ОТЧЕТ рабочей группы ОНС о деятельности Архивного агентства ГРС при ПКР

ОТЧЕТ
рабочей группы ОНС
о деятельности Архивного агентства ГРС при ПКР
Рабочей группой в составе: Бекбоевой А.М., Туменбаева Дж.Ш.,
Баженовой Т.В., Кыдыралиева Т.С., Ахметова Н.А., Байбосунова Н.,
Оморова У.Б. составлен настоящий отчет о деятельности Архивного
агентства и его структурных подразделений, таких как:
 Бишкекский архив;
 Балыкчинский архив;
 Каракольский архив;
 Корумдинский архив;
 Ошский горархив;
 Джалал-абадский облархив;
 Джалал-абадский горархив.
В соответствии с положением «Об архивном агентстве при
Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской
Республики», утвержденным постановлением Правительства КР от 5
февраля 2010 № 72 года: «Архивное агентство является республиканским
органом государственного управления в области архивного дела,
подведомственным подразделением Государственной регистрационной
службы при Правительстве Кыргызской Республики». Основными
задачами Архивного агентства в соответствии с п. 5 данного положения
являются:
 реализация государственной политики в области архивного дела;
 анализ состояния и выработка предложений по стратегии
развития архивного дела республики;
 осуществление контроля за соблюдением физическими и
юридическими лицами на территории Кыргызской Республики
законодательства в области архивного дела;
 повышение потенциала и квалификации работников архивных
учреждений и ведомственных архивов и подготовка специалистов по
архивному делу;
 обеспечение защиты информации персонального характера;
 осуществление отраслевого и межотраслевого управления
архивным делом в Кыргызской Республики» и т.д.
В систему Архивного агентства входят:
 3 центральных архива (Центральный государственный архив,
центральный государственный архив кинофотодокументов, центральный
государственный архив политической документации);
 центр информационных технологий;
 центр документации;
 областные государственные архивы;
1
 районные, городские государственные архивы;
 Бишкекский и Ошский городские государственные архивы.
За исключением Центрального архивного агентства все остальные
архивные учреждения не обладают функциями управления, они
занимаются технологическими процессами по обработке, хранению,
использованию архивных документов.
Центральное
архивное
агентство
является
единственным
административным ведомством, обладающим правами отраслевого и
межотраслевого руководства всеми государственными органами в области
формирования Национального архивного фонда.
Специфика архивного дела заключается в том, что оно является
самостоятельной узкоспециализированной отраслью, выполняющей
межведомственные функции по сбору, обработке и хранению архивных
документов, а также обеспечивающей контроль за ведением
делопроизводства и обеспечением сохранности документов в
государственных органах и других организациях, не зависимо от их
статуса и формы собственности.
Постановлением Правительства КР от 22 июня 2004 года № 464 была
утверждена Концепции развития архивного дела Кыргызской Республики
до 2010 года. После утверждения Концепции Архивное агентство трижды
предпринимало попытки утвердить программу по ее реализации, но
предлагаемые проекты были отклонены по причине отсутствия
финансовых средств. После этого Архивным агентством вновь была
разработана Государственная программа развития архивного дела
Кыргызской Республики на 2009-2011 годы. Она предполагает комплекс
мер по развитию архивной отрасли, повышению эффективности ее
функционирования. С реализацией программы предполагается, поднять на
качественно новый уровень обеспечение сохранности документов,
автоматизацию основных технологических процессов обработки архивной
информации, эффективное использование информационных ресурсов. Для
реализации Государственной программы развития архивного дела
Кыргызской Республики на 2009-2011 годы необходимо 117 миллионов
сомов. Однако и эта Программа не была утверждена по причине
отсутствия финансовых средств.
Проблемы (из отчета Архивного агентства)
Несмотря на позитивные тенденции к улучшению материальнотехнической базы государственных архивов, состояние сохранности
документов Национального архивного фонда остается актуальным.
События апреля-июня 2010 года показали, что архивы уязвимы с
точки зрения их безопасности.
Архивы входят в перечень особо охраняемых объектов, но из-за
отсутствия финансовых средств на оплату специализированной охраны, в
подавляющем количестве архивов охрана осуществляется сторожами. Из
66 архивов охранную сигнализацию имеют только 7 архивов. Необходимо
2
увеличивать финансирование на охрану архивов силами МВД и
устанавливать охранную сигнализацию.
