Новый порядок учета библиотечного фонда

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 7
НОВЫЙ ПОРЯДОК УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
В 2009 г. произошли значительные изменения в бюджетном учете объектов
библиотечного фонда. Теперь на такие объекты начисляется амортизация. Периодические
издания, включаемые в библиотечный фонд, согласно Инструкции по бюджетному учету,
утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N
148н), не отражаются на балансе учреждения, а учитываются на забалансовом счете. Эти
изменения играют очень большую роль в бухгалтерском учете библиотек, архивов,
музеев, так как вышеуказанные предметы являются одним из основных объектов учета
этих учреждений. Причем их стоимость составляет значительную величину не только в
количественном выражении, но и в суммовом. Поэтому, прежде чем бухгалтер начнет
приводить учет объектов библиотечного фонда в соответствие с новыми требованиями
законодательства, ему необходимо как следует разобраться в них. В этом и поможет
данная статья.
В соответствии с п. 20 Инструкции N 148н библиотечный фонд относится к объектам
основных средств и учитывается на счете 101 07 000 "Библиотечный фонд". Принимаются
объекты библиотечного фонда по первоначальной стоимости, которой признается сумма
фактических вложений в их приобретение, сооружение и изготовление с учетом сумм
НДС, предъявленных поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения,
сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС).
Вложениями на приобретение, сооружение и изготовление объектов библиотечного
фонда являются (п. 11 Инструкции N 148н):
- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику;
- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором уступки (приобретения) прав
правообладателю (продавцу);
- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные
услуги, связанные с приобретением библиотечных фондов;
- регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные
платежи;
- таможенные пошлины, патентные пошлины и др.;
- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую
приобретен объект библиотечного фонда;
- затраты по доставке, включая расходы по страхованию доставки;
- расходы по изготовлению (израсходованные учреждением материалы, оплата труда
и начисления на оплату труда, услуги сторонних организаций и т.д.);
- иные затраты.
Формирование первоначальной стоимости отражается на счете 1 (2) 106 01 310
"Увеличение капитальных вложений в основные средства". После того, как стоимость
сформирована, объект принимается к учету:
Дебет счета 1 (2) 101 07 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"
Кредит счета 1 (2) 106 01 410 "Уменьшение капитальных вложений в основные
средства".
Аналитический учет объектов библиотечного фонда ведется в инвентарных
карточках группового учета основных средств (ф. 0504032), открываемых:
- на группу объектов библиотечного фонда стоимостью каждого не более 20 000 руб.
или по решению главного распорядителя бюджетных средств, руководителя учреждения в
разрезе подгрупп объектов учета библиотечного фонда;
- на группу объектов библиотечного фонда стоимостью каждого более 20 000 руб.
Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются
следующими первичными документами:
- актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);
- накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);
- требованием-накладной (ф. 0315006).
Выбытие библиотечных фондов оформляется актом о списании исключенной из
библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков этой литературы.
Амортизация
В соответствии с п. 43 Инструкции N 148н с 01.01.2009 на библиотечный фонд
начисляется амортизация:
- 100% балансовой стоимости на объекты стоимостью до 20 000 руб. включительно
при выдаче объекта в эксплуатацию;
- в соответствии с рассчитанными нормами амортизации на объекты стоимостью
свыше 20 000 руб. В данном случае ее начисление начинается с первого числа месяца,
следующего за месяцем принятия этого объекта к бюджетному учету (п. 40 Инструкции N
148н).
Стоит отметить, что, хотя требования Инструкции N 148н распространяются на
правоотношения, возникшие с 01.01.2009, они также касаются и тех библиотечных
фондов, которые уже числились на балансе учреждения по состоянию на 01.01.2009 (п. п.
2.3, 2.4 Переходных положений <1>). В связи с этим учреждениям необходимо начислить
амортизацию и на них.
--------------------------------
<1> Письмо Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505 "Методические
указания по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету".
Рассмотрим порядок отражения операций по начислению амортизации по объектам
библиотечного фонда в бухгалтерском учете.
Стопроцентная амортизация на библиотечный фонд в учете начисляется с
использованием следующих бухгалтерских записей:
Дебет счетов 1 401 01 271 "Расходы на амортизацию основных средств и
нематериальных активов", 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления
материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит счета 1 (2) 104 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда за счет
амортизации".
Пример 1. По состоянию на 01.01.2009 на балансе учреждения числились 200 экз.
