Анализ проблем в работе склада. Способы их устранения

åñòü ðåøåíèå
Áåçîïàñíîñòü
ñêëàäà.
Âçãëÿä èçíóòðè
è ñíàðóæè
Анализ проблем в работе склада.
Способы их устранения
ДИРЕКТОР
ПО БЕЗОПАСНОСТИ
№2 ФЕВРАЛЬ 2010
Р. Гурский
Итак, склад...давайте для начала определимся что мы понимаем под словом «склад», посмотрим на склад снаружи, посмотрим на
возможное устройство склада изнутри. Все
это поможет перейти к пониманию проблем и
угроз в области складской логистики.
Í
ачнем с определения, что же такое склад?
Согласно классической логистической терминологии, склад – это здание, сооружение, предназначенное для приемки, хранения и выдачи
товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ).
Это общее определение, оно подходит для любого склада. В него включены основные понятия, относящиеся к деятельности складской логистики,
но не отражено еще одно понятие, а именно – безопасность. Под безопасностью я подразумеваю
40
совокупность внешних и внутренних факторов,
влияющих на сохранность и целостность ТМЦ, а
также на деятельность компании в целом. Движение ТМЦ по цепочке закупка–бухгалтерия–приемка–хранение–выдача-бухгалтерия осуществляется
и контролируется различными людьми и в процессе этого движения могут возникать различные
нештатные ситуации на разных звеньях цепи, при
условии что деятельность компании неразрывно
связана с деятельностью склада.
С учетом этого я бы сформулировал определение следующим образом: склад – физически
выделенное, охраняемое пространство, предназначенное для приема, хранения и выдачи ТМЦ.
Посмотрим, что может из себя представлять
это «охраняемое пространство» для наблюдателя
со стороны.
Первый вариант – склад «закрытого типа».
Зона приемки и выдачи товара контролируется
СБ, исключается возможность входа в зону склада для посторонних, а также выхода работников
склада. Вход и выход для всех работников склада
åñòü ðåøåíèå
осуществляется в одном месте через пост безоситуации, осуществляется контроль приемки и/
пасности. Пост безопасности осуществляет виили зоны выдачи товара, основная функция кондеонаблюдение за всеми зонами склада, а также
троля реализуется за счет видеонаблюдения.
фиксирует в журнале время входа/выхода всех
Вход и выход для сотрудников осуществляется
лиц. При выходе все сотрудники подвергаются
через пост безопасности без досмотра (провообязательному досмотру с использованием необдится только выборочный досмотр сотрудников
ходимых технических средств (например, металпри необходимости). Отсутствует и сложный
лодетектора). Вход на склад для всех сотрудников
многоуровневый регламент, повышается ответкомпании четко регламентирован, в регламенственность руководителя и работников склада за
те прописано, кто, когда и в сопровождении
безопасность.
кого имеет право входить или
Третий вариант – «склад
выходить со склада, прописыоткрытого типа». В данном вавается вход и выход лиц с ТМЦ
рианте ответственность за
Склад – это здание,
и другими предметами (наприбезопасность лежит на работсооружение,
мер: сотовые телефоны, часы,
никах склада и его руководипредназначенное для
компакт-диски и т.д).
теле, всем работникам склада
Второй вариант – «условпредоставлена максимальная
приемки, хранения
но закрытый склад». В дансвобода действий. Отдельный
и выдачи товарноном варианте за СБ сохранен
пост (или вход) на складе отматериальных
частичный физический консутствует. Органы управлеценностей
троль складских зон, так, в зания и мониторинга системы
висимости от времени суток и
видеонаблюдения могут быть
41
åñòü ðåøåíèå
ДИРЕКТОР
ПО БЕЗОПАСНОСТИ
№2 ФЕВРАЛЬ 2010
выведены непосредственно на рабочее место администратора или руководителя (склада, компании).
