Руководство администратора проката
advertisement
Руководство администратора проката Руководство администратора проката Руководство администратора проката Аннотация Документ является логическим продолжением Руководства бухгалтера. Описывает организацию работы автоматизированного пункта проката инвентаря. Адресован работникам службы проката инвентаря, бухгалтерам, руководителям спортивных учреждений. Руководство администратора проката Содержание 1. Введение .................................................................................................................................................. 5 2. Определения ........................................................................................................................................... 6 3. Схемы ......................................................................................................................................................... 7 Общая схема организации проката ........................................................................................... 7 Выдача инвентаря ..................................................................................................................... 8 Возврат инвентаря .................................................................................................................... 8 Минимальный вариант ............................................................................................................ 9 Структура инвентаря ......................................................................................................................... 9 Цены и скидки .................................................................................................................................. 10 Склад ..................................................................................................................................................... 11 Залог за инвентарь ......................................................................................................................... 13 Функции рабочих мест ................................................................................................................. 13 4. Работа с программой ....................................................................................................................... 15 Управление ......................................................................................................................................... 15 Персонал ..................................................................................................................................... 15 Оплата персонала проката .................................................................................................. 15 Инвентарь ........................................................................................................................................... 16 Структура ..................................................................................................................................... 16 Комплекты инвентаря ............................................................................................................ 19 Склад ............................................................................................................................................. 20 Цены .............................................................................................................................................. 25 Скидки .......................................................................................................................................... 29 Карточки проката .................................................................................................................... 30 Ячейки с залогом ..................................................................................................................... 32 Перемещения ............................................................................................................................ 34 Терминал ..................................................................................................................................... 38 Настройка ........................................................................................................................................... 41 Выбор склада ............................................................................................................................ 41 Услуги ............................................................................................................................................ 41 Рабочие места ........................................................................................................................... 41 Управление складами ............................................................................................................ 42 Параметры .................................................................................................................................. 43 Отчеты .................................................................................................................................................. 45 Отчеты подсистемы проката ............................................................................................... 45 Анализ .................................................................................................................................................. 46 3 Руководство администратора проката Список таблиц 4.1. Рабочие места проката ................................................................................................................ 41 4.2. Отчеты подсистемы проката ...................................................................................................... 45 4 Глава 1. Введение Глава 1. Введение Система проката спортивного снаряжения в крупной организации предъявляет к организаторам такие же требования, как и любая система массового обслуживания. Это компактное размещение, скорость обслуживания, отсутствие очередей, удобство клиентов и гибкость управления. При несоблюдении любого требования уменьшается пропускная способность учреждения или его ценовой класс, что, естесственно, сказывается на доходах. Другой частью проблемы становится персонал, точнее злоупотребления персонала. ООО НПФ СТЕЛЛА предлагает Вам проверенное решение организации работы проката, которое легко интегрируется с системой доступа на канатные дороги, подсистемой управления тренерским персоналом, автостоянкой и другими службами горнолыжного комплекса. Основные задачи, решаемые программным комплексом: • Технологический процесс (выдача, прием, фискализация) • Учет (склад, аналитика) • Сдельная оплата работников 5 Глава 2. Определения Глава 2. Определения Большинство определений, используемых в документе введено в Руководстве бухгалтера, определения, приведенные здесь, исторически сложились на объектах. Инвентарь Вещи, которые сдаются на прокат, например: лыжные ботинки, лыжи и т.п. Комплект Элементы инвентаря составляющих набор или комплект. Например, комплект это: лыжи, ботинки и лыжные палки. Стоимость пользования комплекта, как правило, ниже суммы стоимости предметов. Залог Деньги или документы, принимаемые от клиента для гарантии возврата инвентаря. Равноценная замена Замена одного инвентаря на другой инвентарь из той же ценовой группы. Например, можно заменить лыжные ботинки ценовой категории "А" на любые другие лыжные ботинки такой же ценовой категории. Инструктор Сотрудник, производящий подбор, подгонку инвентаря на выдаче и осмотр на возврате. Время пользования Время между выдачей и возвратом инвентаря. Передержка Допустимое превышение времени пользования, при котором стоимость не увеличивается. Карточка проката В данном контексте - документ, описывающий факт пользования инвентарём. Администратор проката Сотрудник, материально ответственный за инвентарь, выдающийся со склада проката, имеющий права на разрешение спорных ситуаций. 