4.4. Создание отчетов

Лабораторная работа №4_4. Создание отчетов в ACCESS
Отчёты бывают двух типов: обычные, представляющий собой просто
привлекательно оформленный список всех записей, и отчёты с группировкой, в
которых записи организованы в группы и в группах подведены итоги.
1.Создание автоотчёта
 Вкладка запросы=>Количество фруктов в наборах (но не открывать его)
 На панели инструментов щёлкните на стрелке вниз рядом с кнопкой Новый
объект=>Автоотчёт
2.Быстрая печать отчёта
 Откройте отчёт в режиме предварительного просмотра=> на панели
инструментов нажмите кнопку печать
Если вам надо контролировать печать, т.е. нужна только одна страница или
нужна другая ориентация:
 Откройте отчёт в режиме предварительного просмотра=>меню
файл=>команда Печать=>Окно диалога Печать=> установить нужные
параметры=>ОК
3.Использование мастера отчётов
 Вкладка Отчёты=>Создать=>окно Новый отчёт=>дважды щёлкнуть на
строке Мастер отчётов
 Первый шаг работы мастера=>в поле Таблицы/запросы щёлкните на стрелке
вниз=>выберите Запрос: Увеличившиеся цены=>Список доступные
поля=>переместить все три поля в список Выбранные поля=>Далее
 Второй шаг – Далее (здесь мы не будем группировать записи)
 Третий шаг – в поле 1 нажмите стрелку вниз=>щёлкните Название набора
(кнопка сортировки рядом с полем 1 показывает возрастающий порядок (АЯ) – по умолчанию, если вы нажмёте эту кнопку, то порядок изменится на
убывающий) =>Далее
 Четвёртый шаг – Далее
 Пятый шаг – выберите Строгий стиль=>Далее
 Шестой шаг – имя Увеличившиеся цены вполне подойдёт=>Готово
4.Создание отчёта с группировкой с помощью мастера отчётов
Отчёт будет основан на запросе Продажа по месяцам зпр
 посмотрите, как работает этот запрос
 затем начинайте создавать отчёт
 во втором шаге матера в левой части окна дважды щёлкните на надписи
Дата заказа (в правой части в качестве уровня группировки выделится «Дата
заказа по месяцам» =>Далее
 третий шаг – в поле 1 выберите из списка Дата заказа=>установите
сортировку по возрастанию=>нажмите кнопку=>Итоги=>Установите
флажок Sum=>ОК=>Далее
 Четвёртый шаг – оставьте установленными переключатели Ступенчатый
группы Макет и Книжная группы Ориентация=>Далее
 Пятый шаг – стиль Выделенный=>Далее
 Шестой шаг – введите имя отчёта Продажи по месяцам=>Готово
5.Настройка отчёта. Создание нового уровня группировки
 Отчёт=>Продажа по месяцам=>Конструктор=>щёлкните правой кнопкой в
пустом месте отчёта=>в меню выберите Сортировка и группировка
 В окне диалога Сортировка и группировка удалите вторую и третью строки,
содержащие надпись Дата заказа (Щёлкните в сером квадратике слева от
строки, затем нажмите клавишу DELETE)
 Щёлкните в первой пустой ячейке столбца Поле/выражение=>щёлкните на
стрелке вниз=>выберите Название набора

Щёлкните в поле Заголовок группы=>Выберите Да=>Закройте окно диалога
Сортировка и группировка
 В области верхнего колонтитула уберите надпись Дата заказа, в области
данных уберите поле Дата заказа
 Переместите поля Название набора и Сумма из области данных в заголовок
группы «Название набора»
 Перетащите верхнюю границу полосы с надписью Примечания группы
“Дата заказа” вплотную к полосе с надписью Область данных. Это уберёт
пустые строки из отчёта. Отчёт содержит для каждого месяца список всех
наборов и итоги за месяц по каждому из них
 Переключитесь в режим предварительного просмотра (нажмите кнопку вид
на панели инструментов)
6.Изменение внешнего вида отчёта
Следует ещё сделать несколько изменений: итоги по месяцам должны
выводиться в денежном формате:
 Вкладка Отчёты=>Продажа по месяцам=>конструктор
 Щёлкните правой кнопкой в поле в правой части примечания группы “ Дата
заказа”=>Свойства=>Вкладка макет=>Формат поля=>Денежный
 Не закрывая окно свойств, щёлкните в вычисляемом поле в правой части
примечания отчёта. Окно свойств теперь отображает свойства выбранного
поля=>установите денежный формат поля=>закройте окно свойств
 Увеличьте ширину вычисляемого поля в примечании отчёта
Чтобы информация за каждый месяц находилась на отдельной странице:
 На панели инструментов конструктора отчётов нажмите кнопку Сортировка
и группировка=>Щёлкните в ячейке с надписью Дата заказа=>поле Не
разрывать=>Полную группу=>Закройте окно диалога Сортировка и
группировка
Названия месяцев должны быть написаны жирным курсивом без рамки вокруг
них:
 Щёлкните в текстовом поле заголовка группы, (это поле отображает
название месяцев) =>щёлкните на стрелке вниз рядом с кнопкой Цвет
линии/границы=>выберите прозрачный=>Полужирный=>Курсив=>размер
12=>ENTER
 Переключитесь в режим предварительного просмотра
 Сохраните и закройте отчёт
Контрольное задание 1.
 Создать отчёт Наборы на основании запроса Фрукты в наборах зпр с
помощью мастера отчётов
 Включить все поля, установить группировку по полю Название набора,
установить сортировку по полю Название фрукта
 Выберите ступенчатый макет и книжную ориентацию, выберите стиль,
который вам понравится, сохраните и закройте отчёт