HansaWorld Enterprise Коммерческие предложения

HansaWorld
Enterprise
Коммерческие
предложения
Интегрированные финансовые, CRM и ERP
системы для Macintosh, Windows, Linux,
Pocket PC 2002 и AIX
2004 HansaWorld
версия 4.2 2004 – 12 – 20
Предисловие
Линейка программных продуктов HansaWorld Enterprise
содержат ряд мощных бухгалтерских, CRM, и ERP систем
для компьютеров Windows, Macintosh, Linux, Pocket PC и.
AIX. Программные продукты HansaWorld Enterprise
созданы для того, чтобы сделать административную,
управленческую работу и бухгалтерский учет максимально
простыми и оперативными. Информация в данных
технических пособиях может изменяться. Эти пособия не
являются исчерпывающим описанием программного
продукта, но представляют собой сводный обзор
имеющихся в системе возможностей. Программные
продукты HansaWorld постоянно изменяются и
дополняются, поэтому не все имеющиеся функции могут
быть описаны в данной версии печатного издания.
Состав руководства пользователя
Введение
Введение
Рабочая среда
Принципы работы
Hansa в вашембизнесе
Начало работы
Инсталляция Hansa, основные понятия.
Основные элементы: модули, регистры, окна,
меню, функции, кнопки.
О применении Hansa в вашем бизнесе.
Интеграция модулей, объекты.
Ввод начальных сальдо.
Технические пособия по каждому модулю
Система
Настройки и параметры системы.
Товары и ценообразование
Товары и услуги. Ценообразование.
Клиенты и поставщики
Клиенты и поставщики, категории клиентов и
отчеты.
Валюты
Многовалютный учет во всех модулях.
Расчеты с Клиентами
Расчеты с Поставщиками
Счета-фактуры, платежи Клиентов, дебиторы.
Финансы
Счета Клиентам
Заказы Поставщикам
Склад
Активы
Кассовая книга
Консолидация
Подотчетные лица
Коммерческие
Предложения
Счета-фактуры, платежи Поставщикам,
кредиторы.
Основной финансовый модуль. Записи операций
и бюджет.
Счет и отгрузка. Выписка счетов-фактур из
счетов.
Заказы Поставщикам, поступления, цены.
Отгрузка, поставки, перемещение по складам.
Учет основных средств, выбытие. переоценка
Приход и расход денежных средств, платежи
Клиентов, платежи Поставщикам
Отчет по компаниям, дочерние компании
Авансовые отчеты, выплаты
Выставление коммерческого предложения,
звонки, отчеты
Контракты
Переодическое
выставление
счетов,
возобновление контракта, составление контракта
из счета фактуры.
Калькуляция
Проектов
Управление проектами, учет времени, бюджеты
и коммерческие предложения
Производство
Многоуровневые сборки из составных частей.
Обслуживание
и ремонт
Операции по складу обслуживания, выставления
с ч е т - ф а к т у р н а р е м о н т , гарантийное
обслуживание.
Генератор отчетов
Пользовательские отчеты.
CRM
Контакты и управление временем.
Деятельности, задачи и календарь: регистрация
и постановка задач в
ежедневном и
ежемесячном дневнике и в календарном
формате. Контактные лица. Письма Клиентам,
рассылка писем. Целевое время.
Почта
Внутренняя почта,
конференции, чат
внешняя
почта,
Глава 3: Коммерческие предложения – Настройки
Содержание
Предисловие..............................................................................II
Содержание ........................................................................................ 5
Глава 3: «Коммерческие предложения»...................................... 7
Настройки.................................................................................. 7
Введение ....................................................................................7
Серии номеров – Предложения .....................................................8
Виды предложений......................................................................9
Письмо с предложением ...............................................................9
Регистр «Предложения»........................................................ 11
Ввод предложения..................................................................... 11
Заголовок .............................................................................................................1 3
Дата ........................................................................................................................1 4
Товары...................................................................................................................1 8
Валюта...................................................................................................................2 6
Доставка................................................................................................................2 8
Адрес .....................................................................................................................3 3
Адрес доставки...................................................................................................3 4
Калькуляция проектов......................................................................................3 5
Просмотр предложений и внесение изменений ............................... 35
Печать предложений .................................................................. 35
Меню «Операции» ..................................................................... 37
Счет клиенту .......................................................................................................3 7
Статус товара......................................................................................................3 9
Счет-фактура ......................................................................................................3 9
Итого .....................................................................................................................4 0
Создать деятельность.......................................................................................4 1
Создать e-mail ....................................................................................................4 2
Пересчитать вес и объем.................................................................................4 3
Пересчитать скидку ..........................................................................................4 3
Обновить товары валютного прейскуранта .............................................4 4
Создать проект...................................................................................................4 4
Создать бюджет проекта ................................................................................4 4
Добавить скрытую строку..............................................................................4 4
Статус предложения.........................................................................................4 5
Регистр «Клиенты»................................................................ 45
Регистр «Товары»................................................................... 45
Регистр «Цены»...................................................................... 45
5
Hansa
Обслуживание системы......................................................... 46
Введение .................................................................................. 46
Обновление предложений ........................................................... 47
Документы .............................................................................. 49
Введение .................................................................................. 49
Предложения ............................................................................ 51
Отчеты.............................................................................................. 52
Введение .................................................................................. 52
Журнал подтвержденных предложений ........................................ 53
Труба продаж............................................................................ 54
Прейскурант.............................................................................. 55
Статистика решений по предложениям ......................................... 56
Прогноз предложений ................................................................ 58
Журнал предложений ................................................................. 61
Статистика предложений по продавцам......................................... 64
Список предложений.................................................................. 66
Статус предложения................................................................... 69
Экспорт..................................................................................... 70
Введение .................................................................................. 70
Строки предложений.................................................................. 71
Индекс...................................................................................... 74
6
Глава 3: Коммерческие предложения – Настройки
Глава 3: «Коммерческие предложения»
Модуль «Коммерческие предложения» используется для создания
коммерческих предложений клиентам и для последующего оформления
счета или счета-фактуры. Его также можно использовать для контроля
телефонных звонков: для каждого предложения можно задать дату
контакта, что упрощает процедуру составления списков звонков,
которые нужно сделать в тот или иной день.
Модуль полностью интегрирован с модулями «Счета клиентам» и
«Расчеты с клиентами».
Настройки
Введение
В модуле КП имеются следующие настройки
Для изменения настройки, убедитесь, что вы в модуле «Коммерческие
предложения» (используйте меню «Модули»), после чего нажмите
кнопку [Настройки] на панели управления, либо выберите поле
«Настройки» в меню «Файл». Появится список, показанный на
иллюстрации выше. Двойным нажатием клавиши мыши выберите
нужную строку из списка.
7
Hansa
Серии номеров – Предложения
Каждая запись в регистре предложений имеет индивидуальный
идентификационный номер, задаваемый по принципу последовательности
серий. При вводе нового предложения используется следующий номер
серии. При необходимости можно задать несколько последовательностей,
вводимых одновременно, которые, возможно, будут обозначать годы,
отделы или разные виды предложений.
Используйте эту настройку для задания таких последовательностей или
серий номеров. Разные серии не должны совпадать. Если серия номеров
не была задана, то номера предложений будут начинаться с 1 и
продолжаться по порядку.
При внесении записей в регистр «Предложения» по умолчанию будет
использован следующий номер в первой серии номеров, введенный в эту
настройку; переход к следующему номеру в любой другой серии
номеров осуществляется при помощи функции «Специальная вставка».
После двойного нажатия на строке «Серии номеров – Предложения» в
списке настроек, появится следующее окно:
Введите необходимую серию номеров в первую пустую строку, после
чего нажмите кнопку [Записать] для сохранения изменений. Чтобы
закрыть окно без сохранения изменений, нажмите кнопку [Отмена].
В этом случае поле «Записи операций», обычное для всех настроек
Серии номеров, не используется.
8
Глава 3: Коммерческие предложения – Настройки
Виды предложений
Вид предложений является средством анализа предложений для
отчетности или определения первоочередности. При вводе предложения
оно может быть отнесено к виду предложений, отображенному в окне
«Коммерческие предложения: Список». Вид предложений можно
использовать как критерий поиска в модуле «Коммерческие
предложения».
В окне «Виды предложений: Просмотр» перечислены доступные виды
предложений: чтобы ввести новую запись, щелкните мышью в первой
пустой строке.
Введите следующие данные в окне записи вида предложения.
Код
Введите код вида предложения. В код могут войти
до пяти знаков; допускаются буквенно-цифровые
сочетания.
Комментарий
Чтобы проще запомнить, что означает тот или иной
код, в это поле можно ввести короткий комментарий.
Для сохранения изменений нажмите кнопку [Записать] на панели кнопок.
Чтобы закрыть окно без сохранения изменений, нажмите кнопку
[Отмена].
Письмо с предложением
Вы можете использовать функцию меню «Операции «Создать E-Mail»
окна коммерческого предложения, которое будет содержать детали этого
предложения, что позволит вам отправлять коммерческие предложения
клиентам по почте.
Используйте данную настройку для определения стандартного текста,
который появится в письме при его создании из меню «Операции».
9
Hansa
Заголовок
Введите короткий текст, который появится в теме
письма.
Т е к с тв начале
С п е ц .вставка
регистр «Стандартные
тексты», модуль «CRM»
Укажите здесь код записи стандартного текста в
модуле CRM. Данный текст появится в начале
письма, до перечисления наименования товаров.
Т е к с тв конце
С п е ц .вставка
регистр «Стандартные
тексты», модуль «CRM»
Укажите здесь код записи стандартного текста в
модуле CRM. Данный текст появится в конце
письма, после перечисления наименования товаров.
10
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Регистр «Предложения»
Данный регистр является основным для записи информации о
коммерческих предложениях.
Выберите регистр «Предложения» в
модуле «Коммерческие
предложения», либо нажмите кнопку [Предложения] на панели регистров
внизу экрана.
Откроется окно «Предложения: Список», в котором приведены
введенные ранее предложения.
По умолчанию предложения в окне отсортированы по номерам; список
можно отсортировать по другим параметрам, щелкнув на заголовке
другой колонки.
Пункты меню «Операции» описаны в разделе «Меню «Операции» далее в
этой главе.
Ввод предложения
Для упрощения задачи ввода предложений Hansa предлагает несколько
коротких операций. Например, можно ввести текущую дату в поле даты
при помощи функции «Специальная вставка». Этой же функцией можно
воспользоваться для упрощения ввода номеров товаров, номеров
клиентов, видов предложений и т.д. Функция «Специальная вставка»
полностью описана в главе «Рабочая область» в 1 томе настоящего
руководства.
Чтобы ввести новое предложение, нажмите кнопку [Новая] на панели
кнопок, либо воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl-N (Windows) или
Command-N (Macintosh). Также можно выбрать предложение, сходное с
тем, которое вы хотите ввести, и нажать кнопку «Копия» на панели
кнопок.
11
Hansa
Откроется окно «Предложение: Новое» – незаполненное, если была
нажата кнопка [Новая], или содержащее копию выбранного
предложения.
!
Не обязательно придерживаться цифровых
значений, предложенных HansaWorld. В
большинстве полей можно изменить
заранее заданные значения на более
подходящие вашим требованиям.
Изменения,
внесенные
здесь,
действительны только для данного
предложения.
