Руководство по построению отношений с Поставщиками
advertisement
Руководство по построению отношений с Поставщиками Содержание 1 Введение 2 Как Expense Reduction Analysts работает с Поставщиками • Действующие Поставщики • Альтернативные Поставщики • Если вы выиграете тендер в рамках проекта • Expense Reduction Analysts • Последовательность действий Expense 3 Reduction Analysts в рамках проекта • Часто задаваемые вопросы 3 Профессиональный кодекс 12 4 Порядок подачи и рассмотрения жалоб 13 5 Наша база данных 14 • Преимущества регистрации в базе данных • Регистрация в базе данных Expense Reduction Analysts • Процедура обновления данных Введение Expense Reduction Analysts является международной консалтинговой компанией, которая специализируется на уменьшении косвенных расходов предприятий. Эксперты Expense Reduction Analysts провели тысячи совместных проектов с Клиентами во многих странах мира, обеспечив наилучшие решения в сфере закупок и обеспечения бизнеса с точки зрения цены, качества и сервиса. Мы одинаково высоко ценим наши отношения и с Клиентами, и с Поставщиками, и осуществляем политику партнерства в совместном бизнесе для достижения взаимовыгодных результатов. Эксперты Expense Reduction Analysts понимают, что для эффективного функционирования в системе Поставщик-Клиент обе стороны должны иметь возможность реализовывать свои бизнес-задачи. Мы руководствуемся перспективным подходом к рынку. Хотя мы выступаем в роли «дополнительного игрока» для отделов закупок и обеспечения компаний наших Клиентов, и мы обязаны получить лучшее предложение от Поставщиков, мы понимаем, что Поставщикам также нужно вести прибыльный и устойчивый бизнес. Цель этого документа – помочь вам понять, как компания Expense Reduction Analysts (ERA) работает в контексте отношений ПоставщикКлиент, и объяснить наш профессиональный Кодекс. Мы надеемся, что приведенная в нем информация поможет вам наладить эффективную работу в рамках проектов Expense Reduction Analysts и удержать или расширить свою клиентскую базу. 02 Как Expense Reduction Analysts работает с Поставщиками Действующие Поставщики Если вы уже являетесь действующим Поставщиком для Клиента, который привлек Expense Reduction Analysts для анализа и оптимизации его расходов, вы можете быть уверены в том, что удостоитесь почтительного и профессионального отношения со стороны наших консультантов. Если вы занимаете основную долю в закупках товаров, предусмотренных проектом, наши консультанты постараются встретиться с вашим торговым представителем в первую очередь в самом начале нашего конкурсного процесса, с учетом пожеланий Клиента. Что Expense Reduction Analysts может предложить вам: • Профессиональное отношение и уважение; • Конструктивное обсуждение с консультантами, которые, проведя подробный анализ предыдущих закупок, хорошо понимают и знают структуру закупок и модель покупательского поведения Клиента; • Возможность подать свое коммерческое предложение вместе с другими альтернативными Поставщиками (если только Клиент не распорядится исключить Вас из конкурсного процесса); • Оперативный ответ на все резонные вопросы; • Информацию о возможных изменениях в методах поставок, которые могут позволить вам выставлять счета на более выгодной, консолидированной основе; 03 • Рассмотрение на равных конкурентных условиях наряду с другими Поставщикамиучастниками конкурсного процесса; • Полную сводку соответствующих моделей закупок; • Возможность регистрации в базе данных Поставщиков в Системах управления закупками Expense Reduction Analysts; • Руководство по построению отношений с Поставщиками; • Копию нашей доверенности на ведение переговоров от имени Клиента (предоставляется по запросу); • «Разбор ошибок» в случае отклонения тендерного предложения; • Удобный график реализации проекта в случае вашей победы в конкурсе. Ваша готовность с самого начала участвовать в реализации лучших бизнес-практик в рамках цепочки поставок всегда работает на вашу репутацию и позволит в дальнейшем обеспечить лучшее ценностное предложение для Клиента. Ваше содействие в усовершенствовании закупочного процесса продемонстрирует нашему общему Клиенту вашу ориентированность на успех проекта. Мы выступаем за тесное рабочее сотрудничество как путь к обеспечению оптимального операционного решения, конкурентоспособной цены и эффективных методов работы. Что Expense Reduction Analysts ожидает от Вас: • Профессиональное отношение и уважение; • Оперативные коммуникации; • Точные данные по всей запрашиваемой тендерной информации и вашему предложению; • Уважение к договорным полномочиям, которыми наделил нас наш общий Клиент, на ведение дел с вами, и, следовательно, соблюдение правила не контактировать с Клиентом напрямую в попытке обойти наш процесс отбора; • Справедливую цену – сочетание качества продукта / сервиса, послепродажной поддержки Клиента и цены; • Получение вами приемлемой маржи/прибыли по продукту / сервису, который вы предоставляете нашему общему Клиенту. 