Управлять временем – создавать новую реальность!
реклама
Управление персоналом-Украина № 2 (197), 2010 ”ΔŒ·›‚À› À –œŸÕÀ◊À› Управлять временем – создавать новую реальность! Людмила БОГУШ, бизнес-тренер по тайм-менеджменту студии BogushTime, автор проекта «Amplifier. Усилитель жизни» По поводу тайм-менеджмента существует много мнений: от хвалебных до скептических. Причиной тому, скорее всего, является путаница в понимании времeни в общем и управления им в частности. Именно поэтому многие предпочитают употреблять безликое для русскоязычной аудитории словосочетание «тайм-менеджмент», которое может вызвать недоуменный вопрос, как же им, временем, вообще можно управлять? Д ля начала нам нужно разобраться в том, что называется тайм-менеджментом. Рассмотрим этот вопрос в двух аспектах: философском и технологическом. С философской точки зрения временем мы можем назвать процесс изменений, который происходит постоянно и, несомненно, независимо от наших воли и желания. Мы не можем его остановить, не во всех случаях способны на него повлиять, зато всегда наблюдаем: смену дня и ночи, времен года, сотрудников на работе, клиентов в базе… Если же подойти к тайм-менеджменту технологически, то это: графики, расписания, процедуры, договоренности, планы и согласования. Сюда же входит генерирование идей и завершение начатых ранее действий. Схематично это можно выразить через известные философские понятия «быть», «делать» и «иметь», отражающие естественный жизненный цикл существования (таблица 1). Интересно, что большинство людей не понимает логической связи «быть–делать–иметь» и рассматривает управление временем как «действие по созданию плана или расписания», т.е. подразумевает колонку 3. Поэтому к обучению тайм-менеджменту относятся свысока, считая его необязательным дополнением к умению управлять людьми или продавать: зачем, мол, учиться составлять графики, если сотрудники и так неплохо работают, только время будет тратиться впустую. На самом деле, планирование – не такое простое дело, поскольку зависит от уровня развития творче- Табл. 1. Соответствие циклов процесса достижения результата и тайм-менеджмента Цикл существования Цикл тайм-менеджмента 46 1 2 3 БЫТЬ Мысль Придумать Начать ДЕЛАТЬ Действие Сделать Изменить ИМЕТЬ Результат Закончить Завершить Идея План Процедура Договоренность График Расписание Продукт ских способностей человека. Для большинства участников моих тренингов самое сложное – в том, чтобы сгенерировать идею, творческий замысел, который затем ляжет в основу процедуры или расписания. Поверьте, для более чем 50 % людей сложнее всего именно «сотворение своего мира», причем не просто, чтобы назвать его, а так, чтобы еще и взять за это ответственность. Например, легко заявить «Хочу сделать карьеру», но чтобы слова стали действительностью, необходимо добавить намерение. Оно проверяется просто – разработкой четкого плана воплощения идеи. И тут начинаются... самые распространенные отговорки: «…я не могу на это повлиять», «все зависит от обстоятельств…», «не все зависит от меня…», «нельзя обещать то, в чем не уверен…» А теперь представьте себе руководителя, который впадает в ступор при необходимости разработать стратегию или определить способ достижение цели, которую ему поставила компания! Итак, делаем первый вывод: обучение таймменеджменту развивает творческие способности. Остается принять решение о том, кому из сотрудников это необходимо. Теперь вернемся к колонке 2 – «Действие». Вы, наверное, не раз сталкивались с ситуацией, когда замечательные идеи оставались лишь на бумаге? Сколько великолепных проектов погибло или разрушилось в неравной борьбе с бездеятельностью и ленью! Действия человека показывают или его мотивацию, или способность к аналитическому мышлению. Первая связана с тем, насколько привлекательны для человека цели, которые он для себя придумал. А вторая влияет на то, насколько верные выводы он делает, насколько точный план или прогноз в состоянии разработать, как хорошо просчитывает перспективы и последствия своих действий. И только потом включаются дисциплина, ответственность и воля. Трудно быть ответственным в отношении того, о чем не знаешь, правда? А