СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ (Архивная служба Югры) ул. Энгельса, 14, г. Ханты-Мансийск, Ханты-Мансийский автономный округ – Югра, Тюменская область, 628011 т/факс: (3467) 33-50-00 [email protected] № 28-Исх-754 от 17.06.2014 Директору Казенного учреждения «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» Руководителям органов управления архивным делом администраций Место для регистрации (наклеивания штрих-кода) городов и районов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Информационно-методическое письмо по работе с фотодокументами на оптических носителях (CD-R) Законодательной основой для комплектования государственного и муниципальных архивов фотодокументами является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – ФЗ № 125), в соответствии со статьей 6 которого экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Фотодокументы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат временному хранению в организации или у лица – источников комплектования не более пяти лет со времени создания (ФЗ № 125 ст.22, п. 4ж). На основании ФЗ № 125 источниками комплектования архивов фотодокументами в обязательном порядке являются все государственные (бюджетные, казенные) и муниципальные учреждения, предприятия, организации (далее – организации), в деятельности которых постоянно или периодически создаются фотодокументы: информационно-издательские центры, редакции газет, журналов. В соответствии с п.7 ст.6 ФЗ № 125 включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем документов и государственным или муниципальным архивом. Фотодокументы могут быть переданы в архив как на платной, так и на безвозмездной основе. При этом допускается перезапись на носитель, предоставленный архивом. Фотодокументы могут создаваться государственными и муниципальными архивами в порядке инициативного документирования, при этом съемки событий могут планироваться заранее на основе изучения планов работы органов власти, учреждений и организаций. Фотодокументы описываются по форме № 37 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Москва, 2007 (далее – Правила). В настоящее время часто фотодокументы поступают на хранение в архивы автономного округа в электронном виде, т.е. в виде файлов в форматах JPG или TIFF на разных носителях. В «Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (ВНИИДАД, 2013) определено понятие «единица хранения электронных документов» - это контейнер электронного документа, т.е. это может быть жесткий диск, флешка или чаще оптический диск. Также, в рекомендациях определено понятие «электронного документа» - это документ, информация которого представлена в электронной форме. Если у архивов есть возможность, то лучше распечатывать фотодокументы и описывать их по форме № 37 Правил. Если такой возможности нет, то описание, комплектование и хранение фотодокументов в архивах автономного округа должно осуществляться на оптических дисках типа CD-R. Архивы должны рекомендовать организациям – источникам комплектования описывать и передавать на хранение фотодокументы на оптических дисках CD-R в двух экземплярах. В фотофонде архива должна быть создана новая опись с очередным номером с названием «Фотодокументы на СD-R». Экспертно-проверочная методическая комиссия Службы по делам архивов автономного округа протоколом от 30.05.2014 № 5 утвердила форму описи фотодокументов на CD-R (Приложение 1). Опись состоит из 10 граф. Графа № 1 – «Номер единицы учета». Учитывается каждая фотография в электронном виде, т.е. каждый файл, содержащий фотографию на диске. Графа № 2 – «Номер единицы хранения» - это диск с фотографиями, каждый диск будет иметь свой номер единицы хранения, т.е. при описании фотографий на одном диске номер единицы хранения не меняется. Графа № 3 – «Имя файла». Имя файлу с фотографией присваивает составитель описи. Каждое имя файла уникально, оно состоит из номера единицы учета, далее без пробелов нижнее тире, далее без пробелов номер единицы хранения. К примеру, если номер единицы учета (диска) 1, а номер единицы хранения (первого файла с фотографией на диске) 1, то имя файла будет выглядеть так: 1_1. Последующие имена файлов по описи будут: 2_1, 3_1; и так далее будут присваиваться имена всем файлам с фотографиями на диске. Графа № 4 – «Аннотация фотодокумента». При составлении аннотации нужно руководствоваться Методическими рекомендациями по работе государственных и муниципальных архивов с фотодокументами Управления по делам архивов Тюменской области 2011 года. Графа № 5 – «Автор съемки». В этой графе указываются инициалы и фамилия автора снимка, если автора установить не удалось, пишется «Не установлен». Графа № 6 – «Дата съемки». В этой графе указывается арабскими цифрами точная дата - 05.06.2010 или приблизительное время съемки - июнь 2010 г. или 2010 год. Если точная или приблизительная дата фотодокумента не известна, она устанавливается составителем описи по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки [2010 год], [1990-е годы ХХ века], [осень 2010 г.]