Буклет - PGSupplier.com

БУКЛЕТ
С ТРЕБОВАНИЯМИ P&G К СОДЕРЖАНИЮ СЧЕТОВ И
ПАКЕТА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ:
ТРАНСПОРТНЫХ УСЛУГ ПО ДОСТАВКЕ СЫРЬЯ,
УПАКОВКИ, ТОВАРОВ.
Уважаемые коллеги!
Компания «Проктер энд Гэмбл» выражает Вам свою признательность за долговременное
и эффективное сотрудничество. Для улучшения качества нашей работы в части, касающейся
своевременной оплаты счетов, просим Вас обратить внимание на приведенные в настоящем
буклете требования* к содержанию пакета документов на оплату. Соблюдение данных
требований гарантирует своевременную и беспроблемную оплату в соответствии с
договорными условиями. В то же время, отсутствие данной информации затруднит их
обработку и, таким образом, может привести к задержке оплаты. Счета, не соответствующие
данным требованиям, могут быть возвращены для корректировки. В случае возникновения
вопросов по оформлению документов в соответствии с настоящими требованиями, Вы
можете обратиться за консультацией, отправив запрос в службу поддержки отдела по
расчетам с поставщиками (Приложение №11 - адрес службы поддержки отдела по расчетам
с поставщиками). Благодарим за понимание.
*обращаем
Ваше внимание, что набор требований, содержащийся в данном буклете, сформирован на основе
текущей практики, относится к типовым случаям предоставления тех или иных видов услуг и может быть
изменен в связи с изменением действующего законодательства или внутренних требований к оформлению
документов компании «P&G».
С уважением,
Российский Бухгалтерский Сервисный Центр P&G (РБСЦ)
Russian Accounting Service Center P&G (RASC)
2
СОДЕРЖАНИЕ БУКЛЕТА
Введение
Виды расходов по транспортному договору
Перечень документов необходимых для подтверждения расходов по Договору
Перевозки
Перечень документов необходимых для подтверждения расходов по Договору
Экспедиции
Приложение №1 - Рекомендации по оформлению документов на оплату
Приложение №2 - Образец корректного счета
Приложение №3 - Образец корректного акта
Приложение №4 - Бланк Отчета Агента
Приложение №5 - Шаблон листа простоя
Приложение №6 – Образец претензии по санкциям
Приложение №7 – Образец корректного счета-фактуры (исполнителя)
Приложение №8 – Образец корректного счета-фактуры (экспедитора-посредника)
Приложение №9 - Процесс обработки и оплат счетов в P&G
Приложение №10 - Адреса компаний P&G
Приложение №11 - Адреса Службы информации и поддержки поставщиков в P&G
Приложение №12 - Сайт для поставщиков- Supplier portal
Приложение №13 - Матрица эскалации проблем
Приложение №14 - Контакты отдела по расчетам с поставщиками в бухгалтерском
сервисном центре P&G
Приложение №15 - Образец уведомления о возврате документов
3
Введение
Область расходов по доставке отличается повышенной сложностью по следующим
причинам:
 Договор транспортной экспедиции в зависимости от его существенных условий сделки
может
рассматриваться
российским
законодательством
либо
как
договор
непосредственного оказания транспортной перевозки, либо как договор посреднического
характера, разрешающий выделение вознаграждения экспедитора, но одновременно
требующий более сложного документооборота и специального бухгалтерского и налогового
учета операций по нему как у P&G так и у поставщика.
 Договор транспортной экспедиции изобилует всевозможными дополнительными расходами
и услугами, которые требуют особых правил документирования .
 Налоговое законодательство в области НДС предъявляет сложные требования к перевозкам
внешнеторгового характера.
 Транспортные документы по доставке товара важны не только для их оплаты и признания в
учете, но и для прохождения таможенного контроля, валютного контроля, правильного
распределения в расчете себестоимости, поэтому к ним предъявляются повышенные
требования по содержательности, корректности и комплектности.
 Документы по всем вспомогательным услугам, санкциям и прочим подобным расходам,
понесенным экспедитором на территории иностранных государств до ввоза импорта на
территорию РФ и выставляемые им отдельно от тарифа – обязательно должны поступать в
P&G до момента таможенного оформления импорта на территории РФ. В случае позднего
предоставления документов возможны проблемы с оплатой таких расходов.
Основные принципы, применяемые P&G при обработке входящих
документов:
 Комплект первичных документов должен полностью соответствовать согласованной в
договоре правовой природе сделки, стоимости сделки, типам покрываемых расходов.
 Комплект первичных
законодательства РФ.
документов
должен
соответствовать
требованиям
текущего
4
Виды договоров по транспортным услугам:
I. Договор Перевозки
- заключается между грузоотправителем и транспортной организацией, которая берет на себя
обязательства перевозки груза. При этом грузоотправитель осуществляет передачу груза
определенной транспортной компании, определив грузополучателя, которому предназначен
доставляемый груз.
Существенной особенностью договора перевозки в целях учета является фиксированный
тариф на перевозку без выделения вознаграждения; право перевозчика нанимать
субподрядчиков с несением за него ответственности как за своего собственного.
По договору перевозки предполагается ограниченный перечень расходов – только
транспортные услуги и санкции.
II. Договор Транспортной Экспедиции
- договор, по которому одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет
другой стороны (клиента) оказать услуги по транспортировке (экспедировании) груза.
Признается договором перевозки по тем маршрутам, в отношении которых устанавливается
фиксированный тариф без выделения экспедиторского вознаграждения.
Требует документооборота как по посреднической сделке, если экспедиторское
вознаграждение выделяется отдельно из состава цены и экспедитор несет ограниченную
юридическую ответственность за действия привлекаемых им третьих лиц. Разница между
общей стоимостью перевозки и суммой экспедиторского вознаграждения является
возмещением расходов экспедитора-посредника и поэтому должна точно соответствовать
сумме, указанной в документах третьих лиц.
Возможные виды расходов:
1. Транспортные услуги. Отличительный признак - стоимость определяется исходя из
фиксированного тарифа. В случае найма субподрядчиков поставщик не имеет права
выделять стоимость своего вознаграждения из тарифа и не обязан предоставлять расчетные
документы субподрядчиков - третьих лиц. Выставление данного вида расходов возможно
как в рамках договора перевозки, так и договора транспортной экспедиции.
2. Возмещение расходов на транспортную перевозку. Отличительный признак –
невозможно установление фиксированного тарифа и поставщику возмещаются только
потдвержденные реально понесенные им расходы по работе с субподрядчиком; поставщик
выделяет свое вознаграждение отдельно и для его получения предоставляет как свой отчет и
свои первичные документы, так и документы субподрядчиков. Выставление данного вида
5
расходов возможно только в рамках договора транспортной экспедиции, по которому
экспедитор выступает посредником.
3. Вспомогательные к перевозке услуги и работы по погрузке, перегрузке, выгрузке,
доведению товара до нужного для транспортировки или выгрузки состояния. Отличительная
особенность - не входят в тариф на перевозку, стоимость обычно определяется исходя из
фиксированного тарифа; требуют отдельного пакета документов. Выставление данного вида
расходов рекомендуется применять только в рамках договора транспортной экспедиции.
4. Санкции – штраф за простои, пени за нарушение сроков и т.п., санкции за ненадлежащее
исполнение Клиентом взятых на себя по договору экспедиции обязанностей. Отличительная
особенность – является сбором за несоблюдение каких-либо условий; размер санкций
устанавливается договором и может быть как в фиксированном денежном выражении так и в
процентном; не является объектом обложения НДС. Выставление данного вида расходов
возможно как в рамках договора перевозки, так и договора транспортной экспедиции.
5. Возмещение расходов на закупленные у третьих лиц услуги по сверхнормативному
хранению, хранению и (или) использованию контейнера сверх свободного времени. Может
предусматривать зависимость стоимости хранения от срока хранения, облагается НДС.
Выставление данного вида расходов может осуществляться только в рамках договора
транспортной экспедиции.
6. Сборы контролирующих внешних органов, выставляемые ими на Клиента и
оплачиваемые Экспедитором. Отличительная особенность - не являются деятельностью,
поэтому документальный пакет сокращен до документа, подтверждающего реальность
понесения данного расхода данным поставщиком. Выставление данного вида расходов
возможно только в рамках договора транспортной экспедиции, по которому экспедитор
выступает посредником
ВАЖНО! Расходы по данным видам услуг могут быть приняты к оплате Клиентом только в
том случае, если договором предусмотрено возмещение такого рода расходов.