6 Глава 3. Схемы Глава 3. Схемы Раздел содержит концептуальное описание подсистемы проката, с его помощью Вы в общих чертах ознакомитесь с возможностями программного комплекса. Общая схема организации проката Организация работы в виде конвейера увеличивает производительность любой системы. Можно организовать конвейер и на пункте проката. Разобьем операцию выдачи инвентаря на элементарные действия: • Опрос клиента • Доставка инвентаря со склада • Примерка • Подгонка • Заполнение карточки выдачи инвентаря • Прием залога • Оформление счета Аналогично возврат инвентаря: • Прием инвентаря • Окончательный расчет • Возврат залога • Доставка инвентаря на склад По большому счету, на каждую из перечисленных операций можно выделить по человеку, но на деле лучше поделить функции связанные с инвентарем и оформлением. Итого на выдаче и на возврате должно быть по 2 человека. 7 Глава 3. Схемы Обозначения: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Вход Терминал инструктора Стеллажи со снаряжением Место для примерки Касса выдачи Касса возврата Выдача инвентаря Клиент входит через калитку 1 на территорию пункта проката. К нему подходит консультант, осведомляется о требуемом инвентаре, одновременно запрашивая его на терминале 2, усаживает клиента на примерочную скамью 4 и идет к стеллажам 3 за инвентарем. После примерки инвентаря инструктор производит считывание кодов на терминале, выясняет предполагаемое время пользования, опрашивает о скидках, сообщает клиенту о стоимости за это время, печатает предчеки и вручает их клиенту. В кассе 5 кассир оформляет счет: принимает залог (деньги или документы) уточняет предполагаемое время использования, наличие скидок, принимает плату. Один экземпляр предчека с подписью клиента вкладывается в пакет с залогом, а другой передается клиенту вместе с фискальным чеком. Возврат инвентаря Клиент передает любой предмет проката в окошко кассы возврата 6. Программа производит поиск и открывает счет клиента. После сверки ФИО производится прием остального инвентаря. Как только весь инвентарь сдан, производится вычисление фактического времени использования и, при превышении заявленного, производится расчет доплаты. Клиенту выдается документ окончательного расчета (постчек). По этому документу производится доплата (если необходимо) и возвращается залог. 8 Глава 3. Схемы Минимальный вариант Время от времени наступает "мертвый сезон" в работе проката. Дождливым утром в понедельник со всей работой под силу справиться одному человеку. В этом случае все функции (выдача, оформление, фискализация, возврат, доплата) производятся с одного рабочего места. Оператор, имеющий право на все функции (как правило, администратор проката) переключается между задачами по мере необходимости. Структура инвентаря Описание инвентаря используется для: • • • • • Однозначной идентификации предметов Оформления наклеек на инвентаре Вывода информации в предчеках Поиска подходящего инвентаря Анализа работы проката Прежде чем проводить операции с инвентарем, следует указать программе, с чем именно Вы собираетесь оперировать. Можно построить иерархическое дерево инвентаря, например горнолыжный инвентарь содержит горные лыжи, горнолыжные ботинки и палки. Одного названия недостаточно, чтобы точно определить предмет, для этого вводятся критерии описания инвентаря. Критерий - это свойство, которое может принимать ограниченное число значений, например длина лыж. Различные предметы могут описываться одними и теми же критериями, например горнолыжные ботинки и сноубордические ботинки будут содержать в описании размер, значения котрого берутся из одного справочника. Если разные предметы могут содержать различные критерии одинакового названия, например размер обуви и размер одежды, то нужно дать полные названия. 9 Глава 3. Схемы Каждый тип предметов описывается набором критериев, например, для горнолыжных ботинок указываются производитель, модель, размер. Некоторые параметры описания должны выводиться в информационном чеке, некоторые должны быть напечатаны на этикетке предметов. Для идентификации предметов используются наклейки со штрихкодом (одинаковые на предметы одной пары, т.е. лыжи в паре должны иметь одинаковые этикетки). Этикетки могут содержать дополнительную информацию - размер, ячейку на стеллаже и т.д. Кроме того, можно использовать радиометки. В этом случае, каждый предмет имеет свою уникальную метку. Пара лыж может быть идентифицирована по любой метке предмета. Система не предъявляет ограничений на одновременное использование разных типов идентификаторов. При создании списка критериев следует учесть возможность анализа по ним. Например, если для выдачи лыж нужно указание ростовки с точностью до сантиметра, то для анализа остатков на складе достаточно пяти диапазонов. Цены и скидки В отличие от остальных услуг, цена проката инвентаря вычисляется во время оформления, вдобавок возможен перерасчет по факту пользования. Стоимость пользования инвентарем зависит от типа снаряжения (лыжи или снегоход), ценовой группы (новый инвентарь или уже отходивший 3 года), времени пользования и способом оплаты (авансом или по факту), и скидок. Ценовая группа - это свойство инвентаря, наиболее близкое к его рыночной стоимости. Для ценовой группы указывается обозначение (A, B или Люкс, Начинающий) и стоимость пользования сверх допустимого (она же базовая стоимость). 10 Глава 3. Схемы Время пользования - это интервалы времени, на которые в Вашей организации выдается инвентарь. Для каждого интервала устанавливается допустимое время передержки (на одевание, перемещение к месту катания, ожидание в очереди на возврат). Хорошим тоном считается устанавливать фактическую больше, чем указывается клиентам, т.е. в прайсе написать 15 мин, а рассчитывать по 25 минут. Как правило, определяется ограниченный набор времени пользования, например - 1 час, 2, 3, 5, 24. После первого или второго часа начинается значительная скидка на пользование. Стоимость 9 часов пользования в этом случае будет определяться суточным тарифом. Стоимость проката за 30 часов вычисляется так: тариф 24 часов + 6х(любая единица измерений). Для каждой ценовой категории на каждое время пользования устанавливается своя ставка. Один час проката лыж категории A стоит значительно дороже чем категории B. Услуги проката не являются товарными, поэтому руководство Вашей организации может устанавливать любую политику ценообразования, вплоть до бесплатного предоставления инвентаря определенным категориям. Типичные примеры - один и тот же инвентарь (ботинки 36 размера) может быть выдан как взрослому, так и ребенку, но по разной цене. Во время рекламной акции или по праздникам инвентарь может предоставляться бесплатно определенным категориям или вообще всем желающим. Этой цели служит система скидок. Для всех типов скидок, общих для всех типов услуг, устанавливается ставка по каждому типу услуг отдельно. Например, скидка 8 Марта на подъемник будет 100%, на прокат 100% и 10% для общепита. Детям всегда предоставляется скидка 50%. Вычисленная таким образом стоимость проката еще не является окончательной. В кассе еще может быть предоставлена скидка по виду оплаты. Склад Склад в данной реализации меньше чем бухгалтерский склад с его инвентарными карточками, амортизацией и пр., но значительно больше чем список предметов. Учет инвентаря рассчитан на крупную организацию с централизованным учетом инвентаря и несколькими точками предоставления услуг. Все поступления, списания, переоценка производятся на головном складе. С него инвентарь распределяется по филиалам, где поступает сразу в зал проката или в резерв. 11 Глава 3. Схемы Новые ления поступ- Закупки снаряжения централизованным складом, все предметы первоначально поступают сюда Списанное сна- Снаряжение, выведенное из производства, служит для сохранения ряжение статистики использования Украденное сна- Снаряжение, украденное клиентами и находящееся в розыске ряжение Служебные склады относятся к центральной организации, они предназначены для проведения бухгалтерских операций поступления, списания. Прием предметов производится на склад Новые поступления, где устанавливаются критерии описания инвентаря, его ценовая группа, присваивается инвентарный номер, наклеивается этикетка со штрихкодом. Зарегистрированный инвентарь затем переводится на склад филиала. Администратор филиала имеет право переводить инвентарь только между складами своего филиала (из зала 1 в зал 2 или на хранение), администратор головного склада соответственно может переводить инвентарь только между филиалами или служебными складами. Система хранит всю историю перемещения и переоценки инвентаря. По истечении срока эксплуатации инвентарь переводится на склад Списанное снаряжение. При утрате инвентаря, он переводится на спецсклад Украденное снаряжение. В каждой организации на каждом этапе развития должен соблюдаться компромисс между строгостью выполнения формальных процедур и удобством (скоростью) исполнения. Для запуска проката схема прием-перевод очень трудоемка, поэтому в ознакомительной версии полная последовательность оформления инвентаря на склад необязательна. Вы можете причислить экземпляр инвентаря непосредственно к любому складу. 