ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT: RECORDS

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ORACLE
ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT:
RECORDS MANAGEMENT
ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ
Использование функций управления
записями, реализованных в Oracle
Universal Content Management,
позволяет:
• Создавать файловые планы
• Декларировать записи
• Обеспечивать поддержку
всех форматов файлов
• Размещать триггеры (на основе
системных событий или созданных
пользователями триггеров)
• Запрещать изменение или удаление
декларированных записей
• “Приостанавливать” записи
(чтобы предотвратить обработку
плана размещения триггеров)
• Производить удаление, уничтожение,
резервное копирование,
восстановление записей и возврат
изменений
• Отслеживать доступ пользователей
к системе
• Вести записи о деятельности
в системе
ФУНКЦИОНАЛ ПРОДУКТА
Функции управления и хранения
записей, описанные в этом документе,
представляют собой лишь один
компонент из серии продуктов
Oracle Universal Content Management.
Oracle Universal Content Management
также реализует основной функционал
управления контентом в следующих
областях:
В связи с введением новых регулятивных норм, компаниям крайне
важно правильно организовывать управление контентом. Также
необходимо поддерживать простую систему доступа к контенту
с целью ведения правовых дел. Не менее важно уничтожать
контент по истечении срока его использования или по окончании
разрешенного периода хранения. Функции управления и хранения
записей в Oracle Universal Content Management удовлетворяют
обоим этим требованиям, упрощая создание, декларирование,
классификацию, хранение и уничтожение контента. В результате улучшается процесс обеспечения соответствия нормативным требованиям, минимизируется риск возникновения
судебного процесса и сокращаются затраты на хранение.
Сокращение риска и устранение беспорядка
Управление реальными записями и документами не представляет большой
сложности. Однако когда эти активы достигают огромных размеров и содержат все –
от бумажных и электронных документов до цифровых архивов, электронных
сообщений (и вложений), корпоративных проектов, Веб-контента и т.д., задача
становится значительно сложнее. Для ее решения необходимы многочисленные
приложения, архитектуры и интерфейсы. Продукт Oracle Universal Content
Management, ранее называвшийся Stellent Universal Content Management, вносит
здравый смысл в этот процесс. Oracle Universal Content Management способствует
правильной организации всех аспектов хранения записей и управления ими,
используя общепринятый интерфейс на основе браузера. Продукт позволяет
организациям
быстро
и без лишних затрат обеспечивать соответствие нормативным требованиям
предприятия, при этом сокращает время на правовые процессы, ограничивает
обязательства перед регулятивными органами и уменьшает беспорядок
при организации контента.
• Управление документами
Основные приложения
• Управление Веб-контентом
Решение сертифицировано согласно требованиям Статей 2 и 4 кодекса
Министерства Обороны США. Функции управления записями в Oracle Universal
Content Management можно использовать как автономную систему или как
дополняющее технологическое решение к существующему приложению. Функции
управления в первую очередь используются в следующих трех приложениях:
• Управление цифровыми активами
• Интеграция с порталом
• Интеграция с Microsoft SharePoint
• Отслеживание использования
контента
• Классификация
• Конвертирование и преобразование
контента
• Интеграция с системами цифровой
фиксации и сканирования документов
Соответствие нормативным требованиям – Управления в Oracle Universal
Content Management обеспечивают соответствие всего контента на предприятии
требованиям к управлению хранением записей, предъявленным регулятивными
органами. Используя преимущества функций управления записями, регулятивные
и правовые органы могут легко вести судебный процесс и аудит как записей, так
и информации, не являющейся записью, что предотвращает случайное или
умышленное удаление информации, необходимой для судебного процесса
или аудита.
Основные средства хранения и размещения контента – Используя
преимущества функций управления записями, реализованные в Oracle Universal
Content Management, компании могут упорядочить контент, автоматически удаляя
его по истечении срока действия. Удалять информацию администраторы могут
тогда, когда снижается угроза возникновения судебного процесса, связанного с этой
информацией, или когда затраты на хранение превысят ценность самой
информации.
Управление записями – Oracle Universal Content Management реализует единую
систему обзора всей информации о графиках хранения записей и упрощает процесс
обнаружения и декларирования записей.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ORACLE
РАСШИРЕНИЕ СТРАТЕГИИ ХРАНЕНИЯ ЗАПИСЕЙ
Если вашей компании требуется централизованная система хранения
и администрирования записей с расширенными возможностями, Oracle Universal
Records Management обеспечивает масштабируемое и гибкое решение, которое
позволяет согласованно применять политики хранения записей (а также и правовые
процессы и аудит) для всех типов контента, независимо от того где находится
контент – от вложений электронной почты и файловых серверов до записей,
хранящихся на бумажных носителях.
Основные преимущества
Для пользователей Oracle Universal Content Management реализует следующие
преимущества при хранении записей и управлении ими:
Простота использования и доступность – Пользователи могут получать доступ
к файлам и просматривать их практически в любом формате (Microsoft Office,
рисунки с помощью компьютера, диаграммы Visio и т.д.) из Веб-браузера и
автоматически конвертировать их в множество других форматов (например, HTML,
XML и PDF/A). Эти функции управления записями в Oracle Universal Content
Management обеспечивают архивацию контента на длительный период для
определенных пользователей.
Декларирование контента и его классификация – Администраторы могут
создавать файловые планы с любым количеством категорий записей или папок и
назначать графики размещения. Также можно запретить изменение или удаление
файлов, как только контент был объявлен записью, и получать извещения, когда
добавляются новые документы, происходит их изменение или объявляются новые
записи. Помимо этого, пользователи могут декларировать записи, назначив им
соответствующую категорию или папку.
КОРПОРАЦИЯ ORACLE
Oracle Россия
119435, Москва
Саввинская набережная, 15
Тел.:
+7 (495) 641 1400
Факс: +7 (495) 641 1414
Email: [email protected]
Internet: www.oracle.com/ru/
191186, Санкт-Петербург
Невский пр., 25
Тел.:
+7 (812) 363 3257
Факс: +7 (812) 363 3258
Email: [email protected]
Internet: www.oracle.com/ru/
Oracle Украина
04070, Киев
ул. Фроловская, 911
офисный центр «Swiss House»
Тел.:
+380 (44) 490 9050
+380 (44) 490 9051
Факс: +380 (44) 490 9052
Oracle Казахстан
480099, Алматы
микрорайон Самал2,
Самал Тауэрс, оф. 97, блок А2, 6й этаж
Тел.:
+7 (727) 258 4748
Факс: +7 (727) 258 4744
Простая система аудита и повторного анализа – Oracle Universal Content
Management позволяет администраторам устанавливать триггеры для размещения
записей на основе системных событий и определенных пользователями триггеров.
Администраторы также могут предотвратить выполнение плана размещения,
заблокировав записи. Различия в безопасности при просмотре записей, их создании,
создании и администрировании файловых планов обеспечивают отслеживание
данных аудита при доступе к системе и отслеживание сертификатов удаленных
данных.