Конечно, представленные варианты внешнего облика склада очень условны. Но на основании
анализа предложенных вариантов можно оценить
стоимость мероприятий по охране и защите ТМЦ,
степень защищенности склада и компании в целом от внешних и внутренних угроз.
42
Теперь немного о том, как может выглядеть склад
изнутри. Весь функционал склада (приемка, перевозка, набор, выдача, инвентаризация ТМЦ)
выполняет работающий коллектив. Для функционирования коллектива необходимо наличие
нормальных рабочих условий. Эти условия можно разделить на две большие группы: бытовые и
производственные.
åñòü ðåøåíèå
Для создания бытовых
бивается на более мелкие
условий желательно налисекции. Все ТМЦ распреЗонирование
чие на складе следующих
делены по секциям. При
склада повышает
вспомогательных
помещепервоначальном распрений: администрация склада,
делении ТМЦ по секциям
внутренний контроль
раздевалка, комната приема
задается признак: дорогой
за перемещением
пищи, комната отдыха, место
товар, объемный или мелдля курения, туалет. Указанкий, специфичный и т.д. За
ТМЦ внутри
ные помещения могут раскаждой секцией закреплясклада. В случае
полагаться как в складской
ются люди. В иерархии появзоне, так и вне её границы.
ляется: старший кладовщик
возникновения
Расположение всех этих посекции «№» – кладовщик
проблем с ТМЦ
мещений надо рассматривать
секции «№». Материальная
относительно главного вхоответственность еще боль(повреждение,
да на склад для всех сотрудше раздроблена.
хищение)
ников (там же размещен пост
Зонирование
склада
охраны). При этом желательповышает
внутренний
конпозволяет понять,
но минимизировать выходы
троль за перемещением
на каком участке
работников склада во время
ТМЦ внутри склада. В слурабочей смены за его предечае возникновения пропроизводственной
лы. Это позволит снизить веблем с ТМЦ (повреждение,
цепочки произошел
роятность выноса ТМЦ со
хищение) позволяет понять,
склада, сохранить контроль
на каком участке производсбой, установить
за деятельностью работниственной цепочки произокруг ответственных
ков склада, снизить нагрузшел сбой, установить круг
ку на пост охраны (досмотр и
ответственных лиц и своевлиц и своевременно
протоколирование), снизить
ременно принять меры.
принять меры
негатив работников по прохождению досмотра и т.д.
Теперь посмотрим, как может
выглядеть склад с точки зрения производственного
процесса. Здесь тоже существует несколько вариантов.
так, деятельность
Вариант первый. Склад представляет собой
склада – это важное звено в цепи обеспечения экоединое поле, сотрудники совмещают нескольномической безопасности компании. Что происко функций (набор-выдача, приемка-раскладка,
ходит при сбое в работе склада, какие угрозы при
разгрузка-приемка ит.д.), по сути, иерархическая цеэтом могут возникнуть? Постараюсь дать ответ на
почка на складе выглядит так: начальник склада–клапоставленный вопрос, рассмотрев следующие тидовщик. Общая зона материальной ответственности.
повые ситуации:
Вариант второй. Склад разбит на отделы: отдел
• на этапе закупки могут возникать следуприемки, отдел хранения, отдел выдачи. Для каждоющие проблемы: отсутствие договора с поставго отдела прописан свой функционал. Все сотрудщиком, подписание несогласованного договора,
ники закреплены за соответствующими отделами,
отсутствие копий сертификата соответствия и
прописаны правила взаимодействия сотруднисанитарно-эпидемиологического заключения на
ков разных отделов и правила передачи ТМЦ межзакупаемые ТМЦ, неправильное архивирование
ду ними (приема товара на склад, приема товара в
договоров и сертификатов.
