управление кредитными документами с m-files

УПРАВЛЕНИЕ КРЕДИТНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ С M-FILES
Светлин Савов, M-Files / FTS
19 мая, 2015
Предназначение
решения
►
Хранение и контроль электронных документов при
оформлении договорных отношений кредитной
организации со своими клиентами
►
Отслеживание документов по клиентам и различным
финансовым продуктам (ипотека, кредит и др.)
►
Отслеживание документов по стадиям оформления сделки
(кредитный анализ, выдача и др.)
►
Контроль документов, передаваемых между
подразделениями кредитной организации
Функциональные
возможности
►
Формирование списка документов, необходимых для оформления
конкретного финансового продукта
►
Загрузка и хранение документов с привязкой к клиентскому делу и стадии
его оформления
►
Проверка наличия всех обязательных документов, требуемых для
закрытия стадий дела
►
Автоматическое формирование уникальных номеров документов
►
Хранение важной информации, такой как: сроки оформления, версии
документов и др.
►
Регистрация передачи дел на физическое хранение в архив, их изъятия из
архива и последующего возврата
►
Генерация автоматических уведомлений и разграничение прав доступа
пользователей
Структура клиентских
дел и их стадий
Стадия 1.1.1:
Выдача кредита
Клиент
Стадия 1.1:
Кредитный комитет
Кредитное дело
Стадия 1:
Кредитный анализ
…
…
Стадия 1.1.2:
Выдача кредита
…
Стадия 1.2:
Кредитный комитет
…
Стадия 1.2.1:
Выдача кредита
Стадия 1.2.2:
Выдача кредита
…
Структура объектов
внутри стадии
Ячейка документа 1
Файл документа
Ячейка документа 2
Файл документа
Ячейка документа 3
Файл документа
Ячейка документа 4
Файл документа
Стадия 1
…
…
►
Ячейка документа хранит всю необходимую информацию о
документе, который будет загружен (номер и тип документа,
является ли он обязательным для загрузки и т.д.)
Назначение
ячеек документов
►
Ячейка документа представляет документ определенного типа
►
Набор ячеек документов может регистрироваться для шаблонов
дел и использоваться для автоматического создания ячеек
документов по каждой стадии кредитного дела
►
Ячейка документа хранит всю необходимую информацию о
конкретном документе, включая его уникальный номер,
который известен еще до загрузки документа в систему
►
Ячейки позволяют идентифицировать оригиналы документов,
которые будут сканироваться и загружаться в систему
Шаблоны дел
►
►
Шаблоны дел регистрируются с целью определения набора
типов документов (ячеек документов), которые могут
загружаться в систему на стадиях дела
Набор типов документов может зависеть от типа клиента,
предлагаемого финансового продукта или департамента
Список ячеек документов
для шаблона дел
Регистрация
клиента
►
Проверка кода клиента на
уникальность и соответствие
количеству символов
Регистрация
клиентского дела
►
►
►
Первая стадия дела
(кредитный анализ) создается
автоматически
Регистратор дела
автоматически становится
ответственным за обработку
стадии кредитного анализа
Доступ к данным дела
разрешен только
ответственным сотрудникам
Стадии
и ячейки документов
►
►
Дело “Данные клиента” создается автоматически по каждому
клиенту и доступно всем пользователям, работающим с
клиентом
Набор ячеек документов создается автоматически из
соответствующих шаблонов дел
Загрузка документа
►
►
Для загрузки документа в систему его достаточно перетянуть в
представление открытого дела
Загрузку документов по стадии могут осуществлять только
ответственные за выполнение стадии пользователи
Регистрация
карточки документа
►
Номер документа автоматически заполняется
из связанной ячейки документа
Сортировка дел
и документов
►
Все документы клиентского дела сортируются по уникальному
ключу сортировки, который создается автоматически
Действия по стадиям
►
Ответственный пользователь может отказаться от дела, закрыть
стадию или само дело, администратор дел может
переназначать ответственного по стадии
Закрытие стадии
кредитного анализа
►
►
При закрытии стадии, система проверяет наличие всех
обязательных документов по стадии дела
После закрытия стадии кредитного анализа, ответственный
пользователь может добавить следующую стадию дела –
кредитный комитет
Стадия
кредитного комитета
►
Каждая добавленная стадия комитета отображается в
хронологическом порядке, ячейки документов стадии
создаются автоматически из шаблона дела
Принятие стадии
в работу
►
Поскольку стадии кредитного комитета и выдачи могут
выполняться разными пользователями, в системе
предусмотрено принятие стадии в работу
Закрытие стадии
кредитного комитета
►
После закрытия стадии кредитного комитета,
ответственный пользователь может добавить
следующую стадию дела – выдачу кредита
Контроль
передачи документов
►
При передаче документов в другое подразделение с целью их
сканирования и загрузки, ячейки таких документов отмечаются
и формируется документ передачи (чек-лист)
Подготовка чек-листа
►
Чек-лист содержит список оригиналов документов дела к
передаче и их номера
Регистрация
сканированных документов
►
При загрузке отсканированного оригинала документа в
карточке документа указывается только номер ячейки
документа
Регистрация
сканированных документов
►
►
Система автоматически определяет дело, стадию и ячейку
документа по указанному номеру документа
При использовании модуля M-Files OCR, документ может быть
привязан к делу без участия пользователя, если он сканируется
с наклейкой номера на документе
Отсутствующие
документы
►
Пользователь, ответственный за сканирование и загрузку
оригиналов документов в систему, видит список всех
отсутствующих документов
Закрытие
клиентского дела
Архивирование
дела
►
Запись регистрации дела в
архиве с указанием
физического
местонахождения
Архивирование
дела
►
Управление архивными делами включает функциональность по
регистрации таких операций, как изъятие дел из архива и
последующий возврат
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
www.m-files.com
www.fts-eu.com
+7 (495) 950-54-69
[email protected]