Инструкция - Лукойл

Инструкция
для сотрудников Front Office
оформление договоров ОПС в ПО (Web Mop)
НПФ “Лукойл-Гарант”
Москва
2015 г.
1
1. Информация необходимая для начала работы с программой Web Mop.
Для начала работы с программой Web Mop введите имя пользователя и пароль в
соответствующие поля, затем нажмите на кнопку «Вход».
Войдя в систему, Вы окажетесь в главной рабочей области программы.
Появится предупредительное сообщение о смене пароля!
Сотруднику необходимо создать новый пароль и запомнить его для дальнейшей работы в
программе.
2
ВАЖНО!
При первом входе в систему Вам требуется проверить правильность настроек.
ЗАПРЕЩЕНО ПРОДОЛЖАТЬ РАБОТУ ПРИ НАЛИЧИИ ОШИБОК/НЕ КОРРЕКНЫХ
НАСТРОЕК. ТРЕБУЕТСЯ НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО ОБРАТИТЬСЯ В СЛУЖБУ ПОДДЕРЖКИ.
Если при последующем входе Вы забыли пароль, то используйте следующую функцию.
3
ОСНОВНЫЕ КНОПКИ ПРОГРАММЫ
Главная – отображает кнопки для оформления договора ОПС.
А так же диаграмму по Текущему состоянию Договоров (Статус)
«Текущее состояние Договора» (Статус) – показывает, на какой стадии
находится договор. Для того чтобы узнать текущее состояние договора
(статус), откройте необходимый номер договора, справа отображен
статус договора.
4
Пояснения «Текущего состояния Договора» (Статус)
 «Проект» (договор находится на стадии оформления, возможно редактирование)
 «Подписан клиентом» (договор подписан клиентом и закрыт, редактирование
невозможно)

«Ошибки» (договор содержит ошибку, выставленную Отправителем или Фондом.
Договор требует исправления)

«Готов к отправке в НПФ» (договор получен Отправителем, но еще не отправлен в
Фонд)
 «Отправлен в НПФ» (договор отправлен Отправителем в Фонд)
 «Получен в НПФ» (договор поступил в Фонд от Отправителя)
 «Принято НПФ» (договор принят Фондом)
 «Отказ НПФ» (договор содержит ошибки, не принят Фондом)
 «Аннулирован» (договор аннулирован по желанию клиента либо автоматически удален
системой по истечении 60 дней с даты подписания при условии, что за это время не
происходило никаких движений по договору)
Красным выделены договоры, требующие срочного дооформления и отправки
Отправителю, а именно договоры с даты подписания которых прошло более
10 дней. В этой области можно увидеть и комментарии об ошибках, нажав на
значок
5
Для оформления договора ОПС в рабочей области следует использовать следующие кнопки:
Основные кнопки на главной странице
 Нажав на данную кнопку, программа откроет форму для внесения данных по
клиенту
 Нажав на данную кнопку, можно сразу перейти к оформлению договора ОПС, если
уже создан клиент.
 Нажав на данную кнопку, сотрудник банка может запросить поддержку в случае
обнаружения проблем в работоспособности системы, а так же для предоставления
консультаций.
6
– отображает общий список клиентов.
– отображает общий список договоров ОПС.
Для того чтобы увидеть комментарий об ошибках необходимо использовать фильтр:
1. выставить поиск по статусу «ошибки»
2. выбрать договор и нажать на
данный значок в столбце ошибки
3. откроется комментарий к договору
- нажав на данную кнопку, откроется страница с
настройками учетной записи сотрудника банка. Позволяют сотруднику
банка изменить пароль и запросить поддержку посредством создания
запроса.
- в данной области отображается вся необходимая
информация о Фонде, а также необходимые Заявления о смене данных и
Правопреемниках.
7
ВНИМАНИЕ! Если Вы являетесь подписантом договоров ОПС от имени Фонда и у
Вас есть действующая доверенность, выданная Фондом, Вам необходимо загрузить
сканкопию своей подписанной доверенности во вкладке Настройки.
Для этого во вкладке Настройки в блоке Доверенности ОПС нажмите на значок
В открывшемся окне с помощью кнопок «Выберите файл» и «Загрузить» необходимо
загрузить сканкопию подписанной доверенности.
8
2. Регистрация клиента - физического лица.
