Электронный документооборот и делопроизводство - ivesep

ФИЛИАЛ НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ
ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ
И ПРАВА» В Г. КАЛИНИНГРАДЕ
УТВЕРЖДАЮ:
Проректор по научной работе
СПбИВЭСЭП
_____________М.В. Ежов
«____»______________2012 г.
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Направление подготовки
080200 МЕНЕДЖМЕНТ
Квалификация выпускника
бакалавр
Калининград
2012
Электронный документооборот и делопроизводство / авт.-сост. Корец В. В. – СПб.:
ИВЭСЭП, 2012.
Рецензент
кандидат физико-математических наук
Москвин Д. Н.
Утверждена Научно-методическим Советом ИВЭСЭП,
протокол №1 от 05.09.2012 г.
Адаптирована для заочной формы обучения в филиале в г. Калининграде
Сенчуковой Л.О., к.э.н.
Изменения утверждены на заседании кафедры менеджмента и маркетинга
филиала ИВЭСЭП в г. Калининграде,
протокол №1 от 03.09.2012 г.
Изменения утверждены на заседании Совета филиала ИВЭСЭП в г. Калининграде
протокол №1 от 04.09.2012 г.
2
Лист изменений
в рабочей программе
Дата внесенных
изменений
Содержание изменений
3
Подпись
1. Цели и задачи дисциплины:
Цель
дисциплины–
формирование
необходимых знаний для решения задач, связанных с переходом к безбумажной технологии управления путем
использования
средств
автоматиза-
ции процессов, составления и ввода
электронных
документов
(ЭД),
их
об-
работки, хранения, поиска и передачи, а также процессов планирования
документооборота
процессов,
и
контроля
бизнесисполнения,
анализа и совершенствования.
Задачами дисциплины является:
- изучение современного документационного обеспечения, форм и методов рациональной организации работы служащих, которая базируется на таких
процессах, как получение, обработка; анализ информации, подготовка и принятие, выполнение решений; учет и контроль принятых решений, а также систем
документации, электронного документооборота и автоматизации делопроизводства, направлений и методов их совершенствования.
2. Место дисциплины в структуре ООП:
Дисциплина относится к вариативной части естественнонаучного цикла образовательного процесса (Б.2), устанавливаемой вузом по профилю подготовки «Управление малым бизнесом» для направления 080200 «Менеджмент» ООП бакалавриата и преподаётся в 4-м семестре.
3. Требования к результатам освоения дисциплины:
4
Процесс изучения дисциплины направлен на формирование следующих компетенций:
Общекультурные:
- владение культурой мышления, способностью к восприятию, обобщению и
анализу информации, постановке цели и выбору путей её достижения (ОК-5);
- владеть основными методами, способами и средствами получения, хранения, переработки информации, навыками работы с компьютером как средством управления информацией (ОК-17);
- способностью работать с информацией в глобальных компьютерных сетях и
корпоративных информационных системах (ОК-18).
В результате изучения дисциплины студент должен:
– документоведческую терминологию, нормативные и методические документы по документационному обеспечению управленческой деятельности,
научную и учебную литературу по дисциплине, историю развития документа
и систем документации, правила составления и оформления управленческих
документов, принципы и процедуры документирования управленческой деятельности, направления и методы совершенствования документов и документных комплексов;
– основы электронного документооборота;
– как организовать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства и реализовать
современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов;
– технологии и нормативные основы работы с электронными документами;
– жизненный цикл электронного документа;
– технологии электронно-цифровой подписи;
– функциональные возможности, поддержку делопроизводства и управления
организацией.
На основе полученных знаний студент должен уметь:
5
-
составлять
документы,
отражающие
принимаемые решения, вести и актуализировать
базу
форм
электронных
документов;
- преобразовывать бумажные документы в электронную форму, вводить их в
электронный
архив,
атрибутивный
и
организовывать
содержательный
по-
иск документов и формировать отчеты
о работе системы;
- организовывать коллективную работу с документами в режиме "groupware" и
передавать
их
на
исполнение
по
электронной почте или по локальной
сети;
- планировать маршруты передвижения
документов и контролировать их исполнение,
используя
технологию
"docflow";
-
составлять
движения
процессов
полнение,
карты
маршрутов
документов
и
и
контролировать
используя
пере-
бизнесих
ис-
технологию
"workflow";
-
моделировать
потоки
документооборот,
информации,
осуществлять
6
их
оценивание
с
целью
их
дальнейшего
совершенствования.
Студент
должен
фессиональные
программных
хранения,
приобрести
навыки
средств
в
про-
применении
составления,
маршрутизации
электрон-
ных документов среде системы управления документооборотом.