12 Глава 3. Схемы Залог за инвентарь Стоимость комплекта горнолыжного инвентаря обычно больше 500 евро, соответственно, служба проката заинтересована в том, чтобы весь инвентарь возвращался. Потеря одного комплекта в случае огласки может привести к целой лавине краж. Руководство и юридические службы должны прилагать все усилия, чтобы вернуть украденный инвентарь. Здесь можно выделить две возможности: принимать в залог только то, что имеет высокую ценность для клиентов (деньги или документы, стоимость восстановления которых сравнима со стоимостью комплекта) или обязывать клиента подписать юридически значимый документ об ответственности. Во всех случаях допустимы исключения. Администратор проката или менеджер спортивного учреждения могут принять любой залог или выдать инвентарь вовсе без залога. Такие случаи желательно фиксировать в системе для последующего анализа. В небольшом пункте проката (20-30 предметов) работа с залогами клиентов не представляет большой сложности - достаточно изготовить ящик с ячейками или файлами. Поиск документов с перебором всех ячеек не займет больше 2 минут. В том случае, когда количество выданных комплектов превышает 100, возникают проблемы с размещением и поиском принятых залогов. Размещение денег и документов, принятых в залог , должно быть организовано таким образом, чтобы исключить возможность кражи как персоналом, так и клиентами. Предлагаем следующую схему учета залогов клиентов: Устанавливается шкаф с ячейками, ключ от ячейки выдаётся клиенту. Функции рабочих мест схема оформления документа В подсистеме проката используется несколько типов рабочих мест: администрирования, обслуживания, фискализация, информации. Разнесение функций по отдельным рабочим местам предназначено для отделения факта предоставления услуги от факта ее оплаты. Таким образом отсекаются самые явные злоупотребления персонала и повышается пропускная способность службы проката. Рабочие места администрирования Этот тип рабочих мест предназначен для управления системой. С его помощью пользователь, обладающий высокими привилегиями, выполняет административные действия: управление операторами специализированных рабочих мест, парамет13 Глава 3. Схемы рами функционирования самих рабочих мест, ценообразованием, анализом работы комплекса. Рабочие места этого типа не требуют специализированного оборудования и могут быть запущены на любом компьютере системы. Рабочие места обслуживания Операторы мест обслуживания выполняют действия по предоставлению услуги (подбор, примерка, выдача, возврат инвентаря). В случае дефицита рабочего пространства или персонала (а также в "мертвый сезон") возможно комбинирование различных типов рабочих мест и кассы (выдача-возврат, выдача-касса, возврат-касса и т.д) на одном компьютере. Фискальные чие места Пользователи рабочих мест этого типа (кассиры) работают непосредственно с клиентами, деньгами и наличностью, и несут самую высокую ответственность. Оборудование фискальных рабочих мест должно отвечать не только требованиям удобства клиентов, скорости обслуживания, но и обеспечению безопасности. рабо- Информационные рабочие места Как правило, это автономные компьютеры, выполняющие роль информационных терминалов, где клиент может получить справочную информацию о предоставленных услугах 14 Глава 4. Работа с программой Глава 4. Работа с программой Рабочее место администратора проката в значительной мере дублирует функции Рабочего места бухгалтера, которое подробно описано в Руководстве бухгалтера [buchguide.htm]. Некоторые функции (настройка касс, формирование прайс-листа, управление персоналом) производятся только из программы бухгалтерии. Управление Персонал Подсистема Управление персоналом Права доступа Бухгалтерия Назначение Ввод сведений о персонале, выдача идентификационных карт. Отчеты Список всех сотрудников Список подразделения Сведения о сотруднике Статистика продаж сотрудника Статистика продаж всех сотрудников Подробно описана в Руководстве бухгалтера\Персонал [buchguide.htm]. Оплата персонала проката Подсистема Управление персоналом Права доступа Бухгалтерия Назначение Установка параметров сдельной оплаты сотрудников Отчеты Ставки отчислений инструкторам проката Оплата инструкторов проката (общий список) Оплата указанного инструктора проката В программном комплексе реализована возможность расчета сдельной оплаты труда сотрудников проката. На каждый тип инвентаря (независимо от его ценовой группы) указывается сумма отчислений инструктору. Отчисление происходит в момент печати чека на выдачу инвентаря и во время закрытия карточки при приеме инвентаря. Скидки на инвентарь и на вид оплаты не учитываются. Возрат денег клиентом, отказ от обслуживания и другие изменения в составе или стоимости инвентаря после печати первого 15 Глава 4. Работа с программой фискального чека на размер отчислений не влияют. Если ставка отчислений не указана, то отчисления не производятся. Все отчеты по сдельной оплате являются внутренними документами Вашей организации и являются рекомендациями по расчету заработной платы, точнее одним из способов оценки производительности труда сотрудников. Даже если Вы не собираетесь вводить сдельную оплату, эти отчеты помогут определить наиболее старательных сотрудников. В большинстве случаев руководство знает какую сумму оно может выплатить персоналу, тогда эти отчеты будут основанием для пропорционального распределения. Размер отчислений за выдачу/возврат инвентаря устанавливается для каждого вида предметов и не зависит от ценовой группы, скидок и пр. Размер суммы отчисления рассчитывается исходя из ставки на момент проведения операции. Пересчет отчислений задним числом не производится. Если Вы хотите изменить размер оплаты, установите новые цены заблаговременно. Ставки отчисле- Список всех ставок на все виды Если какие-либо ставки устаний инструкто- инвентаря для всех сезонов рели, удалите их, на оплату рам проката ранее выданного инвентаря это не повлияет. Оплата инструк- Отчет состоит из двух частей. В торов проката первой суммы отчислений сгруп(общий список) пированы по кассовым сменам, по этому отчету Вы можете определить общую сумму выплат. Во второй части эта сумма распределена по сотрудникам. В отчет попадают данные о закрытых кассовых сменах. Диапазон дат определяется по дате закрытия кассовой смены. Оплата указан- В отчете сумма отчислений сгрупного инструк- пирована по типам инвентаря и тора проката операциям. Вы можете определить специализацию инструктора (какой инвентарь он выдает чаще всего, или избегает выдавать). В отчет попадают данные о закрытых кассовых сменах. Диапазон дат определяется по дате закрытия кассовой смены. Инвентарь Структура Подсистема Прокат инвентаря Права доступа Администраторы проката 16 Глава 4. Работа с программой Назначение Описание структуры и свойств инвентаря Отчеты Структура инвентаря Статистика по критериям инвентаря (общий) Статистика по критериям инвентаря (для указанного склада) При первом запуске у Вас будет запрошен сезон, впоследствии Вы можете изменить его, выбрав пункт меню Настройки. Структура инвентаря организована в виде иерархического дерева (см. Схема структуры инвентаря). Структура инвентаря не отображается нигде, кроме администратора проката, при создании руководствуйтесь исключительно собственным удобством. Слишком короткая структура приведет к тому, что на каждую категорию Вы будете иметь длинный список разнотипного снаряжения, слишком сложная - затруднит поиск при недостатке информации. Типы инвентаря В этой вкладке вводятся собственно типы инвентаря, категории типов для управления структурой, фиктивные типы для комплектов. Количество эти- Количество одинаковых этикеток, которые следует печатать для кажкеток дого экземпляра данного типа. Часть инвентаря является парными 17 Глава 4. Работа с программой (лыжи, ботинки), для удобства клиентов и персонала этикетка должна быть