6
I. ДОГОВОР ПЕРЕВОЗКИ
Перечень документов, необходимых для выставления счета за оказание
транспортных услуг:
1. Оригинал счета Исполнителя (в счете обязательна ссылка на договор, приложение,
доп.соглашение);
2. Если исполнитель услуги российский перевозчик - оригинал счета-фактуры. Если
маршрут дробный, то ставка НДС 18% применима только на участок пути по российской
территории в случае если этот отрезок маршрута по РФ оформлен отдельным транспортным
документом.
Если международный маршрут оформлен единым транспортным документом на весь путь
следования, то применяется ставка НДС 0%.
ПРИМЕРЫ:
А. На грузоперевозку по маршруту «Германия - Новомосковск» оформлен один транспортным
документом (CMR) – НДС 0% на весь маршрут
Б. На грузоперевозку по маршруту «Англия
(MOSTYN) – Новомосковск» оформлено два
транспортных документа:
-на первый отрезок пути «Англия (MOSTYN) – порт Санкт-Петербург» оформлен первый
транспортный документ (коносамент) - НДС 0%;
-на второй отрезок пути «порт Санкт-Петербург – Новомосковск» оформлен второй
транспортной документ (транспортная накладная) - НДС 18%.
3. Оригинал Акта выполненных работ (или подтвержденный реестр) со ссылкой на номер
договора и приложение (№ и дата) – 2 экземпляра;
4. Оригиналы товарно-транспортных документов по всему оплачиваемому маршруту со
всеми читаемыми отметками Грузоотправителя, Грузополучателя и таможенных органов (в
том числе и отметки о получении груза грузополучателем - печать склада, дата, время,
подпись, расшифровка подписи).
ВАЖНО! В случае если перевозчик (экспедитор) является нерезидентом – в P&G на момент
выплаты за оказанную услугу должен находиться выданный в календарном году, в котором
оплачивается счет, налоговый сертификат, заверенный уполномоченным финансовым
органом государства - налогового резидентства перевозчика (экспедитора) и апостилем.
Виды транспортных документов:
* При автомобильной перевозке по территории РФ оформляется или «товарно-транспортная
накладная» или «транспортная накладная»
* При международной автомобильной перевозке оформляется «CMR»
* При морской перевозке оформляется «коносамент»
* При авиаперевозках оформляется «авиатранспортная накладная»
7
* При железнодорожной перевозке оформляется «железнодорожная накладная»
*Если по маршруту выставляется несколько СМР,Т-1, авианакладных или коносаментов –
предоставляться должны все из них.
Примечание:
В случае несоответсвия данных при заполнении CMR п.1 "Отправитель" и п.4 "Место и дата
загрузки" обязательно наличие первоначальной CMR, подтверждающей первоначальный участок
маршрута (может возникать в случае использования консолидированного склада или при перегрузе
груза).
Перечень документов, необходимых для выставления счета за простои
(санкция).
Примечания: нормы простоев должны быть подтверждены в договоре
Простои – это штрафы, НДС не облагаются!
1. Оригинал счета (обязательный атрибут – ссылка на договор, приложение, допсоглашение
где описаны простои);
2. Копии Товарно-транспортных документов (CMR, ТТН и т.д.) с отметкой склада о
прибытии и убытии а/м с разгрузки\погрузки, с подписью сотрудника склада и печатью
(копии должны быть заверены подписью и печатью Исполнителя);
3. Оригинал карты простоев (листа простоев, транспортного протокола). В зависимости от
простоя (под загрузкой/разгрузкой) должен быть заполнен соответсвующий раздел.
Обязательно должны быть отражены следующие данные: номер транспортного средства и
транспортной накладной, дата и время прибытия а/м на таможню, печать и подпись
таможенного отдела, дата и время прибытия, убытия машины под разгрузку (загрузку),
печать склада, подпись и расшифровка сотрудника склада.
4. Акты выполненных работ не оформляются! (это не услуги)
5. Счет-фактура не оформляется! (штрафные санкции не являются объектом обложения
НДС)
ВАЖНО! В случае, если перевозчик (экспедитор) является нерезидентом – в P&G на момент
выплаты за простой должен находиться выданный в календарном году, в котором
оплачивается счет, налоговый сертификат, заверенный уполномоченным финансовым
органом государства - налогового резидентства перевозчика (экспедитора) и апостилем.
8
Перечень документов, необходимых для выставления счета за не
предъявление груза к перевозке и другие случаи нарушения условий
договора (санкции).
Рассматриваются как штрафные санкции согласно договора.
1. Оригинал счета
2. Претензия (Приложение №8) или любой другой документ поставщика, содержащий
следующие сведения:
- наименование юридического Лица, выставляющего претензию;
- наименование юридического Лица, в отношении которого выставляются санкции;
- ссылка на условия договора, подтверждающие правомерность предъявления санкций
( с указанием номера и пункта договора);
- краткое описание причины обращения, позволяющие определить обоснованность
претензии (в т.ч. расчет претензионной суммы и подтверждающие факт нарушения
документы);
- указание предлагаемого метода расчетов, включая банковские реквизиты выставляющего
юридического Лица;
- подпись, расшифровка подписи и печать со стороны юридического Лица, выставляющего
данную претензию;
- подпись, расшифровка подписи и печать со стороны юридического Лица, в чей адрес
данная претензия выставлена.
ВАЖНО! Счет-фактура не выставляется, поскольку штрафные санкции не являются
объектом обложения НДС. Акт не составляется так как это не услуга.
Перечень документов, необходимых для выставления счета
перечисленные выше, согласуется в индивидуальном порядке.
за
услуги,
не
9
II. ДОГОВОР ЭКСПЕДИЦИИ
Экспедитор выступает в роли:
А. ИСПОЛНИТЕЛЬ
Б. ПОСРЕДНИК
А. ИСПОЛНИТЕЛЬ - ЭКСПЕДИТОР ОКАЗЫВАЕТ УСЛУГИ ОТ СВОЕГО ЛИЦА
БЕЗ ВЫДЕЛЕНИЯ ЭКСПЕДИТОРСКОГО ВОЗНАГРАЖДЕНИЯ ИЗ СОСТАВА
ТАРИФА.
Перечень документов, необходимых для выставления счета за оказание
транспортных услуг:
1. Оригинал счета Исполнителя (в счете обязательна ссылка на договор, приложение, доп.
соглашение);
2. Если исполнитель услуги российский - оригинал счета-фактуры. Если маршрут дробный,
то ставка НДС 18% применима только на участок пути по российской территории в случае
если этот отрезок маршрута по РФ оформлен отдельным транспортным документом;
Если международный маршрут оформлен единым транспортным документом на весь путь
следования, то применяется ставка НДС 0%.
ПРИМЕРЫ:
А. На грузоперевозку по маршруту «Германия - Новомосковск» оформлен один транспортный
документ (CMR) – НДС 0% на весь маршрут
Б. На грузоперевозку по маршруту «Англия (MOSTYN) – Новомосковск» оформлено два
транспортными документами:
- на первый отрезок пути «Англия (MOSTYN) – порт Санкт-Петербург» оформлен первый
транспортный документ (коносамент) - НДС 0%;
- на второй отрезок пути «порт Санкт-Петербург – Новомосковск» оформлен второй
транспортной документ (транспортная накладная) - НДС 18%.
3. Оригинал Акта выполненных работ (или подтвержденный реестр) со ссылкой на номер
договора и приложение (№ и дата) – 2 экземпляра;
4. Оригиналы товарно-транспортных документов по всему оплачиваемому маршруту со
всеми читаемыми отметками Грузоотправителя, Грузополучателя и таможенных органов ( в
том числе и отметки о получении груза грузополучателем - печать склада, дата, время,
подпись, расшифровка подписи).
10
ВАЖНО! В случае, если перевозчик (экспедитор) является нерезидентом – в P&G на момент
выплаты за оказанную услугу должен находиться выданный в календарном году, в котором
оплачивается счет, налоговый сертификат, заверенный уполномоченным финансовым
органом государства - налогового резидентства перевозчика (экспедитора) и апостилем.
Виды транспортных документов:
* При автомобильной перевозке по территории РФ оформляется или «товарно-транспортная
накладная» или «транспортная накладная»
* При международной автомобильной перевозке оформляется «CMR»
* При морской перевозке оформляется «коносамент»
* При авиаперевозках оформляется «авиатранспортная накладная»
* При железнодорожной перевозке оформляется «железнодорожная накладная»
* Если по маршруту выставляется несколько СМР, Т-1, авианакладных или коносаментов –
предоставляться должны все из них.
