 Постоянного хранения (бессрочного);
 Долговременного хранения (свыше 10 лет);
 Временного хранения (до 10 лет).
В целях сокращения количества используемых форм
документов, их унификации, удобства работы с ними министерствами и ведомствами разработан табель унифицированных форм документов, которые систематизированы по
функциям и задачам; структурным подразделениям, а также
могут быть добавлены графами: код формы документа по
классификатору, ответственный за контроль исполнения и
т.д.
1.3. В Российской Федерации разработаны следующие
унифицированные системы:
 Организационно-распорядительной документации;
 Банковской документации;
 Финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;
 Отчетно-статистической документации;
 Документации по труду;
 Документации Пенсионного фонда РФ.
В настоящее время основной документооборот учреждения составляют печатные и электронные документы. Рукописные документы также не утратили своей актуальности, примером служат заявления, объяснительные, докладные записки.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в ДОУ разрабатываются рациональные маршрутнотехнологические схемы движения и обработки основных
видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.
В документообороте выделяют 3 документопотока:
 входящие,
 внутренние и
 исходящие документы.
Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих
потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
2. Организация движения входящей документации.
Входящие документы образуют три направления движения:
 руководителю ДОУ;
 руководителю структурного подразделения;
 непосредственно специалисту ДОУ.
Входящий документопоток составляют:
1. Документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения.
2. Документы подведомственных учреждений, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы.
3. Документы прочих организаций, обменивающихся
информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.
4. Жалобы и заявления граждан.
Маршрут движения входящих документов зависит от
принятой в ДОУ технологии работы с документами.
2.1. Обработка входящих документов включает в себя
несколько этапов:
1. Прием и первичная обработка документов.
2. Предварительное рассмотрение и распределение документов.
3. Регистрация документов.
4. Рассмотрение документов руководителем.
5. Передача документов на исполнение.
6. Контроль исполнения.
7. Подшивка документов в дело.
В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки документов. Они сводятся к следующему:
1. Проверяется правильность доставки документов.
Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяя комплектность и
сохранность вложений. При обнаружении повреждений
конвертов и отсутствия документов, приложений к ним,
несоответствия приложений и документов об этом сообщают отправителям.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
4. Телефонограммы или телеграммы, поступившие в
организацию, принимаются под расписку с регистрацией
даты и времени приема. Регистрация производится по тем
же правилам, что и письма.
5. Текст поступившей телефонограммы записывается
(печатается) получателем на специальном бланке или в
журнале и оперативно передается руководителю ДОУ, которому она адресована.
6. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты, подкладывая их в документы, только в том случае,
когда дата на конверте (почтовом штемпеле) имеет значение
для доказательства даты получения документа, когда на
конверте нет надписи «лично», а документ носит личный
характер. Конверты с обращением граждан сохраняются
всегда.
7. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а
передаются адресату. Если в конверте служебный документ,
то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию.
8. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в ДОУ. В штампе указывается наименование
организации, дата поступления, при необходимости часы и
минуты. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
9.Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствие с перечнем нерегистрируемых
документов. Сразу по назначению передаются документы с
пометкой «лично». Затем откладываются нерегистрируемые, и, наконец, документы, подлежащие регистрации.
2.2. Регистрация входящих документов.
Регистрация документа - подтверждение факта создания или получения документа в определенный день
путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в
форму основных сведений о документе.
Данная процедура позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля по сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Иными словами, в процессе регистрации закладывается
информационно-поисковая система по всем документам
учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Следовательно, регистрация преследует три цели:
- учет документов;
- контроль их исполнения;
- справочная работа по документам.
Регистрации подлежат только документы, требующие
ответа и исполнения, независимо от способа их создания
или получения.
Документы оперативного характера, присылаемые или
создаваемые только для сведения и не требующие ответа и
исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства
должна разрабатывать список (перечень) документов, не
подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем
организации и обновляется по мере необходимости. После
первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.
К документам, не подлежащим регистрации, как
правило, относятся:
 письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
 все рекламные письма;
 поздравительные письма и телеграммы;
 приглашения, программы семинаров, совещаний и
конференций;
 печатные издания (книги, брошюры, журналы);
 пакеты с пометой «лично»;
 копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
 информационные материалы и т.д.
2.3. Формы регистрации документов.
Существуют три формы регистрации документов:
 журнальная;
 карточная;
 автоматизированная.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое
документу при его регистрации.
Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В ДОУ их, как правило, регистрирует делопроизводитель (секретарь).
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера,
по факсу, электронной почте.
Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа
руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после
рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную
форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
Журнальная форма
Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:
 дата получения;
 входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
 автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
 дата документа, присвоенная ему учреждениемавтором;
 регистрационный номер документа, присвоенный ему
учреждением-автором;
 заголовок (о чем документ);
 резолюция;
 срок исполнения полученного документа;
 исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
 ход исполнения (фиксируются все передачи документа
и результат исполнения);
 N& дела (куда документ помещен после исполнения).
Журнальная система применяется обычно тогда, когда
учет документов выступает на первый план, в журналах
обычно регистрируются наиболее ценные документы,
например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Журнальная система регистрации используется в
работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной
степенью дробности сведений о документе.
Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:
При большом объеме документооборота журнальная
система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только
один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того,
журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль исполнения документов по срокам и оперативно вести информационносправочную работу по документам.
Карточная форма
Карточная система регистрации позволяет преодолеть
эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать
документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки
может быть определена самим учреждением и записывается
в инструкции по делопроизводству.
В регистрационной карточке эти же данные могут
быть расположены так:
Такая карточка может конструироваться на формате А5
(148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.
Для различных групп регистрируемых документов
можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Автоматизированная форма
Однако наиболее рациональной на сегодняшний день
является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. При автоматизированной системе
регистрации наиболее удобна (предлагается большинством
компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения
о документе, аналогично традиционной ручной карточке на
бумажной основе.
Данная форма позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах
в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу
и контроль исполнения документов.
При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:
 вид документа;
 географическое местонахождение автора документа;
 автор резолюции;
 название структурного подразделения;
 количество листов в документе;
 количество листов приложений;
 связанные документы.
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной
бумажной карточки, но имеет и свои особенности.
Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит:
 данные (поля), заполняемые вручную (например, номер
и дата входящего документа, краткое содержание,
текст резолюции),
 данные (поля), которые вводятся автоматически (дата
регистрации, регистрационный номер документа),
 данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.
Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений,
которые могут значительно затруднить или даже сделать
невозможным автоматизированный поиск информации о
документе.
С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):
 вид документа — так как количество видов документов
ограниченно;
 автор резолюции - список руководящих лиц организации;
 структурное подразделение — список структурных
подразделений;
 исполнители — как правило, это поле состоит из двух
частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
 № дела — связан с номенклатурой дел организации;
 связанные документы — эти данные устанавливают
связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
С помощью пополняемого списка заполняются данные
(поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В
случае регистрации документа, поступившего от нового
корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться
в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
3. Организация движения исходящей документации.
Исходящие документы в процессе обработки также
проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из
составления проекта документа, перепечатки, согласования,
визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.
3.1. Схема прохождения исходящей документации.
На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа и требования государственных стандартов к оформлению документов.
Значительно сокращает время составления документов
использование типовых текстов и трафаретных бланков.
Проект документа оформляют в соответствии с
требованиями ГОСТ Р6.30-97.
Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления – согласования,
визирования, подписания.
На этом этапе движения документов следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций,
например, излишнего согласования документов или визирования.
Подготовленные и согласованные проекты исходящих
документов передаются на подпись руководителю ДОУ
или руководителям структурных подразделений.
Руководители ДОУ должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе
подписания ряда документов.
Право подписания части документов передается руководителям структурным подразделениям (бухгалтерия,
зам. зав. по АХР и проч.) и ответственным исполнителям
(делопроизводителям), что оговаривается в положении о
структурных подразделениях и должностных инструкциях.
Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот.
Перед подписанием исполнитель обязан проверить
правильность оформления документов, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителем на подписание вместе с материалами,
на основании которых они составлены.
После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется
правильность их оформления.
Обработка отправляемой корреспонденции включает
сортировку, адресование, фальцевание (складывание),
вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.
Исходящий документопоток состоит из документов,
создаваемых в ДОУ и отправляемых за его пределы. Они
могут быть инициативными или ответными.
3.2. Регистрация исходящих документов.
Каждый документ, выдаваемый клиенту, гражданину,
регистрируется в журнале учета исходящих документов.
Все ответы на распоряжения, запросы, выписки, уведомления выдаются только в письменном виде.Регистрационные
формы для исходящих документов во многом аналогичны
регистрационным формам на входящие документы.
Журнал учета исходящих документов содержит следующие данные:
порядковый номер записи;
дата подготовки документа;
исходящий номер документа
сведения о документе (краткое содержание документа)
сведения о лице, получающем документы, а именно:

для юридического лица - наименование организации
либо номер лицевого счета;

для физического лица - фамилия, имя, отчество, либо
номер лицевого счета.
Могут быть добавлены и другие сведения о документе,
например количество листов, наличие приложений, номер
бланка, порядок отправки и т.д.
Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции (делопроизводитель).
Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах в ДОУ и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационносправочная работа и контроль исполнения документов.
4.Организация движения внутренних документов
(на примере движения распорядительных документов)
Как происходит организация движения внутренних документов? Рассмотрим этот процесс на примере распорядительных документов.
Внутренние документы организации – это документы, создаваемые и используемые в ДОУ.
К внутренним документам относятся:
 распорядительные документы,
 протоколы заседаний коллегиальных органов,
 служебные записки, акты, справки, планы, отчеты,
 положения, инструкции и др.
Внутренние документы, как правило, создаются или
составляются в одном экземпляре, который после издания
или окончания работы с документом помещается на хранение в дело.
При необходимости рассылки документа исполнителям, заинтересованным лицам и подразделениям с подлинника документа снимаются копии или оформляются выписки из документа. Заверенные копии и выписки направляются или рассылаются всем заинтересованным лицам и подразделениям.
Как правило, движение внутренних документов на
стадии создания аналогично движению исходящих (отправляемых) документов, а на стадии исполнения или использования повторяет движение входящих (поступающих)
документов.
Исключение составляют отдельные виды документов,
имеющие индивидуальные маршруты прохождения, например: внутренние информационно-справочные документы
(справки, служебные и аналитические записки), протоколы
заседаний и др..
Для каждого документопотока характерен свой маршрут.
При организации движения внутренних документов
необходимо учитывать следующие факторы:
 способ принятия решения и, соответственно, издания
документа;
 содержание документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей решение.
Управленческие решения принимаются двумя способами: единолично руководителем или коллегиальным
органом.
В первом случае проект документа (управленческого
решения) в обязательном порядке проходит процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами, во втором
случае – согласование проекта документа не проводится,
потому что решение принимается на заседании коллегиального органа совместно всеми его членами.
Наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей управленческое решение, также отражается на организации движения документа:
B первом случае, документ должен дойти до исполнителя (или исполнителей), а также должен быть введен в
систему контроля исполнения документов; а во втором
случае документ поступает на рассмотрение руководителя.
Рассмотрим, как должно быть организовано движение некоторых внутренних документов.
4.1. Движение распорядительных документов, издаваемых коллегиально.
Коллегиальные решения – это решения, принимаемые
на заседании коллегиального органа группой лиц, входящих
в этот орган (собрание, совет, правление, коллегия, совещание и др.).
Решения, принятые коллегиально, фиксируются в протоколах заседаний, на основании которых могут издаваться
распорядительные документы (постановления, решения).
Движение документов при коллегиальном принятии
решений при условии оформления принятых решений в виде
постановлений или решений включает следующие стадии:

Подготовка материалов к заседанию коллегиального
органа (педагогический совет).
Работа коллегиального органа (пед. совета) ведется по
заранее утвержденному плану. В соответствии с планом,
ответственные лица за подготовку вопроса для обсуждения,
готовят необходимые материалы, как правило, это планпроект заседания (совещания) по вопросу и проект решения.
Работа по подготовке этих документов ведется в структурном подразделении или группой специалистов нескольких подразделений. Подготовка материалов для заседания
коллегиального органа – это начальный этап в движении
документов, отражающих деятельность по коллегиальному
принятию решений.

Передача подготовленных материалов на рассмотрение коллегиального органа.
План-проект совещания или заседания по вопросу и
проект решения передаются секретарю (в данном случае,
старшему воспитателю) коллегиального органа, который
собирает все подготовленные для рассмотрения на заседании документы, проверяет их полноту и правильность
оформления.
Как правило, материалы готовятся и передаются секретарю (ответственному) за 10–12 дней до заседания.
Срок представления документов может быть сокращен,
но не должен составлять менее 3–5 дней. Это время необ-
ходимо для рассылки документов членам коллегиального органа и их ознакомления с подготовленными документами.

Подготовка повестки дня заседания.
Повестка дня готовится секретарем коллегиального
органа на основании плана, но может корректироваться с
учетом конкретной ситуации. Повестка дня согласовывается
с председателем коллегиального органа (в данном случае, с
заведующей). Одновременно с этим секретарь готовит приглашения на заседание для рассылки членам коллегиального органа или информирует через информационный стенд, а
так же, можно устно.

Рассылка приглашений на заседание коллегиального
органа его членам и приглашенным лицам (если таковая
необходима).
Вместе с приглашением, в котором содержится повестка дня заседания, рассылаются копии планов-проектов заседания и проекты решений по вопросам повестки дня,
подготовленные исполнителями. Этот комплект документов
может рассылаться членам коллегиального органа по электронной почте.

Обсуждение материалов на заседании коллегиального органа и принятие решения.
Во время заседания ведется его протокол, в котором
фиксируется весь ход заседания: выступления основных докладчиков, обсуждение вопросов повестки дня, принятые
решения.

Оформление протокола заседания.
Окончательное оформление протокола проводится, как
правило, в течение 3–5 дней после заседания. При оформлении протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером предыдущего протокола. Датой протокола
является дата заседания, а не дата оформления. Регистрационно-учетные журналы по протоколам не ведутся. Учетную
функцию выполняет само дело, в которое подшиваются
подписанные протоколы.
Подписание протокола.
Как правило, протоколы подписываются председателем
заседания и секретарем, но есть и исключения из этого общего правила, когда протоколы подписываются всеми членами коллегиального органа.

Издание распорядительного документа (постановления или решения).
На этом этапе на основании протокола заседания
оформляется распорядительный документ, подписываемый
председателем коллегиального органа. На основании одного
протокола может быть подготовлено несколько распорядительных документов, так как каждое отдельное решение
оформляется как одно постановление (решение).
В практике управления такие решения называются
протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется путем передачи копий протоколов или выписок из них.