на каждом предмете. При интенсивном использовании предмета можно наклеивать несколько этикеток. Код Каждый предмет имеет уникальный инвентарный номер и штрихкод. Для удобства классификации предлагаем включать код типа предмета в его инвентарный номер. Примечание Произвольное содержание. Описание типа Описание типа представляет собой набор критериев, которые обязательно должны быть указаны при оформлении предмета. Если администратор забудет указать ростовку лыж, то оформить эту пару не удастся. Номер следова- Определяет порядок следования параметров при печати и вывод на ния экран. Название Выбирается из списка критериев. Постарайтесь сделать названия типов и критериев как можно более краткими и содержательными - они должны печататься на узкой чековой ленте. Критерии Не экономьте на бумаге, укажите в чеке все необходимое для однозначной идентификации предмета. Вы сможете принять инвентарь и вернуть залог клиентам, даже если у Вас отключат электричество. Точный расчет оплаты будет невозможен, но удобство клиентов в этом случае важнее. Вторая причина для подробных чеков - кража инвентаря. Добавьте несколько строк об ответственности в информационный чек, заставьте клиента подписаться под ним - и Вы получите документ, по которому суд обяжет мошенника возместить ущерб. Это часто работает надежнее документов, отданных в залог. Печатать в чеке Выводить значение критерия в квитанции, выдаваемой клиенту. При порче или утере инвентаря клиентом можно будет обосновать сумму компенсации. Рекомендуем печатать фирму-производителя и модель. Печатать на эти- Предназначено для визуального определения свойств инвентаря. кетку Чаще всего печатается размер (для обуви), ростовка (для лыж) и номер ячейки на стеллаже. Примечание Подробная расшифровка названия критерия (единицы измерения и пр.). Возможные значения 18 Глава 4. Работа с программой Список возможных значений пополняется во время принятия на склад новых предметов, для удобства запустите второй экземпляр программы, откройте в нем справочник критериев и заполняйте их по мере необходимости. Значение Список всех значений, которые может принимать данный критерий. Например, перечисление всех размеров обуви или список моделей. Этикетка В нижнем левом углу находится дизайнер этикеток. С его помощью Вы можете выбрать критерии для печати на этикетку. Для каждого типа инвентаря создается свой дизайн, например, для лыж следует печатать ростовку, а для ботинок размер. Отчеты Структура инвентаря Выдает развернутый список типов инвентаря для заданного сезона, с кратким описанием свойств и набора критериев. Предназначен для проверки структуры. Статистика критериям инвентаря (общий) по Выводит количество предметов, сгруппированное по типу инвентаря и значению критерия для всех складов, кроме Списанного снаряжения. Вы можете узнать сколько ботинок фирмы Salomon находится на всех складах. Статистика по Выводит количество предметов, сгруппированное по типу инвентаря критериям и значению критерия по указанному складу инвентаря (для указанного склада) Комплекты инвентаря Подсистема Комплекты инвентаря Права доступа Администраторы проката Назначение Описание состава комплектов инвентаря В АРМе проката инвентаря предусмотрена работа с комплектами. В форме Комплекты инвентаря вы можете определить как будут называться комплекты, их состав и процентные стоимости каждого элемента. Тип для определения цены - это фиктивный тип, ранее созданный в Структуре. Тип инвентаря - реальный тип снаряжения, а процент стоимости в комплекте служит для оценки прибыли, приносимой снаряжением и носит справочный характер. Если клиент арендует несколько элементов инвентаря, составляющих один из предусмотренных наборов (комплектов), то будет автоматически производится расчёт стоимости проката из учета комплекта. Стоимость пользования комплек19 Глава 4. Работа с программой том, как правило, ниже суммы стоимости предметов в отдельности. Расчет стоимости производится при возврате последнего предмета из комплекта. Скидка производится из расчета на весь комплект, т.е. в пределах комплекта допустим один вид скидки на все предметы. Комплекты инвентаря Название Название комплекта Примечание Произвольное содержание. Состав комплектов Тип инвентаря Название типа инвентаря Процент в сто- Процент стоимости данного инвентаря от общей стоимости всего имости ком- комплекта. Сумма всех значений этого столбца по каждому комплекту плекта должна равняться 100%. Примечание Произвольное содержание. Склад Подсистема Прокат инвентаря Права доступа Администраторы проката Назначение Управление складом инвентаря проката 20 Глава 4. Работа с программой Отчеты Информация по инвентарному номеру История по инвентарному номеру Список инвентаря Список инвентаря с описанием Статистика по инвентарю Движение по складу Статистика пользования инвентарем Статистика по критериям инвентаря В форме Склад отображается список инвентаря, собираются оперативные и статистические отчеты. В этой форме Вы можете добавить инвентарь, изменить его ценовую группу, перевести на другой склад, а также отследить все эти действия. Описание инвентаря представляет собой список критериев, необходимых для заполнения. При создании нового инвентарного номера создаются критерии со значением н/у (не установлено). Для предмета, у которого критерии отсутствуют или установлены в значение н/ у, невозможно ни напечатать этикетку, ни скопировать предмет, ни перевести его на другой склад. Замените значения критериев, на имеющиеся в списке доступных. Если список обязательных критериев был изменен, то для выдачи или перемещения инвентаря Вам придется занести всю недостающую информацию. В самом низу формы, в строке состояния указывается сезон проката, название текущего склада и текущий тип снаряжения. Параметр Назначение Инв/номер Инвентарный номер, уникальный в пределах Вашей организации. При установленном флажке Автоматический ввод номера формируется программой, в противном случае - вводится пользователем. 21 Глава 4. Работа с программой Ценовая группа Принадлежность предмета к ценовой группе, влияет на расчет стоимости пользования и размера возмещения ущерба при утрате. Штрихкод Автоматически изменяется при изменении инвентарного номера. Если Вы хотите, чтобы штрихкод отличался от инвентарного номера, сначала вводите номер, а затем штрихкод. Номер ячейки Номер ячейки на стеллаже, где должен находится инвентарь. Существенно облегчает поиск предмета Состояние Указывает текущее нахождение предмета - на складе или в пользовании Напечатан Указывает, печаталась ли этикетка. Для повторной печати установите свойство на Нет. Примечание Произвольное содержание, рекомендуем вносить отметки о внешнем виде инвентаря (наличии царапин, трещин и т.д.) Настройка При первом запуске указываются сезон и текущий склад. При необходимости, можно изменить их через меню Настройки в этой же форме. Флажок Автоматический ввод номера указывает программе правила назначения инвентарного номера. По умолчанию программа формирует уникальный номер, содержащий код категории. Если в вашей организации уже присвоены номера, отключите флажок и вводите номера вручную или с помощью сканера штрихкода. Согласование номера и штрихкода означает, что штрихкод изменяется автоматически при изменении инвентарного номера. Добавить (Ctrl+Ins) Добавить новый предмет текущей категории в текущий склад, присвоить инвентарный номер и штрихкод. В зависимости от флажка Автоматический ввод номера, программа генерирует уникальный инвентарный номер, содержащий код категории или предоставляет пользователю присвоить номер ранее принятой классификации. После установки ценовой группы указатель перемещается в окно параметров, где следует ввести атрибуты инвентаря. Проверить позицию (Ctrl+D) Для однозначной идентификации предмета и правильной печати этикетки необходимо ввести все атрибуты. Правильность ввода данных можно проверить, нажав Ctrl+D, программа выдаст список неуказанных атрибутов. Проверить всю категорию (Ctrl+H) 22 Глава 4. Работа с программой Проверить правильность оформления всех предметов текущей категории на выбранном складе. Указатель будет установлен на первом предмете, с неверно заданными параметрами. Копировать (Ctrl+C) Для ввода однотипного инвентаря удобно копировать все параметры с предыдущего предмета. При ручном формировании инвентарного номера останется указать только это поле. Перед копированием