Использование дебет-кредит диаграмм при внедрении

˛Œº
ŁŒ
1.qxd
07.09.2005
16:25
Page 45
45
СЕНТЯБРЬ 2005
Д. Окладников
ООО «БизнесКонсоль»
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
ДЕБЕТКРЕДИТ ДИАГРАММ
ПРИ ВНЕДРЕНИИ КОРПОРАТИВНОЙ
ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА
ПРОМЫШЛЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ
При внедрении корпоративной информационной системы не
редко возникают проблемы, связанные с организацией потоков
сведений. Среди них можно выделить, например, следующие:
g необходимость согласования учетной и плановой инфор
мации, устранение ситуации, когда при расхождении между
плановыми и фактическими данными невозможно определить
причину;
g наиболее рациональное назначение ключевых показате
лей эффективности.
Для решения этих проблем может быть использовано пред
ставление финансовых потоков предприятия в виде дебет
кредит диаграммы.
Дебеткредит диаграмма использует традиционное бухгал
терское графическое изображение корреспонденции с помо
щью Тсчетов, или «самолетиков». Такое изображение может
быть использовано как для изучения корреспонденции от
дельного счета, так и для построения общей карты финансо
вых потоков предприятия.
При этом для повышения информативности представления
предлагается использовать следующую нотацию:
g черным цветом отображаются проводки между счетами,
корреспонденция которых прописана в рекомендованном Пла
не счетов Минфина РФ;
g синим — проводки между некорреспондирующими счетами;
g красным — отрицательные проводки;
g толщина линии пропорциональна обороту по счету.
Нужно сделать пояснение, почему было использовано именно
такое представление работы предприятия. Несмотря на двойст
венное отношение руководителей к информации, представляе
мой бухгалтерией, есть, по крайней мере, две причины, почему
именно бухгалтерское представление предпочтительно.
Вопервых, бухгалтерия когдато появилась вовсе не с целью
снабжения государственных органов информацией для сбора
налогов. Она изначально предполагала именно управленческий
учет. Со временем в рамках бухгалтерского подхода было выра
ботано и опробовано на практике множество методов, решаю
˛Œº
ŁŒ
1.qxd
07.09.2005
16:25
Page 46
46
ОБОРУДОВАНИЕ
Рис. 1. Обороты по счету 102 (материалы и комплектующие)
щих практические задачи управления. Было бы нерационально
отбрасывать весь этот опыт только потому, что в советской эко
номике бухучет решал строго ограниченный круг задач.
Вовторых, как бы управленцы не относились к бухучету, на
практике для предприятия это единственная целостная и непро
тиворечивая система. Создание новой, параллельной, системы
учета такого же масштаба будет стоить очень дорого, прежде
всего, изза необходимости решать идеологические вопросы.
Примером востребованности правил бухгалтерского учета
применительно к дебеткредит диаграммам может служить раз
деление корреспонденций на регламентированные Минфином
и другие. Бухгалтер в своей деятельности имеет достаточно ши
рокую свободу. Существование проводок, чья корреспонденция
не прописана в рекомендованном Плане счетов, не является
чемто криминальным. Однако регламентированные коррес
понденции охватывают очень широкий круг типовых бизнес
процессов. И если в учете используются корреспонденции, не
входящие в это множество, при анализе возникает вопрос: в чем
причина такой ситуации? Очевидно, что могут существовать
следующие поводы для таких проводок.
g Бизнеспроцессы предприятия настолько оригинальны,
что разработчики корреспонденции Минфина не могли даже
предположить их существования. Тогда эта особенность
должна быть отражена в учетной политике предприятия.
g Учетная политика предприятия формально соответствует
рекомендациям Минфина, однако на практике учет ведется по
иным правилам, исторически сложившимся или зависящим от
представлений главного бухгалтера.
g Нетиповая корреспонденция отражает операцию, смысл
которой необходимо скрыть — в интересах оптимизации на
логообложения или конкретного менеджера.
g Наконец, проводка может возникнуть в результате ошибки
персонала.
И если в первом случае нужно скорректировать список допу
стимой корреспонденции для конкретного предприятия, а во
втором — изучить, насколько рациональна фактическая учет
ная политика, то в последующем необходимо ознакомиться с
первичными документами.