Поскольку объем информации по каждому предложению не может быть
размещен в одном окне, окно «Предложение» разделено на шесть
карточек, для каждой из которых всегда выводится верхняя часть окна
предложения. Сюда входят номер предложения, номер клиента и его
наименование, а также номер проекта. Последний используется при
наличии модуля «Калькуляция проектов». В заголовке расположены
шесть поименованных закладок.
12
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Нажатием на эти закладки можно переходить от одной карточки к
другой. Заголовок всегда находится на виду, чтобы пользователь
помнил клиента, с предложением которого он работает.
Заголовок
Номер
Спец. вставка
Выбор из другой серии
номеров
Номер предложения: при создании нового
предложения
Hansa
введет
следующий
неиспользованный номер из первой записи в
настройке «Серии номеров – Предложения». Это
число можно изменить, но оно должно отличаться от
уже использованных. Если вы работаете в среде с
несколькими пользователями, то номер предложения
присваивается, когда предложение сохранено.
Клиент
Спец. вставка
Регистр «Клиенты»
Введите номер клиента или воспользуйтесь функцией
«Специальная вставка». При нажатии клавиши
Return наименование клиента, адрес и прочая
информация будет введена в соответствующие поля
автоматически.
Наименование
Наименование клиента вводится после того, как вы
ввели номер клиента.
Проект
Спец.вставка
Регистр «Проекты», доп.
модуль
«Калькуляция
проектов»
Если в системе установлен модуль «Калькуляция
проектов», то в нем можно ввести номер проекта,
чтобы отметить, что предложение относится к
конкретному проекту. Автоматически из проекта
будут внесены номер и наименование клиента,
объекты, и продавец.
Закрыто
Выберите данную функцию после того, как в
предложении больше нет необходимости. Из
13
Hansa
некоторых отчетов реализованные предложения
можно исключить. Счета и счета-фактуры по
закрытым предложениям выписать нельзя.
В некоторых случаях, когда клиент не принимает
коммерческого предложения, его лучше отметить
опцией «Отклонено», а не «Закрыт». Это означает,
что данное предложение не будет исключено из
отчетов, и на его основе будет рассчитываться
ставка вероятности. Закрытые предложения не
попадают в эти расчеты.
Карточка «Дата»
Дата
Спец. вставка
Текущая дата
Дата предложения; по умолчанию используется
текущая дата.
Действительно до
Спец. вставка
Текущая дата
Последний день действия данного предложения.
Может быть указан на любой документации,
относящейся к предложению.
Статус
14
Предложение может иметь три статуса для удобства
составления отчетности.
Открыто
Ставится при вводе коммерческого
предложения.
Отчет
«Список
предложений» может использоваться для
отображения всех коммерческий
предложений со статусом «Открыто».
Подтверждено
Если клиент соглашается с предложением и
принимает его, вы можете пометить его как
«Подтверждено». Вероятность в поле
рядом будет изменена на 100%, и в поле
«Дата решения» будет введена текущая
дата.
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Отклонено
У с л о в иоплаты
я
Если клиент не принял предложение
отметьте
его
как
«Отклонено».
Вероятность в поле рядом будет изменена
на 0%, и в поле «Дата решения» будет
введена текущая дата. Вы не сможете
создавать счета клиентам из отклоненного
предложения.
С п е цвставка
.
Настройка «Условия
оплаты»,
модули
«Расчеты с клиентами» и
«Расчеты
с
поставщиками».
Используется по умолчанию
Клиенты
Hansa по умолчанию вводит условия оплаты,
зарегистрированные для данного клиента в регистре
«Клиенты». Они будут перенесены в счета и счетафактуры, оформленные по данному предложению.
Кроме этого, чтобы убедиться, что в счета-фактуры
будут внесены корректные условия оплаты (при
необходимости на языке клиента), введение базовых
условий оплаты в настройку «Расчеты с клиентами»
позволит своевременно разработать систему скидок
на платежи наличными.
Связаться
Спец. вставка
Текущая дата
В качестве памятки введите дату, когда необходимо
в следующий раз связаться с клиентом относительно
его предложения. Эту дату контакта можно
использовать как критерий поиска в отчете «Журнал
предложений», поэтому этот отчет можно
использовать для составления списка ежедневных
звонков.
Для подобных целей – для составления плана работы
и ведения истории контактов с клиентами - можно
также использовать регистр «Деятельности».
Деятельность можно сформировать непосредственно
из коммерческого предложения с помощью функции
«Создать деятельность» меню «Операции»: дата из
поля «Связаться» будет скопирована в поле «Дата
начала» сформированной записи деятельности. Таким
образом можно планировать повторные звонки
клиентам.
15
Hansa
Ответственный
Воспользуйтесь этим полем, если необходимо
идентифицировать предложение иначе, чем по
номеру счета. Значение по умолчанию будет
использоваться из поля «Ответственный» на
карточке «Серийные номера» записи «Сотрудник»
текущего пользователя. Введенные ссылки появятся
на всех счетах или счетах-фактурах, оформленных по
данному предложению.
Дата решения
Спец. вставка
Выбор даты
Дата, когда клиент принял окончательное решение
по коммерческому предложению.
Дата в данное поле вводится автоматически при
указании статуса предложения как «Подтверждено»
или «Отклонено» и сохранении записи.
В предложениях со статусом «открытый» дата в
данном поле используется для расчетов по прогнозам
будущих продаж. В отчете «Прогноз предложений»
можно получить список открытых предложений
отсортированных по дате решения (хотя дата
решения не отображается в отчетах).
В подтвержденных или отклоненных предложениях
эта дата используется в отчетах «Статистика решений
по предложениям» и «Статистика предложений по
продавцам»,
где
анализируется
время
потребовавшееся на принятие или отклонение
предложения.
Контакт
С п е ц вставка
.
Регистр «Контактные
лица», доп. модуль
«CRM»
по умолчанию
Клиенты
Сюда вносится имя контактного лица по данному
предложению. Если в системе установлен модуль
«CRM», то в списке «Специальная вставка» будут
показаны все доступные контактные лица для
текущего клиента.
Вероятность
16
Данное поле используется для записи процентной
вероятности, что по предложению будет оформлен
счет. Значение, введенное в это поле, используется в
отчете «Прогноз предложений» и в отчете «Прогноз»
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
модуля «Счета клиентам». Если вы оставите это поле
пустым, то вероятность по умолчанию будет равна
100%.
При изменении статуса предложения на
«Подтверждено», вероятность будет равна 100%,
при изменении статуса на «Отклонено» - 0%.
Продавец
С п е ц .вставка
Регистр «Сотрудники»,
модуль «Система»
По умолчанию
Клиенты
Здесь должен быть зарегистрирован продавец,
ответственный за предложение. Для каждого
продавца может быть сформирован отчет «Журнал
предложений», и, как только по предложениям
будут оформлены счета или счета-фактуры, в
модулях «Расчеты с клиентами» и «Счета клиентам»
можно будет выдать несколько отчетов по данному
продавцу. Возможно назначить комиссионные
продавцу через настройку «Премии» в модуле
«Расчеты с клиентами» или используя поле «%
премии» на карточке «Цена» окна «Товары», либо
поле «Премия» на карточке «Премия» записи
сотрудника.
Данное поле так же
«Ограниченный доступ».
используется модулем
Вид предложения
С п е цвставка
.
Настройка
«Виды
предложений», модуль
«Коммерческие
предложения»
Неосновной вид предложения. Виды предложений
позволяют осуществлять анализ предложений для
отчетности или определения первоочередности.
Одним из применений может быть выявление
реализованных или нереализованных предложений.
При создании счета клиенту из коммерческого
предложения, вы можете выбрать опцию «Перенести
вид предложения в счет» из «Настроек счета»
модуля «Счета клиентам».
17
Hansa
Приоритет
используйте данное поле д л я
указания
приоритетности каждого предложения. Поле несет
исключительно информативные функции.
Карточка «Товар»
Используйте таблицу для внесения товаров в предложение. Таблица
разделена на шесть вертикальных закладок. При нажатии на них,
изменяются несколько полей.
Перед тем, как добавить строки в предложение, убедитесь в
правильности заданных валюты и обменного курса. Если указан
обменный курс, все цены, перенесенные из регистра «Товары», будут
конвертироваться. Если же обменный курс изменен после того, как
добавлены строки, то указанные в них цены конвертироваться не будут.
Чтобы добавить строки в предложение, щелкните мышью в любом месте
первой пустой строки и введите нужный текст. Чтобы удалить строку,
щелкните на номере строки слева от нее и нажмите клавишу Delete
18
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
(Удалить). Чтобы вставить строку, щелкните на номере строки, куда
необходимо сделать вставку, и нажмите Return ( Enter).
Закладка А
Товар
Спец. вставка
Регистр «Товары»
Поставьте курсор в данное поле и введите номер
товара или штрих-код для каждого товара,
включенного в предложение. Цены, описание и
другая информация будет перенесена из записи
«Товары». Если оставить это поле незаполненным, в
поле «Описание» можно ввести любой текст с
возможностью использования строки для
дополнительных комментариев с их последующей
печатью на документах предложения.
Если товар структурированный и для него
активизирована опция «Разбивать на компоненты
при вводе», то при вводе такого товара его
компоненты так же будут перечислены в строках
ниже, после указания количества. Если вы решили
изменить количество, не забудьте изменить и
количество компонентов.
Количество
Введите количество предлагаемых товаров. Нажмите
Return, чтобы подсчитать сумму, и курсор
переместится в поле «Товар» на следующей строке.
Описание
по умолчанию
Товары
В этом поле показан товар, перенесенный из регистра
«Товары». Вы можете расширить комментарий:
места достаточно для размещения до 100 знаков
текста. Если места нужно больше, можете
продолжить комментарий на следующей строке.
Если вы задали разные переводы описания на
карточке «Текст» окна «Товары», корректный
перевод будет сделан в соответствии с языком
предложения (заданным в карточке «Доставка»).
Кроме того Hansa перенесет любой текст, введенный
в карточку «текст» записи товара без языка, в поле
«Описание», как показано ниже.
19
Hansa
Цена
Цена товара соответствует действующей цене,
указанной для этого клиента в прейскуранте. Если
для клиента не задан прейскурант, либо товара в
этом прейскуранте нет, то из окна «Товары» берется
отпускная цена. Если имеется прейскурант,
относящийся к данному предложению, он будет
показан в карточке «Доставка».
Цена будет указана с учетом НДС, если прейскурант
указанный в предложении включает НДС или вы
указали в карточке «Дебиторы» «Настроек записей»
модуля «Расчеты с клиентами», что базовая цена
товара включает НДС.
Если были указаны валюта и обменный курс, то и
цена будет указана в этой валюте (т.е. после ее
конвертации).
Права доступа (настройка «Группы доступа») могут
быть настроены таким образом, чтобы не дать
пользователю изменять цену товара в предложении.
%
Процент скидки. Если клиенту была предоставлена
таблица скидок, в которую входит этот товар, то ее
размер будет определяться номером товара и
количеством. Если скидка на количество товара
привязана к группе товаров, то не забудьте выбрать
функцию «Пересчитать скидку» из меню «Операции»
Данная функция пересчитает процент скидки для
каждого товара. При необходимости размер скидки
может быть задан «для данного случая». Если
существует таблица скидок, относящаяся к данному
предложению, то она будет показана в карточке
«Доставка».
