Регламент по ЕИС Филиал

1. Общие положения
Настоящий Регламент определяет перечень и порядок выполнения
мероприятий по внедрению (обслуживанию и ведению) Единой базы данных
«ЕИС Филиал» и её Копий, осуществляемых в управлениях
и филиалах Финуниверситета.
1.1. Внедрение Единой базы данных «ЕИС Филиал» включает в себя
деятельность
работников
операционно-аналитического
управления
(Далее – Администраторов):
- по разработке и развертыванию автоматизированной системы;
- первоначальному вводу данных в Единую базу данных «ЕИС Филиал»
и её Копии;
- обеспечению филиалов Копиями единой базы данных «ЕИС Филиал»;
- по предоставлению доступа в Копии единой базы данных «ЕИС Филиал»
пользователям в филиалах (Далее - ответственным работникам).
1.2. Обслуживание Единой базы данных «ЕИС Филиал» и её Копий включает
в себя деятельность Администраторов:
- по формированию, сохранению и защите данных Единой базы данных
«ЕИС Филиал»;
- по сопровождению программного обеспечения и информационному
сопровождению
автоматизированной
системы,
с
помощью
программно-аппаратных средств, входящих в состав автоматизированной
системы;
- проведение обучения ответственных работников работе с Копиями единой
базы данных «ЕИС Филиал»;
- анализ работоспособности и функциональной полноты прикладного
программного
обеспечения,
подготовку
предложений
по
его
совершенствованию.
1.3. Понятие ведения Единой базы данных «ЕИС Филиал» включает в себя
реализацию процедур пополнения Копий единой базы данных
«ЕИС Филиал» ответственными работниками, контроль достоверности
и актуальности данных (включая контроль их полноты, целостности
и непротиворечивости) и внесение необходимых изменений с целью
исправления обнаруженных ошибок. Ежедневную выгрузку информации
в Единую базу данных «ЕИС Филиал» из Копий единой базы данных
«ЕИС Филиал».
В рамках ведения Единой базы данных «ЕИС Филиал», связанной
с ежедневным обменом электронными данными между филиалами
Финуниверситета и центральным сервером, выгрузкой изменений
из Копий единой базы данных «ЕИС Филиал», занимаются Специалисты по
информационной поддержке в филиалах, назначаемые распоряжениями
Директоров филиалов. Администраторы организуют и контролируют
деятельность этих Специалистов.
1.4. Основными задачами, решаемыми средствами Единой базы данных
«ЕИС Филиал», являются:
- осуществление
информационного
подразделениями Финуниверситета;
обмена
между
структурными
- пересылку информации об изменениях в Копиях единой базы данных
«ЕИС Филиал»;
- пересылку данных о контингенте
преподавательскому составу;
обучающихся
и
профессорско-
- пересылку данных об успеваемости студентов;
- учет нагрузки профессорско-преподавательского состава филиалов;
1.5. Регламент является основным документом, определяющим общий
перечень и содержание работ, на основании которого разрабатываются
должностные обязанности ответственных работников, занятых ведением
Копий единой базы данных «ЕИС Филиал», а также инструкций
по выполнению работ в Единой базе данных «ЕИС Филиал»
Администраторами и Специалистами по информационному обеспечению
филиалов в Копиях единой базы данных «ЕИС Филиал».
2. Порядок пополнения и изменения данных в Копиях единой базы
данных «ЕИС Филиал».
2.1. Под пополнением понимается внесение в Копии единой базы данных
«ЕИС Филиал» сведений о контингенте, успеваемости и приказах
по студентам, осуществляемое с использованием программных средств
автоматизированной системы.
2.2. Пополнение Копий единой базы данных «ЕИС Филиал» осуществляется
только на документальной основе, в полном соответствии с требованиями
Финуниверситета.
2.3. Соответствие между сведениями, содержащимися в документальном
виде и в Копиях единой базы данных «ЕИС Филиал», находится под личным
контролем (ответственностью) Директоров филиалов.
2.4. Внесение информации в Копии единой базы данных «ЕИС Филиал»
осуществляется только ответственными работниками, которые по роду своих
должностных обязанностей имеют на это право. Ответственные работники
назначаются распоряжениями Директоров филиалов.
2.5. Ответственные работники, работающие с Копиями единой базы данных
«ЕИС
Филиал»,
обязаны
пройти
предварительное
обучение
у Администраторов с целью освоения программного обеспечения.
При внедрении новых версий программного обеспечения все ответственные
работники, использующие его в своей работе, проходят соответствующий
инструктаж.
3. Контроль целостности, полноты и непротиворечивости данных
3.1. Основные понятия:
3.1.1. Полнота данных – строгое заполнение всех соответствующих
информационных полей в экранной форме.
3.1.2. Непротиворечивость данных - смысловая согласованность данных.
3.1.3. Целостность данных - обеспечение корректности ссылок между
объектами в Копиях единой базы данных «ЕИС Филиал» при осуществлении
манипулирования данными (добавление, изменение, удаление данных).
