Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов

Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
1-16
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА АКТУАЛИЗАЦИЮ И СОБЛЮДЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА: Начальник транспортного отдела.
ПОЛЬЗОВАТЕЛИ РЕГЛАМЕНТА: Менеджеры отдела закупок, менеджеры отдела продаж, начальник транспортного отдела,
диспетчер транспортного отдела, водитель транспортного отдела.
РАЗРАБОТАНО:
Должность
ФИО
Подпись
Дата
ФИО
Подпись
Дата
ФИО
Подпись
Дата
ФИО
Подпись
Дата
ФИО автора изменения
Подпись автора изменения
Дата подписи
Менеджер отдела качества и контроля
ПРОВЕРЕНО:
Должность
Начальник транспортного отдела
Начальник отдела качества и контроля
УТВЕРЖДЕНО:
Должность
Президент компании
СОГЛАСОВАНО:
Должность
Директор по продажам
Директор по закупкам
ИЗМЕНЕНИЯ:
Версия изменённого документа
Суть изменения
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
2-16
Менеджер по продажам
Сотрудник, ответственный за обеспечение транспортом
Водитель транспортного отдела
Начало процесса
Возникла
потребность в
транспортных
услугах
2. Рассмотреть
заявку на
транспорт и
установить сумму
доставки
1. Создать заявку
на транспорт
3. Согласовать
сумму доставки и
выбрать
ответственного
ИЛИ
Сумма доставки
согласована
5. Проставить
сумму
себестоимости
транспортной
услуги
Сумма доставки
не согласована
6. Создать путевой
лист
4. Отменить заявку
на транспорт
7. Выбрать
транспорт (свой
или наёмный)
ИЛИ
Свой транспорт
Наемный транспорт
8. Заказать
наёмный транспорт
9. Оказать
транспортную
услугу Своим
транспортом
Заказ
поставщику
Отменена
Транспортные
услуги оказаны
наемным
транспортом
ИЛИ
Конец процесса
Транспортные
услуги оказаны
своим транспортом
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
3-16
1.
1.1.
1.2.
1.3.
Создать заявку на транспорт.
Подключиться к базе 1С: Предприятие.
Открыть журнал «Заказы покупателей».
На основании заказа покупателя ввести: «Заявку на транспортное средство», но при этом статус заказа
покупателя должен быть не ниже: «Согласовать заказ».
Создан новый документ: «Заявка на транспортное средство». Нужно проверить и заполнить не хватающие
реквизиты.
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
4-16
1.4. Заполнить следующие реквизиты:
- Время на точке;
- контакт;
- телефон.
Примечание: При необходимости нужно откорректировать:
- адрес доставки
- контакт.
1.5. Нажимаем на кнопку: «Записать» и записываем документ и меняем статус документа на: «Завершено».
После изменения статуса закрываем документ, нажав на кнопку: «Закрыть».
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
5-16
2. Рассмотреть заявку на транспорт и установить сумму доставки.
2.1. У сотрудников транспортного отдела выходит служебное сообщение, что документу заявка на
транспортное средство №____ от _______ присвоен статус: "согласовать заявку".
2.2. Ответственный сотрудник за закупку транспорта находит данную заявку на транспортное средство, для
этого он должен переключить интерфейс (если стоит другой интерфейс) на: «Управление транспортом».
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
6-16
2.3. После переключения интерфейса на «Управление транспортом» ответственный за закупку транспорта через
пункт главного меню: «Документы» переходит в пункт: «Заявка на транспортное средство».
2.4. Нажимает на значок: «Поиск по номеру».
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
7-16
2.5. В строке: «Номер документа» вводит номер документа, в строке: «Поиск по подстроке» устанавливает
галочку и нажимает на кнопку: «Найти».
2.6. Установить курсор на нужную заявку и нажать на кнопку: «Выбрать».
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
8-16
2.7. Проставить сумму доставки и изменить статус заявки на: «Завершено».
3. Согласовать сумму транспорта.
3.1. После изменения статуса ответственным за обеспечение транспорта, у менеджера отдела продаж выходит
служебное сообщение, что заявке на транспортное средство № ____ от ______ присвоен статус: «Согласовать
стоимость транспорта».
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
9-16
3.2. Что бы согласовать стоимость транспорта нужно найти данную заявку на транспортное средство.
3.3. Для этого нужно зайти в журнал: «Заявка на транспортное средство» и нажать значок: «Поиск по номеру».