Оформление договора ОПС начинается с регистрации в программе физического лица
(т.е. внесение в карточку клиента учетных данных).
Зарегистрировать карточку физического лица можно двумя способами: нажать на
«Создать Клиента» либо перейти в раскладку Клиенты
При использовании раскладки
нового клиента»
для регистрации использовать кнопку «Создать
9
В обоих случаях откроется карточка Клиента для заполнения.
Блок Персональные данные
Поля:
Номер СНИЛС (тире проставляются автоматически, вы вносите только цифры)
ВНИМАНИЕ! после внесения номера СНИЛС программа произведет проверку на
наличие у данного клиента договора ОПС в НПФ «ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ», а также на
корректность самого номера СНИЛС. Для этого нажмите знак
При наличии договора, стоит прекратить заполнение формы и сообщить клиенту, что у
него уже есть договор ОПС с НПФ «ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ».
При отсутствии предупреждающих информационных сообщений сотруднику банка
необходимо произвести ввод персональных данных клиента:
 Фамилия;
 Имя;
 Отчество;
10
Если ФИО не менялись, необходимо воспользоваться кнопкой
 Дата рождения (в формате: ДД.ММ.ГГГГ).
 Пол (формируется автоматически при занесении имени, за исключением
редких и сложных имен, необходимо сверять правильность заполнения)
Блок Удостоверение личности
Поля:
 Наименование (по умолчанию Паспорт гражданина РФ)
 Серия (вносятся только цифры, пробел проставляется автоматически)
 Номер
 Дата выдачи (в формате: ДД.ММ.ГГГГ)
 Орган, выдавший документ
 Код подразделения
 Серия и номер предыдущего документа (серия и номер паспорта вводятся без
пробелов, информацию необходимо взять со штампа на последней странице
паспорта)
 Дата выдачи предыдущего документа (информацию необходимо взять со
штампа на последней странице паспорта)
11
Блок Место рождения
Поля:
Заполнить все поля согласно данным паспорта (Внимание! Если указывается страна не
Россия, необходимо снять галку Проверка по КЛАДР, использовать стрелку поиска для
отображения страны, далее вручную прописать соответствующую страну и нажать
Выполнить.
При заполнении полей использовать необходимые сокращения, нажимая на стрелку.
Прописывать данные в соответствующих полях
программа будет предлагать варианты, при нахождении нужного, необходимо выбрать из
выпадающего списка. В случае если проверка по КЛАДР не проходит, необходимо снять галку.
ВНИМАНИЕ: Самостоятельно снять галку «Проверка по КЛАДР» можно только при вводе места
рождения! Для того чтобы снять «Проверку по КЛАДР» при вводе адреса регистрации или адреса
корреспонденции, необходимо позвонить на номер технической поддержки.
12
Блок Адрес регистрации и Адрес корреспонденции
Поля:
 Почтовый индекс; (индекс подтягивается автоматически при корректном
заведении адреса - указания номера дома)
 Регион; внимание! города Москва и Санкт-Петербург являются
регионами
и должны быть вписаны в поле «Регион».
 Район;
 Город;
 Населенный пункт;
 Улица;
 Дом;
 Корпус;
 Квартира.
При заполнении полей (район, город, улица, дом) программа будет предлагать варианты,
при нахождении нужного, необходимо выбрать из выпадающего списка
Если адрес регистрации клиента является адресом для корреспонденции, следует
нажать данную кнопку. Закладка «Адрес корреспонденции» автоматически заполнится
данными, аналогичными «Адресу регистрации».
Блок Телефоны
13
Поля:
 Тип (мобильный, рабочий, домашний на выбор)
 Код страны (+7 – Россия)
 Код города
 Номер
 Предоставить доступ к клиент фонду (выбор «Да» или «Нет»)
 E-mail (ставится «Нет»)
Примечание!
Количество символов в поле «код города» + «номер телефона» должен соответствовать
10 знакам.
Мобильный номер телефона указывается сл. образом: например +79263332211, «код
страны» редактировать не нужно, в поле «код города» вписывается 926, в поле «номер
телефона» заносятся оставшиеся 7 цифр - 3332211.
При занесении номера телефона «-» (тире) НЕ СТАВИТЬ!!! Номер телефона должен
быть корректным, проставление единиц, нулей и т.д. не допустимо.