Регистрация распорядительного документа и рассылка исполнителям.
Регистрация постановлений (решений) ведется отдельно от протоколов и других распорядительных документов
(приказов, распоряжений), если они также издаются в организации. В регистрационном номере постановления (распоряжения) целесообразно соблюдать связь с протоколом,
например:
если протокол имеет номер 45 (№ 45), то и постановления
или распоряжения должны иметь тот же номер, но дополняемый через косую черту или дефис номером вопроса,
отражающим очередность рассмотрения вопросов на заседании (номером вопроса в повестке дня), например: № 451, № 45-2 и т. д.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и
оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и
т.д.
Регистрироваться внутренние документы должны в
день подписания или утверждения.
При регистрации внутреннего документа заполняются
следующие данные о нем:
 порядковый регистрационный номер, присваиваемый
документу;
 дата документа (регистрации);
 краткое содержание;
 подразделение, подготовившее документ;
 исполнитель;
 срок исполнения;
 отметка об исполнении (ход исполнения);
 номер дела, куда подшит документ.
Контроль исполнения документов.
Контроль исполнения решений, принятых коллегиально, осуществляется секретарем коллегиального органа. На
контроль ставятся только те поручения (задания), которые
имеют конкретный срок исполнения.

Копирование распорядительных документов (постановлений, решений), протоколов или изготовление
выписок из протоколов.
Распорядительные документы (постановления, решения), выписки из протоколов копируются в количестве, соответствующем количеству исполнителей и заинтересованных лиц.

Помещение подлинника протокола и подлинников
распорядительных документов (постановлений, решений) в дела.
Подшивка документов в дела осуществляется секретарем коллегиального органа в соответствии с номенклатурой
дел. Протоколы заседаний и изданные на их основе распорядительные документы подшиваются в разные дела.
Вместе с протоколами могут подшиваться только материалы, составляющие неотъемлемую часть протокола:

например списки присутствовавших на заседании, тезисы и
тексты докладов, выступлений, особые мнения участников
заседания, не согласных с мнением большинства и др.

Рассылка копий распорядительных документов (постановлений, решений) или копий протоколов (выписок
из протоколов).
Рассылка осуществляется службой ДОУ. Рассылаются
исполнителям только заверенные копии документов.
Рассмотренные этапы прохождения документов составляют документооборот коллегиального органа.
4.2. Движение распорядительных документов, издаваемых единолично.
При единоличном принятии решений распорядительные документы издаются руководителем ДОУ.
Специфической особенностью этого способа принятия
решения является согласование проекта решения с заинтересованными лицами (как правило, это руководители структурных подразделений организации).
При единоличном принятии решений издаются распорядительные документы в виде приказов, распоряжений,
указаний.
Движение распорядительных документов при единоличном принятии решения включает следующие этапы:

Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
В качестве документов, инициирующих решение, могут быть документы, изданные вышестоящими органами
управления и организациями, или ранее изданные документы самой организации. Инициировать решение могут и
внутренние документы организации (докладные записки,
служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др.), если они содержат информацию, обосновывающую необходимость принятия решения.
На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости
издания распорядительного документа. С позиций документооборота инициирование решений представляет собой
получение руководителем организации документов, на основании которых начинается работа по подготовке проекта
решения.
Решение руководителя о подготовке распорядительного документа выражается в виде резолюции на документе,
инициирующем решение.

Передача документа, инициирующего решение, в
подразделение на исполнение.
В соответствии с резолюцией руководителя служба
ДОУ передает документ, инициирующий решение, в структурное подразделение для исполнителя или исполнения.

Подготовка проекта распорядительного документа.
Проекты распорядительных документов готовятся
специалистами структурных подразделений. Если проект
документа затрагивает интересы различных подразделений,
то по решению руководства организации создается временная рабочая группа из представителей различных подразделений. Подготовленный проект документа оформляется исполнителем на соответствующем бланке приказа.

