Способы выбора поставщиков материальных ресурсов в

УЧЕНЫЕ ЗАПИСКИ
№3, 2009
Н. Я. Погибельная
Способы выбора поставщиков
материальных ресурсов в системе
факторов, влияющих на эффективность
организации закупочной деятельности
на предприятиях полиграфии
Аннотация: Статья направлена на совершенствование способов закупок на предприятиях полиграфии.
На сегодняшний день неэффективная организация закупочной деятельности предприятия является мощным фактором, который оказывает влияние на себестоимость продукции. Немаловажная роль в этом отводится, прежде
всего, несовершенству способов выбора поставщиков (исполнителей, подрядчиков), которые типичны для большей
части предприятий полиграфии, находящихся в частной собственности. За счет организации эффективной закупочной деятельности предприятия могут добиться мощного конкурентного преимущества.
Ключевые слова: эффективность закупочной деятельности, полиграфические предприятия, способы организации закупок, конкурентоспособность, рентабельность.
Статистика свидетельствует об увеличении количества предприятий полиграфической промышленности [1], следовательно,
возрастает уровень конкуренции, что может отразиться на уровне
доходов предприятий. Встает задача поиска резервов повышения
доходности или ее сохранения на предыдущем уровне.
В условиях конкуренции и последствий мирового финансового кризиса необходим поиск путей повышения эффективности
деятельности организации по основным направлениям деятельности.
Ключевыми показателями эффективности деятельности предприятия являются рентабельность продаж [2] и продукции [3].
Факторами роста этих показателей может быть рост цен на
продукцию при неизменных затратах, уменьшение затрат на
единицу продукции при неизменных ценах или рост цен на продукцию и уменьшение затрат одновременно. Следовательно, с
помощью этих показателей можно принимать решение об оптимизации того или иного параметра, то есть об увеличении объема
производства, о снижении себестоимости или и того, и другого
одновременно.
Для увеличения количества выпускаемой продукции (объема
производства) с неизменной производственной мощностью и
кадровым составом необходим активный поиск новых клиентов, что реализовать в условиях конкурен-
Погибельная Надежда Яковлевна, аспирант
РГСУ.
Базовое образование: Российский государственный социальный университет.
Тема кандидатской диссертации: «Теоретические основы повышения эффективности закупочной деятельности на предприятиях (на примере полиграфических производств)».
Основные публикации: «Совершенствование
законодательства в сфере размещения заказов как механизм повышения эффективности
системы государственных закупок» (2008),
«Социальная эффективность функционирования системы государственных закупок в РФ»
(2009), «Характеристика нормативной базы в
области закупок: преимущества и недостатки
(1997–2008)» (2009).
Сфера научных интересов: государственные и
корпоративные закупки.
e-mail: [email protected]
38
ЭКОНОМИКА СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЫ
ции достаточно трудно. Одним из способов снижения себестоимости продукции является организация
эффективной системы закупок. За счет снижения себестоимости, а следовательно, появления возможности снизить рыночную стоимость произведенной продукции, организация может получать более высокую
прибыль, сохраняя или увеличивая рентабельность и достигая мощного конкурентного преимущества.
Поскольку в структуре издержек производства полиграфических предприятий доля материальных
затрат по некоторым видам продукции составляет более половины всех затрат на производство, вопросы рационального и экономного использования материальных ресурсов должны постоянно находиться в
поле зрения руководителей полиграфических предприятий. В условиях конкуренции покупатель должен
найти поставщика, который предложит ему минимальную цену на приобретаемые товары (работы, услуги) и выполнит другие важные условия (требования к техническим и функциональным характеристикам,
срокам поставки, срокам и объемам предоставления гарантий качества и так далее).
На сегодняшний день неэффективная организация закупочной деятельности предприятия является
мощным фактором, который оказывает влияние на себестоимость продукции. Немаловажная роль в этом
отводится, прежде всего, несовершенству способов выбора поставщиков (исполнителей, подрядчиков),
которые типичны для большей части предприятий полиграфии, находящихся в частной собственности.
В коммерческих организациях используют следующие основные способы выбора поставщика (исполнителя, подрядчика).
– по биржевым котировкам (для биржевых товаров: черные и цветные металлы, нефть, древесина и
тому подобное);
– по прайс-листам (обычно прайс-листы размещаются на Интернет-сайтах компаний, поставляются
совместно с продукцией);
– по ценовым котировкам (суть метода заключается в предоставлении потенциальными поставщиками информации о стоимости их продукции по определенной заказчиком спецификации, сравнении
полученных предложений и определении наилучшего варианта по цене и обслуживанию в соответствии
с алгоритмами выбора поставщиков);
– путем прямых переговоров с поставщиками.
