Глава 10 Совещания, посвященные требованиям

Часть 2. Понимание потребностей пользователей
Глава 10
Совещания, посвященные
требованиям
Основные положения
Посвященное требованиям совещание является, пожалуй, самым мощным
методом выявления требований.
Оно собирает вместе всех основных заинтересованных лиц на короткий,
но интенсивно используемый период.
Приглашение стороннего ведущего, имеющего опыт в управлении требованиями, может помочь успешному проведению совещания.
Наиболее важной частью совещания является мозг
овой штурм.
Ускорение процесса принятия решений
Одна из используемых нами схем определения приоритетов чрезвычайно проста.
Клиента спрашивают, какой бы пункт он выделил, если бы в следующей версии реализовывалась только одна функция. Как и мысль о том, что завтра ты будешь казнен, этот вопрос фокусирует внимание на том, что действительно важно.
Если бы нам разрешили выбрать всего один метод для выявления требований, который нужно было бы применять в любых обстоятельствах, мы бы выбрали посвященное
требованиям совещание. Такое совещание по праву может считаться наиболее мощным
методом из рассматриваемых в данной книге; кроме того, это один из немногих методов,
который при правильном применении может реально изменить результаты проекта.
Совещание созывается для достижения консенсуса в вопросах определения требований к приложению и быстрого принятия решения о том, в каком направлении действовать; причем все это осуществляется за очень короткий промежуток времени. Основные
заинтересованные лица собираются на небольшой, но интенсивно используемый период;
как правило, не более чем на 1–2 дня. Совещание проводится одним из членов команды
или, что даже лучше, опытным ведущим со стороны. Оно посвящено созданию или пересмотру высокоуровневых функций, которые должно предоставлять новое приложение.
Хорошо проведенное совещание по вопросам требований имеет множество преимуществ.
Оно помогает создать команду, подчиненную одной общей цели — успеху данного
проекта.
Все заинтересованные лица получают возможность высказать свое мнение, никто
не остается в стороне.
122
Часть 2. Понимание потребностей пользователей
Оно формирует соглашение между заинтересованными лицами и командой разработчиков по поводу того, что должно делать приложение.
Оно может высветить и разрешить политические вопросы, которые влияют на успех проекта.
Результат, предварительное определение системы на уровне функций, немедленно
становится известным.
Многие организации достигли большого успеха в использовании этого метода. Мы
участвовали во многих подобных совещаниях, и крайне редко не удавалось достигнуть
поставленных целей. Совещание предоставляет заинтересованным лицам из различных
организаций уникальную возможность работать вместе над достижен
ием общей цели.
В данной главе описывается, как планировать и проводить успешное совещание, посвященное требованиям. В конце главы этот метод применяется к нашему рабочему примеру — разработке системыHOLIS.
Подготовка к совещанию
Соответствующаяподготовка к совещаниюявляется основой успеха.
Распространение концепции
Надлежащая подготовка является залогом успеха сов
ещания.
Первым делом необходимо распространить идею внутри организации, разъясняя
преимущества проведения совещаний будущим членам команды. Как правило, это несложно, но нередко можно встретить возражения типа: “Больше никаких собраний!”,
“Мы не сможем собрать всех нужных людей вместе на один день”, “Вам никогда не удастся заставить принять в нем участие [имя вашего любимого клиента].” Не расстраивайтесь, если вы организуете совещание, все (включая скептиков) идут.
пр
Гарантия участия основных заинтересованных лиц
Подготовка включает в себя также выявление заинтересованных лиц, которые могут
повлиять на процесс и чьи потребности необходимо учесть, чтобы гарантировать успешный результат. Заинтересованные лица уже выявлены, если команда проводила этапы анализа проблемы, но сейчас необходимо еще раз вернуться к этому вопросу, чтобы
удостовериться, что выявленывсе важные заинтересованные лица.
Логистика
Необходим добросовестный подход к логистике, и он принесет свои плоды, так как
плохо организованное совещание вряд ли достигнет желаемого результата. Логистика
включает в себя все: от создания соответствующего приглашения до организации приезда участников и освещения помещения, в котором проходит совещание. При этом нужно
исходить из справедливости закона Мэрфи “Все, что может сломаться — сломается”. Если вы подойдете к логистике с высокой степенью профессионализма, для участников бу-
Глава 10. Совещания, посвященные требованиям
123
дет очевидно, что это действительно важное событие, и они будут вести себя соответственно. В результате совещание будет болееспешным.
