ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В ОТЧЕТНОСТИ ПО ЕСВ

ОТЧЕТНОСТЬ
№ 29 (493), 21 июля 2014 г.
Людмила АРТЕМЬЕВА, редактор направления «Бухгалтерский учет
и налогообложение»
ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК
В ОТЧЕТНОСТИ ПО ЕСВ
При составлении любой отчетности, в том числе по ЕСВ, могут быть допущены
ошибки. В консультации рассмотрим общий порядок уточнения показателей
в ранее поданном отчете по ЕСВ, а также конкретные примеры исправления
допущенных ошибок.
Общие положения
Механизм составления и представления Отчета
о суммах начисленной заработной платы (дохода,
денежного обеспечения, помощи, компенсации)
застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на обязательное государственное социальное страхование в органы доходов и сборов
(далее – Отчет) (форма № Д4 (місячна), приведенная в приложении 4 к Порядку, утвержденному приказом Миндоходов и сборов от 09.09.13 г.
№ 454, далее – Порядок № 454), а также возможность исправления его показателей определены
Порядком № 454.
Согласно разд. V Порядка № 454 способы исправления ошибок, допущенных в Отчетах прошлых
периодов, зависят от нескольких факторов:
• во-первых, от срока их выявления (до или после окончания предельного срока подачи Отчета). Напомним, Отчет представляется в органы
Миндоходов в течение 20 календарных дней,
следующих за последним днем отчетного периода, которым является календарный месяц
(п. 3.1 Порядка № 454);
• во-вторых, от сути допущенной ошибки. Так,
если неправильно указаны персональные данные
о застрахованных лицах, то исправить ошибку
можно путем представления дополнительных
и(или) отменяющих форм отчетности, которые
подаются вместе с Отчетом за текущий период
(п. 5.2 Порядка № 454). А если ошибка связана
с изменением в суммах зарплаты или дохода, на
которые начисляется ЕСВ, то она исправляется
в текущей отчетности того месяца, в котором
была выявлена (п. 5.7 Порядка № 454).
Основанием для исправления ошибок в ранее
представленном Отчете является (п. 5.2, 5.4 Порядка № 454):
• выявление ошибок (недостоверных сведений)
непосредственно страхователем;
БАЛАНС-БЮДЖЕТ
Book ru.indb 23
WWW.BALANCE.UA
• получение от органа Миндоходов уведомления
о выявлении органом ПФУ недостоверных данных в Отчете.
Способы исправления
Для разных ошибок в Отчете установлены разные
способы их исправления. Остановимся на них
подробнее.
Ошибки в сведениях
о кадровых изменениях
Назовем ошибки, которые может допустить страхователь при заполнении таблицы 5 Отчета: за
предыдущий отчетный период не приведены данные о движении кадров, например, недостоверно
отражена информация:
• о дате заключения или расторжения с застрахованным лицом трудового договора;
• начале и окончании дейс твия граж данскоправового договора (далее – ГПД), кроме ГПД,
заключенного с предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в извлечении из Единого госреестра юридических
лиц и физических лиц – предпринимателей;
• зак лючении или расторжении договора с застрахованным лицом, трудоустроенным на новое рабочее место;
• начале и окончании отпуска по беременности
и родам, отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех (шести) лет.
Если в таблице 5 Отчета за предыдущий отчетный
период была допущена хотя бы одна из вышеперечисленных ошибок, исправить ее можно только
в текущем периоде. То есть вместе с Отчетом
за текущий период надо представить Отчет за
предыдущий период, содержащий титульный лист
23
17.07.2014 15:58:43
ОТЧЕТНОСТЬ
№ 29 (493), 21 июля 2014 г.
(перечень таблиц) и таблицу 5 с отметкой «Дополнительная» с правильными данными о застрахованном лице или лицах (п. 5.6 Порядка № 454).
Напомним, если за один и тот же период подаются
дополнительная и отменяющая таблицы, то к каждой из них заполняется отдельный титульный лист,
то есть они подаются как два разных Отчета (п. 5.8
Порядка № 454). Заметим, что при составлении
Отчета в электронном виде титульный лист создается автоматически.