Передача проекта документа на согласование.
При подготовке распорядительных документов, как
правило, проводится внутреннее согласование. Внутреннее согласование оформляется визой, проставляемой в нижней части последнего листа проекта документа, на обороте
последнего листа документа или на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других
организаций. Внешнее согласование проводится после
внутреннего согласования и оформляется грифом согласования, который проставляется на последнем листе проекта
документа, под текстом, или на отдельном листе согласования.
Визирование проекта распорядительного документа
проводится: с руководителями подразделений организации,
если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте
документа затрагиваются социально-бытовые вопросы,
вопросы организации труда и кадров. Если проект распорядительного документа касается финансовых вопросов, то
обязательно согласование документа с главным бухгалтером. Все распорядительные документы, издаваемые руководителем ДОУ, в идеале, должны визироваться юристом
(юридической службой) для проверки на соответствие
принимаемых решений действующему законодательству.
Это касается приказов, распоряжений по основной деятельности и по личному составу. Проекты распорядительных документов визируются также заместителями руководителя организации – всеми или только теми, чьи интересы затрагивает проект документа.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. В этом случае виза дополняется надписью “Особое мнение прилагается” или
“Замечания прилагаются”. Замечания, оформленные на отдельном листе, прилагаются к проекту и возвращаются разработчику для доработки документа. Если при доработке
проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то, при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись, все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут
поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя. Срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в инструкции по делопроизводству или ином нормативном документе по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования.
Учитывая, что распорядительные документы издаются в целях регулирования деятельности организаций, в т.
ч. – оперативного регулирования, целесообразно проводить
визирование в течение двух-трех рабочих дней.
Процедура согласования завершается возвращением
проекта документа исполнителю. В данном случае в документообороте имеет место возвратное движение (передача
документа в инстанцию, в которой документ уже находился), но это движение обусловлено деловой необходимостью.

Доработка проекта распорядительного документа
по замечаниям.
Следующий этап – передача проекта распорядительного документа исполнителю на доработку по замечаниям.
После доработки проект документа окончательно оформляется на бланке и передается на повторное визирование. Если
проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, то документ оформляется
не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги
и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется
руководителем организации.

Повторное визирование проекта документа.
Повторное визирование необходимо для того, чтобы
все заинтересованные должностные лица проставили визы
на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись. Отсутствие виз на распорядительном документе будет означать нарушение процедуры
его подготовки. Завизированный всеми заинтересованными
лицами документ передается руководителю организации на
подпись.
На этапе визирования документа с точки зрения документооборота, важное значение имеет последовательность перемещения документа из одной инстанции в другую. Первым визирует документ руководитель подразделения-исполнителя, затем – юридическая служба (юрист),
после – руководители заинтересованных подразделений
(как правило, это те, кому даются поручения и кто будет
выполнять распорядительный документ после его принятия), последними визируют заместители руководителя организации (все или только те, в компетенцию которых входят вопросы, по которым принимается решение).

Принятие решения (подписание документа).
Принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.

Регистрация распорядительного документа.
Подписанный распорядительный документ регистрируется в службе ДОУ (распорядительные документы по личному составу регистрируются в службе персонала, то есть, у
делопроизводителя).
Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К
номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу
по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» —
кадры, к номеру распоряжения - буква «р» и т.д.

Постановка распорядительного документа на контроль.
Контроль исполнения распорядительных документов
ведет служба ДОУ. Особенность контроля исполнения распорядительных документов состоит в том, что контролируются отдельные пункты распорядительной части документа,
если они содержат поручения, задания с конкретным сроком исполнения.

Копирование распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний).

Помещение подлинника распорядительного документа в дело.
Рассылка копий распорядительных документов
(приказов, распоряжений, указаний) исполнителям.
Рассылка распорядительного документа должна проводиться в наиболее возможные сжатые сроки – это необходимо сделать в течение 1–2 дней после подписания документа.
Последние три этапа в документообороте распорядительных документов, издаваемых единолично, совпадают с
движением документов, издаваемых коллегиально.
В рассмотренных моделях документооборота распорядительных документов, издаваемых коллегиально и единолично руководителем организации, выделены основные, узловые этапы движения этих документов. Более детально
процедуру движения внутренних документов можно определить, ориентируясь на конкретное учреждение. Эта задача
должна решаться службой ДОУ.
5.Заключение.
Основу информационной среды любой организации составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в деятельности ДОУ при соблюдении ряда обязательных
делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в
дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти
требуемый документ, навести по нему справки, а также
проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж
серьезного, делового партнера.