Примечание:
В случае несоответсвия данных при заполнении CMR п.1 "Отправитель" и п.4 "Место и дата
загрузки" обязательно наличие первоначальной CMR, подтверждающей первоначальный участок
маршрута (может возникать в случае использования консолидированного склада или при перегрузе
груза).
Перечень документов, необходимых для выставления счетов по
вспомогательным к перевозке услугам и работам ( погрузочно/разгручные
и прочие работы), не входящие в тариф на перевозку.
- если в договоре четко прописаны тарифы на такие виды услуг:
1. Оригинал Счета
доп.соглашение);
(обязательный
атрибут
–
ссылка
на
договор,
приложение,
2. Оригинал акта оказанных услуг/выполненных работ;
3. Оригинал счета-фактуры, если Исполнитель российский;
ВАЖНО! При дополнительных работах по внутрироссийскому маршруту применяется
ставка НДС 18%.
При дополнительных работах по международному маршруту применяется ставка НДС 0%
(согласно ст.164 НК РФ). Возможно выставление ставки НДС 18% по дополнительным
работам, относящимся к российскому отрезку международного дробного маршрута в случае
если этот отрезок оформлен отдельным транспортным документом. При этом сведения в
пакете документов на оплату доп. работ должны доказывать принадлежность работ к этому
отрезку маршрута.
11
4. Копии товарно-транспортных документов с отметками о прибытии груза в пункты
назначения, заверенные подписью и печатью Исполнителя, для подтверждения того, что
выполненные работы связаны именно с грузом - заказчика.
Перечень документов, необходимых для выставления счета за простои
(санкция).
Примечания: нормы простоев должны быть подтверждены в договоре
Простои – это штрафы, НДС не Облагаются!!!
1. Оригинал счета (обязательный атрибут – ссылка на договор, приложение, допсоглашение
где описаны простои);
2. Копии товарно-транспортных документов (CMR, ТТН т.д.) с отметкой склада о
прибытии и убытии а/м с разгрузки (погрузки), с подписью сотрудника склада и печатью
(копии должны быть заверены подписью и печатью Исполнителя);
3. Оригинал карты простоев (листа простоев, транспортного протокола). В зависимости от
простоя (под загрузкой/разгрузкой) должен быть заполнен соответсвующий раздел.
Обязательно должны быть отражены следующие данные: номер транспортного средства и
транспортной накладной, дата и время прибытия а/м на таможню, печать и подпись
таможенного отдела, дата и время прибытия, убытия машины под разгрузку (загрузку),
печать склада, подпись и расшифровка сотрудника склада;
4. Акт выполненных работ не оформляются! (это не услуги)
5. Счет-фактура не оформляется!
Перечень документов, необходимых для выставления счета за не
предъявление груза к перевозке и другие случаи нарушения условий
договора (санкции).
Рассматриваются как штрафные санкции согласно договора.
1. Оригинал счета
2. Претензия или любой другой документ поставщика, содержащий следующие сведения:
- наименование юридического Лица, выставляющего претензию;
- наименование юридического Лица, в отношении которого выставляются санкции;
- ссылка на условия договора, подтверждающие правомерность предъявления санкций
( с указанием номера и пункта договора);
12
- краткое описание причины обращения, позволяющие определить обоснованность
претензии (в т.ч. расчет претензионной суммы и подтверждающие факт нарушения
документы);
- указание предлагаемого метода расчетов, включая банковские реквизиты выставляющего
юридического Лица;
- подпись и печать со стороны юридического Лица, выставляющего данную претензию;
- подпись и печать со стороны юридического Лица, в чей адрес данная претензия
выставлена.
ВАЖНО! Счет-фактура не выставляется, поскольку штрафные санкции не являются
объектом обложения НДС. Акт не составляется так как это не услуга.
Перечень документов, необходимых для выставления счетов за
сверхнормативное хранение, хранение
и (или)
использование
контейнеров сверх свободного времени.
Согласно существующей практике делового оборота обычно считается мерой
ответственности, т.е. санкцией за нарушение условий договора. Если договором факт
сверхнормативного хранения рассматривается как нарушение условий договора и
карается штрафной санкцией, не может рассматриваться как объект обложения НДС.
1. Оригинал Счета
2. Оригиналы документов, подтверждающие сроки хранения/использования с указанием
конкретных дат (сохранные расписки, приемо-сдаточные ордера или квитанции о приемке и
выдачи с хранения - в зависимости от выписываемых документов)
3. Копии товарно-транспортных документов с читаемыми отметками Грузополучателя,
Грузоотправителя и таможенных органов (в том числе отметки о получении товара груза),
заверенные подписью и печатью Исполнителя, для подтверждения того, что штрафные
санкции возникли по исполнению услуги связанной с грузом Заказчика.
4. В случае использования контейнера сверх свободного времени за пределами порта также
необходимо предоставить документ, подтверждающий дату сдачи контейнера в порт (копия
квитанции либо другого документа).
13
Б. ПОСРЕДНИК-ЭКСПЕДИТОР ОКАЗЫВАЕТ УСЛУГИ ОТ СВОЕГО ЛИЦА
С ВЫДЕЛЕНИЕМ ЭКСПЕДИТОРСКОГО ВОЗНАГРАЖДЕНИЯ ИЗ СОСТАВА
ТАРИФА (выступает в роли Посредника).
Перечень документов, необходимых для выставления счетов по
возмещению расходов на транспортную перевозку:
Экспедитор предоставляет:
1. Копия Счета Исполнителя (3-го лица), заверенная подписью и печатью Экспедитора
2. Копия Акта оказанных услуг/выполненных работ Исполнителя (3-го лица), заверенная
подписью и печатью Экспедитора
3. Копия Счета-фактуры Исполнителя (3-го лица), заверенная подписью и печатью
Экспедитора
4. Копии товарно-транспортных документов (коносамент, CMR, ТТН и т.д.) с читаемыми
отметками Грузоотправителя, Грузополучателя и таможенных органов (в том числе и
отметки в получении), заверенные подписью и печатью Экспедитора, для подтверждения
того, что выполненные работы связаны именно с грузом Заказчика
5. Счет Экспедитора (оригинал). В счете обязательна ссылка на договор, приложение,
доп.соглашение
6. Отчет Экспедитора (оригинал)
7. Счет-фактуру Экспедитора (оригинал)
Примечание: В документах выставленных Экспедитором - Посредником в адрес компании
Проктер энд Гэмбл, информация по выполненным работам должна зеркально отражать
информацию документов 3-х лиц - Исполнителей, как в наименовании услуги, так и в сумме
понесенного расхода.
Перечень документов, необходимых для выставления счетов по
вспомогательным к перевозке услугам и работам ( погрузочно/разгручные
и прочие работы), не входящие в тариф на перевозку.
- если в договоре не прописаны тарифы
1. Копия Счета Исполнителя (3-го лица), заверенная подписью и печатью Экспедитора
2. Копия Акта оказанных услуг/выполненных работ Исполнителя (3-го лица), заверенная
подписью и печатью Экспедитора
14
3. Копия Счета-фактуры Исполнителя (3-го лица), заверенная подписью и печатью
Экспедитора
4. Копии товарно-транспортных документов (коносамент, CMR, ТТН и т.д.) с читаемыми
отметками Грузоотправителя, Грузополучателя и таможенных органов (в том числе и
отметки в получении), заверенные подписью и печатью Экспедитора, для подтверждения
того, что выполненные работы связаны именно с грузом - Заказчика.
5. Счет Экспедитора (оригинал)
6. Отчет Экспедитора (оригинал)
7. Счет-фактура Экспедитора (оригинал)
Перечень документов, необходимых для выставления счета за простои
(санкция).
Простои – это штрафы, НДС не Облагаются!!!
1. Копия Счета Исполнителя (3-го лица), заверенная подписью и печатью Экспедитора.