04 Потенциальные Поставщики Вы можете быть претендентом на позицию альтернативного Поставщика для одного из наших Клиентов. С нашим коллективным знанием и опытом, мы, как правило, можем очень быстро определить, получает ли наш Клиент максимальную отдачу от средств, расходуемых на своих действующих Поставщиков. Если мы считаем, что действующий Поставщик не представляет лучшее рыночное предложение, или если Клиент поднял другие вопросы сервиса, Expense Reduction Analysts проведет отбор и предложит определенным альтернативным Поставщикам подать свое тендерное предложение. Зачастую, мы производим предварительную квалификацию претендентов на основе ретроспективных данных из нашей Системы управления закупками, подкрепленных прошлым опытом других консультантов Expense Reduction Analysts (которые знают Вас или работали с вами). Иногда, мы можем инициировать наш первый контакт, если мы определили Вас как возможного альтернативного Поставщика для наших Клиентов с помощью других инструментов. Мы стремимся не тратить время потенциальных альтернативных Поставщиков, поэтому, в зависимости от конъюнктуры рынка, мы приглашаем не более 05 4 - 6 Поставщиков для подачи своих заявок на участие в тендере. В некоторых случаях, мы запрашиваем более подробную информацию до отправки приглашения на участие в тендере, для того чтобы вы не тратили время на подготовку предложения, если ваши услуги не соответствуют критериям лучшего предложения для нашего Клиента. Мы берем на себя обязательство информировать Вас в случае отклонения вашего предложения и предоставить вам как можно больше полезной информации для того, чтобы увеличить ваши шансы привлечь новых Клиентов в рамках проектов Expense Reduction Analysts в будущем. Но не воспринимайте это как возможность подачи повторной заявки на участие в том же тендере. Как правило, мы руководствуемся первым ответом и не проводим многоэтапных тендеров. Наши консультанты регистрируют все деловые отношения с Поставщиками в нашей Системе управления закупками, что позволяет сформировать ваш долгосрочный профиль: уровень и качество сервиса, цены и тарифы, уровень удовлетворенности Клиентов. Что Expense Reduction Analysts может предложить вам: • Профессиональное уважение; • Конструктивное обсуждение с консультантами, которые, проведя подробный анализ закупок за предыдущий год, хорошо понимают и знают их структуру и модель покупательского поведения Клиента; • Сводку моделей покупок за последний год и удобную в использовании, отсортированную документацию по закупкам, на долю которых относится 80% расходов Клиента; • Возможность подачи заявки на участие в тендере на равных конкурентных условиях вместе с действующими и прочими альтернативными Поставщиками; • Оперативный ответ на все резонные вопросы; • Информацию о возможных изменениях в методах поставок, которые позволят вам представить более выигрышное предложение, например, реже осуществляемые заказы на большие объемы или выставление счетов на консолидированной основе; • Возможность регистрации в базе данных Поставщиков в Системах управления закупками Expense Reduction Analysts; • Копию нашей доверенности на ведение переговоров от имени Клиента (предоставляется по запросу); • «Разбор ошибок» в случае отклонения тендерного предложения; • Удобный график реализации проекта в случае вашей победы в конкурсе. Ваша готовность участвовать в реализации лучших бизнес-практик в рамках цепочки поставок всегда работает на вашу репутацию и позволит в дальнейшем представить более выгодное предложение для Клиента. Ваше содействие в усовершенствовании процесса закупок продемонстрирует нашему общему клиенту вашу ориентированность на успех проекта. Мы выступаем за тесное рабочее сотрудничество как путь к обеспечению оптимального операционного решения, конкурентоспособной цены и эффективных методов работы. Что Expense Reduction Analysts ожидает от Вас: • Профессиональное уважение; • Оперативные коммуникации; • Точные данные в ответах на приглашение на участие в тендере; • Справедливую цену – сочетание качества продукта / сервиса, послепродажной поддержки Клиентов и цены; • Получение вами приемлемой маржи/прибыли по продукту / сервису, который вы предоставляете нашему общему Клиенту. 