производится проверка на правильность оформления копируемого предмета. Перевести на другой склад (Ctrl+M) Вы можете переводить инвентарь на други склады Вашей организации или на служебные склады Списанное снаряжение, Украденное снаряжение. Если в Вашей организации запрещено быстрое оформление инвентаря, то единственный способ приема на склад это прием на центральный служебный склад Новые поступления, с последующим переводом на нужный склад. Перевести можно как один предмет, так и несколько, для выделения группы предметов удерживайте клавишу Ctrl и мышью отметьте нужные позиции. Чтобы выбрать все, нажмите Ctrl-A Печать этикеток В текущей версии поддерживается два варианта печати этикеток - для этикеточного принтера Brother и для любого принтера, поддерживаемого операционной системой. При использовании принтера Brother применяется программа P-Touch Editor, поставляемая в комплекте с принтером. Для вывода этикеток используются два файла, находящиеся в каталоге C:\Stella\brother. В файл Этикетки проката.lbl записано оформление этикетки (для изменения дизайна необходимо отредактировать данный файл), а в Этикетки проката.mdb записываются данные для печати. Набор параметров для этикетки берется из описания типа (печатать на этикетке). На печать обязательно выводится штрихкод предмета и еще максимум два параметра. ПО, поставляемое с принтером, зарекомендовало себя как "условно работающее", поэтому данный режим не рекомендуется к использованию и оставлен исключительно из соображений совместимости. Печать производится при выборе пункта меню Печать этикеток Brother. При использовании стандартного драйвера принтера (в том числе и Brother) дизайн этикеток и набор выводимых параметров определяется для каждого типа инвентаря отдельно. Вам придется проделать определенную работу по созданию макетов этикеток, зато взамен Вы получите этикетку, приспособленную для каждого типа инвентаря. Печать производится при выборе пункта меню Печать этикеток. Печать этикеток производится для всего инвентаря в текущей категории, у которого не установлен атрибут Напечатан. Для исключения ошибок и неточностей производится 23 Глава 4. Работа с программой проверка на правильность оформления. Перед печатью установите параметры страницы и расположение этикеток, на всякий случай посмотрите что получится в предпросмотре. Переоценка Переоценка в контексте программного комплекса - изменение ценовой группы инвентаря, никаких специальных действий производить при этом не нужно. О событии остается запись в истории операций. Рекомендации по ускорению процедуры приема нового инвентаря В каждом пункте проката назначается материально ответственное лицо, которое выполняет все операции по учету инвентаря. Перед тем, как выдать инвентарь в пользование, необходимо оформить предмет на склад, присвоить инвентарный номер, напечатать и наклеить этикетку. Это кропотливое и трудоемкое занятие, надеемся, эти советы помогут Вам избежать ошибок и подготовить инвентарь в сжатые сроки. • Решите вопрос с присвоением инвентарных номеров предметам - они берутся из бухгалтерских инвентарных карточек или, наоборот, бухгалтерия заносит номера по данным проката. В первом случае в меню Настройка отключите режим Автоматическое ввод номера. • Предполагается, что структура инвентаря определена и описана в форме Структура, там же должны быть заполнены справочники критериев. Как правило, и структура и справочники заполняются по мере наполнения базы данных. Чтобы одновременно заполнять справочники и регистрировать инвентарь, запустите два экземпляра программы одновременно, в одном откройте форму Структура, а в другой Склад. Переключаться между экземплярами программы можно клавишами Alt-Tab. • Найдите помощника. Пока один человек вводит данные в компьютер, другой осматривает инвентарь и наклеивает этикетки. • Рассортируйте инвентарь по типам - лыжи, ботинки и пр. Если позволяет время, рассортируйте по моделям и размерам - это значительно ускорит ввод. • На вкладке Типы снаряжения укажите нужную позицию. Выбранный тип указывается в левом нижнем углу. • Нажмите Ctrl-Ins. Будет добавлена новая запись, курсор перейдет на колонку Ценовая категория. Укажите ее, и при желании, номер ячейки и примечание. Нажмите CtrlEnd - запись будет сохранена, а курсор перейдет в таблицу Критерии. Укажите необходимые критерии. • Если вводится однотипный инвентарь, можно описать один предмет и далее копировать его описание. Для этого выделите строку с нужным типом инвентаря и нажмите Ctrl-C. • Следующий шаг - печать этикеток. Для вновь введенного или измененного предмета устанавливается признак "Не напечатан". Введите 10-20 предметов и напеча24 Глава 4. Работа с программой тайте этикетки за один прием (Выберите пункт меню Печать этикеток). Для каждого инвентарного номера будет напечатано количество этикеток, указанное в типе инвентаря. • Если в Вашей организации запрещен непосредственный прием на склад, то остается заключительный шаг - перевод введенного инвентаря на действующий склад. Информация по Информация о текущем состоянии предмета по выбранному инвенинвентарному тарному номеру. В отчете перечислены все свойства предмета, его номеру нахождение в настоящий момент и стоимость пользования на указанную дату. История по Полное описание предмета, история переоценок, перемещений по инвентарному складам, статистика по выдаче в пользование (сгруппирована по номеру складам и ценовой категории). Список таря инвен- Краткий перечень инвентаря по текущему складу с указанием текущего местонахождения. Список инвен- Перечень инвентаря по текущему складу с указанием с подробным таря с описа- описанием инвентаря. нием Статистика инвентарю по Сводка по причисленному к складу инвентарю, сгруппированная по ценовым группам. Движения складу по Список перемещений инвентаря между складами за указанный период. Статистика пользования инвентарем Статистика критериям инвентаря Статистика по пользованию инвентарем текущего склада. по Статистика по критериям инвентаря текущего склада. Цены Подсистема Прокат инвентаря Права доступа Администраторы проката Назначение Управление ценами проката инвентаря Отчеты Цены на прокат инвентаря Сетка цен на прокат инвентаря Перед началом работы обязательно ознакомьтесь с разделом Цены и скидки. 25 Глава 4. Работа с программой Цена на пользование инвентарем зависит от типа инвентаря, его ценовой группы и времени пользования. Для выдачи инвентаря должны быть определены все указанные величины. К моменту установки цен у руководства прокатом должна быть выработана ценовая политика. Ценовая группа определяет первоначальную стоимость инвентаря и его состояние (внешний вид, изношенность и пр.) и является общей для всех типов инвентаря. Оптимальное количество ценовых групп - 3. Это позволяет создать четкую дифференциацию цен, понятную и персоналу и клиентам, большее количество неизбежно приведет к путанице, меньшее не обеспечит достаточной гибкости. Исторически сложилось, что для названия ценовой группы используются заглавные буквы латинского алфавита. Время пользования инвентарем также является общим для всего инвентаря, и определяется политикой Вашей организации. Параметр Назначение Примечание Ценовые группы Название Название ценовой группы, определя- Примеры: "A","B","C" ется начальной стоимостью, техниче- "Люкс","Бизнес","Эконом" ским состоянием, выводится в прайслистах или Приме- Произвольное содержание для внут- "A" - модели текущего года, "B" чание реннего применения модели прошлого года 26 Глава 4. Работа с программой Цены на передержку сверх лимитов Начало действия Начало действия ставки Например, до 1 января стоимость передержки 100 руб, после 150 руб. Единица Единица измерения передержки измерения передержки Выбирается из справочника "Единицы измерения времени", например "15 мин", "1 час", "сутки" СтоиСумма, которая начисляется клиенту мость за за пользование инвентарем свыше единицу максимально указанного в прайсе срока за каждую единицу времени (полную и неполную) Например, можно сделать таким образом, что 1 час снегохода будет стоить 1000 руб, а за каждые дополнительные 15 мин будет начисляться 200 руб. Если сумма за пользование не может превышать максимальной ставки, укажите "0 руб" Время пользования Время Время пользования в часах пользования (час) Допустимая передержка (мин) Если нужно указать 30 мин, то введите 0.5. Отсчет времени пользования