2. Копии товарно-транспортных документов (CMR, ТТН т.д.) с отметкой склада о
прибытии и убытии а/м с разгрузки (погрузки), с подписью сотрудника склада и печатью
(копии должны быть заверены подписью и печатью Экспедитора)
3. Копия карты простоев (либо другого документа, подтверждающего период простоя),
заверенная подписью и печатью Экспедитора. Обязательно должны быть отражены
следующие данные: номер транспортного средства и транспортной накладной, дата и время
прибытия а/м на таможню, печать и подпись таможенного отдела, дата и время прибытия,
убытия машины под разгрузку (загрузку), печать склада, подпись и расшифровка сотрудника
склада
4. Оригинал счета Экспедитора (обязательный атрибут – ссылка на договор, приложение,
допсоглашение)
5. Акт выполненных работ не оформляются! (это не услуги)
6. Счет - Фактура не оформляется!
15
Перечень документов, необходимых для выставления счетов за
сверхнормативное хранение, хранение
и (или)
использование
контейнеров сверх свободного времени.
Согласно существующей практике делового оборота считается мерой ответственности, т.е.
санкцией за нарушение условий договора. Если по условиях договора между
экспедитором и третьими лицами факт сверхнормативного хранения рассматривается
как нарушение договорных условий и карается штрафной санкцией, не может
рассматриваться как объект обложения НДС.
1. Копия Счета Исполнителя (3-го лица), заверенная подписью и печатью Экспедитора;
2. Копии документов (заверенные подписью и печатью Экспедитора), подтверждающие
сроки хранения/использования с указанием конкретных дат (сохранные расписки, приемосдаточные ордера или квитанции о приемке и выдачи с хранения - в зависимости от
выписываемых документов)
3. Копии товарно-транспортных документов с читаемыми отметками Грузополучателя,
Грузоотправителя и таможенных органов (в том числе отметки о получении товара груза),
заверенные подписью и печатью Экспедитора, для подтверждения того, что штрафные
санкции возникли по исполнению услуги связанной с грузом Заказчика
4. В случае использования контейнера сверх свободного времени за пределами порта также
необходимо предоставить документ, подтверждающий дату сдачи контейнера в порт (копия
квитанции либо другого документа)
5. Оригинал счета Экспедитора (обязательный атрибут – ссылка на договор, приложение,
доп. соглашение)
Перечень документов, необходимых для выставления счетов за
сверхнормативное хранение, хранение
и (или)
использование
контейнеров сверх свободного времени.
Может быть классифицирован как услуга, но такой подход к юридической квалификации
данных сборов является редко используемым в сложившейся практике.
Если по условиях договора между экспедитором и третьими лицами сверхнормативное
хранение определено как отдельных предмет договора (дополнительные услуги по
определенному тарифу), то является объектом обложения НДС.
1. Копия Счета Исполнителя (3-го лица), заверенная подписью и печатью Экспедитора.
2. Копия Акта оказанных услуг/выполненных работ Исполнителя (3-го лица), заверенная
подписью и печатью Экспедитора.
16
3. Копия Счета-фактуры Исполнителя (3-го лица), заверенная подписью и печатью
Экспедитора
4. Счет Экспедитора (оригинал)
5. Отчет Экспедитора (оригинал)
6. Счет-фактуру Экспедитора (оригинал)
7. Копии товарно-транспортных документов (коносамент, CMR, ТТН и т.д.) с читаемыми
отметками Грузоотправителя, Грузополучателя и таможенных органов (в том числе и
отметки в получении), заверенные подписью и печатью Экспедитора, для подтверждения
того, что выполненные работы связаны именно с грузом - Заказчика.
8. Копия договора или письмо или иной любой документ юр.лица, выставляющего такой вид
расхода, подтверждающего что данное юр.лицо действительно расценивает такой вид
расхода как услугу.
9. В случае использования контейнера сверх свободного времени за пределами порта также
необходимо предоставить документ, подтверждающий дату сдачи контейнера в порт (копия
квитанции либо другого документа).
17
Приложение №1
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПАКЕТА ДОКУМЕНТОВ НА ОПЛАТУ
Документы, которыми оформляются хозяйственные оперции с денежными средствами,
подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными
на то лицами (с указанием наименования, номера и даты документа, дающего право
подписи). Содержание всех первичных документов должно быть в каждом документе
комплекта и полностью соответствовать формулировкам в договоре. Если договор имеет
агентский характер - то требование распространяется и на содержание документов третьих
лиц.
Счет должен содержать следующие обязательные реквизиты:












наименование, номер и дату составления документов
наименование и адрес организации, от имени которой составлен документ
ИНН, КПП, банковские реквизиты перевозчика
наименование, адрес покупателя, ИНН и КПП
содержание хозяйственной операции, с указанием номера договора и действующего
приложения по тарифам на конкретный маршрут
номер и тип транспортного средства, наименование морской линии, номер транспортной
накладной (для сверки с транспортными накладными и таможенными декларациями и
указанным в договоре тарифом)
если установлены разные тарифы по дробному маршруту, то части маршрута по разным
тарифам должны быть выставлены разными строками, чтобы можно было проверить
корректность примененного тарифа
в случае исчисления стоимости перевозки по конкретному маршруту используются
коэффициенты, на основании которых стоимость перевозки может меняться, наличие
детального расчета итоговой суммы обязательно
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, количество
и цена предоставляемых услуг, общая сумма счета цифрами и прописью, ставка и сумма
НДС (если применяется)
валюта документа должна соответствовать валюте стоимости, установленной договором.
Т.е., если договором установлен тариф в рублях, то пакет документов должен быть
выставлен в рублях. Если договором установлен тариф в у.е. (EUR, USD), то пакет
документов должен быть выставлен в у.е. (EUR, USD).
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления
личные подписи указанных лиц (их расшифровка), печать организации. Если счет
подписывает уполномоченное лицо, необходимо делать ссылку на доверенность,
дающую право подписи.
18
 Если закупка осуществлялась по РО-схеме (во время заказа вам сообщили номер РО), то
дополнительно необходимо указывать:
- Номер строки в РО по каждому наименованию
- Для товаров, номер материала в нашей системе по каждому наименованию
 В случае осуществления заказа не по РО-схеме на счете просим обязательно указывать
ответственного сотрудника в P&G, который заказывал услуги. Отсутствие данной
информации существенно затруднит идентификацию счета в нашей системе, что
потенциально может привести к задержке оплаты.
Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:










наименование, номер и дату составления документов
наименование и адрес организации, от имени которой составлен документ
наименование заказчика
содержание хозяйственной операции, с указанием номера договора и действующего
приложения по тарифам на конкретный маршрут
номер и тип транспортного средства, наименование морской линии, номер транспортной
накладной (для сверки с транспортными накладными и таможенными декларациями и
указанным в договоре тарифом)
если установлены разные тарифы по дробному маршруту, то части маршрута по разным
тарифам должны быть выставлены разными строками, чтобы можно было проверить
корректность примененного тарифа
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, количество
и цена предоставляемых услуг, общая сумма счета цифрами и прописью, ставка и сумма
НДС (если применяется)
валюта документа должна соответствовать валюте стоимости, установленной договором.
Т.е., если договором установлен тариф в рублях, то пакет документов должен быть
выставлен в рублях. Если договором установлен тариф в у.е. (EUR, USD), то пакет
документов должен быть выставлен в у.е. (EUR, USD).
наименование должностей лиц, ответсвенных за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления
личные подписи указанных лиц и их расшифровка, печать организации. Если счет
подписывает уполномоченное лицо, необходимо делать ссылку на доверенность,
дающую право подписи.
Транспортная накладная должна быть оформлена на бланке, утвержденном
Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. N272 «Об утверждении правил
перевозок грузов автомобильным транспортом». В транспортной накладной должны быть
заполнены следующие поля:
 Грузоотправитель - полное или сокращенное наименование, место нахождения
 Грузополучатель - полное или сокращенное наименование, место нахождения
19
 Наименование груза - наименование груза, количество груза.
 Сопроводительные документы на груз - полный перечень товаросопроводительных
документов: счета, счета-фактуры, товарной накладной, ГТД (если применимо) и иные
сопроводительные документы.
ВАЖНО! При перечислении товаросопроводительных документов обязательно делать
ссылку на их номер и дату.
 Указания грузоотправителя - при объявлении ценности груза указывается его ценность
 Прием груза - дата и время подачи автотранспорта под погрузку согласно договор,
фактическое время и дата подачи автотранспорта
 Сдача груза - дата и время подачи автотранспорта под выгрузку согласно договору,
фактическое время и дату подачи автотранспорта
 Условия перевозки - графа не должна быть пустой, можно сослаться на договор (согласно
условиям договора №...).
 Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению - юридические лица и
индивидуальные предприниматели проставляют оттиск печати
 Перевозчик - лицо, ответственное за перевозку, и водитель автотранспорта, их телефоны.
 Транспортное средство - регистрационный номер транспортного средства,
грузоподъемность в тоннах и вместимость в кубических метрах, Оговорки и замечания заполняется после погрузки
 Прочие условия - при перевозке опасных, крупногабаритных или тяжеловесных грузов
указывается номер, дата и срок действия специального разрешения, а также маршрут
перевозки.
 Переадресовка - заполняется, если в пути изменился адрес доставки груза
 Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы - указываются
итоговые суммы. В случае невозможности указать суммы, допустимо заполнение
данного раздела по следующему шаблону: «по тарифу согласно договору № __ от ____г.»
 Отметки грузоотправителей, грузополучателей и перевозчиков - заполняется при
нарушении условий договора. Заинтересованной стороной составляется акт о нарушении,
о факте его существования делается пометка
 Дата составления и подписи сторон – должны присутствовать подписи и печати
грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя. Любые исправления заверяются
подписями и печатями всех сторон по документу.
 Подписи, а именно:
 Принимая заказ на доставку товара к исполнению, перевозчик ставит печать и подпись
в разделе 9 «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению».
 При погрузке и выгрузке товара поставщик и покупатель ставят печати и подписи
соответственно в разделах 6 «Прием груза» и 7 «Сдача груза».
 Поставщик и перевозчик расписываются в разделе 16 «Дата составления, подписи
сторон», подтверждая тем самым факт оказания транспортных услуг и их стоимость (п. 9
Правил № 272).
20
Товарно-транспортная накладная (Т-1) остается действующей, однако Постановлением
Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. N272 введена транспортная накладная, которая по
своему содержанию полностью дублирует транспортный раздел Т-1. Следовательно, в
настоящий момент обе формы являются правомерными, при этом P&G рекомендует более
новый формат (транспортную накладную в комплекте с товарной накладной).
ТТН заполняется в соответствии с Инструкцией Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N
30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 (ред. от 28.11.1997)
"О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом",составляется в
рублях. Заполнение товарного и транспортного раздела обязательны. В случае передачи
товара, стоимость которого выражена в условных единицах, необходимо включить в ТТН
дополнительные графы с ценой и суммой в условных единицах. Бланк ТТН утвержден
Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных
документах».
Счета-фактура должен быть оформлен на типовом бланке, в соответствии с НК РФ и
содержать обязательные пункты:
 наименование, номер и дату составления документа
 наименование и адрес организации, от имени которой составлен документ
 ИНН, КПП, юридический адрес поставщика
 наименование покупателя, его ИНН и КПП, юридический адрес покупателя
 содержание хозяйственной операции (полностью совпадает с наименованием услуги в
соответсвующем приложении, НЕ ДОПУСКАЕТСЯ ОПИСАНИЕ НА ИН.ЯЗЫКАХ), с
указанием номера договора/ действующего приложения
 измерители хозяйственной операции в денежном выражении, количество и цена
предоставляемых услуг, общая сумма счета цифрами и прописью, ставка и сумма НДС
(если применяется)
 наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления
 личные подписи, расшифровка подписей указанных лиц (рук-ль организации и гл.
бухгалтер либо уполномоченные лица – с указанием номера и даты доверенности)
 В связи с необходимостью в целях налога на прибыль учета обязательств в
условных единицах по курсу на день прихода и возможностью указания в счетахфактурах дополнительных реквизитов и показателей, для ускорения проверки и
обработки документации мы просим Вас обязательно дополнительно указывать в счетфактуре следующую информацию: Стоимость (без НДС) в условных единицах, сумма
НДС в условных единицах.
ВАЖНО! Если поставщик является агентом, в счете-фактуре в строке 1 - « Продавец»
указывается наименование третьего лица, фактически оказавшего услугу, в строке 6
«Покупатель» компанию P&G, а в дополнительной строке 8 указывать наименование
агента (пожалуйста, смотрите в примере образец корректно оформленного счета-фактуры
для посреднических операций).
Для вашего удобства в приложении к данному документу вы найдете шаблоны счетов, которые
полностью соответствуют вышеуказанным требованиям.
21
Приложение №2
ОБРАЗЕЦ СЧЕТА
КБ «БАНК» ООО
Банк получателя
ИНН
КПП
0000000000
000000000
БИК
000000000
Сч. №
Сч. №
00000000000000000000
00000000000000000000
ООО «ПОСТАВЩИК»
Получатель
СЧЕТ № 000 от 1 января 2011 г
Поставщик:
Покупатель:
ООО «Перевозчик» ИНН 0000000000, КПП 000000000,
ООО «ПЕРЕВОЗЧИК», г. Москва, ул. Первая, дом 1, строение 1, офис 111
тел.: (495) 111-11-11
ООО «Проктер энд Гэмбл - Новомосковск», ИНН
7101006354, КПП 710150001
301650, Россия, г.Новомосковск Тульской обл.,
Комсомольское шоссе, 64
Договор № .... от.... (приложение по тарифам № ... от...)
Номер заказа (РО)
Оригинатор (контактное лицо со стороны P&G):: ФИО, тел., эл.адрес
Контактное лицо со стороны испонителя:ФИО, тел., эл.адрес
№
1
2
Наименование услуг
ХХХХ услуга за период ХХХ, по маршруту
ХХХ , №машины, дата загрузки, №ТТН
ХХХХ услуга за период ХХХ, по маршруту
ХХХ , №машины, дата загрузки, №ТТН
Единица
измерения
Количество
Цена, руб
услуга
1
25,000.00
25,000.00
услуга
1
20,000.00
20,000.00
Итого, руб:
45,000.00
НДС 0%:
8,100.00
Всего к оплате, руб:
53,100.00
Всего наименований 2 , на сумму пятдесят три тысячи сто рублей руб. 00 коп.
Руководитель предприятия:
(_И. Иванов )
Главный бухгалтер:
(_П. Петров_)
Примечания:
Сумма,
руб
22
Приложение №3
ОБРАЗЕЦ АКТА
Акт №000 от 1 января 2011 г.
Исполнитель: ООО «Перевозчик», ИНН/КПП 0000000000/000000000, индекс, область, город, ул., д.
Заказчик: ООО Проктер энд Гэмбл-Новомосковск, ИНН 7101006354/710150001, 301650,
Тульская обл., г.Новомосковск, ул.Комсомольское шоссе, д.64
№
1
2
Наименование услуг
ХХХХ услуга за период ХХХ, по маршруту
ХХХ , №машины, дата загрузки, №ТТН
ХХХХ услуаа за период ХХХ, по маршруту
ХХХ , №машины, дата загрузки, №ТТН
Единица
измерения
Количество
Цена, руб
Сумма,
руб
услуга
1
25,000.00
25,000.00
услуга
1
20,000.00
20,000.00
Итого, руб:
45,000.00
НДС 0%:
8,100.00
Всего к оплате, руб:
53,100.00
Всего оказано услуг на сумму: пятдесят три тысячи сто рублей руб. 00 коп.
Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок согласно договора №..... от...... (тариф
согласно приложения № .... от.....). Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг
не
имеет.
Исполнитель
Заказчик
Должность
Должность
Подпись/ Расшифровка подписи
Подпись/ Расшифровка подписи
М.П.
М.П.
23
Приложение №4
БЛАНК ОТЧЕТА АГЕНТА
Общество с ограниченной ответственностью «______________ »
ОТЧЕТ
по исполнению договора №
от
за период с ______ по_______
« » _______2011
ООО «_________», именуемое в дальнейшем «Агент», в лице директора __________________,
действующего на основании Устава, в рамках исполнения поручения по договору №____ от _____
представляет ООО «Проктер энд Гэмбл-Новомосковск» именуемому в дальнейшем Принципал»,
настоящий отчет о нижеследующем:
За период с _____ по_____ по поручению «Принципала» «Агент»осуществил организацию
выполнения следующих услуг:
-транспортно-экспедиторское обслуживание ……………….
При исполнении указанного «Агентом» были понесены расходы на общую сумму ________
(________________), что подтверждается документами (их копиями), приложенными к настоящему
отчету.
Размер агентского вознаграждения за вышеуказанный период согласно п.__ соглашения № ___
договора №___ от ____ составляет ___% от суммы расходов, произведенных « Агентом» (с учетом
НДС), а именно ______(_____________________), в т.ч. НДС 18%.