В полиграфии обычно применяют последние три метода из вышеописанных.
Выделяют несколько распространенных алгоритмов выбора поставщика [4]:
– затратно-коэффициентный (данный метод заключается в выделении нескольких возможных вариантов поставок и для каждого рассчитываются все доходы и расходы. Затем из набора вариантов выбирается наиболее выгодный);
– доминирующих характеристик (данный метод состоит в выделении самого важного критерия. Таким
критерием может быть наиболее низкая цена, наилучшее качество, наилучший график поставок и так
далее);
– метод категорий предпочтения и рейтинговая оценка факторов (сутью данных методов является
оценка факторов, влияющих на выбор поставщика).
Метод категорий предпочтения является наиболее простым по схеме реализации. Сущность состоит
в установлении критериев и определении их значимости. Примером может служить шкала критериев
выбора поставщика, в которой критерии располагаются по приоритетности. Данная шкала предложена
Майклом Р. Линдерсом и Харольдом Е. Фироном [5]:
1. Качество продукции;
2. Своевременность доставки;
3. Цена;
4. Обслуживание и так далее.
Главными негативными чертами организации закупок, опосредующими выбор данных способов, как
правило, являются:
– отсутствие регламентации деятельности и как следствие – невозможность контроля;
– решение о выборе поставщиков продукции принимает, как правило, менеджер по закупкам (в редких случаях выбор поставщиков осуществляется коллегиально);
– отсутствие информационного обеспечения деятельности (то есть о проводимой закупке знает лишь
ограниченное количество поставщиков).
Существующие на сегодняшний день способы организации закупок (способы размещения заказов)
для государственных нужд являются более эффективными. В Российской Федерации лишь небольшое
количество коммерческих организаций используют конкурентные способы закупок, которые являются
обязательными для организации закупок государственными организациями.
Выбор способов закупок, а также порядок их осуществления для государственных нужд регламентируется Федеральным законом от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».
Законом предусмотрены следующие способы размещения заказов:
39
УЧЕНЫЕ ЗАПИСКИ
№3, 2009
Конкурс. Под конкурсом понимаются торги, победителем которых признается лицо, которое предложило лучшие условия исполнения контракта. Контракт заключается с победителем, подавшим конкурсную
заявку, соответствующую требованиям конкурсной документации и содержащую наилучшие условия
исполнения контракта. Заранее определяются правила проведения конкурса, требования к участникам,
порядок и критерии оценки заявок, порядок участия в процедуре, место и сроки проведения конкурса.
Сформировав документацию, организатор размещает информацию о проведении конкурса в средствах
массовой информации, установленных на уровне законодательства. Поставщики (исполнители, подрядчики) подают предложения по исполнению контракта, включая все существенные условия: цену, сроки и
порядок поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Предложения подаются организатору конкурса до истечения срока подачи заявок, установленного в
документации о проведении конкурса. В случае опоздания предложение не рассматривается и отклоняется.
Организатор конкурса оценивает предложения участников в соответствии с установленными критериями, победителю конкурса по итогам оценки направляется предложение подписать государственный
контракт.
Данная процедура не предусматривает переговоров между организатором конкурса и лицами, которые
участвуют в конкурсе, а поданное участником предложение не может быть изменено. Контракт заключается на условиях, определенных в документации о проведении конкурса, с учетом поданного предложения.
Данный способ удобно применять в случае приобретения сложной продукции, где существует возможность всесторонней оценки. В закупочной практике такой способ размещения заказов рассматривается
в качестве основного. Однако существует ряд недостатков: эта процедура занимает длительный срок и
достаточно ресурсоемка (подготовка конкурсной документации, оценка заявок и так далее).
Конкурсы подразделяются на открытые и закрытые.
Процедуры проведения открытого и закрытого конкурсов практически аналогичны. Отличие состоит
в том, что в закрытом конкурсе информация о проведении процедуры не публикуется в средствах массовой информации и участвовать могут только поставщики, определенные организатором.
К недостатку данной процедуры можно отнести длительность процедуры и не всегда обоснованного
ограничения числа участников, которое не позволяет достигнуть минимальной стоимости продукции.
