Аутсорсинг в предпринимательской деятельности: понятие

Аутсорсинг в предпринимательской деятельности: понятие,
виды и методология.
Термин «аутсорсинг» («outsourcing»)происходит от английских слов «outside
resource using» — «использование внешних ресурсов». В международной бизнеспрактике этот термин определяет последовательность организационных решений,
суть которых состоит в передаче некоторых, ранее самостоятельно реализуемых
организацией функций или видов деятельности внешней организации или, как
принято говорить, «третьей стороне». Аутсорсинг часто называют «феноменом XX
в.», а также «величайшим открытием бизнеса последних десятилетий», так как лишь
с конца 80-х гг. XX в. это понятие вошло в практику бизнеса и получило
действительно широкое распространение[3, с.7].
В современном менеджменте под аутсорсингом понимают выполнение отдельных
функций (производственных, сервисных, информационных, финансовых,
управленческих и пр.) или бизнес-процессов (организационных, финансово-экономических, производственно-технологических, маркетин-говых) внешней
организацией, располагающей необходимыми для этого ресурсами, на основе
долгосрочного соглашения.
Конкуренция является «питательной средой», основой и главной движущей силой
аутсорсинга. «В некоторых странах предприниматели все еще могут строить свои
планы, рассчитывая на доступность сырья и/или дешевой рабочей силы. В такой
ситуации можно сначала не уделять должного внимания снижению затрат и
повышению качества обслуживания. Однако в большинстве развитых стран мира
любое конкурентное преимущество достигается за счет знаний, умений и творческих
решений. К сожалению, не все эти преимущества долговечны, поскольку благодаря
современным технологиям новые знания и умения довольно быстро
распространяются среди конкурентов». Аутсорсинг — продукт современных
тенденций развития мировой экономики, противоположных тенденциям монополизации. Это методология адаптации управления организацией к условиям рынка,
позволяющая быстро входить в новый бизнес, используя все имеющиеся
возможности внешней среды, а в отдельных случаях и ресурсы конкурентов.
Среда современного бизнеса характеризуется следующими факторами:
• ускорением происходящих в ней изменений;
• изменением позиций потребителя;
• возрастанием конкуренции за ресурсы;
• интернационализацией бизнеса;
• дальнейшим развитием научно-технического прогресса;
• развитием информационных сетей и т.д.
Аутсорсинг как технология бизнеса состоит в вынесении за пределы компании
отдельных функций или видов производственной деятельности (основных,
вспомогательных или обслуживающих процессов), выполняемых ранее
самостоятельно, либо в реализации «третьей стороной» целых бизнес-процессов,
являющихся частью общей бизнес-системы.
Бизнес-процессом мы будем называть совокупность взаимосвязанных функций и
видов производственной деятельности, направленных на получение определенного
результата.
Отношения в рамках аутсорсинга связывают организацию — производителя
продуктов и/или услуг, которая является заказчиком или клиентом, и аутсорсера,
т.е. организацию-исполнителя, располагающую необходимыми ресурсами,
например [3,c.22]:
1) профессиональными (аутсорсер имеет высококвалифицированных специалистов,
которых нет у компании-клиента);
2) производственно-технологическими (аутсорсер располагает необходимыми
производственными мощностями или технологиями);
3) финансово-административными (аутсорсер умеет управлять некоторыми
проектами так, чтобы снизить их стоимость и ускорить выполнение);
4) региональными (в некоторых регионах или странах аналогичная работа стоит
дешевле) и т.п.
По отношению к организации-производителю и конечному потребителю
организация-аутсорсер является «третьей стороной», ресурсы аутсорсера
привлекаются организацией-производителем для реализации основной,
вспомогательной или обслуживающей деятельности, связанной с производством необходимых потребителю продуктов/услуг. В итоге привлечение ресурсов аутсорсера,
т.е. «третьей стороны», или вынесение ряда функций или бизнес-процессов «на
сторону» имеет своей целью наилучшее удовлетворение запросов потребителя, т.е.
соответствие продукта/услуги отдельным ценовым, качественным критериям или
индивидуальным потребностям.
