документ - Официальный сайт Администрации города

Республика Крым
Администрация города Симферополя
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«26» августа 2015
№ 387-р
Об утверждении Инструкции о
порядке
изготовления,
учета,
хранения, выдачи, использования,
уничтожения печатей и штампов в
Администрации
города
Симферополя Республики Крым
В целях обеспечения единого порядка по изготовлению, учету,
хранению, выдаче, использованию, уничтожению печатей и штампов в
Администрации города Симферополя Республики Крым, а также порядка в
соответствии с требованиями постановления администрации города
Симферополя от 10 декабря 2014 года № 2 «Об утверждении Регламента
Администрации города Симферополя Республики Крым», распоряжения
администрации города Симферополя от 30 декабря 2014 года № 141-р «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города
Симферополя Республики Крым»:
1. Утвердить Инструкцию о порядке изготовления, учета, хранения,
выдачи, использования, уничтожения печатей и штампов в Администрации
города Симферополя Республики Крым (далее – Инструкция) (приложение).
2. Управлению учета, отчетности и материального обеспечения
администрации
города
(Сергеевой Л.Г.)
ознакомить
руководителей
структурных подразделений администрации с настоящей Инструкцией.
3. Руководителям структурных подразделений администрации города
обеспечить выполнение требований настоящей Инструкции.
4. Отделу
информационной
политики
администрации
города
(Шилко А.А.) обнародовать настоящее распоряжение в установленном порядке.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента обнародования.
6. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на
руководителя аппарата администрации города Симферополя Александрову Г.В.
Глава администрации
города Симферополя
Г.С. Бахарев
2
СОГЛАСОВАНО
Руководитель аппарата
администрации города Симферополя
Г.В. Александрова
Начальник правового департамента
администрации города
Е.В. Воробьева
Главный специалист отдела
регистрации правовых актов
департамента внутренней политики
и организационного обеспечения
администрации города
Е.В. Коротких
Заведующий сектором по
режимно-секретной работе
администрации города
Н.Ю. Макарчук
Проект распоряжения внесен управлением учета, отчетности и материального
обеспечения администрации города и ответственность за соответствие его
законодательству несет:
Начальник управления учета и отчетности
администрации города
Л.Г. Сергеева
3
Приложение
к распоряжению Администрации
города Симферополя Республики Крым
от 26.08.2015 № 387-р
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке изготовления, учета, хранения, выдачи,
использования, уничтожения печатей и штампов
в Администрации города Симферополя Республики Крым
1. Общие положения
1.1. Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения, выдачи,
использования, уничтожения печатей и штампов в Администрации города
Симферополя Республики Крым (далее – Инструкция) является внутренним
документом Администрации города Симферополя Республики Крым (далее –
администрация), разработанным в целях исполнения требований действующих
руководящих документов Российской Федерации.
1.2. Правовой
основой
Инструкции
являются
постановление
администрации города Симферополя от 10.12.2014 года № 2 «Об утверждении
Регламента Администрации города Симферополя Республики Крым»,
распоряжение администрации города Симферополя от 30.12.2014 года № 141-р
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города
Симферополя Республики Крым».
2. Термины, применяемые в Инструкции
2.1. Печать гербовая, малая гербовая администрации с изображением
Государственного герба Республики Крым – круглая печать установленного
образца, оттиск которой, в соответствии с законодательством Российской
Федерации и Уставом администрации, заверяет подлинность подписи Главы
администрации или должностных лиц администрации, которым Главой
администрации делегировано право подписи на документах, удостоверяющих
права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а
также на иных документах администрации, предусматривающих заверение
подлинной подписи (далее – печать).
2.2. Печать структурного подразделения, не наделенного правами
юридического лица – круглая печать установленного образца, оттиск которой, в
соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом
администрации, заверяет подлинность подписи руководителя структурного
подразделения администрации или лица, действующего по доверенности, на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, на документах
4
структурного подразделения администрации, предусматривающих заверение
подлинной подписи (далее – печать).
2.3. Печать отраслевого (функционального) органа администрации с
правами юридического лица с организационно-правовой формой - казенное
муниципальное учреждение – круглая печать установленного образца, оттиск
которой, в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом
администрации, заверяет подлинность подписи руководителя структурного
подразделения администрации или лица, действующего по доверенности, на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, а также на иных документах структурного
подразделения администрации, предусматривающих заверение подлинной
подписи (далее – печать).