Аукционы – (в международной практике используют термин «редукцион»). Аукционы делят на
открытые, закрытые, в электронной форме. Заказчик определяет требования к поставщику и устанавливает максимальную стоимость продукции (начальная цена контракта), по которой он готов заключить
контракт. Участники данной процедуры в соответствии с установленным шагом снижают начальную цену.
Победителем признается участник, который предложил наименьшую цену за продукцию, при условии, что
он соответствует ранее установленным требованиям, которые являются неизменными. К достоинству этой
процедуры относят достаточно небольшой срок проведения, сравнительно низкую стоимость.
Запрос котировок применяется для приобретения стандартной продукции, для которой существует уже
сложившийся рынок. Этот способ используется при небольших объемах закупок (поскольку существует
ограничение по цене на закупку продукции в рамках определенного периода). После подачи котировочных
заявок от разных поставщиков, выбирается предложение с самой низкой стоимостью продукции. Каждый
участник запроса котировок может подать только одну заявку. К достоинству процедуры относят небольшой срок и простоту проведения процедуры, которая не требует больших затрат на ее организацию.
Закупка у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) является исключительной процедурой размещения заказа. Право заключения контракта с единственным поставщиком регламентируется в
том случае, если применение других процедур нецелесообразно. В основном закупки данным способом
производятся в случае закупки продукции у монополистов, срочного приобретения необходимой продукции при возникновении чрезвычайных ситуаций, приобретения небольших по объему финансирования
закупок и прочее. К достоинству относят маленький срок заключения контракта, связанный только с
организационными издержками по его заключению. Недостатком является монопольная цена, которая
диктуется продавцом продукции.
Закупка на товарных биржах. Данная процедура предусмотрена для поставок биржевых товаров, таких
как зерно, нефть, металлы, строительные материалы и тому подобное.
Обычно выбор процедуры размещения заказа обусловлен стоимостью и объемом заказа, зависит от
предмета закупки, специальных условий (например, ликвидация последствий стихийных бедствий и техногенных катастроф и тому подобное) и регламентируется законодательством.
В международной практике, помимо вышеперечисленных процедур, применяют также:
– селективный конкурс является разновидностью открытого конкурса. Данная процедура включает
два этапа:
1) сбор и предварительный квалификационный отбор заявок;
2) непосредственно конкурс заявок, прошедших квалификационный отбор.
40
ЭКОНОМИКА СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЫ
– двухэтапный конкурс обычно проводится в случаях, когда требуется составление сложных технических спецификаций на предполагаемую к закупке продукцию, и необходимо предварительное изучение
существующих предложений на рынке. На первом этапе конкурса участники представляют подробные
технические характеристики указания цен. При этом допускается проведение переговоров. Отличие от
селективного конкурса состоит в том, что при проведении двухэтапного конкурса по результатам первого этапа в документацию возможно вносить изменения. Второй этап предполагает подачу участниками
окончательных предложений, в том числе предложение по цене. Достоинством данного способа является
привлечение большого числа предложений, возможность уточнения требований к закупаемой продукции
в ходе проведения конкурса, но занимает длительное время на проведение процедуры и требует привлечения квалифицированных специалистов и, соответственно, расходов;
– запрос предложений и конкурентные переговоры, по сути, представляют собой процедуру переговоров на основе требований заказчика и предложений поставщиков. Эта процедура применяется в случаях,
когда цель закупки известна, но способы ее достижения непонятны. Заказчик по своему усмотрению
направляет запрос предложений тем поставщикам, которые способны выполнить поставку продукции.
После того, как получены предложения от поставщиков, допускается проведение переговоров. По результатам переговоров могут вноситься изменения в запрос предложений. После формирования окончательного запроса и проведения переговоров поставщики предоставляют свои предложения. К достоинствам
данной процедуры относят возможность учета пожеланий покупателя и уточнения предложений.
Способы, описанные выше, могут использоваться гораздо эффективнее в коммерческих закупках,
поскольку заинтересованность в экономии средств руководителей коммерческих предприятий гораздо
больше, чем у руководителей государственных организаций, что связано с особенностями бюджетного
законодательства.
По отношению к закупочной деятельности на полиграфических предприятиях целесообразно использовать только некоторые из описанных выше способов, что связано с системой планирования закупок,
поскольку объем приобретаемых материальных ресурсов в основном зависит от объема заказов на производство продукции.