Агент: ООО «__________»
Генеральный директор:
______________________________ расшифровка подписи
Принципал: ООО «Проктер энд Гэмбл-Новомосковск» ___________ расшифровка подписи
Печати
24
Приложение №5
ШАБЛОН ЛИСТА ПРОСТОЯ
Demurrage List
Лист учёта простоя
It is obligatory for filling out. Copy can be requested by the Customer for idle time verification.
Лист обязателен для заполнения. Копия может быть запрошена Грузополучателем для
подтверждения простоя.
For a filling out by driver: / Для заполнения водителем:
Truck / Plate no.:
CMR waybill no.:
Номер грузовика /
прицепа
Номер транспортной
накладной
Isotainer no.:
Cargo:
Номер изотейнера
Груз
Arrival to Novomoskovsk
Прибытие в Новомосковск
Registration at Customs
Подача документов в Таможню
Arrival to Bonded Warehouse
Прибытие на СВХ
Departure from Bonded Warehouse
Убытие с СВХ
__.__.____
Date / Дата
___ : ___
Time / Время
_________________
Signature / Подпись
__.__.____
Date / Дата
___ : ___
Time / Время
_________________
Signature / Подпись
__.__.____
Date / Дата
___ : ___
Time / Время
_________________
Signature / Подпись
__.__.____
Date / Дата
___ : ___
Time / Время
_________________
Signature / Подпись
__.__.____
Date / Дата
___ : ___
Time / Время
_________________
Signature / Подпись
__.__.____
Date / Дата
___ : ___
Time / Время
_________________
Signature / Подпись
__.__.____
Date / Дата
___ : ___
Time / Время
_________________
Signature / Подпись
__.__.____
Date / Дата
___ : ___
Time / Время
_________________
Signature / Подпись
Stamp / Печать
Arrival to Contract Parking
Прибытие на контракт. стоянку
Departure from Contract Parking
Убытие с контрактной стоянки
Arrival to Unloading area
Прибытие на P&G
Departure from Unloading area
Убытие с P&G
Stamp / Печать
25
Приложение №6
ОБРАЗЕЦ ПРЕТЕНЗИИ
Адрес_______________________
____________________________
ИНН _______________________
р / счет______________________
наименование банка __________
БИК ________________________
к / счет______________________
КПП ________ ОКПО ________
ООО «Перевозчик»
COMPLAINT / Претензия
Customer/: Заказчик
Agreement /договор_____
Complaint No.номер претензии: ______
Date/дата:_______
Доводим до вашего сведения информацию о не предъявлении груза к перевозке/Please be advised about not presenting the goods
for carriage
Пункт
отправлени
я
СанктПетербург
Пункт
назначения
Новомосковск
Причина
Отказ от перевозки
Дата загрузки
Номер машины
(прицепа)
Колличество
сумма
(RUR)
00/00/00
АМ 5778 71
1
1000
Итого: 1000 RUR
Согласно пункта __ договора № ____ от _____ « клиент оплачивает неустойку в размере 20 (двадцати) % от стоимости
перевозки не предъявленного к перевозке груза в случае не предъявления груза к перевозке». В связи с этим просим
удовлетворить настоящую претензию и подтвердить ваше согласие на следующее
1.Стоимость Претензии:
Value / Стоимость (привести детальный расчет суммы): ____________________________________
Total amount claimed/ Общая сумма выставленной претензии: 1000 RUR
2. Расчеты по претензии (например):
Покупатель соглашается компенсировать Поставщику стоимость убытка Поставщика в размере, указанном выше.
Погашение Претензии будет произведено - банковским переводом Покупателя в полной сумме претензии на расчетный счет
Поставщика, указанный в договоре в течение ______ календарных дней с даты признания претензии (согласно пункта ____
договора № ___ от _____).
Plant manager /
Генеральный директор Поставщика ________________________________ / Иванов И.И по доверенности № от /
Chief accountant /
Главный бухгалтер Поставщика ________________________________ / Сидорова Н.И по доверенности № от /
stamp/печать
Поставщика
Если вы согласны с данной претензией, просим подтвердить ваше согласие подписью и печатью:
Signature / Подпись Покупателя_______________ /расшифровка подписи/
(stamp/печать Покупателя)
If you would have any questions please contact/
В случае возникновения вопросов, пожалуйста, обращайтесь XXX@pg.com
26
Приложение №7
ОБРАЗЕЦ СЧЕТА-ФАКТУРЫ
27
Приложение №8
ОБРАЗЕЦ СЧЕТА-ФАКТУРЫ ОТ ПОСРЕДНИКА - ЭКСПЕДИТОРА
28
Приложение №9
ПРОЦЕСС ОБРАБОТКИ И ОПЛАТЫ СЧЕТОВ В P&G
Ниже приводится описание основных процессов оплаты счетов в нашей компании. Мы
уверены, что знание данных процессов позволит вам лучше понять те требования,
которые мы выставляем к содержанию счетов.
Обработка и оплата счетов для всех юридических лиц компании P&G в России
осуществляется централизовано отделом по расчетам с поставщиками, расположенном на
территории завода P&G в городе Новомосковск, Тульской области.
Нашими основными показателями работы являются:


своевременность оплаты поставщикам
обработка документов с первого раза.
Другими словами, счет должен пройти все этапы проверки и обработки без проблем и
уйти в оплату в соответствие с условиями договора. Мы постоянно работаем над тем,
чтобы улучшать эти показатели, анализируем проблемы и предпринимаем действия по их
структурному разрешению.
Ниже приведены некоторые аспекты нашей работы, которые подскажут вам, на что нужно
обратить особое внимание, чтобы получать оплату вовремя (отмечено пометкой
ВАЖНО!)
1. Получение документов.
При получении документов отделом по расчетам с поставщиками, они сканируются (1-3
рабочих дня после получения), дальнейшая работа ведется с электронными образами
документов. При сканировании каждому комплекту документов присваивается свой
уникальный номер, по которому можно быстро проследить статус документа, определить
дату планируемой оплаты, а также проблемы, если таковые возникли в процессе
обработки документов. Поэтому, ВАЖНО! отправлять документы напрямую в отдел
по расчетам с поставщиками, в таком случае они сразу же по получении будут
отсканированы в электронную базу данных и колл центр сможет оперативно
предоставлять статус оплат. Адреса для предоставления документов указаны в
приложении №10 для каждого юридического лица P&G отдельно. В случае, когда
документы на оплату передаются другим сотрудникам P&G (например, заказчикам услуг),
увеличивается время на передачу документов в отдел по расчетам с поставщиками, а
также колл центр не сможет оперативно предоставлять вам информацию о статусе этих
документов (пока они не поступили в отдел по расчетам с поставщиками).
Также обращаем ваше внимание на следующие рекомендации, которым ВАЖНО!
следовать:
1) Если пакет документов выставляется первично, его необходимо направить по
адресу в соответствии с приложением №10 с пометкой « в бухгалтерию АР» В таком
случае документы поступят к оператору сканирования и сразу пойдут на обработку
29
бухгалтерией. Мы не рекомендуем отправку первичного пакета документов на
конкретного бухгалтера, так как это удлинит путь документа, а также может привести к
потере или задержке обработки.
2) Если пакет документов выставляется вторично: вас попросили переделать
документы (например, исправить счет-фактуру, акт), или предоставить недостающий
документ, в таком случае вы отправляете документы по адресу в соответствии с
приложением №11 обязательно на имя бухгалтера, который запрашивал изменения с
пометкой «исправленные документы к счету № от даты хх.хх.ххх». Пожалуйста,
отправляйте исправленное ВСЕГДА в отдельном конверте. В таком случае документы
поступят напрямую к бухгалтеру, который инициировал проблему и занимается ее
решением. Это значительно ускорит процесс обработки и исключит случаи
необоснованных повторных запросов.
2. Проверка документов.
Сразу после сканирования документы поступают на проверку в группу контроля
документов. Проверка осуществляется на соответствие требованиям к документам,
описанным в первой части настоящего буклета. Длительность проверки 1-3 рабочих дня.
В случае, если полученный комплект документов является неполным или какие-либо
документы являются некорректными со стороны поставщика, отдел по расчетам с
поставщиками P&G свяжется с вами для получения недостающих или исправленных
документов. ВАЖНО! Отсчет условий оплаты при этом начнется от даты получения
недостающих или исправленных документов.