В настройке «Округление» модуля «Система» можно
определить, применять ли скидку к цене (до того,
как она будет умножена на количество), или к сумме.
В некоторых случаях (когда цена очень низкая, а
количество – большое) рассчитываемый процент
20
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
скидки будет варьироваться из-за системы
округления, применяемой в Hansa. Подробности и
примеры см. в главе «Система» в 1 томе настоящего
руководства.
Процент введенный в данном поле может
рассматриваться как скидка, наценка или маржа. Это
контролируется «Настройкой скидок» модуля
«Система».
Сумма
Общая информация строки: количество, умноженное
на цену минус скидка. Изменение этого параметра
приведет к пересчету процента скидки. Цена будет
указана с учетом НДС, если прейскурант указанный
в предложении включает НДС или вы указали в
карточке «Дебиторы» «Настроек записей» модуля
«Расчеты с клиентами», что базовая цена товара
включает НДС.
Округление цены в большую или меньшую сторону
будет происходить в соответствии с правилами
округления валют, заданных в «Настройках
округления» модуля «Система».
Закладка B
Счет
Спец. вставка
Регистр «План счетов»,
модуль «Система»
Данный код определяет счет реализации для данного
товара. Записи операций, созданные по счетамфактурам данного предложения, будут кредитовать
указанный здесь счет. Предлагается значение по
умолчанию из записи в регистре «Цены» для
комбинации товар/прейскурант. Если такой записи
нет, либо в ней не указан счет реализации, из записи
«Товары» используется значение по умолчанию.
Если ничего не указано, значение по умолчанию
берется из записи товара, либо из карточки
«Продажи» настройки «Настройка записей» модуля
«Расчеты с клиентами». При необходимости значение
по умолчанию может быть изменено для конкретной
строки предложения.
21
Hansa
Объекты
С п е цвставка
.
Регистр «Объекты»,
модули «Финансы» и
«Система»
по умолчанию
Товары
К данному товару можно отнести до 20 объектов,
вносимых через запятую, и все связанные с ним
записи операций. Объекты можно определить
раздельно для обозначения разных отделов, учетнокалькуляционных подразделений или типов
продукции. Это обеспечивает гибкий метод анализа,
который можно использовать в отчетах модуля
«Финансы».
В любых записях операций, созданных по счетамфактурам по данному предложению, любые
указанные здесь объекты будут отнесены в кредит
счета реализации; если же используется счет затрат –
в дебет счета затрат. Такое отнесение объединит эти
объекты с объектами предложения-источника
(показанными на карточке «Доставка»).
Объекты, указанные здесь так же будут перенесены в
соответствующие строки отгрузки, которые будут
соответствовать строкам предложения. Объекты
будут назначены на дебетовую проводку записи
операции, созданной из отгрузки.
Код НДС
Спец. вставка
Настройка «Коды НДС»,
модуль «Финансы»
Введенный здесь код НДС относится к записи,
введенной в настройке «Коды НДС» в модуле
«Финансы». Код определяет ставку НДС, которая
будет взиматься с данного товара, а также счет НДС,
который будет кредитован после оформления счетафактуры. Предлагается значение по умолчанию,
используемое из записи «Товары». Если в записи
товара счет НДС не задан, значение по умолчанию
берется из записи группы товаров, клиента либо из
карточки «Продажи» «Настройки записей» модуля
«Расчеты с клиентами». При необходимости,
значение по умолчанию может быть изменено для
конкретной строки предложения.
22
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Закладка C
Затраты
по умолчанию
Товары
При расчетах прибыли и остатка используется
производственная цена (себестоимость). При
необходимости, она может быть изменена.
Прибыль
Прибыль для строки предложений рассчитывается
путем вычитания себестоимости (умноженной на
количество) из суммы. Таким образом, цифра
получается абсолютной, а не процентной.
Закладка D
Фактор цены
по умолчанию
Товары
Фактор цены можно использовать при пересчете
цены товара. Например, если товар обычно
покупается в коробках по 24 единицы в каждой, то в
запись «Товары» можно внести фактор цены 24.
Тогда цена товара будет относиться к коробке с 24
единицами товара. Фактор цены будет внесен в
предложение из записи «Товары»; его можно
изменить и Hansa соответственно пересчитает сумму
по следующей формуле:
Сумма = (Количество/Фактор цены)* Цена.
Структура
С п е ц .вставка
регистр «Структуры»,
модуль «Склад»
по умолчанию
Товары
Если товар структурированный, то в данное поле
вносится структура, которая берется из карточки
товара. Структурированный товар – это товар,
который ваша компания собирает из компонентов
поставщика. В структуре перечисляются
компоненты с указанием количества. Структуры
настраиваются в модуле «Склад».
Ед., Кол-во ед., Цена ед-ц
Эти поля позволяют вам продавать товары, используя
разные
единицы,
указанные
на
карточке
«Ценообразование» записи товара.
Когда здесь введена единица имеющая фактор цены, то
количество
и
цена
по
строке
изменятся
23
Hansa
соответствующим образом. Например: товар, обычно,
продается в единичном количестве. Если вы продаете
две дюжины товара, вы можете ввести единицу,
представляющую дюжину. (Фактор цены – 12) в поле
«Единицы» и «2» в поле «Кол-во ед.». Количество на
закладке А изменится на 24 (т.е; 2*12), так же
изменится и цена. Поле «Цена единиц» покажет цену за
одну дюжину товара. (т.е. цену одной новой единицы).
Используйте специальную вставку в поле «Единицы»
для выбора нужной единицы.
Используйте функцию меню «Операции» «Пересчитать
вес и объем» для обновления данных по количеству,
весу и объему.
Ширина, высота, глубина
По умолчанию из
Товар
Эти поля содержат параметры товара и могут быть
использованы вместе с полем «Кол-во ед.», если товар
продается в метражу или объему. Подробное описание
единиц дано в томе 2 а технических пособий.
Закладка F
Сч/ф от, сч/ф
Если по предложению был выставлен счет-фактура
через меню «Операции», то номер и дата этого счетафактуры будут введены в данные поля.
Оставшиеся поля на закладке F будут использоваться, если вы привязали
предложение к проекту.
Нижняя часть окна
Кроме валюты нижняя часть окна счета содержит различные текущие общие
суммы (описано ниже). При каждом внесении изменений или добавлении
строки в предложение эти суммы обновляются.
Валюта
24
«Валюта предложения»: обменный курс показан в
карточке «Валюта», где при необходимости его можно
изменять только для конкретного предлож ения.
Убедитесь, что валюта указана корректно (т.е. та,
что будет использоваться в счете-фактуре) перед тем,
как вносить товары в предложение. Оставьте поле
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
незаполненным для местной валюты (если не задана
основная валюта, потому что она будет предложена по
умолчанию и рассматриваться как местная.)
Есл и
клиент
задал
вал юту
в
карточке
«Ценообразование» окна «Клиент», то она будет
предложена по умолчанию, хотя при необходимости
можно задать любую другую валюту.
Если вы изменили валюту после того, как внесли товар в
предложение, то цены товара будут конвертированы
автоматически, используя соответствующий обменный
курс на дату предложения.
Итого прибыль
Общая прибыль по предложению.
Прибыль %
Общая прибыль по предложению, выраженная
процентах.
НДС
Общий НДС предложения.
в
Эта цифра округляется в соответствии с правилами
округления, заданными в настройках «Округление
валют» модуля «Система». Если не было указано
никакой валюты, либо используемая валюта не была
введена в настройку «Округление валют», то правила
округления берутся из настройки «Округление»
(модуль «Система»).
НДС высчитывается после округления сумм по
строке.
Сумма
Поле показывает сумму предложения в местной
валюте включая НДС (либо в осн валюте 1, как
настроено в модуле «Система» в настройках
«Основные валюты»). Не исполь зуется если поле
«Валюта» в предложении не заполнено.
Итого
Общая сумма предложения, исключая НДС.
Всего
Общая сумма предложения, включая НДС
Эта цифра округляется в соответствии с правилами
округления, заданными в настройках «Округление
валют» модуля «Система». Если не было указано
никакой валюты, либо используемая валюта не была
введена в настройку «Округление валют», то правила
округления берутся из настройки «Округление»
(модуль «Система»).
25
Hansa
Карточка «Валюта»
Валюта
С п е цвставка
.
Регистр
«Валюты»,
модуль «Система»
по умолчанию
Клиенты или Основная
валюта
Валюта предложения (также показана в нижней части
карточки «Товары») показана вместе с обменным
курсом, который при необходимости можно
изменять только для конкретного предложения.
Убедитесь, что валюта указана корректно (т.е. та,
которая будет использоваться в счете-фактуре) перед
тем, как вносить товары в предложение. Это
необходимо для правильной конвертации цен: цены,
внесенные в предложение до указания валюты не
могут быть конвертированы «задним числом«.
Оставьте поле незаполненным для местной валюты
(если вы не задали основную валюту, потому что она
будет предложена по умолчанию и рассматриваться
как местная).
Если вы изменили валюту после того, как внесли товар в
предложение, то цены товара будут конвертированы
автоматически, используя соответствующий обменный
курс на дату предложения. Если вы изменили курс
валюты, используйте функцию «Обновить товары
валютного прейскуранта» меню «Операции» для
конвертирования цен товаров уже введенных в
предложение.
Курс
П оумолчанию
Настройка
«Курсы
основных валют» и/или
регистр «Курсы обмена»,
модуль «Система»
Текущие курсы обмена для заданной валюты будут
заданы программой. Перед внесением товаров в
контракт убедитесь, что обменные курсы корректны,
чтобы валюта была правильно конвертирована.
26
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Использоваться будут два курса: Двойная система,
применимая к сделкам, в которых хотя бы одна
сторона является резидентом страны ЕС, где принято
евро, либо простое конвертирование иностранной
валюты в местную, применимое к большинству
сделок с мировыми валютами для пользователей, не
являющихся членами ЕС, и не ведущих торговлю с
его членами. Эти две системы описаны ниже.
Двойная система конвертации валюты
Если применяется двойная система
конвертации, на полях слева показаны
обменные курсы в форме коэффициента между
двумя основными валютами (взятые из
последней записи настройки «Курсы основных
валют»). На полях справа показаны обменные
курсы между иностранной валютой и
основной валютой 2 (взятые из последней
записи в регистре «Курс обмена»). Таким
образом устанавливается обменный курс
между иностранной и местной валютой.
Помните, что правилами Европейского
валютного союза (ЕВС) предписано, что
коэффициенты должны всегда показывать,
сколько единиц местной или иностранной
валюты можно приобрести за 1 евро.
Простая система конвертации валюты
В простой системе конвертации валюты
используются только курс и основная валюта
1 справа, чтобы показать простой обменный
курс между иностранной и местной валютой.
Карточка «Доставка»
27
Hansa
Условия отгрузки
С п е цвставка
.
Настройка «Условия
отгрузки», модуль «Счета
клиентам»
По умолчанию
Клиенты
Здесь задаются условия отгрузки для данного
предложения. В основном, это поле используется
при работе с иностранными клиентами.
Для каждой записи условий доставки можно задать
соответствующее описание (комментарий) на разных
языках: язык предложения будет определять
перевод, предполагаемый для печати на любой
документации, связанной с предложением.