начинается с момента печати чека на авансовый расчет и завершается в момент предьявления в кассу возврата. Время после которого производится Если установлено время пользоваотсчет по следующей ставке ния 1 час и допустимая передержка 10 мин, то клиент пользовавшийся инвентарем 1 час 9 мин заплатит по ставке "1 час", а пользовавшийся 1 час 11 мин будет рассчитан по ставке "2 часа", для удобства клиентов указывайте в прайсе меньшее время, чем установлено в программе. Приме- Произвольное содержание для внут- Истинное время пользование и назвачание реннего пользования ние, понятное клиентам могут различаться довольно сильно, например ставка 5 часов и более может содержать разрешенное время 24 часа Цены за время пользования 27 Глава 4. Работа с программой Начало действия Дата и время, с которого начинается Вы можете подготовиться к изменедействие цены нию цен заранее. Например, ввод и сверку прайс-листа на зимние каникулы можно начать за месяц. Достаточно выставить дату начала соответствующим образом, инвентарь будет выдаваться по прежней цене. При наступлении часа "Ч" начнет действие новая цена Авансом Цена за пользование инвентарем указанных типа, ценовой категории и времени пользования при оплате на выдаче Цена указывается для пересечения трех параметров, если Вы укажете стоимость пользования лыжами категории "А" в течении двух часов, это не окажет влияния на категорию "B", там по-прежнему не будет установлено цены. По факту Изначально дублируется из авансовой цены. Если Вы хотите поощрять клиентов, заблаговременно берущих снаряжение на длительный срок сделайте цену по факту выше. Цена за пользование инвентарем указанных типа, ценовой категории и времени пользования при оплате на возврате инвентаря При пуске комплекса и изменении цены тщательно сверьте прайс-лист с тем, что Вы хотите получить. Если Вы пропустите ставку "2 часа", то клиент будет рассчитан по следующей ставке (4 или 8 часов), что вызовет совершенно ненужный конфликт. Ставки проката действуют для всех пунктов проката Вашей организации, если необходимо дифференцировать пункты проката, введите для них различные ценовые группы. Некоторым неудобством будет необходимость смены ценовой группы при перемещении инвентаря между складами. Автоматический запрос смены пока не предусмотрен. Отчеты Цены на Выводит прайс-лист для указанного При наличии трех ценовых групп и прокат типа инвентаря четырех временных ставок, прайсинвенлист займет практически полный лист. таря Сетка цен на прокат инвентаря Формирует полный прайслист для всех видов инвентаря, всех ценовых групп и возможного времени пользования. 28 Удобно для сверки прайслиста при массовом изменении цен. Отсутствующие позиции выделяются цветом, если какое-либо время пользования Глава 4. Работа с программой пропущено, то на него распространяется ставка предыдущего времени. Скидки Подсистема Прокат инвентаря Права доступа Администраторы проката Назначение Управление скидками проката инвентаря Отчеты Ставки скидок проката Может понадобиться выдавать один и тот же инвентарь различным категориям пользователей по разной цене. Например, одна и та же пара ботинок 37 размера может быть выдана и взрослой женщине и ребенку, при этом стоимость услуг для детей ниже. Чтобы обеспечить гибкую ценовую политику и строгость учета введена система скидок на прокат инвентаря. Типы скидок задаются с рабочего места Бухгалтерии, администратор проката устанавливает исключительно ставки скидки. Для предоставления определенных скидок бывает необходимо указывать дополнительную информацию, например, Фамилию при предоставлении скидки Сотрудник. Правильность и полнота дополнительной информации на рабочем месте не проверяются - последствия компромисса между простой системы и строгостью. Впоследствии менеджер проката может собрать отчет и потребовать объяснений от персонала о предоставлении скидки. Так же, как и расписание для цен, ставки скидок можно устанавливать заблаговременно, чтобы в последние полчаса до наступления Нового Года не вносить ошибки в систему. Ставка скидки имеет только дату начала действия, она может быть отменена следующей ставкой. Будьте внимательны! Вводя 100% скидку женщинам на 8 марта, не забудьте установить 0% ставки со следующего дня. 29 Глава 4. Работа с программой Отчеты Ставки Формирует список доступных скидок С помощью этого отчета проверяйте скидок и ставки на указанную дату ставки скидок на будущее, на нужную проката дату и после нее. Сбор отчета - самый дешевый способ обнаружить ошибки цен и скидок! Карточки проката Подсистема Прокат инвентаря Права доступа Администраторы проката Назначение Оперативная информация по инвентарю, находящемся в пользовании. Административные действия по оформлению инвентаря. Отчеты Информация о карточке Подобно счетам в ресторане, в прокате имеется свой объект учета. Карточка представляет собой список выданного инвентаря, по которому произведены уплаты, предоставлены скидки. В этой форме Вы сможете выяснить когда, кем, кому, по какой цене, под какой залог выдан инвентарь. В случае чрезвычайных обстоятельств администратор проката может предпринять действия в обход фискальной кассы (разумеется, информация по таким действиям протоколируется и может быть проконтролирована со стороны руководства). 30 Глава 4. Работа с программой Нагрузка в оживленном пункте проката составляет более 1000 человек в день. Подавляющее большинство карточек оформляется без проблем и задержек, они интересны только в плане статистики. Подробности нужны только по проблемным карточкам задержка инвентаря или полный невозврат. Детальная информация о карточке нужна и при возникновении конфликтов и недоразумений. Администратор проката всегда имеет возможность получить подробную информацию о выданном инвентаре и, если необходимо, провести силовые действия по оформлению инвентаря. Для ограничения списка просматриваемых карточек введите условия отбора: по дате и по статусу карточки. Если Вам примерно известно время выдачи, то укажите его. В конце дня удобно пользоваться отбором карточек по их статусу, чтобы узнать, сколько клиентов еще гуляет по территории. Карточки выдачи инвентаря Параметр Назначение Карточки выдачи инвентаря Н/карточки Номер карточки проката, по которой выдается инвентарь, фигурирует в расписке, полученной от клиента, в кассовом чеке и большинстве отчетов. 31 Глава 4. Работа с программой Состояние кар- Показывает, в какой стадии оформления находится перечисленный точки инвентарь (только готовится к выдаче, находится в пользовании или уже возвращен). Дата открытия Дата и время, в которое начат подбор инвентаря. Примечание Произвольный текст, который сочли необходимым добавить при выдаче инвентаря. Список инвентаря. Инв/номер Инвентарный номер выданного предмета. Штрихкод Его штрихкод. Если этикетка оторвана, а Вы уверены, что это тот самый инвентарь, можете ввести его вручную. Наименование Тип выданного инвентаря. Ц/группа Ценовая группа инвентаря. Заявленное время Время, которое клиент оплатил при выдаче инвентаря. Фактическое (ч) Фактическое время пользования в часах. Выдан Точные дата и время выдачи. Ожидается Время, до которого клиент должен вернуть инвентарь, чтобы уложиться в сумму аванса. Возвращен Фактическое время возврата инвентаря. Уплачено Фактически уплаченная сумма (она может отличаться от суммы, указанной в фискальном чеке - там может быть предоставлена дополнительная скидка по типу оплаты). Стоимость Стоимость фактического времени пользования инвентарем. Тип скидки Выбранный тип скидки за пользование инвентарем. Скидка Сумма скидки за пользование инвентарем. Отчеты Инфор- Сводная информация о всех операмация о циях, связанных с выдачей инвентаря карточке Включает список инвентаря, условия пользования и оплаты, номер ячейки залога, его содержание, произведенные замены Ячейки с залогом Подсистема Прокат инвентаря 32 Глава 4. Работа с программой Права доступа Администраторы проката Назначение Оперативное наблюдение за документами и деньгами, оставленными в залог за пользование инвентарем Вы выдаете инвентарь стоимостью в тысячи рублей совершенно незнакомым людям. Как сделать так, чтобы инвентарь вернулся к Вам в целости и сохранности? Имеется два пути: первый - точно идентифицировать человека и обязать его подписать документ, по которому он должен нести ответственность. Этот способ связан с психологией и будет срабатывать еще не скоро, по крайней