Как предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как предоставить сотруднику отпуск без
сохранения зарплаты
Н.З. Ковязина
заместитель директора
департамента заработной
платы, охраны труда и
социального партнерства
Минздравсоцразвития России
Отпуска за свой счет (без сохранения зарплаты) нужно разделить на отпуска, которые организация
(учреждение):


может предоставить (ч. 1 ст. 128 ТК РФ);
обязана предоставить (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Администрация организации (учреждения) вправе предоставить сотруднику отпуск за свой счет
по любой уважительной причине. Это могут быть, например, семейные обстоятельства: свадьба
члена семьи, болезнь родителей, проживающих в другом городе, и т. п. Признавать ту или иную
причину уважительной или нет, решает организация (учреждение). Продолжительность отпуска
определяется по соглашению сторон.
Организация (учреждение) обязана предоставить отпуск без сохранения зарплаты:









участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году (абз. 2 ч. 2
ст. 128 ТК РФ);
работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году
(абз. 3 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
родителям (женам, мужьям) военнослужащих, погибших при исполнении военных
обязанностей, – до 14 календарных дней в году (абз. 4 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году (абз. 5 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
сотрудникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких
родственников – до пяти календарных дней (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
сотрудникам, совмещающим работу с обучением;
супругам военнослужащих, если отпуск им предоставляется одновременно с мужьями
(женами) и продолжительность отпусков не совпадает (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г.
№ 76-ФЗ);
совместителям при превышении продолжительности ежегодного отпуска по основному
месту работы по сравнению с продолжительностью отпуска, предоставляемого по
совмещаемой работе (ч. 2 ст. 286 ТК РФ);
сотрудникам, право которых на отпуска без сохранения зарплаты предусмотрено трудовым
(коллективным) договором организации (абз. 7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Вне зависимости от того, является отпуск обязательным или нет, для его предоставления
сотрудник должен написать заявление (ст. 128 ТК РФ). На основании заявления сотрудника
оформите приказ о предоставлении отпуска (по форме № Т-6). Приказ должен подписать
руководитель, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.
Записку-расчет о предоставлении отпуска (по форме № Т-60 – для коммерческих организаций
либо по форме № 0504425 – для государственных (муниципальных) учреждений) не оформляйте.
Дело в том, что эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые полагаются сотруднику при
уходе в отпуск (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
№ 1, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г.
№ 173н). А при уходе сотрудника в неоплачиваемый отпуск отпускные не начисляют.
Также сведения о предоставляемых отпусках сотрудник кадровой службы должен внести в раздел
VIII формы № Т-2 (указания по заполнению форм первичной учетной документации (форма № Т2), утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Аналогичную
информацию внесите в форму № Т-54 – для коммерческих организаций либо в форму № 0504417 –
для государственных (муниципальных) учреждений.
Внимание!
По своей инициативе отправить сотрудников в отпуска без сохранения зарплаты организация
(учреждение) не имеет права. Это нарушение трудового законодательства, за которое организацию
(учреждение) могут оштрафовать.
Недопустимость вынужденных отпусков без сохранения зарплаты в связи с временной
приостановкой деятельности организации (учреждения) подчеркивал Минтруд России
(постановление Минтруда России от 27 июня 1996 г. № 40). В Трудовом кодексе РФ условием
предоставления отпуска за свой счет также считается инициатива сотрудника (ст. 128 ТК РФ).
Ситуация, когда сотрудники по вине работодателя не могут выполнять свои трудовые
обязанности, считается простоем. За время простоя сотрудникам нужно выплатить не менее
2/3 среднего заработка (ч. 1 ст. 157 ТК РФ).
Если вместо начисления сотрудникам этих выплат администрация организации (учреждения)
отправит их в отпуска без сохранения зарплаты, ей грозит штраф:


должностных лиц (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму от 1000 до
5000 руб.;
организацию (учреждение) могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное совершение нарушения должностным лицом (например, руководителем) влечет
дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Об этом сказано в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Ситуация: можно ли уволить сотрудника во время отпуска без сохранения зарплаты
Ответ на этот вопрос зависит от того, по чьей инициативе увольняется сотрудник.
Если он сам написал заявление на увольнение, уволить его можно. Никаких ограничений на этот
счет в Трудовом кодексе РФ нет. То же можно сказать и об увольнении по взаимному соглашению
сторон: сотрудника и администрации организации (учреждения). Трудовой договор в этом случае
можно расторгнуть в любое время (ст. 78 ТК РФ).
Уволить сотрудника в период отпуска можно и в том случае, если расторжение трудового
договора произошло по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон трудового договора.
Например, в случае превышения допустимого количества сотрудников-иностранцев,
устанавливаемого Правительством РФ для определенных видов деятельности (п. 12 ч. 1 ст. 83
ТК РФ).
Уволить сотрудника в период отпуска по своей инициативе администрация организации
(учреждения) не вправе (ст. 81 ТК РФ). Это можно сделать, только когда отпуск закончится и
сотрудник выйдет на работу.
Ситуация: как рассчитать стандартные вычеты по НДФЛ, если сотрудник был в отпуске без
сохранения зарплаты в течение месяца и более
Организация (учреждение) должна предоставлять вычеты в течение всего срока действия
трудового договора (письмо ФНС России от 11 февраля 2005 г. № 04-2-02/35). При этом вычет
суммируется в течение налогового периода. То есть, если за какой-либо месяц сотрудник не
получил доход, вычет переносится на следующий месяц. Переносить вычет на следующий
налоговый период нельзя.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 12 февраля 2009 г. № 03-0405-01/54, от 19 августа 2008 г. № 03-04-06-01/254, от 14 августа 2008 г. № 03-04-06-01/251, от 6 мая
2008 г. № 03-04-06-01/118, ФНС России от 11 февраля 2005 г. № 04-2-02/35.
В постановлении от 14 июля 2009 г. № 4431/09 Президиум ВАС РФ подтвердил позицию
Минфина России, подчеркнув, что право на получение стандартного вычета не зависит от наличия
у сотрудника доходов в каком-либо из месяцев налогового периода.
До выхода постановления Президиума ВАС РФ арбитражная практика по этому вопросу была
неоднородной. Некоторые суды придерживались точки зрения, полностью соответствующей
позиции Президиума ВАС РФ (см., например, постановления ФАС Московского округа от
15 января 2009 г. № КА-А40/12934-08, Поволжского округа от 23 ноября 2006 г. № А57-28722/0535, Северо-Западного округа от 29 августа 2005 г. № А56-649/05). В то же время некоторые суды
отрицали право сотрудника на получение стандартных налоговых вычетов за те месяцы, в которых
он не получал доходов (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от
9 апреля 2007 г. № А19-19632/06-Ф02-1816/07, от 28 февраля 2007 г. № А69-2980/05-2(11)-Ф02724/07, Волго-Вятского округа от 29 января 2007 г. № А31-11712/2005-19). С выходом
постановления Президиума ВАС РФ от 14 июля 2009 г. № 4431/09 арбитражная практика по
рассматриваемому вопросу должна стать единообразной.
Пример предоставления сотруднику вычета по НДФЛ. Сотрудник был в отпуске за свой счет в
течение месяца
Сотрудник А.С. Кондратьев устроился на работу 22 февраля.
В этот же день он написал заявление о предоставлении ему стандартного вычета по НДФЛ на ребенка в возрасте до 18
лет 1400 руб. Справку по форме 2-НДФЛ Кондратьев не представил, так как до поступления на работу в эту
организацию трудового стажа не имел.
С 1 по 30 апреля сотрудник был в отпуске за свой счет. В мае он уволился.
За период с февраля по май сотруднику была начислена зарплата в следующем размере:




в феврале – 700 руб.;
в марте – 9000 руб.;
в апреле зарплата не начислялась и не выплачивалась (сотрудник был в отпуске за свой счет);
в мае – 10 000 руб.
Бухгалтер рассчитал НДФЛ так.
Налоговая база по НДФЛ, рассчитанная нарастающим итогом за период с февраля по май, составит:
700 руб. + 9000 руб. + 10 000 руб. = 19 700 руб.
Сумма дохода, рассчитанная нарастающим итогом с начала года, не превысила 280 000 руб. Поэтому сотруднику
предоставляются стандартные налоговые вычеты за каждый месяц с февраля по май:
1400 руб. × 4 мес. = 5600 руб.
Вычет предоставляется:




за февраль – 1400 руб.;
за март – 1400 руб.;
за апрель – 1400 руб.;
за май – 1400 руб.
НДФЛ за период с февраля по май составил:
(19 700 руб. – 5600 руб.) × 13% = 1833 руб.
Ситуация: можно ли отправить двух сотрудников организации (учреждения) – директора и его
заместителя – в отпуск без сохранения зарплаты
Да, можно.
О добровольном отпуске без сохранения зарплаты сотрудник может попросить, сославшись на
семейные обстоятельства или другие уважительные причины. Это позволяет сделать статья 128
Трудового кодекса РФ.
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»