С п о с о отгрузки
б
С п е ц вставка
.
По умолчанию
Настройка «Способы
отгрузки», модуль «Счета
клиентам»
Клиенты
Введите способ отгрузки для данного предложения
(напр., - почта или с курьером); можно указать имя
курьера, услугами которого вы намерены
воспользоваться для доставки товаров по
предложению.
Для каждой записи способа отгрузки вы можете
задать соответствующее описание (комментарий) на
разных языках: язык предложения будет определять
перевод, предполагаемый для печати на любой
документации, связанной с предложением.
Группа продажи По умолчанию
С п е цвставка
.
Продавец
настройка
продажи»,
«Система»
«Группы
модуль
Группа продажи вносится в данное поле из карточки
сотрудника. Если установлен модуль «Ограниченный
доступ», то данное поле можно использовать для
ограничения доступа к предложениям, выставленным
продавцами принадлежащими другой группе
продажи.
28
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Прейскурант
С п е вставка
ц .
Настройка
«Прейскуранты», модуль
«Расчеты с клиентами»
п о умолчанию
Клиенты, Категории
клиентов или Условия
оплаты
Укажите прейскурант, по которому будут
определяться цены предложения. Перед добавлением
строк в предложение убедитесь, что выбран
корректный прейскурант: если вы внесете в него
изменения, то цены на товары предложения нельзя
будет пересчитать «задним числом».
При добавлении строки в предложение и указании
товара Hansa осуществляет поиск либо в регистре
«Цены», либо «Цены от количества» одной записи,
представляющей комбинацию товар/прейскурант, и
выводит оттуда цену. Если такой записи не найдено,
используется отпускная цена на товар. Если задан
прейскурант скидок, то используется регистр
«Цены». В других случаях используется регистр
«Цены от количества».
Если в заданном прейскуранте учитывается НДС, то
цены и суммы каждой строки предложения будут
даны с учетом НДС.
При создании каждого нового предложения Hansa,
прежде всего, «просмотрит» запись «Клиент», чтобы
найти нужный прейскурант. Если это поле не
заполнено, использоваться будет прейскурант
категории клиентов, к которой принадлежит клиент.
Если это поле не заполнено, или клиент не
принадлежит ни к какой категории, Hansa обратится
к записи «Условия платежа», относящейся к
клиенту. Если условия платежа были изменены
только для данного счета-фактуры, изменения в
прейскурант будут внесены только в случае, если он
не заполнен.
Запланированная отгрузка
Спец. вставка
Текущая дата
Запланированная дата отгрузки. Формат этого поля
определяется настройкой «Запланированная
29
Hansa
отгрузка». Доступные опции: произвольный, дата
(для будущих записей), номер недели, год и номер
недели в году (4 символа).
Это поле используется, когда необходимо указать
конкретную дату поставки. Если требуется указать
дату доставки через некоторое количество дней после
даты счета, воспользуйтесь полем «Дней на
доставку» (см. ниже).
Сортировка
По умолчанию
сортировка клиента
Ключом сортировки может являться сортировка
клиента. При создании счетов клиентам из
коммерческих предложений, сортировка по ним в
отчете «Отсортированный список счетов клиентам»
будет происходить по дате запланированной
отгрузки.
Язык
С п е цвставка
.
Настройка «Языки»,
модуль «Система»
По умолчанию
Клиенты
В данном поле задается язык документации клиента.
Определяется текст, который должен быть перенесен
из разных регистров и настроек, например,
наименование товара, условия платежа и способа
платежа, выбор форм документов и т.д. Оставьте
поле незаполненным, чтобы пользоваться основным
языком.
Дней на доставку Этим полем можно пользоваться при планировании
отгрузки, когда по предложениям оформляются
счета. Если поле «Запланированная отгрузка»
предложения (выше) незаполненное, в поле
«Запланированная доставка» счета должно быть
указано количество дней после даты счета. Укажите
это количество дней.
Эта настройка требует, чтобы настройка
«Запланированная отгрузка» (в модуле «Счета
клиентов») была задана в формате даты.
Склад
30
С п е ц вставка
.
настройка «Склады»,
модуль «Склад»
По умолчанию
счета клиентам, отгрузки
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Укажите здесь склад, с которого будет браться товар
в данном коммерческом предложении.
Если данное поле не заполнено и в «Настройках
склада» указан главный склад, то он будет
использоваться системой по умолчанию. Однако,
если активизирована опция «Требовать склад», то
склад в данное поле необходимо ввести в
обязательном порядке, а так же указать склад в
отгрузке.
Склад по умолчанию так же будет введен из
карточки сотрудника.
Если вы выведете отчет «Статус товара», то
количества товара указанные там будут показано для
данного склада.
Номер счета
Если результатом предложения стало оформление
счета (с использованием строки «Счет» в меню
«Операции»), здесь будет указан номер этого счета.
Если было оформлено более одного счета, то будет
показан последний номер.
Объекты
С п е цвставка
.
Регистр «Объекты»,
модуль «Система»
по умолчанию
Клиенты
К данному предложению можно отнести до 20
объектов, вводимых через запятую, и все связанные
с ним записи операций. Объекты можно определить
раздельно для указания разных отделов, учетнокалькуляционных подразделений или типов
продукции. Это обеспечивает гибкий метод анализа,
который можно использовать в отчетах модуля
«Финансы».
В любых записях операций по счетам-фактурам,
выписанным по данному предложению, любые
указанные здесь объекты будут отнесены на запись
операции по дебету на счет дебиторов (если вы
используете опцию «Объекты на счете дебиторов» в
настройках «Настройки записей» модуля «Расчеты с
клиентами»; на запись операции по кредиту на счет
реализации; если же применялся учет затрат – на
запись операции по дебету на счет издержек.
31
Hansa
Любой объект, назначенный клиенту будет
скопирован в данное поле по умолчанию, как и
любой объект, указанный в карточке сотрудника для
текущего пользователя.
Таблица скидок
По умолчанию
Клиенты или Категории
клиентов
Если для данного предложения имеется таблица
скидок, то она будет показана. Внести изменения в
это поле нельзя. Таблицы скидок предназначены для
контроля за скидками от количества.
Комментарий
По умолчанию
Клиент
Внесите сюда любые комментарии о данном
предложении. Комментарии в поле «Комментарий»
записи «Клиент» вводятся по умолчанию.
Итого количество
Данное поле показывает общее количество товаров в
коммерческом предложении и
обновляется
автоматически при сохранении счета-фактуры. Если
количество товара отображено некорректно
воспользуйтесь функцией «Пересчитать вес и объем»
в меню «Операции».
Итого вес
По умолчанию
товар
Данное поле содержит значение рассчитанное из
количества и веса товара. обновляется автоматически
при сохранении счета-фактуры. Если вес товара
отображен некорректно воспользуйтесь функцией
«Пересчитать вес и объем» в меню «Операции».
Итого объем
По умолчанию
товар
Данное поле содержит значение рассчитанное из
количества и веса товара. обновляется автоматически
при сохранении счета-фактуры. Если объем
отображен некорректно воспользуйтесь функцией
«Пересчитать вес и объем» в меню «Операции».
Сумма налога
32
При определении кода НДС, можно указать
дополнительный налог, например: налог на
окружающую среду. Если код НДС по строке в
коммерческом предложении должен содержать этот
дополнительный налог, то его сумма будет
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
отображаться в данном поле. Его сумма будет
обновляться автоматически при добавлении товаров.
Если из коммерческого предложения выставляется
счет-фактура, то значение данного поля перемещается
в поле «Налог» нижней части счета-фактуры.
Карточка «Адрес»
Счет-фактура на адрес
По умолчанию
Клиенты
Почтовый адрес клиента, как он был введен в
карточку «Контакт» записи «Клиент». Если
необходимо что-то изменить именно для данного
предложения, это можно сделать здесь. Постоянные
изменения вносятся в регистр «Клиенты».
НДС
По умолчанию
Клиенты
Эти кнопки выбора показывают НДС для данного
клиента, выбранного из записи «Клиент».
«Настройка записей» модуля «Расчеты с клиентами»
предлагает различные значения по умолчанию для
счета реализации и счета НДС для задания каждого
вида НДС, который будет использоваться в любом
счете-фактуре, оформляемом по этому предложению.
Для данного предложения настройки можно менять.
Постоянные изменения вносятся в регистр
«Клиенты».
ИНН
По умолчанию
Клиенты
Регистрационный номер НДС клиента. Несмотря на
то, что при оформлении предложения он большой
роли не играет, важно знать ИНН клиента, если его
НДС – определен как «в пределах ЕС», и по
предложению оформляется счет-фактура, поскольку
33
Hansa
эта информация необходима для оформления отчетов
ЕС по НДС.
Hansa имеет настройку, при которой система будет
следить за тем, что введенный ИНН - в корректном
формате для страны клиента. Корректный формат
должен быть задан в настройке «Шаблон ИНН» в
модуле «Система». Если поле «Страна клиента» не
заполнено, по умолчанию будет использоваться
страна из настройки «Информация о компании». Если
и это поле не заполнено, то проверить правильность
задания ИНН будет невозможно.
Телефон, факс
По умолчанию
Клиенты
Номера телефона и факса клиента, как указано в
карточке «Контакт» записи клиента.
Карточка «Адрес доставки»
Доставка на адрес По умолчанию
Клиенты
Введите адрес доставки, если он отличается от
адреса, указанного на счете-фактуре, либо обычный
адрес доставки, указанный в карточке «Доставка»
записи «Клиент».
Адрес
С п е цвставка
.
настройка
«Адреса
доставки» модуль «Счета
клиентам»
Если у клиента есть несколько адресов доставки, то
их можно ввести в настройку «Адреса доставки»
модуля «Счета клиентам». В данном поле выберите
один из адресов используя функцию специальной
вставки. В поля выше будет внесен полный адрес
доставки для данного клиента. Обычно, в список
специальной вставки попадают адреса доставки,
указанные для данного клиента, а так же адреса, для
которых не указан клиент. Если вы хотите, что бы в
34
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
список специальной вставки попадали все введенные
в настройку записи, то активизируйте опцию
«Вставлять все адреса доставки» в «Настройки
счетов» модуля «Счета клиентам».
Карточка «Калькуляция проектов»
Поля данной карточки используются только в том случае, если
коммерческое предложение привязано к проекту.
Когда предложение будет готово, нажмите кнопку [Записать]; оно будет
сохранено в регистре «Предложения».
Просмотр предложений и внесение изменений
В предложение можно в любой момент внести изменения, например,
увеличить или уменьшить предлагаемое количество определенного
товара, удалить или добавить строки и т.д. Для этого:
1.
Нажмите кнопку [Предложения] на панели регистров внизу экрана
или выберите «Предложения» в меню «Регистры». Откроется окно
«Коммерческие предложения: Список», в котором будут
перечислены все предложения.
2.
Щелкните два раза на записи, которую вы хотите просмотреть или
изменить. Появится окно «Предложения: Просмотр». Оно идентично
окну «Предложение: Новая», которое описывалось выше.
3.
Если вы хотите увеличить количество товара, поставьте курсор в
поле «Количество» и введите новое значение. Сумма (и цифры в
нижней части окна) изменятся соответственно.
4.