Аутсорсинг обслуживающих процессов (социально-бытовых функций или
обеспечения жизнедеятельности офиса) связан с сокращением выполняемых видов
работ внутри организации-клиента, когда эти виды работ частично или полностью
выполняются аутсорсером. К ним относятся, например, ведомственная охрана,
общественное питание, уборка зданий и помещений и соответствующие функции,
управление автотранспортом организации, обслуживание компьютеров, оргтехники
и средств связи, и др. Сокращаются отделы и штат работников организации-клиента,
ранее ответственных за выполнение этих работ.
Таким образом, аутсорсинг— широкое понятие, объединяющее различные формы
взаимовыгодного сотрудничества. К аутсорсингу, в частности, можно отнести:
• использование услуг специализированных организаций для решения внутренних
проблем компании (например, разработки проектов, кадрового обеспечения,
обучения персонала);
• приобретение у сторонних компаний услуг по реализации отдельных бизнеспроцессов (например, в сфере логистики, информационного и финансового
обслуживания и т.п.);
• вынесение производства (частично или полностью) в регионы с более дешевой
рабочей силой;
• реализацию проектов (частично или полностью) силами внешних организаций,
располагающих необходимыми
Аутсорсинг с этой точки зрения является одной из форм внутриотраслевого
производственного кооперирования. Основными характеристиками аутсорсинга как
формы производственного кооперирования можно считать:
а) долю стоимости продукции (деталей, узлов, комплектующих и пр.), поставляемой
внешними организациями-поставщиками, в стоимости единицы продукции
предприятия-изготовителя (держателя торговой марки);
б) долю стоимости услуг внешних организаций в общей себестоимости продукции
(услуг) предприятия-изготовителя (держателя торговой марки).
Результатом реализации методологии аутсорсинга в производстве является,
например, контрактное производство: передача компанией — держателем торговой
марки (обладателем патента, разработчиком продукта и пр.) заказа на производство
самого продукта сторонней организации. Передача контракта «на сторону»
(contracting-out) широко практикуется в деятельности российских и зарубежных
компаний. Понятие «contracting-out» связано также с практикой передачи
контрактов другим фирмам с отказом от права получения прибыли от них либо
передачи государственными учреждениями контрактов частным фирмам.
Объединение интересов и усилий клиента и аутсорсера в создании новой стоимости
в результате аутсорсинга отличается от подобного объединения интересов в
результате традиционных форм производственной кооперации. Вместо совместного
участия в прибыли от результатов кооперационного сотрудничества организацияклиент оплачивает услугу аутсорсера на условиях, которые оговариваются
контрактом (соглашением об аутсорсинге). Контрактные производители, например,
предлагают на свободном рынке свои производственные услуги: непосредственно
производство продукции (заготовок, комплектующих) или услуги промышленного
сервиса.
Аутсорсинг— это комплексное стратегическое решение, направленное на
реструктуризацию деятельности организации, с передачей отдельных функций или
целых бизнес- процессов внешним исполнителям. Отношения между организациейзаказчиком и организацией-исполнителем (аутсорсером) строятся на основе
контракта (соглашения об аутсорсинге). В рамках контракта компания-заказчик
поручает исполнителю (аутсорсеру) выполнение отдельных видов работ,
необходимых для создания потребительской стоимости, обеспечения эффективности
и конкурентоспособности собственной деятельности. Результаты выполнения этих
работ приобретаются в виде специализированных услуг-, производственных,
кредитно-финансовых, информационных, торгово-посреднических, логистических,
консультационных и пр.
