Инструкция о порядке выдачи, оформления и хранения

УТВЕРЖДАЮ
ГОУ ВПО «Сыктывкарский
государственный университет».
А
'• • i 'V
••
iL
прщрееедо.
=>
_____ *
; .= ------->
и н с т р у к ц и я о порядке:
ЭКЗАМЕНАЦИОННЫХ И ЗАЧЕТ
ЛИСТОВ
Документом, подтверждающим сдачу студентом экзамена или зачета по дисциплине,
является ведомость или экзаменационный лист.
Ведомости экзаменационных
сессий для деканатов факультетов и учебного отдела
экономических и юридических специальностей (далее - ЭиЮ С) формируются учебным
отделом университета. Ведомости формируются на основе утвержденных рабочих учебных
планов. Для формирования ведомостей факультеты в сентябре текущего учебного года
вносят в «АСУ-Учебный план» (подсистема «АСУ-Контингент») рабочие учебные планы
на текущий учебный год. Документовед учебного отдела формирует «Перечень зачетов и
экзаменов экзаменационной сессии» по факультетам, группам и формам обучения и
передает их в деканаты факультетов (учебный отдел ЭиЮС) для указания Ф.И.О.
преподавателей и согласования с деканом факультета (начальником учебного отдела
ЭиЮС). На основании согласованных с деканами факультетов (начальником учебного
отдела ЭиЮ С) и утвержденных начальником учебного отдела перечней сессий
документовед учебного отдела формирует экзаменационные и зачетные ведомости па
сессию.
Ведомости экзаменационных сессий очного отделения передаются учебным отделом
университета на факультет (учебный отдел ЭиЮС) за 2 недели до начала сессии,
ведомости заочного отделения передаются на факультеты до начала экзаменационных
сессий.
Досрочная выдача экзаменационных (зачетных) ведомостей факультетам осуществляется
учебным отделом на основании мотивированного представления факультета (блочно­
модульная схема организации учебного процесса, приглашенный преподаватель и т.п.)
утвержденного проректором по учебной работе.
При необходимости, документовед деканата (документовед учебного отдела ЭиЮС’) вносит
необходимые пометки напротив фамилий неаттестованных и недопущенных к экзамену
или зачету студентов, отчисленных студентов и студентов вышедших в академический
отпуск для информирования преподавателя. Ведомости сессии выдаются экзаменатору
(или по просьбе экзаменатора старостам группы) и принимаются деканатами факультетов
(учебным отделом ЭиЮ С) от экзаменатора под личную подпись в журнале выдачи
экзаменационных (зачетных ведомостей).
Ведомость заполняется пастой одного цвета, без помарок и исправлений. При этом, в
правом верхнем углу заполняется дата проведения экзамена (зачета). Результаты сдачи
зачетов оцениваются: “зачтено” или “незачтено”, экзаменов и дифференцированных
зачетов - оценками "отлично”, “хорошо”, “удовлетворительно”, “неудовлетворительно”.
При внесении оценок в экзаменационную ведомость допускаются сокращения: “отл.”
(отлично), “хор.” (хорошо), “удовл.” (удовлетворительно), “неуд.” (неудовлетворительно).
При явке на экзамены и зачеты студенты обязаны иметь при себе зачетную книжку,
которую они предъявляют экзаменатору в начале экзамена. В зачетной книжке оценки,
6.
7.
8.
9.
10.
11.
полученные на экзамене, указываются словами: “отл.”, “хорошо”, “удовл.”. Количество
часов по дисциплине, проставленное преподавателем в зачетной книжке студента, должно
соответствовать количеству часов, указанному в экзаменационной ведомости.
Положительные оценки заносятся в экзаменационную ведомость и зачетную книжку,
неудовлетворительная оценка проставляется только в экзаменационной ведомости.
Прием зачетов и экзаменов у студентов, фамилии которых отсутствуют в ведомости,
не допускается.
Если студент не явился на экзамен и в деканат не были представлены документы,
указывающие, по какой причине была неявка, то преподавателем в ведомости
проставляется буква “ Н” (неявка). Недопуск к экзамену (“Д ”) или неявка на экзамен (“11")
приравниваются к неудовлетворительной оценке. В том случае, если студентом
представлена медицинская справка, подтверждающая его нетрудоспособность на период
сдачи экзамена (зачета), декан факультета проставляет в экзаменационной ведомости букву
'"У" и неявка за попытку не засчитывается.
По окончании экзамена (зачета) преподаватель сдает заполненную ведомость в деканат (пе
позднее, чем на следующий день после завершения экзамена или зачета). Не допускается
сдача частично заполненной ведомости. Декан (заместитель декана) заверяет правильность
заполнения ведомости своей иодписыо с указанием даты приема ведомости, при
закрытии ведомости экзаменатор подсчитывает количество оценок по обозначенным в
ведомости категориям студентов и ставит свою подпись. Экзаменатор сдает ведомость
(экзаменационный лист) в деканат факультета (учебный отдел ЭиЮС). Декан факультета
(начальник учебного отдела ЭиЮС) закрывает ведомость своей визой и печатью
факультета (отдела).
Пересдача студентом экзамена или зачета оформляется экзаменационным листом. В
случае, если на пересдачу по одному предмету направляется большое количество студентов
одной студенческой группы, допускается вместо экзаменационного листа формировать
ведомость на пересдачу по этому предмету для данной группы студентов. Ведомость на
пересдачу оформляется и подписывается по аналогии с экзаменационным листом.