Самостоятельная внеаудиторная работа студентов предполагает освоение теоретического и практического материала с помощью:
– электронного учебно-методического комплекса, открывающего новые
направления при использовании информационных ресурсов, расширяющего
возможности: контроля успешности овладения знаниями благодаря системе
тестирования, оперативной актуализации учебных материалов курса, средств
коммуникации (ЧАТ, форум) и др;
– выполнения творческих работ по заданию преподавателя;
– подготовки рефератов и докладов, позволяющих закрепить и расширить
полученные знания по темам курса.
Методика преподавания дисциплины строится на сочетании лекционных и практических занятий с групповыми и индивидуальными консультациями. Практические занятия проводятся по темам дисциплины, требующим
приобретения практических навыков в работе с документами.
7
4. Объем дисциплины и виды учебной работы
Трудоемкость дисциплины составляет 2 зачетных единицы или 72 часа
(4 семестр).
Вид учебной работы
Всего часов
Общая трудоемкость
72
Аудиторные занятия (всего)
8
Лекции
2
Практические занятия
6
Самостоятельная работа
55
Подготовка к итоговому контролю
9
Контрольная работа
4 семестр
Вид итогового контроля
зачет
5. Содержание разделов дисциплины
1. Введение в научную дисциплину
Введение в научную дисциплину, объект, предмет, методы, базовые
ключевые понятия. История и этапы развития делопроизводства в России.
Эволюция компьютеризации предприятий.
Информационные технологии и эффективность системы государственного
управления.
Составляющие
эффективности
системы
государственного управления – эффективность работы отдельных органов
власти,
эффективность
взаимодействия
с
гражданами
и
бизнесом,
эффективность работы отдельных органов власти. Информационная система.
ЭСУД как часть информационной системы.
Понятие документа, классы документов, связанные с выполнением
функций управления и деловыми процессами. Признаки и структура документа. Документирование. Функции документа. Унификация и стандартиза-
8
ция документов. Унифицированные системы документации. Документооборот, делопроизводство. Модели делопроизводства.
2. Документационное обеспечение управления.
Делопроизводство, документационное обеспечение управления. Организация и функции службы ДОУ (функции службы ДОУ, связанные с документированием управленческой деятельности, организацией работы и совершенствованием форм и методов работы с документами). Структура службы ДОУ.
Понятие документопотока, его структура, показатели оценки документопотока. Жизненный цикл документа. Этапы документооборота. Электронный
обмен неюридическими документами. Документооборот на базе электронной
почты. Выбор подхода к автоматизации документооборота. Оценка потребности в системах электронного делопроизводства и документооборота. Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии управления. Состав
и содержание операций автоматизированного ввода потоков входящих документов. Содержание операций подготовительной стадии. Содержание операций
основной стадии обработки и ввода документов. Классы сканеров, характеристики сканеров и требования, предъявляемые к выбору сканеров. Характеристика OCR, ICR и OMR-методов распознавания документов. Методы контроля
операций сканирования и распознавания текстов. Методы индексирования документов. Состав факторов и требований, предъявляемых к системам ввода бумажных документов. Характеристика системы Cognitive Forms и ее компонент
для автоматизации ввода документов. Автоматизированные рабочие места
(АРМ). Определение, классы, структура, состав.
Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО). Этапы развития СЭДО. Классы СЭДО. Главное назначение СЭД.
Решение автоматизированными средствами наиболее актуальные делопроизводственных задач учреждений. Основные свойства систем электронного документооборота: открытость, высокая степень интеграции с прикладным
9
программным обеспечением (ПО, особенности хранения документов, маршрутизация документов, разграничение доступа, отслеживание версий и подверсий документов, наличие утилит просмотра документов разных форматов,
аннотирование документов, поддержка различных клиентских программ. Основные типы СЭД.
Системы автоматизации документопотока: офисной автоматизации
(коллективные и индивидуальные); системы управления электронными документами (электронные архивы); системы управления документооборотом.
Особенности организации CЭД коллективной обработки документов на
принципах технологии "groupware". Особенности организации СЭДО, ориентированных на использование "docflow" технологии. Обзор основных систем
документооборота, представленных в России.
Общие требования к делопроизводственным функциям, к функциям
контроля исполнения, поддержке процессов разработки и согласования документов, к обеспечению работы сотрудников территориально удаленных
подразделений, к поддержке электронного документооборота между органами власти или управления, к механизмам интеграции Системы с другими
приложениями, к возможностям настройки Системы, к стандартизации, унификации. Особенности внедрения СЭД в государственных учреждениях.