Выгоды от использования аутсорсинга:
1. снижение стоимости реализации бизнес-процесса, а именно:
Ø сокращение и контроль издержек (как правило дешевле, чем зарплата штатной
единице)
Ø экономия на налогах на зарплату штатной единице (иногда)
Ø освобождение внутренних ресурсов компании для других целей (возможен
синергетический эффект)
1. увеличение качества получаемых продуктов или услуг:
Ø фокусирование компании на основной деятельности (как фирмы-заказчика, так и
исполнителя — здесь также возможен синергетический эффект)
Ø использование специализированного оборудования, знаний, технологий
1. снижение рисков, связанных с реализацией бизнес-процесса:
Ø использование конкуренции на рынке исполнителя
Ø сокращение влияния неуправляемых факторов (нехватка комплектующих)
Ø разделение и частичная передача другой компании рисков
1. дополнительный доступ к финансам (на фондовом рынке) — повышение
инвестиционной привлекательности фирмы
При использовании аутсорсинга в России проявлялись следующие его
недостатки:
1. уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании — аутсорсера
(как исполнителя, так и его руководителя) может оказаться недостаточным для
выполнения работ или оказания услуг на должном уровне,
2. недостаточность рычагов управляющего воздействия, что может привести к
снижению эффективности процессов и увеличению затрат на обслуживание,
3. наличие рисков нарушения сохранности имущества, безопасности и утечки
сведений конфиденциального характера, в результате предоставления
нерегулируемого доступа к документам, данным и материальным ценностям
предприятия
4. увеличение времени решения проблем в аварийных ситуациях, связанное с
лишним передаточным звеном и согласованиями (особенно проявляется в
телекоммуникациях)
РБК.Рейтинг и БДО Юникон Бизнес Сервис,одна из крупнейших российских
компаний, специализирующихся на аутсорсинге учетных функций, подвели итоги
совместного исследования на тему популярности среди российских и иностранных
компаний основных видов аутсорсинга бизнес-процессов в России
В выборку вошло более 3500 компаний, среди которых 200 компаний крупного
бизнеса, 1700 предприятий сегмента малого и среднего бизнеса, 500 компаний
банковского и страхового сектора, также порядка 1000 представительств
иностранных компаний в России.
Главной задачей исследовательского проекта было определить, какие внутренние
функции предприятия обычно передают или готовы передавать на аутсорсинг, с
какими ингредиентами «внутренней кухни» они готовы добровольно расстаться и
передать сторонней организации, чтобы сократить затраты или снизить риск
человеческого фактора, а что они будут готовить непосредственно в домашних
условиях? В течение 3,5 месяцев методом опроса и анкетирования респондентов (в
основном, в выборку вошли генеральные и финансовые директора предприятий,
директора по персоналу и главбухи) специалисты аутсорсинговой компании
мониторили общественное мнение, ранжируя количественные показатели по 10балльной шкале (1 – не популярен, 10 – популярен), а качественные – по
количеству положительных и отрицательных ответов.
В результате, согласно проведенному исследованию, выяснилось, что аудитория,
принимающая решение, в целом, неоднократно сталкивалась с аутсорсингом в своей
деятельности, ряд внутренних функций регулярно передается и будет передаваться
«в руки» сторонних компаний, так как это позволяет сосредоточиться на ключевых
бизнес-процессах, а второстепенные передать надежному провайдеру.
Самые популярные
виды аутсорсинга в
России
№
Вид аутсорсинга
Количество
баллов
Физическая охрана
7.71
Сфера обслуживания*
7.70
Транспорт, логистика
7.28
Подбор, обучение персонала
6.64
IT инфраструктура, хостинг
6.51
Юридическое обеспечение деятельности
6.49
Call-центры
5.67
Бухгалтерский учет (полностью)
5.28
Бухгалтерский учет (отдельные участки)
5.14
Бизнес-планирование и оптимизация процессов
5.03
Документальный кадровый учет
4.17
Экономическая и информационная безопасность
4.16
Расчет заработной платы
3.78
Другое**
2.01
* - Уборка офиса, уборка территории, организация
питания сотрудников, курьерская служба
** - Реклама, пиар, дизайн, мониторинга
публикаций в СМИ, услуги по организации
различных мероприятий (корпоративные
праздники, семинары и пр.)
Тем не менее, аутсорсинг как инструмент и стратегия управления бизнесом еще не
достаточно хорошо развит в нашей стране (58% положительных ответов
респондентов), хотя активно применяется в российских и иностранных компаниях
(37%). «Для России аутсорсинг – понятие сравнительно новое, - резюмирует
генеральный директор БДО ЮБС Сергей Тиунов. В отличие от США, где на первое
место по популярности в 80-е годы вышел IT-аутсорсинг, в нашей стране этот вид не
был так востребован.