Ведомость пересдачи или экзаменационный лист обязательно регистрируются в журнале
выдачи экзаменационных листов. Журнал хранится в деканате (учебном отделе ЭиЮС) и
ведется документоведом деканата (учебного отдела ЭиЮС). В журнале указываются номер
экзаменационного листа (ведомости пересдачи), дата регистрации экзаменационного листа
(ведомости пересдачи), Ф.И.О. студента(ов), название дисциплины, экзаменатор.
Экзаменационный лист может быть сформирован системой АСУ «Контингент» следующим
образом: «Анкеты», далее «Просмотр и корректировка анкетных данных», остановившись
курсором на Ф.И.О. студента нажать клавишу «F3». Появится лист с перечнем дисциплин
но сессиям оценками студента. Остановившись курсором на нужной дисциплине нажать
клавишу «Р9». Система сформирует версию для печати экзаменационного листа с
указанием: названия дисциплины, Ф.И.О. студента (полностью), регистрационного номера,
факультета, курса, группы, семестра (дисциплины). Документовед деканата (документовед
учебного отдела ЭиЮ С) проставляет номер и дату выдачи экзаменационного листа,
указывает Ф.И.О. экзаменатора, срок действия экзаменационного листа в строке
«направление действительно до», экзаменационный лист визируется деканом факультета
(начальником учебного отдела ЭиЮ С) и на него ставится печать соответствующего
деканата (учебного отдела ЭиЮС).
Для студентов сдающих разницу в учебных планах в экзаменационном листе в
строке «Название предмета»
указываются помимо названия предмета семестр и
количество часов по данному предмету согласно учебному плану специальности.
Экзаменационный лист может быть оформлен и от руки, путем заполнения всех
вышеуказанных строк. Бланки экзаменационных
листов и электронная форма
экзаменационного листа находятся в учебном отделе университета.
Срок действия экзаменационного листа:
-
для отчисленных студентов, допущенных приказом ректора университета к ликвидации
академической
задолженности
или разницы
в учебных планах, срок действия
экзаменационного листа совпадает со сроком допуска;
- для студентов университета, которым приказом ректора установлен срок ликвидации
задолженности, продлена сессия, срок действия экзаменационного листа совпадает со сроком,
оговоренным в приказе;
- в других случаях срок действия экзаменационного листа - 3 дня.
12.
В случае обнаружения расхождений в оценках, проставленных в зачетной книжке и в
ведомости или в экзаменационном листе, преподаватель, принимавший экзамен (зачет),
должен обратиться с заявлением к декану (начальнику учебного отдела ЭиЮС) с просьбой
разрешить исправить оценку, выставленную в ведомости, экзаменационном листе или
зачетной книжке, Исправленная оценка должна быть удостоверена визой “Исправленному
верить” и подписью преподавателя.
При обнаружении данного расхождения
документоведом деканата (документоведом учебного отдела ЭиЮС) у преподавателя
запрашивается объяснительная, далее оценка исправляется аналогично вышеуказанному.
13.
Пересдача неудовлетворительной оценки по одному и тому же экзамену (зачету)
допускается не более двух раз. Первый раз пересдача принимается преподавателем,
ведущим данную дисциплину, и оценка проставляется в ведомость пересдачи или
экзаменационный лист, выданный деканатом (учебным отделом ЭиЮС). Второй раз
пересдача принимается комиссией, назначенной распоряжением декана факультета по
представлению заведующего кафедрой, за которой закреплена данная дисциплина.
Комиссия должна состоять не менее чем из трех человек. При комиссионной пересдаче в
ведомости пересдачи или экзаменационном листе в строке «Экзаменатор» указывается
полный состав комиссии с указанием Ф.И.О. председателя и членов. В строке «Подпись
экзаменатора» проставляются подписи всех членов комиссии.
14.
Ведомость пересдачи или экзаменационный лист сдается председателем комиссии или
преподавателем в деканат (учебный отдел ЭиЮС) лично не позднее, чем на следующий
день после пересдачи. Запрещается оставлять указанные документы на руках у студента.
Декан факультета (начальник учебного отдела ЭиЮС) заверяет правильность заполнения
ведомости пересдачи своей подписью с указанием даты приема ведомости.
15.
Ведомости пересдачи и экзаменационные листы хранятся в деканате (учебном отделе
ЭиЮС) вместе с экзаменационными ведомостями, оформленными по итогам
экзаменационной сессии. Экзаменационные ведомости подшиваются по каждой группе
отдельно (начиная с 1-го курса обучения). Экзаменационные ведомости и журналы
текущей успеваемости групп хранятся в соответствии с номенклатурой дел 5 лет с момента
выпуска группы обучающихся. По окончании срока хранения составляется сводная
ведомость успеваемости группы, акт на уничтожение ведомостей и экзаменационные
ведомости уничтожаются. Сводная ведомость полежит хранению не менее 25 лет.
Допускается вместо сводной ведомости хранить ведомости и журналы текущей
успеваемости групп. Перед уничтожением ведомостей необходимо проверить, чтобы в
личных делах всех лиц, указанных в ведомостях имелись копии приложений к диплому или
академических справок (дипломов о неполном высшем образовании) за период обучения в
СыктГУ, учебные карточки студента, заверенные подписью декана и печатью факультета.
Составители:
Е.В.Яковлева
О.А.Мал инина