книжных изданий на сумму 140 000 руб. Все они были введены в эксплуатацию. Причем
стоимость каждого экземпляра в отдельности не превышает 20 000 руб. 23 апреля 2009 г.
учреждению были безвозмездно переданы и приняты им к учету 50 экз. книг по 1000 руб.
Чему будет равна сумма начисленной амортизации на библиотечный фонд при переходе
на новую Инструкцию 30.04.2009?
Величина начисленной амортизации составит 190 000 руб. (140 000 руб. + (50 экз. x
1000 руб.)).
Амортизация, рассчитанная в соответствии с нормами, начисляется на объекты
библиотечного фонда ежемесячно линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы
амортизации, исходя из срока полезного использования данных объектов.
Следует отметить, что порядок определения срока полезного использования
несколько изменился с введением новой Инструкции. Если ранее в п. 39 Инструкции N
25н <2> было указано, что срок полезного использования определяется в соответствии с
Классификацией объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы
(ОКОФ), утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, то в
Инструкции N 148н он указан в п. 15, при этом ссылки на конкретный документ новая
Инструкция не дает. Согласно п. 15 Инструкции N 148н данный срок определяется исходя
из:
- информации, содержащейся в законодательстве РФ, устанавливающем сроки
полезного использования имущества в целях начисления амортизации;
- рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в
комплектацию объекта имущества;
- решения комиссии учреждения по выбытию основных средств, принятого с учетом
ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой
производительностью или мощностью; ожидаемого физического износа, зависящего от
режима эксплуатации, естественных условий и влияния агрессивной среды, системы
проведения ремонта; нормативно-правовых и других ограничений использования этого
объекта; гарантийного срока использования объекта; сроков фактической эксплуатации и
ранее начисленной амортизации - для безвозмездно полученных объектов.
--------------------------------
<2> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по
бюджетному учету". С 1 января 2009 г. данная Инструкция утратила силу.
Что касается объектов библиотечного фонда, то их срок полезного использования
согласно ОКОФ устанавливается в диапазоне от 15 до 20 лет (код 19 0001000, 7-я группа).
Если же обратиться к Переходным положениям, то в них определено, что начиная с 2009
г. амортизацию на библиотечный фонд стоит начислять из расчета срока полезного
использования, равного 15 годам. С учетом того что нормы Переходных положений
распространяются только на объекты библиотечного фонда, принятые к учету до даты
перехода, срок полезного использования, равный 15 годам, устанавливается только для
них. После перехода на новую Инструкцию срок полезного использования может
составлять как 15 лет, так и выше, но не более 20 лет.
В бухгалтерском учете операции по начислению амортизации линейным способом
отражаются как при начислении 100%-ной амортизации.
Пример 2. Редкая авторская книга стоимостью 25 000 руб., приобретенная за счет
бюджетных средств, принята к учету в мае 2000 г. В июне 2009 г. за счет средств,
полученных от приносящей доход деятельности, учреждением была приобретена и
принята к учету дорогостоящая энциклопедия (30 000 руб.). Для нее срок полезного
использования установили так же - 15 лет. Переход на новую Инструкцию учреждение
осуществило 31.04.2009. Необходимо рассчитать ежемесячную норму амортизации обеих
книг и начислить амортизацию.
Так как авторская книга была приобретена до перехода на новую бюджетную
Инструкцию, сумма ее ежемесячной амортизации составит 138,89 руб. (25 000 руб. / (15
лет x 12 мес.)).
Величина ежемесячной амортизации энциклопедии равна 166,67 руб. (30 000 руб. /
(15 лет x 12 мес.)).
В бухгалтерском учете операции по начислению амортизации отразятся следующим
образом:
Содержание операции
На дату перехода
Дебет
Кредит
Сумма,
руб.
Начислена амортизация на авторскую
книгу (с июня 2000 г. по апрель
2009 г. - 106 мес.)
(138,89 руб. x 106 мес.)
После даты перехода
Начислена ежемесячная амортизация:
- на авторскую книгу начиная с мая
2009 г.
- на энциклопедию начиная с июля
2009 г.
1 401 01 271
1 104 07 410
14 828,34
1 401 01 271
1 104 07 410
138,89
2 106 04 340
2 104 07 410
166,67
Периодические издания, приобретенные для комплектации
библиотечного фонда
В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н для учета периодических изданий (газет,
журналов и т.п.), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, в
бюджетном учете предназначен забалансовый счет 23 "Периодические издания для
пользования". Периодические издания учитываются за балансом в условной оценке 1 руб.