Как видим, исправление ошибок путем представления отменяющих или дополнительных таблиц
допускается лишь в случаях, когда ошибка допущена в реквизитах страхователя или застрахованного лица.
Ошибки в сведениях
о застрахованном лице
Как исправить такие ошибки, покажем в табл. 1.
Таблица 1. Способы исправления ошибок, допущенных в персональных данных работника
Суть ошибки
1
Ошибка в сведениях о зас трахованном лице, базе начисления ЕСВ, суммах исчисленного ЕСВ или любая другая
ошибка, выявленная страхователем до
истечения срока представления Отчета
(т. е. до 20-го числа)
Ошибка в сведениях о застрахованном
лице, выявленная страхователем самостоятельно после окончания срока подачи Отчета.
Например, в таблице 5 и/или 6 искажен какой-либо показатель: Ф. И. О.
заc трахованного лица; граж данс тво;
код с трахователя; код категории застрахованного лица; код основания для
исчисления специального стажа; номер
учетной карточки застрахованного лица
(номер застрахованного лица) и др.
Способы исправления
2
Следует повторно сформировать и представить Отчет в орган
Миндоходов (п. 5.1 Порядка № 454). При этом в соответствующих
таблицах Отчета надо проставить отметку в поле «Тип: начальная».
В этом случае последний Отчет, представленный в электронной
или бумажной форме, будет считаться действительным
В периоде выявления ошибки следует сформировать два Отчета:
отменяющий и новый. Новый Отчет должен содержать: титульный
лист с перечнем таблиц; заполненную таблицу (таблицы) со статусом «Отменяющая» (в ней делается отметка напротив указанного
типа Отчета). В таблице (таблицах) повторно отражаются выявленные недостоверные сведения (на одно или несколько застрахованных лиц). При этом в отменяющую таблицу переносят информацию только о тех застрахованных лицах, в данных которых
были допущены ошибки. Одновременно вносятся правильные
данные в таблицу (таблицы) со статусом «Начальная». Остальные
данные повторяются. Вместе с таблицами нужно подать объяснительную записку о причинах изменения данных (п. 5.2 Порядка
№ 454). Правда, на практике этого не требуют.
Обратите внимание: если возникает необходимость полностью
отменить данные в таблицах 5 и 7 Отчета, представляются только
отменяющие таблицы
Страхователь в течение с ледующих 10 рабочих дней должен
одновременно представить таблицы, отменяющие выявленные
недостоверные данные о застрахованном лице (с отметкой «Отменяющие»), и таблицы с правильными данными с отметкой «Начальные» (п. 5.4 Порядка № 454)
Ошибка в сведениях о застрахованном
лице, выявленная органом ПФУ. При
этом органом Миндоходов (в течение
двух рабочих дней со дня получения
уведомления от ПФУ) с трахователю
было направлено уведомление
Ошибка в названии отчетного месяца Страхователю следует представить два Отчета: за текущий месяц
(например, май вместо июня)
(июнь) и за месяц, который неправильно указан (май) (п. 5.3 Порядка № 454)
Ошибки в суммах
начисленной зарплаты или дохода
Если ошибки были допущены в суммах начисленного дохода и ЕСВ при заполнении таблицы 6
Отчета, а значит, и таблицы 1, то их можно исправи ть только в тек ущем О т чете. При этом
показатели должны коррек тироваться в тек ущем От чете с помощью соответс твующих кодов начис л ения, указанных в г раф е 10 «Тип
24
Book ru.indb 24
начис ления» таблицы 6. Например, начис ленная в прошлых периодах зарплата, на которую
страхователем самостоятельно доначислен ЕСВ,
приводится с кодом «2». Эта же зарплата, на
с умму которой с траховате ль самос тояте льно
уменьши л излишне начис ленную с умму ЕСВ,
отражается с кодом «3». Напомним, если в результате допущенной ошибки был доначис лен
ЕСВ, с трахователю придется уплатить штрафные санкции.