Если для оплаты не хватает внутренних документов P&G, отдел по расчетам с
поставщиками будет связываться с внутренними подразделениями компании для
получения недостающих документов. При этом отсчет условий оплаты не изменяется,
оплата будет произведена после предоставления полного корректного пакета документов
в соответствии с условиями договора. Если на момент предоставления недостающих
внутренних документов срок оплаты уже прошел, счет будет оплачен в ближайшие даты
после получения исправленных документов при условии отсутствия других препятствий.
Также, в некоторых случаях возвращается полный комплект документов (например, когда
весь комплект документов выставлен на неправильное юридическое лицо P&G). В таких
случаях, если ваш электронный адрес указан в мастер данных поставщика в системе P&G,
вам придет электронное уведомления (пример в приложении №15) о возврате документов
с объяснением причин. При этом возврат оригиналов документов осуществляется по
запросу от поставщика. Если вашего электронного адреса нет в мастер данных в системе
P&G, уведомление будет направлено вам почтовым отправлением.
ВАЖНО! предоставить ваш электронный адрес для заведения в мастер данные в системе
P&G, это позволит оперативно получать информацию, если документы не приняты.
ВАЖНО! При подготовке комплекта документов на оплату следовать требованиям, к
документам, описанным в настоящем буклете, это позволит избежать задержек оплаты и
дополнительных издержек на исправление документов.
30
3. Введение документов в бухгалтерскую
кредиторской задолженности)
систему
(отражение
Производится сразу после проверки в срок 1-3 рабочих дня. На данном этапе возможны
следующие проблемы:
Отсутствует подтверждение получения товаров, услуг или работ. В случае если
закупка осуществлялась по РО-схеме (в этом случае во время размещения заявки заказчик
P&G сообщит вам номер РО), отдел по расчетам с поставщиками проверяет наличие в
системе подтверждения от заказчика о том, что товары, услуги или работы получены в
полном объеме и надлежащего качества. При наличии такого подтверждения счет
готовится к оплате в соответствии с условиями оплаты. Если подтверждение в системе
отсутствует, счет оплатить невозможно. Для решения вопроса отдел по расчетам с
поставщиками будет напоминать заказчику о необходимости проставить подтверждение в
системе. Как только подтверждение будет получено, счет будет оплачен в соответствие с
условиями договора. Если на момент получения подтверждения в системе оплата по счету
уже просрочена, счет будет оплачен в ближайшие дни после подтверждения в системе.
1)
ВАЖНО! Чтобы ваш заказчик в P&G до выставления документов на оплату подтвердил в
системе факт получения товаров, работ, услуг. Пожалуйста, до выставления счета на
оплату информируйте вашего заказчика в P&G о выполнении обязательств. И убедитесь,
что заказчик подтвердил, что обязательства выполнены (поставил приемку (goods reciept)
в PO.
Ошибка в Purchase Order (PO). Типичные ошибки: неверное юр. лицо P&G или номер
поставщика, недостаточно суммы, неправильные количество или цена. В таких случаях
счет не может быть оплачен, решением вопроса занимается отдел закупок, как только
проблема решена, информируют отдел по расчетам с поставщиками о возможности
оплаты. Если на момент решения проблемы с РО оплата по счету уже просрочена, счет
будет оплачен в ближайшие дни.
2)
ВАЖНО! До выставления документов на оплату убедиться, что информация в РО верная.
Нет номера РО на счете (для поставщиков, работающих на РО схеме) или указан
неверный номер РО. В таких случаях счет не может быть оплачен, решением вопроса
занимается отдел закупок, как только проблема решена, информируют отдел по расчетам
с поставщиками о возможности оплаты. Если на момент решения проблемы с РО оплата
по счету уже просрочена, счет будет оплачен в ближайшие дни, срок оплаты не
сдвигается.
3)
ВАЖНО! До выставления документов на оплату убедиться, что указан корректный номер
РО на счете.
Если вы работаете с P&G по FI схеме (без Purchase Order (PO)) – всегда требуется
одобрение счета. После проверки счет отправляется на электронное одобрение
сотруднику P&G, которого вы указали как ответственное лицо за одобрение счетов.
Согласно внутренних правил, на одобрение счета отводится 5 рабочих дней, после чего
4)
31
отдел по расчетам с поставщиками напоминает одобряющим о необходимости одобрить
счета. После одобрения счет готовится к оплате в соответствии с условиями оплаты. Если
счет не одобрен, оплатить его не возможно. Для решения вопроса отдел по расчетам с
поставщиками будет напоминать заказчику о необходимости одобрить счет. Как только
одобрение будет получено, счет будет оплачен в соответствие с условиями договора. Если
на момент получения одобрения в системе оплата по счету уже просрочена, счет будет
оплачен в ближайшие дни после одобрения услуги в системе.
ВАЖНО! Указывать на счете имя и контактные данные вашего заказчика в P&G. Это
позволит максимально быстро получить одобрение и оплатить счет вовремя.
Проверка мастер данных поставщика. Во время введения счета в систему происходит
автоматическая проверка мастер данных поставщика: платежные реквизиты,
наименование итп. Если выявляются несоответствия – счет блокируется к оплате до
обновления данных в системе, при этом, при необходимости отдел по расчетам с
поставщиками свяжется с вами чтобы подтвердить ваши реквизиты. Как только реквизиты
обновлены, оплата будет произведена в соответствии с договором.
5)
ВАЖНО! Своевременно информировать P&G о смене ваших реквизитов (включая
платежные реквизиты, такие как расчетные счета, банки итп.).
4. Оплата счетов.
Требуется дополнительно 1 рабочий день для проверки счета на дубликатность. Оплата
счетов производится путем безналичного перечисления средств по реквизитам, указанным
в счете. Датой оплаты считается дата списания средств с расчетного счета P&G.
5. Условия Оплаты
Условия оплаты определяются в каждом конкретном случае в соответствии с
существующим договором.
Из описанного выше процесса видно, что минимально необходимое время для обработки
счетов составляет 10 рабочих дней, то есть примерно 14 календарных дней с момента
получения счета отделом по расчетом с поставщиками. 14 календарных дней включают в
себя время на получение надлежащих одобрений для оплаты, но не включают возможные
непредвиденные случаи (например время на решение проблем с РО, время на получение
исправленных документов и т п). 14 календарных дней – выполнимый срок при условии,
что все этапы обработки счет проходит без заминок.
ВАЖНО! избегать заключения договоров на меньший срок, а также понимать, что
своевременность оплат не будет выполнима при заключении договора на меньший срок.
32
Приложение №10
АДРЕСА КОМПАНИЙ P&G
Уважаемые коллеги!
Для Вашего удобства ниже приведены адреса наших компаний. Обращаем Ваше
внимание, что документы с отсутствием данной информации или не соответствующие
данным реквизитам, будут возвращены для корректировки.
1. Код компании в системе P&G:
Название юридического лица:
Юридический адрес:
Адрес для предоставления
документов:
ИНН:
КПП:
1.
Код компании в системе P&G:
Название юридического лица:
Юридический адрес:
Адрес для предоставления
документов:
ИНН:
КПП:
2.
Код компании в системе P&G:
Название юридического лица:
Юридический адрес:
Адрес для предоставления
документов:
3.
301650 Россия, Тульская область, г. Новомосковск
Комсомольское шоссе, 64
7101006354
710101001
2021
ЗАО "Петербург продактс Интернешнл зао"
196140 Россия, г. Санкт-Петербург, пос. Шушары
Пулковское шоссе, 54
196140 Россия, г. Санкт-Петербург, пос. Шушары
Пулковское шоссе, 54
7816046034
783450001
2230
ООО "Капелла"
606000 Россия, Нижегородская обл., г. Дзержинск
промрайон Капролактам 5 км Автозаводского шоссе д.1
ИНН:
КПП:
606000 Россия, Нижегородская обл., г. Дзержинск
промрайон Капролактам 5 км Автозаводского шоссе д.1
5249072235
524901001
Код компании в системе P&G:
Название юридического лица:
Юридический адрес:
316
ООО "Проктер энд Гэмбл Дистрибьюторская Компания"
125171 Россия, Москва, Ленинградское шоссе д.16А стр.2
Адрес для предоставления
документов:
4.
614
ООО "Проктер энд Гэмбл - Новомосковск"
301650 Россия, Тульская область, г. Новомосковск
Комсомольское шоссе, 64
ИНН:
КПП:
301650 Россия, Тульская область, г. Новомосковск
Комсомольское шоссе, 64
7701639976
774850001
Код компании в системе P&G:
474
33
Название юридического лица:
Юридический адрес:
Адрес для предоставления
документов:
5.
