7 причин найти замену электронным таблицам
реклама
7 причин найти замену электронным таблицам Top Line Revenue Summary Total Company Q1 Forecast 25M 20M 15M 10M 5M 0M Feb 15 Jan 15 Mar 15 Contract Revenue P&L Summary Apr 15 May 15 Q1 FY15 TOTAL COST OF SALES GROSS PROFIT Gross Margin % OPERATING EXPENSES Operating Margin % Jul 15 Aug 15 Sep 15 Oct 15 Nov 15 Monitoring Service Revenue Dec 15 Whole Sale Total Company TOTAL REVENUE OPERATING INCOME Jun 15 Professional Services Top Line Revenue Summary Total Company Q2 FY15 Q3 FY15 Q4 FY15 FY15 25,432,046 41,603,432 64,222,830 64,222,830 64,222,830 (19,212,883) (30,508,255) 20M 19,910,220 24,482,280 24,482,280 6,219,162 11,095,177 40,816,660 52,234,900 52,234,900 25M 24.45% 26.67% 15M 60,726,880 76,717,180 76,717,180 (4,423,624) (4,569,926) 60,726,880 76,717,180 76,717,180 1,795,538 10M 6,525,250 60,949,280 76,717,180 76,717,180 7.06% 15.68% 80,000,000 76,967180 76,967180 5M 0M Feb 15 Jan 15 Mar 15 Apr 15 May 15 Jun 15 Contract Revenue Professional Services Monitoring Service Revenue Whole Sale P&L Summary Total Company Q1 FY15 TOTAL REVENUE TOTAL COST OF SALES GROSS PROFIT Gross Margin % OPERATING EXPENSES OPERATING INCOME Operating Margin % Q2 FY15 25,432,046 41,603,432 (19,212,883) (30,508,255) 6,219,162 11,095,177 24.45% 26.67% (4,423,624) (4,569,926) 1,795,538 6,525,250 7.06% 15.68% X XLS XL S Электронные таблицы. Нравятся они нам или нет, все мы так или иначе ими пользуемся. При всех своих возможностях электронные таблицы не в состоянии удовлетворить потребности бизнеса, когда несколько команд или отделов компании должны совместно разрабатывать сложные планы, бюджеты и прогнозы. Однако несмотря на многочисленные недостатки, многие компании продолжают использовать электронные таблицы для планирования и анализа. По существу, 9 из 10 компаний все еще используют электронные таблицы для планирования, бюджетирования, анализа и составления отчетов . Почему? Для этого существует много возможных причин, начиная от привычки работать со знакомым инструментом и заканчивая убежденностью, что электронные таблицы позволяют сэкономить деньги по сравнению с другими решениями. Некоторые компании считают, что на рынке программного обеспечения просто нет других практичных альтернатив. Но выбор есть: нужно внимательно изучить все решения и найти правильное. Компании, которые отказались от электронных таблиц в пользу эффективных корпоративных решений, трансформировали свои системы планирования и подход к аналитике в многочисленных бизнес-функциях, обеспечив безопасность и масштабируемость, которые отсутствуют у электронных таблиц. 2 S В результате исследования мы выделили семь наиболее распространенных причин, по которым компании отказываются от электронных таблиц и переходят на корпоративные решения. XLS 1Контролируйте использование ваших корпоративных данных Корпоративные данные - это конфиденциальная информация. Но зачастую конфиденциальная информация (включая данные о зарплате сотрудников, бюджете компании и комиссионных за продажу) хранится и обновляется в электронных таблицах, что представляет собой угрозу для ее безопасности. Конечно, на электронные таблицы можно поставить пароль, но они в принципе не предназначены для обмена информацией между большим количеством пользователей с разными правами доступа и полномочиями. Идеальное решение в области корпоративного планирования должно иметь гибкие настройки безопасности с различными уровнями доступа, чтобы каждый сотрудник, от руководителя до рядового работника, мог безопасно участвовать в процессе планирования. Изменения должны легко отслеживаться в процессе аудита, а само решение должно иметь встроенную функцию контроля версий с возможностью восстановления старой версии, что, в свою очередь, позволит избежать потенциальной потери данных. 3 «За последние 10–15 лет у нас были разные системы: основанные на Excel®, многоформатные и т. д. Из-за большого количества партнеров нам приходилось работать в разных часовых поясах. Когда мы проанализировали этот процесс, то оказалось, что он состоит из 16 этапов и на то, чтобы сгенерировать информацию для ограниченного обзора партнеров, уходит от четырех до пяти часов в неделю». Кемпбелл Брук, международный директор по продажам Trimble Navigation Limited 2 Искореняйте ошибки 4 Знаете ли вы, что более 90% электронных таблиц содержат серьезные ошибки? Вдобавок к этому более 90% пользователей электронных таблиц убеждены, что именно их модель не содержит ошибок . Конечно, если исправить синтаксические ошибки и восстановить поврежденные макросы, все в конце концов заработает. Но из-за сложности, с которой электронные таблицы поддаются аудиту, невозможно знать наверняка, что