Если вы хотите вставить новую строку, выберите ее щелчком на
номере и нажмите Enter. Появится новая пустая строка; имеющиеся
строки сдвинутся вниз. Введите нужные данные в поля, как описано
выше.
5.
Если вы хотите удалить строку, выберите ее щелчком мыши на
номере и выберите функцию «Стереть» из меню «Правка» или
нажмите клавишу Backspace. Выбранная строка будет удалена, а
оставшиеся сдвинутся вверх.
6.
Чтобы закрыть предложение, щелкните на кнопку закрытия.
Появится сообщение: «Сохранить изменения?». Вы вернетесь к окну
«Коммерческие предложения: Список».
Печать предложений
Существует два способа печати предложений.
35
Hansa
1.
При вводе или просмотре предложений, нажмите значок принтера в
панели кнопок, либо выберите «Печать» из меню «Файл».
2.
Нажмите кнопку [Документы] на панели управления или выберите
«Документы» из меню «Файл». Выберите в окне «Документы»
строку «Предложения» и нажмите кнопку Enter. Введите номер
предложения (или несколько номеров), которые нужно напечатать, и
нажмите [Запуск].
При использовании любого метода форма определяется следующим
образом:
36
1.
Используя регистр «Формы документов» модуля «Система»,
оформите предложение и назовите е г о ,
например,
«ПРЕДЛОЖЕНИЕ». Воспользуйтесь функцией «Свойства» в меню
«Операции», чтобы задать предложению вид документа. Образец
документа коммерческого предложения входит в стандартный пакет,
поставляемый с Hansa; его можно изменять в соответствии с вашими
требованиями. Подробности работы с регистром «Формы
документов» можно найти в главе, описывающей модуль «Система»
в 1 томе настоящего руководства.
2.
Выберите в меню «Модули» «Коммерческие предложения».
3.
Нажмите кнопку [Документы] на панели управления или выберите
«Документы» из меню «Файл». Откроется окно списка документов;
выделите строку «Предложения».
4.
Выберите в меню «Операции» строку «Определить документ».
5.
В появившемся окне введите «ПРЕДЛОЖЕНИЕ» в поле «Форма» в
первой строке (можно воспользоваться «Специальной вставкой»,
чтобы не сделать ошибок в написании).
6.
Нажмите [Записать], чтобы сохранить заданную форму предложения.
С этого момента при выборе документа из списка или при нажатии
кнопки принтера будет использоваться заданная вами форма
предложения.
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Меню «Операции»
Когда вы работаете с предложениями, меню «Операции» содержит
команды, показанные на иллюстрации выше. В меню слева приведены
команды, которые доступны в окне «Коммерческие предложения:
Список»: перед выбором функции выделите одно предложение в списке.
Справа приведены команды, доступные в окнах «Предложения: Новая»
и «Предложения: Просмотр».
Счет клиенту
Для того, чтобы оформить по предложению счет клиенту, выберите в
меню «Операции» строку «Создать счет клиенту». Это можно сделать из
окна «Коммерческие предложения: Список» (перед выбором функции
выделите одно предложение) или из окон «Предложения: Новая» или
«Предложения: Просмотр» (перед тем, как создать счет, все изменения,
внесенные в предложение, должны быть сохранены [Записать]).
Новая запись создается в регистре «Счета клиентам» (в модуле «Счета
клиентам»). Она заносится в новое окно, озаглавленное «Счет:
Просмотр». Это означает, что запись была создана и сохранена и открыта
в данный момент для внесения изменений и утверждения.
37
Hansa
Вся информация, вводимая в предложение, переносится в
соответствующие поля счета (ее не приходится набирать вручную, и
снижается вероятность ошибок). Информация, введенная в поле «Виды
предложения» переносится в поле «Вид счета», если активизирована
опция «Перенести вид предложения в счет» в «Настройках счетов»
модуля «Счета клиентам». Поле «Запланированная отгрузка» счета
может иметь значение, заданное полем «Запланированная отгрузка»
предложения, либо, если оно не заполнено, - полем «Дней на доставку».
Первый вариант будет применяться, когда необходимо спланировать
отгрузку к определенной дате, второй будет использоваться для
отгрузки, которая должна быть осуществлена через определенное
количество дней после даты выставления счета.
Количество счетов, которые могут быть созданы из одной записи
предложения, не ограничено. Из предложений с отметкой «Закрыто» или
«Отклонено» счета создаваться не будут. Счета так же не будут
создаваться, если отсутствует запись серий номеров в настройках «Серии
номеров – Счета клиентам», либо на карточке «Серийные номера»
записи сотрудника текущего пользователя, либо в настройках «Серийные
номера по умолчанию» (модуль «Система»). Такая проблема обычно
возникает в начале финансового года. Если изменения были сделаны в
карточке текущего пользователя, то необходимо перезапустить систему.
38
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Полное описание экрана приведено в главе «Счета клиентов» в 3 томе
настоящего руководства.
Для закрытия экрана и возвращения к предложению, нажмите кнопку
закрытия; номер счета будет показан на карточке «Доставка»
предложения.
Статус товара
Данная функция обеспечивает мгновенный вывод на экран оперативной
информации о товаре, указанном в строке счета, в которой стоит курсор,
или выделенном в окне «Специальная вставка», где перечислены товары.
В окне статуса товара показан товарный запас, заказанное количество, а
также количество, которое может быть поставлено.
Подробности изложены в главе «Товары и цены» в 1 томе настоящего
руководства.
Счет-фактура
Точно так же, как и счета, напрямую из предложения можно делать
записи в счетах-фактурах. Счет-фактура может быть отредактирован и
утвержден в обычном порядке.
Выберите строку «Счет-фактура» из меню «Операции». Это можно
сделать в окне «Коммерческие предложения: Список» (перед выбором
функции выделите одно предложение) или из окон «Предложение:
Новая» или «Предложение: Просмотр» (перед тем, как создать счетфактуру, все изменения, внесенные в предложение, должны быть
сохранены [Записать].
Новая запись создается в регистре «Счета-фактуры» (в модуле «Расчеты
с клиентами»). Она открывается в новом окне, озаглавленном «Счетафактуры: Просмотр». Это означает, что запись была создана, сохранена и
в настоящий момент открыта для внесения изменений и утверждения.
Вся информация, вводимая в предложение, переносится в
соответствующие поля счета-фактуры (ее не приходится набирать
вручную, и снижается вероятность допущения ошибок).
Количество счетов-фактур, которые могут быть созданы из одной записи
предложения, не ограничено. Из предложений с отметкой «Закрыто» или
«Отклонено» счета-фактуры создаваться не будут. При этом нет
необходимости сначала оформлять счет. Однако, если счет оформлен,
счет-фактуру предпочтительно оформлять из окна «Счет», чтобы
сохранить точность объема товарных запасов. Если эта
последовательность не соблюдена, значения уровней товарных запасов
изменятся в поле «Отгрузка» (в окне «Счет») и в счете-фактуре (в окне
39
Hansa
«Предложения»). Второй раз значение уровня товарных запасов
меняться не будет, когда из окна «Счет» будет оформляться счетфактура.
Полное описание экрана приведено в главе «Расчеты с клиентами» во 2
томе настоящего руководства.
Для закрытия экрана и возвращения к предложению, нажмите кнопку
закрытия. Номер счета-фактуры будет скопирован в соответствующую
строку коммерческого предложения.
Если функция не создает счета-фактуры, то возможные причины могут
быть следующие:
1.
Коммерческое предложение помечено как
«Отклонено».
«Закрыто» или
2.
Отсутствует запись серий номеров в настройках «Серии номеров –
Счета клиентам», либо на карточке «Серийные номера» записи
сотрудника текущего пользователя, либо в настройках «Серийные
номера по умолчанию» (модуль «Система»). Такая проблема
обычно возникает в начале финансового года. Если изменения были
сделаны в карточке текущего пользователя, то необходимо
перезапустить систему.
Итого
Эта функция применяется для показа общих сумм (Итого) в
предложениях. Вставьте новую строку в таблицу на карточке «Товары»,
поставьте курсор в любое место этой строки и выберите эту функцию из
меню «Операции». Значение «Добавить итого» помещается в поле
«Сумма» – сумма предыдущих строк. Если уже имеется строка,
показывающая «Добавить итого», то в новое значение «Добавить итого»
будут включены только товары, перечисленные под этой строкой.
Создать деятельность
Эта функция используется для создания записей в регистре
«Деятельность» в модуле «CRM». Ею можно пользоваться при
планировании контактов (звонков) на предмет получения предложения,
40
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
либо для его превращения в фактическую продажу. Вид, который
присваивается деятельности, созданной при помощи этой функции,
контролируется настройкой «Виды деятельности, подсистемы» в модуле
«CRM». Тип задачи в новых деятельностях будет «План», символ
«Другое».
При выборе данной функции появляется следующее окно, в котором
можно создать новую запись деятельности:
Новая запись открывается в окне, озаглавленном «Деятельность: Новая
запись». Это означает, что оно еще не сохранено. «Дата начала»
деятельности будет перенесена из поля «Связаться» записи предложения,
если оно заполнено, или будет использована дата создания предложения.
Сотрудник, указанный в деятельности будет являться продавцом из
коммерческого предложения, инициалы текущего пользователя будут
введены автоматически в поел «Сс». После внесения изменений (при
необходимости) сохраните запись в регистре «Деятельность» нажатием
кнопки [Записать] на панели кнопок, либо, если деятельность вам
больше не требуется, нажмите кнопку «Отменить». В любом случае вы
вернетесь в окно «Предложения».
Предложение и деятельность будут привязаны друг к другу посредством
скрепки, что позволит вам быстро просмотреть запись предложения при
просмотре деятельности (и наоборот).
Коммерческое предложение не обязательно сохранять до создания
деятельности.
41
Hansa
Перед созданием деятельности сохранять предложение необязательно.
Подробное описание окна «Деятельность: Новая запись» дано в главе
«CRM».
Создать e-mail
Вы можете использовать данную функцию для создания письма с
деталями коммерческого предложения, которое затем отправите клиенту
по почте.
При выборе данной функции перед вами откроется следующее окно:
Новая запись откроется в окне «Почта: Просмотр». Текущий
пользователь будет являться отправителем почты по умолчанию. В поле
«Кому» будет указан электронный адрес контакта или клиента из
коммерческого предложения. Текст заголовка подтягивается
автоматически из настройки «Письмо с предложением» модуля
«Коммерческие предложения»; указывается так же номер коммерческого
предложения. Настройка «Письмо с предложением» подтягивает так же
два текста: один в начале письма , другой в конце. К письму так же
прикрепляется автоматически html версия коммерческого предложения.
Вы можете изменять текст письма по своему усмотрению: например:
изменить получателя. Затем активизируйте окошко «Отправлено» и
сохраните письмо нажав [Записать]. Если вы используете опцию
«Закрывать и посылать E-mail автоматически» в настройках «Настройки
42
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
почты и конференций» модуля «Электронная почта и конференции» и
адрес получателя содержит значок @ (т.е. внешний электронный адрес),
то письмо будет отправлено автоматически. Если опция не
активизирована, то вам нужно выбрать функцию «Отправить E-mail» из
меню «Операции» после сохранения письма.
Если данная функция меню «Операции» не создает письма клиенту, то
возможные причины могут быть следующие:
1.
Текущий пользователь не имеет почтового ящика.
2.