Имеется проблема с пожарной безопасностью. 50 архивов не имеют
пожарной сигнализации. Лишь в трех центральных архивах имеется
автоматическая система пожаротушения.
Из-за отсутствия систем кондиционирования воздуха ни в одном
архиве не обеспечиваются нормативные параметры температуры и
влажности в хранилищах.
Серьезной проблемой является отсутствие свободных площадей в
хранилищах. Загруженность архивов составляет:
 более 100% – 8 архивов;
 от 90 до 100% – 41 архив;
 менее 90% – 17 архивов.
По этой причине невозможен плановый прием документов от
учреждений.
На
ведомственном
хранении
сверх
нормативно
установленных сроков остается 143 тыс. дел постоянного хранения и
документы по личному составу ликвидированных учреждений. Наиболее
критическая ситуация сложилась в ЦГА КР и Ошском облгосархиве.
Выходом из создавшейся ситуации может быть либо строительство новых
современных архивохранилищ, либо выделение дополнительных зданий и
помещений нуждающимся архивам. Если на районном уровне эту
проблему удается решить, то в городах Бишкек и Ош она остается пока не
решенной.
Имеются и другие проблемы со зданиями. Так, в аварийном
состоянии находятся здания Ала-Букинского и Сокулукского райархивов,
необходимо строительство новых зданий.
Остается проблемным вопрос с приемом документов бывшего завода
сельскохозяйственного машиностроения им. Фрунзе из-за отсутствия
свободных помещений для размещения документов.
В течение многих лет не решается вопрос о передаче на баланс
архивной службы зданий Баткенского облгосархива, Кеминского,
Кокжангакского и др. райархивов.
Срочно необходимо переводить документы государственных
архивов (в первую очередь пострадавшие документы Джалал-Абадского
облгосархива) в цифровой формат. Для этого нужно приобрести книжные
сканеры, устройства для длительного хранения оцифрованной
информации, разработать универсальное программное обеспечение.
Бишкекский городской государственный архив.
1. Общие положения
Бишкекский городской государственный архив (далее - Архив)
действует на основании Положения о Бишкекском городском
государственном архиве, утвержденным постановлением мэрии города
3
Бишкек от 30 апреля 2001 года № 327. В Положение не внесены изменения
касающиеся подчиненности Архивному агентству при ГРС.
Архив является структурным подразделением Мэрии г.Бишкек и
Управления по архивному делу при Министерстве образования и культуры
Кыргызской Республики. При этом в настоящее время организационнометодические управление осуществляется со стороны Архивного
агентства, а финансирование деятельности архива из средств городского
бюджета.
Архив создан в целях обеспечения сохранности, централизации
хранения, учета и использования документов по личному составу
министерств, ведомств, учреждений и предприятий г.Бишкек.
2. Здание, помещения и пожарная безопасность
Здание находится в собственности мэрии города Бишкек. Ныне
занимаемое здание – здание предоставленное Архиву после 6 переездов.
Каждый переезд Архива негативно сказывается на состоянии архивных
фондов, ввиду потери и повреждений, которые в свою очередь являются
следствием привлечения к перевозке не специалистов.
Текущий ремонт здания производится в случае необходимости,
капитальный ремонт здания был выполнен 4 года назад.
Каждое помещение оснащено огнетушителями.
Охрана здания производится только в ночное время двумя сменными
сотрудниками Архива в целях экономии средств заработной платы
охранников.
Остро стоит вопрос о нехватке помещений для размещения
поступающих на хранение документов.
До 7 апреля 2010 года работала комиссия мэрии г. Бишкек по
решению вопросов о строительстве специального двухэтажного здания под
хранилище архивных документов, рассматривался вопрос о выделении 50
млн. сом для строительства. После событий 7 апреля 2010 года вопрос о
выделении средств был заморожен на не определенное время.
(Для справки: еще одно хранилище архивных документов, находится
у пересечения улиц Ибраимова-Боконбаева. В то время как само здание
Бишкекского городского архива находится по адресу: ул.Мессароша 3. По
словам зам. заведующего Бишкекского городского архива, строительство
указанного здания смогло бы, решить вопрос о хранении архивных данных
на 10-20 лет).