отдел хранения, набор товара, выдача товара). Ие• на этапе приемки: отсутствие комплекрархия выглядит следующим образом: начальник
та (неполный комплект) документов у поставщисклада- старший кладовщик отела – кладовщик отка, несоответствие между товарами в документе
дела. Например: начальник склада – старший оти фактически привезенными, нарушение целостдела приемки- кладовщик, приемщик, грузчик,
ности упаковки, заводских пломб на ТМЦ, непракомплектовщик. За каждым отделом закреплена
вильное архивирование документов поставщика;
своя зона материальной ответственности.
• на этапах хранение/набора/выдача ТМЦ:
Вариант третий. Все то же, что во втором варинедостача товара, пересорт, некомплектность,
анте, отличие лишь в том, что отдел хранения раз-
È
43
åñòü ðåøåíèå
У сотрудника должна быть
должностная инструкция, в
которой прописан порядок
заключения договоров,
порядок запроса всех нужных
сертификатов, прописаны
правила архивирования
документов и т.д. В компании
должен быть постоянно
обновляемый реестр по
работе с поставщиками, в
нем должно отображаться
актуальное состояние дел
с поставщиком (наличие
договора, наличие
сертификатов, задолженность
и т.д). Все это позволит
минимизировать риски
ДИРЕКТОР
ПО БЕЗОПАСНОСТИ
№2 ФЕВРАЛЬ 2010 нетоварный вид, неправильное архивирование
документов отгрузки;
Каждая из описанных ситуаций несет в себе
определенные угрозы. Давайте подробно рассмотрим эти ситуации.
Конечно, сотрудник отдела закупки должен
в своей работе следовать установленным правилам, но, если в системе отсутствует понятный
механизм контроля его действий, нарушения, допускаемые сотрудником, могут нанести серьезный
урон деятельности компании. Всплыть эти нарушения могут в ходе визита проверяющих органов
и если процесс закупки товара динамичный, если
идет постоянный поиск и приток новых поставщиков, то цена его ошибочных действий может
быть очень высока. Ситуация может усугубиться,
если ошибки допускались длительное время. Как
возникают эти ошибки? Здесь может быть много
причин: невнимательность (перерастающая в некомпетентность), мотивация сотрудника на поддержание ассортимента ТМЦ, желание быстрей
купить, непонимание последствий своих ошибок.
44
Нет единого решения для всех проблемных ситуаций, здесь должен быть реализован комплексный подход. Прежде всего, у сотрудника должна
быть должностная инструкция, в которой прописан порядок заключения договоров, порядок
запроса всех нужных сертификатов, прописаны
правила архивирования документов и т.д. В компании должен быть постоянно обновляемый реестр по работе с поставщиками, в нем должно
отображаться актуальное состояние дел с поставщиком (наличие договора, наличие сертификатов,
задолженность и т.д.). Все это позволит минимизировать риски.
Если первый этап пройден, поставщик приехал на склад, давайте посмотрим, с чего начинается физическое взаимодействие склада и
поставщика. Посмотрим, чем грозят ошибочные
действия на втором этапе, этапе приемки товара на склад. Взаимодействие (поставщик-склад)
начинается с проверки комплекта документов:
наличие товарной накладной, счета фактуры, проверка правильности их оформления. Собственно,
åñòü ðåøåíèå
упаковки товара. Результатом всех этих действий
будет
понимание:
оплаченный заказ
получен от поставщика
полностью
или
частично, ТМЦ
с о о т в е тс т в у ю т
требованиям,
предъявляемым
компанией или
требованиям заказчика,
сроки
планируемой
отгрузки покупателю и
т.д. Думаю, понятно что
ошибочные действия кладовщика могут привести к финансовым потерям, к срыву сроков
поставки ТМЦ заказчику и т.д. Для минимизации
этих рисков необходимо предусмотреть в должностной инструкции кладовщика все его действия, указать критерии приема ТМЦ. Обеспечить
фиксирование ответственных лиц участвующих в
процессе приемки (т.е. должна быть возможность
установить, кто конкретно проверял документы,
проверял товар и т.д.).
