Государственный архив новейшей истории

УТВЕРЖДАЮ
Директор ОГКУ «Государственный архив
новейшей истории Иркутской области»
______________
И. К. Рудакова
__________ 2014 г.
Правила работы пользователей
в читальном зале областного государственного казенного учреждения
«Государственный архив новейшей истории
Иркутской области»
I. Общие положения
1.1 Настоящие «Правила работы пользователей в читальном зале
областного государственного казенного учреждения «Государственный архив
новейшей истории Иркутской области» (далее – правила) разработаны в
соответствии с Федеральными законами «Об архивном деле в Российской
Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125 – ФЗ, «Об информации,
информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ и
Законом Иркутской области «Об архивном деле в Иркутской области» от 10
октября 2005 г. № 53 – оз; «Правилами организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных, и муниципальных архивах,
музеях, и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007г.);
Порядком использования архивных документов в государственных и
муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 года № 635;
Административным регламентом областного государственного казённого
учреждения «Государственный архив новейшей истории Иркутской области»
по предоставлению государственной услуги «Организация обслуживания
пользователей в читальном зале».
1.2 Правила регламентируют порядок работы пользователей с
документами Архивного фонда Российской Федерации, не содержащими
сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и
справочно – поисковыми средствами к ним в читальном зале областного
государственного казенного учреждения «Государственный архив новейшей
истории Иркутской области».
II.
Порядок допуска пользователей к работе в читальном
зале
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании
личного заявления или письма направившей его организации, в
которых указываются его фамилия, имя, отчество, род занятий, место
жительства, контактные телефоны, цель и тематика предполагаемого
исследования, его хронологические рамки.
2.1.1 Письменная заявка организации, командирующей своего
сотрудника
для
работы в читальном зале архива, оформляется на официальном
бланке
организации с указанием даты и номера письма, подписывается ее
руководителем, ректором (проректором, деканом) или директором
учебного
заведения, заверяется печатью организации.
2.1.2. Аспиранты и студенты учебных заведений высшего
профессионального образования, учащиеся учебных заведений среднего и
начального профессионального образования допускаются
к работе по
письменной заявке учебного заведения, оформленной с учетом требований,
изложенных в пункте 2.1.1.настоящих правил. Учащиеся 10 – 11 классов
общеобразовательных школ допускаются к работе в читальном зале в
сопровождении педагога на основании официального письма, оформленного на
педагога.
2.2. Разрешение пользователю на работу в читальном зале архива
оформляется директором архива и выдается на срок, не превышающий одного
года с момента оформления. При необходимости продления срока допуска к
работе в читальном зале, изменения темы исследования, заявителем
представляется новое письменное обращение в адрес архива в порядке,
предусмотренном п.2.1. настоящих Правил.
2.3. Оформление пользователя для работы в читальном зале архива
осуществляется заведующим читальным залом при предъявлении им
удостоверения личности.
2.4. При оформлении для работы в читальном зале пользователь в
обязательном порядке знакомится с настоящими правилами и заполняет Анкету
пользователя установленного образца (приложение № 2).
2.5. На каждого пользователя оформляется личное дело, включающее
следующие документы:
- личное заявление или письмо организации с резолюцией директора
архива о разрешении работы в читальном зале;
- заполненная анкета пользователя;
- заказы (требования) на выдачу дел (приложение № 3);
- заказы на копирование документов (приложение № 4);
- другие документы.
На пользователя, работающего в читальном зале повторно, новое личное
дело не заводится.
2.6. При необходимости пользователя может сопровождать помощник
(переводчик), присутствие которого оговаривается в письменной заявке
организации или личном заявлении. В таких случаях помощник (переводчик)
наряду с пользователем оформляет анкету, которая подшивается в личное дело
пользователя.
2.7. В соответствии с действующим законодательством Российской
Федерации, отраслевыми нормативно – правовыми актами и настоящими
Правилами архив ограничивает допуск пользователей:
- к секретным документам до момента их рассекречивания в
установленном
порядке;
- к документам, содержащим конфиденциальную информацию до
истечения срока 75 лет с момента издания (оформления) указанных документов,
при отсутствии у пользователя документально подтвержденных прав на
получение этой информации;
- к документам, имеющим ограничения на условиях, которые были
установлены собственниками или владельцами архивных документов при
передаче документов на постоянное хранение;
- к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом
состоянии, о чем сотрудниками архивохранилища делается отметка в бланке
заказа;
2.7.1.Доступ к архивным документам, принятым от негосударственных
организаций и физических лиц на основании договора осуществляется при
предъявлении пользователем документов, подтверждающих его полномочия на
ознакомление с данными документами, если это не противоречит условиям их
передачи на хранение.
2.7.2. Пользователь, который проводит исследования в соответствии с
планом научной работы, дополнительно представляет заявление от
организации с обоснованием необходимости работы с данной категорией
архивных документов.
2.7.3. Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне
гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного
разрешения гражданина, а после его смерти –
родственников
(наследников),
подтвердивших свое родство, до истечения 75 лет со дня создания
документов.
