prilozhenie_no4_instrukciya_po_oborotu_zagranpaportov_v_ooo

ПРИЛОЖЕНИЕ №4
к Положению об обработке и защите персональных данных Клиентов
в Обществе с ограниченной ответственностью «________________»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «_______________»
_____________________ _____________________
«___»______ 201_ года
м.п.
И Н С Т Р У К Ц И Я
ПО ОБОРОТУ ЗАГРАНИЧНЫХ ПАСПОРТОВ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОЛУЧЕННЫХ
ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ КЛИЕНТАМ ВЪЕЗДНЫХ ВИЗ
1 Настоящая Инструкция устанавливает в Обществе с ограниченной ответственностью
«_________________» (далее по тексту – Общество) порядок приема, учета, хранения,
транспортировки и выдачи заграничных паспортов Клиентов и иных документов (далее по тексту
– визовые документы), полученных для оформления въездных виз в представительствах
иностранных государств или визовых центрах.
2. Действие Инструкции распространяется на все визовые документы, которые поступают в
Общество от туристских организаций или Клиентов. Перечень этих документов определяется
требованиями иностранных посольств или консульств.
3. Организация оборота визовых документов обеспечивается начальниками структурных
подразделений Общества.
С работниками Общества, которые в силу своих должностных обязанностей осуществляют
оборот визовых документов, должен быть заключен договор о материальной ответственности в
соответствии с законодательством Российской Федерации. Данные договора готовятся кадровым
подразделением Общества и представляются на утверждение Генеральному директору
Общества.
Прием визовых документов:
4. Прием документов осуществляется только менеджерами визового отдела. Прием
документов осуществляется по описи. Опись составляется подателями визовых документов.
Документы без предоставления описи не принимаются. Опись должна включать в себя полный
перечень документов, запрашиваемых иностранным посольством или консульством страны,
планируемого посещения туристом. Менеджер визового отдела должен проверить соответствие
описи перечню документов, запрашиваемых иностранным представительством. Менеджер
визового отдела обязан проверить фактическое соответствие представленных документов
указанным в описи. После приема визовых документов менеджер должен сделать следующую
заверяющую запись на оригинале описи: указать дату приема документов, соответствие
полученных документов указанным в описи, свою фамилию и заверить эту запись
собственноручной подписью. Подателю визовых документов может быть по его просьбе вручена
копия описи с заверяющей записью.
Прием неполного пакета визовых документов либо части документов, указанных в описи, не
допускается.
Учет визовых документов:
5. Учет визовых документов в Обществе осуществляется на основе оригиналов описей
принятых документов. Оригиналы описей обобщаются, систематизируются и хранятся в визовом
отделе Общества. Все оригиналы описей, образующиеся в результате деятельности Общества по
получению виз, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями к
номенклатуре дел, утвержденными в Обществе. Весь дальнейший оборот визовых документов
осуществляется либо на основе копий описей по приему документов, либо на основе вновь
составленных описей.
Описи хранятся в Обществе в течение трех лет. По истечении срока хранения описи сдаче в
архив не подлежат.
1
Перечень полученных визовых документов вносится в базу данных информационной
системы персональных данных Общества.
Оборот визовых документов внутри Общества:
6. Передача визовых документов между структурными подразделениями Общества
осуществляется с разрешения начальника визового отдела. Передача визовых документов между
структурными подразделениями может быть осуществлена только после утверждения акта
приема-передачи документов или после подписания передаточной ведомости, к которым
прилагается копия описи передаваемых документов.
Начальники структурных подразделений несут персональную ответственность за
соблюдение сотрудниками их подразделений порядка оборота визовых документов внутри
Общества.
Хранение визовых документов:
7. Все визовые документы, кроме тех, которые непосредственно в текущий момент
обрабатываются и транспортируются менеджерами Общества, должны находиться на хранении в
закрытых сейфах или железных шкафах.
Визовые документы должны храниться в условиях, исключающих их порчу и хищение. По
окончании рабочего дня место хранения визовых документов должно быть опечатано.
Обработка визовых документов должна осуществляться в помещениях Общества,
исключающих возможность свободного доступа посторонних лиц и сотрудников Общества, не
имеющих доступ к указанным документам в соответствии с Положением об обработке и защите в
ООО «________________» персональных данных Клиентов.
Транспортировка визовых документов:
8. Транспортировка визовых документов может осуществляться только работниками
Общества, допущенными в силу своих должностных обязанностей к обороту визовых документов.
Транспортировка визовых документов, как правило, осуществляется на автотранспорте,
принадлежащем Обществу.
Если транспортировка визовых документов производится с использованием общественного
транспорта либо транспортных средств, принадлежащих третьим лицам, то в этом случае
доставка документов должна осуществляться не менее, чем двумя работниками Общества.
Выдача визовых документов:
9. Визовые документы выдаются либо:
- представителю туристской организации, подавшей документы на оформление визы, при
наличии у него доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской
Федерации; передача документов оформляется актом приема-передачи документов, к которому
прилагается копия описи передаваемых документов;
- Клиенту, на которого оформлены визовые документы, под роспись о получении с
соответствующей расшифровкой подписи; Клиенту, на которого оформлены визовые документы,
по его просьбе и при наличии соответствующей доверенности могут быть выданы визовые
документы на других лиц, поименованных в заявке на путешествие вместе с туристом.
Утрата визовых документов:
10. В случае утраты (хищения или утери) визовых документов Генеральным директором
создается комиссия по расследованию данного инцидента. На основании выводов, сделанных
комиссий, руководством Общества принимается решение о необходимости передачи материалов
в органы МВД. По фактам утраты комиссией готовится соответствующий Акт .
Если в результате утраты работником визовых документов Обществу был нанесен
материальный ущерб, то на работника, допустившего данные виновные действия, должна быть
наложена обязанность возместить ущерб, причиненный работодателю.
2
Л И С Т ОЗНАКОМЛЕНИЯ
с ИНСТРУКЦИЕЙ по обороту заграничных паспортов и иных документов,
полученных для оформления Клиентам въездных виз
№
п/п
Фамилия, имя, отчество работника
Дата и подпись работника
после ознакомления с
Инструкцией
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
3