3.4. В строке: «Номер документа» нужно ввести номер документа, в строке: «Поиск по подстроке» нужно
установить галочку и нажать на кнопку: «Найти».
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
10-16
3.5. Установить курсор на нужную заявку и нажать на кнопку: «Выбрать».
3.6. Выбираем данную заявку и открываем ее для согласования суммы доставки.
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
11-16
3.7. Если сумма доставки устраивает, то нужно проставить: «Ответственного за закупку транспорта».
К примеру: «Степанова Светлана Юрьевна» и изменить статус заявки на: «Завершено», а также нажать на
кнопку: «Закрыть».
При изменении статуса заявки на: «Запланировать рейс», статус заказа покупателя должен быть: «Отгрузить
товар».
4. Отменить заявку на транспортное средство.
Если сумма доставки не устраивает менеджера по продажам, то он заходит в статус заявки на транспортное
средство и отменяет заявку изменив статус на: «Отменено».
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
12-16
5. Проставить сумму себестоимости транспортной услуги.
После согласования суммы доставки и выбора ответственного за обеспечение транспорта менеджером отдела
продаж, ответственный сотрудник за обеспечение транспорта заходит в данную заявку на транспортное
средство, проставляет: «Цену закупки транспорта» и проводит заявку нажав на кнопку: «ОК».
6. Создать путевой лист.
После изменения статуса заявки на: «Запланировать рейс» на основании данной заявки на транспортное
средство ответственный сотрудник за обеспечение транспорта водит путевой лист.
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
13-16
7. Выбрать транспорт (свой или наемный).
После создания путевого листа заполняются следующие строки:
- Транспорт (наемный или свой);
- Водитель;
- Экспедитор;
- Дата начала/окончание рейса.
7.1. Далее нужно перейти в закладку дополнительно и проверить:
- Подразделение (должно соответствовать с отделом, где числится данный сотрудник) ;
- Организация (выбирается исходя по какой компании осуществляется доставка реализованного товара).
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
14-16
7.2.
Документ нужно записать, нажав на кнопку: «Записать».
8. Заказать наемный транспорт.
Нужно позвонить в транспортную компанию и заказать транспорт соответствующий указанного в 1С
наименования.
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
15-16
8.1. После поступления обращения водителя на загрузку, нужно нажать на кнопку: «Печать».
8.2. Распечатывается:
- путевой лист (если наш транспорт, если наемный транспорт не печатается);
- лист экспедитора.
В данном случае нужно распечатать только лист экспедитора, так как выше было выбран наемный транспорт.
Обеспечение транспортными услугами внутренних клиентов
документ
подготовлено
страница
16-16
8.3. Лист экспедитора нужно распечатать в одном экземпляре и передать водителю для загрузки.
Лист экспедитора содержит всю необходимую информацию:
- Адрес точки;
- Наименование получателя груза;
- Контактное лицо;
- Контактный телефон;
- Дата и время на точке;
- Имя ответственного менеджера отдела продаж, которая нужна для водителя.
8.4. Водитель должен обратиться в отдел ОСД и предоставить распечатанный лист экспедитора оператору для
загрузки товара и получить расходные накладные для загрузки в четырех экземплярах.
8.5. С расходными документами водитель должен обратиться диспетчеру склада.
8.6. После загрузки водитель получает документы :
- ТОРГ-12 (в 2-х экз.);
- Счет-фактура (в 2-х экз.);
- Товарно-транспортная накладная (в 4-х экз.).
8.7. Оказать транспортную услугу наемным транспортом.
8.8. После оказания услуги и получения документов необходимо оформить заказ поставщику на основании данного
регламента : 02.02.FN.001-02 Согласование заказов на приобретение товаров (услуг) для собственных нужд
компании.
9. Оказать транспортную услугу своим транспортом.
9.1. При оказании транспортной услуги своим транспортом все действия повторяются, начиная с пункта
№ 7 до пункта № 8.6., но при этом нужно :
- выбрать свой транспорт;
- распечатать путевой лист.
9.2. Оказать транспортную услугу своим транспортом.
При сдаче товара, клиент должен поставить отметку (печать) о прибытии на путевом листе.
9.3. После оказания транспортной услуги своим транспортом водитель должен сдать документы (ТТН,
ТОРГ-12, Счет-фактуру) в отдел ОСД (отдел сопроводительной документации).
На листе экспедитора в отделе ОСД операторы должны расписаться и поставить дату и передать водителю.
Водитель должен передать данный путевой лист в транспортный отдел.