3. Защита информации в системах электронного документооборота
Причины возникновения и значимость различных проблем с ИТбезопасностью. Контроль доступа к информации, программные средства:
средства контроля доступа к документам, к Web-ресурсу, аппаратные средства контроля доступа, биометрические средства, метод сканирования радужной оболочки глаза, геометрии лица, распознавание по голосу, по подписи, по отпечатку пальца. Криптозащита и безопасные коммуникации: понятие криптографии, шифрование с помощью ключа, с симметричным ключом,
асимметричное шифрование, шифрование с симметричным и асимметрич-
10
ным ключом. Цифровые сертификаты. Классы сертификатов. Система подписанных приложений. Безопасность при переписке
11
5.2. Разделы дисциплин и виды занятий
№
п/п
Наименование раздела дисциплины
1.
Введение в научную дисциплину
2.
Документационное обеспечение
управления
Защита информации в системах
электронного документооборота
Подготовка к итоговому контролю
3.
Всего
Лекц.
Практ.
зан.
СРС
2
Всего
10
12
4
30
34
2
15
17
9
2
6
55
72
6. Варианты контрольных работ
1. Введение в научную дисциплину, объект, предмет, методы, базовые
ключевые понятия.
2. История и этапы развития делопроизводства в России.
3. Эволюция компьютеризации предприятий.
4. Составляющие эффективности системы государственного управления
– эффективность работы отдельных органов власти.
5. Составляющие эффективности системы государственного управления
– эффективность взаимодействия с гражданами и бизнесом.
6. Составляющие эффективности системы государственного управления
– эффективность работы отдельных органов власти.
7. ЭСУД как составная часть информационной системы.
8. Понятие документа, основные свойства, признаки.
9. Признаки, выявляющие особенности применения документов в общественных отношениях и отраслях права.
10. Понятие «Документирование», его нормативно-правовая база.
11. Классы документов, связанные с выполнением функций управления и
деловыми процессами. Информационная функция.
12. Функции документа, обеспечивающие процесс управления
13. Документы как элемент управленческой деятельности. Функции, носящие кудьтурно-исторический характер.
12
14. Документ как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации.
15. Унифицированные системы документации. Нормативно-правовая база
вопроса.
16. Функциональные системы документации.
17. Отраслевые системы документации.
18. Стандартизация системы документации. Нормативно-правовая база вопроса.
19. Унифицированная система документации (УСД)
20. Унифицированная форма документа (УФД)
21. Понятие документооборота, документационного обеспечения управления.
22. Основные технологии делопроизводства: «российская» модель.
23. Основные технологии делопроизводства: «западная» модель.
24. Основные подходы по применению информационных технологий для
решения проблем при работе с бумажными документами.
25. Делопроизводство, документационное обеспечение управления
26. Организация и основные задачи документационного обеспечения управления
27. Нормативно-методическая база ДОУ
28. Функции службы ДОУ, связанные с документированием управленческой
деятельности
29. Функции службы ДОУ, связанные с организацией работы с документами
30. Функции службы ДОУ, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами
31. Структура службы ДОУ.
32. Проблемы, связанные с документационным обеспечением управления
33. Стандарт ИСО 15489-1-2007 (ISO-15489): назначение, основные направления, проблемы.
34. Документооборот как составная часть информационного обеспечения
управления.
Вариант контрольной работы студент выбирает в соответствии с
последней цифрой шифра зачетной книжки.
13
8. Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины:
а) Основная литература
1.
Аверченков В. И., Лозбинев Ф. Ю., Тищенко А. А. Информаци-
онные системы в производстве и экономике: учебное пособие. М.: ФЛИНТА,
2011.- 274 с. http://znanium.com
2.
Каймин В. А. Информатика: Учебник / В.А. Каймин; Министер-
ство образования РФ. - 6-e изд. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 285 с.
http://znanium.com/bookread.php?book=224852.
3.
Коробейникова Л. С. Документационное обеспечение делового
общения: Учебное пособие / Л.С. Коробейникова, О.М. Купрюшина; Под
ред. Д.А. Ендовицкого. - М.: Магистр, 2009. - 302 с. http://znanium.com/
4.
Селетков С. Н. Управление информацией и знаниями в компа-
нии: Учебник / С.Н. Селетков, Н.В. Днепровская. - М.: ИНФРА-М, 2011. 208 с.http://znanium.com/
5.
Федотова Е. Л. Информатика: Курс лекций. Учебное пособие /
Е.Л. Федотова, А.А. Федотов. - М.: ИД ФОРУМ: ИНФРА-М, 2011. - 480 с.//
http://znanium.com/bookread.php?book=204273
6.
Шаньгин, В. Ф. Защита компьютерной информации. Эффектив-
ные методы и средства [Электронный ресурс] / В. Ф. Шаньгин. - М.: ДМК
Пресс, 2010. - 544 с. http://znanium.com/
б) Дополнительная литература
7.