2.4. Штамп - штамп любой формы, как правило, содержащий название
«Администрация города Симферополя Республики Крым» в полном или
сокращенном виде, не подпадающий под определение печати и служащий для
подтверждения полномочий лиц и подлинности документов определенных
структурных подразделений администрации (далее – штамп).
2.5. Штамп вспомогательный – любые штампы, как правило, не
содержащие название «Администрация города Симферополя Республики
Крым» в полном или сокращенном виде, в том числе, и наборные, формально
заменяющие рукописные записи и служащие для упрощения определенного
текста, в целях ускорения процесса делопроизводства.
2.6. Оттиск – изображение клише печати или штампа на бумаге.
2.7. Клише – элемент печати (штампа), содержащий зеркальное
отображение оттиска печати (штампа).
3. Общие требования
3.1. Решения об изготовлении, использовании и уничтожении печатей и
штампов принимает руководитель аппарата администрации на основании
требований действующего законодательства и Устава администрации.
3.2. Общая организация, методическое руководство за соблюдением
установленного порядка работы и обращения с порядком изготовления, учета,
хранения, выдачи, использования и уничтожения печатей и штампов в
администрации возлагается на отдел материально-технического обеспечения и
инвентаризации управления учета, отчетности и материального обеспечения
администрации в соответствии с Инструкцией.
3.3. Ответственность за порядок изготовления, хранения, выдачи,
использования, печатей и штампов, соблюдение требований Инструкции в
департаментах, управлениях и самостоятельных отделах, секторах
администрации (далее – структурные подразделения администрации)
возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения
обязан контролировать и обеспечивать соответствие условий их хранения и
использования
требованиям
настоящей
Инструкции.
Руководитель
5
структурного подразделения назначает ответственного за хранение, выдачу,
использование печатей и штампов. Права и обязанности работников,
ответственных за порядок изготовления, хранения, выдачи, использования
печатей и штампов в структурных подразделениях, закрепляются в их
должностных обязанностях.
3.4. Проверка наличия, состояния учета, порядка хранения,
использования печатей и штампов, соблюдения требований, установленных
настоящей Инструкцией, возлагается на управление учета, отчетности и
материального обеспечения администрации, которая производится не реже
одного раза в год комиссией по инвентаризации имущества администрации.
3.5. Контроль за учетом, хранением, выдачей, использованием,
уничтожением печатей и штампов, в соответствии с соблюдением требований
настоящей Инструкции, возлагается на сектор по режимно-секретной работе
администрации.
3.6. Должностные лица структурных подразделений администрации
имеют право контролировать состояние учета, хранения и использования
печатей и штампов по своим направлениям.
3.7. Порядок изготовления, учета, хранения, выдачи, использования,
уничтожения штампов вспомогательных регламентируется руководящими
документами, определяющими порядок приобретения, учета и списания
материальных средств в администрации города.
3.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в
случае увольнения или перемещения по службе ответственный работник за
ведение учета, хранения, выдачи, использования, уничтожения печатей и
штампов обязан передать все числящиеся печати и штампы согласно журналу
учета печатей и штампов другому работнику по указанию руководителя
подразделения.
4. Изготовление
4.1. Руководитель подразделения организует разработку дизайна клише
печати и подбор фирмы изготовителя. Дизайн клише, фирма изготовитель и
степень защиты печати согласовываются с правовым департаментом
администрации и управлением учета, отчетности и материального
обеспечения администрации. После согласования руководитель подразделения
представляет образец оттиска печати на утверждение руководителю аппарата
администрации.
4.2. Не допускается использование на клише штампов элементов
полностью идентичных элементам печати.
4.3. Количество штампов, образцы их оттисков определяются
управлением учета, отчетности и материального обеспечения администрации
по заявкам начальников заинтересованных структурных подразделений
администрации. Образцы оттисков и фирма изготовитель согласовываются с
правовым департаментом администрации и управлением учета, отчетности и
6
материального обеспечения администрации, после чего они представляются на
утверждение руководителю аппарата администрации.
4.4. Клише штампов должны содержать краткую надпись, указывающую
на сферу применения штампа (например: «Для пропусков», «Для финансовых
документов» и т.п.).
4.5. При изготовлении нескольких штампов с одинаковым назначением,
они должны иметь на своих клише порядковые, неповторяющиеся номера
(например: «Для финансовых документов 1», «Для финансовых документов 2»
и т.д.).