Пример дебеткредит диаграммы для одного из счетов
промышленного предприятия (материалы и комплектующие)
приведен на рисунке 1. Из него видно, что основное поступле
ние материалов происходит с 15го счета (товары в пути). При
мерно такой же объем материалов за исследуемый период
был передан в производство (счет 20). Однако в течение пери
ода весь этот поток материалов, кроме всего прочего, прошел
по внутренней проводке Д102К102. Выяснилось, что таким
образом на предприятии оформляется передача материалов в
цеховые кладовки. Отпуск же в незавершенное производство
(на счет 20) оформляется в конце месяца по всем накопив
шимся документам. Очевидно, что такая ситуация, когда мате
риалы числятся на складском счете, и при этом фактически не
только ушли в производство, но и изготовленная из них про
дукция, возможно, уже продана, совершенно нетерпима для
оперативного управления предприятием.
Представленная диаграмма позволяет анализировать кор
респонденцию отдельного счета. Однако больший интерес
представляет одновременный взгляд на все счета — общая
карта финансовых потоков предприятия. При попытке постро
ить такую карту возникнут очевидные проблемы.
g Из рисунка 1 видно, что наряду с основными финансовыми
потоками существует множество корреспонденций, по кото
рым проходят незначительные суммы. Попытка отразить на
диаграмме все корреспонденции, которые существовали в те
чение рассматриваемого периода, приведет к тому, что в по
явившейся паутине невозможно будет отличить существенные
корреспонденции от тех, которые не представляют интерес.
g С точки зрения бухгалтерского учета все счета равноправ
ны. Как же их разместить друг относительно друга?
Для решения этих задач предлагается следующий подход.
Большинство бизнеспроцессов строятся по принципу «день
ги—товар—деньги». Общая схема представлена на рисунке 2.
Ее детализация позволяет изобразить именно основные
процессы в том порядке, как они логически следуют друг за
другом в деятельности предприятия (рис. 3).
В соответствии с общим подходом, потоки ограничиваются
слева и справа счетом 51 (расчетный счет предприятия). На ри
сунке 3 приведен пример такой диаграммы для производствен
ного предприятия. Наряду с показанными, на предприятии су
ществует множество других проводок. Выбирались корреспон
денции счетов, по которым наблюдались наиболее интенсивные
и регулярные финансовые потоки. Часть счетов на представлен
ной схеме объединены (счета 23—26 — накладные расходы).
˛Œº
ŁŒ
1.qxd
07.09.2005
16:25
Page 47
47
СЕНТЯБРЬ 2005
Схема будет иной для предприятий другого типа (торговых,
страховых, банков, бюджетных организаций и т.д.). При боль
шей детализации возрастает зависимость от учетной полити
ки предприятия. В частности, бизнес металлургических пред
приятий, в значительной степени работающих на экспорт, не
возможно смоделировать, не учитывая возврат НДС.
Предложенная схема позволяет изобразить финансовые по
токи. Наглядными при этом становятся и недостатки информа
ционной системы предприятия. На общую схему счетов могут
быть наложены финансовые потоки, регистрируемые и плани
руемые в управленческом учете. При этом фиксируются сле
дующие причины рассогласования различных видов учета:
g финансовые потоки не планируются;
g финансовые потоки не фиксируются в управленческом
учете;
g в управленческом учете не планируется и/или не фиксиру
ется уплаченный НДС;
g осуществляются финансовые затраты, не предусмотрен
ные бюджетом.
Ключевые показатели эффективности могут быть сформиро
ваны на основе анализа финансовых потоков.
Наряду с общей схемой финансовых потоков могут быть со
ставлены схемы, отражающие отдельные аспекты деятельно
сти предприятия, такие как:
g операции с основными средствами и другими нематери
альными активами;
Рис. 2. Общая схема финансовых потоков промышленного
предприятия
основное и вспомогательное производство;
финансовые вложения и дивидендная политика и т.д.
Таким образом, дебеткредит диаграмма позволяет визуа
лизировать финансовые потоки и может эффективно исполь
зоваться при внедрении информационной системы.
g
g
Рис. 3. Детализированная схема финансовых потоков промышленного предприятия