за 1 объект учета - номер журнала, годовой комплект газеты. Списание периодических
изданий оформляется актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф.
0504144). Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке
количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
Значит ли это, что данные объекты не должны числиться на балансе учреждения в
составе библиотечного фонда на счете 101 07 000?
На этот вопрос Инструкция N 148н ответов не дает. Однако п. 2.5 Переходных
положений определено, что числящиеся на балансе на 01.01.2009 периодические издания,
относящиеся к объектам библиотечного фонда, необходимо списать с баланса и вести их
учет на счете 23, отражая данную операцию бухгалтерской проводкой:
Дебет счетов 1 401 01 271 "Расходы на амортизацию основных средств и
нематериальных активов", 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления
материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит счета 1 (2) 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда".
Одновременно делается запись: дебет счета 23 "Периодические издания для
пользования".
Таким образом, можно сделать вывод, что стоимость данных предметов необходимо
учитывать за балансом, в валюту баланса такие суммы не войдут.
В подтверждение такого вывода можно привести еще один факт. Изменения,
внесенные в Указания о порядке применения бюджетной классификации <3> Приказом
Минфина России от 23.03.2009 N 29н, указывают на то, что расходы по приобретению
всех периодических изданий (в том числе покупаемых для пополнения библиотечного
фонда) следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги". Напомним, что до
внесения этих изменений такие расходы следовало отражать по статье 310 "Увеличение
стоимости основных средств" КОСГУ.
--------------------------------
<3> Приказ Минфина России от 25.12.2008 N 145н "Об утверждении Указаний о
порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации".
Если же обратиться к ОКОФ, то надо сказать, что периодические издания,
комплектующие библиотечный фонд, по-прежнему относятся к объектам основных
средств. Однако в бухгалтерском учете на счете 101 07 000 "Библиотечный фонд" такие
объекты не учитываются, так как их стоимость сразу списывается на расходы.
Рассмотрим на примере отражение операций по приобретению периодических
изданий, купленных для комплектации библиотечного фонда, в соответствии с новой
бюджетной Инструкцией, учитывая разъяснения Минфина, приведенные в Письме от
20.05.2009 N 02-06-10/2062.
Пример 3. Библиотека оформила подписку журнала для детей на второе полугодие
2009 г., оплатив за счет бюджетных средств аванс в размере 100% стоимости изданий.
Журнал выходит 1 раз в неделю. Стоимость полугодовой подписки (24 издания) равна
1440 руб.
Данные операции отразятся в бухгалтерском учете следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Оплачен аванс за периодические
печатные издания на основании
подписного документа
Отнесена на расходы стоимость
поступивших периодических изданий за
июль (4 журнала) (на основании
оправдательного документа,
подтверждающего получение
периодического печатного издания)
(1440 руб. / 24 шт. x 4 шт.)
Отражена стоимость периодических
изданий на забалансовом счете
Зачтен аванс на стоимость
поступивших периодических изданий
1 206 09 560
1 304 05 226
Сумма,
руб.
1440
1 401 01 22
1 302 09 730
240
23
1 302 09 830
4
1 206 09 660
240
В Письме N 02-06-10/2062 финансисты также обращают внимание на то, что в
соответствии с п. 12 Правил распространения периодических изданий по подписке,
утвержденных Постановлением Правительства РФ от 01.11.2001 N 759, учреждениеподписчик может отказаться от исполнения договора подписки до момента передачи
очередного экземпляра (экземпляров) периодического издания за очередной месяц
(неделю). При этом подписчику обязаны выплатить цену подписки недополученных
экземпляров, которая была ранее произведена. Данная величина, по мнению финансовых
органов, отражается учреждением по дебету счета 1 206 09 560 "Увеличение дебиторской
задолженности по выданным авансам за прочие работы, услуги". Однако автор здесь не
согласен с мнением Минфина. Стоит отметить, что такое отражение стоимости
недополученных журналов на счетах бухгалтерского учета, наоборот, будет увеличивать
задолженность перед подписчиками, а не уменьшать. В данном случае цену подписки
этих журналов нужно отражать по кредиту счета 1 206 09 560.
Л.Ларцева
Редактор журнала
"Учреждения культуры и искусства:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Подписано в печать
30.06.2009