WWW.BALANCE.UA
БАЛАНС-БЮДЖЕТ
17.07.2014 15:58:44
ОТЧЕТНОСТЬ
№ 29 (493), 21 июля 2014 г.
Если при заполнении таблицы 6 Отчета бухгалтер допустил ошибку в коде категории застрахованного лица (коды см. в приложении 2 к Порядку № 454), исправить ее можно так же только
в текущем Отчете. Ведь отменяющие формы подаются иск лючительно для исправления ошибок
в реквизитах страхователя или застрахованного
лица.
Если ошибки допущены
до 01.01.11 г.
В настоящее время бухгалтеры нередко обнаруживают неправильное начисление и удержание
ЕСВ из дохода, начисленного (выплаченного) до
вступления в силу Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI
«О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» (далее – Закон № 2464). Отметим, что такие
ошибки все равно придется исправлять, поскольку п. 16 ст. 25 упомянутого Закона не предусмотрено применение срока давности относительно
начисления ЕСВ, применения и взыскания сумм
недоимки, штрафов и начисленной пени. Поэтому страхователь имеет право исправить в Отчете
ошибки в суммах начисленного ЕСВ за любой период. Аналогичного мнения придерживаются специалисты Миндоходов (см. ОИР, категория 301.06).
Примеры
исправления ошибок
Рассмотрим на условных примерах, как исправить допущенные в От чете ошибки. Начнем
с ошибок, которые не приводят к изменению суммовых показателей.
Пример 1
Не указаны сведения
о кадровых изменениях
При заполнении таблицы 5 Отчета страхователь
не указал дату увольнения работника. Вместе
с тем данные о начисленной при окончательном расчете зарплате, суммах начисленного
и удержанного ЕСВ отражены в соответствующих таблицах Отчета правильно. Ошибка обнаружена после истечения предельного срока
подачи Отчета.
Поскольку ошибка не повлекла за собой изменение суммовых показателей, при ее исправлении
следует руководствоваться п. 5.6 Порядка № 454.
БАЛАНС-БЮДЖЕТ
Book ru.indb 25
WWW.BALANCE.UA
То есть вместе с Отчетом за текущий отчетный
период в орган Миндоходов надо подать:
• титульный лист (перечень таблиц Отчета);
• таблицу 5 с отметкой «Дополнительная», в которой будут приведены сведения об увольнении
работника и повторены все данные о работнике,
ранее указанные с ошибкой;
• объяснительную записку об изменении сведений (если ее потребует орган Миндоходов).
При подаче этих документов в реквизите «Отчет
за месяц» указывается отчетный период, за который подается дополнительная информация.
Пример 2
Не отражен отпуск за свой счет
Работница учреждения оформила отпуск без
сохранения зарплаты на 12 календарных дней.
Информация об этом отпуске не была отражена в графе 14 таблицы 6 Отчета. Остальные
графы этой таблицы (данные о работнице, общая сумма зарплаты и т. д.) и другие таблицы
Отчета заполнены правильно. Как исправить
ошибку?
Отметим, что эта ошибка не привела к изменению
суммовых показателей, поэтому ее можно исправить путем подачи отменяющей формы. При этом
бухгалтеру следует заполнить:
• титульный лист;
• таблицу 6 со статусом «Отменяющая», которая
должна содержать сведения об этой работнице,
отраженные в ранее поданном Отчете;
• таблицу 6 со статусом «Начальная» с указанием
исправленных данных о застрахованном лице;
• пояснительную записку (если ее потребует контролирующий орган).
Обратите внимание: суммы заработка застрахованного лица и суммы ЕСВ в таблицах 6 отменяющей и отчетной форм должны быть одинаковы.
Пример 3
Не отражен переход
из одного отпуска в другой
Работница в мае 2014 года после окончания
отпуска по беременности и родам оформила
отпуск по уходу за ребенком до достижения им
трех лет. Однако бухгалтер забыла включить
эту информацию в таблицу 5 Отчета за май.