3.1.4. Основной контроль полноты, целостности и непротиворечивости
данных осуществляется программными средствами (входной контроль
полноты и синтаксической корректности вводимых данных, использование
шаблонов при вводе данных, программный контроль соответствия
связанных по смыслу данных друг другу, стандартизация значений полей
за счет использования классификаторов и словарей, контроль наличия
связей с другими объектами при попытках удаления объектов и т.д.).
3.2. В целях обеспечения корректности вносимых данных ответственные
работники филиалов, работающие с Копиями единой базы данных
«ЕИС Филиал» обязаны:
3.2.1.
Изучить
первичную
видео-инструкцию
пользователя
для обеспечения последовательности заполнения форм при проведении
ввода данных.
3.2.2. Детально разобраться с назначением полей для ввода данных,
представленных на каждой экранной форме.
3.2.3. Тщательно контролировать соответствие вводимых значений,
заполнять все необходимые поля, представленные на экранной форме.
3.2.4. Четко представлять последовательность действий и быть предельно
внимательными при удалении ошибочно введенных значений полей.
4. Обслуживание Единой базы данных «ЕИС Филиал»
4.1. Обслуживание Единой базы данных «ЕИС Филиал» включает в себя:
- выполнение процедур по настройке программного обеспечения;
- установка новых версий программного обеспечения;
- модификация или полная конвертация баз данных;
- проведение
оптимизации
сервера
Единой
базы
«ЕИС Филиал» с целью повышения производительности системы;
данных
- переход на новую операционную систему;
- подключение к системе дополнительных рабочих станций.
4.2. Работы по обслуживанию Единой базы данных «ЕИС Филиал»
осуществляются
исключительно
Администраторами.
Работы
по обслуживанию Копий единой базы данных «ЕИС Филиал» осуществляются
Специалистами по информационному обеспечению в филиалах.
4.3. Перед осуществлением такого рода работ в обязательном порядке
Администраторами производится резервное копирование Единой базы
данных «ЕИС Филиал», а Специалистами по информационному обеспечению
в
филиалах
Копий
единой
базы
данных
«ЕИС
Филиал»
на внешние носители и копирование установленной версии программного
обеспечения.
4.4. По завершении работ проводится инструктаж ответственных работников
по проведенным изменениям.
5. Обеспечение сохранности Единой базы данных «ЕИС Филиал»
и её Копий
5.1. Сохранность Единой базы данных «ЕИС Филиал» и её Копий
обеспечивается за счет создания резервных копий Администраторами
и Специалистами по информационному обеспечению в филиалах.
5.2. Надежность резервирования Копий единой базы данных «ЕИС Филиал»
обеспечивается за счет наличия нескольких ее копий, расположенных
в разных местах, а именно:
- Копии единой базы данных «ЕИС Филиал» на серверах филиалов;
- бэкап Копии единой базы данных «ЕИС Филиал» на внешних носителях;
5.3. Периодичность создания резервных копий и схема копирования
определяются производственной необходимостью, но в Учебный период не
реже 1 раза в сутки.
5.4. Резервное копирование может осуществляться в автоматизированном
режиме путем автоматического запуска процедур копирования либо
вручную.
5.5. Запрещается передавать реплики Единой базы данных «ЕИС Филиал» и
её Копий сторонним лицам или организациям, а также хранить резервные
копии вне помещений Финуниверситета.
5.6. Восстановления Единой базы данных «ЕИС Филиал» и её Копий.
В случае порчи или полной утраты Копий единой базы данных
«ЕИС Филиал» восстановление базы данных проводится с центрального
сервера
Финуниверситета
Специалистами
по
информационному
обеспечению совместно с Администраторами.
5.7. В случае порчи или полной утраты Единой базы данных «ЕИС Филиал»
база восстанавливается Администраторами из последней резервной копии,
о данном факте сообщается в письменном виде Начальнику отдела
программирования и баз данных.
6. Организация защиты Единой базы данных «ЕИС Филиал» и её Копий
6.1. Обеспечение защиты данных предполагает комплексное использование
программно-технических средств и организационных мероприятий,
направленных на предотвращение:
- злоумышленных действий с целью порчи;
- неправомерного изменения или разрушения данных;
- попыток копирования или ознакомления с данными со стороны лиц,
не имеющих на это права;
- возможности
порчи
данных
в
результате
или неквалифицированных действий персонала.
неосторожных
6.2. Основные понятия:
Имя пользователя и пароль доступа к Копиям единой базы данных
«ЕИС Филиал» позволяют войти в Копии единой базы данных «ЕИС Филиал»
и разрешают ее просмотр и ввод информации в соответствии
с полномочиями. Назначение имен для работы в Копиях единой базы
данных «ЕИС Филиал» и паролей доступа осуществляется Специалистами по
информационному обеспечению.
6.3. Порядок назначения и использования паролей.
6.3.1. Обслуживание сетевых паролей и имен.