у
Подготовительные материалы
Необходимо заранее разослать подготовительные материалы, чтобы подготовить
участников, а также повысить производительность проводимого совещания. Эти материалы направляют образ мыслей участников. Мы называем это “правильной настройкой
мышления”. Информация, которую необходимо довести до сведения участников в первую очередь, заключается в том, что это не еще одно очередное собрание. Это, может быть,
наш единственный шанс сделать все как следует.
Подготовительные материалы должны стимулировать как конкретное,
так и свободное мышление.
Мы рекомендуем вам предложить отдельно два вида подготовительных матери
алов.
1. Информация, относящаяся к данному конкретному проекту. Она может содержать
планы описывающих требования документов, списки предлагаемых функций, копии интервью с будущими пользователями, доклады аналитиков о наблюдаемых в
отрасли тенденциях, письма от клиентов, доклады об ошибках существующей системы, новые директивы по менеджменту, новые данные маркетинга и т.д. Хотя
важно не завалить будущих участников данными, также важно удостовериться, что
они располагают необходимой информ
ацией.
2. Информация для подготовки свободного мышления. Правильная настройка мышления
побуждает участников думать свободно (выйти из рамок, “out of box”). “Забудьте на
минуту то, что вы знаете и что невозможно сделать из-за политических моментов.”
“Забудьте, что в прошлый раз нам не удалось нанять хороших менеджеров.”
“Забудьте, что мы еще не согласовали наш процесс разработки.” “Просто соберите
воедино все соображения о функциях этого нового проекта и приготовьтесь думать
непредвзято.” Как руководитель совещания, вы можете помочь этому процессу,
предлагая стимулирующие мышление и процесс творчества статьи, а также правила проведения мозгового штурма, разработки требований, управления масштабом и
т.д. В такой атмосфере более вероятно появление творч
еских решений.
Предупреждение. Не посылайте данные слишком рано. Вы же не хотите, чтобы участники прочитали их и забыли, и не хотите, чтобы длительная подготовка снизила их
осознание срочности происходящего. Посылайте данные за 2–7 дней. По всей вероятности, участники все равно прочитают план в последнюю минуту. Все нормально! Это
поможет им правильно настроить свои мысли для совещания.
Мы предлагаем образец уведомления о совещании (рис. 10.1); в скобках описаны некоторые проблемы, которые могли уже к этому моменту возникнуть в проекте, и показано, как совещание может помочь в их решении.
124
Часть 2. Понимание потребностей пользователей
Уведомление
Кому: участникам проекта________
Предмет: предстоящее совещание, посвященное тр
ебованиям
От:
Я являюсь администратором проекта _______. Проект инициирован (или будет инициирован) ___ и будет завершен ______.
(Мы настроены закончить его вовремя.)
Как и в большинстве проектов, оказалось сложно достигнуть консенсуса по новым
функциям данного приложения и определить исходный базовый уровень версии, который удовлетворяет потребности разнородной группы участников.
(Не хотелось бы и далее по каждому поводу забрасывать участников группы вопросами, поэтому мы хотим попробовать нечто иное, и вот в чем оно заключается…)
Чтобы упростить данный процесс, мы проведем совещание, посвященное требованиям, которое состоится ______.
Цель совещания состоит в окончательном определении новых функций базового
уровня следующей версии продукта. Для того чтобы это сделать, важно выслушать
мнения всех участников. Совещание будет проводить ______, который обладает значительным опытом в сфере разработки тр
ебований.
(Поскольку мы, как и участники, также можем иметь предубеждения, нам будет помогать
человек, не являющийся членом команды, чтобы гарантировать, что совещание будет проводиться непредвзято.)
Результаты совещания будут известны немедленно и будут доведены до групп разработчиков и маркетинга на следующий день. Мы приглашаем вас принять участие в совещании и внести свои предложения, которые будут представлять потребности вашего [клиента, отдела, команды]. Если вы не можете приехать, мы настоятельно рекомендуем вам прислать члена вашей команды, который уполномочен принимать
решения, представляющие ваши потребности.
(Мы собираемся начать разработку буквально на днях. Если вы хотите, чтобы ваши пожелания были учтены в этом проекте, ваше присутствие обязательно или же пришлите когонибудь, уполномоченного говорить от вашего имени. Другими словами, говорите сейчас или
никогда.)
Вместе с этим уведомлением вам высылается краткое описание предполагаемых функций продукта, а также некоторые справочные материалы о данном совещании и процессе мозгового штурма. Совещание начнется в 8:30 A.M. и будет продолжаться до
5:30 p.m.