III. Права и обязанности пользователя
3.1. Пользователь вправе:
3.1.1. Получать для изучения дела, документы, прошедшие научное
описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном
физическом состоянии
3.1.1. Пользоваться справочно – поисковыми средствами к делам,
документам, печатным изданиям и другими материалами справочно –
информационного фонда архива по теме исследования. Путеводитель,
справочно – поисковые средства выдаются пользователю по первому
требованию.
3.1.2. Получать описи дел в день посещения читального зала на срок
не более 5 рабочих дней.
3.1.3. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не
позднее чем через два рабочих дня со дня оформления заказа до 20 дел
общим объемом до 1500 листов из архивных фондов организаций или не
более 500 листов из архивных фондов личного происхождения.
Командированные пользователи, оформившие заказ до 12 часов,
получают дела в день заказа с 13 до 16 часов, не более 10 дел. Дела,
заказанные после 12 часов, выдаются на следующий рабочий день.
Заказ (требование) на выдачу архивных дел, документов оформляется
пользователем на специальном бланке (приложение № 3).
Неправильно или небрежно оформленные пользователем бланки
требований к исполнению не принимаются.
Выдача дел пользователю производится на срок до 1 месяца.
3.1.4. Получать информацию от сотрудников читального зала о работе
читального зала, порядке заказа описей, дел, сроках и времени их
предоставления; получать консультацию о составе, содержании документов и
научно – справочного аппарата в соответствии с темой исследования.
3.1.5. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ
к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о
необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а
также о сроках завершения научного описания, технического оформления
или специальной обработки дел, документов.
3.1.6. Делать выписки из представленных дел, документов, справочно –
поисковых средств к ним, заказывать копии документов.
3.1.7. Использовать при работе с делами, документами, справочно –
поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные
технические средства для записей (персональный компьютер) без
подключения к локальной сети архива.
Использование собственных технических средств допускается, если
это не может влиять на работу других пользователей.
3.1.8. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные
вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, копии
архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей,
машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и
выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный,
рукописный текст, гранки научной работы по согласованию с сотрудниками
читального зала.
3.1.9.Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале
помощников и переводчиков в соответствии с пунктом 2.6 правил.
3.1.10. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по
вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала,
руководству архива.
3.1.11. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о
причине отказа (отсрочки) в выдаче дел, существующих ограничениях на
выдачу и копирование документов по теме исследования.
3.1.12. Отсрочка в выдаче дел пользователю допускается в случаях:
- выдачи дел другому пользователю;
- выдачи дел сотрудникам архива для выполнения ими служебных
заданий;
- выдача дел и документов во временное пользование другим
организациям в установленном на то порядке;
- экспонирование документов на выставках.
3.2. Пользователь обязан:
3.2.1. Соблюдать требования настоящих Правил, распорядок работы
читального зала, тишину и порядок во время работы.
3.2.2. Пользоваться индивидуальным гардеробом (кабинкой), оставлять
в кабинке верхнюю одежду, сумки, портфели размером более 200х300 мм,
свертки, зонты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.7. и 3.1.8.
Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в
прозрачном пакете или сумке размером не более 200х300 мм.
3.2.3. Регистрироваться в соответствующем журнале при каждом
посещении читального зала.
3.2.4. Проверять при получении заказа описей, дел, документов их
целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за
получение каждого из них.
3.2.5. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об
обнаруженных повреждениях или дефектах, отсутствии листов,
неправильной нумерации.
3.2.6. Обеспечивать при использовании сохранность дел, справочно –
поисковых средств к ним.
3.2.7. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая
дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер
произведенной работы (просмотр, выписки, копирование).
3.2.8. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при
каждом посещении читального зала представленные ему дела, справочно –
поисковые средства к ним, печатные издания и другие материалы научно –
справочной библиотеки. При окончательной сдаче дел сотрудник читального
зала проверяет сохранность и физическое состояние дел путем полистной
проверки.
3.2.9. При невозможности посещения читального зала в течение срока,
на который выданы дела, сообщать об этом сотруднику читального зала для
продления срока их нахождения в читальном зале, но не более чем на 10
дней. Подготовленные для пользователя и не востребованные в течение двух
недель документы возвращаются в хранилище.
3.2.10. Указывать при использовании документов в публикуемой
работе источник информации – место хранения дел, документов, их
поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листа).
3.2.11. Предоставлять архиву библиографическую справку и экземпляр
издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных
документов, введенных в научный оборот.
3.2.12. В целях сохранности архивных документов в процессе работы
пользователям запрещается:
- выносить документы из читального зала, оставлять дела
продолжительное время открытыми, незащищенными от солнечного и
электрического света, писать на листах бумаги, положенных поверх
документов, загибать углы листов документов, калькировать документы,
вкладывать в дела посторонние предметы.
- пользоваться клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной
бумагой, чернильной авторучкой, ножницами и другими режущими
предметами;
- вносить изменения в тексты документов, делать на документах и
обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.
