РУКОВОДСТВО УЧАСТНИКА ВЫСТАВКИ ИНТЕГРАЦИЯ. ЖИЗНЬ. ОБЩЕСТВО. 2015 Уважаемые дамы и господа!

РУКОВОДСТВО УЧАСТНИКА ВЫСТАВКИ ИНТЕГРАЦИЯ. ЖИЗНЬ. ОБЩЕСТВО. 2015
Уважаемые дамы и господа!
Организаторы выставки ИНТЕГРАЦИЯ. ЖИЗНЬ. ОБЩЕСТВО. 2015 приветствуют Вас и Вашу
фирму в качестве официального участника выставки и предлагают ознакомиться с информацией,
которая будет полезна Вам при подготовке к работе на выставке.
Офис организаторов:
Место проведения:
Монтаж:
Работа выставки:
Демонтаж:
Время работы выставки
для посетителей:
● Завоз экспонатов:
Павильон Форум (во время монтажа и работы выставки)
Россия, Москва, ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»
Краснопресненская наб., 14
Павильон Форум
20 – 21 апреля 2015 (08:00 – 22:00)
22 – 24 апреля 2015
24 апреля (18:00 – 20:00) 2015
25 апреля (08:00 – 20:00) 2015
22 – 24 апреля 2015
10:00 – 18:00
20-21 апреля 2015
08:00 – 20:00.
22 апреля 2015
08:00 – 09:00.
 Точное время просим согласовать с экспедитором выставки компанией Шенкер (телефон
(495)605-10 30, (499)795-28-42).
● Демонтаж и вывоз экспонатов:
Вывоз экспонатов – 24 апреля (18:00 – 20:00), 25 апреля (08:00 – 20:00) 2015
Схема ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»
ВЫСТАВКА «ИНТЕГРАЦИЯ. ЖИЗНЬ. ОБЩЕСТВО. 2015»
ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Уважаемые господа!
Напоминаем Вам, что ВСЕ СУММЫ по счетам, выставленным за аренду экспозиционной
площади и дополнительные услуги, должны ПОЛНОСТЬЮ поступить на расчетный счет ООО
«Мессе Дюссельдорф Москва» не позднее 17 апреля. В противном случае ни Ваша фирма, ни
фирма-строитель Вашего стенда не будут допущены на Выставочный комплекс для монтажа
Вашего стенда.
Документы бухгалтерской отчетности за участие в выставке Вы сможете получить 23
апреля с 10: 30 до 17:00 на стенде организаторов «Мессе Дюссельдорф Москва».
Просим Вас передать в офис организаторов:
 Оригинал заявки на участие, подписанный руководством и заверенный печатью фирмы в 2-х
экземплярах;
Удостоверения участников выставки выдаются только при наличии у организатора двух
оригиналов заявок
 следующие документы, заверенные подписью руководителя и печатью фирмы:
 Доверенность на представителя Вашей фирмы, имеющего право подписи документов,
получения пропусков и оформления заказов в офисе организаторов (обязательно наличие
образца подписи этого сотрудника и круглой печати фирмы) - в 3-х экземплярах, на
соответствующем бланке установленного образца (Форма 1 - бланк прилагается).
На Ваши вопросы о счетах ответит бухгалтер выставки
СТРОИТЕЛЬСТВО И ОБОРУДОВАНИЕ СТЕНДА
В случае привлечения для строительства стенда другой фирмы или при самостоятельном
строительстве стенда должно быть получено разрешение Дирекции выставки и
генерального застройщика – ЗАО «ЭКСПОКОНСТА». Кроме того, фирма-застройщик или
экспонент должны представить в противопожарную службу выставочного комплекса
сертификаты пожарной безопасности на используемые материалы: справки по тел. (499)
256-74-79, 259-13-12.
В СЛУЧАЕ СТРОИТЕЛЬСТВА СТЕНДА, ВЫСОТА КОТОРОГО ПРЕВЫШАЕТ 2,5 М – для
согласования представить
в Дирекцию выставки и в ЗАО «Экспоконста» чертеж стенда с
«разрезами»;
Пропуска на монтаж/демонтаж
Для получения «Пропусков на монтаж/демонтаж» для специалистов фирмы, занятых при
оформлении стенда необходимо:
1. Подготовить доверенность (Форма 3) в 2-х экземплярах.
2. Подготовить письмо на получение пропусков (Форма 4) (2 экземпляра).
Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке, заверено печатью организации и подписью
руководителя. В письмо также следует включить Ф.И.О. техников, наладчиков, строителей,
рабочих и др. сотрудников компании-экспонента, которые будут заняты при работах на монтаже и
демонтаже экспозиции. Также в этом письме просим указать лицо, ответственное за пожарную
безопасность.
3. Получить пропуска в Сервисэкспо при предъявлении доверенности (Форма 3) и письма (Форма
4).
«Пропуска на монтаж/демонтаж» действительны для входа на ЦВК «Экспоцентр» в период
монтажа и демонтажа выставки.
ВНИМАНИЕ:
Фирмы – застройщики выставочных стендов получают пропуска для своих специалистов
самостоятельно.
Удостоверения участников
Обращаем Ваше внимание, что пропуска и удостоверения выдаются в напечатанном виде с
указанием Ф.И.О. и названия компании.
Удостоверения участников выставки выдаются в офисе организатора только при наличии
Оригинала заявки на участие, подписанного руководством и заверенного печатью фирмы в 2-х
экземплярах.
Для получения удостоверений участников, необходимо заполнить соответствующий бланк в
формате Excel (см. вложение) и до 17 апреля 2015 прислать в электронном виде на адрес
[email protected]
«Удостоверения участника выставки» действительны для входа на ЦВК «Экспоцентр» в период
монтажа, работы и демонтажа выставки.
Норма выдачи бесплатных удостоверений: 1 пропуск на каждые 6 кв. м
Дополнительные удостоверения можно приобрести за безналичный расчет (по предварительному
заказу), оформив специальный бланк в Техническом руководстве (Сервис).
ЗАВОЗ ОБОРУДОВАНИЯ И ЭКСПОНАТОВ
(ТОЛЬКО ДЛЯ ГРУЗОВ, НЕ ПРОХОДЯЩИХ ТАМОЖЕННУЮ ОЧИСТКУ)
Въезд транспорта на территорию выставочного комплекса для ввоза/вывоза экспонатов и
оборудования осуществляется по разовым пропускам, которые Вы можете получить в день заезда
непосредственно обратившись на ПДП (Передовой диспетчерский пункт)- они обозначены на
схеме или к администратору Вашего павильона.
Для этого необходимо:
Шаг 1. Подготовить доверенность (Форма 3) и два экземпляра письма/накладной (Форма 2) на
ввоз/вывоз экспонатов.
Письмо-накладная должно быть подготовлено на бланке организации или товарно-транспортной
накладной, заверено печатью компании и подписью руководителя.
Кроме экспонатов и оборудования в список необходимо включить ввозимые хозяйственные
принадлежности и бытовые приборы.
Внимание:
При необходимости получить согласования экспонатов и имущества до завоза на ЦВК:
1) ПЧ (пожарная часть) 160 ( тел. (499) 256-74-79, 259-13-12) – обязательно в части строительных
конструкций и материалов (только для строительных и монтажных фирм);
2) ЗАО «ЭкспоКонста» (телефон +7 (499) 795-25-36) – обязательно в части планировки и
этажности стенда, строительных конструкций и материалов, ведения электро и сантехнических
работ, подвески элементов художественного оформления к конструкциям перекрытия
павильона и т.п. (только для строительных и монтажных фирм);
3) Отдела телекоммуникаций (тел. (499) 795-3992 ) – необходимо в случае завоза презентационной
техники, принадлежащей третьей стороне, а также при завозе радиоэлектронные средства и
высокочастотные установки (РЭСиВЧ);
Шаг 2. Предъявить оператору ПДП доверенность (Форма 3) и один экземпляр письма/накладной
(Форма 2), назвать государственный номер автотранспорта, на котором осуществляется въезд.
Шаг 3. Получить разовый пропуск у оператора ПДП. Дождаться ответа оператора, который
проинформирует Вас о наличии свободных мест на парковках у павильона и времени въезда
Вашего автотранспорта, и проследовать до КПП.
Шаг 4. Предъявить охране на КПП заполненный разовый пропуск, один экземпляр письманакладной (Форма 2) и пройти досмотр Вашего автотранспорта на предмет безопасности,
сотрудник охраны произведет отметку времени заезда автотранспорта.
Шаг 5. Проследовать к месту разгрузки/погрузки и предъявить в течение дня один экземпляр
письма/накладной (Форма 2) администратору павильона, в котором находится Ваш стенд.
Место парковки у монтажные ворот Вам укажет сотрудник охраны.