Как было указано выше, выбор процедуры размещения заказа обусловлен стоимостью и объемом заказа и зависит от предмета закупки, поэтому для определения основных способов закупки для полиграфии
необходимо определить возможные виды закупок. Все приобретаемые материальные ресурсы полиграфических предприятий можно выделить в следующие группы :
– Основные материалы, которые непосредственно входят в состав изготавливаемой продукции –
бумага; краски, используемые для изготовления тиража; картон; нитки; клей; проволока; переплетные
материалы и тому подобное.
– Вспомогательные материалы технологического назначения. Эти материалы, не являясь составной
частью полиграфической продукции, участвуют в основном процессе ее изготовления. Сюда относятся,
например, фотопленка и формные пластины (в соответствии с методическими рекомендациями по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях [7] материалы этой группы отнесены к числу основных).
– Вспомогательные материалы для эксплуатационно-технических и хозяйственных целей, такие как
обтирочные, смазочные материалы (ветошь, раствор для обработки форм, керосин и тому подобное).
– Материалы многоразового использования, которые не полностью расходуются за один производственный цикл. Примером такого рода материалов может служить монтажная основа.
– Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.
– Запасные части для ремонта оборудования.
– Тарные материалы для изготовления упаковки и обменная тара.
– Топливо и энергия для технологических целей и отопления производственных помещений.
– Строительно-ремонтные материалы для капитального ремонта и реконструкции зданий и
сооружений.
– Оборудование, мебель и другой инвентарь.
На сегодняшний день, в отличие от системы, существовавшей при социалистическом устройстве государства, работа предприятий полиграфии зависит от заказов, то есть предприятия загружены неравномерно (исключение составляют предприятия, выпускающие периодику), а значит, потребность в материалах тоже возникает неравномерно. Отсюда можно определить возможные с точки зрения эффективности конкурентные способы закупок для предприятий полиграфии. По мнению автора, это могут быть
следующие способы закупок: селективный конкурс, двухэтапный конкурс, запрос котировок, редукцион и
единственный источник. Данные способы с увязкой по видам закупок представлены в таблице 1.
Стоит отметить, что организация системы закупок на основе конкурентных способов может применяться в том случае, когда затраты на организацию и проведение данных процедур будут ниже экономии
средств по закупкам. Отечественный специалист в области конкурентных закупок К. Кузнецов предлагает
41
УЧЕНЫЕ ЗАПИСКИ
№3, 2009
Способы закупок
Виды приобретаемых материальных ресурсов
Примечание
Приобретение технологически
несложного оборудования
Селективный конкурс
Приобретение мебели
Запасные части для ремонта
оборудования
Двухэтапный конкурс
Приобретение сложного технологического оборудования
Основные материалы
Для данного способа закупок должна быть установлена ценовая
граница [8], с учетом времени на исполнение заказа
Вспомогательные материалы
Запрос котировок
Материалы многоразового
использования
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы
Редукцион
Проведение ремонта
Топливо
Единственный источник
Энергия
В случаях поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг,
относящихся к сфере деятельности субъектов естественных
монополий, в соответствии с Федеральным законом от 17 августа
1995 года N 147-ФЗ «О естественных монополиях»
Таблица 1. Возможные способы закупок для полиграфических предприятий.
использовать методы определения ценовых порогов при проведении таких закупок, при которых конкурсная процедура и процедура проведения запроса котировок утрачивают свою эффективность. Приведем
только один такой пример [9].
Пример определения нижнего порога использования запроса котировок.
Исходные предположения:
– за счет проведения запроса котировок средняя экономия средств составляет 5 %;
– среднее число рабочих дней в месяц – 21, продолжительность рабочего дня – 8 часов;
– заработная плата специалиста по закупкам (включая все расходы на обеспечение его деятельности)
составляет 15 тыс. рублей в месяц;
– на сбор предложений от трех поставщиков уходит 1 час рабочего времени.
Расчет:
Час рабочего времени специалиста стоит: 15 000 / (21*8) = 15 000/168 = 90 рублей.
Таким образом, стоимость проведения запроса котировок – не менее 90 рублей.
Проведение запроса котировок выгодно, если затраты на его проведение ниже получаемой экономии,
то есть 5 % от цены закупаемой продукции.
Формула определения нижнего порога запроса котировок:
где
P – нижний порог использования запроса котировок,
n – количество специалистов заказчика, задействованных в закупке,
Zi – расходы на работу i-го специалиста (в месяц),
Тi – количество часов, потраченных i-тым специалистом на закупку,
Wi– количество рабочих часов у i-го специалиста в месяце (в среднем – 168),
S – средняя экономия от закупки запросом котировок (%, в среднем – 5).