. Графа № 7 – «Место съемки». В этой графе указывается название населенного пункта, района, области. При изменении административнотерриториального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное его название (п. Остяко-Вогульск, ныне г. Ханты-Мансийск). Сведения могут дополняться названием организации, в которой происходила съемка. Графа № 8 – «Формат данных». В этой графе указывается формат, в котором хранится фотография: JPG или TIFF. Графа № 9 – «Объем файла» (Мб). В этой графе указывается объем файла в мегабайтах. Чтобы узнать объем каждого файла с фотографией, нужно навести на него курсор и нажать правую кнопку мыши, в открывшемся окне нажать на слово «Свойства». Графа № 10 – «Примечания». В этой графе указываются необходимые примечания. В итоговой записи к описи фотодокументов на CD-R указывается цифрами и прописью количество включенных в раздел описи единиц учета с № _ по №_; через точку с запятой количество единиц хранения с № _ по № _. Пример: В данный раздел описи внесено 25 (двадцать пять) единиц учета с № 1 по № 25; 1 (одна) единица хранения № 1. На практике может сложиться такая ситуация, что при очередном описании файлы с фотографиями могут быть скопированы на учтенный ранее в данной описи диск. Тогда в итоговой записи к данному разделу описи указывается количество включенных в опись единиц учета с №__ по №__; через точку с запятой количество единиц хранения обозначается цифрой 0 (ноль). Например: В данный раздел описи внесено 25 (двадцать пять) единиц учета с № 1 по № 25; 0 (ноль) единиц хранения. В заключении на такую опись фотодокументов на CD-R обязательно указывается, что эти фотодокументы добавлены на учтенный ранее диск. Рекомендуем при описании фотографий на CD-R группировать фотографии по мероприятиям и перед каждой новой группой фотографий в описи писать в первом столбце «Номер единицы учета» - с № __ по №__; во втором столбце – «Номер единицы хранения» - №___; в третьем столбце – «Аннотация фотодокумента» - название мероприятия, например «Празднование Дня Победы»; также и в других столбцах указать имеющиеся одинаковые параметры – автора съемки, дату съемки, место съемки, формат данных (Приложение 2). Также нужно группировать фотографии на диске в папки, которым присваивать имена по номерам единиц учета, т.е. с № __ по №__ и кратко указывать название мероприятия, например папка с фотографиями может быть названа так: «С 1 по 25. День Победы. 2010». Описи фотодокументов на CD-R также предоставляются на рассмотрение ЭПМК Службы по делам архивов автономного округа с заключением и актами описания. После утверждения описи ЭМПК Службы, на нерабочей поверхности компакт-диска специальным маркером проставляется архивный номер. Фотодокументы на CD-R подлежат учету также как и фотодокументы. В книге учета поступлений фотодокументов указывается количество единиц хранения и через символ « / » (слэш) – количество единиц учета. Например: 1 ед.хр. / 25 ед.уч. Если новые принятые единицы учета фотодокументов на CD-R скопированы на уже имеющийся в архиве и учтенный ранее диск (последний и/или незаполненный), количество единиц хранения отмечается прочерком, а через символ « / » (слэш) указывается количество единиц учета. Например: - / 25. В графе «Примечание» при этом оформляется запись: «записаны на диск № ___». Лист учета фотодокументов составляется единый на все виды фотодокументов. Количество фотодокументов на CD-R в листе учета учитывается в единицах хранения и единицах учета через символ « / » слэш. Фотодокументы на CD-R дисках хранятся в фабричной упаковке (пластиковом футляре) в вертикальном положении в ящике или коробке, соответствующих размеру компакт-дисков, которые размещаются по порядку номеров единиц хранения. Ярлык с описательной статьей единицы хранения помещается внутри упаковки так, чтобы лицевая сторона ярлыка была видна пользователю без открытия упаковки. Для хранения фотодокументов на CD-R необходимо принимать (создавать) сразу два диска, один из которых будет неприкосновенным (страховым), а второй будет выдаваться пользователям. На ярлыке диска помещаются сведения: название государственного (муниципального архива), название фонда (Фотофонд), номер и название описи, номер единицы хранения, крайние номера единиц учета. На ярлыке второго диска нужно добавить надпись «ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ» (Приложение 3). Хранить неприкосновенные экземпляры дисков и диски фонда пользования следует, при возможности, отдельно. Диски с фотографиями должны храниться в темноте при температуре воздуха от +8 до +18°С, при относительной влажности воздуха 45-65%. Проверка наличия фотодокументов на CD-R проводится в плановом порядке один раз в пять лет, а также в случаях чрезвычайных ситуаций. Проверяется техническое (рабочее) состояние CD-R дисков: страхового фонда и фонда пользования. Устанавливается возможность считывания информации, проверяется наличие «вирусов». Руководитель Службы Исполнитель: консультант Службы Спиридонова Ольга Александровна 8 (3467) 32-98-81 Л.Д. Сажаева