зачем дисциплина нужна человеку, живущему только сегодняшним днем? И как проявлять волю, если в прошлом у человека огромное количество свидетельств того, как неправильная, неграмотная или ненужная процедура не просто не приносила пользы, а еще и разрушала уже достигнутое? Сколько клиентов компании теряют, когда менеджеры не звонят в обещанное время изза того, что они завалены задачами, или опоздывают на встречу из-за пробок в городе, или заболевают из-за регулярных перекуров на сквозняке? Один известный человек сказал: «Хочешь, чтобы работа была выполнена – поручи ее занятому человеку…» Я не уверена в точности цитаты, но совершенно согласна с ее смыслом, потому что неоднократно замечала, как много работы успевают делать те, кто делает много работы, в отличие от тех, кто создает много пены и шума. Хороший работник никогда не сопротивляется планированию, наоборот, он цепляется за него как за еще одну возможность повысить свою продуктивность. Потому что профессионалы хорошо пони- мают закон: правильное планирование сокращает время на выполнение задачи минимум на 30 %! Из этого вывод второй: хотите сделать больше – составьте план действий, т.е. график выполняемых работ. И теперь снова решать вам: чью продуктивность стоит повысить, кто принесет компании больший результат (доход)? И, наконец, колонка 3 – «Результат». Поговорим о результате. Я не являюсь сторонником идеи о том, что отсутствие результата – тоже результат. Когда слышу эту фразу, всегда хочу добавить: а отсутствие зарплаты – это тоже зарплата! Неоконченные письма, неоформленные контракты, нерешенные задачи… Сколько ненужного хранится в головах и в компьютерах! Каждая незаконченная задача – это потраченные ресурсы, недополученная прибыль и утерянное душевное равновесие. Не стоит думать, что забыть об этом – значит расстаться навсегда. Нет, каждое незавершенное действие «подвисает» в оперативной памяти разума, как открытый файл в ПК, и в результате снижается скорость мышления и оперативность, а также точность принятых решений. И как существуют программы очистки жестких дисков, точно так же есть техники расчистки«умственных завалов», применение которых значительно ускоряет мыслительные процессы и усиливает аналитические способности. Вывод третий: если «затормозил», «отформатируй» свой разум. Техника «форматирования» будет представлена в конце этой статьи. И тут уж даже думать нечего: способность завершать начатые дела нужна всем. Теперь, когда мы убедились в необходимости обучения тайм-менеджменту, давайте определим способы и инструменты. Чему учить рядовых сотрудников? Как составлять списки задач, расставлять приоритеты и выбирать главное, согласовывать задачи и встречи, вести и выполнять расписание, составлять план в пределах календарного месяца, переносить встречи и предупреждать возможные проблемы с выполнением задач, просчитывать и предусматривать риски? Для руководителей к уже названным компетенциям добавляются: планирование (на год и больше); определение ключевых областей и задач в этих областях, их делегирование и контроль исполнения; правильный анализ информации и экстраполяция опыта; организация и проведение планерок и совещаний; отслеживание выполнения сотрудниками их прямых функциональных задач и контроль качества производства в соответствии с запланированным графиком, а также работа в ситуации неопределенности и большой загрузки. Для топов, естественно, добавляем стратегическое планирование, генерирование идей, принятие решений в кризисных и жестких ситуациях, а также соблюдение тайминга в переговорах и совещаниях. Если же говорить об инструментах тайм-менеджмента, то мы можем условно разделить их на две кате- ”ΔŒ·›‚À› À –œŸÕÀ◊À› Управление персоналом-Украина № 2 (197), 2010 47 ”ΔŒ·›‚À› À –œŸÕÀ◊À› Управление персоналом-Украина № 2 (197), 2010 Табл. 2. Возможная тематика при обучении тайм-менеджменту Уровень сотрудников Темы для обучения Руководители высшего звена Руководители среднего звена Рядовые сотрудники Стратегическое планирование Коммуникационные линии Планирование и проведение совещаний Работа с информацией Личная эффективность Планирование по ключевым областям на срок не менее