ИНН:
КПП:
301650 Россия, Тульская область, г. Новомосковск
Комсомольское шоссе, 64
7701032910
774850001
Код компании в системе P&G:
Название юридического лица:
Юридический адрес:
779
ООО "Проктер энд Гэмбл Сервисез"
125171 Россия, Москва, Ленинградское шоссе д.16А стр.2
Адрес для предоставления
документов:
6.
ООО "Проктер энд Гэмбл"
125171 Россия, Москва, Ленинградское шоссе д.16А стр.2
ИНН:
КПП:
301650 Россия, Тульская область, г. Новомосковск
Комсомольское шоссе, 64
7701242191
774850001
Код компании в системе P&G:
Название юридического лица:
Юридический адрес:
2204
ООО "Русвелл"
129090 Россия, Москва, Проспект Мира д.26
Адрес для предоставления
документов:
ИНН:
КПП:
301650 Россия, Тульская область, г. Новомосковск
Комсомольское шоссе, 64
7704098732
774850001
34
Приложение №11
СЛУЖБА ИНФОРМАЦИИ И ПОДДЕРЖКИ ПОСТАВЩИКОВ
Для вашего удобства в отделе по расчетам с поставщиками компании P&G организована
служба информации и поддержки поставщиков (колл центр). Вы можете обращаться в
данную службу по всем вопросам, связанным с полученными оплатами и статусом
выставленных счетов.
Электронный адрес: APhelpdeskRASC.im@pg.com
Телефон: Москва +7 (495) 258-58-07, Новомосковск +7 (48762) 3-18-57



ООО "Проктер энд Гэмбл - Новомосковск"
ООО "Капелла"
ЗАО "Петербург продактс Интернешнл зао"
Телефон: +7 (48762) 3-18-57




ООО "Проктер энд Гэмбл Дистрибьюторская Компания"
ООО "Проктер энд Гэмбл"
ООО "Проктер энд Гэмбл Сервисез"
ООО "Русвелл"
Телефон: +7 (495) 258-58-07
Запросы, поступающие на электронный адрес, автоматически регистрируются, и вам
придет электронное уведомление с номером вашего запроса. Номер запроса необходимо
использовать при дальнейших обращениях относительно данного запроса – это позволит
оперативно проверять статус запроса и отвечать на него.
Запросы, поступающие по телефону, регистрируются оператором колл центра в ручном
режиме во время звонка (по желанию клиента) или после завершения звонка.
Служба информации и поддержки поставщиков обрабатывает запросы на русском и
английском языках (телефонные запросы обрабатываются только на русском языке). Все
запросы обрабатываются в течении 3-х рабочих дней. При обращении в службу,
пожалуйста, будьте готовы предоставить следующую информацию:
 Наименование компании, ИНН
 Номер поставщика в нашей системе (если Вы обладаете такой
информацией)
 Номер счета
 Дату выставления счета
 Сумму счета
 Номер РО, если закупка осуществлялась по РО схеме
35
Приложение 12
САЙТ ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ ПРОКТЕР ЭНД ГЭМБЛ
Мы приглашаем Вас посетить наш сайт Supplier Portal.
Supplier Portal – это веб сайт www.pgsupplier.com , состоящий из двух блоков:
1. Блок общего доступа, где размещена общая информация о P&G, наши правила и
принципы работы с поставщиками, информационные буклеты с требованиями к
оформлению документов. Данный блок доступен для всех заинтересованных лиц: как тех,
с кем мы уже сотрудничаем, так и новых потенциальных поставщиков
2. Блок индивидуального доступа поставщика. Присваивается существующим
поставщикам в соответствии с инструкцией по регистрации. Данный блок дает
зарегистрированным поставщикам просматривать информацию о статусе оплаты
только своих счетов, используя следующие отчеты
 Отчет Invoice search - поиск информации по номеру счета или дате счета.
 Отчет Unpaid invoices - показывает информацию о счетах, которые мы получили
от вашей компании и планируемую дату оплаты.
 Отчет Remittance Report - предоставляет информацию о платежах, отправленных
Проктер & Гэмбл вашей компании
ВАЖНО! Для того, чтобы просматривать информацию о своих счетах на сайте,
необходимо зарегестрироваться. Для регистрации на сайте, пожалуйста, отправьте запрос
по адресу RASCsp.im@pg.com, указав следующую информацию:






Полное наименование компании
Фамилия, Имя будущего пользователя
Электронный адрес будущего пользователя
Адрес компании
Телефон компании
Номер поставщика в нашей системе (если имеется данная информация) или номер
одного счетов на оплату, или номер заказа (РО)
Важная информация о сайте:
 сайт доступен на русском языке 24 часа в сутки
 информация о статусе счетов обновляется каждые 8 часов
 Вы сможете видеть информацию о счетах (дата получения, дата оплаты, сроки
оплат оплаты) в случае, если счет уже проведен и готов к оплате в нашей системе
 Если счет не готов к оплате, но уже зарегистрирован в нашей системе, вы увидите
статус счета: “In process”
 На данные момент сайт не показывает информацию о счетах на предоплату
* Если у вас появились проблемы с использованием сайта, пожалуйста, обращайтесь в
службу поддержки RASCsp.im@pg.com.
36
Приложение №13
МАТРИЦА ЭСКАЛАЦИИ ПРОБЛЕМ
Типы запросов / Inquiries type
Запросы по оплатам
(вопросы касательно оплаты конкретных
счетов)/
Payment Inquiries
(questions related to payment of certain
invoices)
1й уровень/
1st Level
2й уровень /
2nd Level
Центр обработки
запросов /
Call Center
Специалист
группы по работе с
поставщиками /
Level 2 Issue
Resolution
Специалист
группы по
работе с
поставщиками /
Level 2 Issue
Resolution
Супервайзер
группы по работе с
поставщиками
/Supervisor Level 2
Issue Resolution
Специфические вопросы
(специфические процессы, структурные
проблемы в процессах) /
Process Inquiries
(special requests not covered by standard
processes)
Специалист
группы по
работе с
поставщиками /
Level 2 Issue
Resolution
Супервайзер
группы по работе с
поставщиками
/Supervisor Level 2
Issue Resolution
Срочные, сложные не стандартные
ситуации, требующие немедленного
разрешения**)/
Critical Non-Routine Process Inquiries**
(concerns and/or emerging business needs)
Супервайзер
группы по
работе с
поставщиками
/Supervisor Level
2 Issue Resolution
Запросы по срочным оплатам* /
Critical Payment Inquiries*
(urgent and emergency payments)
Руководитель
группы по работе с
поставщиками /
Payment Services
Front Office
Manager
3й уровень /
3rd Level
4й уровень /
4th Level
Супервайзер группы
по работе с
поставщиками
/Supervisor Level 2
Issue Resolution
Руководитель
группы по работе
с поставщиками /
Payment Services
Front Office
Manager
Руководитель
группы по работе с
поставщиками /
Payment Services
Front Office Manager
Ваш заказчик
услуг в P&G /
Service owner in
P&G
Руководитель
группы по работе с
поставщиками /
Payment Services
Front Office Manager
Ваш заказчик
услуг в P&G /
Service owner in
P&G
Ваш заказчик услуг
в P&G / Service
owner in P&G
37
Приложение №14
КОНТАКТЫ ОТДЕЛА ПО РАСЧЕТАМ С ПОСТАВЩИКАМИ В
БУХГАЛТЕРСКОМ СЕРВИСНОМ ЦЕНТРЕ P&G
Должность /
Role
Имя основного
контактного лица /
Main Contact Name
Контрактная информация
/ Contacts
Служба информации и поддержки
поставщиков (центр обработки
запросов)
Единый электронный адрес APhelpdeskRASC.im@pg.com
Специалисты группы по работе с
поставщиками.
Единый электронный адрес aprasclevel2.im@pg.com
Супервайзер группы по работе с поставщиками
Нурия Коломиец /
Nuriya Kolomiets
kolomiets.n@pg.com
+7 48762 31908 x 1351
Руководитель группы по работе с
поставщиками
Svetlana Safronova
(Karpushina)/
Светлана Сафронова
(Карпушина)
safronova.s@pg.com
+7 48762 31908 x1718
38
Приложение №15
ОБРАЗЕЦ УВЕДОМЛЕНИЯ О ВОЗВРАТЕ ДОКУМЕНТОВ