06 Если вы выиграете тендер, проводимый Expense Reduction Analysts Как действующий Поставщик Expense Reduction Analysts известит Вас о вашей победе в тендере. Основные действия, которые требуются от действующих Поставщиков: • Предоставить Клиенту и консультанту Expense Reduction Analysts соглашения об уровне обслуживания и прайс-лист, подготовленный на основе согласованных цен; •Предоставить Клиенту и консультанту Expense Reduction Analysts соглашения об уровне обслуживания и прайс-лист, подготовленный на основе согласованных цен; • Встретиться с Клиентом и консультантом Expense Reduction Analysts для обсуждения параметров эффективности работы, установленных в проекте; • Принимать оперативные меры для решения и устранения каких-либо проблем или жалоб, идентифицированных Клиентом или консультантом Expense Reduction Analysts; Предоставлять отчеты об использовании ресурсов Клиенту и консультанту Expense Reduction Analysts в соответствии с установленной периодичностью. Как правило, для этого нужно провести совещание в первый месяц совместной работы и затем на ежеквартальной основе; 07 • Во время нашей совместной работы над проектом, обычно, это как минимум 24 месяца, всегда держать нас в курсе проблем, с которыми вы сталкиваетесь в рамках данного проекта, а также о любых новых изменениях в работе, затребованных Клиентом. Как новый Поставщик Как новый Поставщик Начиная работать с Поставщиком, мы ставим цель — минимизировать возможные сбои в работе предприятия Клиента. А это возможно только при условии, если новый Поставщик готов приступить к работе в полном объеме и в кратчайшие сроки, обеспечение чего и является нашей задачей. Основные действия, которые требуются от новых Поставщиков: • Предоставить Клиенту и консультанту Expense Reduction Analysts соглашения об уровне обслуживания и прайс-лист на основе согласованных цен; • Встретиться с Клиентом для обсуждения процедуры передачи дел от предыдущего Поставщика, ознакомления с образцами и прочими материалами; • Координировать свои действия с консультантом Expense Reduction Analysts, в частности, в период реализации проекта; • Встретиться с Клиентом и консультантом Expense Reduction Analysts по истечении одного месяца работы для обсуждения хода выполнения задач, по необходимости; • Предоставлять отчеты об использовании ресурсов Клиенту и консультанту Expense Reduction Analysts в соответствии с установленной периодичностью. Как правило, для этого нужно провести совещание в первый месяц и затем на ежеквартальной основе; • Принимать оперативные меры для решения и устранения каких-либо проблем или жалоб, идентифицированных Клиентом или консультантом Expense Reduction Analysts; • Во время нашей совместной работы над проектом, обычно, это как минимум 24 месяца, всегда держать нас в курсе проблем, с которыми вы сталкиваетесь в рамках данного проекта, а также о любых новых изменениях в работе, затребованных Клиентом 08 Последовательность действий Expense Reduction Analysts в рамках проекта • Консультант Expense Reduction Analysts проводит полный анализ структуры закупок и требований Клиента; формирует аналитический отчет по цене, требованиям к использованию ресурсов и обслуживанию; и получает полномочия (доверенность) от Клиента на право ведения переговоров с действующими Поставщиками. • Мы связываемся с действующими и альтернативными Поставщиками, отобранными из нашей базы данных и других источников, и информируем их о запуске проекта. • Всем Поставщикам, по запросу, предоставляется копия нашего Руководства по построению взаимоотношений с Поставщиками. Действующие Поставщики, по специальному запросу, также могут получить копию нашей доверенности от Клиента. • 09 Запросы на подачу тендерных предложений рассылаются всем задействованным Поставщикам. ПРИМЕЧАНИЕ: Указанные запросы на подачу тендерных предложений являются приглашением на однократное участие в тендере. • Консультанты, с помощью специальных Систем управления закупками и разработанной методологии, анализируют тендерные предложения Поставщиков и определяют их уровень соответствия критериям и требованиям Клиента. • Затем консультант Expense Reduction Analysts дает свои рекомендации Клиенту, на основе критериев соответствия требованиям и максимальной эффективности вложения средств. Клиент принимает окончательное решение о выборе наиболее подходящего для него варианта на основе рекомендаций и последующих обсуждений с консультантом. • Все Поставщики официально извещаются о результатах рассмотрения их предложений, независимо от того, позитивный ответ или нет. • График реализации проекта согласовывается с победившими в конкурсе Поставщиками и Клиентом. • Все успешные тендерные предложения регистрируются в нашей Системе управления закупками для последующего использования. Эта информация используется только для внутренних целей и не разглашается каким-либо третьим сторонам вне сети Expense Reduction Analysts. Часто задаваемые вопросы В качестве краткого справочника для Вас и вашей организации, мы подготовили ответы на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов Поставщиков о работе с Expense Reduction Analysts. Мы, конечно, осознаем, что не можем предвидеть все ваши вопросы, поэтому, если у Вас есть вопрос, который не рассмотрен в настоящем документе, пожалуйста, задайте нам его лично. Вопрос Не стремится ли Expense Reduction Analysts «увести» у меня моего Клиента? Вопрос Верно ли, что Expense Reduction Analysts стремится получить самую низкую цену? Ответ Нет, Expense Reduction Analysts стремится получить для Клиента лучшее предложение с точки зрения качества, обслуживания и цены. В 60% наших проектов действующие Поставщики оставались со своими Клиентами. Мы обязательно включаем действующих Поставщиков в тендерный процесс. Поставщики продолжают обслуживать своих Клиентов, а мы просто находим точки повышения эффективности, которые могут способствовать упорядочению процедур закупок. Таким образом, мы, наоборот, даем вам возможность обеспечить Клиенту более выгодное и ценное предложение. Ответ Конечно нет! Expense Reduction Analysts получает свой гонорар только в том случае, если обеспечивает лучшее предложение для Клиента. Лучшее предложение для нас - это приемлемое сочетание параметров уровня обслуживания, стандартов доставки, качества, надежности и цены. 10 Вопрос Есть ли у Expense Reduction Analysts свои собственные предпочитаемые Поставщики? Ответ Нет. Консультанты Expense Reduction Analysts выбирают Поставщиков для участия в конкурсном процессе на основе их соответствия требованиям и потребностям Клиента. Expense Reduction Analysts ведет централизованную базу данных, которая содержит информацию о Поставщиках, с которыми мы ранее имели дело, включая информацию о товарах и услугах, предлагаемых Поставщиками, и историю нашего опыта работы с ними. Эти данные используются нами при выборе альтернативных Поставщиков, которые, по нашим оценкам, максимально соответствуют критериям Клиента. Вопрос Получает ли Expense Reduction Analysts какую-либо плату от Поставщиков? Ответ Нет. Наши гонорары оплачиваются Клиентами. Expense Reduction Analysts является абсолютно объективной и независимой от Поставщиков стороной, и это ключ к успеху нашего бизнеса. Мы следуем строгому правилу не принимать каких-либо форм оплаты от Поставщиков, так что вы можете быть уверены в том, что каждое проектное задание выполняется нами беспристрастно, честно и открыто. 11 Вопрос Я раньше уже принимал участие в конкурсах Expense Reduction Analysts, но не получил никакого ответа! Ответ Консультанты Expense Reduction Analysts обязаны известить Вас об отклонении Клиентом вашего тендерного предложения с указанием причин такого отклонения. Если этого не произошло, пожалуйста, обратитесь к консультанту напрямую и выясните ситуацию. Кодекс профессиональной практики Гонорар Наши гонорары выплачиваются исключительно нашими Клиентами, никто из консультантов Expense Reduction Analysts не может получать какие-либо формы оплаты или вознаграждения от Поставщиков. Нежелательные подарки Мы хотим внести ясность, что ни при каких обстоятельствах консультант Expense Reduction Analysts не может принимать какие-либо подарки от Поставщиков в качестве вознаграждения. Во избежание терминологической неопределенности, вознаграждением считаются подарки любого рода, ценностью более 50 дол. США, в том числе, но не ограничиваясь, развлечениями, путешествиями, угощениями, билетами на мероприятия, комиссионными вознаграждениями, подарочными сертификатами или какимилибо другими знаками внимания, имеющими существенную материальную ценность. Конфликт интересов Expense Reduction Analysts выступает в роли консультанта исключительно для и в интересах Клиента и не допускает возможности того, чтобы сделки или переговоры, которые компания проводит от имени Клиента, оказались под влиянием какой-либо третьей стороны. Конфиденциальность Мы привержены соблюдению принципов честности и деловой этики во всех наших отношениях с потенциальными, действующими и бывшими Поставщиками, как с точки зрения обычного соблюдения коммерческой тайны, так и защиты всех персональных данных, полученных нами в ходе предоставления наших услуг. Деловая этика Мы всегда ведем наш бизнес честно и достойно, и ожидаем того же от наших Клиентов и Поставщиков. В наших рекомендациях, стратегической помощи и методах всегда должным образом учитываются нормы деловой этики и защиты интересов наших Клиентов и Поставщиков. Соблюдение норм и добросовестность Наши действия и рекомендации всегда соответствуют законодательным нормам и правилам надлежащей деловой практики. Контрактные обязательства и полномочия Наш договор с Клиентом уполномочивает нас представлять Клиента в отношениях с Поставщиками, но не дает полномочий связывать Клиента какими-либо договорными обязательствами перед третьими