В России высокими темпами развивался сектор клининговых, логистических услуг. В
последнее время вместе с постепенным выходом большинства российских компаний
«из тени» популярность стали приобретать услуги по аутсорсингу бухгалтерского
учета. В посткризисные времена многие компании задумались о целесообразности
содержания большого штата сотрудников и начали сокращать расходы на персонал,
поэтому есть вероятность, что популярность аутсорсинга возрастет».
«Практика аутсорсинга помогает нам решить проблемы функционирования и
развития в рыночной экономике путем сокращения издержек, ускорения улучшения
качества услуг, уменьшения рисков, - считает Андрей Пыльцов, вице-президент,
директор административно-технического департамента ВТБ-24. В отличие от
субподряда, аутсорсинг - это стратегия управления компанией, а не просто вид
партнерского взаимодействия, которая позволяет нам, во-первых, сосредоточиться
на разработке новых услуг, что важно в условиях стремительно изменяющихся
технологий и спроса для обеспечения конкурентного преимущества; во-вторых,
увеличить гибкость процессов».
Мнение Андрея Пыльцова разделяет и Ирина Харисова, финансовый директор, вицепрезидент холдинговой компании АБС Холдингс, которая считает, что обращаясь к
услугам аутсорсеров, компании в абсолютном большинстве случаев остаются в
выигрыше: «Руководство предприятия получает возможность снять с себя часть
контролирующих функций и полностью сфокусироваться на стратегических задачах,
поручив тот или иной вид деятельности профессионалам. Взаимоотношения с
аутсорсерами четко регламентируются договором, который предполагает жесткие
рамки, удобные заказчику условия и ответственность за неисполнение. Наша
компания имеет положительный опыт аутсорсинга, причем в разных сферах:
административно-хозяйственной, юридической, кадровой. Холдинговая компания
имеет свою специфику работы, поэтому, обращаясь к сторонним услугам, мы
стремились к решению сразу нескольких ключевых задач. Прежде всего, это
создание прозрачной системы контроля над вспомогательным функционалом целого
ряда предприятий холдинга, снижение издержек и корректировка численности
персонала на предприятиях компании».
Тем не менее, по ряду внутренних функций, таким как, например, бизнеспланирование или экономическая и информационная безопасность, компании
принимают решение очень взвешенно. В результате, эти виды аутсорсинговых услуг
находятся в рейтинге далеко не на первом месте (10 и 12 место). Впрочем, как и в
рейтинге вероятности передачи на аутсорсинг внутренних функций большинство
респондентов поставили их на 9 и 12 место соответственно. Если анализировать
отдельно опыт аутсорсинга по учетным функциям, то наиболее часто компании
сталкивались с передачей стороннему провайдеру функций по бухгалтерскому учету
в целом (27% положительных ответов), расчету заработной платы (17%) и
документальному кадровому учету (17%).Тем не менее, в рейтинге популярности эти
виды находятся во второй половине списка.
По мнению генерального директора брокерской фирмы «Ленстройматериалы», члена
правления ФГ «Частный поверенный» Дмитрия Ходыкина, аутсорсинг бизнеспроцессов может быть интересен бизнесу в первую очередь с экономической точки
зрения, как способ сокращения издержек. Однако о популярности аутсорсинга
говорить рано. «Руководителю всегда удобнее иметь собственного бухгалтера,
который будет лично вовлечен в работу организации и будет тщательно отстаивать
позицию своего работодателя», - считает Д. Ходыкин. Исключение, по его мнению,
может составлять малый бизнес на стадии start-up, когда объемы бухгалтерской
отчетности невелики, функции сводятся к составлению и сдаче отчета, поэтому
содержание штатной единицы сопряжено с лишними расходами.
Впрочем, для малого бизнеса, не последнюю роль в принятие решений о передаче
на аутсорсинг той или иной функции будет играть стоимость услуг. По словам
главного бухгалтера Калязинского механического завода Александра Путеева, у
небольших компаний могут просто отсутствовать необходимые средства. «В целом, с
моей точки зрения, неправомерно говорить о бизнес процессе и возможности его
передачи на аутсорсинг отвлеченно от специфики бизнеса: его размеров, сферы и
динамики развития», - резюмирует Д. Ходыкин.