все ошибки обнаружены и исправлены. Одни ошибки незначительны, а другие настолько серьезны, что компаниям часто приходится делать предупреждение о снижении прибыли из-за ошибок в прогнозах, которые были допущены во время сведения нескольких электронных таблиц. стали одной из причин того, что J.P. Morgan одномоментно понесла убытки в размере 6 млрд долл. США. Британская консалтинговая компания Mouchel не понаслышке знает о недостатках использования электронных таблиц. В 2011 году ошибка в электронной таблице привела к тому, что пенсионный фонд был оценен на 4,3 млн фунтов стерлингов ниже, чем стоил на самом деле. Последовавшее предупреждение о снижении прибыли привело к резкому падению курса акций Mouchel. В итоге компании пришлось обращаться за помощью к банкам3. А теперь представьте, что в такую же ситуацию попадает более крупная международная корпорация. Например, в 2012 году ошибки, допущенные во время копирования и вставки данных из одной электронной таблицы в другую, Кроме того, необходимо правильно увязать между собой сложные и разветвленные отношения между ключевыми параметрами, например центрами затрат, участками и товарами, чтобы при перемещении любого компонента иерархии все его связи и история автоматически двигалась вместе с ним без потребности в реструктуризации, необходимой в электронных таблицах. Должна быть и возможность синхронизировать данные в связанных планах, а также автоматически группировать и идентифицировать расхождения, чтобы обеспечить единообразие при работе в режиме реального времени. В каждом из случаев этих неприятностей можно было избежать, отказавшись от электронных таблиц в пользу правильного корпоративного решения в области планирования. Но как определить, какое именно решение правильное? В идеале правильное решение позволяет пользователям создавать бизнес-логику с естественным синтаксисом и хранить все правила в едином репозитории (так называемом главном хранилище пользовательской бизнес-логики), что в свою очередь обеспечивает быстрый аудит. 3 Задействуйте существующие навыки пользователей Несомненно, одним из главных достоинств электронных таблиц является то, что пользователи могут создавать и изменять модели без необходимости в изучении специализированного языка программирования, в отличие от работы со многими корпоративными приложениями, которые имеются в настоящее время на рынке. Тем не менее в своем последнем исследовании аналитический центр Forrester Research отмечается, что быстроразвивающиеся компании «вероятно, вложат больше средств в бизнестехнологии, чем крупные предприятия (в пропорциональном отношении)… а также с большей вероятностью будут внедрять инновационные технологии, например SaaS»3, — само по себе это замечательно, поскольку такие технологии приносят автономность, позволяющую меньше зависеть от ИТ. Каким образом? Правильное решение в области корпоративного планирования должно предоставлять пользователям возможность использовать естественный язык и функцию перетаскивания для создания правил бизнес-логики, а также быть понятным для всех, кто использует электронные таблицы. И компании начинают это понимать. 5 «Мы хотим, чтобы управляющие ресторанами находились в банкетных залах со своими гостями и сотрудниками, развивая и улучшая впечатления клиентов, а не сидели в кабинетах, подсчитывая прибыль за прошедшую неделю. Если эти 4–6 часов можно провести с гостями или сотрудниками, то, по моему мнению, это уже большой успех для всей организации». Джейми Бенсон, финансовый директор в сфере финансового планирования и анализа, Red Robin Gourmet Burgers and Brews 4 Повышайте производительность сотрудников Казалось бы, электронные таблицы — это отличное экономичное решение в области планирования и анализа, поскольку такое программное обеспечение всегда под рукой. Но как только приступаешь к процессу создания и редактирования моделей, который отнимает уйму времени, начинаешь понимать, что затраты гораздо выше, чем кажется на первый взгляд. Вот наглядный пример. В опросе, проведенном во время недавней веб-трансляции компаниями CFO.com и Anaplan, 42% респондентов ответили, что тратят более 20 часов в неделю на работу с электронными таблицами для планирования, бюджетирования и/или составления отчетов, — а это очень большие временные затраты на обычный ввод и изменение данных! Выбор правильного решения для корпоративного планирования повысит производительность (ROTI), позволив сотрудникам больше заниматься анализом данных, чем их созданием и редактированием. 