Для клиента или контакта не указан электронный адрес.
3.
Коммерческое предложение не сохранено.
Если вы хотите отправить письмо другим сотрудникам вашей компании,
то эти сотрудники должны иметь почтовые ящики. Если вы хотите
отправлять письма клиентам, то необходимо установить модуль
«Внешний E-mail».и сконфигурировать SMTP-сервер. Данная процедура
описана в томе 6 технических пособий «Персональные регистры».
Пересчитать вес и объем
При вводе товаров в коммерческое предложение, количество, вес и
объем, показанные на закладке «Доставка», расчитываются из количества
и данных в записи товара. При изменении веса и объема этого товара,
цифры становятся некорректными и пересчитать значения можно
используя данную функцию.
Пересчитать скидку
Если для клиента указана таблица скидок, то процент скидки будет
автоматически отображаться поле «%» каждой строки коммерческого
предложения при вводе товара и его количества. Скидка используется
при расчете суммы. Если есть таблица скидок применяемая к
коммерческому предложению, то она будет указана в карточке
«Доставка».
Таблицы скидок необходимы для того, чтобы автоматизировать
применение скидок от количества, исходя из расчетов веса, объема и
количества. Если таблица скидок применяется к группе товаров, а не к
отдельному товару или более чем один товар из данной группы товаров
был введен в коммерческое предложение, то скидка на эти товары
должна быть посчитана исходя из общего количества товаров в данной
группе. Для расчетов подобной скидки, выберите «Пересчитать скидку»
в меню «Операции». Вы так же можете использовать данную функцию,
если вы меняете запись таблицы скидок до утверждения коммерческого
предложения для того, чтобы изменения отразились на коммерческом
43
Hansa
предложении. Коммерческое предложение необходимо сохранить до
использовании данной функции.
Обновить товары валютного прейскуранта
Могут возникнуть обстоятельства, когда при вводе сложного
коммерческого предложения некорректно указана валюта или обменный
курс. Это может произойти в результате ошибки оператора или
изменения обменного курса в период с ввода коммерческого
предложения до его печати.
В такой ситуации нет необходимости вводить коммерческое предложение
повторно – просто измените валюту или обменный курс и выберите
функцию. Все цены будут корректно конвертированы.
Создать проект
Данная функция подробно описывается в томе «Калькуляция проектов».
Создать бюджет проекта
Данная функция подробно описывается в томе «Калькуляция проектов».
Добавить скрытую строку
Эта функция используется для того, чтобы добавить строку в
коммерческое предложение, которое не пойдет на печать или не
отобразится в письме. Введите все нужные строки в коммерческом
предложении и используя меню «Операции» выберите функцию
«Добавить скрытую строку». Скрытую строку нужно добавлять только
после строк, которые подлежат распечатке. Строки введенные после
скрытой строки не распечатаются.
Статус предложения
Данная функция выведет отчет суммирующий все аспекты текущего
коммерческого предложения.
44
Глава 3: Коммерческие предложения – Регистр «Предложения»
Регистр «Клиенты»
Регистр «Клиенты» описан в главе «Клиенты» в 1 томе настоящего
руководства.
Регистр «Товары»
Регистр «Товары» описан в главе «Товары и Цены» в 1 томе настоящего
руководства.
Регистр «Цены»
Регистр «Цены» описан в главе «Товары и Цены» в 1 томе настоящего
руководства.
45
Hansa
Обслуживание системы
Функции обслуживания системы обычно используются для выполнения
определенных задач обновления, в которые входит пакетная обработка и
охват всех или большей части записей в соответствующем регистре. Одна
такая функция доступна в модуле «Коммерческие предложения».
Выберите строку «Обслуживание системы» в меню «Файл». Появится
следующее окно:
Дважды щелкните мышью на строку списка. Появится окно
определения, в котором можно задать, как будет работать данная
функция. Для запуска нажмите [Записать].
46
Глава 3: Коммерческие предложения – Обслуживание системы
Обновление предложений
Данная функция обновляет выбранные предложения добавлением в них
новой информации из регистров «Товары», «Цены» и «Клиенты».
Предложения
Способ сортировки
По значению
Чтобы обновить конкретное предложение, введите
номер предложения или диапазон номеров
предложений.
Клиенты
Спец. вставка
Регистр «Клиенты»
Способ сортировки
По алфавиту
Чтобы обновить все предложения конкретного
клиента, введите номер клиента или диапазон
номеров клиентов.
В и дпредложения С п е цвставка
.
Настройка
«Виды
предложений», модуль
«Коммерческие
предложения»
Чтобы обновить все предложения конкретного вида,
введите вид предложения.
Товар
Спец. вставка
Регистр «Товары»
Для обновления конкретного товара, когда он
появляется в предложениях, введите код товара.
Обновить
Два варианта задания информации для изменения при
помощи данной функции.
Инф. о товаре
Изменятся цены, себестоимость и счета реализации, а
также наименования товара и описания. Сюда входит
47
Hansa
ссылка на любые прейскуранты или таблицы скидок,
которые могут применяться.
Инф о клиенте
В коммерческом предложении будет обновлена
информация, измененная в карточке клиента, это:
наименование, адрес, условия оплаты, объекты,
валюта, прейскурант и язык. Если изменена валюта
или прейскурант, существующие в коммерческом
предложении цены не будут обновлены, если не
выбрана опция «Инф. о товаре».
Чтобы начать процесс обновления, нажмите кнопку [Запуск].
48
Глава 3: Коммерческие предложения – Документы
Документы
Функция «Документы» позволяет распечатывать пакеты документов или
Формы документов. Она выбирается нажатием строки «Документы» в
меню «Файл» или нажатием кнопки «Документы» на панели управления.
При выборе функции появляется окно, показанное ниже с указанием
документа, который может быть распечатан с модуля «Коммерческие
предложения».
Чтобы распечатать документ:
1.
Выделите необходимую строку в списке.
2.
Определите путь печати документа через меню «Операции». По
умолчанию задан выбранный принтер. Другие доступные опции –
«Очередность печати» (подробное описание данной функции см. в т.
1, глава «Рабочая область Hansa») или «Факс» (если ваше аппаратное
обеспечение поддерживает данную функцию).
3.
Нажмите кнопку Enter. Появится окно определения, в котором
можно задать информацию, необходимую для включения в
распечатанные документы (например, какие предложения нужно
распечатать). Подробно окно определения описано ниже.
4.
Нажмите [Запуск] для запуска печати.
5.
Закройте окно «Документы» при помощи кнопки закрытия.
Чтобы определить, какая форма документа будет напечатана,
выполните следующую процедуру (при поставке системы Hansa
будет напечатана форма-образец):
49
Hansa
1.
Разработайте форму документа (или внесите изменения,
соответствующие вашим требованиям, в форму-образец) при помощи
регистра «Форма документов» в модуле «Система». Этот процесс
полностью описан в главе «Система» в 1 томе настоящего
руководства. Код формы на форме-образце – «ПРЕДЛОЖЕНИЕ».
2.
Перейдите к модулю «Коммерческие предложения» и выберите
строку «Документы» в меню «Файл», либо нажмите кнопку
«Документы» на панели управления.
3.
Выделите наименование в списке и выберите строку «Определить
документ» в меню «Операции». Последующее окно используется для
задания формы (или нескольких форм) документа; подробно
описывается в разделе «Документы» главы «Рабочая область Hansa»
в 1 томе настоящего руководства. Например, можно использовать
различные формы, определенные языком поставщика или сериями
номеров счетов поставщиков. В этом случае введите
«ПРЕДЛОЖЕНИЕ» в поле «Форма» первой строки.
4.
Функция «Определить документ» используется только один раз. В
дальнейшем выбор формы документов будет осуществляться
автоматически.
Процесс выбора предложений для печати описан ниже. Оставьте все поля
в окне определения незаполненными, если необходимо распечатать
документы для всех предложений, имеющихся в базе данных. Если
необходимо ограничить количество напечатанных документов,
воспользуйтесь полями, как описано.
Как указано ниже, отчеты можно оформлять по выбранному диапазону,
например, диапазону номеров предложений. Для этого введите
наибольшее и наименьшее значения диапазона, разделенные двоеточием.
Например, для оформления отчета по предложениям с 001 по 010,
введите «001:010» в поле «Номер». В зависимости от поля
использоваться может сортировка по алфавиту или по значению. Если
сортировка по алфавиту, то диапазон 1:2 будет включать 100, 10109 и
т.д.
50
Глава 3: Коммерческие предложения – Документы
Предложения
В системе Hansa можно составить и распечатать документ предложения
для отправки клиенту.
Введите номер предложения или диапазон номеров предложений,
разделенных двоеточием, для выбора записей, которые необходимо
распечатать.
Нажатием значка [Принтер] из окна записей можно выбрать и распечатать
отдельно взятое предложение.
51
Hansa
Отчеты
Как и во всех модулях, чтобы распечатать отчет в модуле
«Коммерческие предложения», выберите «Отчеты» в меню «Файл», либо
нажмите кнопку [Отчеты] на панели управления, после чего выберите
необходимое наименование из списка.
В модуле «Коммерческие предложения» доступны следующие отчеты:
При помощи меню «Операции» определите способ вывода отчета (по
умолчанию – вывод на экран). Можно осуществить предварительный
вывод на экран, после чего отправить отчет на печать нажатием на
кнопку [Принтер] в верхней части окна. Выбрав способ вывода, нажмите
кнопку Enter. Появится окно определения отчета, в котором задаются
его параметры. Для вывода на печать еще раз нажмите кнопку Enter.
Если в отчет должны войти все предложения базы данных, то оставьте
все поля в окне определения отчета незаполненными. Если необходимо
ограничить пункты для включения в отчет, заполните поля для каждого
отчета индивидуально, в соответствии с описанием.
Как указано ниже, отчеты можно оформлять по выбранному диапазону,
например, диапазону клиентов или товаров. Для этого введите
наименьшее и наибольшее значения диапазона, разделенные двоеточием.
Например, для оформления отчета по клиентам с 001 по 010, введите
«001:010» в поле «Клиент». В зависимости от поля использоваться
может сортировка по алфавиту или по значению. Если сортировка по
алфавиту, то диапазон 1:2 будет включать 100, 10109 и т.д.
52
Когда отчет находится в активном окне, для его обновления после
внесения изменений в базовые данные, можно воспользоваться командой
«Пересчитать» в меню «Операция». Вы так же можете использовать
функцию «Открыть определение отчета» для изменения критериев
отчетности.
Журнал подтвержденных предложений
История коммерческих предложений отображает принятые предложения,
счета-фактуры по ним, а так же любые привязанные к предложениям
проекты.
При распечатке на экран, отдельные записи отчета (например:
коммерческие предложения, счета-фактуры или записи проектов) можно
просмотреть с помощью функции сквозного просмотра.
Предложения
Способ сортировки
По значению
Введите номер предложения или диапазон номеров.
В отчете отобразятся только принятые коммерческие
предложения, для которых указана дата решения.
В и дпредложения С п е цвставка
.
Настройка
«Виды
предложений», модуль
«Коммерческие
предложения»
Введите код вида предложения, чтобы вывести в
отчет только предложения одного вида.
53
Hansa
Продавец
С п е ц .вставка
Регистр «Сотрудники»,
модуль «Система»
Чтобы вывести в отчете только предложения одного
продавца, введите здесь его инициалы.