(Данное совещание (как и проект в целом) будет проводиться профессионально; чтобы продемонстрировать это, мы предлагаем справочные материалы, которые помогут вам лучше
подготовиться. Мы нуждаемся в вашем присутствии, вашем участии и вашей помощи,
чтобы надлежащим образом приступить к данному проекту.)
Мы надеемся, что вы примете участие в совещании.
Искренне ваш
[Руководитель проекта]
Рис. 10.1. Образец уведомления о проведении совещ
ания, посвященного требованиям
Глава 10. Совещания, посвященные требованиям
125
Роль ведущего
Для гарантии успеха мы рекомендуем, чтобы совещание проводилось сторонним человеком, имеющим опыт в решении уникальных задач управления требованиями. Если
это не практикуется в вашей среде, то совещание может проводиться членом команды, но
в том и только в том случае, если этот человек обладает следующими качествами.
Был обучен данному процессу
Продемонстрировал нерядовые способности в достижении консенсуса или создании команды
Его авторитет признается как внутренними, так и внешними членами
оманды
к
Достаточно энергичен, чтобы руководить совещанием
Если возможно, постарайтесь найти ведущего, не являющегося членом
команды.
Если совещание проводится членом команды, этот человек не должен вносить свои
идеи и участвовать в обсуждении. Иначе существует опасность, что совещание утратит
необходимую для получения реальных фактов объективность и не будет способствовать
созданию атмосферы, в которой можно достигнуть ко
нсенсуса.
В любом случае ведущий играет ключевую роль в успехе совещания. Возможно, все
основные участники собираются вместе в первый и последний раз за время работы над
проектом, и вы не можете допустить, чтобы совещание прошло впустую. Некоторые из
обязанностей ведущего перечислены ниже.
Задать профессиональный и объективный тон встречи.
Начать и окончить совещание вовремя.
Установить правила проведения встречи и добиваться их выполнения.
Предложить цели встречи и повестку дня.
Управлять течением дискуссии и удерживать команду
“на правильном пути”.
Способствовать процессу принятия решения и достижения консенсуса, но избегать участия в содержательной части дискуссии.
Заниматься всеми организационными вопросами и вопросами логистики, чтобы
основное внимание было сконцентрировано на повестке дня.
Удостовериться, что все заинтересованные лица участвуют и их пожелания учтены.
Контролировать поведение, которое ведет к расколу или мешает продуктивной работе.
Составление повестки дня
Повестка дня совещания будет зависеть от потребностей конкретного проекта и содержания обсуждаемых на совещании вопросов. Ни одна повестка дня не в состоянии
учесть абсолютно все. Однако большинство организованных совещаний, посвященных
требованиям, имеют достаточно стандартную форму. В табл. 10.1 представлена типичная повестка дня.
126
Часть 2. Понимание потребностей пользователей
Таблица 10.1. Образец повестки дня совещания по вопросу требований
Время
Пункт повестки дня
Описание
8:00–8:30
Открытие
Повестка дня, организация и правила
8:30–10:00
Обсуждение контекста
Состояние проекта, потребности рынка, результаты
интервью и т.д.
10:00–12:00
Мозговой штурм
Интенсивное обсуждение функций приложения
12:00–1:00
Обеденный перерыв
Продолжая работать во время обеда, можно не пот
ерять ход мыслей
1:00–2:00
Мозговой штурм
Продолжение
2:00–3:00
Определение функций
Запись определений функций посредством –23 предложений
3:00–4:00
Отбор идей и расстановка приоритетов
Расстановка приоритетов функций
4:00–5:00
Завершение
Подведение итогов и другие завершающие дейс
твия
Проведение совещания
Проблемы и приемы
Вы можете убедиться, что ведущий играет ключевую роль в совещании. Следует отметить, что подобные совещания часто характеризуются весьма напряженной атмосферой.
Другими словами, существуют причины, из-за которых сложно достигнуть согласия в
проектах; и практическивсе эти причины будут представлены на совещании.
Действительно, аудитория может даже быть политически предубежденной и враждебной. Это еще один аргумент в пользу стороннего ведущего; пусть ведущий успокоит разгоряченных участников и ведет встречу так, чтобы не обострить никакие проблемы — прошлые, настоящие или будущие — среди них.