В случае некорректного заполнения номера телефона создание договора
невозможно! Клиенту обязательно должна дойти СМС с кодом!
Личный кабинет!
Подключаясь к системе Личный кабинет, клиент сможет отслеживать состояние своего
счета. В личном кабинете на сайте www.npflg.ru клиент имеет возможность набрать номер
договора ОПС и нажать кнопку «Запросить выписку». Выписки из пенсионного счета
предоставляются автоматически в течение 24 часов с момента запроса.
Если клиент согласен, необходимо указать контактный E-mail, на который будут
отсылаться выписки и поставить отметку «Да». Заявление включено в «Комплект ОПС».
По завершении заполнения всех полей необходимо проверить данные, затем нажать на
кнопку
.
В случае если, программа не дает создать клиента, обратитесь
в Техподдержку "ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ"
E-mail: [email protected], Тел: 8(495)411-52-12 доб.6800.
Примечание: Контактные данные доступны при входе в программу.
14
3. Регистрация договора ОПС.
После нажатия на кнопку
договора.
у вас откроется форма для создания
Заполнение полей:
 Дата подписания (автоматически текущая дата на момент формирования
договора)
 Предыдущий страховщик (ставится отметка ПФР или НПФ)
 Менеджер привлечения (при необходимости заполняется ФИО ответственного за
договор)
 Дата рождения (указываются данные «Менеджера привлечения» в формате
ДД/ММ/ГГГГ)
 Скан документов (необходимо загрузить сканкопию с первой страницей паспорта
с фотографией и СНИЛС на 1 листе)
15
Загружать сканкопии необходимо в форматах jpg, jpeg, png, pdf.
Максимально допустимый размер сканкопии 1Мб.
Все остальные поля заполняются автоматически.
После заполнения указанных полей нажать на кнопку
В открывшемся окне программа предложит Вам ввести Код подтверждения (СМС).
Данный код был отправлен на мобильный телефон Клиента автоматически при создании
Договора.
ВНИМАНИЕ! Срок действия кода не более 30 минут!!!
Введите код в поле «Код подтверждения (СМС)», нажмите кнопку «Подтвердить».
Если после создания Договора Клиент не получил СМС, необходимо
нажать кнопку
. Если статус «Отправлено», необходимо дождаться
доставки. Если статус «Доставлено» или «Ошибка» и код смс не был получен, по
необходимо нажать кнопку
подтверждения в открывшемся окне.
, дождаться СМС и ввести Код
ВНИМАНИЕ! Повторить запрос на СМС можно только 1 раз. Категорически запрещено
многократно наживать на кнопку «Повторная отправка СМС», т.к. Вы превысите предел
подачи заявлений. Если СМС не поступило после повторного второго запроса, обратитесь в
техподдержку "ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ".
После подтверждения кода (СМС) в Комплекте ОПС появится документ «Копия
Сертификата ключа проверки электронной подписи». Появится следующее сообщение:
16
Внимание! Печать комплекта документов возможна только после ввода кода
(СМС), когда сформирован Сертификат. При попытке печати документов до
момента формирования Сертификата Вы увидите следующее сообщение
Правопреемники
Для того чтобы внести данные о правопреемнике следует:
 Нажать кнопку Добавить правопреемника к договору
Откроется форма, где необходимо внести данные о правопреемниках.
Заполнить поля:
 ФИО
 Пол
 Дата рождения
 Доля (ВАЖНО! Общая доля по всем правопреемникам должна быть равна 100%)
После заполнения всех полей нажать на кнопку «Создать» Правопреемник создан.
17
Внимание: на бумажном экземпляре договора (п.28), если клиент не желает указать
правопреемников, прописывается фраза «Не указываю».
В случае если клиент желает указать правопреемника на бумажном экземпляре договора,
клиенту необходимо прописать от руки в (п.21) информацию:



ФИО правопреемника
Дата рождения,
Доля
Печать сформированных Договоров ОПС и Заявлений.
После того, как все данные внесены, необходимо распечатать комплект документов. Для
этого необходимо нажать на кнопку «Комплект ОПС».
