Памятка о мерах предотвращения мошенничества

Уведомление
От Перье Паскаль
Кому Директорам компании Сен-Гобен
Дата 22 февраля 2012
Уведомление о срочных выплатах
Вступление:
На днях было зафиксировано несколько случаев мошенничества, включая одно раскрытое дело.
Ниже приведен пример как это может произойти. Будьте осторожны, мошенники очень
изобретательны, поэтому основные правила, которых нужно придерживаться, следующие:
постоянно оставаться бдительным и систематически следовать имеющимся процедурам, начиная
с закупочного процесса и до подписания платежа:




Заявка на срочную оплату часто выглядит как электронное письмо или факс, несущий в
себе электронный адрес в формате @saint-gobain.com и/или название компании, сектора
или даже генерального директора Группы.
Она поступает непосредственно к бухгалтеру по поставщикам, уполномоченным
обработать ее.
Счет во вложении – в формате PDF – и может содержать скопированную подпись
генерального директора Группы и/или другого члена Сектора, уполномоченного
утверждать платежи.
Отправке данного сообщения может предшествовать телефонный разговор, во время
которого мошенником уточняется, знает ли бухгалтер того или иного человека,
проинформирован ли он о важном неоплаченном счете и в конце концов сообщается, что
они свяжутся с генеральным директором по вопросу подтверждения заявки на оплату.
Чаще всего:




Данное сообщение или факс несет запрос о конфиденциальности (процедура
приобретения активов или исключительная транзакция),
Счет приходит от иностранной компании,
И платежное требование касается иностранного или малоизвестного банка.
Эти требования могут также быть сформулированы по телефону человеком, который
выдает себя за генерального директора и который требует немедленной оплаты при
условии конфиденциальности.
Памятка:
Процедура создания или изменения данных по поставщикам очень важна.
Поставщик может быть создан в системе только на основе стандартной формы заявки, созданной
сотрудником отдела закупок (даже для сервисных поставщиков или представителей), где указаны
как минимум название компании, юридическая форма, полный адрес, законный
идентификационный код страны, ИНН. Банковские реквизиты поставщика обязательны. Оплата не
может быть гарантирована, если эта информация недоступна в базе данных. Создание
универсальных счетов запрещено.
Мы хотим напомнить вам, что заявки для исключительных или «срочных» платежей должны быть
сведены к строгому минимуму. Компании и/или руководители должны быть уверены, что
вышеуказанные процедуры по созданию и утверждению заказа соблюдаются.
Для любых срочных заявок на оплату (например, за исключением плана, заранее
обозначенного группой SSC), должны соблюдаться следующие дополнительные меры
предосторожности:
На основании квитанции об оплате по электр.почте, факсу или телефону, Вы должны:






Проинформировать человека, ответственного за процесс поставки и бухгалтера,
ответственного за процесс ведения Главной бухгалтерской книги.
Обязательно систематически информировать Генерального директора.
Не делать никаких записей в системе до подтверждения заявки.
Если заявка подтверждена, но поставщик не существует в системе, применяется обычная
процедура по созданию поставщика. Никаких послаблений. Это остается правом выбора за
генеральным или финансовым директором запросить отдел закупок организовать
создание поставщика.
Обычная процедура контроля ввода номера банковского счета должна осуществляться
человеком, не являющимся ответственным за
ведение счетов кредиторской
задолженности и не имеющим прав доступа в систему.
На стадии двойной подписи, сторона, подписывающая документ, обязана
проконтролировать и проверить все подтверждающие документы (счет, номер
банковского счета, электр. почту и т.д.).
Примечание: Эта процедура должна быть введена в общую процедуру по оплате.
Примечание: Любую попытку мошенничества, даже потерпевшую неудачу, нужно сообщать ЖанЛюк Деза, сотруднику группы по борьбе с мошенничеством.
Данное напоминание касается следующих контролей «Руководства по внутреннему контролю»:
Контроль 6-17 об акцептировании только оригинальных международный номеров банковского
счета.
Контроль 6-27 и 6-31 о признании только оригинальных документов. Какие-либо различия между
счетом и чеком анализируются и лишь затем утверждаются. Процесс утверждения оплаты счетов
поставщика определяется согласно классу (товар или услуга) и сумме.
С уважением,
Паскаль Перье