Для
всех
назначенных
Директорами
филиалов
Специалистов
по информационному обеспечению Администраторы обязаны установить
Имя пользователя и пароль доступа с правами локального
администрирования к Копиям единой базы данных «ЕИС Филиал»,
известные только данным работникам.
В свою очередь, для всех назначенных Директорами филиалов
ответственных работников Специалисты по информационному обеспечению
в филиалах обязаны установить Имя пользователя и пароль доступа
к Копиям единой базы данных «ЕИС Филиал», известные только данным
работникам, с правами, определяемыми в соответствии с должностными
обязанностями ответственных работников (чтение, добавление, изменение,
удаление данных).
6.3.2. Обслуживание паролей доступа и имен пользователей к Единой базе
данных «ЕИС Филиал» и её Копий:
- для каждого ответственного работника использующего Копию единой базы
данных «ЕИС Филиал» устанавливается пароль, известный только данному
работнику;
- каждый пользователь Единой базы данных «ЕИС Филиал» и её Копий
должен быть зарегистрирован в системе только один раз (иметь только одно
имя пользователя и соответствующий ему пароль);
- при убытии ответственных работников в отпуск доступ пользователей
в Копии единой базы данных «ЕИС Филиал» блокируется Специалистами
по информационному обеспечению, а по прибытии работника
восстанавливается.
- при
увольнении
ответственных
работников
Специалисты
по информационному обеспечению обязаны исключить данных
пользователей из числа «активных», предварительно переназначив права
доступа другим ответственным работникам, утвержденным Директорами
филиалов.
Каждый ответственный работник филиала обязан помнить свои имена
пользователя и пароли для входа в Копию единой базы данных
«ЕИС Филиал». Ответственным работникам запрещается разглашать свои
пароли, они несут ответственность за всю введенную или измененную ими
информацию персонально.
Вход в Единую базу данных «ЕИС Филиал» и её Копии под чужими именами
и паролями категорически запрещается.
В случае если ответственный работник по каким-либо причинам забыл
выданные ему пароли и имена, Специалисты по информационному
обеспечению в филиалах восстанавливают их, а при необходимости
изменяют.
6.4. Помимо парольной защиты должны осуществляться организационные
меры, исключающие доступ к информации посторонних лиц:
- при
оставлении
ответственными
работниками
рабочих
мест
на продолжительное время компьютер должен отключаться, рекомендуется
использовать стандартные средства хранения экрана, предусмотренные
в Windows;
- доступ к программным средствам копирования Единой базы данных
«ЕИС Филиал» и её Копий должны иметь только Администраторы
и Специалисты по информационному обеспечению в филиалах;
- доступ на рабочие станции посторонних лиц полностью исключить;
- одним из важных направлений защиты работы системы является
использование антивирусных средств. При обнаружении вируса на рабочей
станции Специалисты по информационному обеспечению в филиалах
должны принять все необходимые меры по его устранению и проверить
все остальные рабочие станции в данном филиале на наличие вирусов.
7. Обмен данными между Единой базой данных «ЕИС Филиал»
и её Копиями
7.1. Периодичность передачи данных – ежедневно.
7.2. Обмен данными между Единой базой данных «ЕИС Филиал»
и её Копиями осуществляется посредством выгрузки данных,
осуществляемой Специалистами по информационному обеспечению
в филиалах при помощи программных средств, разработанных для этой
цели. Использование иных программных средств недопустимо.
8. Организация обслуживания Единой базы данных «ЕИС Филиал»
8.1. В число функций по обслуживанию Единой базы данных «ЕИС Филиал»,
выполняемых Администраторами, входит:
- формирование первичной Единой базы данных «ЕИС Филиал» и её Копий;
- обеспечение сохранности и организация защиты данных;
- обеспечение функционирования системы передачи данных и управление
информационными потоками, циркулирующими в системе;
- организация обмена данными между Единой базой данных «ЕИС Филиал»
и её Копиями с целью синхронизации данных;
- организация и проведение методической и консультативной работы
на начальном периоде внедрения;
- осуществление информационного сопровождения Копий единой базы
данных «ЕИС Филиал» (обработка поступающих запросов и подготовка
ответов на них, анализ и статистическая обработка накопленной
информации) посредством электронной почты;
- подготовка обобщенных аналитических материалов для руководства
Финуниверситета;
- анализ возможностей существующего программного обеспечения
и подготовку предложений по его совершенствованию и развитию;
- разработка и сопровождение сервисного программного обеспечения,
используемого для обслуживания Единой базы данных «ЕИС Филиал»
и её копий.
- внедрение новых версий
и на центральном сервере;
программного
обеспечения
в
филиалах
- восстановление данных филиалов при их полной утрате совместно
со Специалистами по информационному обеспечению в филиалах;
8.2. Задачи администрирования Единой базы данных «ЕИС Филиал»
решаются Администраторами под контролем Начальника отдела
программирования и баз данных.