6 «Исторически сложилось так, что более 30% времени мы тратили на планирование; а если вы столько тратите только на обработку цифр, у вас просто не хватает времени на все остальное». Страхан Уильсон, главный финансовый директор EAT 5 Ускоряйте бизнес-процессы Каждый согласится, что процессы управления, например проверка и утверждение прогнозов с прикреплением таблиц к электронным письмам, отнимают много сил, особенно для большого или быстроразвивающегося бизнеса. Компании, которые не планируют отказаться от электронных таблиц, рискуют потерять потенциал роста и расширения. Тем не менее в вышеупомянутом опросе 35% респондентов ответили, что в их компаниях 7 не запланировано время на оценивание альтернативных решений по сравнению с электронными таблицами. Такие альтернативные решения способствовали бы созданию интегрированного рабочего процесса, в котором пользователи могли бы настраивать и отслеживать статус регулярных процедур, тем самым упрощая подачу документов на рассмотрение и утверждение. А это, в свою очередь, поможет предприятию быстрее реагировать на изменения. 6 Упрощайте управление данными Многие компании до сих пор используют электронные таблицы в качестве базы данных, но ограничение объемов и двухмерность не позволяют справиться с многомерностью данных в современном бизнесе. Электронные таблицы не поддерживают функцию составления отчетов, например с помощью альтернативных иерархий или разных периодов времени. Любое обновление или изменение данных необходимо вносить вручную в принципиально разные системы, выгружать в различные электронные таблицы и проверить перед использованием. 8 Это достаточно трудоемкий процесс, на который уходит масса времени. Чтобы должным образом спланировать будущее компании, пользователи должны иметь доступ как к старым данным, так и к будущим возможностям, спрогнозированным в результате выполнения сценариев стратегического планирования, которые отсутствуют в электронных таблицах. 7 Повышайте динамичность Что это означает? Это способность четко увидеть проблему или возможность и принять меры или скорректировать курс, чтобы найти наилучшее решение. Зачем нужно расширять возможности для адаптации? Из-за потребностей вашего бизнеса быстро выявлять и осмысливать внутренние и внешние изменения и правильно на них реагировать в ситуации, когда ваши конкуренты уже умеют это делать. Чтобы лучше адаптироваться, компаниям нужно искать такое решение, которое способно увеличить производительность пользователей с помощью ускорения бизнес-процессов и оптимизации управления данными. Работники должны иметь возможность копировать и редактировать существующую модель, чтобы создать новый сценарий, быстро просматривать многочисленные итерации, которые потенциально затрагивают миллиарды значений, для получения наиболее вероятного результата, а затем быстро делиться этими данными со своими коллегами — все это невозможно реализовать с помощью электронных таблиц. 9 «Раньше мы всегда смотрели на изменения через зеркало заднего вида — и всегда видели то, что было внедрено 3–4 месяца назад. И все это из-за того, что мы работали вручную. Обычно мы снова и снова перепроверяли электронные таблицы, попутно исправляя незначительные ошибки, и к тому времени, как все было готово, уже начинался второй квартал. Благодаря Anaplan компания HP начала этот год совсем по-другому». Сью Барсамиан, старший вице-президент по непрямым мировым продажам, HP Enterprise Group, Hewlett-Packard Выводы За последние 10 лет компаниям пришлось сделать революционный шаг в развитии процессов, инструментов и технологий, поскольку клиенты стали более требовательными. Из-за быстрого роста объемов данных и развития облачных технологий постоянные изменения стали законом развития бизнеса. Хотя такие инструменты, как электронные таблицы, выполняют часть поставленных задач, их функционал ограничен. Чтобы получить дополнительную информацию о том, каким образом отказ от электронных таблиц поможет быстрее реализовать бизнес-план и оперативно реагировать на изменения, отправьте запрос на получение индивидуальной демоверсии на www.anaplan.com/demo. 10 Источники 1 “Mouchel profits blow”, Daily Express, October 7, 2011. Использован текст по состоянию на 18 ноября 2015 года. http://www.express.co.uk/finance/city/276053/Mouchel-profits-blow 11 О компании Anaplan Anaplan — облачная платформа для корпоративного планирования, в которой объединены мощная система планирования и моделирования, возможности для совместной работы в облаке и простой интерфейс для бизнес-пользователей. Клиенты Anaplan могут выбирать более чем из 100 готовых приложений для планирования в рамках Anaplan App Hub или же легко создавать собственные приложения. Anaplan — это частная компания со штаб-квартирой в Сан-Франциско и представительствами на четырех континентах. Больше информации на anaplan.ru. company/anaplan @anaplan /anaplan /+AnaplanInc 12