Многие ведущие приносят с собой “чемодан безделушек”, помогающих им управлять
столь взрывоопасной атмосферой. В корпорации RELA мы применяли набор очень полезных “совещательных билетов”. Хотя они кажутся весьма странными и несерьезными
на первый взгляд, уверяем вас, что они доказали свою полезность в самых разнообразных
обстоятельствах. Чем сложнее совещание, тем более полезными они становятся! Они
стимулируют непредвзятое мышление. Более того, они забавны и способствуют заданию
положительного тона встречи. На рис. 10.2 представлено несколько образцов
“совещательных билетов”. Вы можете свободно использовать их вместе с
“инструкциями”.
В табл. 10.2 описаны некоторые проблемы, которые могут возникнуть в ходе совещания, и способы их решения с помощью совещательных билетов. Ведущий должен в начале встречи ознакомить участников с правилами и, в идеале, получить согласие использовать сегодня эти“дурацкие” билетики.
Глава 10. Совещания, посвященные требованиям
127
Один
бесплатный
выстрел
Опоздание
с перерыва
Правило. Каждый участник изначально получает
один билет на опоздание.
Истратив его, участник вносит $1 в штрафную коробку.
Цель. Экономия времени.
Правило. Каждый участник вначале получает один билет,
позволяющий "пнуть" некоего человека или отдел.
После этого он должен будет вносить $1 в коробку штрафов.
Цель. Это немного смешно и предостерегает людей
от политических выступлений в проекте.
Отличная
идея!
Отличная
идея!
Правило. Участник получает два билета. Он передает
его любому участнику, который предлагает хорошую идею.
Задача состоит в том, чтобы раздать эти билеты.
Цель. Побудить и вознаградить творческое мышление.
5&минутное
право
на выступление
5&минутное
право
на выступление
Правило. Участник расходует билет в любое время.
Ведущий предоставляет ему слово и устанавливает таймер.
Все слушают. Никто не перебивает!
Цель. Создание структурированного процесса
предоставления слова. Предоставить каждому право
высказать свое мнение.
Рис. 10.2. Совещательные билеты
128
Часть 2. Понимание потребностей пользователей
Таблица 10.2. Проблемы в ходе совещания и их решения
Проблема
Решение
Управление временем
Трудно возобновлять
работу после перерывов или обеда
У ведущего может стоять кухонный таймер, который отмечает время
перерывов. Опоздавший должен отдать свой билетик “опоздание с перерыва”, если он у него есть, или внести $1 в “штрафную” коробку
Основные участники
опаздывают
Доминирующие позиции
отдельных участников
Ведущий предлагает использовать билеты “5-минутное выступление”
для регулирования права на высказывание. Также создается
“парковочный” список идей, которые заслуживают обсуждения, но не
входят в повестку дня
Недостаток предложений
от участников
Ведущий предлагает участникам использовать свои билеты “5минутное выступление” и “замечательная идея”. Он объясняет, что
ни один участник не должен покинуть совещание, не использовав
свои билеты или не получив билет “замечательная идея” от других.
(Предложение. Придумайте простую награду за использование 5минутного билета или получение билета“замечательная идея”)
Негативные комментарии,
мелочное поведение и
скрытые враждебные
действия
Используйте билеты “бесплатный выстрел”, пока они не закончатся у
участников, а затем пусть они делают благотворительные взносы в
штрафную коробку (группа сама решает, каковы размеры этих взносов)
Ослабление энергии после обеда
Легкий ланч, легкие закуски во время перерывов в середине дня,
изменение оформления комнаты, мест участников, освещения или
температуры, возможно, помогут поддержать рабочую атмосферу
Мозговой штурм и отбор идей
Наиболее важная часть совещания — процесс мозгового штурма. Этот метод идеально приспособлен для совещания. Он способствует созданию творческой и позитивной
атмосферы, а также дает всем участникам возможность высказать свое мнение. Мозговой
штурм обсуждается в следующей главе.
Результат и продолжение
После завершения совещания ведущий раздает его протоколы и записывает любые
другие итоги. На этом работа ведущего заканчивается, и ответственность за успех вновь
переходит к команде разработчиков.
Руководитель проекта несет ответственность за то, чтобы завершить все начатое на встрече и организовать информацию для распространения среди участников. Часто результаты
встречи представлены простым списком идей или рекомендуемых функций продукта, который может быть немедленно передан команде разработчиков для дальнейших действий. В некоторых случаях может понадобиться провести дополнительные совещания с другими участниками или потребуются дополнительные усилия для достижения понимания идей, принятых на совещании. Выработка этих идей является сущностью всего совещательного процесса.
В следующей главе мы более подробно рассмотрим эту часть.