IV. Копирование и выдача копий архивных документов по заказам
пользователей.
4.1. Копирование архивных документов по заказам пользователей
осуществляется с учетом технических возможностей архива.
4.2. Объем заказа на копирование одного архивного дела не должен
превышать 10% от общего объема единицы хранения.
4.3. Не производится копирование неопубликованных перечней
документов, каталогов, карточек, баз и банков данных, других архивных
справочников.
4.4. Не производится копирование документов, находящихся в
неудовлетворительном физическом состоянии.
4.5. Копии архивных документов предоставляются пользователю на
основании заполненного пользователем бланка заказов (приложение № 4 ).
4.6. В день обращения пользователя с заказом на копирование
документов сотрудник читального зала:
- проверяет правильность оформления заказа;
- передает заказ для рассмотрения и принятия решения директором
ОГКУ ГАНИИО или лицу, исполняющему его обязанности;
- при получении положительной резолюции направляет заказ для
исполнения.
4.7. Исполненная по заказу пользователя копия архивного документа на
бумажном носителе подлежит заверению в установленном порядке. Копии
архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам на
руки (под расписку), могут быть высланы на указанный ими адрес.
4.8. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело
пользователя.
ОДОБРЕНО
экспертно – методической комиссией
ОГКУ ГАНИИО
(Протокол № 1 заседания ЭМК от 23. 01. 2014 г.)
Приложение № 1
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
Директору ОГКУ ГАНИИО
Ф.И.О.
от (ФИО)
паспортные данные,
проживающего по адресу:
Заявление
Прошу разрешить работу в читальном зале ОГКУ ГАНИИО.
Далее указать цель и тему исследования, хронологические рамки, обосновать
необходимость изучения архивных документов.
При проведении поиска информации о членах семьи, родственниках указать
наличие партийности, время и место вступления в партию.
Дата
Подпись
Приложение №2
Областное государственное казённое учреждение
«Государственный архив новейшей истории Иркутской области»
(ОГКУ ГАНИИО)
АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
1.
Фамилия, имя, отчество_____________________________________________
2.
Год рождения _____________________________________________________
3.
Гражданство ______________________________________________________
4.
Место работы (учебы) и должность___________________________________
_______________________________________________________________________
(название учреждения, адрес и телефон)
5.
Образование, ученая степень, звание__________________________________
_______________________________________________________________________
6.
Занимался ли ранее в ОГКУ ГАНИИО и когда____________________________
7.
Основание для проведения исследований (направление какой организации
или по личному заявлению)_______________________________________________
______________________________________________________________________
8.
Цель работы ______________________________________________________
_______________________________________________________________________
9.
Название темы, хронологические рамки_______________________________
_________________________________________________________________
10.
Место регистрации, телефон ________________________________________
_______________________________________________________________________
11.
Место проживания, телефон_________________________________________
_______________________________________________________________________
12.
Серия и номер документа, удостоверяющего личность___________________
_______________________________________________________________________
13.Наличие персонального компьютера (ноутбука) ___________________________
14. Наличие сканирующих устройств _______________________________________
Обязательство-соглашение.
Я, ____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Ознакомлен с действующими Правилами работы пользователей в читальном зале ОГКУ
ГАНИИО и
Согласен с обработкой и хранением данных, указанных в анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной
информации (сведений составляющих служебную тайну, сведений составляющих
коммерческую тайну, сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной
жизни, а также сведений, создающих угрозу безопасности гражданина), использование и
распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.
Дата_______________
Подпись
Должность сотрудника архива____________
____________________
__________
подпись
___________
расшифровка подписи
Приложение № 3
Областное государственное казённое
учреждение «Государственный архив
новейшей истории Иркутской области»
(ОГКУ ГАНИИО)
РАЗРЕШАЮ выдачу документов
____________________________________
(наименование должности)
__________________ _______________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
_________________
(дата)
ЗАКАЗ (требование)
на выдачу архивных
документов, копий фонда
пользования, описей дел,
документов
______________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы пользователя)
______________________________________________________________________________
(тема исследования)
Номер Номер Номер
фонда описи ед.хр.
Заголовок
ед. хр.
Кол-во
листов
Расписка
пользователя
в получении,
дата
Расписка сотрудника
читального зала в
возращении
документов, дата
__________________________________
(подпись пользователя)
Дата
Приложение № 4
Областное государственное казённое
учреждение «Государственный архив
новейшей истории Иркутской области»
РАЗРЕШАЮ
Директор ОГКУ ГАНИИО___________
«_____» ______________ 20___ г.
ЗАКАЗ НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
________________________________________________________________
(фамилия, инициалы пользователя)
________________________________________________________________
(тематика исследования)
Вид копирования
_____________________________________________
(ксерокопия; фотокопия техническими средствами исследователя)
Объем копирования _______________ листов
Фонд
Опись
Дело
№
№
№
Номера листов с оборотами
Заказчик
« _____»____________20__ г.
______________
(подпись)
________________________
(расшифровка подписи)