Итак, товар принят от поставщика и передан в хранение. Перечислю типичные проблемы, которые могут возникнуть в этой ситуации:
отсутствие товара в месте хранения (хищение,
пересорт), лишний товар, нарушение целостности упаковки и, как правило, некомплектность товара, нарушение товарного вида упаковки и т.д.
Каковы причины возникновения этих проблем?
Пересорт и лишний товар – следствие невнимательности кладовщиков, большой объем работы,
отсутствие технических средств контроля (сканирование шштрихкодов продукции). Недостача товара – отгрузка лишнего товара клиенту, т.е.
невнимательность, хищение со склада. Нарушение целостности упаковки, товарного вида и комплектности ТМЦ – низкая культура работников
склада, хищения, плохой контроль за деятельностью работников склада и т.д. Все эти проблемы
появляются из-за: плохо налаженного процесса
внутренней самопроверки, просчетов в организации безопасности склада (логистика: планировка,
зонирование; безопасность: техническое обеспечение средствами контроля), недостаточная работа с коллективом, отсутствие распределения
функционала среди работников. Что подразумевается под «внутренней самопроверкой», по сути,
Пересорт
и лишний
товар – следствие
невнимательности
кладовщиков,
большой объем
работы, отсутствие
технических средств
контроля
это документы, подтверждающие законность нахождения товара на складе компании. Отсутствие
документов у поставщика, неверное оформление
(отсутствие необходимых печатей и подписей,
ошибки в документе, отсутствие номеров ГТД) –
все это должно служить основанием для отказа
в приеме ТМЦ. Почему? Наличие товара и отсутствие на него установленного комплекта документов, при внезапном визите проверяющих органов,
может парализовать работу компании на некоторый период времени. Конечно, в данной ситуации нужно взвешивать риски упущенной выгоды
(потери контракта с покупателем и т.д.) и полной
остановки деятельности компании на несколько часов или более длительный период времени. Если документы в порядке, начинается работа
кладовщика с ТМЦ. В обязанности кладовщика
входит проверка на соответствие товаров указанных в документе поставщика и физически привезенного товара, проверка целостности упаковки
ТМЦ, проверка сохранности заводских пломб.
Если пломб нет, отсутствие следов вскрытия
45
åñòü ðåøåíèå
Одна из первых задач
сотрудника Службы
безопасности проверить логику
действий, сделанных выводов и,
опираясь на полученные данные,
разработать план действий
ДИРЕКТОР
ПО БЕЗОПАСНОСТИ
№2 ФЕВРАЛЬ 2010
принцип перепроверки друг за другом. Например:
кладовщик, который набирает товар, его не выдает, его выдает другой кладовщик, который проверяет правильность и соответствие товара с тем
что есть в документах у клиента и т.д. Это позволяет повысить ответственность каждого работника.
Любая возникшая проблема с ТМЦ на складе прежде всего фиксируется работником склада, далее
эта проблема доводится до старшего (секции, отдела), который инициирует разбор проблемы на
месте. Это может выражаться в проведении инвентаризаций по конкретной позиции товара или
полной инвентаризации отдела (секции). После
проведения внутренней инвентаризации начальник склада проводит предварительный разбор
ситуации, анализирует и описывает результаты,
информирует Службу безопасности. Далее начинается совместная работа руководства склада
и Службы безопасности. На мой взгляд, одна из
первых задач сотрудника Службы безопасности
проверить логику действий, сделанных выводов
и, опираясь на полученные данные, разработать
план действий. Расследование на всем его протяжении должно проводиться совместно. У руководителя склада не должно создаваться мнения,
что он выполнил свою часть работы и о проблеме
можно забыть, что ему нужно лишь дождаться результата, это неверно.
Все взаимодействие должно быть регламентировано, по каждой типовой ситуации нужно
составить порядок действий и информирования
ответственных лиц.