Г р у п ппродажи
а
С п е цвставка
.
настройка
продажи»,
«Система»
«Группы
модуль
Для ограничения отчета только определенной
группой продажи (вводится на карточке «Доставка»
коммерческого предложения), укажите здесь эту
группу.
Клиент
Спец. вставка
Регистр «Клиенты»
Введите номер клиента, чтобы вывести в отчете
только предложения для одного клиента.
Период принятия решения
С п е ц вставка
.
настройка «Отчетные
периоды»,
модуль
«Система»
Отчетный период. В отчет выводятся коммерческие
предложения, датой решения который подходит под
указанный период.
Труба продаж
Данный отчет используется для прогнозирования будущих продаж,
основываясь на информации по текущему состоянию склада по
открытым коммерческим предложениям, дате решения и возможности
конвертирования коммерческих предложений в счета клиентам.
Открытыми считаются коммерческие предложения, которые не помечены
как «закрыт», и из которых не выставлялись счета клиентам.
Отчет представляет собой список коммерческих предложений
отсортированных по дате решения. Для каждого коммерческого
предложения показаны: номер, наименование клиента, продавец,
вероятность, дата решения, и общая сумма исключающая НДС, а так же
сумма «Итого» коммерческого предложения. Кроме того в отчете
выводятся дополнительные данные: количество открытых предложений,
средняя величина, наибольшая и наименьшая суммы коммерческого
предложения и ожидаемые продажи по предложению. Это
54
высчитывается путем умножения суммы коммерческого предложения на
вероятность его принятия.
При распечатке на экран, отдельные записи отчета (например:
коммерческие предложения) можно просмотреть с помощью функции
сквозного просмотра.
В и дпредложения С п е цвставка
.
Настройка
«Виды
предложений», модуль
«Коммерческие
предложения»
Введите код вида предложения, чтобы вывести в
отчет только предложения одного вида.
Продавец
С п е ц .вставка
Регистр «Сотрудники»,
модуль «Система»
Чтобы вывести в отчете только предложения одного
продавца, введите здесь его инициалы.
Вероятность
>
Для
ограничения
отчета
коммерческими
предложениями с вероятностью большей, чем
указанное значение, введите это значение.
Решение на/до
Спец. вставка
выбор даты
Коммерческие предложения с датой решения
позднее, чем указанная здесь не будут отражены в
отчете.
Прейскурант Отчеты
Подробно данный отчет описан в главе «Товары и Цены» в 1 томе
настоящего руководства.
55
Hansa
Статистика решений по предложениямОтчеты
Данный отчет анализирует время, которое потребовалось для принятия
или отклонения коммерческого предложения. В отчете есть три секции:
1.
Первая секция представляет список принятых или отклоненных
предложений, с датой решения подпадающей под указанный
период. Для каждого коммерческого предложения указаны: номер,
код и наименование клиента, продавец, дата создания
коммерческого предложения и дата принятия решения по этому
предложению, а так же разница между общей суммой и суммой
исключающей НДС.
2.
Вторая секция отчета сравнивает статистику принятия и отклонения
предложения. По каждому предложению дана общая сумма,
среднее значение и среднее время, которое потребовалось для
принятия решения.
3.
Последняя секция показывает процент принятых предложений.
Если отчет охватывает длительный период времени, то средний
показатель по данным коммерческого предложения будет
корректный (это процент коммерческих предложений
конвертированных в счет клиенту), но только если вы
своевременно отмечали коммерческие предложения как принятые
или отклоненные, и не отмечали отклоненные предложения как
«Закрыт». Закрытые коммерческие предложения не берутся в
расчет данным отчетом.
Данная секция отчета так же показывает самое короткое и самое
длинное время принятия решения, наибольшую и наименьшую
сумму и прибыль.
При распечатке на экран, отдельные записи отчета (например:
коммерческие предложения) можно просмотреть с помощью функции
сквозного просмотра.
56
Номер предложения
Способ сортировки По значению
Введите номер предложения или диапазон номеров.
Отчет покажет только те предложения, которые
были приняты или отклонены, и имеют дату
решения.
В и дпредложения С п е цвставка
.
Настройка
«Виды
предложений», модуль
«Коммерческие
предложения»
Введите код вида предложения, чтобы вывести в
отчете только предложения одного вида.
Продавец
С п е ц .вставка
Регистр «Сотрудники»,
модуль «Система»
Чтобы вывести в отчете только предложения одного
продавца, введите здесь его инициалы.
Г р у п ппродажи
а
С п е цвставка
.
настройка
продажи»,
«Система»
«Группы
модуль
Для ограничения отчета только определенной
группой продажи (вводится на карточке «Доставка»
коммерческого предложения), укажите здесь эту
группу.
57
Hansa
Клиент
Спец. вставка
Регистр «Клиенты»
Введите номер клиента, чтобы вывести в отчете
только предложения для одного клиента.
Не включать, если меньше
Для
ограничения
отчета
коммерческими
предложениями, сумма которых исключая НДС
больше указанной здесь цифры.
Изменение статуса
С п е ц вставка
.
настройка «Отчетные
периоды»,
модуль
«Система»
Отчетный период: коммерческие предложения, дата
решения по которым подпадает под указанный
период.
Прогноз предложенийОтчеты
Данный отчет используется для прогнозирования будущих продаж,
основываясь на информации по текущему состоянию склада по
открытым коммерческим предложениям, дате решения и возможности
конвертирования коммерческих предложений в счета клиентам.
Открытыми считаются коммерческие предложения, которые не помечены
как «закрыт», и из которых не выставлялись счета клиентам.
Отчет представляет собой список коммерческих предложений
отсортированных по дате решения. Для каждого коммерческого
предложения показаны: номер, наименование клиента, продавец, дата
создания коммерческого предложения и дата, до которой оно
действительно, а так же общая сумма исключающая НДС. Кроме того в
отчете выводятся дополнительные данные: количество открытых
предложений, средняя величина, наибольшая и наименьшая суммы
коммерческого предложения и ожидаемые продажи по предложению.
Это высчитывается путем умножения суммы коммерческого
предложения на вероятность его принятия.
Данный отчет похож на отчет «Труба продаж». Цель отчета «Труба
продаж» - предварительная оценка ежемесячной прибыли, которая
основывается на анализе открытых предложений и дате принятия
решения по ним. Отчет «Прогноз предложений» позволяет делать анализ
без учета вероятности и дат принятия решений по отдельным
коммерческим предложениям, вместо этого отчет выводит данные
58
исходя из прошлых предложений, используя среднюю вероятность и
усредненное время, необходимое для принятия решения.
При распечатке на экран, отдельные записи отчета (например:
коммерческие предложения) можно просмотреть с помощью функции
сквозного просмотра.
Предложения
Способ сортировки
По значению
Введите номер предложения или диапазон номеров.
Отчет покажет только открытые предложения.
В и дпредложения С п е цвставка
.
Настройка
«Виды
предложений», модуль
«Коммерческие
предложения»
Введите код вида предложения, чтобы вывести в
отчете только предложения одного вида.
Продавец
С п е ц .вставка
Регистр «Сотрудники»,
модуль «Система»
Чтобы вывести в отчете только предложения одного
продавца, введите здесь его инициалы.
Г р у п ппродажи
а
С п е цвставка
.
настройка
продажи»,
«Система»
«Группы
модуль
Для ограничения отчета только определенной
группой продажи (вводится на карточке «Доставка»
59
Hansa
коммерческого предложения), укажите здесь эту
группу.
Клиент
Спец. вставка
Регистр «Клиенты»
Введите номер клиента, чтобы вывести в отчете
только предложения для одного клиента.
Вероятность принятия решения%
Секция в конце отчета, показывающая три суммы по
ожидаемым по данному коммерческому
предложению продажам.
Всего
Общая сумма коммерческого предложения.
Вероятность предложений
Общая сумма предложений, перечисленных в
отчете, умноженная на среднюю величину
вероятности.
Средняя величина принятия
Общая сумма предложений, перечисленных в
отчете, умноженная на процент, введенный
вами.
Дней д о решения Введите среднее количество дней, требуемых для
принятия или отклонения коммерческого
предложения. Эту цифру можно получить с
помощью отчета «Статистика решений по
предложениям».
Если данное поле содержит значение, то отчет
покажет дополнительную колонку с возможной
датой принятия решения по каждому коммерческому
предложению. Данное значение расчитывается путем
прибавления указанного количества дней к дате
коммерческого предложения.
Дата принятия решения до
Спец. вставка
выбор даты
Коммерческое предложение, дата которого позже,
чем указанная здесь не будет показано в отчете.
Вероятная дата принятия решения для
коммерческого предложения расчитывается путем
прибавления дней до решения (указанных в поле
выше) к дате коммерческого предложения.
60
Данное поле не будет иметь эффекта в отчете, если
поле «Дней до решения» не заполнено.
Только с вероятностью >
Введите значение для ограничения отчета
коммерческими предложениями, вероятности
которых больше, чем указанное в данном поле
значение.
Объект
С п е цвставка
.
регистр
«Объекты»,
модуль
«Система»/
«Финансы»
Для
ограничения
отчета
коммерческими
предложениям, содержащими определенный объект,
введите этот объект. Объект относится только к
записям коммерческих предложений с объектом,
указанным в заголовке, а не строках. Если вы ввели
несколько объектов, разделенных запятыми, то в
отчете будут отображены только те коммерческие
предложения, которые содержат все введенные
объекты.
Журнал предложенийОтчеты
Данный отчет показывает предложения, введенные в систему. Закрытые
предложения не отображаются в отчете.
При распечатке на экран, отдельные записи отчета (например:
коммерческие предложения) можно просмотреть с помощью функции
сквозного просмотра.
61
Hansa
Номер предложения
Способ сортировки
По значению
Введите номер предложения или диапазон номеров.
Период
С п е ц вставка
.
Настройка «Отчетные
периоды»,
модуль
«Система»
Введите даты начала и конца отчетного периода. По
умолчанию введено значение первой записи в
настройке «Отчетные периоды».
Связаться
С п е ц вставка
.
Настройка «Отчетные
периоды»,
модуль
«Система»
Способ сортировки
Дата
Для перечисления предложений с конкретной датой
«Связаться», введите здесь эту дату.
Клиент
Спец. вставка
Регистр «Клиенты»
Введите номер клиента, чтобы вывести в отчете
только предложения для одного клиента.
62
Продавец
С п е ц .вставка
Регистр «Сотрудники»,
модуль «Система»
Чтобы вывести в отчете только предложения одного
продавца, введите здесь его инициалы.
Г р у п ппродажи
а
С п е цвставка
.
настройка
продажи»,
«Система»
«Группы
модуль
Для ограничения отчета только определенной
группой продажи (вводится на карточке «Доставка»
коммерческого предложения), укажите здесь эту
группу.
Вид предложения
С п е цвставка
.
Настройка
«Виды
предложений», модуль
«Коммерческие
предложения»
Введите код вида предложения, чтобы вывести в
отчете только предложения одного вида.
Категория клиентов
С п е ц вставка
.
настройка «Категории
клиентов»
модуль
«Расчеты с клиентами»
Введите категорию клиента для отображения списка
коммерческих предложений, которые были
выставлены клиентам данной категории.
Объект
С п е цвставка
.