5. Учет, выдача, использование, хранение
и уничтожение печатей и штампов
5.1. Учет печатей и штампов администрации ведется в отделе
материально-технического обеспечения и инвентаризации управления учета,
отчетности и материального обеспечения администрации в Журнале учета
печатей и штампов (приложение). Записи о регистрации, выдаче в
пользование, возврате или уничтожении должны производиться аккуратно и
отдельно по каждой печати или штампу.
5.2. Журнал учета печатей и штампов прошнуровывается и его листы
пронумеровываются в соответствии с требованиями руководящих документов
по ведению делопроизводства в администрации.
5.3. Выдача печатей и штампов производится под роспись
руководителям структурных подразделений на основании письменных
распоряжений, определяющих должностных лиц.
5.4. Все печати и штампы должны храниться в несгораемых
металлических шкафах или сейфах, чтобы исключить их утерю, хищение или
использование другими лицами.
Не допускается хранение печатей и штампов в рабочих столах, передача
их на хранение лицам, не имеющим на это право.
Структурные подразделения обеспечивают сохранность печатей и
штампов, находящихся в их пользовании, и ведут их учет в своих журналах
учета печатей и штампов (приложение).
При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы
соответствующего структурного подразделения передаются по акту с
отметками в журнале учета печатей и штампов в отделе материальнотехнического обеспечения и инвентаризации управления учета, отчетности и
материального обеспечения.
5.5. Об утрате печати немедленно сообщается руководителю аппарата
администрации.
Об утрате штампа немедленно сообщается в управление учета,
отчетности и материального обеспечения администрации.
Начальник управления учета, отчетности и материального обеспечения
незамедлительно письменно ставит в известность начальника отдела
7
информационной политики для обнародования факта утраты, подает
заявление об утрате в органы внутренних дел и подготавливает распоряжение
о назначении комиссии для проведения разбирательства по факту утраты
печати или штампа. В состав комиссии в обязательном порядке должны
включаться должностные лица отдела материально-технического обеспечения
и инвентаризации управления учета, отчетности и материального
обеспечения, сектора по режимно-секретной работе.
Комиссия проводит разбирательство по факту утраты, а также
осуществляет подготовку и организацию реализации мер по минимизации
ущерба деловой репутации и экономическим интересам администрации.
5.6. Печати и штампы, в случае их износа или повреждения, сдаются
обратно в отдел материально-технического обеспечения и инвентаризации
управления учета, отчетности и материального обеспечения администрации,
где уничтожаются в установленном порядке. О факте уничтожения печатей и
штампов комиссией составляется акт, который подписывается всеми ее
членами и утверждается руководителем аппарата администрации.
6. Ответственность за нарушение порядка изготовления
и использования печатей
6.1. Ответственность
за
нарушение
правил изготовления
и
использования печатей регламентируется: Кодексом Российской Федерации об
административном правонарушении от 31.12.2001 № 195-ФЗ, статьи 19.23;
Уголовным кодексом Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ, статей
325, 327; Законом Республики Крым от 25.06.2015 № 117-ЗРК/2015 «Об
административных правонарушениях в Республике Крым».
6.2. Неправомерное использование печатей и штампов при
осуществлении органом местного самоуправления юридически значимых
действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и
ответственность,
предусмотренную
действующим
законодательством
Российской Федерации.
6.3. Ответственный работник за ведение учета, хранения, выдачи,
использования печатей и штампов в структурных подразделениях
администрации города несѐт дисциплинарную и иную установленную
законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение
требований Инструкции.
Руководитель аппарата
администрации города Симферополя
Г.В. Александрова
Начальник управления учета,
отчетности и материального
обеспечения администрации города
Л.Г. Сергеева
8
Приложение
к
Инструкции
о
порядке изготовления,
учета,
хранения,
выдачи, использования,
уничтожения печатей и
штампов
в
Администрации города
Симферополя
Республики Крым
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов
______________________________
(наименование структурного подразделения)
администрации города Симферополя
Республики Крым
Начат: «___» _______________ 20___ г.
Окончен: «___» _______________ 20___ г.
На ___ листах
№
п\п
Наименование
печати или
штампа
1
2
Количество
экземпляров
Номер
экземпляра
9
3
4
Оттиск печати
или штампа
5
Расписка
в
получении
(фамилия,
подпись)
и дата
6
Расписка в
обратном
приеме
(фамилия,
подпись) и
дата
7
Отметка об
уничтожении
или отправке
(номер и дата
акта или
реестра)
8
Примечание
9