Ошибка была обнаружена в июне. Как ее исправить?
25
17.07.2014 15:58:44
ОТЧЕТНОСТЬ
В данном случае ошибка исправляется путем подачи таблицы 5 Отчета со статусом «Дополнительная». В ней надо заполнить две строки:
• в первой – в графе 7 «Категория лица» указать
код «5», в графе 11 в колонке «Дата окончания» – дату окончания отпуска по беременности
и родам, в остальных графах – необходимые
сведения о застрахованном лице;
• во второй – в той же графе 7 прос тавить
код «6», в графе 11 в колонке «Дата начала» –
дату начала отпуска по уходу за ребенком до
достижения им трех лет, в остальных графах
повторить необходимые сведения о застрахованном лице.
Теперь рассмотрим ошибки, которые приводят
к изменению суммовых показателей.
Пример 4
Неправильно отражена
сумма декретных
Работница учреждения ушла в отпуск по беременности и родам. При заполнении таблицы 6
Отчета бухгалтер неправильно указала сумму
пособия по беременности и родам (вся сумма
была отражена одной строкой). Как исправить
ошибку?
Действительно, в таблице 6 Отчета количество
календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами должно отражаться отдельно за
каждый месяц, приходящийся на дни декретного отпуска. При этом сумма пособия тоже должна быть распределена по месяцам пребывания
в декретном отпуске (за каждый полный или неполный месяц) пропорционально количеству календарных дней месяца.
В данном с лучае ошибка бухгалтера привела
к искажению суммы начисленного пособия, поэтому исправить ее путем подачи отменяющей или
дополнительной таблицы 6 не получится. Сделать
это надо в текущем Отчете. При этом в таблице 6
необходимо заполнить несколько строк:
• в первой следует указать ранее отраженную
в Отчете за предыдущий период общую сумму
пособия с минусом. Заметим, что в исключительных случаях предусмотрена возможность
внесения в отчетность отрицательных значений
сумм дохода, в частности, при отражении сторнированных сумм отпускных и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих
периодах (абзац пятый пп. «в» п. 4.9 Порядка
№ 454);
• во второй, третьей и следующих строках надо
привести правильную сумму пособия (по ме-
26
Book ru.indb 26
№ 29 (493), 21 июля 2014 г.
сяцам с указанием количества дней, которые
приходятся на период отпуска по беременности
и родам).
Пример 5
Неправильно применены ставки ЕСВ
В учреж дении работает внутренний совмес титель. В июне ему был начис лен доход
в сумме 3 000 грн. Бухгалтер ошибочно посчитал эту выплату как вознаграждение лицу, выполняющему работу по договору гражданскоправового характера. Это значит, что он применил ставки ЕСВ в размере 34,7 и 2,6 % вместо
36,3 и 3,6 %. Ошибочные сведения попали
в таблицу 6 июньского Отчета. При этом в коде
категории застрахованного лица вместо «01»
было указано «26». Ошибка выявлена в июле
после подачи Отчета за июнь. Как ее исправить?
Эта ошибка связана с занижением суммы ЕСВ за
прошлые периоды. Ее можно исправить только
путем подачи текущего Отчета в июле (до 20-го
числа) за июнь.
В таблице 6 текущего Отчета для исправления
ошибок применяются коды типов начислений «3»
и(или) «2». При этом исправление ошибок отражается двумя строками:
• в первой, предназначенной для застрахованного лица с кодом категории «26», указывают:
в графе 10 – код типа начисления «3»; в графе 11 – период (месяц и год), который исправляется (т. е. месяц, в котором была уменьшена
сумма ЕСВ); в графах 17 и 18 – соответствующие
суммы дохода (в нашем случае – 3 000 грн.);
в графе 19 – сумму ЕСВ, удержанного из этого
дохода, – 78 грн. (3 000 грн. х 2,6 %);
• во второй, предназначенной для застрахованного лица с кодом категории «01», указывают:
в графе 10 – код типа начисления «2»; в графе 11 –
период (месяц и год), за который увеличена
сумма ЕСВ; в графах 17 и 18 – соответствующие
суммы дохода (в нашем случае – 3 000 грн.);
в графе 19 – сумму ЕСВ, удержанного из этого
дохода, – 108 грн. (3 000 грн. х 3,6 %).