регистр
«Объекты»,
модуль
«Система»/
«Финансы»
Для
ограничения
отчета
коммерческими
предложениям, содержащими определенный объект,
введите этот объект. Объект относится только к
записям коммерческих предложений с объектом,
указанным в заголовке, а не строках. Если вы ввели
несколько объектов, разделенных запятыми, то в
отчете будут отображены только те коммерческие
предложения, которые содержат все введенные
объекты.
63
Hansa
Функция
Данная опция используется для контроля уровня
детализации отчета.
Сводный
Отчет оформляется по одной строке на каждое
предложение с указанием номера предложения,
даты предложения, даты «Связаться»,
клиента, валюты и общей суммы предложения
с учетом НДС.
Подробный
Помимо информации, указанной в сводном
отчете, сюда входит полный адрес клиента,
номер телефона и условия оплаты, а также
каждый товар предложения по отдельности.
Показать суммы в основной валюте 2
По умолчанию отчет отображает все суммы в
местной валюте (осн. валюта 1), включая или
исключая НДС. Активизируйте данную опцию, если
вы хотите отображать эти суммы так же в основной
валюте 2. Если активизирована опция «Показать вид
предложения» сумма для каждого вида предложения
будет отображена в обеих валютах.
Показать вид предложения
Данная опция сортирует коммерческие предложения
по виду и показывает для каждого вида суммы
включающие и исключающие НДС Коммерческие
предложения, не принадлежащие какому-либо виду
не будут отображены в отчете.
Статистика предложений по продавцамОтчеты
Данный отчет анализирует количество времени, которое потребовалось
продавцу для того, чтобы клиент принял его коммерческое предложение.
Отчет представляет собой список коммерческих предложений, где для
каждого продавца показана сумма, среднее значение, наибольшая и
наименьшая суммы исключая НДС, количество принятых предложений
за отчетный период, наиболее и наименее длительное время,
потребовавшееся для принятия решения по этому предложению.
64
Предложения
Способ сортировки
По значению
Введите номер предложения или диапазон номеров.
Отчет покажет только принятые предложения, для
которых указана дата решения.
В и дпредложения С п е цвставка
.
Настройка
«Виды
предложений», модуль
«Коммерческие
предложения»
Введите код вида предложения, чтобы вывести в
отчете только предложения одного вида.
Продавец
С п е ц .вставка
Регистр «Сотрудники»,
модуль «Система»
Чтобы вывести в отчете только предложения одного
продавца, введите здесь его инициалы.
Г р у п ппродажи
а
С п е цвставка
.
настройка
продажи»,
«Система»
«Группы
модуль
Для ограничения отчета только определенной
группой продажи (вводится на карточке «Доставка»
коммерческого предложения), укажите здесь эту
группу.
Клиент
Спец. вставка
Регистр «Клиенты»
Введите номер клиента, чтобы вывести в отчете
только предложения для одного клиента.
65
Hansa
Не включать, если меньше
Введите в данное поле значение, для ограничения
отчета коммерческими предложениями, сумма
которых исключая НДС больше, чем указанное
значение.
Объект
С п е цвставка
.
регистр
«Объекты»,
модуль
«Система»/
«Финансы»
Для
ограничения
отчета
коммерческими
предложениям, содержащими определенный объект,
введите этот объект. Объект относится только к
записям коммерческих предложений с объектом,
указанным в заголовке, а не строках. Если вы ввели
несколько объектов, разделенных запятыми, то в
отчете будут отображены только те коммерческие
предложения, которые содержат все введенные
объекты.
Период принятия решения
С п е ц вставка
.
Настройка «Отчетные
периоды»,
модуль
«Система»
Отчетный период: в отчете будут отображены
коммерческие предложения, дата решения которых
подпадает под указанный период.
Список предложенийОтчеты
Данный отчет сходен с «Журналом предложений», но здесь перечислены
только открытые предложения (т.е. имеющих статус «Открыто» и те, по
которым не было оформлено счета). Поскольку по дате контакта с
клиентом можно осуществить поиск, то данный отчет можно
использовать для составления списков контактов на каждый день.
При распечатке на экран, отдельные записи отчета (например:
коммерческие предложения) можно просмотреть с помощью функции
сквозного просмотра.
66
Номер предложения
Способ сортировки
По значению
Введите номер предложения или диапазон номеров.
В отчете будут отображены только коммерческие
предложения со статусом «Открыто».
Связаться
С п е ц вставка
.
Настройка «Отчетные
периоды»,
модуль
«Система»
Способ сортировки
Дата
Для перечисления предложений с конкретной датой
«Связаться», введите здесь эту дату.
Клиент
Спец. вставка
Регистр «Клиенты»
Введите номер клиента, чтобы вывести в отчете
только предложения для одного клиента.
Продавец
С п е ц .вставка
Регистр «Сотрудники»,
модуль «Система»
Чтобы вывести в отчете только предложения одного
продавца, введите здесь его инициалы.
67
Hansa
Г р у п ппродажи
а
С п е цвставка
.
настройка
продажи»,
«Система»
«Группы
модуль
Для ограничения отчета только определенной
группой продажи (вводится на карточке «Доставка»
коммерческого предложения), укажите здесь эту
группу.
Вид предложения
С п е цвставка
.
Настройка
«Виды
предложений», модуль
«Коммерческие
предложения»
Введите код вида предложения, чтобы вывести в
отчете только предложения одного вида.
Категория клиентов
С п е ц вставка
.
настройка «Категории
клиентов»
модуль
«Расчеты с клиентами»
Введите категорию клиента для отображения списка
коммерческих предложений, которые были
выставлены клиентам данной категории.
Функция
Данная опция используется для контроля уровня
детализации отчета.
Сводный
Отчет оформляется по одной строке на каждое
предложение с указанием номера предложения,
даты, даты «Связаться», клиента, валюты и
общей суммы предложения с учетом НДС.
Подробный
Помимо информации, указанной в сводном
отчете, сюда входит полный адрес клиента,
номер телефона и условия оплаты, а также
каждый товар предложения по отдельности.
С вероятностью (только в сводном)
Воспользуйтесь данной опцией, если необходимо
отобразить вероятность, с которой по предложению
будет оформлен счет (взятый из карточки «Дата»
предложения). Данная опция отображается только
при выбранной функции «Сводный».
68
Статус предложенияОтчеты
Данный отчет схож с отчетом «Статус предложения» запущенным из
меню «Операции» окна «Коммерческое предложение: Просмотр». В
данном отчете указывается список коммерческих предложений с
указанием товара и привязанных к предложениям деятельностей.
При распечатке на экран, отдельные записи отчета (например:
коммерческие предложения, деятельности) можно просмотреть с
помощью функции сквозного просмотра.
Номер предложения
Способ сортировки
По значению
Введите номер предложения или диапазон номеров.
69
Hansa
Экспорт
Функция «Экспорт» служит для экспорта информации в текстовые
файлы, разделенные символами табуляции (tab-delimited), откуда ее
можно переносить в текстовые редакторы для осуществления
компьютерной связи, в электронные таблицы для последующего
статистического анализа, а также в программы верстки для включения в
рекламные материалы или изданные отчеты. Эта информация также
может импортироваться в другие базы данных Hansa или других
компаний. Функция «Экспорт» выбирается в меню «Файл», либо
нажатием кнопки «Экспорт» на панели управления.
При выборе появляется окно, показанное ниже. Здесь отображен
экспорт, доступный в модуле «Коммерческие предложения». После
двойного щелчка на строке появляется окно определения, в котором
задаются параметры и содержание экспортируемого текстового файла.
Нажмите [Запуск], чтобы присвоить файлу имя и задать директорию, в
которой он будет сохранен.
70
Строки предложенийЭкспорт
Период
С п е ц вставка
.
настройка «Отчетные
периоды»
модуль
«Система»
Отчетный период. По умолчанию первая запись,
введенная в настройку «Отчетные периоды»
Номер
Номер коммерческого предложения.
Клиент
Спец. вставка
Регистр «Клиенты»
В файл экспорта попадет информация строк
предложений, которые содержат данный код
клиента.
Товар
Спец. вставка
регистр «Товары»
В файл экспорта попадет информация строк
предложений, содержащих данный товар.
Группа товаров
Спец. вставка
регистр «Группы товаров»
модуль «расчеты с
клиентами»
В файл экспорта попадет информация строк
предложений, содержащих товары, принадлежащие к
данной группе.
71
Hansa
Объект
С п е цвставка
.
регистр
«Объекты»,
модуль
«Система»/
«Финансы»
В файл экспорта попадет информация строк
предложений, содержащих данный объект.
72
Функция
Контролирует уровень детализации функции экспорта
(сводный и подробный).
Выводить
В файл экспорта будут выведены предложения с
соответствующим статусом.
Сортировать по
Предложения в файле экспорта будут отсортированы
либо по номеру, либо по виду.
HansaWorld
Enterprise
Индекс
73
Hansa
В
Введение, 5
Ввод предложения, 9
Виды предложений
Виды предложений, 7
Д
Добавить итого
Добавить итого. See Добавить итого
Добавить скрытую строку, 42
Документы
модуль, 48
Документы
Предложения, 50
Ж
Журнал подтвержденных предложений
модуль, 52
Журнал предложений
модуль, 60
З
Заголовок, 11
Карточка, 12, 16, 24, 26, 31, 32, 33
Коммерческие предложения, 5
Коммерческие предложения
Печать предложений, 34
Коммерческие предложения»\, 9
М
Меню, 35
модуль, 48, 51, 69
Модуль
Коммерческие предложения, 5
модуль, 45
Н
74
О
Обновить валютный прейскурант, 42
Обновление предложений
модуль, 46
модуль, 46
Обслуживание системы
модуль, 45
Основная валюта 1/2
предложения, 25
Отчеты
модуль, 51
Отчеты
Журнал подтвержденных предложений,
52
Журнал предложений, 60
Прейскурант, 55
Прогноз предложений, 57
Список предложений, 65
Статистика предложений по продавцам,
63
Статистика решений по предложениям, 55
Статус предложения, 68
Труба продаж, 53
П
К
Настройки
Виды предложений, 7
Настройки, 5
Пересчитать вес и объем, 41
Пересчитать скидку, 41
Письмо с предложением
Письмо с предложением, 7
Предложение:, 22
Предложения
модуль, 50
Печать, 50
Прейскурант
модуль, 55
Прогноз предложений
модуль, 57
Просмотр предложений и внесение
изменений
Просмотр предложений и внесение
изменений, 33. See Просмотр
предложений и внесение изменений
Р
Регистр
Модуль Модуль, 9
Регистр, 44
Строки предложений
модуль, 70
Счета клиентам
Создать счет клиенту, 35
Счет-фактура
Счет-фактура. See Счет-фактура
С
Создать e-mail, 40
Создать бюджет проекта, 42
Создать деятельность
Создать деятельность, 39
Создать проект, 42
Список предложений
модуль, 65
Статистика предложений по продавцам
модуль, 63
Статистика решений по предложениям
модуль, 55
Статус предложения
модуль, 68
Статус предложения, 43
Статус товара
Статус товара. See Статус товара
Т
Труба продаж
модуль, 53
Ш
Ширина, высота, глубина
Счет клиенту, 22
Э
Экспорт
модуль, 69
Экспорт
Строки предложений, 70
75