Откроется документ для печати, в котором будет содержаться полный комплект документов, включая
Копию Сертификата ключа проверки электронной подписи. Для того, чтобы распечатать комплект,
необходимо нажать
Далее нажать «ОК»
18
Полный пакет документов это:





3 экземпляра договора;
Заявление Личный кабинет;
(по желанию Клиента)
Анкета - Согласие на обработку персональных данных;
Согласие на обработку персональных данных - документ Альфа-Банка
Копия Сертификата ключа проверки электронной подписи
Необходимо подписать весь комплект документов с Клиентом.
После подписания сотруднику необходимо отсканировать подписанную Копию
Сертификата ключа проверки электронной подписи и загрузить сканкопию в «Скан
документов» в поле «Подписанный сертификат»
19
Клиент на руки получает только один экземпляр договора!!!
Печать фонда на последнем листе договора ОПС не должна
подпись сотрудника!
заходить на
Во время оформления договора ОПС сотрудники уведомляют Клиентов о том,
что при загрузке Копии Сертификата ключа проверки электронной подписи
происходит автоматическая подача в ПФР Заявления от Клиента на переход в
НПФ ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ.
Внимание! Без подачи электронного заявления в ПФР оформление договора ОПС
и перевод накопительной части пенсии невозможен.
Банковские отметки на документах ОПС не допустимы!
После того, как все документы подписаны и Копия Сертификата отсканирована и вложена
в программу, договор необходимо перевести в статус «Подписан клиентом» и нажать
«Применить». После проставления этой отметки исправление информации в договоре
ОПС станет невозможным!!!, поэтому рекомендуется делать данную отметку в самый
последний момент.
Договор перейдет в статус «Подписан клиентом» (исправление информации в
договоре невозможно).
Необходимо направить документы Отправителю.
Если Клиент отказался от договора, его необходимо аннулировать в программе.
Это можно сделать в статусах «Проект», «Ошибки» и «Отказ НПФ».
Нужно выбрать состояние «аннулирован», затем нажать «Применить»
Если договор в статусе «Подписан клиентом», обратитесь к Отправителю с просьбой
выставить ошибку к договору. Затем аннулируйте договор.
20
Для того чтобы найти данные о клиенте или договоре, необходимо
воспользоваться Фильтром
Вкладка «Клиенты»
В данной области можно найти клиента, используя Фильтр поиска. Поиск работает по
дате заключения договора, СНИЛС и по ФИО.
Фильтр может не отобразить всех клиентов, если внизу страницы выбраны не все строки.
Перемещение по строкам возможно через стрелочки "назад" или "далее"
Так же можно
настроить отображение большего количества клиентов, выбрав
Сортировку (Дата Рождения, Фамилия, Создан). Далее нажать кнопку Искать.
21
Вкладка «Договоры ОПС»
В данной области можно использовать фильтр по статусам договора, дате заключения
договора и его номера.
По умолчанию стоит отображение Главного отчета, т.е. всех Статусов Договора.
Так же можно
настроить отображение большего количества договоров, выбрав
Сортировку(Номер договора, Фамилия, Статус, Подписан). Далее нажать кнопку Искать
Чтобы сбросить настройки фильтрации необходимо нажать кнопку Очистить поиск
Фильтр может не отобразить всех договоров, если внизу страницы выбраны не все строки.
Перемещение по строкам возможно через стрелочки "назад" или "далее"
22
Исправление ошибок в договоре ОПС (редактирование данных договора
возможно только в статусах Проект, Ошибки, Отказ НПФ)
 найти ошибочный договор, используя поиск или сортировку
(см. описание функционала ранее) в общем списке Договоров ОПС
 просмотреть комментарий ошибки
Если ошибка допущена в данных о клиенте, откройте закладку
Список клиентов. Пользуясь поиском или Сортировкой найдите клиента и
откройте его персональные данные, используя знак
Отредактируйте данные о клиенте, нажмите кнопку Применить.
23
Необходимо найти договор по данному клиенту, используйте закладку Список
договоров
Воспользуйтесь поиском или сортировкой. Откройте необходимый договор
используя кнопку
Далее проставьте отметки в полях Подписан клиентом, нажать кнопку
Применить. Если договор просрочен, предварительно необходимо сменить
дату на текущую.
24
Если ошибка допущена в данных договора, откройте закладку
Список договоров
 зайти в договор, используя кнопку
 отредактируйте данные
 проставьте отметку Подписан клиентом, далее Применить
25
Важно:
В случае оформления одного и того же клиента в 2-х различных отделениях
банка, действительным считается тот договор, который был отправлен ранее в
НПФ «ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ»
Направляйте документы после исправления Отправителю!!!