Вынос ручной кладью экспонатов и орг-, быттехники осуществляется по материальным
пропускам. Материальные пропуска можно получить у администратора павильона, в котором
находится Ваш стенд. Материальные пропуска выдаются на основании заполненного
письма/накладной (Форма 2).
Шаг 6. При вывозе экспонатов обратитесь к оператору ПДП или к администратору павильона для
получения разового пропуска, предъявив доверенность (Форма 3).
Шаг 7. После получения пропуска на вывоз своего имущества предъявите один экземпляр
письма/накладной (Форма 3), оставшегося у Вас, администратору Вашего павильона, и получите
отметку о времени выезда. Без отметки администратора павильона охрана на КПП не пропустит
Ваш автомобиль.
• Все экспонаты должны быть завезены не позднее 16.00 21 апреля 2015 г.
• Внос мелких предметов в день открытия выставки разрешается ТОЛЬКО с 8.00 до 9.30.
Дополнительный ввоз офисной техники и хозяйственных товаров в течение выставки разрешен с
8.00 до 9.30 или с 18.00 до 19.30.
21 апреля 2015 г. к 16.00 все грузы (экспонаты) должны быть распакованы и пустая тара,
оставшиеся от строительства материалы и конструкции вывезены из павильона и с территории
выставочного комплекса».
ВВОЗ ЭКСПОНАТОВ И ОБОРУДОВАНИЯ осуществляется через следующие КПП (см. схему):
КПП № 21 (со стороны Краснопресненской набережной) – пав. Форум
Экспонаты, а также теле-видео-аудио аппаратура должны быть перечислены с указанием
страны-изготовителя, марки, типа, заводского номера. Кроме того, необходимо включить в список
ввозимые хозяйственные товары и бытовые приборы.
ВНИМАНИЕ! Ввоз плазменных панелей, аудио-, видео-техники осуществляется после
согласования с отделом телекоммуникации ЦВК Экспоцентра по тел. (499) 795-37-93
(факс 499-795-27-23). Без наличия разрешения отдела телекоммуникации «Экспотелеком»
въезд машины на комплекс разрешен не будет.
РЕЖИМ РАБОТЫ ВЫСТАВКИ
Строительство стендов выставки производится в соответствии с планом.
должна быть полностью готова не позднее 21 апреля 2015 в 16.00.
Экспозиция стенда
Командировочные удостоверения можно отметить в Бюро пропусков у Северного и Южного
входов на Центральный выставочный комплекс «Экспоцентр».
ЖЕЛАЕМ ВАМ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НА ВЫСТАВКЕ
Телефон для справок:
офис ООО «Мессе Дюссельдорф Москва»:
тел. +7/495/955 9199
Факс +7/499/ 246 9277
Шатов Михаил Юрьевич – Директор проекта
Тел.: 495 9559199 (доб.634);
Факс: 499 246 9277
Email: [email protected]
Кореневская Юлия – Координатор проекта
Тел.: 495 955 9199 (доб.636);
Факс: 499 246 9277
Email: [email protected]
Технический отдел:
Рамишвили Любовь – технический Директор
Тел.: 495 955 9199 (доб.652);
Факс: 499 246 9277
Email: [email protected]
Токарев Иван – менеджер технического отдела
Тел.: 495 955 9199 (доб.654);
Факс: 499 246 9277
Email: [email protected]
Морозов Евгений – координатор технического отдела
Тел.: 495 955 9199;
Факс: 499 246 9277
Email: [email protected]
Форма 1
Д О В Е Р Е Н Н О СТ Ь № _____________
Выдана «01» апреля 2015 г.
Действительна до «30» апреля 2015 г.
Настоящим ______________________________________________________________
(название компании)
доверяет ____________________________________________________________________
(Должность, Ф.И.О., Паспорт серия, номер, когда и кем выдан)
____________________________________________________________________________
1. Подписание документов, включая акты выполненных работ по выставке «Интеграция. Жизнь.
Общество. 2015» .
2. Получение документов по выставке «Интеграция. Жизнь. Общество. 2015» у компании ООО
«Мессе Дюссельдорф Москва».
3. Оформление заказов на дополнительные услуги.
4. Оплата наличными средствами в кассу ООО «Мессе Дюссельдорф Москва» согласно
выставленным счетам.
Подпись доверенного лица __________________________________ удостоверяем.
Руководитель _______________________________
_________________________
Подпись
(Ф.И.О.)