мере, до тех пор, пока люди не начнут дорожить своей кредитной и гражданской историей, тем не менее, он позволит Вам добиться возмещения ущерба через суд. Второй способ - это брать в залог деньги, соразмерные стоимости инвентаря или что-либо, имеющее для клиента сравнимую стоимость, например документы на автомобиль и водительское удостоверение. Стоимость восстановления комплекта документов сравнима со стоимостью инвентаря, плюс неизбежные хлопоты, но желательно тоже подстраховаться и заключить с клиентом мини-договор, по которому он несет ответственность в случае утраты или повреждения инвентаря. При приеме залога необходимо решить массу организационных вопросов, связанных с обеспечением сохранности принятых залогов. В атмосфере аврала, которая царит в пункте проката в самые кассовые дни, посетители (и персонал) могут совершить кражу. Ограничьте доступ к месту хранения залогов, установите сейф или ячейки. Если пункт проката невелик, можно ограничиться денежным ящиком. Последний вариант при кажущейся простоте наиболее предпочтителен - денежные ящики закрываются легко и быстро. Форма со списком ячеек имеет только информативное значение - Вы можете узнать только количество ячеек для склада и просмотреть примечания, записанные при выдаче инвентаря. Все важная информация о выдаче (в т.ч. описание залога) теперь хранится в карточке выдачи. Ячейки с залогом Параметр Назначение Ячейка Номер ячейки Примечание Описание содержимого ячейки, или любая другая информация, внесенная при выдаче инвентаря. Вы можете изменить количество ячеек для хранения залогов в любой момент работы системы. Целесообразно определить для склада количество ячеек, равное максимальному количеству комплектов, которые могут быть выданы. Уменьшение массива ячеек возможно только в том случае, если все удаляемые ячейки свободны. 33 Глава 4. Работа с программой Настройки Выбор склада Каждый склад содержит свой массив ячеек, если кассы и относящиеся к ним депозитарии с залогами находятся в разных помещениях, организуйте несколько складов, в противном случае неизбежны потери времени на поиск залогов. Для каждого склада (или пункта проката можно выделить свой массив ячеек). Перемещения Подсистема Прокат инвентаря Права доступа Администраторы проката Назначение Перемещение инвентаря между служебными складами и подразделениями Отчеты Карточка движения инвентаря Движение инвентаря по складу Движение инвентаря по всем складам Перевод инвентаря со склада на склад используется при приеме нового инвентаря, списании и в случае нескольких пунктов проката при распределении инвентаря. Используя механизм перемещений, Вы можете организовать централизованный учет, распределить инвентарь между подразделениями, назначить материально ответственных лиц на каждом объекте. 34 Глава 4. Работа с программой Карточки перемещения представляют собой документ внутреннего пользования, воплощающий в себе приходную и расходную накладную. Бухгалтерская отчетность по складу ведется обычным порядком. О всех передвижениях между складами ведется история. При сборе отчетов о пользовании инвентарем суммы за пользование группируются с учетом склада, с которого выдавался инвентарь, и ценовой группы на момент выдачи. 35 Глава 4. Работа с программой При создании карточки Вы должны заполнить ее заголовок, и ввести список инвентаря. Заполнение карточки возможно из формы Перемещения и из формы Склад. После заполнения требуется провести Фиксацию карточки. По этой команде будут проведены все изменения. Проверка правильности заполнения карточки (наличие инвентаря на складе и т.д.) и перемещение производится в момент фиксации документа. Зафиксированная карточка не может быть изменена или удалена, для отмены действий Вам придется создать карточку перемещения в обратном направлении. Незафиксированная карточка может существовать в системе сколь угодно долго, Вы можете вернуться к редактированию в любое удобное время. Перемещения Параметр Назначение Примечание Заголовок 36 Глава 4. Работа с программой Дата Дата документа, подтверждающего Согласуйте дату и номер документа с перевод инвентаря со склада на склад бухгалтерией Основа- Название и номер документа, Согласуйте дату и номер документа с ние согласно которому осуществляется бухгалтерией перевод инвентаря Откуда Название склада, с которого забира- Инвентарь должен присутствовать ется инвентарь на складе, если инвентарь числится выданным (но фактически украден), требуется силовое закрытие карточки проката. Куда Название склада, на который посту- Если у Вас один пункт проката, то скопит инвентарь рее всего это будет склад "Списанное снаряжение" Список инвентаря Инв.номер, Идентификационные данные инвен- Выбираются из списка инвентаря и не Штрих- таря могут быть изменены код, Тип Приме- Замечания о причинах перевода чание Относится именно к факту перевода данной единицы и не связано с описанием предмета Отчеты Карточка движения инвентаря Расшифровка документа перемеще- Рекомендуем прикладывать этот ния документ к бухгалтерской отчетности Движе- Список инвентаря, ушедшего со Предназначен для учета и инвентариние склада или, наоборот, поступившего зации инвентаря по складу Движе- Список всех перемещений между Аналогичен отчету по одному складу ние складами инвентаря по всем складам 37 Глава 4. Работа с программой Терминал Подсистема Прокат инвентаря Права доступа Администраторы проката Назначение Настройка терминала выбора инвентаря Запретить выдачу на терминале определенных типов инвентаря в определенное время можно на вкладке "Инвентарь": Для этого выберите нужный тип инвентаря и в таблицу "История запретов выдачи инвентаря" добавте новую запись состоящую из трех полей: • Дата и время, начиная с которого запретить выдачу инвентаря через терминал. • Дата и время, заканчивая которой запретить выдачу инвентаря через терминал (включительно). • Примечание. Необязательное поле. В процессе выбора инвентаря на терминале, пользователь может указывать различные данные о себе. Настройка этих данных осуществляется на вкладке "Параметры посетителей": 38 Глава 4. Работа с программой Для создания параметра создайте новую запись в таблице "Параметры": Параметр посетителя Параметр Назначение Название Название преднозначено для идентификации параметра. Фигурирует в чеках проката. Название винительном падеже(кого, что) в Отображается на экране терминала при заполнении пользователем данного параметра. Если название параметра - "рост", то на терминале пользователь увидит заголовок "Введите рост". Тип параметра Служит для определения типа клавиатуры для ввода значения параметра на терминале: текстовая клавиатура - если выбран тип параметра текст либо цифровая - если выбран тип параметра число. Примечание Описание параметра, или любая другая информация о параметре. Параметры могут быть двух видов: • Параметры, значение которых вводится пользователем с клавиатуры. Для этого вида таблица "Значения параметров" не нужна. • Параметры, значение которых пользователь выбирает из списка возможных значений параметра. Для параметров таково вида в таблице "Значения параметров" нужно вставить возможные значения параметра. Тип параметра в этом случае роли не играет, т.е. можно указать любой. 