Всю необходимую информацию о Фонде «НПФ Лукойл-Гарант», а также шаблоны
Заявлений можно найти, используя кнопку Документация.
26
Информация для сведения.
Важно помнить, что сформированный договор необходимо распечатать в 3-х
экземплярах, внимательно проверить полноту и правильность внесенных в него данных и
передать клиенту для подписи. Входящую в комплект Копию Сертификата ключа
проверки электронной подписи так же необходимо подписать, отсканировать в загрузить в
программу.
Примечание!
После печати документов сотрудник Отделения:
 Передает физическому лицу пакет документов для проверки и подписи
документов;
 Подписывает Договора ОПС (на основании доверенности) и проставляет печать
Фонда; печать фонда не должна заходить на подпись сотрудника.
 Передает клиенту 1 экз. Договора ОПС;
 Делает сканкопию Копии Сертификата ключа проверки электронной подписи и
загружает сканкопию в программу.
 Направляет Пакет документов Отправителю.
 (2 экз. подписанного Договора ОПС, заявление Личный кабинет (при
желании клиента), Анкету-согласие на обработку персональных данных, Согласие на
обработку персональных данных - документ Альфа-Банка, копию Сертификата ключа
проверки электронной подписи).
Каждый из экземпляров договоров скреплен скобой степлера в верхнем левом углу.
Под договоры подкладывается заявление Личный кабинет, Анкета-Согласие Клиента,
Копия Сертификата ключа проверки электронной подписи. В этой
последовательности комплект скрепляется одной обычной канцелярской скрепкой.
(Убедительная просьба - в файл (напр. Прозрачный) комплект не вкладывать)
27
Образцы сформированных и распечатанных с помощью Web МОП документов.
1-я страница договора (экз-р клиента)
28
2-я страница договора (экз-р клиента)
29
3-я страница договора
ВАРИАНТ 1 - без указания правопреемников (экз-р клиента)
Не указываю
Важно:
Если правопреемники не указываются, необходимо прописать от руки фразу
«Не указываю»!!!
30
3-я страница договора
ВАРИАНТ 2 - с указанием правопреемников (экз-р клиента)
Нестерова Татьяна Владимирова, 10.12.1969, 100%
Важно:
Правопреемники прописываются клиентом от руки!!!
Необходимо указать ФИО правопреемника, дату рождения и долю!
31
4-я страница договора (экз-р клиента)
Подпись
клиента
Подпись сотрудника
Банка
Печать Фонда
Важно:
Печать фонда не должна заходить на подпись сотрудника!!!
32
Образцы сформированных и распечатанных с помощью Web МОП документов.
1-я страница договора (экз-р НПФ)
ДАТА НЕ СТАВИТСЯ!!!
33
2-я страница договора (экз-р НПФ)
34
3-я страница договора(экз-р НПФ)
ВАРИАНТ 1 - без указания правопреемников
Не указываю
Важно:
Если правопреемники не указываются, необходимо прописать от руки фразу
«Не указываю»!!!
35
3-я страница договора (экз-р НПФ)
ВАРИАНТ 2 - с указанием правопреемников
Нестерова Татьяна Владимирова, 10.12.1969, 100%
Важно:
Правопреемники прописываются клиентом от руки!!!
Необходимо указать ФИО правопреемника, дату рождения и долю!
36
4-я страница договора(экз-р НПФ)
Подпись
клиента
Подпись сотрудника
Банка
Печать Фонда
Важно:
Печать фонда не должна заходить на подпись сотрудника!!!
37
Подписание Запроса на предоставление доступа к сервису «Личный кабинет»
ДАТА НЕ СТАВИТСЯ!!!
ДАТА НЕ СТАВИТСЯ!!!
ДАТА НЕ СТАВИТСЯ!!!
38
Подписание Анкеты - Согласия на обработку персональных данных (1 страница)
39
Подписание Анкеты - Согласия на обработку персональных данных (2 страница)
Клиент пишет свои инициалы и фамилию от
руки. И ставит свою подпись.
40
Согласие на обработку персональных данных - документ Альфа-Банка
41
Подписание Копии Сертификата ключа проверки электронной подписи
42