Расшифровка подписи ОБЯЗАТЕЛЬНА
Главный бухгалтер ____________________________ __________________________
Подпись
(Ф.И.О.)
Расшифровка подписи ОБЯЗАТЕЛЬНА
М.П.
Форма 2
Образец письма на ввоз выставочного
оборудования, экспонатов, материалов
и конструкций выставочных стендов
(предоставляется в трех экз.)
Название фирмы (организации)
на бланке фирмы
Юридический адрес, почтовый индекс,
город, улица, номер дома, телефон
и факс.
Исх. №________ от _____________2015 г.
ЦВК «Экспоцентр»
Директору выставки
«Интеграция. Жизнь. Общество-2015»
Л.С. Чеканова
Просим разрешить ввоз следующего оборудования и материалов, которые будут
представлены/
использованы
на
стенде
фирмы
__________________________________________________________________
стенд № ________, пав. __________/на открытой площадке № ___________, около пав.
________в период работы выставки «Интеграция. Жизнь. Общество-2015».
Наименование: __________________________________________________ Кол_во: ____________
Примечание: экспонаты, а также теле, видеоаппаратура должны быть перечислены с
указанием марки и типа. Ввозимые хозяйственные предметы следует также включить в
список.
Выставочное оборудование будет завозиться на автомашинах
марки______________________________
гос. номер а/м ______________________
Вывоз использованных материалов и конструкций выставочного стенда гарантируем.
Руководитель фирмы/организации ______________________________
(Ф.И.О.)
______________________________
Форма 3
Образец доверенности
(должна быть оформлена в 1 экз. с 2 копиями)
Доверенность №
Дата выдачи «____» _______________ 2015 г.
Доверенность действительна по «_____» _________________ 2015 г.
__________________________________________________________________
(наименование фирмы и адрес)
__________________________________________________________________
(наименование плательщика и его адрес)
Счет № ____________________ в ______________________________________________________
(наименование банка)
Доверенность выдана ________________________________________________________________
(должность) (фамилия, имя, отчество)
Паспорт: серия ____________________ №
_________________________________________________
Кем выдан _________________________________________________________________________
Дата выдачи « _________ » _____________________________ _______г.
1) С предоставлением права подписания:
— заявки на участие в выставке,
— договора на участие в выставке,
— договора на проведение конгрессных мероприятий,
— акта приема_сдачи выставочной площади,
— заказов на дополнительные услуги,
— актов выполненных работ.
2) На получение от ЦВК «Экспоцентр» по выставке «Интеграция. Жизнь. Общество-2015»:
— удостоверений участника выставки,
— пропусков на время проведения монтажных и демонтажных работ,
— пропусков на автотранспорт.
3) На подписание других документов и совершение иных действий, связанных с участием в
выставке.
Подпись лица, получившего доверенность ___________________________
Руководитель организации _____________________
(подпись)
м.п.
Форма 4
Образец письма на пропуска
для монтажников
(письмо должно быть оформлено
на бланке Вашей компании в 2 экз.)
ЦВК «Экспоцентр»
Директору выставки
«Интеграция. Жизнь. Общество-2015»
Л.С.Чеканова
Просим Вас выдать временные пропуска на период монтажа-демонтажа в количестве
________шт. для рабочих, строящих стенд фирмы ________________________________,
принимающей участие в выставке «Интеграция. Жизнь. Общество-2015» стенд №
_________________________
Список сотрудников (с указанием паспортных данных):
1. __________________________________________________________________
2. __________________________________________________________________
3. __________________________________________________________________
4. __________________________________________________________________
5. __________________________________________________________________
Пожалуйста, при необходимости добавьте строки
Ответственный за технику безопасности (Ф.И.О., паспортные данные, номер телефона):
__________________________________________________________________
Руководитель организации ________________________
(подпись)
м.п.
Форма 5
Образец письма на согласование
строительства стенда
(письмо должно быть оформлено
на бланке Вашей компании в 1 экз.)
ЗАО «Экспоконста»
Фирма ______________________является участником выставки «Интеграция. Жизнь.
Общество-2015», проводимой на Центральном выставочном комплексе «Экспоцентр».
К работе по проектированию и строительству стенда (стандартного или
нестандартного) планируется привлечь фирму ___________________
Просим Вашего разрешения на проведение этих работ указанной фирмой.
Приложение: эскизный план стенда с указанием размеров.
Руководитель организации ______________________
(подпись)
Исполнитель ___________________________________
(Ф.И.О.)
Контактный телефон, факс, е_mail
Дата
м.п.