Отметим, что если ошибки исправляются в электронных формах Отчета, то при внесении изменений в таблицу 6 показатели таблицы 1 будут
исправляться автоматически после проверки формы. Если ошибки исправляются в бумажном Отчете, то суммы уменьшения и доначисления удержанного ЕСВ следует отразить в соответствующих
строках таблицы 1:
WWW.BALANCE.UA
БАЛАНС-БЮДЖЕТ
17.07.2014 15:58:44
ОТЧЕТНОСТЬ
№ 29 (493), 21 июля 2014 г.
• в строке 6.3.1 «Дополнительно удержан единый
взнос: 3,6 %» пишется 108 грн.;
• строке 7.3.4 «Уменьшено удержаний: 2,6 %» –
78 грн.
Суммы увеличения и уменьшения начисленного
ЕСВ также нужно отразить соответственно:
• в строке 6.1.1 «Доначислен единый взнос (кроме
сумм, указанных в стр. 6.2): 36,76–49,7 %» –
1 089 грн. (3 000 грн. х 36,3 %);
• с троке 7.1.7 «Уменьшено начис ление единого взноса (кроме сумм, указанных в стр. 7.2):
34,7 %» – 1 041 грн. (3 000 грн. х 34,7 %).
В строке «Содержание ошибки» таблицы 1 Отчета (находится между строками 6.4 и 7) нужно
указать, что ошибка возник ла в результате неправильного применения кода категории застрахованного лица.
И в завершение рассмотрим порядок исправления
еще одной возможной ошибки, которую нельзя
отнести к вышеприведенным видам ошибок.
Пример 6
Не были начислены доход и ЕСВ
В июле 2014 года выяснилось, что одному
из работников не была начислена премия за
март 2014 года и соответственно не начислялся и не удерживался ЕСВ. В Отчете за март
эта сумма не отражалась. Что нужно сделать
бухгалтеру?
В рассматриваемой ситуации корректировать нечего: начислений не было, значит, и в Отчете нечего было отражать. Поскольку сумма премии
будет доначислена работнику в июле, отражаться
она должна в таблице 1 Отчета за июль. Объясняется это тем, что такой доход включается в зарплату июля, следовательно, в составе общего дохода
за этот месяц будет сопоставлен с максимальной
величиной дохода, подлежащей обложению ЕСВ.
В таблице 1 Отчета начисленная премия будет
включена в состав общего дохода за июль (строки 1, 2, 4), а начисленный и удержанный ЕСВ отражен в строках 3, 5, 8.
В таблице 6 такие доходы и суммы удержанного
из них ЕСВ нужно отразить одной строкой в составе зарплаты работника за июль.
Ответственность
Если ошибка привела к доначислению ЕСВ, то орган Миндоходов применит к страхователю штрафные санкции в размере 5 % суммы недоплаты за
каждый полный или неполный базовый отчетный
период, за который доначислен ЕСВ, и начислит
пеню на сумму недоимки из расчета 0,1 % такой
суммы за каждый день просрочки (ч. 10, п. 3 ч. 11
ст. 25 Закона № 2464).
ВЫВОДЫ
Если в Отчете была допущена ошибка в реквизитах страхователя или застрахованного
лица, ее можно исправить путем представления соответствующих таблиц Отчета с отметкой «Отменяющая» или «Дополнительная».
Если же ошибка выявлена в суммах начисленного дохода, а значит, и в суммах ЕСВ,
ее можно исправить только в текущем Отчете.
БАЛАНС-БЮДЖЕТ
Book ru.indb 27
WWW.BALANCE.UA
27
17.07.2014 15:58:44