3. Оргтехника и связь
Архив обеспечен 6 компьютерами с принтерами (на 24 сотрудника
Архива), 1 копировальным аппаратом, 1 планшетным сканером. Последняя
4
закупка компьютерной техники состоялась в первом квартале текущего
года.
В Архиве отсутствуют локальная сеть и доступ к интернет.
Сотрудники выражают готовность и желание переходить
электронной базе данных, к цифрованию архивных документов.
к
4. Организация работы в учреждении
В настоящее время Архивом принимаются на хранение законченные
делопроизводством документы по личному составу и долговременного
хранения (от 25 до 75 лет) только ликвидированных гос.учреждений
(ввиду нехватки помещений) расположенных в г.Бишкек. Хранение
документов действующих государственных учреждений осуществляется в
самих учреждениях.
Архив оказывает услуги на бесплатной и платной основе. Услуги на
платной основе оказываются по перечню и ценам в соответствии с
Прейскурантом цен на платные услуги, согласованным с Государственным
агентством антимонопольного регулирования при Правительстве КР.
Архивные дела хранятся в
предусмотренных деревянных ящиках.
картонных
коробках,
вместо
Отправление письменных ответов осуществляется за счет архива.
5. Кадры
Кадровый состав Архива в основном укомплектован специалистами с
высшим образованием. Однако, существует проблема текучести кадров,
когда молодые сотрудники, проработавшие и накопившие опыт,
увольняются, ввиду низкой зарплаты. Поэтому привлекаются работники со
средне специальным образованием.
Периодически осуществляется повышение квалификации и обучение
сотрудников в БГУ им. К. Карасаева и КГУ им. И. Арабаева.
6. Бюджет
Смета расходов Архива на 2011 год утверждена Бишкекским
городским финансовым управлением в размере 5 575 600 сомов, а в 2010
году было выделено 5 208 000 сомов.
Основные статьи расходов:
 заработная плата;
 взносы в Социальный фонд;
 коммунальные услуги;
 приобретение прочих услуг;
 приобретение продуктов питания (за вредность);
5
 приобретение прочей мебели оборудования;
 оказание платных услуг.
Средства, поступающие от оказания платных услуг, относятся к
специальным средствам.
Остаток на начало 2011 года – 416,8 тысяч сомов.
Поступления текущего (2011) года – 434,4 тысяча сомов
Поступления 2010 года – 450,0 тысяч сомов
Члены рабочей группы:
Бекбоева А.М.
Туменбаев Дж.Ш.
Баженова Т.В.
Кыдыралиев Т.С.
Ахметов Н.А.
Байбосунов Н.
Оморов У.Б.
6
ПРОЕКТ
ПРЕДЛОЖЕНИЯ:
1. Разработать стратегию развития Архивного агентства ГРС при
ПКР.
2. Возобновить работу www.archive.kg официального веб-сайта
Архивного агентства ГРС при ПКР (не работает по состоянию 24 августа
2011 года, см. приложение №1) с внедрением электронных
государственных услуг в целях оптимизации предоставления
государственных услуг.
3. Активизировать работу по вопросу передачи на баланс
Архивному агентству ГРС при ПКР зданий и помещений, принадлежащим
другим организациям и учреждениям.
4. Привлекать молодых специалистов с профильным образованием.
5. Рассмотреть вопрос о возможности установки в Бишкекском
городском архиве локальной (сетевой) сети с доступом в Интернет.
7
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
Домен ARCHIVE.KG
(НЕАКТИВЕН)
Владелец домена:
SeoMaster (14818-KG),
sqo
phone: +996543922499
seomasterkg@gmail.com
Ответственный за техническую поддержку:
SeoMaster (14818-KG),
seomasterkg@gmail.com
sqo
phone: +996543922499
Ответственный за платежи:
SeoMaster (14818-KG),
sqo
phone: +996543922499
seomasterkg@gmail.com
Поддержка домена: free
Запись создана: Sun Aug 7 03:26:04 2011
Последнее изменение: Sun Aug 7 03:26:04 2011
Срок действия заканчивается: Tue Sep 6 03:26:04 2011
DNS-сервера в порядке приоритета:
NS1.FREEDNS.WS
NS2.FREEDNS.WS
8