Гвоздева В. А. Информатика, автоматизированные информаци-
онные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ:
ИНФРА-М, 2011. - 544 с.: http://znanium.com/bookread.php?book=207105.
8.
Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : Учеб-
но-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Из14
дательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 520 с.
http://znanium.com/
9.
Информатика: Учебное пособие / Под ред. Б.Е. Одинцова, А.Н.
Романова. - 2-e изд., перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник: НИЦ Инфра-М,
2012. - 410 с.// http://znanium.com/bookread.php?book=263735
10.
Исаев Г. Н. Информационные технологии: учебное пособие. М.:
Омега-Л, 2012. – 464 с. http://www.knigafund.ru/books/106847.
11.
Сергеева И. И. Информатика: Учебник / И.И. Сергеева, А.А. Му-
залевская, Н.В. Тарасова. - 2-e изд., перераб. и доп. - М.: ИД ФОРУМ: ИНФРА-М, 2011. - 384 с.// http://znanium.com/bookread.php?book=305668.
12.
Уткин в. Б., Балдин К. В. Информационные системы в экономике.
М.: Дашков и К., 2012. -394 с. http://www.knigafund.ru/books/106847.
в) Программное обеспечение
- MICROSOFT WORD
- MICROSOFT EXCEL
г) Базы данных, информационно-справочные и поисковые системы
1. Library - Электронный каталог, созданный библиотекой филиала СПб
ИВЭСЭП в г. Калининграде
2.
«Консультант Плюс»http://www.consultant.ru
3.
ЭБС «КнигаФонд» (Электронная библиотека) ООО «Центр цифро-
вой дистрибуции»
4. ЭБС ZNANIUM.COM (Элктронно-библиотечная система научноиздательского центра ИНФРА-М)
9. Материально-техническое обеспечение дисциплины:
Аудитории для проведения занятий, оснащенные мультимедийными
средствами; компьютерные классы; демонстрационные материалы. ПК для
преподавателя и студентов с доступом в Интернет.
15
10. Методические рекомендации по организации изучения дисциплины:
Вопросы для подготовки к зачету
1. Основные характеристики документооборота
2. Понятие документопотока, его структура, показатели оценки документопотока
3. Жизненный цикл документа.
4. Этапы документооборота.
5. Электронный обмен неюридическими документами (на примере)
6. Документооборот на базе электронной почты.
7. Выбор подхода к автоматизации документооборота.
8. Оценка потребности в системах электронного делопроизводства и документооборота
9. Технологии перевода бумажных документов в электронные. Ввод формализованных документов
10.Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид.
11.Виды систем распознавания текстов.
12.Технология оптического распознавания печатных символов.
13.Технология оптического распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки.
14.Технология распознавания меток.
15.Технология распознавания стилизованных шрифтов. Основные подходы к реализации технологии ввода рукописных символов.
16.Виды систем ввода документов.
17.Продукты для персонального и промышленного ввода документов.
16
18.Продукты для персонального и промышленного ввода форм.
19.Автоматизированные рабочие места (АРМ): определение, содержание,
состав, функции.
20.Автоматизированные рабочие места (АРМ): классификация. Примеры.
21.Понятие, принципы и особенности построения Автоматизированных
Систем Контроля Исполнения документов (АСКИД)
22.Выбор подхода к автоматизации документооборота.
23.Оценка потребности в системах электронного делопроизводства и документооборота.
24.Системы электронного документооборота. Общие положения.
25.Назначение СЭД.
26.Эффективность использования систем ЭДО.
27.Основные свойства систем электронного документооборота
28.Основные технологии работы с документами.
29.Общая классификация систем электронного документооборота (СЭД).
30.Концепция ЕСМ.
31.Классификация СЭД.
32.Общий обзор состояния и основные тенденции развития мирового
рынка СЭД.
33.Обзор основных систем документооборота, представленных в России
34.Системы, организующие электронный документооборот
35.Автоматизация обмена документами между органами власти.
36.Архитектура системы Центров обмена документами.
37.Организация взаимодействия органов государственной власти с гражданами.
17
38.Организация взаимодействия органов государственной власти с предприятиями.
39.Решение для муниципальных и других органов власти, имеющих небольшой объем документооборота.
40.Решение для местных органов самоуправления.
41.Решение для территориальных образований (субъектов федерации)
42.Решение для федеральных ведомств с территориальными подразделениями.
43.Примеры использования систем автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота.
44.Эффективность использования систем ЭДО.
45.Методы и средства моделирования, оценки и анализа документооборота. Примеры расчетов.
18
19