одного года Работа с исходящей и входящей информацией Согласование действий Графики и расписания Контроль исполнения Работа в ситуации неопределенности и высокой напряженности Планирование и выполнение задач в рамках одного месяца Согласование действий Обработка информации Работа по расписанию Работа в ситуации большого потока задач и информации Принятие и отклонение задач Отчетность гории: программные и бумажные. Удобство первых в том, что они всегда доступны офисным работникам. Однако у них есть и ряд недостатков: во-первых, для того, чтобы сотрудники использовали Outlook для тайм-менеджмента, необходимо провести специальное обучение. Во-вторых, эту программу удобно использовать только для планирования рабочего времени. В-третьих, данный инструмент неудобен тем работникам, которые встречаются с клиентами или партнерами, особенно за пределами офиса. Поэтому любому сотруднику, который хоть иногда работает за пределами офиса, жизненно необходим бумажный носитель, где будут зафиксированы: задачи и расписания на день, месяц и год, важные контакты, а также необходимая для оперативной деятельности информация. Поэтому к выбору бумажного носителя следует подходить серьезно, учитывая специфику компании и должность сотрудника. Если последний является еще и лицом компании, то стоит помнить о внешней престижности рабочих инструментов, которыми вы обеспечиваете своих ключевых специалистов. Техника «переформатирования разума», т.е. расчистки «умственных завалов». Рекомендуется применять регулярно в профилактических целях и как «скорую помощь» в авральных ситуациях: Составьте список уже начатых дел: больших и маленьких, серьезных и не очень. Сортировать и оценивать не надо: запишите все, что придет на ум. Проставьте даты завершения каждого из этих дел – некий максимальный конечный срок. Решите, кто это будет делать. Оцените действия по принципу: а – сделаю точно к назначенному сроку; b – возможно, сделаю к назначенному сроку; c – если не сделаю, то «не умру»… и вычеркните! А теперь из списка выберите действие из категории «а», которое вы сможете выполнить в течение следующих 20 минут и – сделайте его! Когда вы почувствовали удовлетворение от завершенного действия – выберите и сделайте следующее, затем следующее и следующее… Если точно следовать технике, то повышение уровня энергии гарантировано. А с новой энергией нам и новые цели по плечу, правда? Успехов! 48 Что касается способов обучения тайм-менеджменту, следует помнить о том, что в этом вопросе принципиально важной является практика. Поэтому возможны следующие формы обучения: • Для рядовых сотрудников – в виде небольших регулярных мастер-классов продолжительностью два–четыре часа, в т.ч. и в формате видеоуроков или самостоятельного прохождения материала под наблюдением специально подготовленного супервайзера; продолжительность такого обучения – до одного месяца регулярных занятий. • Для линейных руководителей предпочтительнее краткосрочные тренинги продолжительностью два–три дня. • Для руководителей высшего звена можно добавить или заменить тренинги индивидуальным коучингом на рабочем месте. Продолжительность – один–два рабочих дня в полном объеме; главное, чтобы коуч был достоин доверия как профессионал и как человек. Темы, которые целесообразно предлагать при обучении различных категорий сотрудников, представлены в таблице 2. Конечно, HR является важным помощником, на которого зачастую возлагается не только мотивация, но и обучение сотрудников. Я хорошо понимаю стремление компании максимально использовать имеющиеся ресурсы. При этом хочу сказать, что наше стремление делать все одновременно – именно та привычка, из-за которой мы получаем незавершенные действия или некачественные результаты. Думаю, использовать HR-а, являющегося фактически «комиссаром», чтобы проводить обучение техническим вещам – это скорее недальновидность, чем эффективность. В любом случае, я хочу обратить внимание на то, что научить управлять временем – значит научить управлять жизнью, поэтому учителя должны быть весьма достойными как с профессиональной, так и с личностной точки зрения. (044) 599–1950, 599–0424 [email protected] www.bogushtime.com