Следовательно, при закупках на суммы меньшие 1786 рублей (100 %) проведение запроса котировок
приносит компании дополнительные убытки, даже если формально существует экономия средств. Это
значит, что использование конкурентных процедур для организации невыгодно и продукция должна
закупаться из единственного источника.
Данный расчет нижнего порога запроса котировок носит оценочный характер и должен корректироваться в зависимости от ситуации у конкретного заказчика.
42
ЭКОНОМИКА СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЫ
Следует заметить, что эффективность данной системы не в самих способах, а в формах их реализации.
Приобретение продукции такими способами обязательно должно сопровождаться строгой регламентацией деятельности по закупкам, то есть для реализации вышеописанного процесса необходимы документы, которые регламентируют порядок проведения закупок, взаимодействия подразделений и выбора
поставщиков. Самый минимальный набор документов должен включать положение о закупках, регламент
проведения закупок, положение о комиссии (наличие комиссии является одним из методов обеспечения
исполнения такого принципа, отдельно выделяемого в коммерческой закупочной деятельности, как коллегиальное принятие решений о выборе поставщика (исполнителя, подрядчика), приказы, касающиеся
деятельности комиссии (определение ее состава), а также типовые документации по предметам закупок,
различные методические материалы.
Важным направлением повышения эффективности закупок является информационное обеспечение деятельности. В системе государственного заказа уполномоченным Правительством Российской
Федерации федеральным органом исполнительной власти, высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации, местной администрацией определяется официальное
печатное издание для опубликования информации о размещении заказов, а также официальный сайт
Российской Федерации, официальный сайт субъекта Российской Федерации, официальный сайт муниципального образования в сети «Интернет» для размещения информации о размещении заказов [10]. Это
позволяет информировать потенциальных поставщиков о проводимых закупках (не всегда менеджер
способен оценить стоимость продукции из-за недостатка информации).
Некоторые крупные предприятия, использующие конкурентные закупки, размещают информацию о
проведении процедур на своих официальных сайтах. Сложность состоит в том, что поставщикам приходится просматривать достаточно большой объем информации для поиска привлекательного для себя заказа.
Поскольку повышение эффективности организации закупочной деятельности является одним из ключевых направлений развития конкурентоспособности предприятий, то для закупочной системы будет
целесообразным привнесение способов организации закупок из государственной сферы в коммерческую,
с учетом положительного и отрицательного опыта развития данного процесса и особенностей, описанных
выше. Безусловно, это потребует изменения организационной структуры закупочной деятельности с пересмотром основных функций и полномочий, ответственности за исполнение внутренних нормативных актов
(положений, регламентов и тому подобное).
Литература:
1. http://www.fapmc.ru/.
2. Рентабельность продаж рассчитывают по следующей формуле: Рпр = П/В, где Рпр – рентабельность
продаж; П – чистая прибыль; В – выручка от реализации. Если этот показатель рассчитан на основе
чистой прибыли, его еще называют коэффициентом чистой прибыли или чистой рентабельностью
реализованной продукции.
3. Рентабельность единицы продукции (Р) определяется как отношение прибыли (П) к себестоимости (С):
Р = П/С. С помощью этого показателя дается оценка затрат предприятия на единицу выпускаемой продукции
и определяется фактическая рентабельность.
4. Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов/Под общ. и научн. ред. проф.
Сергеева В. И. – М.:ИНФРА-М, 2008.
5. Линдерс Майкл Р., Фирон Харольд Е. Управление снабжением и запасами. Логистика/Пер. с англ. СПб.:
Полигон, 1999. С 261–267.
6. Организация полиграфического производства: Учебное пособие/Под ред. Мироновой Г. В. М.:
Изд-во МГУП, 2002. – 352 с.
7. Методические рекомендации по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию
продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях http://www.consultant.ru/online.
8. В целях размещения государственного заказа заказчик не вправе осуществлять путем запроса
котировок размещение заказа на поставку одноименных товаров, выполнение одноименных работ,
оказание одноименных услуг на сумму более чем пятьсот тысяч рублей в течение квартала
9. Кузнецов К. В. Конкурентные закупки: торги, тендеры, конкурсы. СПб.: Питер, 2005 г.
10. С 1 января 2011 года будет определен единый сайт для размещения информации о закупках на всей
территории Российской Федерации.
43