Вместе с тем, многие функции компании все же предпочитают передавать ряд
функций именно на аутсорсинг, что экономически выгодно с любой стороны. В их
числе физическая охрана (1 место, 7.71 баллов), сфера обслуживания (2 место, 7.70
баллов) в которую входят: уборка офиса и территории, организация питания
сотрудников и курьерская служба, транспорт и логистика (3 место, 7.28 баллов). По
словам главного бухгалтера компании «Baxi S.P.A.» Елены Корнеуховой многие
компании предпочитают пользоваться логистическими услугами, что подтверждает
мнение Сергея Тиунова о распространенности именно этих видов услуг в нашей
стране. «Наши партнеры и коллеги пользуются логистическими услугами
аутсорсинговых компаний. Это гораздо выгоднее, чем иметь собственный парк
автомобилей», - отметила Е. Корнеухова.
По мнению руководителя адвокатской практики Сергея Кима, цели и задачи
аутсорсинга разнятся в зависимости от «оседлости» компаний в России. В понимании
зарубежного менеджмента основная прерогатива аутсорсинга – выполнение
специализированных и специфичных задач на высоком профессиональном уровне. В
российских компаниях специфичность задачи и высокий профессионализм
консультантов отодвигается на второй план, первичным становится материальная
сторона вопроса.
Впрочем, многие представители опрошенных компаний, считают что затраты на
оплату услуг аутсорсинговых компаний так или иначе оправданы. «Конечно же, с
использованием аутсорсинга связано множество накладных расходов, не
возникающих в обычном режиме работы. Это представительские (командировки и
поездки) расходы, проценты посреднику, в случае если контракт был заключен
через третье лицо, оплата телефонных счетов, оплата услуг юристов при
необходимости. Но, тем не менее, эти затраты с лихвой оправдывают себя, делая
процесс разработки проекта более профессиональным, а также более рационально
распределяя ресурсы, в том числе время», отметил вице-президент, директор
административно-технического департамента ВТБ-24 Андрей Пыльцов.
Многие респонденты, отвечая на вопрос о степени важности факторов, принимаемых
во внимание при проведении тендеров по аутсорсингу учетных функций, такой
критерий как стоимость услуг провайдера поставили на третье место, квалификация
персонала провайдера является более значимой (2 место). Наиболее требовательно
клиенты аутсорсинговых компаний относятся к гарантиям безопасности сохранения
конфиденциальности данных, что является самым значимым фактором при
проведении тендера.
Степень важности каждого источника информации
для выбора провайдера по бухгалтерскому и
кадровому учету и оценки его надежности
Ответ
Количество
баллов
1.
Знакомые
7.74
2.
Клиенты
7.66
3.
Аналитики
7.39
4.
Аналитические
материалы
6.50
Примечательно, что известность торговой марки, респонденты поставили только на 7
место. Возможно, это и объясняет принцип, по которому многие компании
определяются с выбором того или иного провайдера. По крайней мере, по степени
важности каждого источника информации для выбора провайдера по бухгалтерскому
и кадровому учету и оценки его надежности компании ориентируются на
рекомендации знакомых (1 место) или рекомендациях самих клиентов провайдера (2
место). При этом рейтинги участников рынка, а также сайты провайдеров и их
презентационные материалы, находятся только на 5 и 6 месте.
Аутсорсинг оказывает непосредственное влияние на настоящее и будущее компании.
От успешного результата аутсорсинга во многом зависит успех бизнеса в целом:
стоимость акций компании на фондовом рынке; ее репутация; взаимоотношения с
партнерами; конкурентами и покупателями; перспективы развития; влияние,
оказываемое компанией и отдельными ее подразделениями на формирование
экономики региона.
При подготовке лекции использованы материалы из следующих
литературных источников:
1. Жан-Луи Бравар, Роберт Морган Эффективный аутсорсинг. Понимание,
планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений.- М.: Баланс
Бизнес Букс.,2007
2. Курбанов А. Х., Плотников В. А. Аутсорсинг. История, методология, практика. –
М.: Инфра-М, 2011
3. Аникин Б.А.,Рудая И.Л. Аутсорсинг и аутстаффинг: высокие технологии
менеджмента:Учебн пособие., 2-е изд.-М.: Инфра-М, 2009
4. Данные РБК: http://www.rbc.ru/