Простое решение для ведения делопроизводства и управления процессами

Простое решение для ведения
делопроизводства и управления
процессами
Описание кейса внедрения в Администрации Печенгского района
Мурманской области
Центр консалтинговых проектов
ОГЛАВЛЕНИЕ
1.
АННОТАЦИЯ ...................................................................................................................................... 3
2.
О ЗАКАЗЧИКЕ..................................................................................................................................... 3
3.
СИТУАЦИЯ ......................................................................................................................................... 3
4.
ВЫБОР................................................................................................................................................ 3
5.
АНАЛИЗ ЗАДАЧ ................................................................................................................................. 4
6.
ПЛАТФОРМА ..................................................................................................................................... 4
7.
РЕШЕНИЕ ........................................................................................................................................... 4
8.
РЕЗУЛЬТАТЫ ...................................................................................................................................... 5
9.
ПЕРСПЕКТИВЫ................................................................................................................................... 5
10. О ПАРТНЕРЕ ....................................................................................................................................... 5
2
Центр консалтинговых проектов
1.
АННОТАЦИЯ
«Простая канцелярия» - это решение Центра консалтинговых проектов на основе
платформы Docsvision. «Простая канцелярия» сочетает в себе возможности мощной
платформы и необходимые настройки для базовых задач ведения делопроизводства, кроме
того гарантирует быстрый старт и внедрение системы электронного документооборота.
Установка представленного решения и сотрудничество со специалистами Центра
консалтинговых проектов – залог успеха внедрения мощной и эффективной системы на
основе платформы Docsvision.
2.
О ЗАКАЗЧИКЕ
Заказчик: Администрация Печенгского района Мурманской области – исполнительнораспорядительный орган местного самоуправления.
В структуру администрации входят 21 подразделение. Общая численность – 70 человек, в
том числе муниципальных служащих – 55 чел., служащих – 4 чел., муниципальных служащих,
содержащихся за счет субвенций – 11 человек. Основные функции по ведению
делопроизводства, а также информационное, документационное и организационное
обеспечение деятельности администрации муниципального образования Печенгский район
выполняет МКУ «Управление по обеспечению деятельности администрации Печенгского
района».
ИТ-инфраструктура администрации построена на платформе и приложениях MS.
Обслуживается администраторами достаточного уровня компетенции. Муниципальное
образование Печенгский район имеет и поддерживает свой сайт http://pechengamr.ru/.
3.
СИТУАЦИЯ
Цель руководителя всегда – эффективно работающая и управляемая организация. Этой
цели можно достичь благодаря автоматизации системы делопроизводства и
документооборота. Перспектива увеличения эффективности деятельности органа местного
самоуправления – основная мотивация заказчика.
4.
ВЫБОР
Выбор заказчика в пользу системы Docsvision обусловлен рядом преимуществ:









Легкое решение для быстрого внедрения электронного документооборота организации;
Оптимальное соотношение функционала к цене;
Содержит все необходимые функции базовой канцелярии;
Быстрая схема развертывания системы;
Широкие возможности, заложенные в платформу системы;
Поэтапный подход к развитию системы;
Возможность дальнейшего развития системы;
Возможность потокового ввода документов в систему;
Гибкость настроек без программирования, что обеспечивает возможности доработки
системы силами имеющихся штатных ИТ-специалистов.
3
Центр консалтинговых проектов
5.
АНАЛИЗ ЗАДАЧ
В рамках первого этапа внедрения были выделены приоритетные задачи по проекту:

автоматизация обработки и хранения документов;

создание максимально
пользователей;

формирование резолюций и поручений, связанных с документами;

осуществление контроля исполнительской дисциплины сотрудников;

формирование аналитических отчётов, содержащих статистику по документам;

формирование табличных отчётов по исполнению поручений;

оперативный поиск документов по реквизитам;

реализация системы уведомлений пользователей о появлении документов и заданий;

внедрение общих механизмов управления и простых средств настройки СЭДО;

обеспечение возможности постепенного наращивания функциональности СЭДО без
кардинального изменения сложившейся инфраструктуры;

обучение ключевых пользователей системы.
6.
простой
и
функциональной
структуры
рабочих
мест
ПЛАТФОРМА
Для начала внедрения была выбрана лицензия на продукт Docsvision 4.5, Расширенная
редакция на 5 пользователей.
7.
РЕШЕНИЕ
В рамках поставленного решения была выполнена «легкая» настройка без существенных
доработок, что уже дает следующий эффект внедрения:





Порядок в документах и управлении организацией;
Ускорение коммуникаций;
Управление процессами и выбор оптимального пути решения;
Повышение производительности работ;
Повышение исполнительской дисциплины.
Авторизация пользователей происходит с помощью синхронизации с Active Directory. Для
разграничения прав пользователей к документам и другим объектам системы были
настроены роли: «Регистратор», «Руководитель» и «Исполнитель». Согласно этим ролям
пользователи получают доступ к структуре личных папок, необходимой для работы в
системе.
Помимо уже имеющихся настроек базовой поставки решения «Простая канцелярия» на
предыдущих проектах, появились и новые доработки функционала, исходя из желаний
заказчика, которые еще больше упрощают работу пользователей в системе. У Регистраторов
появились новые инструменты для поиска и отбора наиболее актуальных для работы
документов в системе, появилась возможность отложенной регистрации с использованием
4
Центр консалтинговых проектов
временных номеров, а так же возможность полностью отказаться от ведения «бумажного»
журнала регистрации документов вручную.
8.
РЕЗУЛЬТАТЫ
На данный момент пользователи проходят обучение и осваивают информационную
систему. Все задачи в рамках первого этапа внедрения были выполнены - заказчик получил
легкое настроечное решение и открыт к дальнейшему сотрудничеству.
9.
ПЕРСПЕКТИВЫ
В качестве перспективы следующего этапа по проекту Центр консалтинговых проектов
планирует развитие и расширение функционала внедренного решения на базе платформы
Docsvision, увеличением количества клиентских подключений, автоматизация загрузки
больших объемов документов в систему, внедрение системы построения отчетов по
корреспонденции и пользовательским задачам.
10.
О ПАРТНЕРЕ
Центр консалтинговых проектов (ЦКП) – партнёр «ДоксВижн», ведущий свою
деятельность, в основном, в Северо-Западном федеральном округе России. Компания
обладает успешным опытом внедрения решений по управлению документами и бизнес
процессами в организациях, органах местного самоуправления Мурманской области на
платформе Docsvision.
Подробную информацию о других реализованных проектах можно узнать на сайте
компании http://it-murman.ru в разделе Электронный документооборот.
5