Å
ще одна из проблем складской деятельности, это – скопление большого количества бумажных документов. Если складская деятельность
разбита на процессы, то для каждого процесса
может быть свой бумажный документ. Часть документов требуется хранить в течение нескольких лет, а часть нужно хранить для внутренних
разбирательств и расследований. Какие это документы? Например: документ приема товара на
склад, товарные накладные, счета-фактуры, документ приема товара в секцию, документ набора
товара в секции, документ выдачи товара клиенту,
документ инвентаризации. С этими документами
работают сотрудники разных отделов (или секций), значит, для всех сотрудников должен быть
разработан один регламент по ведению архива.
46
åñòü ðåøåíèå
Для всех внутренних документов должны быть
установлены места и сроки хранения, порядок
утилизации. В каждом отделе должен быть назначен ответственный по ведению архива. Нужно не
забывать и про культуру работы с документами,
нужно обучать сотрудников правильному отношению к документам. Все это должно быть отражено в должностных инструкциях. В зависимости
от важности и принадлежности документа, задается место его хранения. Например, внутренние
документы отделов могут храниться непосредственно в отделе весь срок, а важные документы (документы расхода, документы внутренних
инвентаризаций и т.д) в специально отведенном
месте на складе.
Почему это важно? Деятельность компании
ведется с помощью базы данных и в ней сохраняются все рабочие документы, необходимые данные, отчеты. К сожалению, иногда происходят
сбои, это может быть сбой программного обеспечения, а может быть ошибочно делегированные
полномочия отдельным сотрудникам, тогда в базе
данных бесследно теряются документы, меняется содержание документов и отчетов и не всегда эти проблемы можно устранить с помощью ИТ
отдела. Порядок в архиве позволит быстро найти нужные документы и ускорить процесс восстановления или решения проблемы.
Î
беспечение безопасности возможно
только при комплексном подходе. При его разработке необходимо обратить внимание:
• анализ помещения склада: внешние и
внутренние угрозы, логика входа и выхода, работа со вспомогательными помещениями;
• принципы построения внутренней логистики склада: зонирование, наличие системы самопроверки;
• распределение функциональных обязанностей, наличие должностных инструкций и регламентов на типовые угрозы;
• плановая работа с персоналом, обучение
и проверка знаний по своим должностным обязанностям, по действиям в проблемных ситуациях;
• средства технического контроля и мониторинга;
Комплексный подход это своего рода компромисс между степенью желаемой защищенности компании, склада (ТМЦ) и затратами на безопасность.
ÊÒÎ , ÇÀ×ÅÌ, È ÈÇ-ÇÀ
×ÅÃÎ ÂÎÐÓÅÒ ÍÀ ÑÊËÀÄÅ
В 95% случаев хищения на складе –
дело рук сотрудников фирмы, то есть
воруют в основном изнутри.
Преступление редко совершается
в одиночку. Обычные «несуны»
примитивны. А коллективные
хищения обычно строятся по
цепочкам (конечно, с удлинениями и
вариациями):
•
водитель поставщика – приемщик
товара;
•
приемщик товара – работник зоны
хранения;
•
наборщик – контролер;
•
экспедитор – водитель доставки.
Обычное место преступления,
наиболее безопасное для
преступников – место отгрузки товара,
заключительное в цепочке работы
склада.
Почему сотрудники воруют:
•
Материальная неустроенность;
•
Привычка;
•
Обида на руководителей фирмы;
•
Психическая неуравновешенность,
зависимость от алкоголя и т.п.
Почему воровство возможно:
•
Есть возможность;
•
Никто не узнает.
Так что если не хотите, чтобы у вас
воровали:
•
Четко организуйте технологию
работы склада с товарноматериальными ценностями.
•
Дайте понять каждому, что о
воровстве станет известно,
и именно укравший понесёт
наказание. Коллективная
ответственность обычно
малоэффективна, приводит лишь к
повальному воровству и текучести
кадров.
47