39 Глава 4. Работа с программой На терминале инвентарь отображается по группам. В каждой группе собран однотипный инвентарь. Например в группе "Горные лыжи" будут находиться лыжи горные, палки горнолыжные и ботинки горнолыжные. Распределять инвентарь по группам и создавать новые группы можно на вкладке "Группы инвентаря": В таблице "Инвентарь без группы" находится список инвентаря, который не входит ни в одну группу. В таблице "Группы" находится список существующих групп инвентаря. Здесь можно создать группу, изменить название существующей или удалить группу. В таблице "Инвентарь входящий в группу" находится список инвентаря, входящего в группу, выбранную с таблице "Группы". Для добавления инвентаря в группу необходимо выбрать нужный тип инвентаря в таблице "Инвентарь без группы", в таблице "Группы" выбрать группу, в которую надо переместить инвентарь и нажать кнопку: Для удаления инвентаря из группы необходимо выбрать группу, из которой надо удалить инвентарь в таблице "Группы", в таблице "Инвентарь входящий в группу" выбрать тип инвентаря, который надо удалить и нажать кнопку: 40 Глава 4. Работа с программой Настройка Выбор склада Учет инвентаря, карточки проката выбираются с учетом склада. Выбрать склад можно в общих настройках программы, и непосредственно в формах, зависящих от параметра. Выбор склада сохраняется для последующих запусков программы. Услуги В отличии от остальных услуг горнолыжного комплекса цена на услуги проката вычисляется на ходу. Поэтому кассовое оформление производится по небольшому набору услуг (обычно даже одной), но с разной ценой. Подробный список инвентаря выводится в предчеке (отдается клиенту), а в кассовом чеке указывается только название услуги (например, "Прокат инвентаря") и сумма. Форма Услуги подробно описана в Руководстве бухгалтера. Для удобства учета рекомендуем сделать две услуги - для авансового и итогового расчетов. Рабочие места Для обеспечения работы пункта проката на 200 комплектов одного рабочего места будет недостаточно. Вам потребуется установить и настроить несколько рабочих мест, обычно, два места выдачи, одно место возврата, две кассы и одно универсальное рабочее место. Для каждого рабочего места необходимо указать следующие параметры: Таблица 4.1. Рабочие места проката Параметр Назначение 41 Глава 4. Работа с программой Название рабо- При первом запуске специализированного АРМ производится запрос чего места названия, в дальнейшем оно сохраняется в реестре. Если Вы смените название в БД, и не измените значение, записанное в реестре, рабочее место будет работать неправильно. Тип рабочего Определяет тип приложения (АРМ), которое может быть запущено от места этого имени. Фискальная касса Есть два типа взаимодействия вспомогательных и фискальных рабочих мест: карточка проката с места выдачи может быть оформлена только на одной, указанной кассе, в другом случае, карточка может быть оформлена на любой кассе, обслуживающей данный склад. В первом случае имя кассы указывается для каждого рабочего места, во втором случае (установлено в начальной поставке) определяется наличием переменной "HIREMIXEDDESKS=ON" в настройках системы. Время автоот- Запрос карточки персонала через определенное время. Если в зале ключения проката работает несколько инструкторов, и их оплата рассчитывается от выданных комплектов, то важно, чтобы инструктор выдавал инвентарь от своего имени. На время обучения персонала можно увеличить время, в реальной эксплуатации желательно установить 20 сек. Операторы Подразделение, сотрудники которого имеют право работать на данном рабочем месте. Администраторы Сотрудники, которые имеют право выполнять административные действия на рабочем месте обслуживания. Название склада Склад, который обслуживает данное рабочее место. Запрос имени склада производится в отдельном окне после сохранения записи. Приписать кассу к складу можно также в форме Управление складами. Подобная настройка рабочих мест применяется и для других типов (например, подсистемы управления тренерским персоналом). Управление складами Если в Ваша организация включает несколько пунктов проката, то нужно будет настроить систему складов. Принцип организации описан в разделе Склад. 42 Глава 4. Работа с программой Для удобства учета, склад приписывается к организации. На каждый склад назначается администратор склада - человек, который имеет право принимать силовые решения по возврату инвентаря. Жизненный пример - посетитель получил травму, а инвентарь был возвращен только на следующий день, только администратор может вернуть инвентарь задним числом. В этой же форме можно выяснить какие рабочие места закреплены за складом, и изменить, если это необходимо. Параметры При работе системы производится печать нескольких типов документов. В них сдержится необходимая служебная информация (список инвентаря, время возврата, стоимость и пр.). Попутно эти документы могут выполнять другую роль - выступать в качестве расписки (упрощенного договора) или содержать рекламную информацию. Содержимое заголовка и подписи документов и настраивается в данной форме. 43 Глава 4. Работа с программой Общие рекомендации такие: в заголовке обязательно должно быть указано назначение документа (экземпляр клиента и т.п.), а область подписи должна содержать юридически значимый текст, позволяющий взыскать с клиента стоимость утраченного инвентаря. В текущей версии настраиваются документы: Настройки Первый предчек Выдается на руки клиенту, вместе с фискальным чеком дает полное проката представление за что и сколько придется платить. В нем можно указать какой залог был принят, это будет гарантией возврата залога для клиента. Второй предчек Этот документ остается в службе проката, хранится вместе с залопроката гом, полученным от клиента. Обычно в нем пишется, что клиент несет материальную ответственность за инвентарь. На документе обязательно должна быть подпись клиента. В случае форс-мажора (отсутствие электричества, сбой сервера и пр.) дает возможность принять инвентарь от клиента. Итоговый проката чек Является основанием для возврата залога клиенту. Если в чеке указана необходимость доплаты, то залог выдается только при предъявлении кассового чека. На чеке целесообразно требовать подпись клиента о возврате залога, а сам чек сохранять для истории. Символ вертикальной черты "|" в тексте означает перевод строки. 44 Глава 4. Работа с программой Для отключения любого предчека (как клиента, так и службы проката) используются настройки Отключение предчека... . По умолчанию установлено значение "0" - не отключен, т.е. печатаются все пред/пост чеки. Если нужно отключить - установите значение "1". Отчеты Об отчетах проката можно сказать то же самое, что и для других систем. В основном они должны собираться в тех формах, где производятся манипуляции с данными. В этом случае будет автоматически указано большинство параметров (название склада и т.п.) и наиболее удобные диапазоны времени. Набор отчетов постоянно пополняется, возможно не все они попадут в это описание. Отчеты подсистемы проката Произвольный запрос Этот режим предназначен для опытных пользователей, знакомых с SQL, и описан подробнее в Руководстве администратора. [admguide.htm] Стандартные отчёты Таблица 4.2. Отчеты подсистемы проката Название Входные данные Прокат инвентаря Информация о карточке проката Карточка проката История инвентаря Инвентарный номер Карточка движения инвентаря Номер карточки Описание предмета по инвентарному Инвентарный номер, Дата номеру Оплата инструкторов проката (общий спи- Период времени сок) Оплата указанного инструктора проката Период времени, Табельный номер Сетка цен на прокат инвентаря Название склада, Дата Список инвентаря по складу Название склада Список инвентаря с описанием Имя склада Список незакрытых карточек Ставки отчислений инструкторам проката Ставки скидок на прокат инвентаря Дата 45 Глава 4. Работа с программой Статистика движения инвентаря по скла- Название склада, Период времени дам Статистика инвентаря на складе Название склада Статистика по критериям инвентаря Имя склада Статистика пользования инвентарем по Имя склада, Период времени предметам Структура инвентаря Цены на прокат инвентаря Тип инвентаря, Дата Анализ Для оценки эффективности работы организации встроен механизм анализа. Набор помощников позволяет наглядно, в виде цветовых схем и диаграмм, представить бизнесс-процесс. Генерируются таблицы с цветовой раскраской по диапазонам значений, вычисляются экстремумы (минимумы, максимумы), суммарные показатели, формируется файл для выгрузки данных, строятся диаграммы. При переходе между страницами выдаются запросы на сохранение итогов. Помощники для анализа сгруппированы по подсистемам, например Продажи, Прокат. Для запуска помощника нужно дважды кликнуть по нему мышью. Типовой помощник анализа состоит из этапов: • • • • • параметры анализа HTML представление таблица для экспорта в CSV диаграммы окончание работы помощника При задании параметров указывается временной интервал, способы группировки, выполняемые шаги. У каждого элемента настройки есть подсказка с описанием, она появится, если Вы задержите указатель мыши над этим элементом. На странице HTML, средствами встроенного браузера, можно отобразить все итоги в одном документе. Для большинства задач, этого достаточно. Если Вы собираетесь строить диаграммы с помощью электронных таблиц типа Exel или OpenOffice Calc, то на странице CSVбудет сформирован файл для выгрузки. Страница завершения помощника дает возможность вернуться на стартовую страницу для анализа с другими входными параметрами. 46