лицами. Однако, наши Клиенты часто руководствуются нашим мнением в выборе Поставщика. Мы берем на себя обязательство действовать исключительно в интересах Клиента. Достижение лучшего предложения Во всех переговорах с Поставщиками и рекомендациях, которые мы в последующем даем нашим Клиентам, мы оцениваем каждое предложение, исходя из 12 критерия наибольшей ценности. Определение наибольшей ценности предложения включает (но не ограничивается) такие параметры, как уровень сервиса, качество продукции, условия поставки, история торговых отношений, стоимость замены Поставщика и цена за единицу товара. Expense Reduction Analysts никогда не рекомендует заменить Поставщика, исходя только из одной цены. Гарантия качества Для обеспечения высокого качества наших услуг, мы ведем постоянный мониторинг целей, действий, результатов и эффективности затрат. Такой мониторинг осуществляется посредством регулярных встреч с нашими Клиентами и Поставщиками. Профессиональная этика Мы осуществляем нашу деятельность профессионально и честно. Мы стараемся быть абсолютно объективными в своих суждениях и рекомендациях, для того чтобы принимаемые решения зависели только от интересов наших Клиентов. Принцип равноправия и запрет дискриминации Мы стремимся быть честными и объективными в наших советах и действиях, и наши решения, действия и рекомендации никогда не зависят от пола, расы, вероисповедания, цвета кожи, возраста, инвалидности или какого-либо иного фактора, кроме потребностей наших Клиентов. Порядок подачи и рассмотрения жалоб Просим Вас принимать во внимание, что, хотя мы и стараемся занимать открытую позицию в отношениях с Поставщиками, в некоторых случаях мы можем быть связаны указаниями Клиента, запрещающими нам сообщать вам или вашему представителю некоторые подробности дела. К сожалению, такие указания могут противоречить вашему представлению о точке зрения нашего Клиента. И хотя мы никак не можем предотвратить такие неприятные инциденты, мы благодарим Вас за понимание. В знак подтверждения нашей приверженности отношениям с Поставщиками, мы разработали и внедрили процедуру подачи и рассмотрения жалоб. Если у Вас в какой-либо момент возникнут основания для жалобы, пожалуйста, обратитесь к консультанту Expense Reduction Analysts с данным вопросом. Если вопрос не удастся решить к вашему удовлетворению, пожалуйста, направьте ваш запрос с подробной информацией по адресу supplier@expensereduction.com Мы немедленно подтвердим получение жалобы и выясним все детали, необходимые на этом этапе. Затем мы проведем тщательное внутреннее расследование вашей жалобы и сообщим вам его результаты и наше заключение. 13 Наша база данных Преимущества регистрации в базе данных Включение в нашу базу данных Поставщиков предоставляет вам дополнительный канал для реализации и маркетинга вашей продукции и услуг. Консультанты Expense Reduction Analysts, от имени сотен Клиентов, ежегодно заключают сделки на сотни миллионов долларов. Поставщики, которые смогли удовлетворить потребности наших Клиентов и предложить наиболее ценное решение, получают возможность привлечь новых Клиентов и заключить новые контракты на значительные суммы без прямых затрат на реализацию. Регистрация в базе данных Expense Reduction Analysts Как правило, предварительно консультанту Expense Reduction Analysts необходимо встретиться с представителями нового Поставщика для выяснения необходимой информации о компании, предлагаемых товарах и услугах. После этого консультант вносит полученные данные в нашу базу данных. В качестве альтернативы, вы можете предоставить все данные по электронной почте supplier@expensereduction.com. Если у Вас есть маркетинговая информация в электронном виде, например, каталоги или презентационный материал, которую вы хотите сообщить нам, пожалуйста, перешлите эти материалы по адресу supplier@expensereduction.com, и мы добавим их к вашей записи в базе данных. Процедура обновления данных С целью поддержания актуального состояния вашей записи в базе данных, пожалуйста, сообщайте нам обо всех изменениях вашего профиля, например, контактной информации или ассортимента предоставляемых товаров или услуг. Вы можете сделать это, обратившись к консультанту Expense Reduction Analysts, который обновит вашу запись в базе данных, или направив письмо с указанием соответствующих изменений по адресу supplier@expensereduction.com. 14 Австралия Австрия Бельгия Бразилия Канада Китай Чешская республика Д а н и я Ф и н л я н д и я Ф р а н ц и я Ге р м а н и я В е н г р и я И р л а н д и я И т а л и я Люксембург Малайзия Мексика Н идерланды Новая З еландия Норвегия Польша Порт угалия Р умыния С ловакия С ловения Испания Швеция Швейцария Тайвань Великобритания США Украина Уругвай www.expensereduction.com
